Övik Energi Nät AB övervakningsplan enligt 3 kap. 17 ellagen (1997:857) och Energimarknadsinspektionens föreskrifter och allmänna råd STEMFS (2006:5)

Transkript

1 ÖVERVAKNINGSPLAN 15 mars (7) Övik Energi Nät AB övervakningsplan enligt 3 kap. 17 ellagen (1997:857) och Energimarknadsinspektionens föreskrifter och allmänna råd STEMFS (2006:5) Bakgrund Syftet med denna övervakningsplan är att få en övergripande bild av elnätsverksamhetens juridiska och organisatoriska ställning och funktion i Övik Energi koncernen. Övik Energi Nät AB, nedan kallat ÖENAB, ska i egenskap av elnätkoncessionshavare inse vikten av att agera neutralt, objektivt och icke-diskriminerande för att inte otillbörligt gynna någon aktör på elmarknaden, d.v.s. elhandlare eller elproducent. Övervakningsplanen ska i relevanta och tillämpliga delar för den enskilda processen i elnätverksamheten, följas av personalen i enlighet med elnätsföretagets interna processer och rutiner. Övervakningsplanen är senast uppdaterad: 15 mars 2012 Omfattning Övervakningsplanen omfattar ÖENAB:s elnätverksamhet. För företagets del innebär detta att en övervakningsplan upprättas avseende samtliga elnätkoncessioner eller redovisningsområden som ÖENAB innehar, d.v.s. en övervakningsplan per juridisk person. Berörda koncessioner framgår av tabell nedan. Koncessionsnummer Giltigt t.o.m Område 2373AM Områdeskoncession 2373Af kV till Satelliten 2373AN kV till BAE-Hägglunds 2373AK kV till Shell 2373AO kV T100 T300 KVV Hörneborg Juridisk åtskillnad Övik Energi Nät AB med dotterbolaget Domsjö Kraftcentral AB nedan kallat DKC , Hörnett Energi AB , Örnsat AB , Domsjö Vatten AB , Hörnett Produktion AB är helägda dotterbolag till Övik Energi AB , nedan kallat ÖEAB, som i sin tur är ett helägt dotterbolag till Rodret i Örnsköldsvik AB , vilket är moderbolag i en bolagskoncern som till 100 % ägs av Örnsköldsviks kommun. Moderbolagets säte är Örnsköldsvik. Moderbolagets verksamhet består av produktion, försäljning och distribution av fjärrvärme, närvärme, fjärrkyla och el samt inköp och försäljning av el samt att bedriva bredbandsverksamhet.

2 2 (7) Verksamheten i ÖENAB och dess dotterbolag DKC består av distribution av el och underhåll av elnätet och att bedriva entreprenadverksamhet samt att handha gatu- och vägbelysningsanläggningarna inom Örnsköldsviks kommun. Verksamheten i dotterbolaget Hörnett Energi AB och Hörnett Produktion AB består av leveranser och försäljning av ånga och el. Verksamheten i dotterbolaget Örnsat AB är leveranser av Internet och TV-tjänster i Örnsköldsviks Stadsnät. Verksamheten i dotterbolaget Domsjö Vatten AB består av produktion och försäljning av råvatten samt kemrenat vatten. Kraven i 3 kap. 1 a ellagen upprätthålls genom att koncernens elnätsverksamhet å ena sidan och elhandelsverksamhet å andra sidan bedrivs i separata aktiebolag. Elnätsverksamheten bedrivs i aktiebolaget Övik Energi Nät AB och Domsjö Kraftcentral AB Övik Energi koncernens legala struktur framgår enligt nedanstående organisationsschema. Styrelse ÖENAB tillämpar följande principer för tillsättning av styrelseledamöter. Styrelsen skall bestå av lägst fem och högst sju ledamöter. Styrelsen utses av kommunfullmäktige i Örnsköldsviks kommun för tiden från den ordinarie årsstämman som följer närmast efter det val till kommunfullmäktige förättas intill slutet av den ordinarie årsstämma som följer efter nästa val till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige utser bland ledamöterna ordförande och vice ordförande i bolagets styrelse. Nedanstående tabell redovisar ÖENAB:s styrelseledamöter, VD och firmatecknare, samt dessa personers eventuella relevanta engagemang i koncernens elhandelsverksamhet.

3 3 (7) Namn Företräder Uppdrag i bolag Funktion i elnätsföretaget inom koncernens elhandelsverksamhet Lars Näslund Kommunfullmäktige tf Styrelseordförande Ja Lars Näslund Kommunfullmäktige Vice Styrelseordförande Ja Sven Kågevall Extern ledamot Styrelseledamot Ja Eva Bergström Kommunfullmäktige Styrelseledamot Ja Malin Westman Kommunfullmäktige Styrelseledamot Ja Vakant Kommunfullmäktige Styrelseledamot Ja Olle Högdahl Extern ledamot, tf VD i Rodret Styrelseledamot Ja Vakant Personalrepr. Vision Styrelseledamot Ja Andreas Berggren Personalrepr. SEKO Styrelseledamot Ja Funktionell åtskillnad Enligt Ellagen 3 kap. 1 b skall styrelseledamot, verkställande direktör och firmatecknare i elnätverksamheten inte samtidigt vara styrelseledamot, verkställande direktör och firmatecknare i ett annat koncernföretag som bedriver produktion eller handel med el. Detta gäller för elnätföretag med fler än abonnenter. ÖENAB har ca abonnenter och omfattas således inte av kravet. Marknadsmässiga villkor Prissättning internt inom ÖENAB sker enligt självkostnadsprincip. Försäljning till och inköp från andra bolag inom koncernen sker till marknadsmässiga priser. Interna tjänster mellan ÖEAB och ÖENAB regleras i separat upprättat avtal. ÖENAB tillämpar redovisade rutiner för att säkerställa att ingen form av korssubventionering förekommer. Avtalen är tillgängliga för det fall Energimarknadsinspektionen anser det nödvändigt för att ÖENAB:s skyldigheter enligt föreskriften ska uppfyllas. Nätförluster handlas långsiktigt mot helårsprodukter för att eliminera prisvariationer. Målsättningen är att anskaffningen av el för att täcka förlusterna ska göra till ett så lågt pris som möjligt kombinerat med att prisvariationerna ska vara så små under året så att man inte på grund av dessa ska tvingas till justeringar av nättariffen. Koncerngemensamma tjänster Nedan följer en redovisning över de koncerngemensamma tjänster samt redovisning av elnätverksamhetens andel av den totala kostnaden. Hur stor andelen är regleras i ingångna avtal mellan elnätsbolaget och moderbolaget.

4 4 (7) Typ av tjänst Juridisk person Beslut om budget, daglig drift och personalfrågor ÖENAB andel av kostnad Styrelse och revision ÖEAB ÖEAB 20% VD ÖEAB ÖEAB 20% Kundtjänst och debitering ÖEAB ÖEAB 35% Ekonomi och administration ÖEAB ÖEAB 30% Övriga administrativa tjänster* ÖEAB ÖEAB 30% * I övriga administrativa tjänster ingår ekonomisystem, debiteringssystem, PA-system, nyttjande av telefonväxel, posthantering, licenskostnader för koncerngemensamma system, tjänster från plan och byggkontoret samt tjänster från tekniska kontoret. Genom att tillämpa rutiner och teckna avtal samt redovisa fördelning av nerlagd tid och resurser avseende elnäts- respektive elhandelsverksamhet kan ÖENAB kontrollera och garantera att de koncerngemensamma tjänsterna tillhandahålls på marknadsmässiga villkor. Hantering av kommersiellt känslig information ÖENAB lyder under offentlighetsprincipen vilket innebär att handlingar som inkommit till bolaget är offentliga under förutsättning att inte handlingarna i fråga ska hanteras med sekretess. Vilka handlingar som ska behandlas med sekretess bedöms i varje enskilt fall utifrån sekretesslagstiftningen och personuppgiftslagen. ÖENAB tillämpar även de allmänna avtalsvillkoren Nät 2012K och Nät 2009N vilket bland annat innebär att kunden när som helst kan meddela oss om handlingen ska behandlas med sekretess. ÖENAB anser att känslig information är information om elförbrukning, personnummer, adress, avtalstiders längd samt företagets kundregister rörande avtal. Uppgifter om anläggningsid och namn ska anses vara offentliga om de inte bedömts som sekretessbelagda. Vi lämnar ut uppgift om energiförbrukning genom uppvisande av anläggningsid och/eller produktnummer. Genom att efterfråga det kan vi avgöra om efterfrågan är seriös eller inte. Uppgifter om energiförbrukning för företagsabonnenter anses mer känsliga och där kräver vi uppvisande av fullmakt från företaget ifråga för utlämnade av samtliga uppgifter, förutom adress och namn. De IT-system som hanterar kommersiellt känslig information är koncerngemensamma, och omfattar kundsystem, debiteringssystem och mätsystem. Tillgänglighet till dessa IT-system regleras i befattningsbeskrivningen för den anställde.

5 5 (7) Kommersiellt känslig information hanteras endast av personalkategorier som tilldelats uppdraget att hantera denna information. Bedömning för begränsning av behörighet i ITsystemen görs utifrån den anställdes befattningsbeskrivning. Nyanställda inom elnätbolaget får i samband med påbörjandet av anställningen gå igenom vad övervakningsplanen innebär dels för den enskilt anställde och dels vad den innebär för elnätbolaget. Planen är att ständigt utbilda de inom koncernen som i något hänseende berörs av någon koncerngemensam tjänst mellan elnätbolaget och övriga koncernen som handhar kommersiellt känslig information. Inhyrd personal som utför arbete för ÖENAB eller i dess namn ska jämställas med anställda och skall även erhålla information som beskrivs ovan. Anställda inom företaget eller inhyrd personal skall skriva på en förbindelse om sekretess. Utbildning till anställda för att motverka diskriminerande beteenden För att förebygga diskriminering av andra aktörer på elmarknaden antas följande åtgärder : Klargöra övervakningsplanens syfte (för berörda anställda inom förtaget) Årlig utbildning av personal i relevanta delar av ellagen Årlig information av företagets interna rutiner angående känsliga uppgifter. Årlig information angående branschens etiska riktlinjer och rekommendationer. Vid nyanställning, information och utbildning snarast. Tydliggörande av ledningsgruppens stöd av övervakningsplanen: Årlig genomgång av övervakningsplanen i ledningsgruppen och i styrelse. Kontinuerlig information om övervakningsplanen vid arbetsplatsträffar (APT). Stående punkt på ÖENAB elnätsmöten (månadsvis). Säkerställande om personalens deltagande i övervakningsplanen: Slumpmässiga stickprov i arbetssituationer där risk för diskriminering kan uppstå. Rutiner som fångar upp icke uppdaterad personal i vår utbildningsplan som fastställs via utvecklingssamtal. Påminna om att brott mot sekretessbestämmelserna ger straffpåföljder. Disciplinära åtgärder vid avvikelse: Vid mindre avvikelser, i första hand muntlig tillrättavisning. Vid allvarligare situation skriftlig tillrättavisning eller omplacering. Avvikelserapport upprättas alltid vid händelse enligt ovan.

6 6 (7) Ansvarig för övervakningsplanen och rutiner för uppföljning Arbetet med upprättandet av Övervakningsplanen har utförts av en för uppgiften bildad projektgrupp bestående av Anders Zelán, elingenjör inom ÖENAB, Maria Olsson, affärsområdetschef samt Gösta Lindberg, distributionschef inom ÖEAB. Ledningsgruppen ansvarar för genomförandet och uppföljningen av övervakningsplanen, vilken sedan fastställs av VD. Styrelsen har även informerats om innehållet i övervakningsplanen. Ledningsgruppen ansvarar för att erforderliga rutiner för att följa planen tas fram samt att nya rutiner upprättas om avvikelse från planen skulle inträffa. Regelbunden kontroll och uppföljning kommer att ske årligen avseende kundprocesser vid avtalsskrivande, leverantörsbyte, avräkning, IT-system, informationshantering, avbrottsersättning, mätvärdesrapportering och mätarinstallationer. Vårt verksamhetssystem kommer att kompletteras. Offentliggörande av den årliga rapporten Övervakningsplanen fastställs efter beslut av verkställande direktör. Styrelsen skall ha möjlighet att påverka innehållet i övervakningsplanen. Den årliga rapporten avseende övervakningsplanen tas fram och fastställs av elnätsföretagets verkställande direktör. Denna rapport avseende övervakningsplanen publiceras på nätföretagets hemsida senast den 15 mars varje år. Rapporten lämnas ut till den som begär att få ta del av den. ÖENAB skickar även den årliga rapporten till Energimarknadsinspektionen senast den 15 mars varje år. Den årliga rapporten är föremål för en årlig översyn med kontinuerlig uppdatering under året. Den årliga översynen liksom den kontinuerliga uppdateringen dokumenteras i slutet av övervakningsplanen.

7 7 (7) Beslutade och kommande förändringar och andra åtgärder Följande åtgärder kommer att beslutas och genomföras under det kommande året i syfte att åtgärda nödvändiga förbättringar och problem som konstaterats i den årliga rapporten. Åtgärd Utbildning personal inom ÖENAB Utbildning personal inom ÖEAB Upprättande av rutiner IT-system Upprättande av rutiner för avvikelserapportering och åtgärder Upprättande av rutiner för uppföljning av Övervakningsplan Rutiner för reglering av avtal mellan ÖENAB och ÖEAB. Övervakningsplanen kopplas mot vårt verksamhetssystem Ansvarig Personalchef Ekonomichef Affärsområdeschef elnät/distributionschef Örnsköldsvik Kristina Säfsten Verkställande direktör Övik Energi Nät AB