Avtalstid fr. o m Avtalstid t o m Möjlighet till förlängning Ett (1) år

Transkript

1 Polisens verksamhetsstöd Administrativa enheten Upphandlingssektionen Upphandlande myndighet Polismyndigheten i Jönköpings län Ansvarig upphandlare ANBUDSFÖRFRÅGAN Datum Diarienr (åberopas vid korrespondens) Ärendebeteckning 803 Telefon E-post maria.gullicksson@polisen.se Beställare Polismyndigheten i Jönköpings län Upphandlingsförfarande Förenklad upphandling Anbud senast Anbud lämnas/skickas till Rikspolisstyrelsen, Registratorskontoret, Box 12256, Stockholm Anbudsgivaren skall vara bunden till sitt anbud t o m Avtalsform Ramavtal Avtalstid fr. o m Avtalstid t o m Möjlighet till förlängning Ett (1) år Förfrågan avser Hyra av spanbilar 1 INLEDNING Rikspolisstyrelsen är central förvaltnings- och tillsynsmyndighet för Polisen. I Polisens organisation ingår förutom Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium och 21 länsindelade polismyndigheter. Rikspolisstyrelsen genomför rubricerad upphandling för Polismyndigheten i Jönköpings län och inbjuder er att lämna anbud. Inbjudan sker genom annonsering i databasen i Anbudsjournalen samt genom publicering av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlaget) på Polisens upphandlarprofil: Anbudsgivaren är själv skyldig att kontrollera att fullständigt Förfrågningsunderlag enligt bilageförteckning erhållits. Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av detta Förfrågningsunderlag. Om behov av klargörande uppstår önskar Rikspolisstyrelsen erhålla eventuella frågor skriftligen, per e-post alternativt per fax, ställda till ansvarig upphandlare: Postadress Box STOCKHOLM Besöksadress Polhemsgatan 30 STOCKHOLM Telefon E-post rikspolisstyrelsen@rps.police.se Org.nr Hemsida Telefax v4.5.16_1

2 Maria Gullicksson E-post: Faxnr.: Sista dag att inkomma med frågor är Sista dag Rikspolisstyrelsen skickar ut svar på inkomna frågor är Endast skriftliga svar från Rikspolisstyrelsen ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Kompletteringar och förtydliganden till Förfrågningsunderlaget samt frågor och svar rörande Förfrågningsunderlaget som uppstår under anbudstiden, publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil. Intresserade anbudsgivare ansvarar själva för att gå in och ta del av denna information. 2 OMFATTNING Polismyndigheten i Jönköpings län önskar hyra bilar för polisiärt spaningsarbete. Spaningsarbetet kommer företrädesvis att bedrivas i Jönköpings län och dess närhet men kan även utföras i andra delar av Sverige. Samtliga bilar ska vara i mellanklass (tjänstevikt kg). Polismyndigheten uppskattar att de kommer att behöva totalt ca bilar under avtalsperioden och ca 5-8 bilar under optionsåret. De flesta bilarna kommer att vara korttidshyra 1-5 månader. Ett fåtal av bilarna kommer att vara långtidshyra på ca 18 månader. Eftersom bilarna kommer att användas i spaningssyfte är det av viktigt att bilarna är standardbilar. Om spaningsbilarna blir kända av de personer som polisen spanar på måste polisen ha möjlighet att byta den aktuella bilen till en likvärdig bil. Någon volymgaranti kan dock inte lämnas. Av dessa bilar beräknar Polismyndigheten att två (2) bilar för längtidshyra ca 18 månader och sex (6) bilar för korttidshyra 1-5 månader som kommer att vara i drift samtidigt. Det är inget krav att bilarna är nya. 3 AVTALSTID Ramavtalet träder i kraft från och med dagen då det undertecknats av båda parter, dock tidigast från och med den 01 juni 2010 och gäller till i två (2) år. Polismyndigheten i Jönköpings län äger rätt men har ej skyldighet att förlänga ramavtalet upp till ett (1) år. 4 RAMAVTAL Rikspolisstyrelsen avser att teckna ramavtal med en Leverantör. 5 AVROPSBERÄTTIGADE/BESTÄLLARE Rätt att avropa från ramavtalet tillkommer Polismyndigheten i Jönköpings län. 6 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN De krav som ställs på den leverantör och eventuella underleverantörer som ska utföra det aktuella åtagandet framgår nedan: 6.1 Företagsuppgifter Anbudsgivaren skall fylla i och bifoga anbudet bilaga 1 Företagsuppgifter. Upphandlingsärende Sida 2(100) Anbudsförfrågan

3 Anbudsgivaren bör bifogar anbudet en företagspresentation som innehåller uppgifter om företaget och dess verksamhet, ägar- och organisationsstruktur, resurser och utvecklingsplaner samt kort historik inklusive utveckling till dags datum. 6.2 Uteslutningsgrunder Anbudsgivaren skall vara fri från hinder för deltagande enligt 10 kap. 1-2 LOU och lämna fullständiga och korrekta uppgifter i anbudet samt ej utelämna information av betydelse för utvärderingen av anbudet. Anbudsgivaren skall styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet bilaga 2 Sanningsförsäkran, undertecknad av behörig företrädare för anbudsgivaren. 6.3 Register-/tillståndskontroll Anbudsgivaren skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagligen ställda krav avseende registrerings-, skatte och avgiftsskyldigheter. Svensk anbudsgivare kommer Rikspolisstyrelsen att kontrollera genom skatteverket. Utländska anbudsgivare skall styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet dokument med motsvarande information utfärdande av behörig officiell myndighet i hemlandet. I det fall anbudsgivaren är skyldig att vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där anbudsgivarens verksamhet är etablerad skall anbudsgivaren visa att denne är registrerad. Anbudsgivaren kan visa detta genom att bifoga anbudet en kopia av registreringsbevis utfärdat av Bolagsverket. Utländsk anbudsgivare kan visa detta genom att bifoga anbudet intyg med motsvarande uppgifter eller om sådana intyg inte kan erhållas i det land i vilken anbudsgivaren har sin verksamhet genom att avge en utsaga på heder och samvete. Inlämnade handlingar enligt denna punkt får ej vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud. 6.4 Ekonomisk ställning Kapacitet Anbudsgivaren skall ha en sådan ekonomisk kapacitet att han kan upprätthålla ett långsiktigt ramavtal med Polismyndigheten i Jönköpings län. Anbudsgivaren styrker uppfyllelse av kravet på lättaste sätt genom att bifoga anbudet ett utdrag från affärs- och kreditupplysningsföretaget UC AB (som visar att anbudsgivaren har erhållit riskklass 3 eller högre, beräknat på värden redovisade vid utgången av det senast registrerade och avslutade räkenskapsåret) eller utdrag från likvärdigt affärs- och kreditupplysningsföretag (som visar att anbudsgivaren har erhållit motsvarande riskklass). I det fall anbudsgivaren har godtagbara skäl för att inte inkomma med efterfrågade handlingar eller om anbudsgivarens erhållna riskklass är lägre än 3 eller motsvarande eller om Upphandlingsärende Sida 3(100) Anbudsförfrågan

4 riskklassen inte är baserad på några reella värden (gäller t.ex. för nystartade företag) kan anbudsgivaren istället visa sin ekonomiska kapacitet genom att bifoga antingen: a) en moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt ramavtalet garanteras som för eget åtagande; eller b) en redovisning av anbudsgivarens revisor, eller annan fysisk eller juridisk person med insyn i anbudsgivarens ekonomi, som visar att anbudsgivaren kan upprätthålla ett långsiktigt avtal. Begärda handlingar i denna punkt får ej vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud. Rikspolisstyrelsen kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudsgivares redovisade ekonomiska kapacitet. 6.5 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Tidigare åtaganden Anbudsgivaren skall ha fullgjort minst tre (3) åtaganden som motsvarar det som efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag. Åtagandena skall ha påbörjats eller slutförts efter september Anbudsgivaren skall styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet uppgifter från minst tre (3) referensuppdrag. Referenser lämnas med namn och kontaktuppgifter och en kort beskrivning av uppdraget. Rikspolisstyrelsen äger själv rätt att kontrollera referenserna och kontakta referenterna Kontaktperson Anbudsgivaren skall i anbudet namnge en person som skall vara huvudansvariga för uppdraget. Därtill skall finnas minst en namngiven person som ersättare för säkerställande att uppdraget kan genomföras enligt avtalet Serviceställe I anbudet skall anbudsgivaren ange företagets verkstads- och servicekapacitet. Anbudsgivaren skall ange var verkstad är belägen. Anbudsgivaren skall ha tillgång till jourservice vid eventuell krock eller akuta fel. Anbudsgivaren skall ange adress var jourservicen är belägen samt öppettider Ersättningsbil Ersättningsbil skall ingå vid årlig service, besiktning och garantiåtgärder samt andra fel som kan uppstå där billeverantören står för åtgärderna. Anbudsgivaren skall ha möjlighet att under vardagar kunna bistå polisen med en ersättningsbil om spaningsbilen blivit igenkänd av spaningsobjekten. Ersättnings bil skall erbjudas inom ett dygn från det Polisen har begärt ersättningsbil Däckförvaring Upphandlingsärende Sida 4(100) Anbudsförfrågan

5 I anbudet skall det ingå att anbudsgivaren byter och förvarar sommar respektive vinterdäck. Byte av sommar respektive vinterdäck skall göras på sådan tid att det påverkar polisens arbete så lite som möjligt. Avisering om när däckbyte skall göras skall ske i god tid så att verksamheten kan planera in detta Försäkringar Anbudsgivaren skall se till att samtliga bilar som polisen hyr är helförsäkrade. Anbudsgivaren skall, när Polisen så begär, tillhandahålla bestyrkta kopior av samtliga relevanta försäkringsbrev samt bevis på att samtliga relevanta försäkringspremier erlagts Tillgänglighet Anbudsgivaren skall ha verksamhet i Jönköping, Eksjö och Värnamo så att Polismyndigheten kan hämta eller lämna bilar enligt överrenskommelse med anbudsgivaren. Anbudsgivaren skall hålla verksamheten öppen minst 5 dagar i veckan under normal kontorstid Underleverantörer Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra vissa delar av leveransen skall dessa anges i anbudet tillsammans med en specificering av omfattning och karaktär. Anbudsgivaren skall därtill styrka att underleverantörer uppfyller kraven i punkterna 6.2 och 6.3 genom att bifoga anbudet motsvarande dokument som för anbudsgivaren. 7 KRAV PÅ VARAN Bilarna skall vara utrustade enligt följande; Justerbara nackstöd Ställbar ratt Servostyrning ABS bromsar Antisladdsystem Tonade rutor på sido och bakfönster Sommar och vinterdäck på fälg möjlighet att välja dubb eller dubbfritt AC eller ACC (ECC) Radio/CD med RDS-funktion Centrallås med fjärrkontroll och elektronisk startspärr Gummimattor fram och bak Varningstriangel Eluppvärmda och elmanövrerade ytterbackspeglar Eluppvärmda framstolar Bogserlina Startkablar Brandsläckare Reflexväst Första hjälpen kudde Motorvärmare ska vara drivmedelsdriven, d.v.s. bensin-, disel- eller E85driven Motorstorlek standard /fullturbo ej krav/ Upphandlingsärende Sida 5(100) Anbudsförfrågan

6 Drivmedel: Bensin, disel och E85 Samtliga bilar skall var helt fria från reklam och dekaler Polisen skall har en option att hyra minibussar (B-körkort), under avtalsperioden. Anbudsgivaren skall ange priserna på angiven plats i bilaga 3 Prisbilaga. Service Anbudsgivaren skall utan extra kostnad göra för bilmodellen föreskrivna serviceåtgärder vid angivna serviceintervaller, reparationer p.g.a. normalförslitning samt byte mellan sommarvinterdäck under hyresperioden. Vid service, reparationer och byte mellan sommar- och vinterdäck lämnar polisen den aktuella bilen på aviserat service ställe inom Jönköpings län. Anbudsgivaren skall tillhandahålla en likvärdig bil under service/reparationen och vid däckbyte som fritt kan disponeras av Polisen. Rekonditionering av bilarna vid återlämnandet skall ingå i serviceavtalet. Återlämning av fordon Vid återlämning av fordon skall fordonet besiktigas av en representant från leverantören och en från Polisen. Polisen har rätt att anlita en tredje part för att representera Polisen vid återlämning av fordon. Protokoll skall upprättas i två exemplar, ett till vardera parten, vilket skall innehålla följande: Datum Registreringsnummer Mätarställning Eventuella skador, väl specificerade Bedömning om slitage övertiger det normala Förlorad utrustning Underskrifter och namnförtydligande av de personer som utför besiktningen 8 KOMMERSIELLA VILLKOR 8.1 Leveransplan Anbudsgivaren skall bekräfta att bilarna kan hämtas hos anbudsgivaren från den dag avtalet gäller. Dock tidigast den 01 juni Pris Anbudsgivaren skall ange priser i SEK exklusive mervärdesskatt enligt bilaga 3 Prisbilaga. Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av i ramavtalet nämnda åtaganden. För att utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. Upphandlingsärende Sida 6(100) Anbudsförfrågan

7 8.3 Avtalsunderlag I bilaga 4 Avtalsunderlag, jämte bilagor, anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen leverantör. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Acceptans av samtliga kommersiella villkor bekräftas i anbudet genom undertecknande av bilaga 2 Sanningsförsäkran. 9 UTVÄRDERINGSFÖRFARANDE Endast de krav som ställts i Förfrågningsunderlaget kommer att utvärderas. Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal skallkrav. En förutsättning för att anbud ska kunna antas är att samtliga skallkrav är uppfyllda. Rikspolisstyrelsen kommer att pröva samtliga inkomna anbud i två (2) på varandra följande steg enligt nedan. 9.1 Uteslutning och kvalificering (steg 1) Vid kvalificeringen sker en prövning om anbudsgivare uppfyller de ställda kraven i punkten 6 Krav på anbudsgivaren samt om anbud är korrekt inlämnade och innehåller all den dokumentation och de uppgifter som infordrats. De anbudsgivare som uppfyller kraven och vars anbud är korrekt inlämnade har kvalificerat sig till anbudsutvärdering. 9.2 Anbudsutvärdering (steg 2) Vid anbudsprövningen kontrolleras inledningsvis att anbud uppfyller de ställda skallkraven i punkten 7 Krav på varan samt att de kommersiella villkoren i punkten 8 Kommersiella villkor är uppfyllda. Därefter kommer de anbud som uppfyller skallkraven att genomgå en bedömning av vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn taget till nedan angivna och rangordnade utvärderingskriterier. Pos. Kriterium Viktning 1 Pris (Hyra) 60 % 2 Självriskreducering 40 % 1/ Pris Vid bedömningen av kriteriet Pris kommer Polisen att utvärdera den dygnskostnad som anbudsgivaren offererar för korttidshyra respektive långtidshyra multiplicerat med uppskattat antal bilar multiplicerat med 30 dygn och den totalsumman multipliceras med 2 år för att få fram den totala hyreskostnaden för två (2) år. (((6 bilar x 30 dygn) x 2 år = kostnad för korttidshyra) + ((2 bilar x 30 dygn) x 2 år = kostnad för långtidshysta) = totala hyreskostnaden). Den anbudsgivare som offererar den lägsta hyreskostnaden kommer att erhålla betyg 5. Anbudsgivare som lämnat ett högre pris erhåller lägre betyg motsvarande den procentuella differensen mellan deras pris och lägsta pris. 2/ Självriskreducering Vid bedömningen av kriteriet Självriskreducering kommer Polisen att utvärdera det högsta beloppet på självriskreduceringen vid helförsäkring multiplicerat med det uppskattade antalet bilar multiplicerat med 2 år, föra att få fram den totala självriskreduceringen under 2 år. ((8 bilar x månadskostnad för självriskreducering) x 2 år) = total kostnad för självriskreducering. Den anbudsgivare som offererar den högsta självriskreduceringen kommer att erhålla betyg 5. Upphandlingsärende Sida 7(100) Anbudsförfrågan

8 Anbudsgivare som lämnat ett lägre självriskreducering erhåller lägre betyg motsvarande den procentuella differensen mellan deras pris och högsta pris. Avslutningsvis kommer betygen inom respektive kriterier att viktas till den procentsats som anges ovan. De viktade betygen kommer slutligen att läggas samman och det anbud som erhåller högst betyg kommer att antas. 10 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 10.1 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas förenklat förfarande. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Eventuell förhandling sker på initiativ av Rikspolisstyrelsen Anbudets uppställning Anbudet bör följa dispositionen i detta Förfrågningsunderlag Anbudets språk All dokumentation i detta upphandlingsärende inklusive all korrespondens skall vara på svenska Anbudets form Anbud, inklusive bilagor, skall lämnas skriftligen i två (2) kompletta kopieringsvänliga exemplar, en (1) originalhandling och en (1) kopia. Det är inte möjligt att lämna anbud via telefax eller e-post Anbudsförsändelse Anbud skall lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med diarienummer PVS /09 samt texten ANBUD-hyra av spanbilar som bekräftelse på att försändelsen innehåller anbud Anbudets avlämnande Anbud skall vara Rikspolisstyrelsen tillhanda senast den 15 april Anbudsgivaren svarar för att anbud är inkommet i rätt tid. För sent inkomna anbud kommer inte att beaktas. Anbud skickas till: Rikspolisstyrelsen Registratorskontoret Box Stockholm Anbud kan även skickas med bud eller avlämnas personligen till Rikspolisstyrelsen på Polhemsgatan 30 fram till kl. 20:00 den 15 april Upphandlingsärende Sida 8(100) Anbudsförfrågan

9 10.7 Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 31 december Acceptans av anbudets giltighetstid bekräftas i anbudet genom undertecknande av bilaga 2 Sanningsförsäkran. Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud till och med den 31 december 2010 trots att upplysning om beslut om val av leverantör och anbud meddelats enligt LOU före tecknande av upphandlingskontrakt Anbudets undertecknande Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare eller motsvarande för anbudsgivaren. Behörigen undertecknad bilaga 2 Sanningsförsäkran accepteras såsom undertecknat anbud Kostnader i samband med anbudsgivningen Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd finnas i offentlighets och sekretesslagen (2009:400). Efter det att en upphandling avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av 31 kap. 16 offentlighets och sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudsgivarens affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. Det ankommer på Rikspolisstyrelsen att pröva en begäran om att få ta del av anbud. För att underlätta eventuell sekretessprövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet skriftligen: a) begära att viss uppgift ska hållas hemlig; b) ange vilken/-a uppgift/-er som ska gälla som skyddsvärda; c) ange vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgiften röjdes. En sekretessprövning kan endast ske i samband med en begäran från allmänheten om att få ta del av anbud. Ett beslut om att sekretessbelägga anbud eller vissa uppgifter i ett anbud kan överklagas och prövas i domstol Kontrakt Civilrättsligt bindande avtal mellan Polismyndigheten i Jönköpings län och vinnande anbudsgivare sluts genom ett kontrakt. Med kontrakt avses ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster; och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur. Upphandlingsärende Sida 9(100) Anbudsförfrågan

10 Maria Gullicksson Bilagor 1. Företagsuppgifter 2. Sanningsförsäkran 3. Prisbilaga 4. Avtalsunderlag, jämte bilagor Upphandlingsärende Sida 10(100) Anbudsförfrågan

11 Polisens verksamhetsstöd Administrativa enheten Upphandlingssektionen AVTALSUNDERLAG Bilaga 4 Diarienr (åberopas vid korrespondens) Ärendebeteckning 803 RAMAVTAL Hyra av spaningsbilar 1 PARTER Mellan Polismyndigheten i Jönköpings län ( Polisen ) och företaget med organisationsnummer org. nr. och säte box/gata, postnummer postadress ( Leverantören ) har följande ramavtal, jämte bilagor, ( Avtalet ) slutits, innebärande att Leverantören förbundit sig att till de villkor som anges i Avtalet utföra tjänst för Polisen. Polisen och Leverantören kan i Avtalet refereras till individuellt som part och kollektivt som parter. 2 BEHÖRIGHET ATT FÖRETRÄDA POLISEN Behörighet att företräda Polisen vad gäller Avtalet och andra rättshandlingar i anslutning till Avtalet samt tvist angående tolkning av Avtalet och därmed sammanhängande rättsförhållanden tillkommer, såväl Polismyndigheten i Jönköpings län som Rikspolisstyrelsen/Polisens verksamhetsstöd/administrativa enheten/upphandlingssektionen. 3 AVTALSHANDLINGAR Parternas åtaganden regleras av nedan angivna handlingar: 1. Skriftliga ändringar i eller tillägg till Avtalet 2. Avtalet, daterat 2010-mm-dd. 3. Förfrågningsunderlaget, daterat , inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar 4. Leverantörens anbud, daterat 2010-mm-dd, inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i ovan nämnd ordning, såvida inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat. Allmänna leveransvillkor eller motsvarande standardavtal som Leverantören eventuellt tillämpar för sin verksamhet är inte bindande för Polisen. 4 AVTALSTID Avtalet träder i kraft den dag då det undertecknas av båda parter, dock tidigast den 01 juni 2010 och gäller fram till och med den datum fastställs vid avtalstecknandet. v4.5.16_1

12 Polisen äger rätt men har ej skyldighet att förlänga Avtalet med tolv (12) månader med i övrigt oförändrade villkor. Meddelande om förlängning ska ske skriftligen till Leverantören senast tre (3) månader innan avtalstiden löper ut. I annat fall löper Avtalet ut utan uppsägning. 5 AVTALETS OMFATTNING Polismyndigheten i Jönköpings län önskar hyra bilar för polisiärt spaningsarbete. Spaningsarbetet kommer företrädesvis att bedrivas i Jönköpings län och dess närhet men kan även utföras i andra delar av Sverige. Samtliga bilar ska vara i mellanklass (tjänstevikt kg). Polismyndigheten uppskattar att de kommer att behöva totalt ca bilar under avtalsperioden och ca 5-8 bilar under optionsåret. De flesta bilarna kommer att vara korttidshyra 1-5 månader. Ett fåtal av bilarna kommer att vara långtidshyra på ca 18 månader. Eftersom bilarna kommer att användas i spaningssyfte är det av viktigt att bilarna är standardbilar. Om spaningsbilarna blir kända av de personer som polisen spanar på måste polisen ha möjlighet att byta den aktuella bilen till en likvärdig bil. Någon volymgaranti kan dock inte lämnas. Av dessa bilar beräknar Polismyndigheten att två (2) bilar för längtidshyra ca 18 månader och sex (6) bilar för korttidshyra 1-5 månader kommer att vara i drift samtidigt. 6 LEVERANTÖRENS ÅTAGANDEN Leverantören förbinder sig att utföra Tjänsten professionellt fackmannamässigt och i enlighet med de instruktioner som kan meddelas av Polisen, i enlighet med villkoren i Avtalet, kraven uppställda i förfrågningsunderlaget samt enligt redovisat förfarande i Leverantörens anbud. Leverantören är därvid skyldig att följa gällande lagar och förordningar samt i övrigt agera i enlighet med för branschen gällande god sed och etiska normer. Leverantören är skyldig att inneha alla tillstånd som erfordras för fullgörande av sina åtaganden enligt Avtalet. 7 POLISENS ÅTAGANDEN Polisen åtar sig att avropa Tjänsterna från Leverantören under hela avtalstiden med följande inskränkningar och undantag: i. Polisen lämnar ingen volymgaranti under avtalstiden. Polisen åtar sig vidare att erlägga betalning i enlighet med villkoren i Avtalet och till i Avtalet överenskommet pris för utförd och av Polisen godkänd Tjänst. 8 PARTERNAS GEMENSAMMA ÅTAGANDEN Parterna har skyldighet att fortlöpande informera varandra om förhållanden som har betydelse för Avtalet. 9 AVROPSVILLKOR 9.1 Avropsberättigade Rätt att göra avrop från Avtalet tillkommer Polismyndigheten i Jönköpings län, ( Beställare ). Varje Beställare svarar själv för sina rättigheter och förpliktelser gentemot Leverantören. Hyra av spanbilar Sida 2(1010) Bilaga 4 Avtalsunderlag

13 9.2 Avrop Polisen äger rätt att avropa Tjänsterna enligt Avtalet under hela avtalstiden. Tjänsterna ska kunna avropas via telefon/brev/e-post/ telefax och innehålla följande: i. Hänvisning till Avtalet. ii. Beställarens namn och kontaktuppgifter. iii. I beställningen anges vem/vilka personer som hämtar fordonet hos leverantören. Vid överlämnandet skall leverantören kontrollera identiteten på person/er som fordonet överlämnas till. iv. Specificering och omfattning av de Tjänster som avropas. v. Tidpunkt då inställelse ska ske. Om ingen inställelsetid anges är inställelsetiden på vardagar tjugofyra (24) timmar från mottaget avrop (Avtalad Inställelsetid). Plats där Tjänsterna ska utföras. vi. Telefaxnummer för bekräftelse av mottaget avrop. Avrop ska ställas till Leverantören på nedan angivna kontaktuppgifter: Dagtid: Telefon: Fax: Jourtid: Övrig tid Telefon: Fax: Avrop ska ställas till Leverantören på nedan angivna kontaktuppgifter: adress postnummer postadress Fax: Samtliga avrop ska bekräftas skriftligen per telefax eller e-post av Leverantören omedelbart efter mottaget avrop, såvida inte Polisen medger bekräftelse per telefon. Ska avropet bekräftas per telefax skickas bekräftelsen till det telefaxnummer som anges i avropet. Ska avropet bekräftas via e-post skickas bekräftelsen till den e-post adress som anges i avropet. 9.3 Avbeställning Polisen äger rätt att avbeställa avropade Tjänster senast 3 dagar innan Avtalad Inställelsetid, utan ersättningskrav från Leverantören. Avbeställning ska ske skriftligen av Polisen och ska bekräftas skriftligen av Leverantören. Eventuell framställan om ersättningskrav ska ske senast tre (3) månader efter avbeställningen meddelats av Polisen. Leverantören äger rätt till ersättning för nedlagda kostnader samt i övrigt skälig ersättning för merkostnader till följd av avbeställningen. 10 LEVERANS M.M. Tjänsten ska anses vara levererad den dag då Tjänsten utförts på av Polisen anvisad plats samt godkänts av Polisen vid leveranskontroll ( Faktisk Leveransdag ). Faktisk Leveransdag inträder även i det fall Polisen vid leveranskontroll inte avvisar Tjänsten. Hyra av spanbilar Sida 3(1010) Bilaga 4 Avtalsunderlag

14 11 LEVERANSFÖRSENING, PÅFÖLJDER Leveransförsening föreligger när Faktisk Leveransdag inträder efter Avtalad Leveransdag. Finner Leverantören att Leverantören inte kan hålla Avtalad Leveransdag eller framstår detta som sannolikt är Leverantören skyldig att utan dröjsmål skriftligen meddela Polisen om förseningen. Därvid ska orsaken till förseningen anges samt såvitt möjligt den tidpunkt då leverans beräknas kunna ske. Beror leveransförseningen på Polisen eller något förhållande på Polisens sida eller på omständighet enligt punkten 16 Befrielsegrunder ska Avtalad Leveransdag, efter anmälan enligt ovan, flyttas fram till en med hänsyn till omständigheterna motiverad tidpunkt. Om Tjänsten inte utförts på Avtalad Leveransdag och Avtalad Leveransdag inte har flyttats fram enligt punkten 11 Leveransförsening äger Polisen rätt till vite. Vite ska utgå för varje påbörjad två (2) timmars period som förseningen varar med två procent (2 %) av priset för den del av Tjänsten som till följd av förseningen inte kunnat tas i avsett bruk. Dock ska vitet i sin helhet inte överstiga femtio procent (50 %) av sagda pris. Polisen äger rätt att efter eget val tillgodogöra sig upplupet vite antingen genom att vid betalningen för den försenade Tjänsten göra avdrag på priset eller genom att till Leverantören framställa särskilt krav om betalning. Framställs sådant särskilt krav ska betalning erläggas inom trettio (30) dagar från den dag kravet framställs. 12 FEL, PÅFÖLJDER Föreligger fel är detta av väsentlig betydelse för Polisen och Polisen äger rätt att häva avropet utan ersättning till Leverantören och, för det fall Tjänsten inte har blivit till fullo utförd, vända sig till annan leverantör för att få Tjänsten utförd. Häver Polisen avropet på grund av Leverantörens fel äger Polisen rätt till ersättning för direkta kostnader. 13 PRIS, BETALNING M.M. Priserna skall omfatta fast dygnshyra med fri körsträcka. Personbil mellanklass tjänstevikt kg Pris i SEK Korttidshyra (ca 1-5 månader) Långtidshyra (ca 18 månader) Självriskreducering Kr/dygn Kr/dygn Kr/bil/månad Option för hyra av minibuss (B-körkort) Hyrtid dygn Självriskreducering Pris i SEK Kr/dygn Kr/bil/månad Hyra av spanbilar Sida 4(1010) Bilaga 4 Avtalsunderlag

15 Indexreglering Priser i är fasta under avtalstiden och ska således ej justeras med index eller på annat sätt. Vid eventuell förlängning äger part rätt att en gång per år begära att priserna regleras enligt punkten 14 Indexreglering. Indexreglerade priser gäller fasta i ett (1) år. Samtliga priser i denna bestämmelse är angivna exklusive mervärdesskatt. 14 INDEXREGLERING Priserna ska regleras med nedan angivna index: Indexbenämning SNI 2002 Ange index branschkod Fast andel av pris (%) Basmånad Jmf månad Indextyp Bör ej vara lägre än 20% månad månad preliminärt/defenetift För att indexreglering ska vara giltig måste skriftlig överenskommelse träffas mellan parterna. Indexreglering ska verkställas endast om förändring av index mellan basmånad och jämförelsemånad överstiger +/- två procent (2 %). Indexreglerade priser får tillämpas först vid närmast påföljande kalendermånadsskifte efter att överenskommelse träffats mellan parterna. 15 FAKTURERING M.M. Leverantören äger rätt att fakturera Polisen månadsvis i efterskott för utförda och av Polisen godkända Tjänster. Faktura ska ställas till nedan angiven faktureringsadress: Polismyndigheten i Jönköpings län Box Kiruna På fakturan ska alltid anges: i. Leverantörens namn och organisationsnummer ii. Leverantörens bankgironummer alt. plusgironummer iii. fakturanummer iv. fakturadatum i. avtalsnummer, () ii. Beställarens fakturareferens, s.k. efact ID, som uppges vid avropet ska anges under rubriken Er referens iii. specificering av utförd Tjänst och dess omfattning. iv. á-priser v. totalbelopp vi. momsbelopp Villkor som tagits in i faktura ensidigt av Leverantören är inte bindande för Polisen. Felaktigt utställda fakturor returneras utan åtgärd. Leverantören äger inte rätt till ersättning för eventuella dröjsmål i samband med felaktigt utställda fakturor. Hyra av spanbilar Sida 5(1010) Bilaga 4 Avtalsunderlag

16 16 BEFRIELSEGRUNDER Part är befriad från sina åtaganden enligt Avtalet om parten visar att det inträffat ett hinder utanför partens kontroll som parten inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid Avtalets tecknande och vars följder parten inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. Såsom sådant hinder ska anses allmän arbetskonflikt, eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, terrorism, inskränkningar i fråga om drivkraft, allmän knapphet på transporter, varor och energi, lagbud, beslut från regeringen eller annan myndighet än Polisen samt arbetsmarknadskonflikt som inte har sin grund i parts brott mot kollektivavtal. Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra åtagandena enligt Avtalet, är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som parten har anlitat skulle vara fri enligt första stycket. För att part ska äga rätt att göra gällande befrielsegrund enligt första stycket ska parten omgående skriftligen underrätta motparten om uppkomsten av det befrielsegrundande hindret samt vidta åtgärder för att mildra omfattningen och effekten av hindret. Så snart det åberopade hindret upphört ska parten omgående skriftligen underrätta motparten därom samt omedelbart återuppta åtagandet i avtalad omfattning. Vardera parten får frånträda Avtalet genom skriftligt meddelande till motparten, om Avtalets fullgörande försenas mer än nittio (90) dagar till följd av befrielsegrundande hinder. 17 HÄVNING Båda parter äger rätt att häva Avtalet utan kompensation till motparten, i fall motparten har gjort sig skyldig till väsentligt kontraktsbrott och motparten inte rättat till kontraktsbrottet inom trettio (30) dagar från mottagandet av meddelande (med beskrivning av kontraktsbrottet) från den hävande parten. Polisen äger därutöver rätt att häva Avtalet enligt följande: i. Utan kompensation till Leverantören och omedelbart om Tjänsten är felaktig, inte fullgörs eller fullgörs för sent och detta inte beror på Polisen eller något förhållande på Polisens sida eller på omständighet som omfattas av punkten 16 Befrielsegrunder och Polisen är berättigad till maximalt vite enligt punkten 11 "Leveransförsening, påföljder ; ii. utan kompensation till Leverantören och omedelbart, vid varje försök av Leverantören att överlåta, delegera eller på annat sätt överföra rättigheterna enligt detta Avtal; iii. utan kompensation till Leverantören och omedelbart, om Leverantörens ekonomiska ställning eller kommersiella förmåga försämras i sådan omfattning att Polisen får rimlig anledning att tro att Leverantören inte kan uppfylla Avtalet; iv. utan kompensation till Leverantören och omedelbart om Leverantören har försatts i konkurs eller likvidation, satts under tvångsförvaltning, är föremål för ackord, har inställt betalningar, är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, ackord eller liknade förfarande; v. utan kompensation till Leverantören och omedelbart, om Leverantören har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen genom lagakraftvunnen dom, underlåtit att fullgöra sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter eller har lämnat felaktig information i delar som berör denna punkt. Hyra av spanbilar Sida 6(1010) Bilaga 4 Avtalsunderlag

17 Hävning enligt denna punkt ska ske genom skriftligt meddelande till motparten för att vara giltig. 18 SKADESTÅND Häver Polisen Avtalet enligt punkten 17 Hävning äger Polisen rätt till skadestånd. Framställan om krav på skadestånd enligt denna punkt ska ske genom skriftligt meddelande till Leverantören för att vara giltig. Föreligger ersättningsgill skada enligt denna punkt är Polisen skyldig att vidta åtgärder för att begränsa skadan, såvida inte dessa åtgärder ej orsakar oskälig kostnad, eller eljest är oskäligt betungande. 19 ANSVARSBEGRÄNSNING Med undantag för ansvar för sekretess samt immateriella rättigheter, är Leverantören inte i något fall part skyldig att ersätta den andra parten för indirekt- eller följdskada, eller skada på grund av förlorad vinst, förlorade besparningar eller förlorade intäkter, dock förutsatt att skadan inte har orsakats uppsåtligen eller av oaktsamhet. 20 FÖRSÄKRING Leverantören är skyldig att teckna och under avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring som säkerhet för fullgörande av skadeståndsskyldighet med anledning av ingångna åtaganden enligt Avtalet. Ersättning för skada är inte begränsat till det belopp som Leverantören erhåller från försäkringen. Leverantören är skyldig att omedelbart på begäran av Polisen uppvisa skriftligt bevis på erlagda försäkringsavgifter. 21 SÄKERHET OCH SEKRETESS Leverantören är skyldig att beakta de regler om sekretess och tystnadsplikt som gäller enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och de inom Polisen gällande säkerhets- och sekretessföreskrifterna samt tillse att anställda, anlitade konsulter och underleverantörer beaktar dessa regler och föreskrifter. Leverantören är skyldig att informera sig och sina anställda, anlitade konsulter och underleverantörer om innebörden av reglerna om handlingssekretess och tystnadsplikt i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sekretess enligt denna punkt 21 gäller även då Avtalet i övrigt har upphört att gälla. 22 VERKSAMHET Leverantören eller någon på Leverantörens sida får inte under avtalstiden utöva verksamhet som i något avseende negativt kan påverka Polisens förtroende för Leverantören avseende Leverantörens åtaganden enligt Avtalet eller som kan skada Polisens anseende. Hyra av spanbilar Sida 7(1010) Bilaga 4 Avtalsunderlag

18 23 MARKNADSFÖRING Leverantören äger inte rätt att använda Polisens namn eller det faktum att Leverantören utför tjänster åt Polisen i reklam- och marknadsföringssammanhang eller något annat offentligt sammanhang utan att ha inhämtat skriftligt medgivande från Polisen. 24 PERSONAL Leverantören förbinder sig att vid utförandet av Tjänsten använda personal med för ändamålet erforderlig kompetens, utbildning och erfarenhet. För det fall att någon av de personer som utför Tjänsten blir otillgänglig för Tjänstens utförande eller om Polisen anser att någon av dessa personer saknar tillräckliga kvalifikationer eller av andra skäl inte är lämplig för samarbetet mellan parterna ska Leverantören omedelbart vidta nödvändiga åtgärder för att rätta till bristen. Leverantören ska därvid söka ersätta personen med annan person med likvärdig kompetens, utbildning och erfarenhet, dock förutsatt att det kan ske utan påverkan på kvalitet eller tiden för Tjänstens utförande. Förändring i personalstyrkan berättigar inte Leverantören till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor. Leverantören svarar för löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade kostnader för sig och sin personal. Leverantören är ensam arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av arbetsgivaransvar i förhållande till denna personal. 25 UNDERLEVERANTÖR Leverantören svarar för underleverantörens arbete såsom för eget arbete. Leverantören äger inte rätt att anlita/byta underleverantör för utförande av i Avtalet nämnda åtaganden eller del därav utan skriftligt medgivande från Polisen, såvida inte underleverantören endast anlitas för åtgärder av rutinmässig art eller av mindre betydelse för Avtalet. 26 STATISTIK Leverantören är skyldig att utan anmodan lämna statistik till Polisen avseende utförda Tjänster som avropats från Avtalet. Statistiken ska lämnas halvårsvis enligt nedan angiven tidsplan: Redovisningsperiod Redovisningstidpunkt o.s.v. Statistiken ska innehålla uppgift om antal hyrda fordon, körsträcka, kostnad och eventuella av Polisen orsakade skador. 27 UPPSÄGNING Polisen äger rätt att när som helst under avtalstiden, genom skriftligt meddelande till Leverantören, säga upp Avtalet med tre (3) månaders varsel. Om detta inte innebär utövande av Polisens hävningsrätt enligt punkten 17 Hävning äger Leverantören rätt att utfå skälig ersättning för fram till uppsägningstidpunkten nedlagda investeringar som har direkt anknytning till Leverantörens åtaganden enligt detta Avtal jämte skälig vinst därpå samt utfå skälig ersättning för direkta avvecklingskostnader. Den totala ersättningen får dock ej Hyra av spanbilar Sida 8(1010) Bilaga 4 Avtalsunderlag

19 överskrida det belopp som Leverantören kan förvänta sig att erhålla om Avtalet fullföljdes, exklusive eventuella förlängningsår, med avdrag för vad som tidigare utbetalats. Avveckling ska ske utan dröjsmål och Leverantören ska vidtaga alla erforderliga åtgärder för att minimera samtliga kostnader. Leverantören äger inte rätt att uppbära ersättning för det som kan komma till nytta i Leverantörens övriga verksamhet eller för vilket Leverantören erhåller ersättning på annat sätt. Polisen äger rätt att med biträde av auktoriserad revisor och/eller annan expert granska erforderligt underlag för bedömning av Leverantörens ersättningskrav. 28 MEDDELANDEN Meddelanden mellan parterna enligt Avtalet ska för att vara giltiga ske skriftligen och skickas till följande adresser: För Polisen Rikspolisstyrelsen Polismyndigheten i Jönköpings län Maria Gullicksson Upphandlare Polhemsgatan STOCKHOLM Telefon: Fax: E-post:maria.gullicksson@polisen.se För Leverantören Huvudansvarig namn efternamn titel adress postnummer postadress Telefon: Mobil: Fax: E-post: Det åligger parterna att hålla varandra underrättade om aktuella adresser, telefon- och faxnummer samt e-postadresser. För fullgörande av sina åtaganden enligt Avtalet är Polisen endast skyldig att kontakta Leverantören på de kontaktuppgifter som anges ovan eller de ändrade kontaktuppgifter som Polisen fått del av. 29 ÖVERLÅTELSE AV AVTALET Leverantören äger inte rätt att helt eller delvis överlåta eller pantsätta sina rättigheter och skyldigheter enligt Avtalet till tredje part utan skriftligt medgivande från Polisen. Hyra av spanbilar Sida 9(1010) Bilaga 4 Avtalsunderlag

20 30 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Ändringar och tillägg till Avtalet eller annan rättshandling i anslutning till Avtalet är bindande endast i den utsträckning dessa är skriftligen avfattade och behörigen undertecknade av Parterna. 31 ICKE AVSTÅENDE Om ej annat uttryckligen anges i detta Avtal, ska misslyckande av part att tvinga fram någon bestämmelse i detta avtal eller att utöva sin rätt i relation därtill inte anses utgöra avstående från sådan rätt, dock förutsatt att avståendet inte överstiger tolv (12) månader. 32 FRISTÅENDE PARTER Parterna är fristående organisationer och detta Avtal ska inte anses utgöra grund för partnerskap, anställning, agentrelation eller dylikt samarbete. Med undantag för vad som särskilt avtalats mellan parterna under detta Avtal eller annars, ska ingen av parterna äga rätt att agera på ett sätt som ger uttryck för eller antyder ett samarbete mellan parterna utöver den mellan fristående organisationer och inte heller företa åtgärder som kan uppfattas som bindande för den andra parten. 33 TILLÄMPLIG LAG Parternas rättigheter och skyldigheter enligt Avtalet bestäms i sin helhet med tillämpning av svensk rätt med undantag för dess lagvalsregler. 34 TVIST Tvist angående tillämpning eller tolkning av Avtalet och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska så långt det är möjligt lösas genom förhandling mellan parterna. Om parterna ej når en lösning genom förhandling ska tvisten prövas av svensk allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans. 35 AVTALSBILAGOR Följande bilagor ingår i Avtalet: 1. Prisbilaga Avtalet har upprättats i två (2) likalydande exemplar, varav parterna erhållit var sitt. Stockholm Ort Datum Ort Datum För Polisen För Leverantören Namn. Namn Namnförtydligande. Namnförtydligande Hyra av spanbilar Sida 10(1010) Bilaga 4 Avtalsunderlag