Rutiner för utförande av examensarbete. vid Avdelningen för kvalitets- & miljöledning, Luleå tekniska universitet

Transkript

1 Rutiner för utförande av examensarbete vid Avdelningen för kvalitets- & miljöledning, Luleå tekniska universitet Sjunde upplagan, Version Gäller examensarbeten påbörjade efter 1 januari 2005

2

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 ALLMÄNT Examensarbetets syfte Antagningskrav Handledning Registrering av moment EXAMENSARBETSPROCESSEN Intresseanmälan Val av examensarbete och kontakt med företag Godkännande av examensarbetets påbörjande Tilldelning av handledare Start av examensarbete Arbete vid företaget Uppstartsseminarium Planeringsrapport Fredagsseminarier Halvtidsavstämning Skrivande av slutrapport Inlämning av slutrapport för granskning Granskning och korrektur av slutrapport godkännande för presentation Presentation och opposition Korrigering och godkännande av skriftlig rapport Utvärdering Publicering och betygsregistrering FÖRSLAG TILL EXTERN PUBLICERING Skriv en artikel om exjobbet Sök priser i Sverige och internationellt Bilagor: Bilaga 1. Checklistor för författande av planeringsrapport och slutrapport Bilaga 2. Formella krav på utformningen av slutrapporten Bilaga 3. Tips för rapportskrivning Bilaga 4. Checklista för opponenter och mall för utförande av opposition Bilaga 5. Sökning av litteratur Bilaga 6. Utvärderingsenkät Bilaga 7. Information till handledare och andra berörda på företag som tar emot examensarbetare från kvalitets- & miljöledning

4

5 - Examensarbetsprocessen - 1 Allmänt Avdelningen för kvalitets- och miljöledning vid Luleå tekniska universitet erbjuder bland annat handledning och examination av examensarbeten 1 som utförs inom ämnesområdena kvalitetsutveckling och miljöledning. Examensarbetet genomförs i regel under utbildningens sista termin, se i studiehandboken vad som gäller för just dig. Examensarbeten kan utföras av en eller två studenter. För civilingenjörer ska den totala arbetsinsatsen per student motsvara 4.5 månaders heltidsarbete och ger då 20 poäng. Högskoleingenjörer inom miljö- och kvalitetsmanagement samt breddmagister-studenter utför normalt examensarbeten som omfattar 10 poäng. Studenter som påbörjat sitt examensarbete men inte redovisat detta skriftligt och muntligt inom 15 månader från starten kan inte kräva att få fullfölja arbetet. 1.1 Examensarbetets syfte Examensarbetet är ett självständigt arbete som ska utföras med vetenskapliga metoder och anknyta till för problemområdet relevant teori. Arbetet ska redovisas i en skriftlig rapport, som i lämplig omfattning illustreras med figurer och tabeller. Stor omsorg ska läggas vid den språkliga behandlingen. I examensarbetet ingår också att presentera rapporten muntligt, att opponera på en annan examensrapport samt att närvara vid ytterligare två presentationer. Examensarbetsprocessen finns beskriven i detalj i kapitel 2 nedan. I bilaga 1 finns checklistor för författande av examensarbete. I bilaga 4 finns en checklista samt mall för utförande av opposition på examensarbeten. 1.2 Antagningskrav Avdelningens samordnare för examensarbeten bedömer om den studerande har tillräckliga förkunskaper. För att du som är civilingenjör ska få påbörja ditt examensarbete bör du ha klarat minst 140 högskolepoäng och ska också ha tenterat minst 5 poäng inom ämnesområdet med godkänt resultat. Du ska ha läst grundkursen i kvalitetsutveckling men bör även ha läst relevanta kurser såsom projekt i kvalitetsutveckling och andra relevanta ämnesfördjupande 2 kurser. För avslutning i kvalitetsutveckling krävs dock flera av fortsättningskurserna. Förtur ges till studenter antagna till en avslutning som ges vid avdelningen och till examensarbeten som utförs av två personer tillsammans. Utan särskilt tillstånd får du som är inskriven vid Institutionen för industriell ekonomi och samhällsvetenskap (IES), eller följer I-linjen, utföra examensarbetet vid Avdelningen för kvalitets- & miljöledning. Är du inskriven vid en annan institution, tala med studierektor på den institution där du är inskriven samt med samordnaren vid Avdelningen för kvalitets- & miljöledning. 1.3 Handledning Varje examensarbete tilldelas en handledare. Dennes huvudsakliga uppgifter är att bistå och vägleda under arbetets utförande samt att tjänstgöra som ordförande vid redovisningsseminariet. Individuell handledning ges företrädelsevis i samband med de handledningsseminarier som normalt ordnas vid avdelningen en gång per månad. 1 Både C-uppsatser och exjobb kallas i denna skrift för examensarbeten. 2 Exempelvis operativ kvalitetsledning, försöksplanering, multivariat dataanalys. 1

6 - Examensarbetsprocessen - I de fall examensarbetet utförs med ett företag eller liknande som uppdragsgivare, utses en kontaktperson på företaget. Denne kommer också att tjänstgöra som handledare gentemot studenten. 1.4 Registrering av moment Vissa moment ska registreras under examensarbetets gång. Detta görs med hjälp av ett registerkort som lämnas in av studenten när arbetet är avslutat. Registerkortet har titeln Registerkort för examensarbete och delas ut av handledaren i samband med starten av examensarbetet. Studenten ansvarar för att vid starten fylla i namn, personnummer, preliminär titel m.m. Under arbetets gång fylls sedan kortet i allteftersom de olika momenten klaras av. Du ansvarar själv för att alla moment blir signerade på registerkortet. Kortet lämnas till utbildningsadministratören i samband med att slutrapporten lämnas in för publicering 3. Sekreteraren registrerar då i Ladok att examensarbetet är godkänt. När examensarbetet påbörjas 4 lämnar handledaren en kopia av registerkortet till avdelningens utbildningsadministratör. Denne registrerar då examensarbetet i betygssystemet Ladok. Observera att det är nödvändigt att du inför varje ny terminsstart anmäler påbörjade studier till Studentservice, som ansvarar för terminsregistreringen. Detta gäller alltså även för den tid då du utför examensarbetet. 2 Examensarbetsprocessen I efterföljande avsnitt redogörs för de olika moment som normalt ingår i examensarbetsprocessen. De punkter i figur 2.1 som står ovanför den dubbelstreckade centrumpilen är aktiviteter som examensarbetaren initierar och ansvarar för, punkterna under pilen är aktiviteter som Avdelningen för kvalitets- & miljöledning ansvarar för. Student Intresseanmälan Företagskontakter Ansökan Projektstart Planeringsrapport Start Handledarträff Uppstartseminarium Fredagsseminarier Avdelnin Svar på intresseanmälan Godkänner start Registrering Godkännande Student Slutrapport Korri - gering Rapportdistribution Presentation/ opposition Korrigering Registreringsunderlag Halvtidsavstämning Utvärdering Färdigt exjobb Avdelning Granskningav slutrapport Godkännande för presentation Godkännande av presentation Godkännande av rapport Registrering/ publicering Figur 2.1 Översikt av examensarbetsprocessen. Hela processen beskrivs i detalj nedan. 3 Se avsnitt Se avsnitt 2.5 2

7 - Examensarbetsprocessen Intresseanmälan En intresseanmälan 5 bör lämnas till avdelningens samordnare av examensarbeten så snart du vet att du är intresserad av att genomföra ett arbete inom något av ämnesområdena kvalitetsutveckling eller miljöledning. Vid intresseanmälan får du en ansökningsblankett tillsammans med detta rutinhäfte samt information om huruvida det finns plats under den tid då du vill genomföra arbetet. 2.2 Val av examensarbete och kontakt med företag Har vi förslag på examensarbeten eller om erbjudanden har kommit in, finns dessa uppsatta på anslagstavlan i avdelningens korridor. I de flesta fall är dessa inskickade av svenska industriföretag. Förslag på examensarbeten och kontaktpersoner på företag finns också samlade i en pärm i anslutning till anslagstavlan. Ett sätt att ta reda på ytterligare företag och kontaktpersoner är att titta i gamla examensarbeten som finns både vid avdelningen och vid universitetets bibliotek. En lista över de examensarbeten som utförts vid Avdelningen för kvalitets- & miljöledning finns att tillgå i tidskriftsstället i avdelningens korridor. Du kan också ta egen kontakt med företag, exempelvis i samband med LARV. Det förekommer även att examensarbeten utförs inom universitetet. För att kunna göra ett bra arbete är det en stor hjälp om din kontaktperson på företaget har en tillräckligt hög befattning så att hon/han kan bana väg för dig i organisationen. Kontaktpersonen bör också ha tillräcklig kompetens inom det område där du tillämpar dina kunskaper. Du ska som examensarbetare ställa krav på att du tillsammans med kontaktpersonen redan innan examensarbetet startar löser eventuella frågor om ersättning, bostad, lån av arbetsrum, tillgång till dator och kostnader vid resor. Om du får problem med något av detta så rådgör med avdelningens samordnare av examensarbeten. Innan examensarbetet påbörjas är det mycket viktigt att kontaktpersonen på företaget görs införstådd med vad det innebär att ta in examensarbetare från vår avdelning. I bilaga 7 finns information vänd till företagets kontaktperson som vi kräver att kontaktpersonen godkänner för att vi ska godkänna att handleda examensarbetet hos oss. Vi rekommenderar även studenter att läsa igenom detta dokument. Det gör bland annat klart för kontaktpersonen att examensarbeten i allmänhet inte är konfidentiella. Om företaget ändå vill att något i rapporten ska vara konfidentiellt måste detta godkännas av avdelningens samordnare av examensarbeten och detta ska göras innan examensarbetet påbörjas. Ett sekretessavtal kommer då att upprättas mellan studenten, handledaren och företaget. 2.3 Godkännande av examensarbetets påbörjande Förslaget till examensarbete ska godkännas av avdelningens samordnare innan arbetet påbörjas. Tag vid diskussionen med din studiemeritförteckning och en ifylld ansökan 6 där det tänkta arbetet beskrivs. För att samordnaren ska kunna godkänna start av examensarbetet krävs det att: Studenten uppfyller antagningskraven, se kapitel 1 Arbetets syfte och problembeskrivning är tydligt formulerade i ansökan Arbetet är väl avgränsat och lagom omfångsrikt 5 Blankett för intresseanmälan kan erhållas från avdelningens samordnare av examensarbeten. 6 Ansökningsblankett kan erhållas från avdelningens samordnare av examensarbeten. 3

8 - Examensarbetsprocessen - Arbetet har en tydlig framtoning inom kvalitetsområdet Det finns tillgängliga handledare på avdelningen Normalt krävs även att rapporten inte kommer att hemligstämplas Ett informationsblad (bilaga 7) som undertecknats av företagets kontaktperson. För att underlätta planeringen av slutredovisningen ska du även meddela samordnaren om du har opponerat på ett annat examensarbete tidigare och alltså redan har börjat fylla i registerkortet. 2.4 Tilldelning av handledare Avdelningens samordnare för examensarbeten ansvarar för tilldelning av handledare. En förteckning över studenter och handledare som är involverade i pågående examensarbeten finns hos samordnaren. Det är en stark rekommendation att du träffar din handledare innan du påbörjar examensarbetet! Vid mötet ska ni diskutera vilka förväntningar handledaren har på dig och vilka förväntningar du har på handledaren och på företaget. Lämna också din adress och telefon till handledaren vid ert första möte. Om du inte redan har ett registerkort med titeln Registerkort för examensarbete får du ett nu. 2.5 Start av examensarbete Meddela projektets startdatum till din handledare. Handledaren ansvarar då för att uppgifter om projektet förs in i avdelningens databas för examensarbeten och att avdelningens sekreterare för grundutbildning registrerar examensarbetet i Ladok. 2.6 Arbete vid företaget Tänk på att anmäla din närvaro till företagets växel och postavdelning redan första dagen av ditt examensarbete. Du ska också om du inte gjort det tidigare meddela din handledare din adress och telefon på företaget, din adress och telefon där du kan nås på kvällstid och adress och telefon till din kontaktperson. Meddela också eventuella fax-nummer och e-post-adresser. Du som examensarbetare ska hela tiden under examensarbetets gång hålla din handledare vid universitetet informerad om var du finns och hur du kan nås. Vid en fast tidpunkt, förslagsvis varje vecka, ska du ha avstämningsmöte med din kontaktperson vid företaget för att säkerställa att arbetet fortlöper som det ska. Regelbunden kontakt med handledare och kontaktperson är mycket viktigt för att du ska ha möjlighet att göra ett bra arbete. Om handledaren bedömer att det är erforderligt gör denne ett besök på företaget där arbetet äger rum. Oavsett om handledaren besöker företaget eller ej är det dennes uppgift att försäkra sig om att alla parter, examensarbetarna, Avdelningen för kvalitets- & miljöledning och företaget, har samma uppfattning om vilket arbete som ska göras. 2.7 Uppstartsseminarium Minst två gånger per år hålls uppstartseminarium på universitetet, normalt i januari och augusti. Alla studenter som ska eller just har påbörjat sitt examensarbete vid avdelningen förväntas delta vid något av dessa tillfällen. Uppstartseminariet innehåller bland annat följande punkter: 4

9 - Examensarbetsprocessen - Presentation av deltagande studenter och handledare Formalia omkring registrering, registerkort mm Tips inför projektets genomförande Tips inför rapportskrivning. 2.8 Planeringsrapport Planeringsrapporten ska lämnas till handledaren och till kontaktpersonen på företaget inom två veckor från examensarbetets start. Rapporten ska visa den planerade logiska gången i projektet. Beskriv med utgångspunkt från den tänkta slutrapporten hur du kommer att gå till väga för att genomföra arbetet, se bilaga 1. Rapporten ska omfatta tre till fem A4-sidor och skall efter eventuella ändringar godkännas av handledaren. 2.9 Fredagsseminarier Handledningsseminarier anordnas regelbundet, normalt sista fredagen i varje månad utom juni, juli och augusti. Förmiddagen ägnas åt enskilda konsultationer mellan studenter och handledare. Omkring en vecka före seminariet bör all eventuell skriftlig information som du vill diskutera ha inkommit till din handledare. Seminariets eftermiddag innehåller bland annat följande delar: Från varje exjobb ges en kort presentation om cirka 15 minuter, inriktad på projektets nuvarande status, aktuella problem och intressanta erfarenheter Diskussion omkring exempelvis rapportskrivning och litteraturtips Eventuellt kan muntlig redovisning av och opponering på genomförda examensarbeten förekomma. Deltagandet vid fredagsseminarierna är frivilligt, men det rekommenderas. Erfarenheterna visar att de studenter som deltar vid seminarierna också färdigställer sina examensarbeten på betydligt kortare tid än övriga studenter. Utöver fredagsseminarierna bör kontinuerlig kontakt med din handledare hållas via telefon eller e-post, ungefär en gång varannan vecka Halvtidsavstämning Efter omkring två månader 7 från projektets start genomförs en halvtidsavstämning. Du beskriver på ett par A4-sidor, med hjälp av exempelvis tankekartor och handskriven text samt rutor och figurer, vad som görs och ska göras i projektet och hur detta ska gå till. Dessa sidor är alltså inte kopplade till slutrapporten utan ska beskriva projektets logiska uppbyggnad. Projektbeskrivningen bildar underlag för en diskussion mellan dig och din handledare. Diskussionen genomförs normalt i samband med ett av de ordinarie fredagsseminarierna Skrivande av slutrapport Du bör redan tidigt i projektet påbörja skrivandet av slutrapporten. Slutrapportens struktur bör följa den preliminära innehållsförteckningen i planeringsrapporten. Skriv därför gärna vidare på din planeringsrapport direkt efter det att den är godkänd. Checklistor och tips för skrivarbetet finns i bilaga 1 och 3. 7 För tiopoängs-exjobb är denna tid ofta kortare. 5

10 - Examensarbetsprocessen - Formella krav på slutrapporten redovisas i bilaga 2. Slutrapportens omfattning bör inte överstiga ord 9 och får absolut inte överskrida ord exklusive bilagor och appendix Inlämning av slutrapport för granskning Hela rapporten ska lämnas till handledaren inför det fredagsseminarium som hålls månaden innan slutredovisning, alternativt senast fyra veckor före slutredovisning 10. Rapporten ska i samband med detta även lämnas till kontaktpersonen på företaget. Delar av rapporten kan lämnas till handledaren innan den är klar i sin helhet. Det är dock först när man ser helheten som det går att göra en riktig bedömning av de olika delarna. De kommentarer som du kan förvänta dig att få på inlämnade delar av rapporten är därför på en förhållandevis hög nivå. Exempel på sådana kommentarer kan vara vad som behöver förtydligas, utvecklas eller kan strykas. Handledarens detaljerade bedömning görs alltid först när hela rapporten lämnas in Granskning och korrektur av slutrapport Handledarens granskning Handledaren granskar hela slutrapporten och ger kommentarer kring hur den kan förbättras. Diskutera gärna med handledaren om det är något som du inte förstår eller om det finns kommentarer som du är tveksam till! Tänk också på att granskningen tar tid. Handledaren kan, beroende på övriga arbetsuppgifter, behöva upp till två veckor på sig vid granskningstillfället. Granskning av engelska Slutrapporten innehåller alltid ett engelskt abstract, vilket utgör en direkt översättning av den svenska sammanfattningen. Ditt abstract ska lämnas till avdelningens språkgranskare för korrekturläsning, alternativt till någon annan person med tillräcklig kompetens inom området. I samband med språkgranskning via avdelningen ska den engelska sammanfattningen vara skriven med dubbelt radavstånd. Den svenska sammanfattningen ska också bifogas. Räkna med att du kan få tillbaka förbättringsförslag till den engelska sammanfattningen inom en vecka efter inlämning till avdelningen. Om rapportspråket är engelska ansvarar du för att språkgranskning sker med hjälp av företagets resurser. Skrivs hela rapporten på engelska så ska en svensk sammanfattning finnas med godkännande för presentation När handledaren är nöjd med ditt examensarbete godkänns det för framläggning. Handledaren meddelar detta till avdelningens samordnare för examensarbeten minst tre veckor före redovisningstillfället. Redovisningstillfällen finns ibland i samband med de ordinarie fredagsseminarierna. Du ska lämna förslag på opponent till samordnaren. Samordnaren utser opponent och meddelar dennes namn, adress och telefonnummer till dig och till handledaren. Du som student ansvarar för att ta kontakt med din opponent och förse denne med ett exemplar av examensarbetet senast sju dagar före redovisningstillfället. 8 För tiopoängs-exjobb gäller här bör ej överstiga ord och får ej överstiga ord exklusive bilagor och appendix. 9 I detta fall är beräkningen baserad på ett snitt på 350 ord per sida i ett dokument som innehåller både text och bilder och skrivet med 12 punkters textstorlek. 10 För tiopoängs-exjobb kan andra regler gälla. Kontrollera med din handledare! 6

11 - Examensarbetsprocessen - Dessutom ska du förse din handledare och kontaktpersonen på företaget med var sitt exemplar av examensarbetet senast sju dagar före redovisningstillfället. Handledaren ansvarar för att göra opponenten uppmärksam på de regler som gäller för opposition vid Avdelningen för kvalitets- & miljöledning. Dessa finns närmare beskrivna i bilaga 4. Opponenten ska lämna skriftlig oppositionsrapport till handledaren senast arbetsdagen innan presentationen. Närvaromomentet, vid två ytterligare presentationer, ska normalt avklaras före den egna slutredovisningen och oppositionen. Registrerad närvaro på slutredovisningar av examensarbeten utförda på andra linjer/program än den egna får tillgodoräknas Presentation och opposition Alla examensarbeten presenteras muntligt vid Luleå tekniska universitet. Normalt får du även redovisa examensarbetet på företaget. Tänk på att målgrupperna skiljer sig åt vid de olika tillfällena. Presentation och opposition är delar av examinationen. Båda momenten är viktiga och därför är också kraven högt ställda. Meddelande om framläggning av examensarbetet annonseras under Aktuellt på LTU på Luleå tekniska universitets hemsida ( samt anslås på tavlan i vår korridor. Handledaren inleder seminariet genom att presentera agendan: 1. Examensarbetarens presentation av sitt arbete (25 minuter) 2. Frågor kring presentationen (5 minuter) 3. Opposition (25 minuter) 4. Allmän diskussion och frågestund öppen för samtliga (5 minuter) Det är alltid intressant att höra företagets synpunkter i samband med framläggningen. Därför bör du informera din kontaktperson om möjligheten att närvara också vid den presentation som sker vid universitetet. Presentation Den muntliga presentationen ska vara så fyllig att även de som inte har läst examensarbetet har möjlighet att följa med och även att delta i den allmänna diskussionen. Presentationen ska ta 25 minuter. Försök inte få plats med hela arbetet, utan framhäv istället det som du anser är väsentligt och utelämna eller nämn bara i korthet det övriga. Några tips inför presentationen kan du hämta från Dunkels, A. & Klefsjö, B. (1991). Några funderingar kring muntlig presentation, Avdelningen för kvalitetsteknik och statistik. Häftet finns att köpa på Bokis till en låg kostnad. Du ska göra ett skriftligt sammandrag av ditt examensarbete på ca två A4-sidor att dela ut till auditoriet. Det är lämpligt att du där även tar med figurer och diagram som är väsentliga för arbetet. Sammandraget gör det möjligt för dem som inte har läst rapporten att få en uppfattning om dess innehåll och underlättar naturligtvis även deras deltagande i diskussionen. Du som gör ditt examensarbete vid Avdelningen för kvalitets- & miljöledning ska vara beredd att presentera arbetet i samband med en lektion på någon av våra kurser, utan att någon särskild ersättning utgår därför. 7

12 - Examensarbetsprocessen - Opposition Opponenten ska från början klargöra för auditoriet hur hon/han avser att disponera sin opposition. En checklista över vad du som opponent bör tänka på inför oppositionen och en mall över vad du bör ta upp presenteras i bilaga 4. Både styrkor och svagheter ska framhållas. En viktig uppgift för opponenten är därför att lyfta fram vad som är bra med examensarbetet och också varför det är bra. Opponenten har huvudsakligen två kunder, nämligen författaren till examensarbetet (respondenten) och publiken. Både för respondenten och för publiken är opponeringen ett inlärningstillfälle. Den som får kritik ska kunna använda den till att utveckla sig. Oppositionen får inte vara en enkelriktad uppräkning av alla de fel som du lyckats hitta i den rapport som du granskar utan istället en diskussion där du ställer frågor till respondenten och låter henne/honom förklara sina resonemang. Oppositionen ska hjälpa inte döma. Respondenten är alltså varken betjänt av påhopp eller av att få reda på saker hon/han redan kan. Som opponent ska du istället försöka att genom egna frågor få igång en dialog med respondenten. Dialogen kan handla om vilka vägval respondenten har ställts inför under arbetets gång och hur utgången av dessa vägval har inverkat på resultatet. Hur kunde man gjort i stället? Hur skulle man kunna gå vidare med arbetet? Vilka är de viktigaste resultaten? Exempel ett Du anser att författaren valt en mycket dålig metod. Säg då inte detta direkt utan fråga istället varför man valt den metod som man har valt och även vilka alternativ som fanns. Följ eventuellt upp med någon fråga kring varför respondenten inte valde den metod som du anser skulle varit den bästa. Exempel två Du upptäcker att författaren beskrivit sitt syfte som bestående av två delar men sedan i resten av rapporten bara behandlar en av dessa delar. Konstatera då inte bara att det är något som är fel utan fråga istället varför respondenten har valt att koncentrera sig så mycket på det ena delsyftet men mindre på det andra? Ifråga om det som kritiseras bör opponenten vara beredd att föreslå alternativa tillvägagångssätt, tolkningar och liknande. Var inte rädd för långa diskussioner och för att stå på dig i dina åsikter. Förbered gärna examensarbetaren på att du avser att få igång en dialog så att hon/han inte tar eventuella angrepp alltför personligt, men avslöja aldrig dina frågor i förväg. Oppositionen kan då lätt bli till dåligt skådespeleri som framstår som patetiskt för publiken. Gör din opposition tydlig för åhörarna. Tänk på att de inte är så väl insatta i examensarbetet, utan att det kanske krävs en kort redovisning före varje fråga som du ställer. Stressa inte, du har 25 minuter på dig. Betyg till respondent och opponent Godkännande av momenten presentation, opposition och närvaro vid presentation görs av handledaren för det examensarbete som presenteras. De betygsnivåer som finns är godkänd och icke godkänd. Ett undermåligt arbete av respondenten eller av opponenten underkänns. Examensarbetet är inte godkänt förrän presentationen är godkänd. Efter genomförd framläggning samlas handledaren, examensarbetaren och opponenten för en gemensam diskussion om vad som ska korrigeras i rapporten innan den trycks/publiceras. 8

13 - Examensarbetsprocessen Korrigering och godkännande av skriftlig rapport Sedan du har korrigerat de brister som upptäckts av opponenten lämnar du slutrapporten till handledaren. Examinator godkänner rapporten genom att signera moment 5 Skriftlig rapport i registerkortet Utvärdering För att vi ska kunna förbättra examensarbetsprocessen behöver vi din hjälp. När examensarbetet är slutfört vill vi gärna att du ger oss din syn på examensarbetet genom att besvara en enkät, se bilaga 6. Enkätsvaret kan lämnas till handledaren eller till samordnaren för examensarbeten. Naturligtvis kan du även framföra dina synpunkter till handledaren eller samordnaren kontinuerligt under examensarbetet Publicering och betygsregistrering Innan examensarbetet är klart för publicering skall arbetet registreras. På bibliotekets hemsida finns ett formulär, Rapportinformationsformulär, som skall fyllas i ( Exempel på ett sådant formulär visas i bilaga 2. Några detaljer i samband med detta som är viktiga att tänka på: Arbetet registreras under Programutbildningar. Rapportinformationsformuläret skall skrivas ut och skrivas under av handledaren eller examinatorn. Formuläret är ett underlag för tryckeriet. Det är också ett dokument som publiceras på Internet. Notera referensnumret som ska skrivas in på registerkortet. Registreringen ska ej ske flera gånger utan om det blir fel så måste ändring ske i den första registreringen. Elektronisk publicering IES har infört obligatorisk elektronisk publicering av examensarbeten och uppsatser. Undantag från kravet på elektronisk publicering, på grund av sekretess eller andra orsaker, kan från fall till fall beslutas av avdelningens utbildningschef. När den skriftliga rapporten är godkänd och registerkortet signerat, ansvarar studenten för att examensarbetet publiceras i sin helhet på universitetsbibliotekets hemsida, Inlämning, betygsregistrering och arkivering När arbetet är godkänt (alla moment signerade på registerkortet) och examensarbetet är e- publicerat. Observera att endast inlagan (som börjar med titelsida) ska finnas i pdf-filen som laddas upp via biblioteket. En framsida genereras automatiskt via biblioteket. Därefter lämnas registerkortet och rapportinformationsformuläret in till avdelningens grundutbildningsadministratör som registrerar betyget i Ladok och godkänner e-publiceringen. Tryckning Om du vill ha examensarbetet i tryckt form ansvarar du själv för kostnaderna i samband med detta. Ett tips är att redan under tiden på företaget komma överens med företaget om att de står för tryckkostnaderna för ett antal exemplar. Du svarar själv för all kontakt med Tryckeriet. I samband med detta kan du själv utforma hur de tryckta exemplaren ska se ut i samarbete med tryckeriet. Tryckeriets hemsida: 9

14 - Examensarbetsprocessen - 3 Förslag till extern publicering 3.1 Skriv en artikel om exjobbet Möjligheter att publicera intressanta resultat från examensarbetet för en bredare publik finns bland annat i Kvalitetsmagasinet. Kontakta gärna professor Bengt Klefsjö för närmare information angående detta. 3.2 Sök priser i Sverige och internationellt Examensarbetare har möjlighet att söka olika priser för bästa examensarbete. För bästa examensarbete inom ämnesområdet kvalitetsteknik i Sverige har Svenska Förbundet för Kvalitet (SFK) instiftat Olle Jonssonpriset. För bästa svenska examensarbete i underhållsteknik finns Underhållstekniskt Centrums (UTC) årliga pris. European Foundation for Quality Management (EFQM) delar ut ett pris för bästa Master Thesis inom Total Quality Management vilket är öppet för alla europeiska examensarbetare att söka. Avdelningens samordnare för examensarbeten kan, liksom din handledare, tillhandahålla aktuell information rörande priser och ansökningar. Följande tider gäller för ansökningarna: Olle Jonssonpriset 31 januari året efter arbetet utförs ( UTCs examensarbetstävlan 31 december det år arbetet utförs European Quality Award for 1 augusti Thesis on TQM Ett tack! Detta är den sjunde upplagan av Rutiner för utförande av examensarbete vid Avdelningen för kvalitets- & miljöledning, Luleå tekniska universitet. Den beskrivna examensarbetsprocessen är baserad på ett liknande material som tagits fram vid Avdelningen för kvalitetsteknik, Tekniska högskolan i Linköping. Vi är tacksamma för att vi fått möjligheten att utnyttja detta material. Vi vill även tacka Kjell Nyström, NYSTRÖM & Co, för tips och råd i samband med utvecklingen av examensarbetsprocessen vid vår avdelning. 10

15 Bilaga 1 - Checklistor för författande av planeringsrapport och slutrapport - 1(4) CHECKLISTA VID FÖRFATTANDE AV PLANERINGSRAPPORT Planeringsrapporten ska omfatta tre till fem A4-sidor och ska innehålla följande delar: Preliminär titel. Tänk på att titeln ska vara kort och tala om vad examensarbetet handlar om. Den bör locka läsarens nyfikenhet utan att för den skull vara oseriös. Bakgrund och problembeskrivning. Avsnittet ska intressera läsaren för ämnesområdet, tydliggöra frågeställningarna och motivera ämnesvalet. Syfte och avgränsningar. Syftet är en precisering av problembeskrivningen och ges i de flesta fall av uppdragsgivaren. Det är dock du själv som uppdragstagare som ansvarar för att syftet är entydigt och väl formulerat. Uppdragsgivarens formulering av uppdraget kan mycket väl redovisas separat. Fundera noggrant igenom hur mycket du tror dig hinna med och vilka arbetsuppgifter som är prioriterade. Beskriv därefter dina avgränsningar av syftet. Metodbeskrivning. Du bör här föra en diskussion om vilka alternativ som finns och vilka val du avser att göra när det gäller metoder för datainsamling och analys. Välj de metoder som på bästa sätt gör det möjligt att uppfylla syftet. Rapportens logiska disposition i form av en preliminär innehållsförteckning. Detaljerad tidplan, förslagsvis på veckonivå. Ta även med eventuell semester, tid för läsning till omtentor och liknande. Referenslitteratur. Vid starten av examensarbetet ingår en litteraturstudie och ofta även en datorbaserad sökning av relevanta vetenskapliga artiklar. Redovisa här i översikt den litteratur du har studerat och avser att studera. Redovisa också de sökord du tänker använda dig av vid litteratursökningen. I bilaga 5 redogörs för i vilka databaser de vanligaste tidskrifterna inom kvalitetsområdet brukar återfinnas.

16 Bilaga 1 - Checklistor för författande av planeringsrapport och slutrapport - 2(4) SLUTRAPPORTENS INNEHÅLL Slutrapportens struktur bör baseras på den preliminära innehållsförteckningen i planeringsrapporten. Slutrapportens omfattning bör inte överstiga ord 12 och får absolut inte överskrida ord exklusive bilagor och appendix. Rapporten ska åtminstone innehålla nedanstående delar, även om rubriksättningen förmodligen görs annorlunda: Introduktion Här redovisas problembeskrivning, syfte, metod och avgränsningar. Detta är en utveckling av den diskussion som fördes i planeringsrapporten. Teoretisk referensram I de flesta uppdrag är det nödvändigt att läsa in sig eller på annat sätt få fram relevant kunskap om det område inom vilket man ska genomföra sitt examensarbete. Ett mål med avsnittet är att analysera uppgiften och därmed precisera inriktningen av den egna empiriska undersökningen. Ett annat mål är att du ska läsa in dig på existerande kunskap som behandlar uppgiften. Det ska göras i sådan utsträckning att du kan motivera vilka delar som ska ligga inom ramen för examensarbetet. Det kan vara många frågeställningar som är väsentliga varför det är lämpligt att på något sätt rangordna dem och därefter stryka de frågeställningar som av resursskäl inte ryms i examensarbetet. Empiri Den empiriska undersökningen är det fotarbete som behövs för att få fram grunddata. Den beskrivs ofta i form av hur det praktiska arbetet i själva verket gick till, vilka data som samlades in, vad som fungerade enligt planerna och vad som blev annorlunda. Stora datamaterial passar ibland bra att placera i bilagor. Analys I analysen jämförs datamaterialet från den empiriska undersökningen med befintlig teori inom området. Tolkningen av dina resultat kan ofta direkt svara mot den referensram och de teoretiska modeller som du använt. Med hjälp av modeller, checklistor och liknande har du i teoriavsnittet brutit ner din uppgift till hanterbara frågor. I analysen vänder du på tillvägagångssättet och utnyttjar teorin för att bygga upp generella slutsatser. Resultat Här redovisas de intressantaste slutsatserna av ditt arbete samt dina förslag och rekommendationer. Vad som är intressant bestäms av arbetets syfte och uppdragsgivarens beslutssituation. Tänk på att mindre viktiga men kompletterande resultat ibland med fördel kan placeras i bilagor. 11 För tiopoängs-exjobb gäller här bör ej överstiga ord och får ej överstiga ord exklusive bilagor och appendix. 12 I detta fall är beräkningen baserad på ett snitt på 350 ord per sida i ett dokument som innehåller både text och bilder och skrivet med 12 punkters textstorlek.

17 Bilaga 1 - Checklistor för författande av planeringsrapport och slutrapport - 3(4) Diskussion Värdering av använda metoder samt av datas validitet och reliabilitet ska alltid göras. Det lämpligt att föra en diskussion om hur pass bra den eller de valda metoderna var samt hur pass giltiga och tillförlitliga de data är som du har fått fram. Motivet för värderingen är att uppdragsgivare och läsare ska kunna bilda sig en egen uppfattning om vilken giltighet som grunddata i examensarbetet håller. Eventuella förslag till fortsatt arbete kan också med fördel presenteras i diskussionskapitlet. CHECKLISTA VID FÖRFATTANDE AV SLUTRAPPORT Rapportens omfattning Ger rapporten tillräckligt underlag för en bedömning av hela examensarbetet? Är alla val som gjordes, mellan alternativa modeller, avgränsningar, alternativa uppläggningar och utformningar, motiverade i rapporten? Totala antalet sidor i rapporten bör inte överstiga 50 och får inte överstiga 75. Rapportens disposition Är framställningen logiskt uppdelad i kapitel och stycken? Är fördelningen av tabeller och figurer mellan löpande text och bilagor väl avvägd? Rapportens läsbarhet Kan läsaren klart skilja på vad som är fakta och vad som är påståenden? Kan läsaren klart skilja mellan författarens och andras åsikter? Är alla onödiga upprepningar av resonemang, argument etc. borttagna? Är rapporten rent tekniskt läsbar? Språkbehandling mm Är alla begrepp förklarade första gången de uppträder? Är alla återkommande uttryck konsekvent använda? Är rätt tempus använt överallt? Är varje mening logiskt uppbyggd? Är alla meningar av lagom längd? Är använda förkortningar allmänt accepterade? (förkortningslexikon) Är rapporten konsekvent vad gäller förkortningar, typografiska tecken och liknande? Exempelvis använder man sig antingen av procent eller %, eller av bilaga eller bil., ska eller skall, t.ex. eller t ex. Är alla tabeller och figurer omnämnda i texten? Har alla tabeller ett nummer och en tabelltext? Har alla figurer ett nummer och en figurtext?

18 Bilaga 1 - Checklistor för författande av planeringsrapport och slutrapport - 4(4) Utgör tabellen med tabelltext, respektive figuren med figurtext, en enhet som kan läsas och förstås utan att man måste bläddra fram och tillbaka i rapporten? Är stavningen och avstavningen rätt? Referenshantering Framgår klart och tydligt vem som står bakom de olika åsikterna och kunskaperna i texten? Går alla uppgifter att spåra till rätt källa?

19 Bilaga 2 - Formella krav på utformningen av slutrapporten - 1(7) FORMELLA KRAV PÅ UTFORMNINGEN AV SLUTRAPPORTEN Format och layout Examensarbetet ska förberedas för dubbelsidigt tryck i A4-format. För att allt ska bli bra ska du göra enligt följande: Brödtext, figurtext och tabelltext skrivs med teckensnitt av typen Times, Palatino, Bembo eller liknande. Höjden 12 punkter på brödtexten är lämplig. Rubriker kan naturligtvis göras större och i andra teckensnitt. All text i sidhuvud och sidfot, t.ex. kapitelrubriker och sidnumrering, ska centreras för att inga problem ska uppstå vid dubbelsidig kopiering. För att den dubbelsidiga kopieringen ska fungera bör alltid nytt kapitel/avsnitt börja på högersida (udda sida). Ställs in under utskriftsformat. Planerar du att låta trycka examensarbetet i exempelvis S5-format måste du tänka på ha minst 14 punkters textstorlek. (Dock måste den e-publicerade versionen vara i A4-format). Framsidan och dess förlaga Framsidan genereras automatiskt via biblioteket baserat på den elektroniska registreringen av examensarbetet. Som förlaga (och arbetskopia) ska du dock på en blank A4-sida skriva examensarbetets titel, författarnas namn samt namnet på avdelningen där examensarbetet är utfört. Om det är två författare anges naturligtvis bådas namn, med efternamnen i bokstavsordning. Exempel på en färdig framsida och dess förlaga ges på sidan 3 och 4 i denna bilaga. Titelsida Varje examensarbete ska börja med en titelsida. Skriv på en blank A4-sida, uppifrån och ned: Namnet på examensarbetet, var det är utfört, av vem eller vilka, ort och datum och till sist namnen på handledarna d v s företagets kontaktperson och handledaren från universitetet. Den engelska titeln ska också framgå på titelsidan. En titelsida exemplifieras på sidan 5 i denna bilaga. Du kan välja att ha en illustrerande bild (får ej vara en företagslogotyp) på din titelsida, men tänk på att titelsidan i normala fall ej trycks i färg. Förord Direkt efter titelsidan brukar ett förord följa där du har möjlighet att beskriva var, när och hur arbetet utfördes samt framföra ett tack till de du tycker har stöttat och hjälpt dig under arbetets gång. I förordet bör du, mycket kort, även tala om vad examensarbetet handlar om. Sammanfattning Efter förordet följer en sammanfattning av arbetet. Sammanfattningen skrivs först på svenska och på sidan efter görs en översättning av sammanfattningen till engelska. Om hela slutrapporten skrivs på engelska ska den engelska sammanfattningen följas av en svensk sammanfattning. Innehållsförteckning Efter sammanfattningarna återfinns innehållsförteckningen. Den ska hänvisa till rubriker och underrubriker i texten, med sidangivelse. Dessa rubriker bör vara uppställda på ett sätt som underlättar för läsaren att snabbt bilda sig en uppfattning om dispositionen och innehållet i examensarbetet.

20 Bilaga 2 - Formella krav på utformningen av slutrapporten - 2(7) I innehållsförteckningen ska också alla eventuella bilagor och appendix vara redovisade. Innehållsförteckningen ska ha maximalt tre rubriknivåer. Bilder Vanliga bilder som du ritar i datorprogram går bra att ta med som vanligt i rapporten. Rastrerade och skannade bilder ska som lägst ha en upplösning på 300 punkter/tum. Referensförteckning Examensarbetet ska även innehålla en referensförteckning. Denna placeras sist i examensarbetet, men före bilagorna. Det kan vara lämpligt att dela upp referensförteckningen i underrubrikerna skriftliga respektive muntliga källor. Hur referenserna ska skrivas finns redovisat i bilaga 3, Tips för rapportskrivning. Registrering Varje examensarbete ska registreras med en sida där titel, sammanfattning, nyckelord tillsammans med mycket annan information rörande examensarbetet finns med. Formuläret för denna sista sida finns på universitetsbibliotekets webbsidor, på adressen: Exempel på hur formuläret ser ut finns på sidan 6 i denna bilaga och exempel på den utskrivna sidan finns på sida 7.

21 Bilaga 2 - Formella krav på utformningen av slutrapporten - 3(7) EXEMPEL PÅ FÖRLAGA TILL EN FRAMSIDA Examensarbete Kvalitetsbristkostnader Kartläggning av kvalitetsbristkostnader på ABB Automation Technology Products AB/Robotics Här kan en eventuell framsidebild placeras. Den automatiska genereringen av framsida via biblioteket ger dock ingen möjlighet till att infoga en framsidebild. Erik Dahl Johan Raunio Institutionen för industriell ekonomi och samhällsvetenskap Avdelningen för kvalitets- & miljöledning

22 Bilaga 2 - Formella krav på utformningen av slutrapporten - 4(7) EXEMPEL PÅ FÄRDIG FRAMSIDA

23 Bilaga 2 - Formella krav på utformningen av slutrapporten - 5(7) EXEMPEL PÅ EN TITELSIDA Kvalitetsbristkostnader Kartläggning av kvalitetsbristkostnader på ABB Automation Technology Products AB/Robotics Cost of poor quality Mapping of Cost of Poor Quality at ABB Automation Technology Produkts AB/Robotics Examensarbete utfört inom ämnesområdet kvalitetsteknik vid Luleå tekniska universitet och ABB Automation Technology Products AB/Robotics i Västerås av Erik Dahl Johan Raunio Luleå Handledare: Thord Porsander, ABB Technology Products AB Görgen Edenhagen, Luleå tekniska universitet

24 Bilaga 2 - Formella krav på utformningen av slutrapporten - 6(7) EXEMPEL PÅ REGISTRERINGSFORMULÄR

25 Bilaga 2 - Formella krav på utformningen av slutrapporten - 7(7) EXEMPEL PÅ FÄRDIGT REGISTRERINGSFORMULÄR

26

27 Bilaga 3 Tips för rapportskrivning - 1(22) Tips för rapportskrivning 5:e upplagan (2005) Per-Olof Egnell Rickard Wahlberg Institutionen för industriell ekonomi och samhällsvetenskap Luleå tekniska universitet Luleå

28 Bilaga 3 Tips för rapportskrivning - 2(22) Förord Under våren 1993 fick P-O Egnell och jag ett uppdrag att utforma en handledning i rapportskrivning. Den skulle i första hand rikta sig till studenter inför deras arbete med C-uppsatserna. I andra hand var arbetet avsett för dem som mer nyligen påbörjat akademisk utbildning. I förordet till den första versionen av vårt kompendium redogjorde vi för de tankar vi hade med vår framställning. Det är naturligt att en student kan känna osäkerhet och irritation över att inte säkert veta hur man skall skriva uppsatser eller rapporter. Många och tjocka böcker om utformningen av vetenskapliga rapporter har dock skrivits. Problemet med dem är att de genom sin blotta utförlighet verkar avskräckande. Att i ett litet och tunt häfte ge svar på alla frågor är å andra sidan inte möjligt. Vi har ändå försökt att på ett mycket begränsat utrymme behandla en del av de problem som brukar möta studenten. Vi hoppas att vårt kompendium åtminstone i någon mån skall komma att underlätta skrivandet. I den andra upplagan konstaterades att de orden fortfarande gällde, men att några år har förflutit och en översyn kändes nödvändig. P-O Egnell hade redan då lämnat vår institution så jag fick ensam ta på mig revisionen. Ändringar skedde främst på detaljnivå: oklarheter och smärre felaktigheter åtgärdades. Ett helt nytt parti om referenser till webbmaterial tillkom dock. I den tredje upplagan har utöver smärre justeringar tillkommit anvisningar om hur man refererar till uppslagsverk. I den fjärde upplagan har utöver normala uppdateringar också mer omfattande förändringar genomförts. På begäran av kollegor har materialet om figurer och tabeller utökats. En annan sak som tillkommit utifrån inkomna önskemål är avsnittet om bilagor. Ytterligare en viktig förändring är ett förtydligande av hur referenser skall göras för att inga oklarheter skall uppstå om vad en referens avser. I den femte upplagan har endast vissa förtydliganden gjorts. Lycka till med skrivandet och tänk på att ingen manual i världen kan befria skribenten från eget tänkande och egen kreativitet i skrivprocessen! Själv vägrar jag till exempel att inkludera bilagorna i sidnumreringen. I mitt tycke strider det mot allt förnuft. Rickard Wahlberg

29 Bilaga 3 Tips för rapportskrivning - 3(22) Innehållsförteckning 1 Inledning Rapportens struktur 5 3 Den språkliga utformningen Utformningen i övrigt Rubrikernas utformning Figurer och tabeller Bilagor Referensteknik Referenslistan Allmänt om referenser i löpande text Referenser till böcker och tidskrifter Referenser till samlingsverk Referenser till tidningar Referenser till uppslagsverk Referenser till annat skriftligt material Referenser till webbmaterial Referenser till sekundärkällor Referenslista.. 21 Bilaga: Bra och dålig referatteknik

30 Bilaga 3 Tips för rapportskrivning - 4(22) 1 Inledning När man skriver vetenskapliga rapporter räcker det inte med ett intressant innehåll. Det arbete skribenten lagt ned måste grundas på ett rimligt metodiskt grepp på väl avgränsade forskningsfrågor. Men det räcker inte heller. Det utförda arbetet måste redovisas på ett sådant sätt att en läsare av den rapport där arbetet presenteras kan följa och kontrollera forskarens väg till det uppnådda resultatet. En konsekvens av detta är att allt det material som forskaren åberopar måste kunna identifieras och studeras av andra. Där har vi en förklaring till varför det växt fram ett regelverk för rapporters formella utformning. Detta regelverk är inte enhetligt. Man kan rent av säga att det handlar om ett antal olika regelverk som dessutom inte kan kombineras hur som helst. Rapporter kan alltså skrivas på olika sätt. Det innebär dock inte att man kan göra precis som man vill. Det stora problemet är faktiskt att veta på vilka punkter man har en reell frihet att använda det egna omdömet och var man är reglernas slav. Hur man överhuvudtaget skall få reda på vilka regler som gäller är ett annat problem. Vissa regler är gemensamma för alla allmänt accepterade system medan andra är systemspecifika. Man kan också ha olika uppfattning om vilket system som är bäst. Någon absolut måttstock för att avgöra överlägsenhet finns helt enkelt inte. Man får anpassa sig till det system som den aktuella skrivmiljön bestämt. Detta gäller oavsett om det är koncernledningen, universitetsinstitutionen eller en prestigetung vetenskaplig tidskrift. Om man gör examensarbetet på uppdrag från ett företag är det möjligt att företaget vill ha en kort och kärnfull rapport utan mer ingående teorianknytning eller diskussion av metodproblem. Universitetsvärldens krav är annorlunda. Här är det vetenskapliga angreppssättet som är det viktiga. Alla arbeten måste förankras i en teoretisk referensram. På så sätt kan en bra koppling mellan teori, empiri och slutsatser åstadkommas. Företagets och universitetets olika krav kan eventuellt tillgodoses genom att man utformar två delvis olika rapporter. Vad gäller de företagsekonomiska studierna på Institutionen för industriell ekonomi och samhällsvetenskap har ofta hävdats att man skall tillämpa APA (American Psychological Association, 2001) för referenser i text och för upprättande av referenslista. I Backman (1998, kap 10-12) finns en tämligen utförlig framställning av APA. En mer kortfattad och något modifierad version är inarbetad i detta kompendium.

31 Bilaga 3 Tips för rapportskrivning - 5(22) Rapportens struktur 2 Rapportens struktur Universitetsrapporter har en viss grundstruktur. Detaljerna i denna struktur kan dock variera. En introduktion till det av forskaren behandlade problemområdet måste dock finnas. Samma sak gäller den diskussion av problemet som skall leda fram till vad forskaren mer i detalj utfäster sig att göra. Denna utfästelse får ofta formen av syfte och forskningsfrågor. Vidare skall forskaren alltid redovisa sin metod. Normalt finns också ett parti där tidigare litteratur inom problemområdet redovisas. I empiriska arbeten redovisas den information som framkommit i ett eller flera kapitel eller avsnitt. Det empiriska materialet kan då lämpligen ordnas på ett sådant sätt att sambandet med forskningsfrågorna blir tydligt. Till sist ska forskaren diskutera vad det empiriska materialet har att bidra med till forskningsfrågornas besvarande och hur resultaten förhåller sig till tidigare forskning. Det gäller vidare att inte skriva för mycket om sådant som är marginellt för det aktuella ämnet. En rapports värde ligger inte i antalet sidor utan i det framlagda resultatet. Däremot kan det vara lämpligt att först göra en ganska fyllig framställning för att sedan komprimera texten i själva rapporten. Titta gärna på andra arbeten och lär av dessas goda och mindre goda lösningar! Det går alltså inte att säga att det bara finns en bra lösning. Olika forskningsuppgifter kan kräva olika lösningar.

32 Bilaga 3 Tips för rapportskrivning - 6(22) Den språkliga utformningen 3 Den språkliga utformningen Vad gäller den språkliga utformningen kan sägas att alla rapporter skall vara avfattade på ett gott skriftspråk. Postens gamla slogan "Skriv som du talar" gäller absolut inte för universitetsrapporter. Detta innebär egentligen inga konstigheter. Det handlar helt enkelt om att skriva ett språk som inte drar uppmärksamheten från det innehåll man vill förmedla. Först och främst gäller det att klart och redigt föra fram det man vill säga. Detta gör man i en kedja av fullständiga meningar där varje mening på något sätt hänger ihop med den föregående och den efterkommande. På det sättet vävs en god text samman. Sedan gäller det att följa de normer för stavning, böjning och användningsområde som anges i våra moderna ordlistor, exempelvis Svensk ordbok (1986). Ord eller böjningsformer som i ordlistan markeras som vardagliga bör till exempel inte användas. Vidare har Svenska språknämnden (2000) publicerat normer för hur man bör utforma sitt skriftspråk. Dessa regler skall ses som en hjälp, inte som ett hinder, i skrivandet. Inledningsvis får den ovana skribenten dock räkna med att ganska ofta konsultera de ovan nämnda hjälpmedlen om rapporterna skall bli bra. Några detaljer vill vi dock ta upp här: Med tanke på läsarens bekvämlighet och risken för missuppfattning bör förkortningar undvikas i löpande text. De allra vanligaste skulle dock möjligen kunna användas (op cit, 152). Vår uppfattning är emellertid att förkortningar helt bör undvikas i löpande text eftersom man endast spar obetydligt utrymme och dessutom riskerar missförstånd och redigeringsproblem. Det finns också en påtaglig risk att man förkortar i strid med Svenska språknämndens anvisningar. Därför är det faktiskt bekvämast såväl för skribent som läsare när inga förkortningar används. I parenteser med referenser används dock förkortningar. I tabeller kan det ibland av utrymmesskäl vara motiverat att förkorta, men då krävs en nyckel till förkortningarna. Personer får aldrig benämnas med enbart förnamn; enbart efternamn går däremot bra. Lustigheter eller jargongbetonat språk skall definitivt undvikas. Företag är singularis. Man skall därför inte skriva: "De hade problem med lönsamheten." Skriv istället "företaget" eller företagets namn! Man hade problem med lönsamheten är ett annat tänkbart uttryckssätt.