Vattenfall Eldistribution AB, Rapport om åtgärder enligt övervakningsplan för 2015

Transkript

1 Vattenfall Eldistribution AB, Rapport om åtgärder enligt övervakningsplan för 2015 Uppgifter som rapporteras till EI på EI WEB-formulär per (se nedan) START FORMULÄR 0. Datum Företagets namn Vattenfall Eldistribution AB 2. Organisationsnummer Namn på person som är övervakningsansvarig Cecilia Barkefors från och med Anders Mattson till och med Ingår nätverksamheten i en koncern som bedriver produktion av el eller handel med el? Ja 5. Ingår nätverksamheten i en koncern vars samlade elnät har minst kunder? Ja 5a) Om ja. Har Vd, någon ledamot eller firmatecknare under året samtidigt varit Vd, ledamot eller firmatecknare i ett annat företag inom koncernen som bedriver handel med el eller produktion med el? - Nej 5b) Beskriv på vilket sätt den faktiska beslutanderätten under året har varit självständig i förhållande till övriga delar av koncernen när det gäller de tillgångar som nätföretaget behöver för att trygga drift, underhåll och utbyggnad av nätet. - På Vattenfall Eldistribution AB bolagsstämma beslutar ägaren om bolagets affärsplan. Planen omfattar budget för bolaget inklusive bland annat ekonomiska mål (EBIT) och investeringsram. När affärsplanen är fastställd är det upp till bolaget att besluta om åtgärder för att trygga drift, underhåll och utbyggnad av nätet så länge åtgärderna ryms inom den av bolagsstämman fastställda affärsplanen. Speciellt gäller härvid att alla enskilda investeringsbeslut tas i bolaget enligt en av bolaget fastställd delegeringsordning. Högsta beslutande organ för enskilda investeringsbeslut är bolagets styrelse. Om bolaget överskrider den av bolagsstämman fastställda investeringsramen måste bolaget vända sig till ägaren på en ny bolagsstämma och begära en utökad investeringsram.

2 6. Beskriv hur företaget hanterar koncerngemensamma tjänster för att förhindra diskriminering av tredje part. För alla köp av koncerninterna tjänster upprättas ett service level agreement (SLA) mellan företaget och leverantören. I SLA:et beskrivs principerna transparent för allokering (fakturering) av kostnader till företaget. Den grundläggande principen är att kostnader som faktureras företaget ska motsvara den proportionella nyttan för företaget. Priser och kundnöjdhet diskuteras mellan företaget och leverantören i samverkansgrupper. Uppföljning av levererade koncerninterna tjänster sker både med ekonomiska och kvalitetsmässiga parametrar. 7. Vilken information och vilka uppgifter betraktar företaget som kommersiellt känsliga? Det är möjligt att ange flera alternativ samt ange annat. Fyll i annat i fritextfältet nedan. Kundregister Förbrukningsregister Kundanläggningsstatistik Kunders kreditvärdighet Avtalsvillkor Kundens elhandelsleverantör Leverantörsbyten Annat Ange annat Strategisk information som t ex underlag för elnätpriser, elnätsprisstrategier och övergripande affärsstrategier 7a) Beskriv vilka åtgärder företaget, under året, har genomfört för att hindra icke behöriga från att få tillgång till ovannämnd kommersiellt känslig information. - Vattenfall har i koncerninstruktioner tydliggjort de unbundlingregler som gäller för elnätsföretag inom koncernen - information som klassas som kommersiellt känslig har specificerats - sekretessavtal har ingåtts med bolagets personal där den anställde som en del av anställningsavtalet förbinder sig att följa unbundlingreglerna - koncerngemensamma funktioner som kräver/mottar information från nätbolaget t ex ekonomi har fått teckna sekretessavtal - uppföljning av rutiner har skett med avseende på risken för att nätkundinformation på ett otillbörligt sätt når Vattenfall AB, Elförsäljning. I ett projekt som startades upp under 2014 och som slutfördes under 2015 till en kostnad av c:a 6 MSEK har en översyn av behörigheter i IT-system för kundprocesser genomförts varvid brister som upptäckts rättats till.

3 - tillträde till bolagets lokaler har begränsats till anställda inom Vattenfalls distributionsverksamhet. Vid kontoren i Solna och Trollhättan är denna policy genomförd och i Luleå kommer denna policy att införas under 2016 i samband med att ett nytt kontor tas i drift. - övervakningsansvarig har löpande lämnat rådgivning till ledning och anställda i bolaget 8. Beskriv hur personalen under året har utbildats i att motverka diskriminering gentemot övriga aktörer på elmarknaden. - övervakningsplanen hålls tillgänglig för samtliga anställda på företagets intranät - utbildningsmaterial för självstudier samt vanligen förekommande frågor med svar, finns tillgängligt för alla anställda på intranätet. Vidare definieras kommersiellt känslig information och redovisas i företagets övervakningsplan - utbildning av alla nyanställda i unbundlingregler genomförs löpande och kravet är att repetitionsutbildning genomförs vart 4:e år i form av E-learning. - under 2015 genomfördes lärarledd unbundlingutbildning av c:a 70 nyrekryterade personer motsvarande c:a 10 % av bolagets anställda. Vidare har lärarledd utbildning givits till personal anställda i koncernen som levererar ekonomitjänster till bolaget. - arbete med ett särskilt utbildningsmaterial och en E-learning speciellt anpassad till Vattenfall Kundservice AB personal har startats upp under året. - en utbildningsplan som bl a preciserar när och hur ofta olika personalkategorier skall genomgå unbundlingutbildning är under utarbetande och är planerad att gälla från 2:a kvartal Beskriv hur företaget under året har arbetat aktivt med att synliggöra ledningsgruppens stöd för övervakningsplanen. - På bolagets hemsida (interna WEB) har lagts ut information om unbundling inklusive övervakningsplan och rapport om åtgärder enligt övervakningsplan. - Vd har deltagit i möten och engagerat sig i tillämpningen av unbundling i bolaget. Den övervakningsansvarige rapporterar också direkt till Vd i frågor som gäller unbundling. 9a) Beskriv hur ledningsgruppen säkerställt att anställda tar del av övervakningsplanen samt vilka åtgärder som har vidtagits vid överträdelse. - som en del i anställningsavtalet med Vattenfall Eldistribution AB ingår ett sekretessavtal där den anställde förbinder sig att följa unbundlingreglerna.

4 - samtliga nyanställda genomgår kort efter anställningen en lärarledd unbundlingutbildning där övervakningsplanen är en del i utbildningen - ingen anställd har under året gjort sig skyldig till överträdelse av övervakningsplanen 10. Beskriv hur den övervakningsansvarige har utsetts. - genom beslut av bolagets Vd. Kopplat till beslutet finns en bolagsinstruktion som lägger fast compliance officerens (den övervakningsansvariges) roll, ansvar, mm 11. Beskriv den övervakningsansvariges arbete med uppföljning och utvärdering av övervakningsplanen under året. - uppföljning och utvärdering av övervakningsplanen utförs av bolagets övervakningsansvarige. Övervakningsansvarig samverkar med bolagets olika enheter för att hantera uppkomna unbundlingfrågor. Genom sekretessavtal där den anställde förbinder sig att följa unbundlingreglerna i kombination med den utbildning som alla anställda erhållit förväntas den anställde kunna lösa enklare unbundlingfrågor på egen hand. När tveksamhet råder vänder den anställde sig först till sin närmaste chef och om frågan inte kan lösas där tas frågan upp med övervakningsansvarig. En konsekvens av detta blir att övervakningsansvarig är inblandad och ger råd när olika lösningar på unbundlingproblem söks. En annan konsekvens är att övervakningsansvarig genom att ha varit inblandad i frågeställningarna också vet hur bolaget löst olika unbundlingfrågor. Behovet av uppföljning minskar därför och arbetssättet blir mer proaktivt. Under 2015 har bland annat granskning/uppföljning företagits inom följande områden: - IT-system för kundprocesser och som används av Vattenfall Eldistribution AB och Vattenfall AB, Elförsäljning. Granskning har skett med avseende på risken för att nätkundinformation på ett otillbörligt sett når Vattenfall AB, Elförsäljning. - åtskillnad mellan Vattenfall Eldistribution AB och andra delar i Vattenfallkoncernen. Bolaget startade under 2015 upp en egen extern WEB-plats för att bättre svara upp mot kravet på åtskillnad. - att avtal upprättas med samtliga koncerninterna leverantörer av tjänster till bolaget (inklusive staber) och att kostnadsfördelning/fakturering av bolaget sker på ett transparent sätt, där fakturerade kostnader skall motsvara nyttan för bolaget. - att samtliga anställda tecknat sekretessavtal där den anställde förbinder sig att följa ellagens regler om unbundling. - att koncerninstruktioner som har konsekvenser för bolaget tar hänsyn till ellagens regler om unbundling - att bl a personal tillhörande elförsäljning och elproduktion inte har tillträde till bolagets lokaler

5 - att Vattenfall Kundservice AB i egna utbildningsprogram tar upp och behandlar regelverket kring unbundling samt genomför regelbundna kontroller av att medarbetarna i mötet med kund följer unbundlingreglerna. Kontrollerna sker bland annat genom samlyssning av kundsamtal 12. Vem eller vilka ansvarar för att upprätta övervakningsplanen? - Övervakningsansvarig för bolaget upprättar övervakningsplanen. Vd för Vattenfall Eldistribution AB beslutar om övervakningsplanen. Planen föredras sedan i bolagets styrelse. 13. Var publiceras den årliga rapporten om åtgärder enligt övervakningsplan? 13a) Om ni inte har publicerat rapporten på webbplats. Ange vilken rikstäckande tidning rapporten har annonserats i och vilket datum annonseringen skett. 14. Om företaget har vidtagit andra åtgärder enligt övervakningsplanen kan dessa redovisas nedan Övrig information - SLUT FORMULÄR