Höörs kommun. Översyn av fem rekryteringsärenden. Revisionsrapport. KPMG AB Lisa Åberg

Transkript

1 Översyn av fem rekryteringsärenden Revisionsrapport KPMG AB Lisa Åberg 2009 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved.

2 Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Översyn av rekryteringar 1 3. Sammanfattande kommentarer 3

3 1. Bakgrund I samband med uppdraget att granska s arbete med den långsiktiga personalförsörjningen erhöll KPMG ett tilläggsuppdrag på att göra en översyn av ett antal chefsrekryteringar, nyligen genomförda av kommunen. Översynen omfattar fem chefsrekryteringar. Personalchefen gavs i uppdrag att plocka ut fem stycken rekryteringar, spridda över så många sektorer som möjligt samt helst de senaste genomförda. Följande rekryteringsärenden omfattas: Rekrytering av teknisk chef, bibliotekschef, enhetschef till särskilt boende, enhetschef till hemtjänsten (vikariat) och enhetschef till handikappomsorgen. Rekryteringarna genomfördes i slutet av 2006 och under Översyn av rekryteringar Vad gäller samtliga fem rekryteringar kan noteras att någon skriftlig sammanställning över de sökande när det gäller utbildning, arbetslivserfarenhet och eventuella synpunkter och kommentarer från referenspersoner inte har gjorts. För varje tjänst har dock sammanställning över de sökandes namn, adress och ålder gjorts. Inkomna ansökningar i samtliga fem ärenden har inte diariförts/registrerats. När det gäller dokumenthanteringen i rekryteringsärenden fanns vid tidpunkten för rekryteringarna ingen fastställd rutin. Detta innebär att endast den vinnande ansökan sparas. Övriga sökandes ansökningshandlingar finns inte kvar efter att rekryteringen har avslutats. Fr.o.m sköts dock merparten av kommunens rekryteringar via Offentliga Jobb på Internet. Genom att nyttja rekryteringsverktyget Offentliga Jobb via Internet registreras alla allmänna handlingar i respektive rekryteringsärende per automatik. Rekryteringar av sektorschefer sker dock inte via Offentliga Jobb. Rekrytering av teknisk chef I annonsen ställdes följande krav på den sökande: teknisk utbildning, civilingenjör eller motsvarande, flerårig väl vitsordad erfarenhet av ledarskap på hög nivå inom anläggningsteknisk verksamhet liksom av kvalificerad upphandling, entreprenadarbete och projektering. Erfarenhet av att arbeta i en politisk styrd organisation var meriterande. Erfarenhet av planarbete var ytterligare en fördel. Av annonsen framkom vidare att eftersom kommunens ledningsgrupp och den tekniska sektorn till övervägande del består av män såg kommunen gärna kvinnliga sökande till tjänsten som teknisk chef. Sammanlagt 17 personer sökte tjänsten, samtliga män. Två sökande kallades till intervju. Kommunchefen och personalchefen deltog i båda intervjuerna. De två kandidaterna fick också genomgå ett test i form av en djupintervju. Detta test genomfördes av rekryteringsföretaget Mercuri Urval. Den person som erhöll tjänsten var 60 år (näst äldst av samtliga sökande) och gymnasieingenjör med byggnadsteknisk examen samt universitetspoäng i bl.a. juridik. Personen har mångårig erfarenhet från kommunal erfarenhet främst från exploateringsverksamhet och har varit i chefsposition sedan Personen har också erfarenhet av kvalificerad upphandling. Innan anställningen som teknisk chef påbörjades i Höör arbetade personen som biträdande avdelningschef på exploateringsavdelningen på fastighetskontoret i Malmö stad. 1

4 Rekrytering av bibliotekschef De kvalifikationer som ställdes på den sökande i platsannonsen var biblioteksexamen och dokumenterad erfarenhet av arbetsledning, budgetarbete, utvecklings- och förändringsarbete. Den sökande skulle vidare ha god datakunskap. Övriga krav som ställdes var initiativförmåga, hög serviceanda, god förmåga att samarbeta och kunna ta ansvar, stor erfarenhet av liknande arbete samt körkort. Sammanlagt sex personer sökte tjänsten, två män och fyra kvinnor. Tre sökande kallades till intervju. De tre kandidaterna fick också genomgå ett självskattningstest som personalkontoret utförde. Den person som erhöll tjänsten var kvinna, 36 år och därmed den yngsta av samtliga sökande. Personen har högskoleutbildning med en magisterexamen i biblioteks- och informationsvetenskap och har tidigare arbetat som bibliotekschef i Gnosjö kommun. Innan anställningen som bibliotekschef påbörjades i Höör arbetade personen som PR-bibliotekarie på Kristianstads stadsbibliotek. Rekrytering av tre enhetschefer till sociala sektorn Vid en och samma tidpunkt utlyste kommunen tre tjänster som enhetschefer inom sociala sektorn: en enhetschef till särskilt boende, en enhetschef till handikappomsorgen och en enhetschef till hemtjänsten. Många av de sökande sökte samtliga tjänster och kommunen valde därför att kalla sammanlagt åtta personer till intervjuer för samtliga tre tjänster. Vid intervjuerna deltog personalkontorets personalsekreterare, socialchefen, två befintliga enhetschefer samt fackliga representanter. De sökande som kallades till intervju fick också genomgå personalkontorets självskattningstest. Enhetschef till särskilt boende De kvalifikationer som kommunen ställde på den sökande i platsannonsen var högskoleutbildning med inriktning på vård och omsorg. Den sökande skulle ha arbetat inom verksamhetsområdet samt ha flerårig erfarenhet av arbetsledning och administration. Den sökande skulle vidare ha förmåga att handleda, utveckla och tillvarata sina medarbetares resurser, ha god kommunikationsförmåga samt ha lätt för att uttrycka sig i tal och skrift. Av platsannonsen framgick att kommunen skulle lägga stor vikt vid personliga egenskaper. Sammanlagt 34 personer sökte tjänsten, varav 32 inom ansökningar inkom inom den utsatta ansökningstiden. Endast tre av de sökande var män. Den person som erhöll tjänsten var kvinna och vid tidpunkten för anställningen 42 år. Personen har en filosofie magisterutbildning i beteendevetenskap. Det framgår dock, varken av det personliga brevet eller av CV:t, vid vilket universitet/högskola som examen har avlagts. Personen har, innan anställningen som enhetschef påbörjades i Höör, arbetat som vårdbiträde i ordinärt boende i Perstorps kommun i 13 år och efter avslutad magisterutbildning, som konsult och verksamhetsansvarig för vårdboende i Malmö för ett enskilt vårdföretag. Fr.o.m fram till anställningen i arbetade personen som enhetschef inom äldreomsorgen i Klippans kommun. 2

5 Enhetschef till hemtjänsten (vikariat) Den sökande skulle enligt platsannonsen ha följande kvalifikationer: högskoleutbildning med inriktning på vård och omsorg. Den sökande skulle ha erfarenhet inom verksamhetsområdet samt ha flerårig erfarenhet av arbetsledning och administration. Den sökande skulle vidare ha förmåga att handleda, utveckla och tillvarata sina medarbetares resurser, ha god kommunikationsförmåga samt ha lätt för att uttrycka sig i tal och skrift. Av annonsen framgick att kommunen skulle lägga stor vikt vid personliga egenskaper. Sammanlagt 25 personer sökte tjänsten, varav 24 ansökningar inkom inom den utsatta anställningstiden. Endast tre av de sökande var män. Tjänsten tillsattes med en person som redan var anställd inom den sociala sektorn i Höör. Personen var kvinna och vid tidpunkten för anställningen 60 år. Av personalkontorets sammanställning över samtliga sökanden till de tre tjänsterna som enhetschef finns inte noterat att den person som erhöll tjänsten hade sökt tjänsten. Däremot hade personen sökt tjänsten som enhetschef till särskilt boende (se ovan). Enligt uppgift från personalkontoret var personen anställd som biståndshandläggare inom sociala sektorn och hade dessutom vikarierat som enhetschef. Rekrytering av enhetschef till handikappomsorgen Den sökande skulle enligt platsannonsen ha följande kvalifikationer: högskoleutbildning med inriktning på vård och omsorg. Utbildning/erfarenhet av tydliggörande pedagogik var önskvärt. Den sökande skulle ha arbetat inom verksamhetsområdet samt ha flerårig erfarenhet av arbetsledning och administration. Vidare skulle den sökande ha förmåga att handleda, utveckla och tillvarata sina medarbetares resurser samt ha god kommunikationsförmåga och ha lätt för att uttrycka sig i tal och skrift. Av annonsen framgick att kommunen skulle lägga stor vikt vid personliga egenskaper. Sammanlagt 27 personer sökte tjänsten, varav 26 sansökningar inkom inom den utsatta anställningstiden. Fyra av de sökande var män. Den person som erhöll tjänsten var kvinna och vid tidpunkten för anställningen 44 år. Personen har högskoleutbildning i form av Sociala omsorgslinjen vid Blekinge vårdhögskola och har dessutom genomgått grundutbildning för resultatenhetschefer. Personen har, innan anställningen i påbörjades, arbetat som enhetschef inom handikappomsorgen i Göteborgs stad och Hässleholms kommun. Närmast innan anställningen i påbörjades arbetade personen som enhetschef inom handikappomsorgen i Lunds kommun. 3. Sammanfattande kommentarer Då kommunen i ovan nämnda rekryteringar inte har bevarat samtliga sökandes ansökningshandlingar har några jämförelser av personliga brev och CV:n inte kunnat göras. Vi vill i sammanhanget dock poängtera vikten av det personliga mötet (intervjun) vid en rekrytering, varför en jämförelse av ansökningshandlingar inte är helt adekvat. Vår bedömning är att i samtliga fem rekryteringsärenden har personerna som erhållit tjänsterna levt upp till de krav och kvalifikationer som kommunen har ställt i platsannonserna, både när det gäller utbildning och arbetslivserfarenhet. Vi rekommenderar dock kommunen att i kommande 3

6 rekryteringar göra sammanställningar över de sökande som omfattar såväl utbildningsnivå som arbetslivserfarenhet för att på så sätt lättare kunna göra jämförelser. Vi kan dock konstatera brister beträffande registrering av ansökningshandlingar i samtliga fem rekryteringsärenden. Vi vill här understryka att ansökningshandlingar är allmänna handlingar och ska därmed tas om hand för registrering likt övriga allmänna handlingar som kommunen hanterar. Vi ser dock positivt på att kommunen sedan 2008 registrerar ansökningshandlingar i rekryteringsärenden via Offentliga Jobb. För de rekryteringsärenden som inte går via Offentliga Jobb, exempelvis rekryteringar av högre chefer, bör registrering ske i form av diarieföring. KPMG, dag som ovan Lisa Åberg Revisor 4