Burlövs kommun. Granskning av rutiner för utförande av beställningsuppdrag inom Kommuntekniks verksamhet. Per Pehrson

Transkript

1 Burlövs kommun Granskning av rutiner för utförande av beställningsuppdrag inom Kommuntekniks verksamhet Per Pehrson

2 Granskningens syften Vilka regler gäller för utförande av arbete till externa uppdragsgivare och till kommunen? Vilka typer av arbete har utförts 2010 och hur stor är omfattningen? Hur ser rutiner, arbetsfördelning och uppföljning ut? Hur görs fakturering? Nämndens uppföljning och interna kontroll?

3 Avgränsningar Granskningen omfattar grävningstillstånd/markåterställning och asfaltering, skötsel av grönytor, vinterväghållning samt VA-arbeten utförda till ABMA Fakturering av tjänster till kommunens VAabonnenter har redan utretts internt och omfattas inte granskningen

4 Regler avseende utförande av tjänster till externa uppdragsgivare Markåterställning efter grävningar av externa organisationer kan antingen göras av grävande organisation eller av Kommunteknik beroende på om Kommunteknik har tillgänglig kapacitet. Under 2010 har Kommunteknik inte haft resurser att utföra markåterställning åt externa organisationer. Till privatpersoner utför Kommunteknik varken asfaltering, gräsklippning/grönyte-skötsel eller vinterväghållning.

5 Omfattning på externa tjänster 2010 Grävningstillstånd/ markåterställning ca Gräsklippning Vinterväghållning ABMA 125 tkr 7 tkr 31 tkr 210 tkr

6 Noteringar och kommentarer Under granskningen har framkommit att fakturering av grävningstillstånd/markåterställning släpar för 2008, 2009 och 2010 med ca 300 tkr. Eftersläpningen förklaras internt bero på personalbrist, hög personalomsättning samt att eftersläpning i VAdebitering givits högsta prioritet för att den gällt betydligt större belopp. Inte bara faktureringen har brustit, utan hela rutinen har varit klart otillfredställande. En ny rutin har utformats och skall förhoppningsvis råda bot på saken fom 2011.

7 Banverket har grävt vid Åkarps station för ca 3 år sedan, men Kommunteknik har fortfarande inte återställt och fakturerat Banverket. Under 2010 har tjänster till ABMA varit mer omfattande än normalt (210 tkr) pga ny pumpstation. Fom 2011 överförs Burlövs kommuns VA-verksamhet till VA Syd. Åtminstone inledningsvis kommer Kommunteknik att leverera vissa tjänster till VA Syd.

8 Kommunteknik har endast fakturerat ABMA 208 kr per arbetstimme, vilket understiger Kommuntekniks totala självkostnad. Bland annat ingår inte kostnader för fordon och vissa gemensamma kostnader. På grund av överföring av VA-verksamheten till VA Syd, så har självkostnaden för VA-tjänster till ABMA och VA Syd omkalkylerats till 355 kr per timme. Utöver i denna granskning omfattade intäkter så fakturerar berörd assistent på Samhällsbyggnadsförvaltningen även bygglov, tillstånd för egensotning, rivningslov, brandfarlig vara, jordbruksarrenden, tomträtter, odlingslotter, kolonilotter och lokalhyror.

9 Slutsatser och rekommendationer rutiner Eftersläpande fakturering för åren 2008, 2009 och 2010 är under åtgärdande. Den nya rutinen för grävningstillstånd/markåterställning har upprättats i slutet av 2010 och tas i princip i bruk först under Prissättningen gentemot ABMA bör ses över. Det finns ingen anledning att Burlövs kommun inte skall ta ut full självkostnad eftersom men endast äger 45 % av ABMA. Retroaktiv prisjustering för 2010 bör övervägas.

10 Vad gäller fakturering av grävningstillstånd/markåterställning anser vi att det finns fördel i att fakturera grävningstillstånd när tillståndet ges och att sedan fakturera markåterställning när den är slutförd och besiktigad. Rutinbeskrivningar bör upprättas för alla väsentliga rutiner och bör, för att vara aktuell, lagras och återsökas via intranätet. Där bör även eventuella tillämpningsanvisningar finnas. Det är en låg grad av datorisering/automatisering av Kommuntekniks faktureringsrutiner. Det innebär att registrering måste göras flera gånger av samma uppgifter och att möjligheter automatisk avstämning och uppföljning saknas.

11 Ett helhetsgrepp bör tas på Samhällsbyggnadsförvaltningens externa fakturering. Vissa delrutiner/intäktsströmmar är så små att det knappast är kostnadseffektivt att skräddarsy rutiner för dem. Förvaltningschefens ambition är att införa ett nytt system där all personal registrerar hur deras arbetstid fördelar sig på olika arbetsuppgifter, maskintider, utlägg mm registreras samt att man utifrån systemet fakturerar både internt och externt.

12 Slutsatser och rekommendationer intern kontroll Rutinbeskrivningar är en viktig utgångspunkt vid planering av intern kontroll. Sådana saknas för flera delrutiner i den externa faktureringen. Eftersom många delrutiner är små, är det lämpligt att göra en heltäckande rutinbeskrivning över de externa intäktsströmmarna. För alla väsentliga och/eller förtroendekänsliga verksamheter/verksamhetsdelar bör det upprättas riskoch väsentlighetsanalyser. Dessa skall dels vara underlag för den dagliga verksamheten inklusive utformning av rutiner, dels vara underlag för planering av intern kontroll.

13 Under året planerade interna kontroll-moment bör när så är möjligt alltid utföras innan november månads utgång och rapporteras innan december månads utgång. Först därefter kan nämndens årsrapport över intern kontroll upprättas. När ett väsentligt problem har konstaterats (t ex VAfaktureringen eller fakturering av grävningstillstånd/markåterställning), bör omgående problemlösning påbörjas och eventuella finansieringsbehov signaleras. Om planerad intern kontroll hade utförts tidigt under 2010, så skulle problemet med icke fungerande rutin och flerårig eftersläpning av fakturering av grävningstillstånd/markåterställning blivit uppmärksammat och förhoppningsvis åtgärdat långt tidigare. Nu har problemet kommit i fokus först vid denna granskning.

14 Sammanfattningsvis har följande framkommit av granskningen Fakturering av grävningstillstånd/markåterställning släpar sen flera år och eftersläpningen uppgår till ca 300 tkr. Rutinbeskrivningar och risk- och väsentlighetsanalyser saknas för vissa rutiner. ABMA har fakturerats för låg självkostnad för arbete Kommunteknik utfört och retroaktiv debitering för 2010 bör övervägas. Nämndens interna kontroll över externa intäktsströmmar har varit svag.

15 Samhällsbyggnadsförvaltningens rutiner för extern och intern fakturering är otidsenliga och orationella. Det behövs nya och i högre grad datoriserade rutiner. Initialt kräver det viss investering i anskaffande/utveckling av system/programvara och kanske visst temporärt tillskott av personella resurser, men på lite sikt är vår övertygelse att kommunen flerfalt kan tjäna in en sådan investering genom ökad rationalitet, bättre analysmöjligheter och effektivare uppföljning.