Automatisk Telefonist (021-10) Användarmanual 1 (1)

Transkript

1 Automatisk Telefonist (021-10) Användarmanual 1 (1)

2 Innehåll Syfte... 3 Tips... 3 Översikt... 4 Att söka någon med Netwise Auto Attendant... 4 Flera med samma namn... 4 Organisationsträd... 4 Traditionell organisationsstruktur... 4 Unikt namn... 5 Personen är tillgänglig... 5 Personen har en gällande aktivitet registrerad... 5 Upptaget... 5 Inget svar... 5 Menyval... 6 Genvägar... 6 Meny... 6 Avdelning (6)

3 Syfte Manual och tips för att underlätta användandet av den röststyrda telefonisten Netwise Auto Attendant 6.1. Tips Tjänsten automatisk telefonist är röststyrd, vilket kan kännas nytt och ovant. Här kommer några tips för att underlätta användandet av tjänsten och öka igenkänningsgraden. Prata inte för långsamt! Den bästa igenkänningen uppnås om man pratar tydligt, i normalt tempo och utan pauser. Att prata onödigt långsamt ger oftast sämre resultat. Du behöver inte vänta! Fördelen med att prata med en dator är att man inte behöver vara artig och lyssna klart. Det går alldeles utmärkt att avbryta en uppläsning om man vet vad man ska säga. Användandet går då mycket snabbare. Säg repetera för att få höra den senaste frågan igen. Det är ett mycket bra kommando som man kan säga när som helst. Använd detta om du har svårt att göra dig förstådd. Ifall det förekommer mycket bakgrundsljud, du har en dålig telefonförbindelse eller om du t.ex. harklar dig kan den tolka detta som ett svar. Du kan hamna i en situation där du svarar på fel fråga så att den väntar på att du ska säga något helt annat än vad du tror. Säg avbryt för att börja om från början av dialogen. Detta kommando kan man säga när som helst. Använd det om du hamnar i en situation där du har svårt att göra dig förstådd, eller om du vill avbryta t.ex. en uppkoppling av ett samtal eller inmatning av en aktivitet. 3(6)

4 Översikt Netwise Auto Attendant är en röststyrd tjänst tänkt att användas som komplettering till vanliga telefonister. Den används till att söka personer inom ett företag. I stort fungerar den så att man säger namnet på den man söker och är personen på plats blir man kopplad. Om den sökta personen har en aktivitet registrerad läses aktivitetsinformation och återkomsttid upp varefter en meny med ett antal alternativ presenteras. Exempel på menyalternativ är röstbrevlåda och uppläsning av mobilnummer. Auto Attendant informerar även om den man söker talar i telefon eller inte svarar samt ger möjlighet att välja bland menyalternativen. Det finns även ett antal genvägar i systemet för att göra Netwise Auto Attendant ännu smidigare att använda. Nedan beskrivs funktioner och genvägar utförligare. Att söka någon med Netwise Auto Attendant Ring Netwise Auto Attendant på telefonnummer (021-10) Säg för- och efternamn på den du söker. På ett stort företag kan det hända att det finns flera personer med samma namn. I så fall måste fler frågor besvaras för att ta reda på vilken av dessa personer som söks. När Auto Attendant hittat en unik person kopplas samtalet om personen är tillgänglig. I annat fall får man möjlighet att söka personen på alternativt sätt enligt de alternativ som ges eller t.ex. lämna ett röstmeddelande. Flera med samma namn När Auto Attendant hittar flera personer med det sökta namnet är beteendet olika beroende på hur organisationsstrukturen är uppbyggd i CMG. Gemensamt är att antalet personer och det uppfattade namnet läses upp. Skulle det vara fel namn säg nej eller avbryt för att göra en ny sökning. Organisationsträd Organisationsträdet i CMG erbjuder en smidigare lösning på problematiken med multipla namn. Beroende på konfiguration läses namnen på de största organisationsenheterna alternativt alla avdelningsnamn upp med hjälp av Text-Till-Tal (syntetiskt tal). Man får därefter möjlighet att säga namnet på den organisationsenhet/avdelning där personen man söker arbetar. Om man söker Kalle Persson som arbetar på Säljavdelningen och det även finns en Kalle Persson på Utbildningsavdelningen, frågar Auto Attendant följande: På vilken avdelning arbetar den du söker? Sälj eller utbildning? Säg sälj för att bli kopplad till Kalle på säljavdelningen. Om det däremot finns två Kalle Persson på samma avdelning kan inte Auto Attendant avgöra vilken av dem som söks. Då erbjuds valet att koppla samtalet till en verklig telefonist. Traditionell organisationsstruktur Då flera personer har samma namn används antingen inspelat avdelningsnamn, eller om det inte finns, anknytningsnummer för att skilja personerna åt. Auto Attendant läser upp antingen avdelningsnamnet eller anknytningsnumret för de olika personerna i turordning och man får ange vilket nummer som motsvarar den man söker. 4(6)

5 Unikt namn När Auto Attendant har hittat ett unikt namn, antingen direkt eller efter avdelningsfrågor, ges olika val beroende på om den sökta personen är tillgänglig eller inte. Följande alternativ finns. Personen är tillgänglig Om personen inte har någon gällande aktivitet registrerad, läses namnet upp och samtalet kopplas. Om namnet inte stämmer överens med det namn du sa, säg nej eller avbryt för att avbryta uppkopplingen och göra om sökningen. Personen har en gällande aktivitet registrerad Personens namn läses upp som en bekräftelse på att Auto Attendant har uppfattat rätt. Om namnet är fel, säg nej eller avbryt för att göra om sökningen. Efter namnet läses aktivitetsinformation och återkomsttid upp samt ett antal menyalternativ, t.ex. Kalle Persson är på lunch och väntas åter klockan tolv. Säg något av: uppläsning av direktnummer, SMS med mobilnumret, röstbrevlåda. För att välja ett alternativ, säg dess namn, t.ex. röstbrevlåda. Se förteckningen över möjliga menyalternativ nedan. Upptaget Om den sökta personen talar i telefon meddelas detta och menyalternativen läses upp enligt samma princip som i exemplet med gällande aktivitet. Inget svar Om personen inte svarar tar Auto Attendant tillbaka samtalet och menyalternativen läses upp enligt samma princip som i exemplet med gällande aktivitet. 5(6)

6 Menyval När en person inte är nåbar kanske man vill tala in ett röstmeddelande, söka någon annan eller prova att ringa mobilen. Det finns därför ett antal menyalternativ som skapas av systemadministratören. Följande alternativ finns att välja mellan i CMG Voice 6.1. Röstbrevlåda Lämna ett röstmeddelande till den sökta personen. Telefonist Samtalet kopplas till en vanlig telefonist. Mobil Samtalet kopplas till personens mobiltelefon. Nummersändning på SMS Den som ringer skickar sitt telefonnummer med SMS till den sökta personens mobiltelefon. Nummersändning via mail Den som ringer skickar sitt telefonnummer till den sökta personen med mail. Uppläsning av direktnumret Auto Attendant läser upp den sökta personens direktnummer. Uppläsning av mobilnumret Auto Attendant läser upp den sökta personens mobilnummer. SMS med mobilnumret Säg eller knappa in ett mobilnummer, så skickas den sökta personens mobilnummer med SMS. SMS med direktnumret Säg eller knappa in ett mobilnummer, så skickas den sökta personens direktnummer med SMS. Ny sökning Sök någon annan med hjälp av Auto Attendant. Aktivitetsinformation Den sökta personens aktivitetsinformation läses upp, t.ex. Kalle Persson är på möte och återkommer klockan 14:30. Genvägar Meny För att få höra en persons menyalternativ direkt, säg personens namn följt av meny, t.ex. Kalle Persson meny. Det kan t.ex. fungera som en slags nummerupplysningstjänst där man kan få veta direktnumret eller mobilnumret utan att bli kopplad. Avdelning Denna genväg kan endast användas då organisationsträdet används i CMG. Om man brukar söka en person och få flera träffar och man vet vilken avdelning/organisation personen arbetar på, kan man säga <personens namn> på <avdelning>, t.ex. Kalle Persson på sälj. Detta ger en unik träff på en gång och snabbar därför upp sökningen. Notera: Det går att kombinera denna genväg med de två tidigare beskrivna. Det går alltså att säga Kalle Persson på säljavdelningen mobil eller Kalle Persson på säljavdelningen meny. Viktigt är dock att avdelningsnamnet måste komma först. 6(6)