Rikspolisstyrelsen, Registratorskontoret, Box 12256, Stockholm Anbudsgivaren skall vara bunden till sitt anbud t o m

Transkript

1 Polisens verksamhetsstöd Administrativa enheten Upphandlingssektionen Upphandlande myndighet Polismyndigheten i Västra Götalands län Ansvarig upphandlare Gunnel Fransson Telefon E-post gunnel.fransson@polisen.se Beställare Polismyndigheten i Västra Götaland ANBUDSFÖRFRÅGAN Datum Diarienr (åberopas vid korrespondens) Ärendebeteckning 809 Upphandlingsförfarande Förenklad upphandling Anbud senast Anbud lämnas/skickas till Rikspolisstyrelsen, Registratorskontoret, Box 12256, Stockholm Anbudsgivaren skall vara bunden till sitt anbud t o m Avtalsform Ramavtal - Avtalad Leveransdag Avtalstid fr. o m Avtalstid t o m Möjlighet till förlängning år ( 2014) Förfrågan avser Försäljning av gods INLEDNING Rikspolisstyrelsen är central förvaltnings- och tillsynsmyndighet för Polisen. I Polisens organisation ingår förutom Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium och 21 länsindelade polismyndigheter. Rikspolisstyrelsen genomför rubricerad upphandling för Polismyndigheten i Västra Götaland läns räkning och inbjuder er att lämna anbud. Inbjudan sker genom annonsering i databasen i Anbudsjournalen samt genom publicering av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlaget) på Polisens upphandlarprofil: Anbudsgivaren är själv skyldig att kontrollera att fullständigt Förfrågningsunderlag enligt bilageförteckning erhållits. Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av detta Förfrågningsunderlag. Om behov av klargörande uppstår önskar Rikspolisstyrelsen erhålla eventuella frågor skriftligen, per e-post alternativt per fax, ställda till ansvarig upphandlare: Postadress Box STOCKHOLM Besöksadress Polhemsgatan 30 STOCKHOLM Telefon E-post rikspolisstyrelsen@rps.police.se Org.nr Hemsida Telefax v4.5.16_1

2 Gunnel Fransson E-post: Faxnr: Sista dag att inkomma med frågor är Sista dag Rikspolisstyrelsen skickar ut svar på inkomna frågor Endast skriftliga svar från Rikspolisstyrelsen ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Kompletteringar och förtydliganden till Förfrågningsunderlaget samt frågor och svar rörande Förfrågningsunderlaget som uppstår under anbudstiden, publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil. Intresserade anbudsgivare ansvarar själva för att gå in och ta del av denna information. 1 OMFATTNING Polismyndigheten i Västra Götaland tar emot hittegods, även så kallat allmänt gods som i många fall inte går att spåra till någon ägare. Vidare hanteras i beslag tagna föremål som efter beslut har förverkats till Staten enligt följande lagar: 1. Förverkande. 2. Lagen (1938:121) om hittegods 3. Förvarstagande enligt lagen (1974:1065) om visst stöldgods m m 4. Lagen (1974: 1066) om förfarande med förverkad egendom och hittegods m m 5. Förordningen (1966:1191) om överlåtelse av statens lösa egendom Egendom som enligt gällande föreskrifter ej får säljas är levande djur eller egendom, som är utsatt för snar försämring eller har ringa värde att den inte har något saluvärde. Följande produktområden/varugrupper kommer att omfattas av försäljningar: 1. Diverse, (större delen av godset) kan vara allt från kläder, väskor till barnvagnar etc. 2. Cyklar och mopeder. I huvudsak cyklar. 3. Guld- silver, klockor och smycken 4. Antikviteter, konst, frimärken, mynt 5. Metaller ex.koppar 6. Elektronik, handverktyg, maskiner m.m. Geografiska områden: 1. Hittegodscentralen Odinsgatan 28, Göteborg 2. Beslagsenheten, Odinsgatan 28, Göteborg 2. Hittegods- och Beslagsenheten, Sandgärdsgatan 15, Borås Föremål och gods försäljs som ett parti oavsett antal föremål och typ av föremål. Kontrakterade anbudsgivare/leverantörer ska omhänderta allt gods som är till försäljning utan urskiljning. Beslags- och Hittegodsenheterna på respektive ort kommer att samordna försäljning/hämtnings tillfällen så långt det är möjligt i syfte att minska antalet tillfällen. Vid enstaka tillfällen kan det ske samordnad försäljning/hämtning tillsammans med andra orter i polismyndighetens närområde t ex Skövde. Upphandlingsärende Sida 2(8) Anbudsförfrågan

3 Under avtalsperioden kommer cirka 2-6 försäljnings tillfällen per år för respektive geografiska område (Göteborg och Borås) att ske. Polismyndigheten i Västra Götaland har för avsikt att teckna avtal med tre anbudsgivare. Dessa tre kommer vid en förnyad konkurrens utsättning lämna pris för hittegods och föremål tagna i beslag vid varje försäljnings tillfälle. Den anbudsgivare som lämnar det högsta priset, exklusive moms, vid varje förnyad konkurrensutsättning äger rätt att hämta och försälja vidare godset. Betalning för inköpet ska ske sju (7) dagar före avhämtningen av godset. Om så inte skett äger anbudsgivaren inte rätt till godset utan förfrågan går vidare till den anbudsgivare som lämnat det näst högsta budet. För denna leverantör gäller ny sjudagars period. 2 KRAV PÅ TJÄNSTEN Anbudsgivaren ska hämta, förvara och försälja Polisens överskottsmateriel, dvs. hittegods, allmänt gods och i beslag tagna föremålm som efter beslut har förverkats till Staten. Anbudsgivaren ska hämta försålt parti, i befintligt skick, på den plats som Polisen anvisat. Partiet ska hämtas fem (5) arbetsdagar efter överenskommet pris och att full likvid har inkomit på polisens konto alternativt mot uppvisande av kvitto som bevis på inbetalning av inköpet till överenskommet pris. Anbudsgivaren ska i sitt anbud beskriva hur anbudsgivaren kommer att organisera sin verksamhet för att uppfylla dessa vilkor. Det är viktigt att anbudsgivaren anger hur denne disponerar sina resurser över dygnet samt vilka hämtnings och förvaringsrutiner som tillämpas. Om Polisen i Västra Götaland så begär, ska anbudsgivaren kunna tillhandahålla separat kvitto för försäljning av visst gods, främst i beslag tagna föremål. Vid dessa tillfällen får köparen göra ett uppskattat pris för varan och nedteckna det på kvittot. 3 AVTALSTID Ramavtalet träder i kraft från och med dagen då det undertecknats av båda parter, dock tidigast från och med den 1 maj 2010 och gäller i två (2) år. Polismyndigheten i Västra Götalands län äger rätt men har ej skyldighet att förlänga ramavtalet 12 månader i taget, upp till två år (2014). 4 RAMAVTAL Polismyndigheten i Västra Götaland län avser teckna avtal med tre (3) leverantörer. 5. AVROPSBERÄTTIGADE/BESTÄLLARE Rätt att avropa från ramavtalet tillkommer Polismyndigheten i Västra Götalands län. 6. KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN De krav som ställs på de leverantör och eventuella underleverantörer som ska utföra det aktuella åtagandet framgår nedan: Upphandlingsärende Sida 3(8) Anbudsförfrågan

4 6.1 Företagsuppgifter Anbudsgivaren ska fylla i och bifoga anbudet bilaga 1 Företagsuppgifter. 6.2 Uteslutningsgrunder Anbudsgivaren ska vara fri från hinder för deltagande enligt 10 kap. 1-2 LOU och lämna fullständiga och korrekta uppgifter i anbudet samt ej utelämna information av betydelse för utvärderingen av anbudet. Anbudsgivaren ska styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet: a) bilaga 2 Sanningsförsäkran, undertecknad av behörig företrädare för anbudsgivaren. 6.3 Register-/tillståndskontroll I det fall anbudsgivaren är skyldig att vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där anbudsgivarens verksamhet är etablerad ska anbudsgivaren visa att denne är registrerad. Anbudsgivaren kan visa detta genom att bifoga anbudet en kopia av registreringsbevis utfärdat av Bolagsverket. Utländsk anbudsgivare kan visa detta genom att bifoga anbudet intyg med motsvarande uppgifter eller om sådana intyg inte kan erhållas i det land i vilken anbudsgivaren har sin verksamhet genom att avge en utsaga på heder och samvete. Inlämnade handlingar enligt denna punkt får ej vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud. 6.4 Kapacitet Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk kapacitet att han kan upprätthålla ett långsiktigt ramavtal med Polismyndigheten i Västra Götalands län. Anbudsgivaren styrker uppfyllelse av kravet på lättaste sätt genom att bifoga anbudet ett utdrag från affärs- och kreditupplysningsföretaget UC AB (som visar att anbudsgivaren har erhållit riskklass 3 eller högre, beräknat på värden redovisade vid utgången av det senast registrerade och avslutade räkenskapsåret) eller utdrag från likvärdigt affärs- och kreditupplysningsföretag (som visar att anbudsgivaren har erhållit motsvarande riskklass). I det fall anbudsgivaren har godtagbara skäl för att inte inkomma med efterfrågade handlingar eller om anbudsgivarens erhållna riskklass är lägre än 3 eller motsvarande eller om riskklassen inte är baserad på några reella värden (gäller t.ex. för nystartade företag) kan anbudsgivaren istället visa sin ekonomiska kapacitet genom att bifoga antingen: a) en moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt ramavtalet garanteras som för eget åtagande; eller b) en redovisning av anbudsgivarens revisor, eller annan fysisk eller juridisk person med insyn i anbudsgivarens ekonomi, som visar att anbudsgivaren kan upprätthålla ett långsiktigt avtal. Begärda handlingar i denna punkt får ej vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud. Rikspolisstyrelsen kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudsgivares redovisade ekonomiska kapacitet. Upphandlingsärende Sida 4(8) Anbudsförfrågan

5 6.5 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Tidigare åtaganden Anbudsgivaren ska ha bedrivit sin verksamhet, som motsvarar den i detta förfrågningsunderlag efterfrågade, i minst ett år (påbörjat före 1 jan 2009) detta styrks genom kopia av bolagsregistrering (6.3 ovan) Utrustning etc. Anbudsgivaren ansvarar för att de fordon, annan utrustning och lokaler som används vid utförandet av uppdraget är anpassade för ändamålet. Polisen ser gärna att leverantören har fordon som är miljöanpassade. Fordonet ska vara av den storleken att cyklar och mopeder samt större gods kan hämtas vid ett (1) tillfälle och på ett betryggande sätt (Vid ett och samma tillfälle innebär att försålt gods hämtas under en och samma dag).anbudsgivaren ska i sitt anbud skriva ner uppgifter på de fordon som kommer att nyttjas för detta uppdrag. Anbudsgivaren ska ha kapacitet för utbyte av EUR-pallar i samband med hämtning av försålt gods vid respektive geografiska enhet. Anbudsgivaren ska inneha ett försäljningsställe som främjar vidareförsäljning av godset till allmänheten. Anbudsgivaren ska i sitt anbud beskriva/presentera sitt försäljningsställe. Anbudsgivaren ska till sitt anbud bifoga kopia på hyreskontrakt eller ägar dokumentation för nämnda försäljningsställe. Detta kontrakt måste vara äldre än ett år, vilket innebär att anbudsgivaren måste bedrivit sin verksamhet mer än ett år. Om anbudsgivaren nyligen bytt lokal ska kopia på tidigare kontrakt också bifogas. Sammanlagt ska dessa påvisa en verksamhet över (1) år Försäljning av gods Anbudsgivaren ska i sitt anbud beskriva hur ej försålt gods kommer att hanteras ur ett miljöperspektiv Underleverantörer Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra vissa delar av tjänsten ska dessa anges i anbudet tillsammans med en specificering av omfattning och karaktär. Anbudsgivaren ska därtill styrka att underleverantörer uppfyller kraven i punkterna 6.1 till och med 6.2 genom att bifoga anbudet motsvarande dokument som för anbudsgivaren Miljöskyddsåtgärder Anbudsgivaren bör ha ett strukturerat miljöarbete. Som bekräftelse på detta ska anbudsgivaren bifoga företagets miljöpolicy till anbudet. I anbudet presentera vilken person som är ansvarig för att kontrollera att miljöpolicyn efterföljs inom företaget. Bör-krav 10 poäng. 7 KOMMERSIELLA VILLKOR 7.1 Pris förnyad konkurrens utsättning Handläggning vid förnyad konkurrens utsättning: Upphandlingsärende Sida 5(8) Anbudsförfrågan

6 Polismyndigheten i Västra Götaland kallar de tre avtalade anbudsgivarna vid tre separata tillfällen för att besiktiga godset. Efter besiktning ska anbudsgivaren lämna sitt pris i ett förslutet kuvert. Priset ska omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av uppdraget. Då alla anbudsgivare lämnat sitt, till utsatt datum, äger Polismyndigheten rätt att öppna de tre kuverten. Alla anbudsgivarna ska informeras via fax eller mail om budgivningens resultat vilket innebär att alla har insyn i vilka priser respektive anbudsgivare lämnat. Vinnande anbudsgivare ska så snart som möjligt dock senast en vecka före avhämtande av godset betala Polismyndigheten i Västra Götaland för godset. I annat fall tillfaller godset den anbudsgivare som lämnat det näst bästa priset. 7.2 Avtalsunderlag I bilaga 3, Avtalsunderlag, anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen leverantör. Anbudsgivaren ska acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Acceptans av samtliga kommersiella villkor bekräftas i anbudet genom undertecknande av bilaga 2, Sanningsförsäkran. 8. UTVÄRDERINGSFÖRFARANDE Endast de krav som ställts i Förfrågningsunderlaget kommer att utvärderas. Förfrågningunderlaget innehåller ett antal ska-krav och ett bör-krav. En förutsättning för att anbud ska kunna antas är att samtliga ska-krav är uppfyllda. 8.1 Uteslutning och kvalificering (steg 1) Vid kvalificeringen sker en prövning om anbudsgivaren uppfyller de ställda kraven i punkten 6. Krav på anbudsgivaren utom punkt Miljöskyddsåtgärder som utvärderas i steg 2, samt punkten 9 nedan, Administrativa bestämmelser, om anbud är korrekt inlämnade och innehåller all den dokumentation och de uppgifter som infordrats. De anbudsgivare som uppfyller kraven och vars anbud är korrekt inlämnade har kvalificerat sig till anbudsutvärdering, steg Anbudsutvärdering (steg 2) Vid anbudsutvärderingen kontrolleras inledningsvis att anbud uppfyller de ställda skakraven i 3, Krav på tjänsten samt att de kommersiella villkoren i punkten 8 Kommersiella villkor är uppfyllda. Därefter utvärderas bör-kravet i punkt Miljöskyddsåtgärder Post Kriterium Poäng 1. Bör-krav, Miljöskyddsåtgärder 10 Den anbudsgivare som sammantaget erhållit högst poäng kommer att erhålla 3 poäng. Anbudsgivare som erhållit lägre poäng erhåller motsvarande den procentuella differensen mellan deras poäng. Om fler än tre anbudsgivare uppfyller alla ställda krav kommer lottning att ske för att utse tre leverantörer som Polismyndigheten i Västra Götaland kommer att teckna avtal med. Lottningen genomförs på så sätt att anbudsgivarnas namn skrivs på en lapp. Lapparna läggs i ett kuvert. En för den berörda upphandlingen neutral person drar ur kuvertet tre lappar. Upphandlingsärende Sida 6(8) Anbudsförfrågan

7 9. ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 9.1 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas förenklat förfarande. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Eventuell förhandling sker på initiativ av Rikspolisstyrelsen. 9.2 Anbudets uppställning Anbudet bör följa dispositionen i detta Förfrågningsunderlag. 9.3 Anbudets språk All dokumentation i detta upphandlingsärende inklusive all korrespondens ska vara på svenska. 9.4 Anbudets form Anbud, inklusive bilagor, ska lämnas skriftligen i två (2) kompletta kopieringsvänliga exemplar, en (1) originalhandling och en (1) kopia. Det är inte möjligt att lämna anbud via telefax eller e-post. 9.5 Anbudsförsändelse Anbud bör lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med diarienummer PVS /10 samt texten ANBUD- Försäljning av hittegods, som bekräftelse på att försändelsen innehåller anbud. 9.6 Anbudets avlämnande Anbud ska vara Rikspolisstyrelsen tillhanda senast den 7 april Anbudsgivaren svarar för att anbud är inkommet i rätt tid. För sent inkomna anbud kommer inte att beaktas. Anbud skickas till: Rikspolisstyrelsen Registratorskontoret Box Stockholm Anbud kan även skickas med bud eller avlämnas personligen till Rikspolisstyrelsen på Polhemsgatan 30 fram till kl den 7 april Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren ska vara bunden av sitt anbud till och med den 31 mars Acceptans av anbudets giltighetstid bekräftas i anbudet genom undertecknande av bilaga 2 Sanningsförsäkran. Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud till och med den 31mars 2011 trots att upplysning om beslut om val av leverantör och anbud meddelats enligt LOU före tecknande av upphandlingskontrakt. 9.8 Anbudets undertecknande Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare eller motsvarande för anbudsgivaren. Behörigen undertecknad bilaga 2, Sanningsförsäkran accepteras såsom undertecknat anbud. Upphandlingsärende Sida 7(8) Anbudsförfrågan

8 9.9 Kostnader i samband med anbudsgivningen Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd finnas i offentlighets och sekretesslagen (2009:400). Efter det att en upphandling avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av 31 kap. 16 offentlighets och sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudsgivarens affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. Det ankommer på Rikspolisstyrelsen att pröva en begäran om att få ta del av anbud. För att underlätta eventuell sekretessprövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet skriftligen: a) begära att viss uppgift ska hållas hemlig; b) ange vilken/-a uppgift/-er som ska gälla som skyddsvärda; c) ange vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgiften röjdes. En sekretessprövning kan endast ske i samband med en begäran från allmänheten om att få ta del av anbud. Ett beslut om att sekretessbelägga anbud eller vissa uppgifter i ett anbud kan överklagas och prövas i domstol. 4.1 Kontrakt Civilrättsligt bindande avtal mellan Polismyndigheten i Västra Götalands län och vinnande anbudsgivare sluts genom ett kontrakt. Med kontrakt avses ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster; och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur. Rikspolisstyrelsen Upphandlingssektionen Gunnel Fransson Upphandlare Bilagor 1. Företagsuppgifter 2. Sanningsförsäkran 3. Avtalsunderlag Upphandlingsärende Sida 8(8) Anbudsförfrågan

9 Polisens verksamhetsstöd Administrativa enheten Upphandlingssektionen FÖRETAGSUPPGIFTER Bilaga 1 Diarienr (åberopas vid korrespondens) Försäljning av gods i Västra Götaland Ärendebeteckning 809 Information om anbudsgivaren, Anbudsgivarens kontaktuppgifter Organisationsnamn: Organisationsnummer: Box/Gata: Post nr./postadress: Telefonnummer (vxl): Faxnummer: E-post: Webbplats: Kontaktperson mot Rikspolisstyrelsen i upphandlingen: Namn: Befattning: Direktnummer: Mobilnummer: Faxnummer: E-post: Kontaktperson mot Rikspolisstyrelsen under avtalsperioden: Namn: Befattning: Direktnummer: Mobilnummer: Faxnummer: E-post: Avtalsansvarig (den som undertecknar avtalet): Namn: Befattning: Direktnummer: Mobilnummer: Faxnummer: E-post: v4.5.16_1

10 Information om eventuella underleverantörer 1. Underleverantörens kontaktuppgifter Organisationsnamn: Organisationsnummer: Box/Gata: Post nr./postadress: Telefonnummer (vxl): Faxnummer: E-post: Webbplats: 2. Underleverantörens kontaktuppgifter Organisationsnamn: Organisationsnummer: Box/Gata: Post nr./postadress: Telefonnummer (vxl): Faxnummer: E-post: Webbplats: 3. Underleverantörens kontaktuppgifter Organisationsnamn: Organisationsnummer: Box/Gata: Post nr./postadress: Telefonnummer (vxl): Faxnummer: E-post: Webbplats: Upphandlingsärende Sida 2(2) Bilaga 1Företagsuppgifter

11 Polisens verksamhetsstöd Administrativa enheten Upphandlingssektionen SANNINGSFÖRSÄKRAN Bilaga 2 Diarienr (åberopas vid korrespondens) Försäljning av gods i Västra Götaland Ärendebeteckning 809 Härmed försäkrar undertecknad på heder och samvete att anbudsgivarens namn - organisationsnummer och i företaget verksamma personer som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget har att fatta beslut och att företräda detta: i. inte genom lagakraftvunnen dom är dömd för sådana brott enligt 10 kap. 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling som innefattar deltagande i kriminell organisation, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt; ii. inte är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud; iii. inte är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande; iv. inte genom laga kraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen; v. inte har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen; vi. har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i Sverige eller det egna landet; och att vii. av företaget lämnade uppgifter i anbudet är fullständiga och korrekta samt att information av betydelse för utvärderingen av anbudet inte har utelämnats. Härmed bekräftas att anbudsgivaren har tagit del av de kommersiella villkoren, i bilaga 3 Avtalsunderlag och accepterar dessa utan reservationer ändringar eller tillägg. Anbudsgivarens anbud är giltigt till och med Ort Datum Ort Datum Behörig företrädare Namnförtydligande Befattning Behörig företrädare Namnförtydligande Befattning v4.5.16_1

12 Polisens verksamhetsstöd Administrativa enheten Upphandlingssektionen AVTALSUNDERLAG Bilaga 3. Diarienr (åberopas vid korrespondens) PVS Ärendebeteckning 809 RAMAVTAL AVSEENDE FÖRSÄLJNING AV GODS I VÄSTRA GÖTALANDS LÄN v4.5.16_1

13 PARTER Mellan Polismyndigheten i Västra Götalands län ( Polisen ) och företaget med organisationsnummer org. nr. och säte box/gata, postnummer postadress ( Leverantören ) har följande ramavtal, ( Avtalet ) slutits, innebärande att Leverantören förbundit sig att till de villkor som anges i Avtalet utföra tjänsten för Polisen. Polisen och Leverantören kan Avtalet refereras till individuellt som part och kollektivt som parter. 1 BEHÖRIGHET ATT FÖRETRÄDA POLISEN Behörighet att företräda Polisen vad gäller Avtalet och andra rättshandlingar i anslutning till Avtalet samt tvist angående tolkning av Avtalet och därmed sammanhängande rättsförhållanden tillkommer Rikspolisstyrelsen/Polisens verksamhetsstöd/administrativa enheten/upphandlingssektionen. 2 AVTALSHANDLINGAR Parternas åtaganden regleras av nedan angivna handlingar: 1. Skriftliga ändringar i eller tillägg till Avtalet 2. Avtalet, daterat 2010-mm-dd 3. Förfrågningsunderlaget, daterat , inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar 4. Leverantörens anbud, daterat , inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i ovan nämnd ordning, såvida inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat. Allmänna leveransvillkor eller motsvarande standardavtal som Leverantören eventuellt tillämpar för sin verksamhet är inte bindande för Polisen. 3 AVTALSTID Avtalet träder i kraft den dag då det undertecknas av båda parter, dock tidigast den 1 maj 2010 och gäller fram till och med den datum fastställs vid avtalstecknandet. Polisen äger rätt men har ej skyldighet att förlänga Avtalet med tolv (12) månader i taget upp till två (2) år med i övrigt oförändrade villkor. Meddelande om förlängning ska ske skriftligen till Leverantören tre (3) månader innan avtalstiden löper ut. I annat fall löper Avtalet ut utan uppsägning. 4 AVTALETS OMFATTNING Avtalet omfattar utförande av hämtning och försäljning av gods enligt angiven rutiner i förfrågningsunderlaget ( Tjänsten ). Leverantören ska utföra Tjänsten i följande polisområden: Post Geografiskt område 1 Hittegodscentralen, Odinsgatan 28, Göteborg Upphandlingsärende Sida 2(9) Bilaga 3 Avtalsunderlag

14 2 Beslagsenheten, Odinsgatan 28, Göteborg 3 Hittegods- och Beslagsenheten, Sandgärdsgatan 15, Borås 4. samordnad försäljning/hämtning tillsammans med andra orter i polismyndighetens t.ex. Skövde. 5 LEVERANTÖRENS ÅTAGANDEN Leverantören förbinder sig att utföra Tjänsten professionellt, och i enlighet med de instruktioner som kan meddelas av Polisen, i enlighet med villkoren i Avtalet, kraven uppställda i förfrågningsunderlaget samt enligt redovisat förfarande i Leverantörens anbud. Leverantören är därvid skyldig att följa gällande lagar och förordningar samt i övrigt agera i enlighet med för branschen gällande god sed och etiska normer. Leverantören är skyldig att inneha alla tillstånd som erfordras för fullgörande av sina åtaganden enligt Avtalet. 6 POLISENS ÅTAGANDEN Polisen åtar sig att avropa Tjänsterna från Leverantören under hela avtalstiden med följande inskränkningar och undantag: i. Polisen lämnar ingen volymgaranti under avtalstiden. ii. Avtalet inskränker inte Polisens rätt att låta utföra Tjänsten/Tjänsterna med egen personal eller med anlitande av tredje part i de fall omständigheterna påfordrar skyndsam åtgärd eller i de fall antalet uppdrag överskrider eller förväntas överskrida Leverantörens kapacitet; Polisen åtar sig att bereda Leverantörens personal tillträde till de lokaler/platser där Tjänsten ska utföras. 7 PARTERNAS GEMENSAMMA ÅTAGANDEN Parterna har skyldighet att fortlöpande informera varandra om förhållanden som har betydelse för Avtalet. 8 AVROPSVILLKOR 8.1 Avropsförutsättningar Vid avrop ska en förnyad konkurrensutsättning tillämpas enligt nedan angivna förfarande: i. Samtliga kontrakterade leverantörer ska tillställas en skriftlig avropsförfrågan. ii. Leverantören är skyldig att inom i förfrågan angiven tid besvara ställd avropsförfrågan och lämna skriftlig offert. Leverantören ska dock utifrån omfattning ges skälig tid att besvara avropsförfrågan. iii. Beslut ska meddelas samtliga leverantörer. Upphandlingsärende Sida 3(9) Bilaga 3 Avtalsunderlag

15 8.2 Avropsberättigade Rätt att göra avrop från Avtalet tillkommer Polismyndigheten i Västra Götalands län, ( Beställare ). Varje Beställare svarar själv för sina rättigheter och förpliktelser gentemot Leverantören. 8.3 Avrop Polisen äger rätt att avropa Tjänsterna enligt Avtalet under hela avtalstiden. Hänvisning till Avtalet. i. Tidpunkt då inställelse ska ske. (Avtalad Inställelsetid). ii. Plats där Tjänsterna ska utföras. iii. Telefaxnummer för bekräftelse av mottaget avrop. Avrop ska ställas till Leverantören på nedan angivna kontaktuppgifter: Dagtid: Telefon: Fax: Samtliga avrop ska bekräftas skriftligen per telefax av Leverantören omedelbart efter mottaget avrop, såvida inte Polisen medger bekräftelse per telefon. Ska avropet bekräftas per telefax skickas bekräftelsen till det telefaxnummer som anges i avropet. 9 LEVERANS M.M. Tjänsten ska utföras på av Polisen anvisad plats och angiven dag då full likvid för godset kommit Polisen till godo. Tjänsten ska anses vara utförd den dag då Tjänsten utförts till fullo på av Polisen anvisad plats samt godkänts av Polisen. ( Faktisk Leveransdag ). 10 LEVERANSFÖRSENING, PÅFÖLJDER Leveransförsening föreligger när antagen Leverantör ej erlagt den överenskomna likviden, enligt förfarandet vid förnyad konkurrensutsättning, inom sju (7) dagar. Finner Leverantören att Leverantören inte kan hålla Avtalad Leveransdag eller framstår detta som sannolikt är Leverantören skyldig att utan dröjsmål skriftligen meddela Polisen om förseningen. Därvid har Polisen rätt att kontakta den Leverantör som lagt det näst bästa budet för godset. 11 BEFRIELSEGRUNDER Part är befriad från sina åtaganden enligt Avtalet om parten visar att det inträffat ett hinder utanför partens kontroll som parten inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid Avtalets Upphandlingsärende Sida 4(9) Bilaga 3 Avtalsunderlag

16 tecknande och vars följder parten inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. Såsom sådant hinder ska anses allmän arbetskonflikt, eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, terrorism, inskränkningar i fråga om drivkraft, allmän knapphet på transporter, varor och energi, lagbud, beslut från regeringen eller annan myndighet än Polisen samt arbetsmarknadskonflikt som inte har sin grund i parts brott mot kollektivavtal. Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra åtagandena enligt Avtalet, är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som parten har anlitat skulle vara fri enligt första stycket. För att part ska äga rätt att göra gällande befrielsegrund enligt första stycket ska parten omgående skriftligen underrätta motparten om uppkomsten av det befrielsegrundande hindret samt vidta åtgärder för att mildra omfattningen och effekten av hindret. Så snart det åberopade hindret upphört ska parten omgående skriftligen underrätta motparten därom samt omedelbart återuppta åtagandet i avtalad omfattning. Vardera parten får frånträda Avtalet genom skriftligt meddelande till motparten, om Avtalets fullgörande försenas mer än nittio (90) dagar till följd av befrielsegrundande hinder. 12 HÄVNING Båda parter äger rätt att häva Avtalet utan kompensation till motparten, i fall motparten har gjort sig skyldig till väsentligt kontraktsbrott och motparten inte rättat till kontraktsbrottet inom trettio (30) dagar från mottagandet av meddelande (med beskrivning av kontraktsbrottet) från den hävande parten. Polisen äger därutöver rätt att häva Avtalet enligt följande: i. Utan kompensation till Leverantören och omedelbart om Tjänsten är felaktig, inte fullgörs eller fullgörs för sent och detta inte beror på Polisen eller något förhållande på Polisens sida eller på omständighet som omfattas av punkten 11 Befrielsegrunder och Polisen är berättigad till ersättning med 5 % av det offererade priset. ii. utan kompensation till Leverantören och omedelbart, vid varje försök av Leverantören att överlåta, delegera eller på annat sätt överföra rättigheterna enligt detta Avtal; iii. utan kompensation till Leverantören och omedelbart, om Leverantörens ekonomiska ställning eller kommersiella förmåga försämras i sådan omfattning att Polisen får rimlig anledning att tro att Leverantören inte kan uppfylla Avtalet; iv. utan kompensation till Leverantören och omedelbart om Leverantören har försatts i konkurs eller likvidation, satts under tvångsförvaltning, är föremål för ackord, har inställt betalningar, är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, ackord eller liknade förfarande; v. utan kompensation till Leverantören och omedelbart, om Leverantören har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen genom lagakraftvunnen dom, underlåtit att fullgöra sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter eller har lämnat felaktig information i delar som berör denna punkt. Hävning enligt denna punkt ska ske genom skriftligt meddelande till motparten för att vara giltig. Upphandlingsärende Sida 5(9) Bilaga 3 Avtalsunderlag

17 13 SKADESTÅND Häver Polisen Avtalet enligt punkten ovan Hävning äger Polisen rätt till skadestånd. Framställan om krav på skadestånd enligt denna punkt ska ske genom skriftligt meddelande till Leverantören för att vara giltig. Föreligger ersättningsgill skada enligt denna punkt är Polisen skyldig att vidta åtgärder för att begränsa skadan, såvida inte dessa åtgärder ej orsakar oskälig kostnad, eller eljest är oskäligt betungande. 14 ANSVARSBEGRÄNSNING Leverantören är inte i något fall skyldig att ersätta Polisen för indirekt- eller följdskada, eller skada på grund av förlorad vinst, förlorade besparningar eller förlorade intäkter, dock förutsatt att skadan inte har orsakats uppsåtligen eller av oaktsamhet. 15 FÖRSÄKRING Leverantören är skyldig att teckna och under avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring som säkerhet för fullgörande av skadeståndsskyldighet med anledning av ingångna åtaganden enligt Avtalet. Ersättning för skada är inte begränsat till det belopp som Leverantören erhåller från försäkringen. Leverantören är skyldig att omedelbart på begäran av Polisen uppvisa skriftligt bevis på erlagda försäkringsavgifter. 16 GRUNDLÄGGANDE RÄTTIGHETER FÖR ARBETSTAGARE Leverantören ska vid fullgörande av arbete för leverans enligt Avtalet följa sin nationella lagstiftning ifråga om arbets- och anställningsvillkor för sina arbetstagare. Sådana arbets- och anställningsvillkor ska som ett minimum vara förenliga med Internationella arbetsorganisationens (ILO) konventioner i nedan angivna avseenden: a) Minimiålder för tillträde till arbete (ILO konvention nr 138); b) Förbud mot de värsta formerna av barnarbete (ILO konvention nr 182); c) Förbud mot tvångs- eller obligatoriskt arbete (ILO konvention nr 29 och 105); d) Lika lön för män och kvinnor för arbete av lika värde (ILO konvention nr 100); e) Diskriminering ifråga om anställning och yrkesutövning (ILO konvention nr 111); f) Föreningsfrihet och skydd för organisationsrätten och den kollektiva förhandlingsrätten (ILO konvention nr 87 och 98). För det fall Leverantören använder underleverantörer för fullgörande av arbete för leverans enligt Avtalet, ska Leverantören gentemot Polisen ansvara för att sådan underleverantör uppfyller villkoren enligt ovan i enlighet med sin nationella lagstiftning och nämnda ILO konventioner. Upphandlingsärende Sida 6(9) Bilaga 3 Avtalsunderlag

18 I syfte att möjliggöra kontroll av efterlevande av avtalsvillkor enligt denna punkt ska Leverantören: 1) snarast möjligt efter Polisens begäran förse Polisen med relevant information om arbetsoch anställningsförhållanden för arbetstagare som utför arbete för leverans enligt Avtalet; 2) tillåta inspektion utan förbehåll, av Polisen eller av Polisen utsedd oberoende tredje part, på arbetsplatsen där arbete utförs för leverans enligt Avtalet; 3) tillse att relevanta uppgifter om arbets- och anställningsförhållanden för arbetstagare som utför arbete för leverans enligt Avtalet finns tillgängliga på arbetsplatsen för Polisen eller av Polisen utsedd oberoende tredje parts kontroll; samt 4) ej straffa, avskeda eller på annat sätt diskriminera arbetstagare som utför arbete för leverans enligt detta avtal och som lämnar ut information om efterlevnaden av avtalsvillkor enligt denna punkt. 17 VERKSAMHET Leverantören eller någon på Leverantörens sida får inte under avtalstiden utöva verksamhet som i något avseende negativt kan påverka Polisens förtroende för Leverantören avseende Leverantörens åtaganden enligt Avtalet eller som kan skada Polisens anseende. 18 MARKNADSFÖRING Leverantören äger inte rätt att använda Polisens namn eller det faktum att Leverantören utför tjänster åt Polisen i reklam- och marknadsföringssammanhang eller något annat offentligt sammanhang utan att ha inhämtat skriftligt medgivande från Polisen. 19 PERSONAL Leverantören förbinder sig att vid utförandet av Tjänsten använda personal med för ändamålet erforderlig kompetens, utbildning och erfarenhet. För det fall att någon av de personer som utför Tjänsten blir otillgänglig för Tjänstens utförande eller om Polisen anser att någon av dessa personer saknar tillräckliga kvalifikationer eller av andra skäl inte är lämplig för samarbetet mellan parterna ska Leverantören omedelbart vidta nödvändiga åtgärder för att rätta till bristen. Leverantören ska därvid söka ersätta personen med annan person med likvärdig kompetens, utbildning och erfarenhet, dock förutsatt att det kan ske utan påverkan på kvalitet eller tiden för Tjänstens utförande. Förändring i personalstyrkan berättigar inte Leverantören till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor. Leverantören svarar för löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade kostnader för sig och sin personal. Leverantören är ensam arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av arbetsgivaransvar i förhållande till denna personal. Upphandlingsärende Sida 7(9) Bilaga 3 Avtalsunderlag

19 20 UNDERLEVERANTÖR Leverantören svarar för underleverantörens arbete såsom för eget arbete. Leverantören äger inte rätt att anlita/byta underleverantör för utförande av i Avtalet nämnda åtaganden eller del därav utan skriftligt medgivande från Polisen, såvida inte underleverantören endast anlitas för åtgärder av rutinmässig art eller av mindre betydelse för Avtalet. 21 UPPSÄGNING Polisen äger rätt att när som helst under avtalstiden, genom skriftligt meddelande till Leverantören, säga upp Avtalet med tre (3) månaders varsel. Om detta inte innebär utövande av Polisens hävningsrätt enligt punkten 12 Hävning äger Leverantören rätt att utfå skälig ersättning för fram till uppsägningstidpunkten nedlagda investeringar som har direkt anknytning till Leverantörens åtaganden enligt detta Avtal. Avveckling ska ske utan dröjsmål och Leverantören ska vidtaga alla erforderliga åtgärder för att minimera samtliga kostnader. Leverantören äger inte rätt att uppbära ersättning för det som kan komma till nytta i Leverantörens övriga verksamhet eller för vilket Leverantören erhåller ersättning på annat sätt. Polisen äger rätt att med biträde av auktoriserad revisor och/eller annan expert granska erforderligt underlag för bedömning av Leverantörens ersättningskrav. Den totala ersättningen får dock ej överskrida det belopp som Leverantören kan förvänta sig att erhålla om Avtalet fullföljdes, exklusive eventuella förlängningsår, med avdrag för vad som tidigare utbetalats. 22 MEDDELANDEN Meddelanden mellan parterna enligt Avtalet ska för att vara giltiga ske skriftligen och skickas till följande adresser: För Polisen Polismyndigheten i Västra Götaland namn efternamn titel adress postnummer postadress Telefon: Mobil: Fax: E-post: För Leverantören namn efternamn titel adress postnummer postadress Telefon: Upphandlingsärende Sida 8(9) Bilaga 3 Avtalsunderlag

20 Mobil: Fax: E-post: Det åligger parterna att hålla varandra underrättade om aktuella adresser, telefon- och faxnummer samt e-postadresser. För fullgörande av sina åtaganden enligt Avtalet är Polisen endast skyldig att kontakta Leverantören på de kontaktuppgifter som anges ovan eller de ändrade kontaktuppgifter som Polisen fått del av. 23 ÖVERLÅTELSE AV AVTALET Leverantören äger inte rätt att helt eller delvis överlåta eller pantsätta sina rättigheter och skyldigheter enligt Avtalet till tredje part utan skriftligt medgivande från Polisen. 24 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Ändringar och tillägg till Avtalet eller annan rättshandling i anslutning till Avtalet är bindande endast i den utsträckning dessa är skriftligen avfattade och behörigen undertecknade av Parterna. 25 TILLÄMPLIG LAG Parternas rättigheter och skyldigheter enligt Avtalet bestäms i sin helhet med tillämpning av svensk rätt med undantag för dess lagvalsregler. 26 TVIST Tvist angående tillämpning eller tolkning av Avtalet och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska så långt det är möjligt lösas genom förhandling mellan parterna. Om parterna ej når en lösning genom förhandling ska tvisten prövas av svensk allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans. Avtalet har upprättats i två (2) likalydande exemplar, varav parterna erhållit var sitt. Stockholm Ort Datum Ort Datum För Polisen För Leverantören Namn. Namn Namnförtydligande. Namnförtydligande Upphandlingsärende Sida 9(9) Bilaga 3 Avtalsunderlag