Fokus på. Dessutom: Software+Services Klipp bandet til kontoret. Profilen Småföretagarna kommer att säkra ekonomisk tillväxt.

Transkript

1 M a m u t M a g a z i n e H ö s t E t t k u n d m a g a s i n m e d f o k u s p å a t t f ö r e n k l a v a r d a g e n Fokus på L ö n s a m h e t Software+Services Klipp bandet til kontoret Profilen Småföretagarna kommer att säkra ekonomisk tillväxt Windows 7 Många verksamheter kommer att uppgradera Insikt Är du redo för de nya skattereglenra? Dessutom: Användartips Produktzoom

2 2 M Ledare / Innehåll a m u t M a g a z i n e H ö s t Nytt år och nya möjligheter med Mamut John Hugosson, Country Manager Mamut AB! Snart är ännu ett år avslutat; ett år som för de allra flesta kännetecknats av utmaningar. Företag och konsumenter har på ett eller annat sätt blivit varse konsekvenserna av den osäkerhet som präglat världsekonomin. De senaste månaderna har vi lyckligtvis sett tecken på att vinden har vänt, och att vi går ljusare tider till mötes. Under 2009 har många av Mamuts användare fått flera nya erfarenheter, och inte minst insett vikten av att alltid ha full kontroll över verksamhetens ekonomi. Jag tänker då framförallt på kärnområden som logistik och likviditetskontroll samt lönsamhets- och redovisningsanalyser, men även på intäktsgenererande aspekter av verksamheten, som effektiv kunduppföljning och e-handel. Huvudartiklar Klipp bandet till kontoret Tema: kompletta lösningar Tillgång till samma information både via lokalt installerad programvara och webbaserade tjänster ger dig en betydligt flexiblare arbetsdag. Småföretagarna kommer att säkra ekonomisk tillväxt Tema:Profilen Microsofts nya ansvariga för småföretagssegmentet, Birger Steen, och Mamuts koncernchef Eilert Hanoa möttes för ett samtal om hur IT-utvecklingen kommer att förbättra småföretagens villkor. Fokus på lönsamhet Tema: Kunskap I ekonomiskt osäkra tider finns det bara ett sätt att säkra din verksamhet att vända på varje sten. Övrigt innehåll Insikt 06 Är du redo för de nya skattereglerna? Teknologi 14 Mamut godkänd för Microsoft Windows 7 Microsoft 15 Tar över redovisningskunder från Microsoft i Storbritannien Produktzoom 16 Mamut Validis: Automatiska hälsokontroller av din bokföring Användartips 18 Användartips för ditt Mamut-system Om Mamut Mamut (OSE MAMUT ) grundades 1994 och är en ledande leverantör av administrativa programlösningar samt Internetbaserade tjänster till små och medelstora företag i Europa. Mamut erbjuder kompletta och användarvänliga lösningar till marknadens bästa priser i förhållande till prestanda med integrerade lösningar för ekonomistyrning/redovisning, säljstöd, kund- och kontaktuppföljning (CRM), inköp/logistik, lön/personal, projektstyrning, e-handel, domäner, e-post och webbhotell. Fler än kunder i Europa förenklar arbetsdagen med lösningar från Mamut. Ytterligare information om Mamut och företagets produkter hittar du på Om Mamut Magazine Mamut Magazine är Mamuts kundmagasin med fokus på att förenkla vardagen för våra användare. Copyright 2009 Mamut. Alla rättigheter. Med förbehåll för ändringar/fel. Utgivare Mamut AB, BOX 7654, Stockholm Telefon: , Fax: E-post: magazine@mamut.com Webb: Utgivare: Stig Grøndahl Projektledare: Elizabeth Aitken Design/layout: Jannicke Valen Produktion/utformning: Mamut AB Tryck: Media Graphic Denna trycksak uppfyller kriterierna för miljöcertifiering enligt ISO Tänk på miljön och återvinn tidningen när du har läst klart den.

3 Företagsnyheter M a m u t M a g a z i n e H ö s t Mamut är ett säkert leverantörsval eftersom vi är mycket gott rustade för att möta framtidens och därmed dina utmaningar. Vi tar kontinuerligt pulsen på marknaden och mottar tips från vår bästa källa; våra användare. Din feedback gällande produkter och funktionalitet i kombination med vår fokus på teknisk utveckling är två grundläggande faktorer som gör det möjligt för oss att kunna lansera nya och spännande lösningar, lösningar som i ännu högre grad lägger tillrätta för att du ska kunna få ännu bättre kontroll över verksamheten och över din egen arbetsdag. Att Mamuts lösningar ständigt tar i bruk ny teknologi har nu gjort det enkelt för dig att arbeta och behålla översikten över verksamheten oberoende av var i världen du befinner dig. Många av våra kunder har valt att uppgradera till den nya, men redan prisbelönta lösningen Mamut One. Mamut One blev nyligen utsedd till en av finalisterna i prestigefyllda brittiska Accountancy Age Awards och vann dessutom Microsoft Worldwide Partner Conference Award i kategorin Softwareplus-Services tidigare i år. I denna utgåva av Mamut Magazine kan du läsa mer om varför just kombinationen av lokalt installerad programvara och samma programvara tillgängliggjord som tjänst via Internet blev vinnaren. Trevlig läsning! Mamut vinner Microsoft 2009 Worldwide Partner Award I juli vann Mamut årets upplaga av prestigetunga Microsoft Worldwide Partner Conference Awards, med produkten Mamut One i kategorin Software-plus-Services. Mamut vann i konkurrens med totalt företag från hela världen. Mamut har utvecklat en innovativ lösning baserad på Microsofts Software + Services-strategi. Mamut One kombinerar elegant klientprogrammet Mamut Business Software med förstklassiga webbtjänster, vilket ger kunderna både fler valmöjligheter och gör det enklare att administrera och använda sina affärssystem och IT-tjänster. Birger Steen, Vice President, Worldwide SMB & Distribution, Microsoft Corp Accountancy Age Awards 2009 Mamut är utvald till finalist i årets upplaga av brittiska Accountancy Age Awards. Vinnaren avslöjas den 18 november i London. Mamut One deltar i kategorin Small Software Package of the Year Award Accountancy Age Awards markerar enastående prestationer inom affärsverksamhet, praktik och teknologi, något som är hörnstenar i alla små och medelstora verksamheter. Kriterier som bedöms är funktionalitet, design och teknologiskt nytänkande, samt användarvänlighet och valuta för pengarna. Mamut är kompatibel med Windows 7 Mamut är en av Microsofts första partners för Windows 7 och mottog i september certifieringen Kompatibel med Windows 7. Läs mer på sidan 14 Bäst i test sex år i rad Mamut är för sjätte året i rad vinnaren av PC World Norges (10/09) test av ekonomisystem. Mamut Office tog, precis som 2008, hem vinsten och Mamut One Office Standard följde tätt därefter på en andra plats. PC World skriver bland annat att 2009 Beste Regnskapssystem Beste Regnskapssystem Beste Regnskapssystem Beste Regnskapssystem Beste Regnskapssystem Beste Regnskapssystem Mamut är världsledande på konceptet Software + Services, vilket innebär att du har tillgång till samma information både via lokalt installerad programvara och via Internet. Mamut replikerar dina data mellan din server och molnet, vilket gör att du kan arbeta både med och utan Internetanslutning. Läs fler nyheter på

4 4 M Kompletta lösningar a m u t M a g a z i n e H ö s t Många upplever att de måste åka till kontoret för att utföra rutinmässiga arbetsuppgifter, när de egentligen skulle ha gjort mer nytta ute hos en kund och dragit in pengar till verksamheten. En kombination av lokalt installerad programvara och webbaserade tjänster som ger dig tillgång till samma information, ger dig en betydligt flexiblare arbetsdag. Klipp b till kontoret Många företag lägger ner en stor del av arbetstiden på administrativt arbete som optimalt sett skulle utförts direkt när det uppstår vanligen på kundbesök. Detta kan vara allt från att fakturera en order, skapa tidrapporter, beställa varor, etc. Gemensamt för många av dessa arbetsuppgifter är att de upptar dyrbar tid då de tvingar dig tillbaka till kontoret. Detta har flera leverantörer kommit med lösningar på, vilka innebär att du kan jobba när du vill var du vill. Konceptet är webbaserade tjänster som ersätter traditionell lokalt installerad programvara Software as a Service, eller kort och gott SaaS. Tanken med Software as a Service är att dina applikationer är installerade på en central server och därefter tillgängliga via webbläsaren. Detta är en lösning med flera fördelar, men den har även sina nackdelar såsom kontroll över data och stabila Internet-anslutningar. Nackdelarna med Software as a Service har lett till lansering av konceptet Software + Services lokalt installerad programvara kombinerad med webbaserade tjänster. Konceptet drar nytta av fördelarna från båda världarna. Du kan exempelvis använda en stabil, säker och användarvänlig programvara för att utföra tunga arbetsuppgifter, samtidigt som du får flexibilitet genom att information finns tillgänglig även online. Microsoft satsar stort på detta och lanseringen av Microsoft Office 2010 kommer att bli deras första omfattande Software + Servicespaket. Programvarudelen i Office-paketet blir den mest omfattande någonsin och dessutom lanseras en webbaserad version som tillgängliggör de mest grundläggande funktionerna. Parallellt introducerar Microsoft webbaserad lagring av dina filer. I centrum av detta är Azure, en online-lösning för datalagring även kallad molnet där information blir tillgänglig var du än befinner dig. Microsoft har redan lanserat flera tjänster baserade på Azure, både för privatpersoner och för företag. Mamut i täten för Software + Services Som en av världens främsta IT-aktörer fastställer Microsoft många normer inom branschen. Enligt Microsoft är Software + Services framtidens sätt att använda IT både på jobbet och hemma. Mamut var en av de allra första att kunna erbjuda lösningar baserade på Software + Services-konceptet och har därmed satt standarden för hur små och medelstora företag kan utnyttja denna teknologi lanserades Mamut One, en lösning där data synkroniseras mellan din lokala dator och molnet via en krypterad och säker linje. För att lyckas med detta har Mamut utvecklat en helt ny IT-plattform som går under namnet Mamut Business Platform. Plattformen låter dig själv bestämma om du vill arbeta online eller offline. Utanför kontoret har du

5 Kompletta lösningar M a m u t M a g a z i n e H ö s t andet tillgång till exempelvis kontaktinformation, aktivitetsöversikt, tidrapportering och statusinformation från ditt ekonomisysten. Mamut Online Desktop Ett av huvudelementen i Mamuts Software + Services-koncept är Mamut Online Desktop som du hittar i produktserien Mamut One. Du loggar in på Mamut Online Desktop via en webbläsare för att få tillgång till en rad webbaserade verktyg; både funktionalitet utvecklad av Mamut samt nya tjänster från våra samarbetspartners: Administration och översikt över dina kunder, leverantörer och kontakter Skapa och redigera aktiviteter gentemot dina kontakter, anställda och projekt. Full kalenderöversikt Registrera, godkänn och överför tidrapporter Se uppdaterade nyckeltal och statusinformation Automatisk analys och validering av dina bokföringsdata Med årsplaneraren kan du analysera verksamheten, sätta upp mål, planera verksamhetsåret och kontrollera utvecklingen En faktor som kan komma att få direkta konsekvenser för verksamhetens lönsamhet, är förmågan att kunna följa upp kunder. Med Online Kontakt och Online Aktivitet och Kalender har du möjligheten att registrera uppföljning och möten redan när du befinner dig ute hos kunden, istället för att behöva vänta tills dess att du är tillbaka på kontoret. På samma sätt hjälper Online Tidrapportering dig att spara tid och att undvika felregistreringar. Med Online Status har du alltid uppdaterad status på de viktigaste nyckeltalen från ditt system, exempelvis försäljningssiffror som kan vara kritiska inför ditt nästa kundbesök. Utöver denna funktionalitet får du dessutom tillgång till en rad webbaserade tjänster utvecklade av Mamuts samarbetspartners; bland annat kontroll och validering av bokföringsdata, e-post på mobiltelefonen och webbläsaren samt samarbetsverktyget Microsoft SharePoint och en professionell lösning för webbpublicering baserad på ez Publish. Upptäck möjligheterna redan idag! Genom att kombinera möjligheten att kunna arbeta var som helst och när som helst med fördelarna med lokalt installerad programvara kommer din verksamhet att bli ännu mer lönsam. Microsoft Office 2010 kombinerar programvara och tjänster Importera videofiler från olika format och redigera direkt i PowerPoint Nästa version av Microsoft Office förväntas bli lanserad någon gång under första halvan av 2010, och den stora nyheten är att den kombinerar programvara med webbaserade tjänster. Den nya versionen har tagits fram som ett svar på de krav och förväntingar på tillgänglighet och mobilitet som småföretag upplever från kunder och leverantörer. Det är delar av de fyra mest populära applikationerna Word, Excel, PowerPoint och OneNote som kommer att bli tillgängliga via webbläsare genom tjänsten Microsoft Office 2010 Web Apps. Några nyheter i Microsoft Office : Förhandsvisning av formatering av innehåll innan det klistras in i ett dokument Anpassning av text med hjälp av effekter och olika fonter blir ännu enklare Ett enkelt och förbättrat verktyg för att redigera bilder i Word Gruppering av e-postmeddelanden med funktionen Conversation View Eget översättningsverktyg för Outlook Direkttillgång till kontaktlistor i inkorgen Ikoner/grafer i celler som ger dig en visuell översikt över datainnehåll i Excel Enklare att infoga tabeller och grafer Fler bildövergångar att välja mellan i PowerPoint

6 6 M Insikt a m u t M a g a z i n e H ö s t Är du redo för de nya skattereg Den 1 januari 2010 kommer nya momsregler att träda i kraft i samtliga EU-länder. De nya momsreglerna innebär viktiga ändringar som påverkar alla företag som handlar med företag i andra EU-länder. Syftet med de nya reglerna är att effektivisera och förenkla momshanteringen inom EU. Nya regler införs vad gäller omsättningsland för tjänster, periodisk sammanställning för tjänster, samt återbetalning av moms inom EU. Alla företag måste rätta sig efter de nya reglerna från och med den 1 januari för att undvika potentiella påföljder. Från och med den 1 januari 2010 träder även den nya lagen om kassaregister i kraft, vilket innebär att de allra flesta verksamheter måste ha ett certifierat kassaregister. Beskattning av tjänster vid utrikeshandel Dagens regel säger, något förenklat, att omsättningslandet för en tjänst vid handel mellan två företag (business-to-business), är där säljaren befinner sig. Detta ändras från och med den 1 januari 2010 och innebär att tjänsten anses omsättas i det land där köparen befinner sig. Detta innebär att momssatsen anpassas bättre till marknaden där tjänsten konsumeras och att konflikter mellan EU:s medlemsländer gällande beskattning minimeras. Den nya regeln återspeglar de regler som redan finns för handel med varor inom EU, där köparen är ansvarig för att rapportera och betala in moms. Köparen är alltså ansvarig för att rapportera moms både på försäljningen och på sitt eget inköp, vilket innebär att säljaren inte ska rapportera någon moms alls. Om du exempelvis säljer tjänster till ett företag i Frankrike behöver du som säljare inte rapportera någon moms. Istället måste det franska företaget betala och rapportera moms (enligt fransk momssats). Om det istället är du som köper en tjänst från det franska företaget, är det du som köpare som är ansvarig för att betala moms på inköpet, enligt svensk momssats. Den nya regeln skiljer sig alltså från regeln om handel mellan företag och konsumenter, där huvudregeln är att säljaren fakturerar momsen även då köparen befinner sig i ett annat land. Periodisk sammanställning för tjänster Företag som säljer tjänster till företag i andra EU-länder måste från och med den 1 januari rapportera värdet av dessa (en s.k. periodisk sammanställning) på samma sätt som de hittills har rapporterat försäljning av varor. Rapporten ska endast innehålla de tjänster där företagen som köpt dessa är ansvariga för att deklarera och betala moms på inköpen

7 insikt M a m u t M a g a z i n e H ö s t lerna? och du ska endast lämna rapporter för perioder när du sålt tjänster som ska rapporteras. Återbetalning av moms inom EU Från och med den 1 januari 2010 kommer den nuvarande pappersbaserade återbetalningsrutinen för moms att ersättas av ett nytt elektroniskt system. Syftet med detta är att förenkla och effektivisera momsåterbetalningen. Företag har möjlighet att ansöka om momsåterbetalning i upp till nio månader från slutet av det kalenderår för vilket ansökan gäller, istället för dagens sex månader (30 september blir det sista datumet för att ansöka om momsåterbetalning istället för 30 juni). Momsåterbetalning måste ansökas om med hjälp av Skatteverkets e-tjänst Momsåterbetalning inom EU vilket kommer att effektivisera återbetalningsprocessen. Läs mer på Ny lag om kassaregister Från och med den 1 januari 2010 måste alla företag som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning (innefattar även betalning med betalkort) ha beställt ett certifierat kassaregister samt anmält detta till Skatteverket. Syftet med kassaregisterlagen är att skydda seriösa företagare inom kontanthandeln mot illojal konkurrens. Lagen innebär att Skatteverkets kontrollmöjligheter ökar och att det blir svårare för oseriösa företag att undanhålla skatteintäkter. Ett certifierat kassaregister består av två delar; en kontrollenhet som lagrar information om alla transaktioner gjorda i kassasystemet, samt ett godkänt kassasystem som är kopplat mot kontrollenheten och som uppfyller lagens krav på funktionalitet. Det certifierade kassaregistret måste vara i drift senast den 1 juli Läs mer på och på Kom ihåg tips! Ändringarna träder i kraft den 1 januari 2010 Du måste rätta dig efter de nya reglerna efter detta datum för att undvika påföljder Omsättningslandet vid handel med tjänster inom EU har ändrats från säljarens land till köparens (vid handel mellan företag) Alla företag som handlar med varor och tjänster mellan EU-länderna måste rapportera statistik över denna handel Den nuvarande pappersbaserade återbetalningsrutinen för moms kommer att ersättas med ett nytt elektroniskt system Du som säljer varor och tjänster mot kontant betalning måste ha beställt ett certifierat kassaregister innan den 1 januari 2010 och tagit detta i drift senast den 1 juli samma år

8 8 M Profilen a m u t M a g a z i n e H ö s t Småföretagen kommer att säkra ekonomisk tillväxt Microsofts nya globalt ansvariga för småföretag är norrman och heter Birger Steen. Från sitt kontor på Microsofts högkvarter jobbar han med IT-lösningar som bidrar till ökad effektivitet hos småföretag. Mamuts grundare och koncernchef Eilert Hanoa mötte Birger Steen på Microsoft Campus i amerikanska Redmond för ett samtal om hur programvarulösningar kan förenkla vardagen hos mindre företag. Birger Steen och Eilert Hanoas Mamut inledde sitt samarbete när Steen blev utsedd till chef för Microsofts Norge-kontor. De behöll kontakten under Steens tid i Ryssland och då han flyttade in i nya kontor i Seattle för att ta över som ansvarig för små och medelstora företag föll det sig naturligt att fortsätta samarbetet med Eilert Hanoa och Mamut. Det totala antalet små och medelstora företag beräknas till hela 135 miljoner. Vi ber Birger Steen berätta lite om vilka utmaningar han ser framför sig som ansvarig för denna enorma marknad. Det vida spannet av olika typer av småföretag gör mitt arbete stort och mina möjligheter ännu större. Många mindre verksamheter upplever att de inte får samma uppmärksamhet från IT-branschen som de större företagen. Det innebär att tillväxtpotentialen är stor, och vi tror att företag som lyckas med att implementera bra IT-lösningar kommer att vara ryggraden i den ekonomiska tillväxt som vi har framför oss. Detta ligger i linje med de erfarenheter Eilert Hanoa har gjort under sitt täta arbete gentemot småföretagare sedan Han berättar att ett kännetecken för verksamheter som verkligen lyckas, är att de klarar av att utnyttja sina IT-lösningar på ett effektivt sätt. I praktiken innebär det att den tid som annars skulle använts till administrativa arbetsuppgifter, istället kan användas till att följa upp kunder och leverantörer. Ökade förväntningar på lönsamhet och mobilitet Många småföretagare upplever dagligen att det är mer krävande tider. Vi vill därför veta vilka som är de största utmaningarna småföretag kan förvänta sig att stöta på framöver, och hur Mamut och Microsoft kan bidra till att hjälpa dem? Eilert Hanoa betonar att detta är en fråga som inte har något entydigt svar eftersom det är så stora skillnader mellan de olika småföretagen. Dock nämner han några faktorer som kommer att vara viktiga för alla under den kommande tiden: Småföretagarna upplever redan idag ökade krav och förväntningar från kunder och leverantörer vad gäller tillgänglighet och mobilitet. En av småföretagets konkurrensfördelar har alltid varit att de med en liten och effektiv En kombination av programvara och tjänster kommer att vara det tongivande sättet att driva verksamheter de närmsta 5-10 åren. - Eilert Hanoa (t.v) og Birger Steen (t.h) organisation varit duktiga på att snabbt anpassa sig till marknadens skiftande behov. I en tid som präglas av osäkerhet, kommer fokus på ännu bättre kundservice och lägre kostnader att vara avgörande för ett företags överlevnad. Birger Steen tillägger att detta stämmer överens med Microsofts erfarenheter. I den stora undersökningen 2009 Microsoft SMB Insight Report framgår det tydligt att småföretagarna sedan länge också är klara över denna problemställning. Vi på Microsoft tror att IT kommer att spela en stor roll för hur snabbt och effektivt småföretagarna kommer att säkra sig ekonomisk stabilitet igen. Att öka tillgängligheten och effektiviteten utan att samtidigt behöva göra kostsamma investeringar och öka bemanningen kommer att vara avgörande för många småföretagares framgång.

9 Profilen M a m u t M a g a z i n e H ö s t MICROSOFT SMB INSIGHT 09REPORT Satsar på framtiden med Software + Services En av fördelarna med att vara ett relativt litet programvaruhus som Mamut, är möjligheten till att korta ner tiden från idé till färdig produkt berättar Hanoa. Ett bra exempel är Mamuts Software + Services-lösning, Mamut One, som lanserades När Microsoft lanserar Microsoft Office 2010 till våren, kommer de stora massorna att för första gången på egen hand kunna uppleva vilka möjligheter som ligger i Software + Services. När vi insåg att en effektiv kombination av programvara och webbaserade tjänster är den enda förnuftiga vägen att gå framöver, så kunde vi med hjälp av vår egen utvecklingsavdelning och med stöd från Microsoft realisera de första lösningarna relativt snabbt. Birger Steen är lika övertygad om Software + Services viktighet för den egna verksamheten som Eilert Hanoa. Kortfattat så är det Software + Services som är Microsofts stora satsning under de kommande åren. Vi tror att en kombination av programvara och tjänster kommer att vara det tongivande sättet att driva verksamheter under de närmsta 5-10 åren. Att få det bästa av två världar, och samtidigt ha affärskritiska data tillgängliga närhelst man behöver dem, oberoende av om det är via en dator, webbläsare eller mobiltelefon, kommer att vara nödvändigt för att kunna möta de krav och förväntningar som småföretag upplever redan idag. SMB Insight Report visar exempelvis att så många som 6 av 10 småföretag planerar att öka andelen anställda som jobbar ute hos kunder eller hemifrån under innevarande år. Detta är ett bra exempel på hur Software + Services kan fungera i praktiken tillägger Eilert Hanoa. Det handlar om att hitta en balans mellan vilka tjänster som är relevanta att ha tillgängliga via webbläsaren och vilka arbetsuppgifter som kräver den fulla funktionaliteten som bäst fås via lokalt installerad programvara. Det öppnar upp för ökad flexibilitet vad gäller var och när du kan jobba. Även om det finns bredband nästan överallt, är det viktigt att kunna få jobbet gjort de gånger som du faktiskt inte har tillgång till Internet. En bärbar dator där alla data är replikerade och lagrade lokalt ger dig den möjligheten. Det är också en tydlig trend att småföretag ser på IT-investeringar som en möjlighet att öka intäkterna, förbättra de anställdas produktivitet och förbättra resultatet. Tror på småföretagarna Både Steen och Hanoa är övertygade om att de flexibla och anpassningsbara småföretagen kommer att spela en viktig roll för ny ekonomisk tillväxt. Både Mamut och Microsoft har en klar ambition om att kunna bidra till att små och medelstora företag uppnår effektivitet och lönsamhet. Genom det täta samarbetet med Mamut har vi lärt oss mycket om de unika behov och möjligheter som småföretagen representerar. Dessutom har Microsoft och Mamut en gemensam målsättning om att förenkla vardagen för småföretagen, och det är jag övertygad om att vi kommer att uppnå genom ett ännu tätare samarbete framöver avslutar Birger Steen Microsoft har genomfört en större undersökning om IT-behov hos små och mellanstora företag. Enligt undersökningen arbetar mer än 90 procent av världens anställda i små och medelstora verksamheter, något som gör småföretagen till ryggraden i världsekonomin. Ledande ekonomer har pekat på att småföretagen med sin höga grad av flexibilitet och stora anpassningsförmåga kommer att vara de som leder oss ut ur dagens ekonomiska situation. Vidare pekar undersökningen på att IT kommer att spela en avgörande roll för de verksamheter som lyckas. Nedan hittar du undersökningens fem viktigaste slutsatser: Strategiska IT-investeringar kommer att förbättra resultatet. Små och medelstora företag kommer fortsatt att se på IT som ett strategiskt verktyg; en möjlighet till att minska kostnader och ett verktyg för att öka de anställdas produktivitet. Mindre budget ställer högre krav på nyttan. Arbetet med att få på plats en mer strömlinjeformad IT-lösning genom virtualisering och serverkonsolidering kommer att få en ökad betydelse som ett pålitligt alternativ till att utveckla verksamheten och reducera kostnader. Service och förmågan att vara lyhörd inför kundens behov kommer att vara nyckeln till att behålla kunderna. Målen om att om både öka produktiviteten och förbättra kundservicen kommer att få småföretagarna att se närmare på hur de kan utnyttja sina befintliga affärslösningar och verktyg för mobilitet. Mindre verksamheter kommer i ännu större grad att använda molnet (s.k. cloud computing). Allt fler mindre verksamheter kommer att börja använda webbaserade lösningar allt eftersom det ekonomiska klimatet kräver billigare och mer flexibla lösningar. Litar på leverantören. Små och medelstora verksamheter kommer i ökande grad att vända sig till sin IT-leverantör för att få hjälp till mer lönsamma lösningar

10 löns 10 M kunskap a m u t M a g a z i n e H ö s t Fokus på

11 kunskap M a m u t M a g a z i n e H ö s t Alla som besitter någon form av kunskap om ekonomi kan berätta för dig att det bara finns två sätt att förbättra verksamhetens resultat att öka intäkterna eller minska kostnaderna. Detta kan låta enkelt, men kräver i praktiken full kontroll över verksamhetens samtliga sidor; en kontroll som ditt ekonomisystem från Mamut kan ge dig. amhet i tider då media skriver om ekonomisk osäkerhet, finns det bara ett sätt att säkra din verksamhet från att gå ett dystert öde till mötes; att se över varenda möjlighet till att kunna tjäna mer pengar än vad du använder och se till så att pengarna inte tar slut. Många mindre verksamheter upplever att kunder och leverantörer ställer hårdare krav, och att det krävs mer för att kunna möta dem. Detta gör en redan hektisk, och stundtals oöverskådlig, vardag ännu mer krävande. För att kunna behålla översikten krävs full kontroll en kontroll du kan uppnå endast genom att utnyttja den fulla potentialen i din Mamut-lösning. Medan du för bara ett par år sedan klarade dig bra med ett enkelt faktureringsprogram, inser de flesta företag idag vikten av att ständigt ha översikt över lagerstatus, leveransfrister och kunduppföljning. Dina kunder förväntar sig att kunna hitta uppdaterad information på din hemsida, och att hänvändelser via telefon och e-post besvaras samma dag. Många verksamheter som upplever en positiv intäktsutveckling vidhåller att en av de viktigaste förutsättningarna för att kunna uppnå ökad lönsamhet är investering i effektiv kundbehandling. Ta väl hand om kunderna infria deras förväntningar De allra flesta håller nog med om att kunduppföljning är en av de viktigaste arbetsuppgifterna i alla verksamheter, och många önskar nog att de hade möjlighet att vara ännu mer proaktiva gentemot sina kunder. I realiteten används en stor del av tiden till att besvara hänvändelser från kunder.

12 12 M kunskap a m u t M a g a z i n e H ö s t uppfylla kundernas förväntningar och att servicenivån höjs. Om du idag bara använder delar av ditt system uppmanar vi dig att börja utforska möjligheterna! Gör dig av med olönsamma kunder En av de mest krävande utmaningarna är att identifiera de kunder som man tjänar pengar på, och inte minst de som är rena förlustaffärer. Det är inte alltid automatiskt så att de kunder som tjatar mest även är de som bringar in mest pengar. Men det är ofta dessa kunder som vi lägger ner mest tid på. lönsamhet blir synlig först när du klarar av att knyta alla relevanta kostnader till dem, såsom försäljningstid, provision, support och eventuella reklamationer. För att få en sådan totalbild måste du utnyttja möjligheterna i ditt system till att knyta information till exempelvis ett projekt, så att du har den översikt du behöver för att kunna fatta de bästa besluten. Det är många företagsledare som har blivit chockerade över resultatet av en sådan analys; produkten man trodde var rena guldgruvan visade sig vara en ren förlustaffär när alla kostnader synliggjorts. Att utöva god service i den meningen att man uppfyller kundernas förväntningar, är en konkurrensfördel för alla verksamheter och kunderna förväntar sig att få god service. En av småföretagens främsta styrkor är att deras närhet till kunderna möjliggör en hög servicenivå. Många kunder är villiga att betala lite extra för god service, något som kan vara en av de viktigaste orsakerna till att du vinner kampen om kunderna och enklare säljer mer på en senare tidpunkt. En stor utmaning när konjunkturen vänder och aktivitetsnivån ökar, är att upprätthålla samma höga servicenivå som tidigare. Då handlar det om att använda tiden rätt och nyckeln till det är att ha goda rutiner och tillräcklig informationsdelning. Om verksamheten får ett ökat behov av personal, kommer den information som tidigare bara fanns i ett par huvuden, behöva fördelas på flera anställda. Kunder som är vana vid att få svar på sin hänvändelse redan samma dag, upplever att behöva vänta en dag eller två medan den nya säljaren lägger ner tid på att hitta svaret som finns i huvudet på någon annan. För att kunna upprätthålla en hög servicenivå är det av största vikt att du faktiskt utnyttjar de möjligheter som finns i ditt integrerade Mamut-system, och dessutom tillgängliggör informationen: Uppdaterad information om kunder, produktkalkyler, order, lagerbehållning, betalningshistorik, projekt etc. Du kommer snabbt att upptäcka att det blir enklare att En av de kanske viktigaste funktionerna i ditt ekonomisystem är därför hantering av dina kunder på ett effektivt sätt. Det innebär exempelvis prioritering av vilka kunder du ska lägga ner mer tid på, och vilka kunder du ska lägga ner mindre tid på. Det finns ett par tumregler knutna till förhållandet mellan ett företag och dess kunder som visat sig stämma även i undersökningar. En av dessa är 80/20-regeln som innebär att 20 procent av dina kunder står för 80 procent av omsättningen. Det Prioritera vilka kunder du ska lägga ner mer, respektive mindre, tid på är inte svårt att inse vad som skulle hända om du förlorade dessa 20 procent. Ändå lägger många företag ner merparten av sina resurser inom försäljning och marknadsföring på kunder som de tjänar lite eller ingenting på. Många småföretag skulle troligen förbättrat lönsamheten rejält genom att aktivt göra sig av med dessa kunder, eller åtminstone genom att vara medvetna om att tidsbruket bör vara i förhållande till kundens lönsamhet. Utgångspunkten för en sådan lönsamhetsanalys kommer du inte hitta någon annanstans än i ditt Mamut-system. Sälj rätt produkter Ibland är det lätt hänt att man stirrar sig blind på täckningsgrad, försäljning av dyra produkter eller rätt och slätt på de stora fakturorna man potentiellt kan skicka till sina kunder och som kan verka frestande att satsa på. Många gånger är detta också goda affärer, men inte alltid. Produkternas Om du utnyttjar möjligheterna i ditt Mamutsystem till att skapa kalkyler och ta fram rapporter som visar enskilda produkters lönsamhet, är du långt bättre rustad för att kunna prioritera rätt och på så sätt öka din lönsamhet. Se till att du har pengar Många av de företag som gick i konkurs under 2008 och 2009 gjorde det inte i första hand på grund av bristande lönsamhet, utan bristande likviditet. Flera var säkerligen för sent ute med att anpassa driften till mindre försäljningsvolymer, men den största anledningen till att de slutligen tvingades till att kasta in handduken var att bankerna satte ner foten och sa nej till ökad kredit och därmed arbetskapital. Så småningom ökade bankerna återigen utlåningen, men då var det redan för sent för många. Det finns många förklaringar till varför företag snabbt kan hamna i en allvarlig likviditetskris, men några återkommer oftare än andra. Det är exempelvis mer sannolikt att ett företag som inte anser en försäljning vara avslutad innan pengarna faktiskt finns på kontot, klarar av att hålla sig borta från likviditetsproblem, jämfört med ett företag som jublar så fort ordern är lagd men sedan är sämre på att följa upp så att inbetalning faktisk sker. En kreditkontroll är av största vikt om du ska ingå större avtal särskilt om det kan gå lång tid från leverans till betalning. Kom ihåg att spara all information om kunderna i ditt Mamutsystem så att du alltid har översikt över varje kunds betalningssituation. Kom också ihåg att ett klick på kontaktstatus på kundkortet ger

13 kunskap M a m u t M a g a z i n e H ö s t dig användbara och uppdaterade nyckeltal om den enskilda kunden. Många gånger kan verksamheter som växer snabbt känna av växtvärk volymen på utestående krav och fordringar växer snabbt och en enda stor faktura från en leverantör kan innebära att du hamnar på obestånd medan du väntar på pengar från dina kunder. Bra system och god planering är det enda botemedlet mot sådana åkommor. Utnyttja funktionaliteten för betalningsuppföljning och inkasso! Få kontroll över kostnaderna En stor kostnad, eller knapp resurs om du så vill, i en mindre verksamhet, är tid. Allt du inte har tid för, har en prislapp. Det är viktigt för dig att ta reda på vad denna prislapp är i förhållande till exempelvis förlorade intäkter eller högre inköpskostnader, som kan uppstå om du inte har tid till att följa upp saker ordentligt. Med Mamut kan din redovisningskonsult effektivt importera och exportera data eller få online-tillgång till systemet. Om du inte vill utföra alla arbetsuppgifter själv är det enkelt att dela information med en redovisningskonsult. Oavsett vad du väljer kommer du att sitta på viktig information om verksamhetens likviditet, resultat och produktivitet. Därmed sparar du pengar; både på att utföra enkla administrativa arbetsuppgifter själv, och på att ha en bättre översikt som ger dig ett grundlag för långsiktiga beslut i verksamhetens dagliga drift. Sätt upp planer och följ dem! Ett kännetecken för många småföretag som lyckas är att de överlämnar få saker till slumpen. En bra affärsidé och en genomtänkt årsplan hjälper dig att undvika de värsta fallgroparna. Marknaden och kunderna är i ständig förändring. Det är därför viktigt att även årsplanen, som du enkelt underhåller direkt i ditt Mamut-system, uppdateras fortlöpande. Nya förslag och möjligheter uppenbaras ständigt, och i en hektisk vardag är årsplanen din bästa kompass för att veta i vilken riktning du bör gå. Den hjälper dig inte bara att se om idén har potential, utan även om den passar in i ditt koncept och om du överhuvudtaget har den ekonomi som krävs för att kunna förädla idén och tjäna pengar på den. Vidare är välplanerade budgetar ett av dina viktigaste verktyg för god styrning förutsatt att du använder dem. En budget som inte uppdaterats på ett år är av begränsat värde för de flesta. Allt eftersom du inhämtar ny kunskap och gör nya erfarenheter, bör detta avspeglas i budgeten. Avvikelser bör följas upp omedelbart och grundligt, eftersom sådana kan vara en indikation på att du exempelvis växer för snabbt, inte är tillräckligt lönsam eller misslyckas med att uppnå de försäljningsmål du har satt upp för verksamheten. Adressera utmaningarna! Genom att internt adressera de problemställningar som tas upp i denna artikel redan på ett tidigt stadium, kommer dina möjligheter att överleva och skapa högre lönsamhet öka. Utnyttjad fullt ut är din Mamut-lösning ett effektivt verktyg för att justera tillväxttakten, säkra likviditeten, få kontroll över kostnaderna och analysera kunder och produkter. Sätt igång redan idag om du inte redan har börjat tips för ökad försäljning Dela information Kundinformation, kalendrar, dokument och nyckeltal Förvandla dötid till säljtid Följ upp kunder med hjälp av mobil e-post Välj dina kunder med omsorg Fokusera på de 20 % av kunderna som genererar 80 % av omsättningen Gratis marknadsföring Se till att din hemsida är väl synlig i sökmotorer Öka kundbasen Satsa på en offensiv e-handelsstrategi tips för att sänka kostnaderna Full översikt Se till att både du och din redovisningskonsulent alltid har full kontroll Minska kapitalbindningen Fokusera på logistik och produktkalkyler Optimera kund- och leverantörsbetingelserna Systematisera beslutsunderlaget Minska resekostnader och restid Använd webbmöten Effektiv kundbehandling och logistik Integrera webbutiken mot kund- och produktmodulerna

14 14 M Teknologi a m u t M a g a z i n e H ö s t Godkänd för Windows 7 Mamut bland de första Mamut har som ett av de första programvaruhusen i världen fått sina lösningar godkända för Microsoft Windows 7 och blivit tilldelad logotypen Compatible with Windows 7. Certifieringen gäller i sju europeiska länder; Sverige, Norge, Danmark, Nederländerna, Storbritannien, Irland och Tyskland. Mamut har fått totalt 18 olika lösningar godkända i logo-programmet och är officiell lanseringspartner för Microsoft. Microsofts nya operativsystem har redan, i god tid innan officiell lansering, fått fin kritik från både fackpress och analytiker. Ett flertal recensenter flaggar för att många företag som hittills har använt Windows XP, står framför en relativt omfattande uppgraderingsprocess. Ökad användarvänlighet, effektivitet och säkerhet Det nya skrivbordet erbjuder många smarta lösningar som kommer att göra alla installerade program, inklusive Mamut, ännu enklare att använda. Aktivitetsfältet har fått en ny design som bland annat låter dig förhandsvisa öppna fönster, och med enkla musrörelser organisera hela skrivbordet. Microsoft har vidareutvecklat det filarkiv som introducerades i Microsoft Windows Vista. Detta gör det ännu enklare att förhålla sig till filer som ligger i olika mappar, både lokalt på hårddisken, på andra datorer i nätverket och på server. Vidare har Microsoft lagt ner en hel del arbete på att förbättra sin sökteknologi. Detta utnyttjas maximalt i Windows 7 där det är enkelt att söka helt sömlöst efter alla typer av information; filer, e-postmeddelanden, musik och annan multimedia. Nätverkshantering och fildelning är traditionellt inget område som småföretag haft stor kompetens inom. I Windows 7 har alla aspekter runt nätverksinställningar och delning av information blivit så användarvänliga att de är både säkra och effektiva att jobba med för alla. Allt som förbinds med säkerhet har fått stor uppmärksamhet av Microsofts utvecklare. Med BitLocker-teknologi krypteras både hårddisken och till och med USB-minnen snabbt och enkelt så att all information blir oåtkomlig för obehöriga. Många små och medelstora verksamheter kommer att uppgradera till Windows 7 efter den 22 oktober. Vi tror att de företag som tar tillfället i akt att se över alla sina IT-lösningar och hur de kan utnyttja dessa bättre, kommer att vara de företag som står bäst rustade att kunna möta de krävande utmaningar som den närmsta tiden kommer att bjuda på. Eilert Hanoa, koncernchef i Mamut AB.

15 Microsoft M a m u t M a g a z i n e H ö s t Tar över redovisningskunder från Microsoft i Storbritannien Mamut levererar nya lösningar och support till brittiska användare av Microsoft Office Accounting. Det är ett stort ansvar och ett lika stort erkännande att Microsoft valt ut Mamut för att fortsätta satsningen på redovisnings- och ekonomisystem mot småföretag i Storbritannien. Mamut har från den 30 oktober 2009 övertagit ansvaret för produktsupport till de cirka användarna av Microsoft Office Accounting i Storbritannien. Microsofts distribution av Microsoft Office Accounting avslutades den 16 november 2009, och samtliga användare får nu erbjudande om att uppgradera till olika versioner av Mamut, exempelvis Mamut Office eller Software + Services-lösningen Mamut One. Mamut har utvecklat mycket innovativa lösningar som demonstrerar värdet av Microsofts Software + Services-strategi. Microsoft har fullt förtroende för att Mamut kommer att erbjuda förstklassig kundsupport till användarna av Microsoft Office Accounting och styrka användarnas förmåga att fortsatt driva sina verksamheter effektivt, säger Justin Hutchinson, Director Office Consumer and Small Business Product Management på Microsoft Corporation. Mamut och Microsoft har i utgångsläget samma ambition att förenkla vardagens för sina användare och satsar tungt på att leverera lösningar som kombinerar programvara och webbaserade tjänster. Det är således två företag med liknande syn på programvara och webbaserade tjänster som nu kommer att arbeta ännu tätare tillsammans. Microsoft har kontinuerligt visat vilja och engagemang för att göra IT mer tillgängligt för mindre verksamheter med nya versioner av Windows och Office. Vi är stolta över vårt samarbete med Microsoft i Europa och ser fram emot att kunna erbjuda nya tjänster och fördelar till användarna av Microsoft Office Accounting i Storbritannien, säger Mamuts koncernchef Eilert Hanoa. Mamuts användare kan förvänta sig positiva effekter av det utvidgade samarbetet med Microsoft, både med hänsyn till kundservice och ny funktionalitet. Med det solida lyft som avtalet innebär, kan de se fram emot en ännu snabbare utvecklingstakt för nya produkter och tjänster. Nyckeln till detta är att Mamut har lagt stor vikt vid att utveckla en mycket skalbar teknologisk plattform; Mamut Business Platform. Det innebär exempelvis att produkter och tjänster som utvecklats för en marknad, i praktiken kommer att vara omedelbart tillgängliga på Mamuts samtliga sju kärnmarknader. Mamut har utvecklat mycket innovativa lösningar som demonstrerar värdet av Microsofts Software + Services-strategi. Justin Hutchinson, Director Office Consumer and Small Business Product Management, Microsoft Corporation.

16 16 M ProduktZoom a m u t M a g a z i n e H ö s t Mamut Validis: Automatiska bokföringskontroller Din redovisning är ditt viktigaste beslutsunderlag. Det förutsätter naturligtvis att informationen är korrekt, annars riskerar du att fatta beslut baserat på fel underlag. Med Mamut Validis får du ett webbaserat verktyg som förenklar processen med löpande kontroll och revidering av din redovisning. Nu kan du överlåta hela eller stora delar av analysarbetet till Mamut Validis. Verktyget kan på bara några få sekunder analysera alla dina bokföringsdata, och själva lösningen är tillgänglig via din webbläsare något som säkrar flexibilitet. Det blir inte enklare än så här att upptäcka fel och brister i din bokföring. Grundliga analyser säkrar korrekt bokföring Primärt är det fyra olika metoder som används för att genomföra analyserna redovisningsregler, trender, undantag och ovanliga kombinationer. Analys av redovisningsregler kan avslöja verifikat som är bokförda mot fel konto, exempelvis en utgift som är bokförd mot en balanspost. Trendregler letar efter väsentliga avvikelser från det som vanligtvis bokförs, exempelvis om det saknas avskrivningar de senaste månaderna. Mamut Validis upptäcker potentiella fel i bökföringen på rekordtid Bokföringsfel kan givetvis inträffa och i värsta fall leda till obehagligheter med offentliga myndigheter. Genom regelbundna och grundliga avstämningar av din bokföring kan du undvika felen. Om du inte själv har mycket erfarenhet av redovisning är detta arbetsuppgifter för en redovisningskonsult. Avvikelseanalysen letar efter onormalt låga eller höga värden och redovisar transaktioner som hyreskostnader som är tre gånger så stora som vanligt. Om du har glömt att redovisa moms på din försäljning, kommer analysmetoden ovanliga kombinationer att avslöja detta. Gemensamt för alla rapporter är att de snabbt ger dig översikt över de

17 ProduktZoom M a m u t M a g a z i n e H ö s t Jag har fått ett par aha-upplevelser om hur kostnadsstrukturen för olika leverantörstjänster ser ut. Knut Westgaard, VD för Completto verifikat som du bör ta en närmare titt på, så att eventuella felaktigheter och brister kan korrigeras. Det kan även vara så att verifikat i en rapport visar sig vara helt korrekta. Dessa markerar du som OK och slipper därmed risken att de dyker upp igen i senare rapporter. Bättre kontroll och lönsamhet Mamut Validis är ett analysverktyg som snabbt ger dig översikt över kostnads- och intäktsstruktur, när det passar dig. Mamut Mamut Validis ger mig omedelbart överblick över bokföringen och låter mig gå ner på djupet i enskilda transaktioner om jag så vill. Knut Westgaard, VD för Completto One-användaren Knut Westgaard, VD för den norska reklambyrån Completto, har haft stor nytta av Mamut Validis: Vi sparar pengar på att själva utföra arbetsuppgifter inom redovisning och analys hela Mamut One-lösningen gör oss mer effektiva. Jag använder regelbundet Mamut Validis som ger mig en omedelbar överblick över verksamhetens status, och jag har fått ett par aha-upplevelser om hur kostnadsstrukturen för olika leverantörstjänster ser ut. Mamut Validis ger mig en omedelbar överblick över siffrorna i bokföringen och låter mig gå ner på djupet i enskilda transaktioner om jag så vill, berättar Knut Westgaard. Mamut Validis ger dig en unik möjlighet att få översikt och öka verksamhetens lönsamhet. Om du inte vill behöva ta hand om hela analysen själv, kan du givetvis låta din redovisningskonsult utföra kontrollen via Internet. Om Mamut Validis Mamut Validis är ett samarbete mellan Mamut och det brittiska IT-företaget Future Route. Future Route har under flera års tid jobbat med att utveckla tjänsten Validis, en unik webbaserad tjänst för periodisk bokföringskontroll. Tjänsten ingår i Mamut One och blev utsedd till vinnare av Best use of Internet Business i prestigefyllda Accountancy Age Awards Mamut är idag en av ett fåtal leverantörer som kan erbjuda tjänsten som en integrerad del av ekonomisystemet. 5 Fördelar: Korrekt information Fatta beslut baserat på rätt underlag Utför periodisk analys av bokföringen mer effektivt Lägg ner ett par minuter istället för flera timmar Förbättrad kvalitet Hitta felaktigheter och minska risken för att de uppstår i framtiden Öka din kompetens Gör det enklare att själv ha full kontroll över bokföringen Snabb informationsdelning Utnyttja flexibiliteten i att arbeta via Internet Läs mer om Mamut Validis funktionalitet och fördelar på Läs mer på

18 18 M Användartips a m u t M a g a z i n e H ö s t Denna utgåvas användartips ger dig några exempel på nyheter som ingår i den senaste versionen av ditt Mamut-program. Version 12 innehåller flera nya funktioner som kommer att bidra till en ännu enklare arbetsdag och vi rekommenderar att du uppdaterar redan idag om du inte gjort det ännu. Funktionaliteten Mamut Online Desktop är tillgänglig i lösningen Mamut One. Mamut Validis Hur analyserar jag mina bokföringsdata med Mamut Validis? Med Mamut Validis kan du analysera de bokföringsdata som finns lagrade i Mamut Business Software. Mamut Validis analyserar dina data baserat på en rad bokförings- och trendregler och undersöker din bokföring enligt grundläggande och logiska principer. Innan du kan börja använda Mamut Validis måste du registrera dig på Mamut Online Desktop. När det är gjort kan du klicka på Mamut Validis i vänstermenyn i ditt Mamut-program eller gå till Analysera och validera: När du klickar på knappen Analysera och validera kommer Validis att utföra en kontroll av dina bokföringsdata. Resultat: När alla bokföringsdata är analyserade och validerade kan du klicka på Resultat. Analysresultatet är uppdelat i fyra boxar: Redovisningsresultat, Trendresultat, Ovanliga värden och Ovanliga kombinationer. - Redovisningsresultat: Här visas verifikat som programmet anser ha en ovanlig debet/kreditregistrering. - Trendresultat: Visar på potentiella trendbrott genom att analysera transaktioner som avviker från trenderna för vald period. - Ovanliga värden: Identifierar värden som är ovanligt höga/låga i jämförelse med andra i samma huvudbokskonto. - Ovanliga kombinationer: Analyserar alla data för att upptäcka transaktioner som inte följer samma mönster som resten av redovisningen, och ser exempelvis på konton, momskoder och verifikattyper. Observera! Funktionaliteten i Mamut Validis varierar beroende av vilken version du har; Express, Start, Standard eller Pro. Mamut Online Desktop Hur skapar jag tidrapporter i Mamut Online Desktop? Modulen Tidrapportering i Mamut Online Desktop ger dig en webbaserad översikt över tidrapporter i ditt företag. Här kan du och dina anställda skapa, visa och redigera tidrapporter, var och när som helst. Tidrapporter som skapas i Mamut Online Desktop synkroniseras löpande med ditt Mamut-program, och omvänt. Så här skapar du en tidrapport: 1. Logga in på Mamut Online Desktop, antingen via Mamut Business Software eller 2. Gå till Arbetsområden och välj Tidrapportering. 3. I flödesschemat som visas klickar du på Ny tidrapport. 4. Skriv in namn/beskrivning på tidrapporten i fältet Beskrivning. För att få fler tidrader i samma tidrapport måste du klicka på Lägg till ny, som du hittar till höger ovanför den översta raden. 5. När du är färdig med tidrapporten kan du med hjälp av knapparna överst välja om du endast vill spara rapporten eller om du vill färdigregistrera den. 6. När tidrapporten är färdigregistrerad har du möjlighet att antingen Godkänna eller Avvisa den. Om tidrapporten ska överföras till andra moduler kommer den efter godkännande att ändra status till Klar för överföring. Observera! Det är inte möjligt att överföra tidrapporten till andra moduler från Mamut Online Desktop, detta kan endast göras inne i ditt Mamut-program. Läs fler användartips på

19 Användartips M a m u t M a g a z i n e H ö s t Mamut Online Desktop Mamut Webbplats Hur använder jag min personliga och företagets gemensamma kalender i Mamut Online Desktop? Den webbaserade kalendern kan visas som en personlig kalender ( Min kalender ), vilken visar endast dina aktiviteter, eller som en Gemensam kalender som visar alla anställdas/ resursers aktiviteter. För att öppna den personliga kalendern måste du logga in på Mamut Online Desktop och välja Listor - Min kalender. Här visas alla aktiviteter där du antingen är registrerad som Ansvarig eller knuten till aktiviteten som Anställd. Listan över arbetsuppgifter till vänster om själva kalendern visar aktiviteter där du som inloggad användare är registrerad som Ansvarig. För att få en samtidig översikt över flera anställdas/resursers kalendrar måste du välja Gemensam kalender. I den gemensamma kalendern kan du välja mellan tre olika visningar: Gemensam, Enkel och Egendefinierad. Gemensam: Här ser du en översikt över alla anställda och resurser, och har möjlighet att filtrera på projekt och avdelning. Enkel: Här kan du välja att visa kalendern för en enstaka anställd eller resurs. Egendefinierad: Genom att klicka på knappen Egendefinierad får du upp ett fönster där du kan välja vilka anställda och resurser du vill se kalendern för. Tips: Om du vill se kalendern för hela arbetsveckan, väljer du 50 % i rullgardinslistan i verktygsraden. Hur anger jag ett minimibelopp i webbutiken? I webbutiken har du möjlighet att ange ett minimibelopp, vilket är det minsta belopp som kunderna måste handla för. Om kunden försöker köpa produkter för ett lägre belopp, kommer han/hon att få ett meddelande om detta när han/ hon klickar på Gå till kassa. Mamut WEBBPLATS Hur lägger jag in en mer detaljerad beskrivning av mina produkter i webbutiken? Det är möjligt att lägga in både en kort och en mer detaljerad beskrivning av varje produkt i webbutiken. Den korta beskrivningen visas direkt under produktnamnet, medan en mer detaljerad beskrivning visas när man klickar på länken Mer info. För att lägga in en detaljerad produktbeskrivning måste du gå till Visa Produkt Produktregister. Leta fram aktuell produkt, välj fliken Webbutik och klicka på Webbplatsinställningar för produkt. I rullgardinslistan för Produktbeskrivning väljer du Detaljerad produktbeskrivning och klickar Redigera. Mamut Online Desktop Mamut Bokföring Hur kommer jag igång med årsplaneraren i Mamut Online Desktop? Årsplaneraren hjälper dig att skapa en strukturerad och genomarbetad årsplan för ditt företag. Årsplanen beskriver verksamhetens ambitioner samt ger en översikt över de strategier, analyser och planering som krävs för att uppnå målen. För att komma igång med årsplaneraren måste du logga in på Mamut Online Desktop och välja Arbetsområden Årsplanerare. Klicka på knappen Skapa ny årsplan, ange Namn och År, och klicka därefter OK. Därefter kan du börja fylla i information. Du kan när som helst redigera en befintlig årsplan. Hur kan jag enkelt få översikt över historiken för ett specifikt konto? I verifikatregistreringen har du möjlighet att se en översikt över de senaste transaktionerna som är gjorda mot ett visst konto. Listan får du fram genom att välja Kontohistorik i rullgardinslistan längst ner till höger i verifikatregistreringen. I listan kan du se alla verifikat som är bokförda mot ett visst konto. Vilket konto som historiken visas för är beroende av vilket konto som är markerat i kontokolumnen i övre delen av verifikatregistreringen. Läs mer om version 12 på

20 Mamut är en perfekt helhetslösning som hjälper oss att fokusera på det som är det allra viktigaste för oss våra kunder. Katinka Nyberg, VD Atrox Development AB Mamut Alliance Partners Fler än kunder förenklar arbetsdagen med lösningar från Mamut. Copyright 2009 Mamut. Alla rättigheter. Med reservation för ändringar. Mamut och Mamut-logon är registrerade varumärken av Mamut. Alla andra varumärken är registrerade varumärken för respektive företag.