Stadsbyggnadsförvaltningens. arbetsinstruktion. Kontaktcenter Postadress Helsingborg Växel

Transkript

1 DNR:00223/2016 SID 1(6) Stadsbyggnadsförvaltningens arbetsinstruktion Kontaktcenter Postadress Helsingborg Växel

2 SID 2(6) Innehållsförteckning 1 Inledning Arbetsinstruktioner Instruktion för förvaltingschefen Instruktion för avdelningschefer Instruktion för enhetschefer Instruktion för projektchef Instruktion för projektledare på projektenheten samt områdesansvarig på drift och underhåll Instruktion för personalchefen Instruktion för ekonomichef och ekonom...6 Beslutat av: Stadsbyggnadsnämnden Datum: 25 februari Reviderad: 22 februari 2016 (ej nämndbeslut) Dokumentet gäller för: Stadsbyggnadsnämnden

3 SID 3(6) 1 Inledning Stadsbyggnadsförvaltningens arbetsinstruktion är ett komplement till stadsbyggnadsförvaltningens delegeringsordning och anger vem som har ansvar för olika områden inom förvaltningen. Arbetsinstruktionen redogör för vilka ansvarsområden som åligger olika befattningshavare samt i viss mån även omfattningen av ansvaret. De åtgärder som vidtas i enlighet med denna instruktion betraktas som löpande förvaltningsåtgärder. Åtgärderna ska inte anmälas till stadsbyggnadsnämnden. Arbetsinstruktionen är inte uttömmande. För att se till att denna arbetsinstruktion är uppdaterad och stämmer överens med stadsbyggnadsförvaltningens organisation skall revidering och översyn av detta dokument ske vart fjärde år eller när så erfordras. 2 Arbetsinstruktioner 2.1 Instruktion för förvaltingschefen Förvaltningschefen ansvarar för följande: 1. Upphandling av varor och tjänster inom för stadsbyggnadsförvaltningen fastställd budget, dvs. tilldelningsbeslut enligt investeringsbudget eller driftsbudget 2. Ingående av avtal som följer investeringsbeslut, investeringsbudget eller driftsbudget inom ramen för stadsbyggnadsförvaltningens verksamhet. 3. Utövande av chefskap över avdelningschefer och därmed sammanhängande frågor. 4. Personalfrågor inom stadsbyggnadsförvaltningen som ej ankommer på annan enligt denna instruktion. 5. Vidtagande av disciplinära åtgärder enligt AB. 6. Beviljande av arbetstagares deltagande i internationella kurser, konferenser och möten samt beslut om utrikes resor för samtliga tjänstemän inom stadsbyggnadsförvaltningen. 7. Annonsering och reklam för staden inom stadsbyggnadsförvaltningens verksamhetsområde. 8. Att behandlingar av personuppgifter som genomförs i förvaltningen sker i överensstämmelse med personuppgiftslagen och andra föreskrifter. 9. Att förvaltningens verksamhet jobbar för stadens vision och följer stadens policys, riktlinjer och regler.

4 SID 4(6) 10. Övergripande systematiskt arbetsmiljö- och brandskyddsarbete, innefattande: Kontroll av att tillämpliga föreskrifter efterlevs. Kontroll av att skyddsutrustning används. Kontroll av att arbetsmiljölag och arbetstidslag efterlevs. Kontroll av att samverkansprocessen efterlevs att säkra samverkansprocessen. 2.2 Instruktion för avdelningschefer Avdelningschefer och projektchef inom stadsbyggnadsförvaltningen ansvarar för följande: 1. Inom årsbudgetens ram och beviljade anslag göra inköp och utanordningar. 2. Upphandling av varor och tjänster inom för avdelningens fastställda budget, dvs. tilldelningsbeslut enligt investeringsbudget eller driftsbudget upp till 2 mnkr. 3. Ingående av avtal som följer investeringsbeslut, investeringsbudget eller driftsbudget, upp till 2,0 mnkr. 4. Ingående av avtal inom ramen för avdelningens/projektets verksamhet och fastställd budget. 5. Lönesättning och övriga löpande personalfrågor inom avdelningen i samråd med personalchef. 6. Beviljande av semester och tjänstledigheter inom avdelningen. 7. Enhetschefers deltagande i kurser eller konferenser mm inom Sverige och Danmark inom för avdelningen fastställd budget. 8. Skadestånds- och ersättningsärenden upp till fyra prisbasbelopp inom ramen för avdelningens. 9. Annonsering och reklam för staden inom respektive avdelnings verksamhetsområde. 10. Att avdelningens verksamhet jobbar för stadens vision följer stadens policys, riktlinjer och regler.

5 SID 5(6) 11. Inom avdelningen bedriva systematiskt arbetsmiljö- och brandskyddsarbete, innefattande: Kontroll av att tillämpliga föreskrifter efterlevs. Kontroll av att skyddsutrustning används. Kontroll av att arbetsmiljölag och arbetstidslag efterlevs. Kontroll av att samverkansprocessen efterlevs att säkra samverkansprocessen. 2.3 Instruktion för enhetschefer Enhetschefer inom stadsbyggnadsförvaltningen ansvarar för följande: 1. Inom årsbudgetens ram och beviljade anslag göra inköp och utanordningar. 2. Ingående av avtal inom ramen för enhetens verksamhet och fastställd budget. 3. Lönesättning och övriga löpande personalfrågor inom enheten i samråd med personalchef. 4. Beviljande av semester och tjänstledigheter inom enheten. 5. Beslut om medarbetares deltagande i kurser och konferenser mm inom Sverige och Danmark, inom för enheten fastställd budget. 6. Inom enheten bedriva systematiskt arbetsmiljö- och brandskyddsarbete, innefattande: Kontroll av att tillämpliga föreskrifter efterlevs. Kontroll av att skyddsutrustning används. Kontroll av att arbetsmiljölag och arbetstidslag efterlevs. Kontroll av att samverkansprocessen efterlevs att säkra samverkansprocessen.

6 SID 6(6) 2.4 Instruktion för projektchef Utöver det ansvar som åligger projektchefen i dennes egenskap av enhetschef, ansvarar projektchefen för följande: 1. Tilldelningsbeslut enligt investeringsbudget eller driftsbudget upp till 2,0 mnkr. 2. Ingående av avtal som följer investeringsbeslut, investeringsbudget eller driftsbudget, upp till 2,0 mnkr. 2.5 Instruktion för projektledare på projektenheten samt områdesansvarig på drift och underhåll 1. Ingående av avtal inom ramen för investeringsprojektets fastställda budget. 2.6 Instruktion för personalchefen Utöver det ansvar som åligger personalchefen i dennes egenskap av enhetschef, ansvarar denne för följande: 1. Individuell lönesättning med anledning av förändrade eller nya arbetsuppgifter utanför ramen för löneöversynsförhandlingar, samt övriga individärenden som inte åvilar nämnder/styrelser enligt stadens personalstadga. 2. Rekrytering mellan avdelningar eller omplacering. 3. Beviljande av semester och tjänstledigheter. 2.7 Instruktion för ekonomichef och ekonom 1. Undertecknande av deklarationer till skatteverket