Övervakningsplan Nybro Elnät AB

Transkript

1 Dokument: Övervakningsplan Upprättad av: Kent Hagman Godkänd av: Styrelsen Affärsområde: Nybro Elnät AB Fastställt den: Övervakningsplan Nybro Elnät AB Bakgrund Alla elnätsföretag som ingår i samma koncern som bedriver produktion eller elhandel ska upprätta en övervakningsplan. Övervakningsplanen ska visa hur Nybro Elnät AB arbetar för att motverka diskriminerande beteende mot övriga aktörer på elmarknaden. Den ska ge en övergripande bild av elnätsverksamhetens juridiska och organisatoriska ställning och funktion i koncernens totala verksamhet och att garantera att elnätsföretaget i egenskap av nätkoncessionsinnehavare inser vikten av att agera neutralt, objektivt och ickediskriminerande för att inte otillbörligt gynna någon aktör på elmarknaden, d.v.s. elhandlare eller elproducent. Planen ska följas av en årlig rapport som skickas in till Energimarknadsinspektionen. Övervakningsplanen ska i relevanta och tillämpliga delar för den enskilda processen i nätverksamheten, följas av personalen i enlighet med elnätsföretagets interna processer och rutiner. Juridisk åtskillnad Nybro Elnät AB är ett kommunalägt bolag som ägs 100 % av Nybro kommun och bedriver elnätsverksamhet i kommunen. Elhandel bedrivs i Nybro Energi ABs regi och produktion i Nybro Värmecentral ABs regi. Företaget/koncernen är för berörda delar organiserat enligt nedanstående organisationsschema. 1(6)

2 Funktionell åtskillnad I tabellen nedan redovisas Nybro Elnät ABs styrelseledamöter, VD och firmatecknare. Personerna som enligt listan ovan har motsvarande uppdrag i Nybro Energi AB och Nybro Värmecentral AB. Namn Funktion i Ersättare elnätsföretaget Håkan Dahlgren VD Urban Eliasson Ordförande Suzanne Rundström Anders Lundell Vice Rune Persson ordförande Nils Grönkvist Ledamot John Averhäll Ann Hammenholt Ledamot Magnus Franzén Faton Pasho Ledamot Urban Nilsson Jonas Algotsson Ledamot Jan Olof Harmander Anders Karlsson Ledamot Liebert Gustafsson Firman tecknas förutom av styrelsen av Håkan Dahlgren, Urban Eliasson och Anders Lundell, två i förening. Dessutom har verkställande direktören enligt 8 kap 29 i aktiebolagslagen rätt att teckna firma beträffande löpande förvaltningsåtgärder. Koncerngemensamma tjänster Koncerngemensamma tjänster för elnätsföretaget och övriga företag inom koncernen fördelas utifrån en procentsats. Procentsatsen tas fram årligen utifrån utnyttjandegrad och fastställs av styrelsen i budgeten. De koncerngemensamma tjänsterna är kundtjänst, ekonomi, personal, IT och marknadsföring. All personal som arbetar inom dessa områden är anställda inom Nybro Elnät AB. Ansvarig för daglig drift och budget är ekonomichef Johanna Johansson och elnätschef Kent Hagman. Diskriminerande beteende undviks genom riskinventeringar samt kontinuerlig uppdatering av övervakningsplan. För att undvika diskriminering i samtal med kund ska kundtjänstmedarbetaren tydliggöra för kunden att man byter roll från nät till el då man går över till att marknadsföra/informera om elhandel. Principer för avtal och köp av tjänster inom koncernen redovisas i syfte att uppmärksamma personalen på vilka risker som finns för att diskriminering av andra aktörer kan ske. 2(6)

3 Marknadsmässiga villkor Typ av garanti eller tjänst Inköp av energi till nätförluster Inköp av tjänster Programvara Rutiner för att förhindra korssubventionering Beräkning av totalkostnader sker utifrån relevanta baskostnader Avtal finns för nätverksamhet Upphandling/ beräkning Avtal Självkostnadspris Avtal Befintliga avtal med avtalspart Finansieringskostnad Lån Kommuninvest/Swedbank Checkkredit Avtal enligt LOU Swedbank Inkassotjänst Avtal finns för nätverksamhet Avtal Visma CGI Hantering av kommersiellt känslig information Följande information ska anses vara kommersiellt känslig: Kundregister Förbrukningsregister Kundanläggningsstatistik Kunders kreditvärdighet Avtalsinformation Kundens elhandelsleverantör Leverantörsbyten Begränsning av tillgång till kommersiellt känslig information sker genom behörighetsstyrning. Endast de som i sin tjänst har behov att ha tillgång till dessa uppgifter får tillgång till den genom tilldelning av programvara och användaruppgifter. Kommersiellt känslig information ska också hanteras på ett sådant sätt att diskriminering gentemot övriga aktörer inte sker. Utbildning av anställda för att motverka diskriminerande beteenden Krav enligt föreskrift Rutiner för utbildning av anställda och nyanställda Hur elnätsföretaget tydliggör ledningsgruppens stöd för övervakningsplanen Hur elnätsföretaget säkerställer att anställda tar del av och ställer sig bakom övervakningsplanen Disciplinära åtgärder Informationstyp, frekvens, uppdateringsfrekvens, åtgärd Utbildning av nyanställda, All berörd personal årligt utbildningstillfälle. Via ledningsgruppsprotokoll samt personalinformation, en gång per år. Årlig personlig genomgång vid utvecklingssamtal för all berörd personal. Skriftlig tillrättavisning, omplacering eller avsked (Enligt Svensk Energis vägledning) 3(6)

4 Ansvarig för övervakningsplanen samt rutiner för uppföljning Ansvarig person (namn och befattning) Kent Hagman Elnätschef Anna Angeland Övervakningsansvarig (Miljö och kvalitetschef) Anna Angeland Övervakningsansvarig (Miljö och kvalitetschef) Uppgift Upprätta övervakningsplan med åtgärdslista enligt bilaga 1. Uppföljning av åtgärder enligt övervakningsplan Upprätta årlig rapport Specifikation av process Upprättad övervakningsplan beslutas. Verksamhetsuppföljning Verksamhetsuppföljning Processer som ska ingå i redovisningen Se Statens energimyndighets Författningssamling 2006:5 Uppföljning särskilt beträffande vissa återkommande processer som till exempel: leverantörsbyten avräkning mätvärderapportering tariffutformning informationshantering utbetalning av skadestånd avbrottsersättning Mall för årlig rapport, se Övervakningsansvarig Övervakningsansvarig utses av VD. Övervakningsansvarig ska ha de befogenheter samt tillgång till den information som behövs för att genom föra uppdraget. Offentliggörande av den årliga rapporten Övervakningsplanen fastställs efter beslut av Nybro Elnäts styrelse på förslag av Elnätschefen som är ansvarig för upprättande av övervakningsplanen. Elnätschefen uppdaterar återkommande åtgärdslista i bilaga 1. Den årliga rapporten avseende övervakningsplanen tas fram av övervakningsansvarig enligt Ellagen 1997:857. Den årliga rapporten avseende övervakningsplanen publiceras på Nybro Energi AB:s hemsida, senast den 15 mars varje år. Den årliga rapporten lämnas ut till den som begär att få ta del av den. Nybro Elnät AB, genom övervakningsansvarig, skickar även den årliga rapporten till Energimarknadsinspektionen senast den 15 mars varje år. Den årliga rapporten är föremål för en årlig översyn med kontinuerlig uppdatering under året. Den årliga översynen liksom den kontinuerliga uppdateringen dokumenteras i slutet av övervakningsplanen. 4(6)

5 Beslutade och kommande förändringar och andra åtgärder Åtgärd Ansvarig Genomförande Kommentar Årlig översyn samt kontinuerlig uppdatering av övervakningsplan Kent Hagman, Elnätschef Tillsammans med all berörd personal 5(6)

6 Dokument: Övervakningsplan, Bilaga 1 Upprättad av: Anna Angeland Godkänd av: Elnätschef Affärsområde: Nybro Elnät AB Fastställt den: Riskbedömning och åtgärdslista Elnätschefen ansvarar för uppföljning och revidering av åtgärdslista. Risk för diskriminering Åtgärder Planerat klardatum eller Faktiskt klardatum Kundtjänst Telefonservice Vi informerar alla kunder Klart om hur elmarknaden fungerar, samt uppmanar kunderna att göra ett aktivt val av elhandelsleverantör och elhandelsavtal. Därefter erbjuder vi kunden elavtal om intresse finns. Flaggor, skyltar, reklammaterial Frånkoppling hanteras på samma sätt för olika elhandelsbolag Kreditbevakning och debitering Finansiering Hantering och redovisning av intäkter i form av energiförsäljning och skatter. IT/Mätvärdeshantering Nybro Elnät AB använder ett debiteringssystem som är gemensamt för elnät och elförsäljning. Rutin för elhandel tas fram för att säkerställa att ingen diskrimineras. Behörighetsstyrd inloggning. Interna rutiner och processer, inkl. åtgärder i IT system, säkerställer att ej behöriga anställda inte får tillgång till kommersiellt känsliga uppgifter. Slutsatser Risken för diskriminering låg. Föreligger ingen risk för diskriminering. Risken låg. Samma hantering för samtliga aktörer KBG Viss risk för diskriminering Klart Ingen risk för diskriminering Låg risk för diskriminering 6(6)