En modell för utvärdering av konsekvenser från samordning av miljö, kvalitets, säkerhets och arbetsmiljöarbetet inom företag.

Transkript

1 Projektplan Examensarbete Brandteknik LTH En modell för utvärdering av konsekvenser från samordning av miljö, kvalitets, säkerhets och arbetsmiljöarbetet inom företag. Erik Mattsson, David Wimmercranz Riskhanteringsprogrammet RH08 29/4/2009 Handledare: Ulf Paulsson, lektor, Företagsekonomiska institutionen, Lunds universitet.

2 Inledning Detta examensarbete riktar in sig på att studera effekter av att en organisation samordnar sitt riskhanteringsarbete inom områdena miljö, kvalitet, säkerhet och arbetsmiljö. I nuläget finns ingen vedertagen metod för att studera dessa effekter. Detta är därför grunden till detta examensarbete. Denna projektplan ger en introduktion till examensarbetet som genomförs vid Lunds Tekniska Högskola och i samarbete med Brunicon AB. Bakgrund Dagens företag upplever konkurrens i många olika former, såväl ekonomiska och tekniska som från ökad globalisering. För att möta dessa påfrestningar måste företagen ständigt anpassa sig till den snabba utvecklingen. Enligt (Akselsson 2008) lever vi i ett snabbt samhälle, tekniken utvecklas kontinuerligt och då är det av största betydelse att vara flexibel så att man lätt kan adaptera till nya förutsättningar. Att alltid optimera sin verksamhet och ligga ett steg före sina konkurrenter blir avgörande för ett företags framtid. En strategi för att uppnå detta är numera väldigt viktigt för ett företag(sis 2004). Riskhantering är ett fenomen vars betydelse uppmärksammats på senare tid. Detta gäller i synnerhet inom företagsvärlden, där det nu upplevs som en konkurrensfördel att bedriva ett bra riskhanteringsarbete. Eftersom risker är en naturlig del i företagsvärlden måste företagen lära sig att möta och hantera dessa påfrestningar. "No entity operates in a risk free environment, and enterprise risk management does not create such an environment. Rather, enterprise risk management enables management to operate more effectively in environments filled with risks." (COSO 2004) Dagens företag har blivit varse om att det inom riskhantering behövs en strategi för att drivas på ett effektivt sätt och ledningssystem är en strategi som blivit mycket populär. Ett ledningssystem kan främst beskrivas som en organisations policy och mål, samt hur en organisation arbetar för att uppnå dessa mål (Akselsson 2008). Med hjälp av ett ledningssystem kan organisationer systematisera sitt riskhanteringsarbete. Detta kan medföra att det blir lättare att fördela ansvar, prioritera och kommunicera. Ett företag kan bedriva ett ledningssystem på grund av många faktorer, till exempel, ekonomiska sådana, krav från kunder och leverantörer samt olika lagstiftningar och standards (Wennersten 2003). Andra fördelar kan vara att erhålla en effektivare verksamhet med hänsyn till organisationens uppsatta mål. Det kan inom samma företag finnas flera olika ledningssystem. Detta medför att riskhanteringsarbetet således ofta bedrivs som ett antal mer eller mindre separata processer för exempelvis miljö, kvalitet, säkerhet och arbetsmiljö. När ett företag arbetar med flera ledningssystem samtidigt, vilket är fallet för de flesta större företagen, kan det finnas anledning att integrera dessa eftersom det då uppstår samordningsvinster (Persson 2004). Om man integrerar sina ledningssystem blir de samtidigt mer tillgängliga och lättarbetade för de anställda. En ny idé som vuxit fram på senare år är därför att hantera dessa områden i en och samma process och på så sätt erhålla en god överblick och möjlighet att optimera åtgärder. Detta har fått namnet Enterprise Risk Management (förkortas ERM).

3 ISO är en ny standard för riskhantering som snart väntas bli fastställd. Det är första gången inom detta område som en internationell vägledning tas fram med gemensamma definitioner, begrepp och modeller. Denna standard går mot ett holistiskt synsätt, där alla risker beskrivs i en process. Även denna standard är något som talar för att utvecklingen på området går mot ett mer samordnat riskhanteringsarbete. Det finns många åsikter om fördelar och nackdelar av en sådan samordning: "Vid samordning följer ett flertal positiva effekter såsom, förhöjd kapacitet och effektivitet, ökad produktivitet samt mer konkurrenskraftighet" (Schylander & Tosteby). "En samordning av de olika processerna har även negativa effekter. Det krävs stora resurser av ett företag i form av framförallt tid och pengar. Denna omställning kan anses onödig och omständlig av de anställda" (Persson 2004). Att det finns åsikter om fördelar och nackdelar bygger dock inte alltid på någon gedigen forskning inom området. ERM är ett relativt nytt arbetssätt som har fått stort genomslag men bygger främst på teoretiska modeller. Avsaknaden av mer empiriska studier är påtaglig: Despite the heightened interest in ERM by academics and practitioners, there is an absence of empirical evidence regarding the impact of such programs on firm value" (Hoyt & Moore 2006). "Det växer fram en stark teoribildning om ERM främst skriven av konsult och intresseorganisationer och merparten med en fokus på de fördelar ERM anses ge. Samtidigt är det få empiriska studier gjorda om hur modellen fungerar i praktiken." (Bigsten & Tonnby 2007) I dagsläget finns ingen vedertagen metod för att mäta fördelar och nackdelar med samordning av ERM arbete (NCSU 2009: Hoyt & Moore 2006). Avsaknaden av kunskap om vilka effekter som ges av övergången från ett arbete med delprocesser till ett ERM arbete är grunden till detta arbete. Samarbetspartner i detta arbete är konsultföretaget Brunicon AB, som har specialiserat sig på att hos sina kunder samordna separata riskhanteringsprocesser i en gemensam plattform (främst via en mjukvara vid namn Basic Grey). Detta för att skapa synergieffekter genom samordning av ERMarbetet. Genom detta samarbete ges en möjlighet för författarna av denna rapport att studera företag vilka med Brunicon ABs hjälp infört ökad samordning av ERM arbetet, och undersöka vilka effekter och resultat detta gett. Syfte Syftet med examensarbetet är att studera synergieffekter (såväl positiva som negativa) med samordning av riskhanteringsprocesser, främst inom områdena miljö, kvalitet säkerhet och arbetsmiljö till en enda övergripande ERM process. Titelförslag En modell för utvärdering av konsekvenser från samordning av miljö, kvalitets, säkerhets och arbetsmiljöarbetet inom företag.

4 Frågeställning Hur kan man mäta fördelar, nackdelar och synergieffekter med samordning av de fyra områdena miljö, kvalitet säkerhet och arbetsmiljö? Rapporten bedöms utifrån dessa förutsättningar få en utforskande och jämförande karaktär och frågeställningen bedöms efter teoretiska och empiriska studier kunna besvaras med i sämsta fall förändringstrender och förhoppningsvis med evidens. Delmål Utarbeta en metod för att mäta förändringar i ERM arbetet: Mäta förändring i nyckeltal, till exempel tillbud, kassationer, sjukskrivningar med flera. Utarbeta en metod för att mäta kostnadsförändringar i och med ökad samordning. Mäta förändring i exempelvis arbetstid och eventuellt försäkringspremier. Metod Fokus bedöms ligga på att utarbeta vad som skall mätas empiriskt för att studera skillnader före och efter samordning av ERM arbetet, hur det skall mätas, samt att sammanställa och presentera resultat av empiriska studier. Även att värdera giltigheten av resultat ingår i planeringen. Sammanställa befintlig litteratur på området och dra slutsatser kring vilka teoretiska för och nackdelar som finns med samordning av ERM arbete. Diskutera modeller kring ERM och de olika delprocessernas interagerande. Utarbeta lämpliga nyckeltal för studie av effekter av samordning. Diskutera mätmetoder för informationsinsamling och bearbetning. Använda de nyckeltal och mätmetoder som bedöms lämpliga för att få ett före och efter perspektiv och därmed kunna mäta förändringar i nyckeltal. Sammanställa och analysera data för att Utvärdera metodens validitet och reliabilitet Presentera resultat Empirisk informationsinsamling Den empiriska insamlingen av data kommer främst att genomföras genom platsbesök hos de företag som under den senaste tiden samordnat sitt ERM arbete genom implementering av Basic Grey. Hos dessa företag kommer data om nyckeltal som bestämts i metod och teori samlas in och analyseras för att mäta eventuella förändringar i dessa.

5 Avgränsningar I insamlandet av empirisk data begränsas detta till de kunder hos Brunicon AB som redan använder Basic Grey. Då miljö, kvalitet, arbetsmiljö och säkerhet är de områden som författarna i egenskap av riskingenjörer är mest bekanta med kommer fokus att ligga på dessa. Nämnas bör att det finns andra områden inom riskhantering exempelvis finans eller PR som inte lämnas lika stort utrymme i denna rapport. Tidsplan Projektet antas komma igång i april 2009 och vara klart under början på höstterminen Under våren antas tyngden ligga på genomgång av litteratur samt utarbetning av metod och teori och förberedelser för empirisk informationsinhämtning. Under sommarens första del antas stor del av tiden gå åt till platsbesök, informationsinhämtning med mera. Under sommarens andra del beräknas tyngden ligga på sammanställning av information och resultat. Under slutet på sommaren sammanställs teori och empiri, slutsatser dras. Under inledningen på hösten antas rapporten vara klar och presenteras. Under denna period planeras ingen längre sammanhängande ledighet som antas utgöra avbrott i projektets gång för vare sig Brunicon AB, författarna av projektet eller handledare Ulf Paulsson. Under denna period är examensarbetet den enda form av studier som bedrivs av författarna.

6 Referenser Akselson, R. (2007), Människa, Teknik, Organisation och riskhantering, institutionen för designvetenskaper, Lunds tekniska högskola, Lunds universitet, Lund Bigsten, E & Tonnby D. (2007) Enterprise risk management överstiger fördelarna nacdelarna i ickefinansiella företag? Göteborgs universitet. Cant, J.(2006), Collaboration delivers better risk management: Reduce the risk of enterprise risk management implementation. Journal of Risk intelligence. p 7 9. COSO, The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (2004), Enterprise Risk Management Integrated Framework, Executive Summary. Hoyt,R. & Moore, D. (2006), The Value of Enterprise Risk Management:Evidence from the U.S. Insurance Industry, Terry College of Business, University of Georgia. NCSU, North Carolina State University College of Management, tillgänglig : Persson, G. (2004), SIS HB 315, Att integrera ledningssystem bygga ett verksamhetssyste, Stockholm: Tryckeri Elanders. ISBN Sahlqvist, W. & Jernhall, B. (1997) Organisationen och den dolda kompetensen. Oskarhamn: ISL Förlag Schylandeer, E & Tosteby, A. (2002), Integrering av miljöledningssystem i betintligt ledningssystem En fallstudie på SAS Scandinavian Technical Services. Luleå: Examensarbete 2002:019 CIV, ISSN: Senge, P. (1996) Den femte disciplinen den lärande organisationens konst. Stockholm: Nerenius & Santérus Förlag SIS. (2004) Strategisk kompetensförsörjning En vägledning till standarden Ledningssystem för kompetensförsörjning. Stockholm: Swedish Standards Institute, SIS Förlag AB Wennersten, R. (2003), Ledning och ledningssystem Hur och varför?, Integrerade ledningssystem, Industriellt Miljöskydd, KTH.