Företag Ersätter tidigare dokument Dokumentid Utgåva E.ON Elnät Sverige AB D

Transkript

1 Dokumentslag Rapport 1 (6) Företag Ersätter tidigare dokument Dokumentid Utgåva E.ON Elnät Sverige AB D Organisation Giltig fr o m Giltig t o m Grid Business Development Dokumentansvarig Sekretessklass Godkänt av Tomas Malmström Öppen se e-signatur Titel Rapport om åtgärder enligt övervakningsplan Rapporten avser 2014 och samlas in med stöd av 3 kap. 17 a ellagen. Dispositionen följer Energimarknadsinspektionens webformulär, publicerat på Sida 1. Företagets namn E.ON Elnät Stockholm AB 2. Organisationsnummer Namn på person som är övervakningsansvarig Tomas Malmström 4. Ingår nätverksamheten i en koncern som bedriver produktion av el eller handel med el.? 5. Ingår nätverksamheten i en koncern vars samlade elnät har minst kunder? Nej 5. a) Om ja. Har VD, någon ledamot eller firmatecknare under året samtidigt varit vd, ledamot eller firmatecknare i ett annat företag inom koncernen som bedriver handel med el eller produktion med el? 5. b) Beskriv på vilket sätt den faktiska beslutanderätten under året har varit självständig i förhållande till övriga delar av koncernen när det gäller de tillgångar som nätföretaget behöver för att trygga drift, underhåll och utbyggnad av nätet.

2 E.ON Elnät Sverige AB Rapport 2 (6) Det är inskrivet i styrelsens arbetsordning. Det innebär att företaget får en årlig finansieringsplan godkänd inom E.ON-koncernen, inom vilken företaget sedan självständigt fattar beslut om den löpande förvaltningen av elnätsverksamheten, byggande eller modernisering av elnätet. Finansieringsplanen utgörs rent faktiskt av det första kalenderåret i den treåriga budgeten - Medium Term Plan (MTP) - som årligen upprättas inom företaget. 6. Beskriv hur företaget hanterar koncerngemensamma tjänster för att förhindra diskriminering av tredje part. Styrelsen har utvärderat den övergripande samordningen med vissa gemensamma funktioner och processer och funnit att den gagnar företaget. Kostnadseffektivitet i nätverksamheten kommer då även att gynna kunderna. En utgångspunkt är att korssubventionering inte får ske mellan involverade företag. Köp och försäljning av tjänsterna sker på marknadsmässiga villkor och dokumenteras skriftligen i avtal. Genom att studera fördelning av nedlagd tid, kostnader och resurser kontrolleras och garanteras att tjänsterna tillhandahålls på marknadsmässiga villkor och därmed inte diskriminerar tredje part. Koncerninterna avtal ska (då upphandling inte sker enligt Försörjningslagen) granskas av företagets övervakningsansvarig i åtskillnadsfrågor, tillsammans med koncernens juridikfunktion innan avtal undertecknas. 7. Vilken information och vilka uppgifter betraktar företaget som kommersiellt känsligt? Kundregister Förbrukningsregister Kundanläggningsstatistik Kunders kreditvärdighet Avtalsvillkor Kundens elhandelsleverantör Leverantörsbyten Annat Servicemeddelanden 7. a) Beskriv vilka åtgärder företaget, under året, har genomfört för att hindra icke behöriga från att få tillgång till ovan nämnd kommersiellt känslig information. E.ON Elnät har en skriftlig instruktion angående hur bolaget och dess anställda ska hantera känslig information hänförlig till nätverksamheten. Denna instruktion innehåller bland annat information om förbud eller restriktioner vad gäller tillgång till, registrering, bearbetning och lagring av sådan information.

3 E.ON Elnät Sverige AB Rapport 3 (6) E.ON Kundsupport AB och E.ON Sverige AB har utfört uppdrag åt E.ON Elnät. För att kunna fullfölja detta uppdrag, måste de även ha tillgång till kommersiellt känslig information i nätverksamheten. Dessa båda bolag utför även uppdrag åt t.ex. E.ON Försäljning Sverige AB. Avtalen med E.ON Kundsupport AB och E.ON Sverige AB är därför kompletterade med en sekretess- och hanteringsreglering, som innebär att de inte får vidarebefordra informationen till utomstående eller utnyttja informationen i sin övriga verksamhet. Avtalet innehåller även krav på att det ska tas fram instruktioner/rutiner som säkerställer att detta efterlevs. Dessa instruktioner är framtagna och finns i E.ON Kundsupport Sverige AB:s och E.ON Sverige AB:s verksamhetssystem. Personalen är utbildad i dessa frågor och har även genomgått ett utbildningsprogram om E.ON Elnäts övervakningsplan där bakomliggande syften och regler tydliggörs. E.ON Business Services Sverige AB (IT) har utfört uppdrag åt E.ON Elnät. För att kunna fullfölja detta uppdrag, krävs tillgång till kommersiellt känslig information i nätverksamheten. E.ON Business Services Sverige AB utför även uppdrag åt t.ex. E.ON Försäljning Sverige AB och är därför informerade om de särskilda krav som gäller. Övervakningsansvarig inom åtskillnadsfrågor har, tillsammans med medarbetare inom IT-säkerhet, deltagit på ett antal möten där utveckling av olika IT-system har diskuterats. Vid samtliga tillfällen har poängterats vikten av behörighetsstyrning i de fall det handlar om koncerngemensamma IT-system. Regelverket kring åtskillnad har förklarats och förutsättningar har därmed förmedlats för att kunna ta hänsyn till detta i utvecklingsprocessen. I dessa sammanhang har den behörighetsstyrning som finns inbyggd i vårt affärssystem, SAP, lyfts fram som ett föredöme. Övervakningsansvarig har under året vid ett antal tillfällen bistått med vägledning och utlåtanden då frågor om kommersiellt känslig information har uppkommit. I förebyggande syfte har dessa utlåtanden spridits i kundsupportorganisationen för att garantera ett enhetligt agerande. 8. Beskriv hur personalen under året har utbildats i att motverka diskriminering gentemot övriga aktörer på elmarknaden. Medarbetarna har under året haft möjlighet att ta del av övervakningsplanen, som finns publicerad på företagets intranät. I planen framgår på många olika sätt hur diskriminering ska motverkas, både vad gäller hantering av kommersiellt känslig information samt vilket agerande som förväntas i olika sammanhang. Bland annat informeras om att medarbetarna ska presentera sig som anställda endast för E.ON Elnät, samt att de inte ska rekommendera kunder en speciell elleverantör utan istället hänvisa till allmänna källor som t.ex. Konsumentverket.

4 E.ON Elnät Sverige AB Rapport 4 (6) I introduktionen för nyanställda ingår en så kallad E-learning utbildning om åtskillnad och övervakningsplanen. Efter det inledande utbildningstillfället ska kursen utföras regelbundet, med en frekvens för närvarande på vart tredje år. En översyn och uppdatering av utbildningen har påbörjats under året. Via interna informationskanaler såsom intranätet, enhets- och avdelningsmöten förmedlas löpande kompletterande information i ämnet. 9. Beskriv hur företaget under året har arbetat aktivt med att synliggöra ledningsgruppens stöd för övervakningsplanen. Vid ett flertal tillfällen under året har medlemmar i ledningsgruppen hänvisat medarbetare till den övervakningsansvarige för konsultation. Detta har lett till deltagande på möten där aspekten med åtskillnadsreglerna har kunnat tas i beaktande i projektplaner o.dyl. 9. a) Beskriv hur ledningsgruppen säkerställt att anställda tar del av övervakningsplanen samt vilka åtgärder som har vidtagits vid överträdelse. Övervakningsplanen är ett av de styrande dokument inom verksamheten som medarbetarna förväntas ta del av, på samma sätt som en mängd andra policies och riktlinjer. Förutsättningar för att kunna ta del av dokumenten finns genom att de är publicerade på företagets intranät. Någon särskild uppmaning att ta del av, eller kontroll av i vilken grad varje medarbetare tagit del av, dessa dokument, har inte förekommit. Uppfattningen är att den här kategorin styrande dokument är så grundläggande att det genom ledningsgruppens normala kommunikation med organisationen säkerställs ett beteende där informationen når ut. Inga överträdelser av övervakningsplanens anvisningar har uppmärksammats under året. 10. Beskriv hur den övervakningsansvarige har utsetts. Uppdraget är formaliserat genom en direkt delegering från VD till den övervakningsansvarige. Den övervakningsansvarige har utsetts bland en grupp medarbetare inom företaget som arbetar med liknande frågor kopplade till reglering, myndighetsrapportering och diverse analyser avseende nätverksamheten. Denna urvalsgrupp garanterar en medarbetare som är väl förtrogen med såväl regelverket som med nätverksamheten i stort.

5 E.ON Elnät Sverige AB Rapport 5 (6) Ett ytterligare krav har varit erfarenhet, som nu är uppfyllt med mer än 20 års arbete i branschen. Den övervakningsansvarige har även utsetts med uppmaningen att självständigt övervaka och föreslå åtgärder, dock med möjlighet att tilldelas extra resurser om och när så erfordras. 11. Beskriv den övervakningsansvariges arbete med uppföljning och utvärdering av övervakningsplanen under året. Medarbetarna har informerats om vem som är övervakningsansvarig och uppmanats att ta kontakt med denne för vägledning och rådgivning angående åtskillnadsreglerna. Ett antal frågor har inkommit under året. I dessa fall fungerar övervakningsplanen som en utgångspunkt för bedömning. I samband med dessa utredningar ges tillfälle att utvärdera om övervakningsplanen behöver förtydligas eller kompletteras inom något område. Den samlade erfarenheten av de under året behandlade frågorna har lett till att ett större arbete med översyn av övervakningsplanen har inletts i början av år Vem eller vilka ansvarar för att upprätta övervakningsplanen? Den övervakningsansvarige upprättar självständigt ett förslag till övervakningsplan, som sedan godkänns av VD. Både i det löpande arbetet och vid särskild översyn av övervakningsplanen har den övervakningsansvarige möjlighet att på egna villkor söka information hos andra medarbetare. Arbetsgrupper kan även tillsättas vid behov av större utredningar kopplade till övervakningsplanen. 13. Var publiceras den årliga rapporten om åtgärder enligt övervakningsplan? Den årliga rapporten publiceras på företagets hemsida med sökväg enligt nedan: A) Om ni inte har publicerat rapporten på webplats, ange vilken rikstäckande tidning rapporten har annonserats i och vilket datum annonseringen har skett.

6 E.ON Elnät Sverige AB Rapport 6 (6) Om företaget har vidtagit andra åtgärder enligt övervakningsplanen kan dessa redovisas nedan Övrig info

7 SIGNATURSIDA Dokumentnamn: Rapport om åtgärder enligt övervakningsplan_2014_e.on Elnät Stockholm Utgåva: 1.0 Datum :45:25 Signatur Tomas Malmström Tillstyrka dokument :09:02 Johan Mörnstam Godkänna dokument -