Överlämning och avslut av projekt

Transkript

1 Sida 1 ( 8 ) Överlämning och avslut av projekt Överlämnings- och avslutsmöte av projekt skall protokollföras, mall för detta möte skall användas i tillämpliga delar samt genomgås enligt nedanstående rutinbeskrivning. Överlämning och avslut av projekt sker i tre steg; 1) Tidigt skede av projektet areamätning! 2) Byggtekniskt avslutning - överlämning av projekt till förvaltning - dokumentation 3) Avslut efter garantibesiktning 1. Tidigt skede av projektet areamätning Areamätning Överlämning av projekt till förvaltning Överlämnandemöte Dokument som skall överlämnas till förvaltningen Ansvar Fram till överlämnandet; Efter överlämnandet; Avslutade aktiviteter vid överlämnandet Aktiviteter efter överlämnandet Slutredovisning ekonomi och ÄTA Avslut / arkivering av webb-portaler Avslut av projekt efter garantitid Garantibesiktning Projektpärm Ekonomisk slutredovisning LF... 8

2 Sida 2 ( 8 ) 1. Tidigt skede av projektet areamätning 1.1 Areamätning Areamätning skall utföras i tidigt skede av projektet! Ombesörja att areamätning utföres vid om-, till- och nybyggnadsprojekt. BRA = BTA = RA = Bruksarea framtages och införes på 1:100 dels planritning för underlag för hyressättning samt förvaltningsytor. Bruttoarea framtages och införes på 1:100 dels planritning för underlag till försäkringsanmälan. Rumsarea framtages och införs på 1:100 dels planritningar för samtliga rumsytor som underlag för hyressättning. Överlämna fastställd area (BTA och BRA) till lokalprocessen för uppdatering av objektslista. Ansvarig för objektslistan skickar ut info till övriga processer. Överlämna 1:100 dels planritningar med införda BTA-, BRA- och RA-ytor till lokalprocessen. Olika verksamheter markeras med tydliga gränser mellan tex. dagcentral/hemtjänst/träffpunkt och skola/förskola. Överlämna 1:100 dels fasad och planritningar med införda BTA-, BRAoch RA-ytor till ansvarig för försäkringsanmälan.

3 Sida 3 ( 8 ) 2. Överlämning av projekt till förvaltning Överlämnandemöte skall hållas med LFs förvaltningsprocess, förvaltningsentreprenör och byggprocess, syftet är att säkerställa att samtliga ingående aktiviteter är avslutade. ML 551 Protokoll överlämnandemöte Projektledaren skall vid byggtekniskt avslut överlämna till bygg- och förvaltningsprocessen; 2.1 Överlämnandemöte Överlämnandet ska ske vid ett protokollfört överlämnandemöte som projektledaren kallar till. 1:a överlämnandemöte med förvaltningen och förvaltningsentreprenör skall senast utföras 1-2 veckor innan slutbesiktning av projektet. På detta möte skall uppgifter lämnas till projektledare vilken dokumentation som skall framtagas till nästa överlämnandemöte enl. nedan: - Återstående arbeten - När projektet tas över av förvaltningen. Vilket är dagen efter slutbesiktning om entreprenaden är godkänd. - Service under garantitid - Information / utbildning - Drift och skötselinstruktioner - Relationshandlingar (digitalt): Alla ritningar levereras i cals- och dwg-format Planritningar, sektioner och fasader i 1:100 levereras även i PDF-format Beskrivningar levereras i Excel/Doc- och PDF-format. - Excelfil med förteckning av innehållande filer levereras. RB 311 Cad manual ej klar - Uppfärgade planer på olika golvmaterial / golvritning - Orienteringsplan för fläktrum, UC, inkommande vatten och ä El l

4 Sida 4 ( 8 ) värme, Elcentraler - Fastighetsspecifik teknisk beskrivning av objektet - Varugarantier, produktinformationer - Objekts- samt fastighetsbeteckningar ML 552 Teknisk beskrivning av projektet ML 554 Fastighetsbet + datum - Banksäkerheter / garanti eller motsvarande, original skall förvaras i kassaskåp av projektledaren samt bevakas att dessa återlämnas / skrivs ner. Överlämnandemöten fortgår till all dokumentation är överlämnad från projektet.

5 Sida 5 ( 8 ) 2.3 Dokument som skall överlämnas till förvaltningen - DU-instruktioner, 1 CD samt 3 pärm - Relationsritningar, 1 CD - Orienteringsplaner - Teknisk beskrivning - Särskilda varugarantier - Produktinformation - Slutbesiktningsprotokoll och utlåtande + efterbes. Protokoll - Miljödokumentation - Energiberäkningar - Besiktningsprotokoll / Förenklad besiktning-, syneprotokoll - Samordnad funktionsprovning 2.4 Ansvar Fram till överlämnandet; - Drift PL - Skötsel PL - Städning ut- och invändigt PL - Snöröjning PL Efter överlämnandet; - Åtgärd av fel under garantitiden PL - Garantiarbeten PL - Övrigt Förvaltn Avslutade aktiviteter vid överlämnandet - Slutbesiktning av bostäder, allmänna utrymmen och garage - Åtgärder enligt slutbesiktning och myndighetsbesiktningar - Uteplatser och entréområden - Tvättstuga och miljöstationer - Slutstädning - Passersystem - Garage och p-platser - Brandsyn

6 Sida 6 ( 8 ) Aktiviteter efter överlämnandet - åtgärd av fel som framkommit efter överlämnandet PL - tilläggsarbeten PL 3.5 Slutredovisning ekonomi och ÄTA Projektledaren skall för beställaren redovisa projektets slutliga ekonomiska status. ML 530 Projektbudget och slutkostnadsprognos 3.6 Avslut / arkivering av webb-portaler Projektledaren skall se till att dokument och handlingar som lagrats i exempelvis Byggnet, Projektplace etc arkiveras och stängs ner.

7 Sida 7 ( 8 ) 3. Avslut av projekt efter garantitid 3.1 Garantibesiktning Garantibesiktning avropas via Projektledaren 3.2 Projektpärm Projektdokumentation från projektledare skall överlämnas i samband med garantibesiktning med 1 omg digitalt format *1), enligt nedan; ML 550 Projektpärm innehållsregister Allmän kortfattad beskrivning av projektet Uppdragsbekräftelser och beställningar Annons Anbud Förfrågningsunderlag Myndigheter Protokoll Korrespondens Handlingar Ekonomi / Budget Besiktningar Energi- och miljödokumentation Fotodokumentation *1) Ev 1 omg pappersformat enligt ök med beställaren. en skall ombesörja att projektpärm sparas och dokumenteras enligt dokumenthanteringsplan. RL 360 Dokumenthanterings plan en

8 Sida 8 ( 8 ) 3.3 Ekonomisk slutredovisning LF Efter garantitidens slut, avslutas projektet och slutredovisas i KF eller SPN.