VD-beslutad instruktion för ersättningar, personalförmåner, representation, tjänsteresor m.m.

Transkript

1 1(10) VD-beslutad instruktion för ersättningar, personalförmåner, representation, tjänsteresor m.m.

2 2(10) 1 Inledning Styrelsen har i dokumentet AP-fondernas gemensamma policy för ersättningar, personalförmåner, representation och tjänsteresor (senast beslutad ) fastställt de övergripande riktlinjer som ska gälla för AP7 avseende ersättningar, personalförmåner, representation och tjänsteresor. För att kunna tillämpas behöver policyn kompletteras med mer detaljerade interna riktlinjer. Styrelsen har överlåtit åt VD att utfärda sådana riktlinjer (detta dokument). Detaljerade riktlinjer för samtliga tänkbara situationer som kan uppkomma går inte att fastställa. Det är varje anställds ansvar att visa återhållsamhet och använda sunt förnuft vid tillämpningen av denna instruktion. Vid tveksamhet kring vilka regler som gäller i ett specifikt fall hänvisas till AP7:s etikgrupp för vägledning. Denna instruktion uppdateras löpande, men minst årligen i samband med att styrelsen fastställer AP7:s etiska riktlinjer. 2 VD:s instruktioner 2.1 Lön och förmåner Som huvudregel ska all ersättning till anställda utbetalas i kontant form via månatlig löneutbetalning. Utöver kontant ersättning erbjuder AP7 också sina anställda vissa förmåner. Dessa delas in i skattefria förmåner och skattepliktiga förmåner. Som huvudregel gäller att skattefria förmåner är tillåtna, förutsatt att de riktas mot samtliga anställda. Ersättning genom skattepliktiga förmåner kan ges anställda, men ska i varje enskilt fall motiveras och dokumenteras. De förmåner som erbjuds AP7:s anställda beskrivs nedan. 2.2 Pensionsförmåner Anställda vid AP7 erhåller tjänstepension i enlighet med gällande kollektivavtal. Anställda har vid behov rätt till kostnadsfri personlig konsultation av försäkringsrådgivare som anlitas av AP7 (i nuläget Max Matthiessen).

3 3(10) 2.3 Löneväxling Löneväxling innebär att den anställde byter del av sin bruttolön mot en extra tjänstepensionsavsättning (utöver kollektivavtalsplan). AP7:s anställda ska ha rätt till löneväxling genom bruttolöneavdrag, under förutsättning att det sker fortlöpande (d v s månatligen under en period som inte understiger ett år). Rätten till löneväxling genom bruttolöneavdrag begränsas till ett belopp som motsvarar 5 % av den anställdes lön. 2.4 Skattefria förmåner De skattefria förmåner som erbjuds anställda vid AP7 är: Fri grupplivsförsäkring och fri gruppsjukförsäkring (enligt kollektivavtal) Sjukvårdsförsäkring AP7 erbjuder samtliga anställda fri sjukvårdsförsäkring via Euro accident. Försäkringen ska användas restriktivt. Tandvård ingår inte i försäkringen och ersätts inte i något fall av AP7. Läkemedel ersätts inte. Vid utrikes tjänsteresa kan anställd via försäkring ha rätt till fri sjukvård, inklusive läkemedel. I sådant fall är förmånen skattefri för den anställde. Vaccination som krävs i samband med tjänsteresa. Årlig influencavaccinering Friskvårdsbidrag (5 000 kr/år). Skattefrihet gäller endast motion av mindre värde och av enklare slag, t ex årskort på gym el dyl. 2.5 Skattepliktiga förmåner Medlemsavgifter i yrkes- eller branschföreningar kan i undantagsfall bekostas av AP7, men ska då förmånsbeskattas.

4 4(10) 2.6 Tjänsteresor Resor i tjänsten är en naturligt del i AP7:s verksamhet. Tjänsteresor ska alltid vara motiverade utifrån varje anställds arbetsuppgifter. Som exempel på när resor kan anses vara motiverade kan nämnas uppföljningsmöten med externa förvaltare och depåbank som ett led i kontrollen av utkontrakterad verksamhet, utbildningar / seminarier m.m. För att minimera antalet resor bör anställda sträva efter att förlägga möten med flera olika affärskontakter till ett och samma resetillfälle. Vid val av färdsätt och logi ska säkerhetsmässiga aspekter alltid vägas in. Tjänsteresa får företas efter medgivande av berörd chef. Av AP7 anlitad resebyrå ska användas vid bokning av tjänsteresa. Flygresor Flygresor ska normalt faktureras till fonden. Ej använda biljetter ska återlämnas i fondens namn. Vid resor inom Europa ska billigaste möjliga biljett i ekonomiklass användas. Vid långresor (främst Asien och USA) får biljett i business class bokas, förutsatt att den anställde ska utföra arbete i nära anslutning till ankomst (till resmålet) eller hemkomst. Om det inte är möjligt att boka business class på enkelresa avgör pris och övriga omständigheter om business class får bokas. VD beslutar då från fall till fall. S k frequent flyer bonus tillfaller AP7, vilket innebär att sådan bonus ska användas vid framtida tjänsteresor. Hotell Bättre mellanklasshotell ska väljas (3-4 stjärnor). Dock får, i normalfallet, priset per natt inte överstiga 2,500 kronor. Undantag kan göras vid resor till storstäder med högt kostnadsläge (t ex New York och London).

5 5(10) Vid långdistansflygningar får anställda byta ut business classbiljett mot en extra hotellnatt på AP7:s bekostnad. Om det sammantaget är ekonomiskt mer fördelaktigt för AP7 kan AP7 också bekosta hotellkostnader över helg vid längre tjänsteresor. Befintliga leverantörers rabatterade priser får utnyttjas av AP7:s anställda (gäller dock inte under pågående upphandling). Privat del av tjänsteresa Vid uttag av semester i samband med tjänsteresa bekostar AP7 rese- och hotellkostnader under förutsättning att AP7:s totalkostnad inte ökar. Detsamma gäller om medföljande familjemedlem delar hotellrum. Merkostnader till följd av privat del av resan ska bekostas av den anställde. Omkostnader vid tjänsteresa Vid tjänsteresor som medför övernattning tillämpas skattefri traktamentesmodell med schablonbelopp. De aktuella schablonbelopp Skatteverket fastställer för olika länder anges på Skatteverkets hemsida: traktamente.4.2b543913a42158acf html Traktamentesmodellen innebär att AP7 inte ersätter måltider och andra mindre utgifter av privat karaktär. Om den anställde bjuds på lunch eller middag, eller om frukost ingår i hotellpriset, ska schablonbeloppet justeras ner. Särskild blankett för begäran av traktamentesersättning ska fyllas i av den anställde. AP7 ersätter nödvändiga taxi-, buss- och tunnelbaneresor vid tjänsteresa. Kvitton ska lämnas in vid redovisningen. Resor vid tjänsteförrättningar i Stockholm AP7 ersätter nödvändiga taxi-, buss- och tunnebaneresor vid tjänsteförrättning i Stockolm. Huvudregelen är att kollektivtrafik ska användas när den anställde kan, och att taxiresor begränsas till situationer

6 6(10) där den anställde måste använda detta färdmedel. Kvitto ska lämnas in vid redovisningen. Resekostnader i samband med representation (intern- och extern) AP7 ersätter nödvändiga reskostnader vid extern representation. Vid intern representation (t ex personalfester) är huvudregeln att AP7 inte ersätter reskostnader. Undantag kan medges för del av resa vid bristfälliga allmänna kommunikationer. 2.7 Representation och gåvor Som framgår av AP7:s etiska riktlinjer ska försiktighet iakttas vid all form av representation. Extern representation Ett grundläggande krav är att all representation ska ha ett direkt samband med AP7:s verksamhet. Representationen ingår som en naturlig del i vår utåtriktade verksamhet och ska vara ett uttryck för sedvanlig gästfrihet som syftar till att inleda eller utveckla förbindelser som är viktiga för verksamheten. De kostnader som kan förekomma vid extern representation avser normalt måltider. I undantagsfall kan även andra kostnader förekomma, t.ex. för biljetter eller hotellrum. Representation kan också i speciella fall avse sådana gåvor som är brukliga i affärssammanhang till företag, organisationer eller myndigheter (eller representanter för dessa), t.ex. i samband med jubileum, invigning eller liknande. Som huvudregel gäller att annan representation än måltider ska godkännas av VD efter samråd med etikgruppen. I fall där AP7 bjuder gäller följande: Antalet representanter från AP7 ska stå i rimlig proportion till antalet externa gäster Lyxkrogar ska undvikas. Ett riktmärke för totalkostnad per person är max 900 kronor AP7 bjuder inte på starksprit och champagne När anställda hos AP7 blir bjudna gäller följande:

7 7(10) Ingen representation får tas emot under pågående upphandling Anställda ska i alla sammanhang verka för att representationen hålls på en måttfull nivå AP7 ska i normalfallet stå för rese- och logikostnader i samband med evenemang som erbjuds anställda hos AP7. Om sådant evenemang, eller delar av det, är av ren nöjeskaraktär (t ex konserter och idrottsevenemang) ska den anställde ställa sig frågan om det kan uppfattas som olämpligt att överhuvudtaget acceptera inbjudan. Är svaret ja ska inbjudan avslås (såvida den anställde inte betalar kostnaden själv). Om inbjudan kan accepteras ska den anställde, om värdet av inträdesbiljett till sådant arrangemang bedöms överstiga kronor, begära att själv få bekosta biljetten. Om detta inte är möjligt bör inbjudan avslås. VD kan meddela undantag efter samråd med etikgruppen. Särskild försiktighet ska iakttas när vi bjuds av icke redan upparbetade affärskontakter. I de fallen bör representationen som huvudregel ske över lunch. Gåvor till och från affärskontakter Stor försiktighet ska iakttas när affärskontakter erbjuder anställda hos AP7 gåvor av olika slag (vanligast förekommande är julgåvor). Under pågående upphandlingar får inga gåvor tas emot (skickas tillbaks till avsändaren på AP7:s bekostnad). Om värdet på enskild gåva bedöms överstiga 300 kronor bör gåvan inte accepteras. Anställda som får personliga gåvor från affärskontakter ska anmäla detta till regelverksansvarig. Uppgift om givare och bedömt värde ska anges. Detsamma gäller då anställda erbjuds andra typer av gåvoliknande erbjudanden, som t ex golf, evenemangsbiljetter eller liknande. Gåvor från AP7 till affärskontakter får endast ges efter godkännande från VD efter samråd i etikgruppen (om VD själv är givare av gåvan ska godkännande ges av övriga medlemmar i etikgruppen). Intern representation Intern representation avser aktiviteter (gemensamma måltider, utdelning av julklappar etc.) som syftar till att skapa goda arbetsförhållanden och är

8 8(10) riktade mot den egna personalen, t.ex. i samband med personalmöten och personalfester. AP7 bjuder normalt anställda på sommarfest och julmiddag varje år. Vid särskilda tillfällen (t ex vid jubileér och större projektavslut) kan också andra evenemang anordnas. I dessa sammanhang gäller följande: Representationen ska vara återhållsam vad gäller mat och dryck. Som riktmärke bjuder AP7 på tre normalglas öl eller vin Starksprit ska inte förekomma Totalkostnaden per person bör inte överstiga 900 kronor I övrigt erbjuder AP7 sina anställda kaffe, fredagsfika och frukt. Gemensamma pubkvällar kan anordnas till självkostnadspris. AP7 anordnar också återkommande (oftast årlig) konferens för samtliga anställda. Vid dessa konferenser ska vad som sagts avseende tjänsteresor och intern representation gälla. AP7 står för resa, kost och logi. Utgifter av privat karaktär (som t ex liftkort om skidresa anordnas) bekostas av den anställde själv. Gåvor till anställda AP7 ger samtliga anställda årlig julgåva. Beloppet får inte överstiga 400 kronor. AP7 kan också uppmärksamma anställdas högtidsdagar (t ex jämna födelsedagar, bröllop och pension). Värdet av eventuella gåvor vid sådana tillfällen bör, som huvudregel, inte överstiga kronor och får total inte uppgå till mer än kronor under anställningstiden. 2.8 Arbetsredskap Arbetsredskap som tillhandahålls anställda är AP7:s egendom och ska vårdas väl av anställda. Vid anställningstidens upphörande ska arbetsredskap som tillhandahållits av AP7 återlämnas till AP7. Mobiltelefoner AP7 erbjuder samtliga anställda mobiltelefon eftersom det, med hänsyn till verksamhetens art och organisationens storlek, bedöms vara mycket viktigt att samtliga anställda kan nås med kort varsel. AP7 tillhandahåller abonnemang med fast avgift.

9 9(10) För anställda gäller att privata samtal vid utlandsresa ska särskiljas och förmånsbeskattas. Detsamma gäller då telefonen används för uppkoppling mot internet, d v s internetanvänding vid utlandsresa ska förmånsbeskattas såvida uppkoppling inte krävs för att fullgöra arbetsuppgifter. Då internetuppkoppling krävs för fullgörande av arbetsuppgifter ska i första hand wifi användas (där så är möjligt), och i andra hand fast priserbjudande. Privata utlandssamtal från Sverige ingår inte i fastprisabonnemanget och ska därför särskiljas och förmånsbeskattas. Som huvudregel gäller att en mobiltelefons livslängd uppskattas till tre år. Bärbar dator m.m. Efter godkännande av närmsta chef kan anställda erhålla bärbar dator, om det bedöms vara en väsentlig förutsättning för tjänsteutövningen. I normalfallet tillhandahåller inte AP7 bredbandsuppkopplingar eller skrivare till bärbara datorer. VD kan meddela undantag. Dagstidningar och periodiska tidsskrifter Anställd kan, efter beslut från VD, få dagstidning till hemmet (betalda av AP7) till hemmet om det anses vara av väsentlig betydelse för utförandet av arbetet att anställd kan tillgodogöra sig innehållet innan arbetsdagens början. Av detta följer att periodiska tidsskrifter inte får beställas till hemadressen på AP7:s bekostnad. Terminalglasögon Anställda som har problem att utföra sitt arbete vid terminal har rätt att på AP7:s bekostnad genomgå synundersökning och erhålla terminalglasögon. Priset på bågarna får högst uppgå till kronor. 3. Privatkort AP7 erbjuder samtliga anställda privat kreditkort. Årsavgiften bekostas av AP7. Kortet är i första hand avsett för betalning av utlägg i tjänsten, men får även användas för betalning av privata utgifter. Den anställde har betalningsansvar för hela fakturabeloppet och ersätts för gjorda utlägg i tjänsten mot uppvisande av verifikationer i original.

10 10(10) 4. Återkommande frågor och förtydliganden Inga former av rörlig ersättning (bonus, gratifikationer m.m.) erbjuds anställda vid AP7. AP7 erbjuder inte förmånsbil till anställda. Vissa synkorrigerande åtgärder, som ögonlaseroperation, räknas som hälso- och sjukvård och är därmed skattefri om den inte är offentligt finansierad. Det innebär att AP7 kan erbjuda anställda hjälp med sådan operation via bruttolöneavdrag. Skönhetsoperationer och liknande behandling som inte ingår som ett led i behandling av skada räknas inte som hälso- och sjukvård. Om anställd väljer att genomgå sådan behandling ska konvalesensdagar tas ut i form av semester. Hot mot anställd eller dennes familj kan förekomma. Om sådan situation uppstår kan VD, om hotet är reellt och allvarligt, besluta att åtgärder ska vidtas för att skydda den anställde, dennes familj och egendom. Vidtagna åtgärder (t ex installation av larm) utgör skattefri förmån. AP7 hyr ett mindre antal garageplatser, vilka kan utnyttjas av de anställda. Förmånsbeskattning ska ske vid användning. Som ett led i AP7:s kompetensutvecklingsprogam erbjuds anställda regelbundet möjligheter till vidareutbildning. Som huvudregel ska utbildningen vara betingad av anställningen för att inte den anställde ska förmånsbeskattas. Även utbildningsprogram som inte direkt rör den anställdes verksamhetsområde kan godkännas, förutsatt att det kan visas att utbildningen medför högre kompetens för den anställde. I tveksamma fall fattar VD beslut efter samråd med etikgruppen.