I pärmen känner alla igen sig

Transkript

1

2 I pärmen känner alla igen sig Marcus Bengtsson på Tengbom, Nils Holmberg på NCC, Inge Johansson på Backgårdens Bygg, Johanna Holm Bodin och Erika Persson på Basark använder Pärmen.se. De uppskattar alla enkelheten med systemet. Här kan ni ta del av deras erfarenheter. Nils Holmberg NCC Inge Johansson Backgårdens Bygg Byggare Bob fast på riktigt Nils Holmberg är platschef på NCC i Göteborg där han till 99% arbetar med olika totalentreprenader. För tillfället är han sysselsatt med ett uppdrag från Volvo Lastvagnar. NCC uppför ett skaklaboratorium, där lastbilarnas hjulaxlar ska plågas och testas. Det är många delar som ska samsas i det här komplicerade projektet och NCC använder sig bland annat av Pärmens resurser för att hålla ihop det. Nils Holmberg har tre års daglig erfarenhet av Pärmen, han kan också jämföra med andra system. Pärmen vinner på dess enkelhet som också gör att systemet faktiskt används. Vissheten om att 30 till 50 personer var och en med sin viktiga pusselbit i projektet kan hållas uppdaterade innebär en stor avlastning för hans dagliga arbete. Det är enormt viktig för mig som är ansvarig att alla som arbetar med projektet har rätt dokument och rätt version, betonar Nils. Det jag uppskattar allra mest med Pärmen med sina ikoner, är att det är lika enkelt att använda som Byggare Bob och Mulle Meck som ungarna hade hemma på datorn. Fast vi hanterar förstås projekt i mångmiljonklassen, och det är på riktigt. Av byggare för byggare Backgårdens Bygg i Lidköping har arbetat med Pärmen sedan systemet lanserades för tre år sedan. Projektledaren Inge Johansson berättar att de för tillfället har ca 70 projekt i olika stadier i Pärmen. Det största projektet är en gymnasieskola, med en produktionskostnad på 175 miljoner, som företaget nu har byggt för Lidköpings kommuns räkning. För ett företag som Backgårdens Bygg är det många olika leverantörer, organisationer och instanser inblandade under den tid projektet löper. Inge Johansson säger att han mötte en hel del skeptiker till Pärmen under den första tiden. Men han anser också att de ändrade mening när de väl loggat in och mött Pärmens enkla användargränssnitt. Att Pärmen är gjord av byggare för byggare är något Inge Johansson gärna stryker under på: Det är väldigt sällan vi har problem med Pärmen, men när det hänt har CAD Specialisten varit mycket lyhörda och snabbt gjort nödvändiga korrigeringar. Den här direkta och snabba kontakten mellan oss som bygger hus och dem som bygger Pärmen innebär att vi har haft en hel del med systemets utveckling att göra, säger en på det hela taget nöjd byggare.

3 Marcus Bengtsson Tengbom Johanna Holm Bodin Erika Persson Basark Kommunikatören för alla Marcus Bengtsson är CAD-samordnare på Tengbomgruppens AB Stockholmskontor. De flesta projekten har korta ledtider med höga kvalitetskrav och då är centraliserad kommunikation avgörande för att uppnå hög effektivitet. Tengbom har flera års erfarenhet av att arbeta med Pärmen i olika typer av projekt, med allt från 20 till mer än 100 personer inblandade. Beställare, konsulter och entreprenörer ska effektivt dela information med varandra. Det är mycket tal om olika projektpooler i vår bransch, men de fungerar oftast som lagringsplatser med hundratals filmappar. Det är krångligt och ger inte något direkt mervärde för användarna eller projekten, menar Marcus Bengtsson. Med Pärmen får vi en central lagring, med en bekant struktur och tydlig märkning av filerna. Vi får dessutom en effektiv kommunikation, tack vare de inbyggda distributionsfunktionerna är det enkelt att dela information och lita på att alla får tillgång till den. Den är byggd på ett sätt att alla kan känna igen sig. I klartext innebär det att vem som helst kan hitta, förstå och ta till sig information. Med versionshanteringen är det lätt gå tillbaka och följa projektets historik och se vad filerna innehåller. Pärmens enkla gränssnitt gör att alla kan dela information oavsett datakompetens, menar Marcus allra sist. Allt blir så mycket enklare Johanna Holm Bodin och Erika Persson på Basark är två typiska Pärmenanvändare. Som arkitekter i projektet Kv Gångjärnet 1 blev de anslutna till Pärmen av Kärnhem som är byggherre. Projektet är en nyproduktion av äldreboende i Norrköping där Basark arbetar med projektet från programskede fram till färdigt förvaltningsunderlag. Först tänkte vi -Vad har vi nu råkat ut för?, berättar Johanna. Som arkitekter har vi ställts inför olika system genom åren. Väldigt snabbt märkte vi att Pärmen fungerar. - Jag har arbetat med denna kategori av projekt i snart 20 år. Jag vill förstås och försöker hela tiden effektivisera vårt arbete, minska på administration i projekten för att kunna lägga mer tid på de roliga och utmanande momenten. Med Pärmen har vi fått en stor hjälp i detta. - Den information jag behöver finns alltid där. Tidigare fick jag jaga folk, ibland i dagar. Nu hittar jag allt direkt och sparar väldigt mycket tid! Bara en sådan sak som att adresslistan skapas automatiskt och hålls uppdaterad är verkligen bra. Johanna menar att en av fördelarna med Pärmen är dess fokus på byggprojektens behov. Det finns inte en massa funktioner som man ändå inte använder. - I kommande projekt kommer vi absolut rekommendera Pärmen, allt blir så mycket enklare avslutar Johanna och Erika!

4 Tillgänglighet, spårbarhet, transparens i alla dina byggprojekt Pärmen Byggprojekt är skräddarsytt för bygg- och fastighetsbranschen, där enkelheten satts i främsta rummet. Vi har kombinerat en kraftfull och intelligent systemkärna med ett enkel utseende på skärmen. Allt är sedan användarvänligt integrerat med CAD- och distributionsverktygen. Lösningen ska efterlikna och effektivisera för alla beställare, arkitekter, konsulter, entreprenörer m fl genom hela byggprocessen. Alla dokument, ritningar, protokoll, beskrivningar etc hanteras. Vi kan bara hålla med den kund som på en visning spontant ropade Äntligen enkelt!. Lika funktionellt som bokhyllan Pärmen Byggprojekts utseende efterliknar den traditionella bokhyllan med projektpärmar som du har på ditt kontor. I bokhyllan når du alla de projekt som du deltar i. På hyllan finns även den personliga pärmen som innehåller dina företags- och personuppgifter. Här kan du även lagra egna distributionslistor. Blocket på bokhyllan innehåller digitala rekvisitioner för beställning av utskrift. Här sparas de beställningar du gjort. I pärmen finns register och flikar för ritningar, protokoll, pm, tidsplaner, deltagare m m. Meddelandehantering Via den inbyggda meddelandehanteringen kan projektgruppen lätt hållas uppdaterad om förändringar i projektet.

5 Enkelt, men kraftfullt Via pärmens olika flikar väljer du vilket register som du vill arbeta under. Varje flik har sina unika egenskaper där protokoll, ritningar, förteckningar o.s.v. kommer att lagras. Fliken för CAD-projektering är anpassad för att på bästa sätt tillmötesgå cadanvändarnas krav på enkel filuppladdning samt automatisk metadataregistrering från ritningshuvudetögonblick. Handlingsförteckning Ritningsförteckningen är utformad på ett traditionellt sätt där behörig person kan upprätta och presentera sina underlag så som han/hon önskar. Här anges även vilken status ritningen har (t ex förfrågningsunderlag eller bygghandling.) Skapa urval Direkt från Pärmen Byggprojekt kan ett eller flera urval skapas. Urvalen symboliseras som halvryggspärmar och placeras bredvid vald projektpärm. Genom att märka handlingar i projektpärmen kan urvalspärmen skapas och hållas uppdaterad automatiskt. Det går sedan att bjuda in nya deltagare direkt till urvalspärmen. Beställa utskrifter Med det inbyggda distributionsblocket kan du enkelt beställa ritningskopiering och distribution på över 30 orter i Sverige. Distributionslistor och betalarinformation kan naturligtvis sparas för att kunna återanvändas. Inbyggd Viewer Via den inbyggda viewern kan du titta på och även skriva ut ritningar och andra handlingar som finns i pärmarna. Viewern hanterar över 250 olika filformat och öppnar ritningar på ett ögonblick.

6 Tillgänglighet, spårbarhet och kontroll i alla dina upphandlingar Pärmen Förfrågan är en tjänst för hantering av förfrågningsunderlag och dess utskick. Ofta är det en tidsödande manuell process att sammanställa och distribuera förfrågningsunderlag för privat och offentlig upphandling. Lägg därtill tiden det tar för kompletterande utskick eller att lägga till mottagare till en förfrågan som redan distribuerats. Samtliga dessa görs enkelt och smidigt i Pärmen Förfrågan. Upprätta förfrågningsunderlaget På samma sätt som en fysisk förfrågningspärm skapas, upprättas en digital motsvarighet med datorns alla fördelar. De handlingar som ska ingå i ett förfrågningsunderlag hämtas antingen från Pärmen Projekt eller Pärmen Förvaltning eller laddas upp från den egna datorn. Ni kan självklart bjuda in andra deltagare som kan förse förfrågningspärmen med relevant information som exempelvis AF-del, beskrivningar, ritningar m m. Mottagare Själva utskicket görs i några få enkla steg. Under fliken mottagare väljer man de leverantörer eller entreprenörer som ska ta del av förfrågningsunderlaget. Samtliga mottagare kan sparas i distributionslistor för att snabbare kunna hämtas vid en upphandling. Distributionslistan kan sparas i en personlig pärm för endast personlig åtkomst eller i en gemensam leverantörspärm där personer inom det egna företaget kan hämta de sparade mottagarna. Med en kryssmarkering väljer du sedan om förfrågningsunderlaget även skall skickas ut via papperskopior eller endast i digital form. Genom integration med OPIC:s annonseringsverktyg kan man även enkelt skapa annons för offentlig upphandling.

7 Publicera förfrågningen När samtliga handlingar är upprättade och mottagarna är valda väljer man sedan att publicera förfrågningsunderlaget. I samband med publiceringen aviseras samtliga mottagare via e-post. Från en länk i meddelandet loggar man sedan in på Pärmen och kan där hämta underlag och eventuella kompletteringar. Viewer + utskrifter Med hjälp av inbyggd Viewer kan mottagarna titta och skriva ut alla typer av handlingar direkt från skärmen. Med en knapptryckning kan man även beställa valfritt antal omgångar papperskopior på hela eller delar av underlaget. Komplettering När en eller flera handlingar laddas upp till en redan publicerad förfrågan skapas med automatik en komplettering. De nya handlingarna märks med en PM-not, exempelvis KF1, och markeras tydligt i huvudförfrågan. När kompletteringen publiceras skapas ytterligare en pärm som i detta fall innehåller de nya handlingarna. Denna pärm är utformad som en kvartspärm med den aktuella PM-noten på pärmryggen. I huvudförfrågan kan man nu se samtliga handlingar inklusive alla ingående kompletteringar. Under mottagarfliken kan man när som helst komplettera med nya mottagare. På detta sätt kan man under hela anbudstiden lägga till nya mottagare som garanterat får ta del av samma informations som övriga mottagare. Anbud Samtliga mottagare har möjlighet att digitalt lämna anbudet. På detta sätt har man hela förfrågan samlad på en och samma plats, samtliga handlingar, samtliga kompletteringar och även samtliga anbud. Frågor och svar Samtliga mottagare kan under hela anbudstiden ställa frågor i pärmen gällande upphandlingen. Alla frågor presenteras med anonym avsändare för samtliga mottagare av upphandlingen. Alla kan också läsa samtliga svar från upphandlaren. Dessutom loggar pärmen vilka som läser informationen med tid och datum. Allt för att kunna säkerställa att alla tar del av den publicerade informationen.

8 Tillgänglighet, spårbarhet och kontroll i hela din förvaltning Pärmen Förvaltning är en tjänst för den aktiva förvaltaren där samtliga dokument rörande en fastighet lagras. Dokument som relationshandlingar, taxeringsbevis, kontrakt, OVK protokoll, driftinstruktioner m m. Förvaltare, driftspersonal, projektörer m fl kan enkelt ges tillgång till den lagrade informationen. Till den aktuella pärmen bjuder man in de personer som ska ta del av den information som lagrats. Här kan förvaltare, driftspersonal, projektörer etc snabbt hitta och granska relevant information. Beroende på vilken roll man har, skapas även olika behörigheter till förvaltningspärmen så att endast rätt information blir åtkomlig. Lokal och central information Varje objekt förses med två förvaltningspärmar, en central och en lokal. Den lokala pärmen innehåller de dokument som är knutna mot det aktuella objektet. Här lagras t ex gravitationsbevis, köpehandlingar, relationshandlingar, driftinstruktioner. I den centrala pärmen lagras de dokument som är centralt knutna mot objektet, exempelvis städavtal och snöröjning. Naturligtvis kan ytterligare pärmar knytas till fastigheten där t ex en bostadsrättsförening kan lagra den information som genereras i form av protokoll m m. Objektsbeskrivning Till varje lokal objektspärm redogörs en noggrann objektsbeskrivning. Här anges alla typer av ytor, exempelvis bruttoareor, nettoareor och städytor. Resultatet kan sedan nyttjas för att enkelt beräkna olika uthyrningsgrader, städytor eller delar av ytor inom ett fastighetsbestånd.

9 Drift och underhåll När ett besiktningsprotokoll lagras anges status, nästkommande besiktning samt antal dagar som man vill att systemet ska påkalla uppmärksamhet för innan nästa kontroll. Det möjliggör att ha full kontroll på alla löpande besiktningsintervall som förekommer och veta besiktningarna ska ske i god tid. Statusen för dokumentet består av tre steg där dokumentet ges ett okej (om allt är under kontroll), bör kontrolleras (när något bör åtgärdas) åtgärda (datum för kontroll har överskridits). De olika statusen styrs enkelt med olika färger. Relationshandlingar Ritningar, CAD-filer, beskrivningar osv lagras för att man snabbt ska kunna titta och skriva ut aktuella handlingar. Här kan även projektörer och entreprenörer direkt få behörighet för att snabbt komma åt relevant information. Styrdokument Pärmen erbjuder styrdokument som består av enkla men konkreta rutiner för hur informationen som lagras i systemet ska hållas uppdaterad. IT-planer, CAD-manualer, ändrings-pm m m sammanställs och godkänns för att noga beskriva hur projektörer och entreprenörer levererar relationer till er förvaltning. Drift och sekretess Driften av systemet sker hos professionell leverantör. Anläggningen är bemannad dygnet runt. Den innehåller en rad avancerade säkerhetssystem såsom avbrottsfri elkraft, högpresterande klimatanläggning, laserdetekterande brand- och släckningssystem, skalskydd med tillgänglighetskontroll och fysisk säkerhet samt internetaccess via tre fysiskt separerade anslutningar. Samtliga anställda som hanterar systemet eller information som rör verksamheten är bundna med sekretessavtal.

10 Full kontroll på avtalen En mycket kraftfull avtalshantering för organisationer som vill ha full kontroll. Som i all hantering med Pärmen är det dokumentet som är grunden. När avtalet är klart lägger man in det i Pärmen och fyller i uppgifter om avtalet. Här väljer man vem som är handläggare av avtalet, vilka avtalsparterna är och avtalstider inklusive hur förlängning sker, och kanske det viktigaste när påminnelsen ska aktiveras. Påminnelser värda namnet När det är dags att titta på avtalet skickas ett mail med påminnelse ut till den registrerade handläggaren. Om den personen av någon anledning inte kvitterar påminnelsen skickas det vidare till nästa person i den definierade påminnelsekedjan. Om inte heller den personen kvitterar skickas det vidare till en tredje nivå. Alla avtal som ska behandlas byter status från OK (allt är under kontroll), till Bör kontrolleras (när något ska åtgärdas). Ett avtal som lämnas obehandlat får statusen Ska åtgärdas (datum för kontroll har överskridits). De olika statusen syns enkelt med olika färger. Hela organisationens avtal samlade Alla avtal som finns i respektive förvaltningspärm kan man enkelt titta på i en samlad bild i organisationspärmen. Här väljer man om man vill se avtalen per avtalstyp, fastighet, förfallodatum eller per handläggare. Det ger organisationen ett fullständig bild över t ex vilka avtal som ska omförhandlas närmaste tiden och hur arbetsbelastningen per medarbetare kommer att bli framöver. Man ser också direkt om något avtal har annan status än OK. I den personliga Pärmen ser varje användare på samma sätt de avtal man är handläggare för, per avtalstyp, fastighet eller förfallodatum.

11 Ett säkert arkiv Pärmen Arkivering är en tilläggstjänst för att arkivera Pärmen Byggprojekt och Pärmen Förfrågningar på ett säkert och billigt sätt. Med fullständig historik blir all dokumentation i de gamla pärmarna enkelt åtkomlig. Tillsammans med Pärmen Förvaltning går det dessutom att samla de arkiverade projekten under respektive förvaltningsobjekt. Vägen till ett användbart arkiv 1 Förstudie Vi upprättar tidsplan och går igenom allt analogt och digitalt material. 2 Inhämtning Vi hjälper till att inhämta handlingar dels från interna arkiv men även från externa projektörer och entreprenörer. 3 Scanning Ritningar och bildkort scannas och finjusteras för att erhålla högsta digitala kvalitet. 4 Inregistrering Samtliga handlingar kategoriseras och registreras i systemet. 5 Styrdokument IT-Plan, manualer och lathundar sammanställs och godkänns. 6 Implementering Berörd personal utbildas och arkivet sätts i drift. 7 Uppdatering Kontinuerlig support för att hålla samtliga relationer aktuella. Säkerhet Informationen i Pärmen Arkivering är låst så att inga förändringar kan göras efter arkivering. Endast de personer som väljs får behörighet till Pärmen Arkivering. Arkivets flikar Arkivet behåller samma flikar som den ursprungliga pärmen för att all information ska vara intakt. Fliken projektledare Under projektdeltagare visas de personer som tidigare var deltagare i det arkiverade projektet.

12 Enkelt, men mycket kraftfullt Med över användare, 6000 företag, 1500 projekt har Pärmen.se blivit en succé. I den här broschyren får du en överblick över de olika lösningarna. Önskas mer information, kontakta oss eller besök printeliten.se eller pärmen.se Läs också om några av våra kunders erfarenheter på sidan 2-3. Byggprojekt Pärmen Byggprojekt är en tjänst för bygg- och fastighetsbranschen. Ett utseende som liknar den analoga pärmen kombinerat med en kraftfull och intelligent systemkärna. Projektgruppens alla dokument, ritningar, protokoll, beskrivningar m m kan hanteras. Förfrågan Pärmen Förfrågan är en tjänst för att hantera den ofta tidsödande processen att sammanställa och distribuera förfrågningsunderlag för privat och offentlig upphandling. Hanteringen av kompletterande utskick, mottagare och anbud fungerar mycket smidigt. Förvaltning och avtal Pärmen Förvaltning är en tjänst för förvaltaren där samtliga dokument rörande en fastighet lagras, relationshandlingar, taxeringsbevis, kontrakt, OVK protokoll, driftinstruktioner m m. Förvaltare, driftspersonal, projektörer etc kan snabbt ges tillgång till den lagrade informationen. Arkiv Pärmen Arkivering är en tilläggstjänst för att arkivera Byggprojekt och Förfrågningar på ett säkert och billigt sätt. Informationen är låst så att inga förändringar kan göras efter arkivering. De personer som väljs har behörighet. Printeliten Printeliten är ett serviceföretag som erbjuder komplett service inom ritningshantering, trycksaker, utställning och stora bilder. Vår affärsidé är att serva våra kunder med högsta kvalitet, bästa pris och personliga service och naturligtvis i rätt tid. Butikerna finns i Borlänge, Falun och Örebro. Printeliten är återförsäljare för Pärmen.se i Dalarna och Närke. CAD Specialisten CAD Specialisten levererar koncept inom CAD och dokumenthantering till Bygg- och Fastighetsbranschen och till industriföretag. Vårt uppdrag är att spara tid och pengar åt våra kunder och skapa nya värden som ökar deras konkurrenskraft. Pärmensystemet grundar sig på de behov vi har uppfattat under mer än 20 år som leverantör till branschen. BORLÄNGE Hagavägen FALUN Trotzgatan ÖREBRO Engelbrektsgatan