ON KALLELSE

Transkript

1 ON KALLELSE

2 KALLELSE Datum Sida 1(1) Omsorgsnämnden Isaac Tham Omsorgsnämnden kallas härmed till sammanträde onsdag den 26 februari 2014 kl i Tjädernhuset, sammanträdesrum Vargen för att behandla följande ärenden: Ärenden 1. Val av justerare 2. Godkännande av dagordning 3. Redovisning av synpunkter september-december Internkontrollplan Fortbildningsplan Revisorernas granskning av bemanningsplaneringen 7. Verksamhetsberättelse/bokslut Rapporter, vård- och omsorgsförvaltningen 9. Nedläggning av faderskapsutredning, AAS 10. Utredning enligt 6 kap. 8a FB, MMS 11. Utredning enligt 6 kap. 8a FB, MMS 12. Utredning enligt 6 kap. 8a FB, SA 13. Riktlinjer och rutiner för socialförvaltningen vid våld i nära relationer 14. Revisorernas granskning av integrationen i Hedemora kommun 15. Verksamhetsplan för ekonomisektionen perioden Bildande av arbetslag för nystartsjobb 17. Bokslut/verksamhetsberättelse Rapporter socialförvaltningen Per Jansson (S) ordförande Isaac Tham sekreterare

3 ~HEDEMORA ~KOMMUN Omsorgsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 6(20) Dnr V Redovisning av synpunkter september-december 2013 Under redovisningsperioden har fem stycken synpunkter inkommit till vårdoch omsorgsförvaltningen, för hela 2013 är det tio stycken. Beslutsunderlag Vård- och omsorgsutskottet den 12 februari Vård- och omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse den 4 februari 2014 Omsorgsnämndens förslag till beslut Omsorgsnämnden har tagit del av informationen.

4 it. HEDEMORA ~KOMMUN Omsorgsnämndens arbetsutskott, vård- och omsorgs utskottet SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 8(15) 10 Dnr V Redovisning av synpunkter september-december 2013 Under rcdovisningsperioden har fem stycken synpunkter inkommit till vårdoch omsorgsförvaltningen, fö r hela 2013 är det tio stycken. Besluts underlag Vård- och omsorgs förvaltningens tjänsteskrivelse den 4 februari 2014 Förslag till omsorgsnämnden Vård- och omsorgsutskottet har tagit del av informationen och lämnar ärendet vidare till omsorgsnämnden utan eget förslag. Justerandes sign, C.~k l \i\~ Utdragsbestyrkande 1 -~~-z,,

5 ~HEDEMORA ~KOMMUN VO-l 3Cj- l :?a ~ 7-DCJ T JÄNSTESKRIVELSE 1 (2) Datum Carina.Nordahl, carina. nordahl@hedemora.se Redovisning av synpunkter september-december 2013 Ärendebeskrivning Under redovisningsperioden har 5 synpunkter inkommit till Vård och omsorgsförvaltningen. Synpunkterna har kategoriserats beroende på innehåll och sorterats under rubrikerna bemötande, tillgänglighet, utförande, information och beröm. Under hela 2013 har 10 synpunkter inkommit. Det är viktigt att komma ihåg att många av synpunkterna hanteras direkt i verksamheten och därför inte registreras enligt rutinen för synpunktshantcring. Detta förfarande är oftast det mest e11ektiva, men en nackdel kan vara att synpunkter som hanteras direkt i verksamheten inte sammanställs och analyseras på ett övergripande plan och därmed inte heller kan användas i verksamhetsförbättringsarbetet (I bilaga 1 finns en förteckning över samtliga synpunkter som inkommit under året. Under perioden sept-december är det synpunkt 6-10 som inkommit) S ynpunk.tskate gori Bemötande Antal I Ti 11 gänglighet 0 Utförande 3 Information 0 Beröm 1 Enligt rutinen för synpunktshantering ska synpunktslämnaren få återkoppling på sin synpunkt inom 3 veckor efter att den lämnats. Detta har skett i 3 av 5 fall. Hedemora kommun Hemsida E-post vardochomsorgskontoret@hedemora.se Organisabonsor Postadress Vård- och omsorgsförvaltningen Box Hedemora Besoksadress V intergatan 2 Hedemora Telefon Fax Bankgiro

6 Hedemora Kommun Vård och omsorgsförvaltningen Bilaga 1 Perioden september -dec Nummer Rubrik 6/2013 Utförande 7/2013 Beröm 8/2013 Utförande 9/2013 Bemötande 10/2013 Utförande Ärende Anhörig som påpekar att beställning/hämtning av medicin inte fungerar. Anhöriga som berömmer Sjö näs Brukare som tycker att hemtjänsten är dyr samt att inköpsrutinen inte fungerar Anonym person på särskilt boende som upplever obehag och blir skrämd av personal. Anhörig som har synpunkter på många olika insatser Åt2ärd MAS har informerat anhörig och idag fungerar läkemedelshanteringen. Enhetschef en har informerat personalen om den positiva synpunkten. Ett förklarande brev hur inköpen går till samt hur kostnader tas ut är sänt till brukaren. Enhetschefen har genomfört samtal med både brukare och personal. Synpunkten ställd till ON som också har svarat anhörig.

7 .å. HEDEMORA ~KOMMUN Omsorgsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 7(20) Lf. lnternkontrollplan 2014 Förvaltningen har uppdaterat intcrnkontrollplanen inför Beslutsunderlag Vård- och omsorgsutskottet den 12 februari Vård- och omsorgsförvaltningens ~jänsteskrivelse den 5 februari 2014 Vård- och omsorgsförvaltningens förslag på intemkontrollplan 2014 Omsorgsnämndens förslag till beslut Omsorgsnämnden fastställer internkontroll plan 2014 för vård- och omsorgsförvaltningen.

8 it. HEDEMORA ~KOMMUN Omsorgsnämndens arbetsutskott, vård- och omsorgs utskottet SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Soda 7(15) 9 lnternkontrollplan 2014 Förvaltningen har uppdaterat internkontroll planen in rör Beslutsunderlag Vård- och omsorgsförvaltningens förslag på internkontroll plan 2014 Värd- och omsorgsförvaltningcns tjänsteskrivelse den 5 februari 2014 Förslag till omsorgsnämnden Vård- och omsorgsutskottet har tagit del av informationen och lämnar ärendet vidare till omsorgsnämnden utan eget förslag. Justerandes sign Cl+:-~'\~

9 ~HEDEMORA ~KOMMUN T JÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 1(1) Carina Nordahl carina. nordahl@hedemora.se Redovisning av internkontroll 2013samt lnternkontrollplan 2014 Ärendebeskrivning Förvaltningen har under året som gått varit tvungen att prioritera bort vissa uppgifter. En av de uppgifterna har varit att genomföra de kontrollmoment som ingår i internkontrollplanen Bortprioritcringen har gjort på grund av den organisationsförändring som det medförde när områdeschefstjänstema togs bort. Redovisningen av intemkontrollen 2013 kommer att presenteras på arbetsutskottet. Förvaltningens internkontroll plan för 2014 innehåller till stor del de moment som inte genomfördes 2013 samt ytterligare 2 områden som är kommunövergripande. Förslag till beslut 1. Att vård och omsorgsutskottct föreslår omsorgsnämnden att anta internkontrollplanen för Att vård och omsorgsutskottet godkänner redovisningen av internkontrollen ~ (µ{µ_ ~ k\ Llev\J Carina Nordahl Utredare Eva Rosen Biträdande förvaltningschef Hedemora kommun Hemsida E post kommun@hedemora.se Organisationsnr Postadress Hedemora kommun Box Hedemora Besöksadress Tjädernhuset Hökargatan 6 Hedemora Telefon Fax Bankgiro

10 Förslag intern kontrollplan Vård- och omsorgsförvaltningen 2014 Process Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Metod Rapportering till vem/när Uppföljning av Att kontroll görs så att Enhetschef 2 ggr/år Enhetschef följer upp och Rapporteras till frånvaro all frånvaro rapporteras februari och kontrollerar all frånvaro så utredare som i Personec. september den är registrerad i personec vidarerapporterar till förvaltningschef vid avvikelse. Riskanalys Bedömningen görs att det finns sannolikhel for all det förekommer att personal inle rapporterar franvaro. Konsekvenserna av detta är kännbara. Kontroll för att undvika att betala ut lön till frånvarande.möjliggör korrekt lönekostnad. A vtalstrohet Att inköp av Utredare Fortlöpande Kontrollera samtliga fakturor Rapporteras till inventarier följer de avsende förval tningschef vid avtal vi har. inventariermöbelinköp avvikelse. Registrering/kontroll Att alla avtal diarieförs Nämndsekreterare av avtal Ris kana lys Rapporeras till utredare Bedömningen görs att det finns sannolikhet att det förekommer avvikelser i hanteringen. Konsekvenserna av detta är kännbara. Kontroll för att undvika inköp hos felaktiga leverantörer.

11 Intäkter Att Migrationsverket Ekonom, mot 2 ggr/år per Stickprov. Samtliga ärenden Rapporteras till debiteras för de tjänster bakgrund av att rätt sista maj och kontrolleras, dock max 10. utredare som de köper. underlag rapporteras sista oktober vidarerapporterar till in från förvaltningschef. verksamhetsansvariga Riskanalys Att stimulansmedel Ekonom, mot 2 ggr/år per Rapporteras till rekvireras som de ska. bakgrund av att rätt sista maj och utredare som underlag rapporteras sista oktober vidarerapporterar till in från förvaltningschef verksamhetsansvariga Bedömningen görs att det jlnns sannolikhet att det förekommer avvikelser i intäkterna. Konsekvenserna av detta är kännbara. Kontroll för att undvika förlorade intäkter.möjliggör korrekt debitering. Attest Att attestregister är Ekonom 2 ggr/år per Hela attestregistret ses över, Rapporteras till uppdaterat sista maj och skriv ut och godkänns av utredare som (elektroniska fakturor). sista oktober förvaltningschef vidarerapporterar till förvaltningschef. Riskanalys Bedömning görs att sannolikheten är relativt låg af/ attestregistret ej uppdateras. Konsekvenserna av detta är kännbara. Kontrollera för alt felaktigheter ej godkänns. Delegation Att Nämnd sekreterare 2 ggr/år per Stickprov. 5 ärenden väljs Rapport till delegationsordningen sista februari ut.kontrollen består i att se fövaltningschef vid efterlevs. och sista att rätt person fattat rätt avvikelse. september beslut utifrån rl i: :;; ~;,,, 1snrcl ninpen Riskanalys Bedörnningen är att det.finns en möjlig sannolikhet att delegationsordningen inte efterlevs och att rutin inte uppdateras. Konsekvenserna av detta är allvarliga. Kontrolleraför att undvika au felaktiga beslut fattas och/eller att beslut fattas utan att ansvarig person får kännedom om detta. Öka säkerheten i beslut.

12 Synpunktshantering Att förvaltningen Utredare 2 ggr/år per Datum och förfarande för alla F örvaltningschef återkopplar till berörd sista februari inkomna synpunkter inom 21 dagar. Att och sista kontrolleras rutin finns och september efterlevs. Riskanalys Bedömningen är att det finns en möjlig sannolikhet att synpunktshanteringen inte hanteras som den ska. Konsekvensera av detta är allvarliga. Kontrollera för att åtgärda brister och missförhållanden i vården- och omsorgen. Förbättrar kvaliteten i verksamheten och värnar om god dialog med anhöriga och övriga medborgare. Handläggning och Att utförd tid loggas i EC Ordbo 2 ggr/år per Kontrollera 10 slumpvis Rapporteras till verkställighet SoL Intra Phone som det sista februari utvalda personer per utredare som vid ska. och sista kontrolltillfälle.följ avvikelse rapporterar september personens hela dag. till förvaltningschef. Riskanalys Att den planerade tiden EC Ord bo 2 ggr/år per 10 slumpvis utvalda brukare Rapporteras till stämmer överens med sista februari kontrolleras angående beslut utredare som vid bistånds beslutet. och sista och planering avvikelse rapporterar september till förvaltningschef. Bedömningen är att det.finns sannolikhet att utförd tid inte loggas som den ska i Jntra Phone. Konsekvenserna av detta är allvarliga. Kontrolleraför all undvikafe/aktigtfaktureringsunderlag. Konsekvenserna kan bli att arbetstid för personal ej nyttjas effektivt eller att brukaren.får fel tid debiterad Verkställighet SoL Att rutiner för Ansvarig chef vid 2 ggr/år per Kontroll av genomförd Rapporteras till Särskilt boende egenkontroll av särskilt boende sista februari dokumentation för utredare som li vsmedelshantering och sista egenkontrollprogram. vidarerapporterar till följs. september förvaltningschef vid avvikelse. Riskanalys Bedömning är att det finns en möjlig sannolikhet att rutiner för egenkontroll inte görs. Konsekvenserna av detta är allvarlig. Kontrollera for all undvika brister i hantering av livsmedel inom särskilt boende.

13 Hantering av "Egna Att rutiner och Enhetschef Säbo och l ggr/år. Stickprovkontroll av brukares Rapporteras till medel" inom vård- riktlinjer för hantering LSS Sista kassabok. Enhetschef LSS utredare som och av "egna medel" följs. september kontrollerar l brukare per vidarerapporterar till omsorgsförvaltningen verksamhet och Säbo 4 förvaltningsche vid SoL och LSS brukare per boende. avvikelse. Riskanalys Bedömningen är att det finns en sannolikhet att riktlinjer för hantering av "Egna medel" inte.följs. Konsekvenserna av detta är allvarlig. Kontrollera för all atgärda brister i rutiner för hantering av egna medel. Förbättrar säkerheten för handhavande av kontanta medel. Avgifter SoL och LSS Att intäkter och Bitr förvaltningschef 2 ggr/år per Stickprov. 10 slumpvis Rapporteras till avgiftsbeslut stämmer sista februari utvalda avgiftsbeslut per utredare som överens. och sista tillfälle. vidarerapporterar till september förval tningschef vid avvikelse. Ris kana lys Bedömningen är att det finns en möjlig sannolikhet atl intäkter och avgiftsbeslut inte stämmer överens. Konsekvenserna av detta är kännbara. Kontrollera.för att den enskilde ska.få ett rältssäkert beslut. Minskar risken lför felaktig avgiftsberäkning och debitering.

14 Delaktighet hos Att aktuell EC Ordbo 2 ggr/år per 10 stickprov/kontrolltillfälle Rapporteras till brukare SoL I LSS genomförandeplanen är sista februari EC kontrollerar utredare som gjord utifrån beviljade och sista attgenomförandeplanen är vidarerapporterar till beslut beslut. september gjord utifrån beviljade beslut förvaltningschef vid avvikelse. Ris kana lys Att genomförandeplan OC Säbo + OC LSS 2 ggr/år per 1 brukare /verksamhet på Rapporteras till uppdateras årligen och sista februari LSS. 4 brukare på varje Säbo utredare som att uppdaterad rutin och sista vidarerapporterar till finns. september förvaltningschef vid avvikelse. Bedömningen är att det finns en möjlig sannolikhet att planering inte görs utifi ån genomförandeplan och att genomförandeplanen inte uppdateras som den ska. Konsekvenserna av detta är allvarliga. Kontrollera för au ge en rättssäker vård- och omsorg. Förbättrar verksamheten och värnar orn den enskildes rättigheter, integritet och värdighet. Förebygga Att nattfastan inte MAS 2 ggr/år i Att personal noterar allt Rapporteras till vårdskador överstiger 11 timmar samtlig näringsintag som brukare får utredare som särskilda mellan vidarerapporterar till boenden fö rvaltningschef vid avvikelse. Riskanalys Bedömningen är att det finns en möjlig sannolikhet att nattfastan överstiger 11 timmar. Konsekvenserna av detta är allvarliga. Kontrollera för att undvika undernäring inom verksamheten. Stärka det förebyggande arbetet och öka brukares nutrition.

15 Arbetsmiljö Att psykosocial Utredare 1 ggr/år per Utredare väljer 5 slumpvisa Förvaltningschef vid arbetsmiljökartläggning december verksamheter och begär in awikelse görs och dokumenteras dokumentationen från arbetsmiljökartläggningen från dessa. Riskanalys Bedömningen görs att det finns en sannolikhet att psykosociala arbetsmiljökartläggningar inte genomförs och dokumenteras på ett systematiskt sätt. F/fekterna av detta är kännbara. Kontrollera för bättre arbetsmiljöarbete och personalhälsa. Loggar i Procapita Att Procapitaanvändare Biträdande Varje månad enbart använder de förvaltningschef fuktioner och ärenden som de p.g.a. sin yrkesroll berörs av. Slumpvis välja ut 2 personer Vid avikelse /kontroll tillfälle Kontrollera rapporteras till att användare enbart rör sig förvaltningschef och inom det område där de ev. berörd person som arbetar. granskats. Riskanalys Risk och väsentlighetsana/ysen ska svara på varför processen bör vara under kontroll. Risk - Vilka kan konsekvenserna bli om processen ej fungerar? Väsentlighet - Vad är motiveringen till att processen bör vara under kontroll?

16 ~HEDEMORA ~KOMMUN Omsorgsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammantrl!desdatum Sida 8(20) s. Dnr V Fortbildningsplan 2014 Utbildningsbudgeten 2014 för vård- och omsorgsförvaltningen är på tkr. Personliga assistenter har egen budget utifrån SFB (tidigare LASS). Antalet anställda inom vård- och omsorgsförvaltningen är ca 600 personer. Enligt de lagstiftningar som vi arbetar utifrån (SoL, HSL och LSS), skall all personal ha lämplig utbildning och erfarenhet. Personal inom vård- och omsorgsförvaltningen har ofta varierande bakgrund och utbildning. Beslutsunderlag Vård- och omsorgsutskottet den 12 februari Vård- och omsorgsförvaltningens fortbildningsplan fö r 2014 den 4 februari Vård- och omsorgsförvaltningens fortbildningsplan, HSR, för 2014 den 6 februari 2014 Omsorgsnämndens förslag till beslut Omsorgsnämnden beslutar fastställa Fortbildningsplan 2014 för vård- och omsorgsförvaltningen.

17 it. HEDEMORA ~KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 10(15) Omsorgsnämndens arbetsutskott, vård- och omsorgs utskottet 12 Dnr V Fortbildningsplan 2014 Utbildningsbudgetcn 2014 för vård- och omsorgsförvaltningen är på tkr. Personliga assistenter har egen budget utifrån SFB (tidigare LASS). Antalet anställda inom vård- och omsorgsförvaltningen är ca 600 personer. Enligt de lagstiftningar som vi arbetar utifrån (SoL, HSL och LSS), skall all personal ha lämplig utbildning och erfarenhet. Personal inom vård- och omsorgsförvaltningen har ofta varierande bakgrund och utbildning. Beslutsunderlag Vård- och omsorgsförvaltningens skrivelse den 4 februari 2014 Förslag till omsorgsnämnden Vård- och omsorgsutskottet föreslår omsorgsnämnden att fastställa f ortbildningsplan 2014 med de fö rändringar som uppkommit under sammanträdet. Justerandes sign

18 Vu- LJ c1- tl{-o (3) Å HEDEMORA a-kommun Vård- och omsorgsförvaltningen Hedemora kommun Carina Nordahl Fortbildningsplan för Vård- och omsorgsförvaltningen 2014 Utbildnings budgeten 2014 för vård- och omsorgsförvaltningen är på 2776 tkr. Personliga assistenter har egen budget utifrån SFB - pengen (tidigare LASS). Antalet anställda inom Vård- och omsorgsförvaltningen är ca 600 personer. Enligt de lagstiftningar SoL, HSL och LSS som vi arbetar utifrån skall all personal ha lämplig utbildning och erfarenhet. Personal inom vård och omsorgsförvaltningen har ofta varierande bakgrund och utbildning. Många har lång erfarenhet av att arbeta med människor, men kan sakna formell kompetens. Regeringen avslutar under våren utbildningssatsningen "Omvårdnadslyftet" där de utgivit stimulansmedel som syftar till att stärka den grundläggande kompetensen för undersköterskor och vårdbiträden. Ytterligare en satsning görs för enhetschefer under och 2014 genom en ledarskapsutbildning. Förvaltningen har idag tre enhetschefer som nu läser tredje tenninen. I utbildningskostnaden skall också vikarie kostnaden räknas in. Prioritering av utbildningsbchovet Dokumentationsutbildning En utbildning är upphandlad och genomförs i mars för all personal. Undersköterskeutbildning De 20 personer som tvingades sluta och som vill fullfölja sin undersköterskeutbildning skall få möjlighet att läsa klart. Kostnad för utbildning samt vikarier Planeringsdag För att kunna driva verksamheten framåt och planera arbetet vidare ute i verksamheten är det nödvändigt att alla medarbetare har möjlighet att under en dag ges möjlighet att tillsammans med sin närmaste chef diskutera den egna verksamheten. Allmän kommunkunskap För att uppnå en bred kunskap om hur en kommun fungerar både organisatoriskt, ekonomiskt i hela vår verksamhet, finns ett stort behov av denna typ av utbildning.

19 2(3) Lcdarutveckling Nationell ledarskapsutbildning fö r att höja kvaliteten inom äldreomsorg 30 p Handledarutbildningar VFU För att försäkra oss om en framtida rekryteringsmöjlighet inom yrken med högskolekompetens bör vi ha personal som genomgår handledarutbildning inom dessa yrken. Handledarutbildningar VoO-collage För att försäkra oss om en framtida rekryteringsmöjlighct inom vård-och omsorgsscktorn med bör vi ha personal som genomgår handledarutbildning inom dessa yrken. Verksamhetssystem/ IT Fortbildning och utbildning på nya system som behövs för system- förvaltare och modulansvariga. Utbildning för HSR Mas + lisr ee gör en plan för vad som skall utbildas inom verksamhetområdet. Kval i tctsutbildning Ny gruppen som skall arebta med förvaltningens kvalitetsarbete behöver utbildning Utbildning ÄBIC och ICF Stora förändringar i handläggning av ärenden. Omfattande utbildningsats behövs på grund av klassificeringsarbetc. Årligen återkommande utbildningar Systematiskt brandskyddsarbete Brandskyddsarbete bedrivs fortlöpande ute på våra enheter genom att det genomförs brandövningar. Den typen av övningar måste ske fortlöpande inom våra särskilda boenden SoL/LSS. Förflyttningsteknik Förflyttningsteknik enligt upprättad plan med Hela Hälsan genomförs fortlöpande i verksamheten. Li vsmedelshygicn Vård och omsorgspersonal som arbetar med livsmedel, ska genomgå en utbildning i livsmcdelshygien. Utbildningen ska ske årligen. Eco-driving Uppföljningsutbildning för de anställda som genomgått Steg 1- utbildningen.

20 3(3) Hem~jän stpersona l ska lära sig miljöeffektivt körsätt. Riktade chefsdagar. Ledarskapsutvecklingen fortsätter för chefer i form av chefsdagar Utbildningen sker internt. Ingen kostnad. Arbetsmiljöutbildningar Nya chefer och nya skyddsombud ska genomgå arbetsmiljöutbildning. Demensutbildningar Fördjupade kunskaper till berörda personalkategorier. Omvårdnad av inkontinenta personer Fördjupade kunskape'. till inkontinensombudcn. Palliativa registret/ Senior alert/bpsd Kontinuerliga utbildningar för användare. Handledning Handledning genomförs vid behov i arbetsgmpperna. Beslut från förvaltningschef Nätverksträffar Vissa yrkeskategorier deltar i yrkesbaserade nätverk, inom Dalarnas län. Hedemora Eva Rosen Carina Nordahl

21 ~HEDEMORA ~KOMMUN Datum VO- Lf't- JLf- O{l;- 1 (1) Vård- och omsorgsförvaltningen Hedemora Kommun Fortbildningsplan för HSR-enheten 2014 Handledarutbildning 7,5 hp, Högskolan Dalarna- 3 medarbetare Förskri vningsrätt inkontinens 7,5 hp Högskolan Dalarna - 3 medarbetare Demensdagarna - demenssjuksköterska, 2 arbetsterapeuter Medverka på regionalt/nationellt forum om äldreomsorg/hemsjukvård - 4 medarbetare (sjuksköterska, arbetsterapeut, sjukgymnast) Deltagande i utbildningar via Kunskapscentrum/Högskolan Dalarna Hjärt- och lungräddning - ca 15 medarbetare Deltagande i Rehabdagama som anordnas nationellt - 3 medarbetare Sjukgymnast/ Arbetsterapeutkurser riktat mot specifika träning/behandlingsmetoder Utbildning i intygsskrivning - 1 arbetsterapeut Utbildning i "svåra samtal" - 2 sjuksköterskor Utbildning/handledning- vara förberedd på det oförberedda - ca 30 medarbetare Hedemora kommun ttomsida E-post kommun@hedemora.se Organisahonsnr Postadress Hedemora kommun Box Hedemora Bes6ksadress Tjädernhuset Hökargatan 6 Hedemora Telefon Fax Bankgiro

22 ..å:. HEDEMORA ~KOMMUN Omsorgsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 9(20) Dnr V Revisorernas granskning av bemanningsplaneringen De förtroendevalda revisorerna i Hedemora kommun har gett KPMG i uppdrag att genomföra en granskning av hur bemanningsplanering sker inom vård- och omsorgsverksamheten. I granskningen har särskilt fokus lagts på vikariehanteringen. Beslutsunderlag Vård- och omsorgsutskottet den 12 februari Revisorernas skrivelse den 19 december 2013 KPMG:s rapport Bemanningsplanering inom vård- och omsorgsverksamheten den 12 december 2013 Förvaltningsens svar läggs på bordet vid sammanträdet Omsorgsnämndens förslag till beslut Omsorgsnämnden har tagit del av informationen och antar förvaltningens skrivelse som sin egen i svar till revisorerna. Utdrag till Revisorerna i Hedemora kommun Justerandes sign I"'"'""'"'"'""'

23 it.. HEDEMORA ~KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 13( 15) Omsorgsnämndens arbetsutskott, vård- och omsorgs utskottet 15 Dnr V Revisorernas granskning av bemanningsplaneringen De förtroendevalda revisorerna i Hedemora kommun har gett KPMG i uppdrag att genomföra en granskning av hur bemanningsplanering sker inom vård- och omsorgsverksamheten. J granskningen har särskilt fokus lagts på vikariehanteringen. Beslutsunderlag Revisorernas skrivelse den 19 december 2013 KPMG:s rapport Bemanningsplanering inom vård- och omsorgsverksamheten den 12 december 2013 Förslag till omsorgsnämnden Vård- och omsorgsutskottct har tagit del av informationen och uppdrar åt förvaltningen att inför omsorgsnämndcn skriva ihop ett svar till revisorerna. Utdrag till Omsorgsnämnden Justerandes sign '.(->1_ ~lt I

24 Hedemora kommun Revisorerna Omsorgsnämnden Kommunstyrelsen Kommunfu ll mäktige - fö r kännedom "Bemanningsplanering inom Vård- och omsorgsverksamheten" De förtroendevalda revisorerna i 1 lcdcmora kommun har gett KPMG i uppdrag att genomföra en granskning av hur bemanningsplanering sker inom vård- och omsorgsvcrksamhcten. I granskningen har särskilt fokus lagts på vikariehantcringen. En förutsättni ng för att kunna ha en ti llfredsställande styrning och kontroll på personal och bemanning är att det fi nns tydl iga och dokumenterade ansvarsgränser, ru tiner och riktlinj er samt möjlighet att ta ut statistik och nyckeltal. Vår granskning visar att denna dokumentation saknas. Granskningen visar dock att enhetschefer och assistenter uppfattar att de rutiner och det arbetssätt som finns fungerar på en relativt bra sätt och att samarbetet med Bemanningsenheten i stort fungerar bra. Vi kan förstå det praktiska i att arbetsgruppen bestämmer om det behöver tas in vikarie den första dagen vid oplanerad frånvaro men vi anser dock att detta är en rutin som bör övervägas. Granskningen visar att inom ordinärt boende är det 60 % av de beställningar som görs till Bemann ingsenheten som tillsätts med outbildade timvikarier. Inom LSS är motsvarande siffra 39 % och inom särskilt boende 20 %. Med tanke på att outbildade timvikarier ska vara det sista alternativet vid ti llsättning anser vi att detta är något som förvaltningen bör analysera och åtgärda. Vår bedömning är att styrning och uppföljning av bemanningsplanering bör stärkas genom att utforma dokumenterade rutiner och riktlinjer samt kontinuerligt följa kvalitetssäkrad statistik och nyckeltal. Omsorgsnämnden ges möjlighet att yttra sig över granskningen senast !-lf. De förtroendevalda revisorerna i Hedemora kommun.

25 Hedemora kommun Bemanningsplanering inom vård- och omsorgsverksamheten Rapport KPMG AB Antal sidor: KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firmor the KPMG netwo<k of independent member firms affiliated with KPMG lntemational Cooporativo ("KPMG lntema!ionar). a Swiss entity. All rights reserved.

26 Hedetn(}ra kom1mm Uemanningsplanering Innehåll Sammanfattning Bakgrund Syfte Avgränsning Revisi onskriteri er Ansvarig nämnd Metod Projektorganisation Resultat Hela Tidenprojektet Bcmanningshanteringen Schemaplanering Bemanning vid frånvaro Nyckeltal och statistik på personalkostnader Vår bedömning > 2013 KPMG A8, a Swcdish limitcd liability oompany and a memberlirm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG lnternaliooal Cooperalive {"KPMG lntemationar). a Swiss entity. All rights reserved.

27 He<lemora konumm Bemanning~planering Sammanfattning Vi har av Hedemora kommuns revisorer fått i uppdrag att genomföra en granskning av hur bemanningsplanering sker inom vård- och omsorgsverksamheten. I granskningen har särskilt fokus lagts på vikariehanteringen. Vid våra intervj uer framförs att de ruti ner och det arbetssätt som fi nns fungerar på ett relativt bra sätt. De enhetschefer och assistenter som v1 intervjuat anser att samarbetet med Bemanningsenhetcn i stort fu ngerar bra. En förutsättning för att kunna ha en tillfredsställande styrning och kontroll på personal och bemanning är att det fi nns tydliga ansvarsgränser, rutiner och riktlinjer samt möjlighet att ta ut statistik och nyckeltal. Vi kan dock konstatera att det inte fi nns någon dokumenterad ansvarsfördelning eller rutiner för schema- och bemanningsplaneringen. Vi kan fö rstå det praktiska i att arbetsgruppen bestämmer om det behöver tas in vikarie den första dagen vid oplanerad frånvaro men vi anser dock att detta är en rutin som bör övervägas. Vid sammanställning av personalkostnader och timmar kan vi konstatera au 14 % av den arbetade tiden inom äldreomsorg och handikappomsorg under den undersökta perioden har utfö1ts av timanställd personal till en kostnad av ca 19 mkr (cxkl. PO) Granskningen visar att inom ordinärt boende är det 60 % av de beställningar som görs till Bcmanningsenhctcn som ti llsätts med outbildade timvikarier. Inom LSS är motsvarande siffra 39 % och inom särski lt boende 20 %. Med tanke på att outbi ldade timvikarier ska vara det sista alternativet vid tillsättning anser vi att detta är något som förvaltningen bör analysera och åtgärda. Vi vill här understryka vikten av att fä ut statistik och nyckeltal så att det går att analysera tid och kostnader på ett tillfredsställande sätt. 2. Bakgrund Vård och omsorg är till sin art sådan att stora delar av verksamheten måste fungera vid alla tider på dygnet året runt. Detta stiil ler höga krav på en effektiv och ändamålsenlig planering av personalens arbetstider för att säkerställa att bemanningen alltid är optimal sett utifrån bedömt behov kopplat till respektive verksamhets uppdrag och efterfrågan/ behovet från brukaren. Detta ställer också krav på en ändamålsenlig bedömning av personalbehovet (personalplanering) för olika verksamheter vid olika tidpunkter och en fungerande schemaläggning (arbetstidsförläggning). Vid frånvaro av ordinarie personal krävs att det görs en bedömning av huruvida vikarie ska sättas in eller om det genom omfördelningar inom verksamheten går att lösa på annat sätt. Med hänsyn ti ll personalkostnadernas andel av vård- och omsorgsverksamhetens totala kostnader är det av största vikt att personal resurserna hanteras på ett ekonomiskt och effektivt sätt KPMG AB, a Swedish limited liability oompany anda member lirm of the KPMG nctwork af independent member firms afliliated with KPMG lntem ational Coopera tive (~ KPMG lnremationar). a Swiss cntity. Alf rights reserved

28 l/edemora kommun l3emanni11gsplanering Vård- och omsorgsverksamheten är personalintensiv och det är i allmänhet också en relativt hög frånvaro och personalomsättning. Detta ställer höga krav på en effektiv bemanningsplanering där vikariehanteringen är en del. Revisorerna har i sin risk- och väsentlighetsbcdömning sett att det kan en risk för att bemanningsplanering och vikarichanteringen i samband med detta inte sker på ett effektivt sätt. 3. Syfte Syftet med granskningen har varit att bedöma om bemanningsplaneringen inom vård- och omsorgsverksamheten sker på ett effektivt sätt. Granskningen har fokuserat särskilt på vikariehanteringen. Granskningen syfte har varit att besvara följande frågor: 4. Avgränsning Hur styrs bcmanningsplaneringen, riktlinjer rutiner och arbetssätt? Vem har rätta att fatta beslut om vikarier ska ta5 in vid ord inarie personals frånvaro? Hur många arbetade timmar har utförts av ej ti llsvidareanställd personal, vikarie e ller andra tidsbegränsat anställda t.ex. extraresurser. Granskningen omfattar vård- och omsorgsverksamheten under 2012 och 20 I 3 5. Revisionskriterier Våra bedömningar har gjoti s med utgångspunkt från tillämpbara interna regelverk, policys och rutiner. 6. Ansvarig nämnd 7. Metod Granskningen avser Omsorgsnämnden. Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän Analyser av personalkostnader och arbetade timmar 8. Projektorganisation Granskningen har utförts av Karin Hel in Lindkvist, certifierad kommuna l revisor. c:> 2013 KPMG AB, a Swedish Umiled l1abil1ly company anda member finn ol the KPMG network of independent member firms affihaled wilh KPMG lntemabonaj Coopcrative ("KPMG lnlemalio<ial"). a Swiss enti ty. All righls reserved. 2

29 Hede11wrn kommm1 /Jemanni11gspla11ering Resultat 9.1 HelaTidenprojcktct Fullmäktige har fattat beslut om rätt till heltid för anställda i Hedemora kommun. I beslutet står att det ska läggas en plan för hur arbetet skulle göras. Senast skul le a lla ges möjlighet att utöka sin sysselsättningsgrad. Inom vård- och omsorgsverksamheten skapades projektet HelaTiden. Projektet startades med anledning av orimligt höga vikariekostnader och beslut om besparingar inom verksamheten. Inom ramen för projektet skulle förvaltningen se över bemanningsprocessen för att skapa en bättre bemanningsekonomi. I projektplanen sk1r att: "Det huvudsakliga syftet med bemanningsprocessen är att vi i Vård- och omsorgsförvaltn ingen långsiktigt ska nä ett optimalt schema som balanserar verksamheten, medarbetarnas och kundernas varierande behov. Ett ytterligare långsiktigt syfte är all kunna erbjuda se som önskar att kunna gå upp på heltid inom en treårsperiod." Ett antal mål fonnulerades för projektet såsom att: Minimera a ntalet vi karietimmar i Vård- och omsorgsförvaltningen. Att lagar och regler efterföljs. Skapa en fungerande arbetsprocess med tydliga roller och ansvarsfördelning fö r att förenkla, skapa trygghet och tydlighet i kommunikationen i det dagliga arbetet. Hjälpas åt inom en enhet och mellan enheter för att skapa en bättre kontinuitet. projektplanen stod också att ett mål på längre sikt var att möjliggöra heltid för de ordinarie medarbetare som önskade detta. I september 2012 då delrappo1t två avlämnades för projektet kunde konstateras att projektet drivits i hög takt och att många processer och rutiner förändrats sedan projektstart. Enligt rapporten var prognosen på besparingar oklar. Ett förslag på ny strategi togs fram där man valde att fokusera på att få med planerad frånvaro i schemahanteringen samt samplancring mellan enheter. 9.2 Bemanningshanteringen Det finns inga do kumenterade rutiner och riktlinjer för hur bemanningen ska hanteras. De rutiner som vi redogör för utgår därför från den information vi fatt vid våra 2013 KPMG AB. a Swechsh l1111ited l1abilily c:ompany and a member fitttl of lhe KPMG nctworl< of independent member forms affitiatcd with KPMG lnternational Cooperalive r KPMG lntemational"). a Swis5 enuty. All fights reserved, 3

30 Hedemom komm1111 Bemanningsplanering l Schemaplanering Inom Vård- och omsorgsverksamheten fi nns möj lighet till s.k. påverkningsbart schema dvs. de anställda får lägga s itt schemaförslag. Det finns ett lokalt kollektivavtal med fackförbundet Kommunal där det står att arbetsgruppen ska rösta om de vill ha påverkningsbart schema och det innebär att det är m;tjoriteten i arbetsgruppen som bestämmer detta. Den personal som har s.k. påverkningsbart schema har också rätt att välja sysselsättningsgrad. Detta är ett försök som pågår fram till Inom ä ldreboendena har ingen arbetsgrupp påverkningsbart schema. I ordinärt boende har alla avdelningar påverkningsbart: schema förutom personalen som arbetar natt och en av arbetsgrupperna. Ungefär hälften av gruppbostäderna på LSS har påverkningsbart schema. Inom ordinäri boende finns 9 arbetsgrupper fördelat på 3,5 årsarbetare enhetschefer. Inom verksamheten finns också 3 assistenter som arbetar med administration. Inom verksamheten fi nns också 3 planerare som, med utgångspunkt från biståndsbesluten, lägger in bemanningsbehovet i IT-systemet. Det är dock ansvarig chef som fattar beslut om bemanningsbchovct. För de som har påverkningsbart schema är rutinen att de anställda först lägger in sitt önskemål om schema, nästa steg är att j ustera (s.k. diffa) så att schemat stämmer efter verksamhetens behov, här finns en assistent som kan hjälpa gruppen med det. Sista steget är att chef en kontrollerar och godkänner schemat. Om schemat för perioden innebär att den anställde kommer att arbeta fler timmar än sin sysselsättningsgrad uppstår s.k. pluslid. Denna plustid får bara användas i schemaläggningen genom att lägga färre timmar än sin sysselsättningsgard under en annan period. Vid schemaläggningen kan det också bli så att en anställd har svårt att få ut sin tid i schemat. De schcmaturer som överstiger behovet blir s.k. resursturer och den anställde är då tillgänglig som vikarie på andra arbetsplatser. Om bemanningsbehovet är större än tillgänglig personal lägger de upp en schemarad på vilket behov som finns och skickar det till Bcmanningsenheten. Det finns en modell för vi lka enheter och avdelningar som ska samplanera sin schemaläggning. Det innebär att redan vid schemaläggningen ska all planerad frånvaro läggas in. Om det då uppstår en underbemanning ska, om det finns kapacitet, personal från en annan enhet eller avdelning täcka upp och det läggs då in i schemat.. I först hand schema läggs ordinarie personal vid frånvaro Bemanning vid frånvaro Bemanningsenheten är organiserad med en enhetschef: lyra bemanningsassistenter (motsvarande tre årsarbetare). De ansvarar för att bemanna vid frånvaro upp till tre månader och har öppet till och på helger ti ll Bemanningsenheten har anställd poolpersonal, Resursen, som i först hand bokas in vid frånvaro. De anställda i Resursen lägger själva in i systemet vilka dagar de är tillgängliga arbeta. De anger dock inte vi lka klockslag under dagen. För att arbeta i Resursen krävs en hög flexibilitet och de som är anställda där har ett tillägg på månadslönen med kr i månaden. Systemet innebär att personalen som tillhör Resursen aldrig jobbar om de inte är bokade eftersom deras schema hela tiden bygger på att det finns ett behov t.ex. en frånvaro som de ska täcka för.?.0 13 KPMG AB. a Swedish limited liability company anda member firrn of the KPMG nel work of independent member firms affiliated with KPMG lnlernational Cooperative ("KPMG lntemationaf"), a Swiss entity. All rights reserved. 4

31 Hedemara ka11un1m /JemanningsplanerinR Till Bemanningscnheten hör också de anställda som blivit s.k. inkonverte rade, enligt Lagen om anställningsskydd (LAS). Den personalen är också tillsvidareanställd men de går på fasta scheman. Vid kortare oplanerad frånvaro görs i först hand en bedömning om det går att omfördela personal i stället för att ta in vikarie. Om en vikarie måste tas in tittar de på om hela arbetstiden måste ersättas. När en vikarie tas in från Bemanningsenheten och det är en person som är tillsvidareanställd kan det bli så att vikariatet inte täcker alla timmar som vikarien har på sitt schema den dagen. De timmar som " blir över" är det Bemanningsenheten som betalar. Om en beställning på vikarie gått till Bemanningsenheten och de inte kan lösa det går det tillbaka ti ll arbetsgruppen som får försöka omfördela. När det uppstår ett behov meddelas Bemanningsenheten och 0111 det inte finns tillgänglig poolpersonal anställs timanställda. De timanställda som finns vid 13emanningsenhet är inlagda i IT-systemet TimeCarePool och där lägger de själva in vil ka tider de är tillgängliga att arbeta. I systemet finns också inlagt vilka arbetsplatser de är introducerade på. Anställning av timanställda görs alltid av Bemanningsenheten förutom när oplanerad frånvaro uppstår då de inte har öppet. Vid dessa ti llfällen är det de på den aktuella arbetsplatsen kontaktar den timanställda och erbjuder arbetet. När en det ska ske en tillsättning tar IT-systemet fram förslag på anställd enligt prioriteringen I. personal i Resursen och poolpersonal, 2. deltidsanställda som vi ll utöka sin arbetstid, 3. personal på LAS-listan, nr 4 timanställda med adekvat utbildning och nr 5. timanställda utan adekvat utbildning. Bemanningsenheten har ko ntroll på hur mycket de anställda som de tillsätter arbetar så att del inte uppstår övertidsarbete. Bemanningsenhcten får inte beordra ut anställda att arbeta. När det uppstår en oplanerad frånvaro, t.ex. vid sjukdom, ringer den anställde själv första dagen direkt till Bemanningsenheten för att de ska kunna boka in vikarie. Det ~.i r sedan enhetschefen som bedömer behov av vikarier vid eventuellt längre frånvaro. Om en timanställd ligger tillgängliga i systemet kan Bemanningsenheten direktboka dem och de skickas då ett sms till den anställda. Om det är på morgonen ringer Bemanningsenheten direkt till timvikarien. I systemet går att se hur många beställningar til l Bemanningsenheten som avslagits men enligt uppgift är dessa siffror inte helt tillförlitligt. Vid våra intervjuer framförs att samarbetet mellan verksamheterna och Bemanningsenhetcn fungerar på ett bra sätt. Det finns inga skril1liga rutiner för hur bemanningshanteringen ska ske. Ett serviceavtal mellan Bemanningsenheten och verksamhetsområdena färdigställdes under oktober Det finns en placeringsgrupp där representanter från personalavdelningen, Bemanningsenheten, kommunal, hemtjänsten, äldreboenden och LSS finns representerade. De träffas varannan vecka och tittar på vilka anställda de har som blivit inkonverterade eller övertaliga för att kunna placera ut dem på lediga ~jänstcr. C 2013 KPMG AB, a Swedish Limite<I ltabilily company anda member firmor the KPMG nelwork of independent member ftrms art16ale<i wilh KPMG lnlemalional Cooperative ("KPMG lnternational"). a Swiss enlity. All rights reserve<i. 5

32 lledemom kommun /Je111anningsplaneri11g Nyckeltal och statistik på personalkostnader Nedanstående tabell visar på totalt arbetade timmar samt kostnader för dessa exkl. PO, för äldre- och handikappornsorg. I uppgifterna ingår alla anställda (all vårdpersonal, handläggare, administratörer och chefer.) Uppgifterna är hämtade från kommunens personalsystem och avser tidsperioden oktober 2012 t.o.m. september 2013 Vi kan här konstatera att av de totalt I timmarna som har arbetats under perioden är det I 57 3 I 8 timmar d.v.s. I 4 % som utförts av timanställda till en kostnad av 18, 7 mkr. Timmar j Procent Kronor Procent Tillsvidareanställda ! 77% % -varav 5608! övertid/fyllnadstld j Visstidsarställda i 7% % -varav; 2 879! : övertid/[yllnadstld Timanställda ! 14 % % -varav oi 0 övertld/fyllnadstld I Allm visstld: i 2% % - varav 361 i övertid/fyllnadstid Summa i 100 % % J n nedanstående tabell går att utläsa att det inom ordinärt boende är timmarna som utförts av timanställd % av de arbetade Tillsvidareanställda varav övertld/fyllnadstld Visstidsanställda -varav övertid/fyllnadstld Timanställda -varav övertid/fyllnadstld Allm visstid: varav övertid/fyllnadstid Summa Timmar! Procent Kronor i Procent i 77% i 79% I 2080 l i l! i 8% i 7% 1493 i ! ! 13 % i 11 % o! ol % ! 2 % 101! i! : 100 % i 100 % I KPMG AB, a Swe<lish limited liability company anda member firm o f tho KPMG netwo<k of independent member firms aff1liated wilh KPMG lntemalional Cooperalivc ('KPMG lntemalional"). a SWiss enlily. All righls rese<ved 6

33 fle<lenlqra kom11u111 /Jemanningspla11eri11g In nedanstående tabell går att utläsa att del inom särskilt boende är 14 % av de arbetade timmarna som utförts av timanställd. Timma r j Procent Kronor! Procent Tillsvidareanställda % ! 74% 142 varav 1 894! i 180 övertld/fyllnadstid Visstidsanställda ! 13 % l 12 % 133 : -varav ! 175 övertid/fyllnadstid Timanställda % i 12 % 123 varav 0 o! 0 övertid/fyllnadstid Allm visstid: 5685: 2 % l 2% 139 -varav 260! l 128 övertld/fyllnadstld! Summa % i 100 % In nedanstående tabell går att utläsa att det inom LSS är 16 % av de arbetade timmarna som utförts av timanställd. Timmar Procent Krono r Procent Tillsvidareanställda % % - varav övertid/fyllnadstid Visstidsanställda % % varav övertid/fyllnads tid Timanställda % % - varav 0 0 övertid/fyllnadstid Allm visstid: % % - varav 0 0 övertid/fyl/nadstid Summa % % t> 2013 KPMG AB, a Swedish limtte<l Nabt&ty aimpany and a member firm of the KPMG nelwe<k ol indepcndcnl member ftf111s affiliate<l wilh KPMG lnternational Cooperativc ("KPMG lntemationar). a Swiss entity. An rights reserve<l. 7

34 lletlenwra kommun Bemanningsplanering De tillsättningar av vikarier som görs ska ske enligt följande prioriteringsordning: I. Resursen: Resursanställda, poolanställda samt ordinarie personal som har resurspass. 2. Utökad deltidare: Tillsvidare anställda som jobbar upp tid. 3. LAS: Timvikarier som har kommit in på LJ\S- Listan 4. Timanställda m utb: Vikarier med undersköterskeutbildning 5. Timanställda ej: Vikarier utan adekvat utb. Nedanstående tabell visar att i särskilt boende tillsiitts den största andelen av de beställningar som görs med timanställda med LAS-förtur. Antal Procent Antal Procent Antal Procent 1. Resursen % % % 2. Utökad tid 360 9% 375 8% % deltidare 3.LAS % % % 4. Timanställda % % % m utbildning 5. Timanställda % % % ej utbildning Summa O/o O/o % Nedanstående tabell visar att i ordinärt boende tillsätts den största andelen av de beställningar som görs med timanställd personal utan utbildning. 1. Resursen 2. Utökad tid deltidare 3. LAS 4. Timanställda m utbildning 5. Timanställda ej utbildning Summa Antal Procent Antal Procent Antal % % % 359 4% % % % 578 7% % % % % Procent 16 % 5% 17 % 6% 56% 100 % 2013 KPMG AB, a Swec!1sh limited liabi~ ly company anda membe< lifm ol lhe KPMG networlc of independent m<>mbe< lirms affiliated wilh KPMG lnlemational Coopera!ive ("KPMG lntorruirionar). a Swiss entity. All rights reserved 8

35 llcdenwra ko111m1111 /JemanningsplancrinJ? Nedanstående tabell visar att även inom LSS tillsätts den största andelen av de beställningar som görs med timanställd personal utan utbildning. Det är dock relativt jämnt fördelat mellan denna personalgrupp och timanställda med L/\S-förlur. Antal Procent Antal Procent Antal Procent 1. Resursen % % % 2. Utökad tid 2 0% 2 0% 17 0% deltidare 3.LAS % % % 4. Timanställda 271 7% 489 8% % m utbildning 5. Timanställda % % % ej utbildning Summa % % % Vi våra intervjuer framförs att det är väldigt svårt att få fram, nyckeltal och alt det inte är en tillförlitlig kvalitet på uppgifterna. Vi har också fö rstått att de uppgifter vi begärt ut har medfört en del manuellt arbete för att ta fram. 10. Vår bedömning Vi har studerat hur bcmanningsplanering sker inom vård- och omsorgsverksamheten i Hedemora kommun. Vid våra intervjuer framförs att de rutiner och det arbetssätt som finns fungerar på ett relativt bra sätt. De enhetschefer och assistenter som vi intervjuat anser att samarbetet med l3emanningscnheten i stort fungerar bra. En förutsättning för att kunna ha en tillfredsställande styrning och kontroll på personal och bemanning är att det finns tydliga ansvarsgränser, rutiner och riktlinjer samt möjlighet all ta ut statistik och nyckeltal. Vi kan dock konstatera att det inte finns någon dokumenterad ansvarsfördelning eller rutiner för schema- och bcmanningsplaneringen. Vi kan förstå det praktiska i att arbetsgruppen bestämmer om det behöver tas in vikarie den första dagen vid oplanerad frånvaro men vi anser dock att detta är en rutin som bör övervägas. Granskningen visar att inom ordinärt boende är det 60 % av de beställningar som görs till Bemanningscnheten tillsätts med outbildade timvikarier. Inom LSS är motsvarande siffra 39 % och inom särskilt boende 20 %. Med tanke på att outbildade timvikaricr ska vara det sista alternativet vid ti llsättning anser vi att detta är något som förvaltningen bör analysera och åtgärda. Vi vill understryka vikten av att få ut statistik och nyckeltal så att det går att analysera tid och kostnader på ett tillfredsställande sätt. Vi anser också att det kontinuerligt, förslagsvis varje månad, bör följas upp: e 2013 KPMG AB, a Swcd1sh limited liability company and a membcr firm of the KPMG neiwork of independent member finns affifiated with KPMG lntematronal COOP<oralive r KPMG lnt&mationar). a Swiss entily. All righls reserved. 9

36 /ledemora kommun /JemanningsplanerinJ? Hur mycket tid som görs av månadsanställd personal inom Bcmanningscnheten och resurstid hos personal som har utökad deltid och som inte utgörs av vikariat eller anna planerad bemanning t.ex. extraresurser vid hög arbetsbelastning. Hur mycket tid som utförs av o lika personal med o lika anställningsförhållanden, ti I lsvidareanstäl Ida, v isstidsanstäl Ida och timanstäl Ida. Vilka personalkategorier och hur många timmar som Bemanningsenhctcn har til I satt beställningarna med. Personalkostnad per timme för utförd tid i (krävs då också att kunna få ut uppgifter från vcrksamhctssystemct), Arbetad lid i förhållande till beslutad tid t.cx. inom hemtjänsten. I lur slo1t antal beställningar som görs till Bcmanningsenhctcn och hur stor andel av dessa som de kan tillsätta. KPMG, dag som ovan Karin Hclin Lindkvist Certifierad kommunal revisor KPMG A6, a Swedish limrted habillty com?any and a member ftrm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG lntemational Coop&rative ("KPMG lnternationar ). a Swiss entity. All rights reserved. 10

37 Å HEDEMORA ~KOMMUN Omsorgsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 10(20) 7 Verksamhetsberättelse/bokslut 2013 Anna-Lotta Sjöstrand och Eva Back redovisar verksamhetsberättelse och bokslut för Besluts underlag Vård- och omsorgsutskottet den 12 februari Vård- och omsorgsförvaltningens verksamhetsberättelse för 2013 den 12 februari 2014 Vård- och omsorgsförvaltningens bokslut 2013 den 10 februari 2014 Vård- och omsorgsförvaltningens powerpoint-presentation finns på kommunens webb-plats tillsammans med resten av kallelsen Omsorgsnämndens förslag till beslut Omsorgsnämnden har tagit del av informationen. Utdrag till Förvaltningschef F örvaltningsekonom Justerandes sign I"""'""'""""''