MANUAL- PROJEKT 1 Starta ett projekt 3

Transkript

1 Senast uppdaterad MANUAL- PROJEKT 1 Starta ett projekt 3 Komma igång med Projektet- Inställningar 3 La gga till information om projektet 6 Avvikelse-funktion 8 Pa minnelse-funktion 10 Aktivera Pa minnelsefunktion 10 Visa ga llande slutdatum 11 A ndra slutdatum fo r en mapp 12 Klarrapportering och godka nnande av klarrapportering 12 Ö verblick o ver slutdatum och status 14 Mailutskick/Pa minnelsernas intervaller 15 Bygga upp en mapp-struktur 16 Ö versikt av projektet 18 So ka och la gga till en produkt i projekt 19 Produkthantering 19 TIPS! 19 La gga till en egen produkt 22 Kopiera en produkt / mapp 24 Ersa tt en produkt 25 Produkt fa tt en ny bedo mning 27 Ta bort en produkt 28 Flytta en produkt 29 Redigera produktens information 30 Bifoga egna filer 30 Avvikelse-generering (automatisk) 32 Avvikelsehantering 32 Avvikelse-hantering (manuell) 36 Hantera deltagare 38 Deltagare 38 Skicka projektet fo r granskning 41 Granskning 41 Exportera projektet 42 Kopiera projektet 44 Alternativ 1: 44 Alternativ 2: 45 Avsluta projekt 46

2 Avsluta ett projekt 46 Se alla projekt i min organisation 47 Organisationens projekt 47 Sida 2

3 Starta ett projekt 1. Klicka på knappen mina projekt för att komma till en projektöversikt. Projekten rangordnas efter ej accepterade -projekt, (dvs. ej obesvarande inbjudningar) och därefter fallande i alfabetisk ordning. 2. Klicka på Skapa nytt projekt. 3. Acceptera kostnaden och klicka på Nästa. Kostnaden kan variera beroende på licenstyp. Sida 3

4 4. Namnge ditt projekt och fyll i eventuell projektreferens. Om du önskar kan också en bild på projektet laddas upp genom. 5. Du har möjlighet att aktivera avvikelsehantering i projektet. Avvikelsehanteringen innebär att när en deltagare i ditt projekt senare försöker lägga in en produkt som strider mot de kraven som anges här, kommer användaren bli ombedd att ange en motivering till användningen. En automatisk pdf skapas då som en avvikelserapport som skickas till alla administratörer och projektägaren. Sida 4

5 6. När du är klar, klicka på Slutför. 7. Projektet har nu skapats och ligger bland alla andra projekt under Mina projekt. 8. Du kommer in i projektet genom att föra musen över projektet och klicka på Visa projekt. Sida 5

6 Lägga till information om projektet 1. Öppna projektet. 2. Klicka på knappen Alternativ och välj Info eller klicka på Info direkt i projektvyn. 3. Klicka på Ändra för redigera i någon av fälten som kommer upp. 4. Redigera informationen efter önskemål och klicka på Slutför. Knappen sekretessbelagd används om projektet inte ska vara synligt för andra individer inom den egna organisationen. Sida 6

7 Sida 7

8 Avvikelsefunktion 1. Gå in under fliken Info. 2. Vid Projektinställningar klicka på Ändra. 3. En ny ruta kommer upp. Klicka där på Avvikelsehantering. Sida 8

9 4. Bocka i vilka produkter som ska generera avvikelserapporter (alla användare som lägger till en produkt som strider mot dessa krav ombeds att fylla i en motivering). Klicka sedan på Bekräfta. Sida 9

10 Påminnelsefunktion Aktivera Påminnelsefunktion Påminnelsefunktion innebär att det går att ange ett slutdatum i ett projekt. Det innebär att projektägaren/ administratören anger ett sistadatum för när en mapp ska vara klarrapporterad av deltagarna. Datumen kan vara unika för olika mappar. När ett slutdatum närmar sig, får också deltagarna i projektet en påminnelse om att det är hög tid att lägga in produkter. 1. Gå in under fliken Info. 2. Vid Projektinställningar klicka på Ändra. Sida 10

11 3. En ny ruta kommer upp. Klicka där på Påminnelsefunktion. 4. Ange ett slutdatum för färdigställande av hela projektet. Det finns möjlighet att välja endast påminnelser gällande lägg till produkt och ange placering/mängd. OBS! Denna ändring kommer att slå igenom i alla mappar i hela projektet. Klicka på Slutför när datumen angivits. Visa gällande slutdatum I respektive mapp kan en överblick erhållas över de inställda datumen för den mappen. OBS! Undermapparna kan ha ett tidigare datum. Klicka på Visa gällande slutdatum för att få upp informationen. Sida 11

12 Ändra slutdatum för en mapp 1. Klicka upp Visa gällande slutdatum. 2. Klicka på Åtgärder och därefter på Ändra datum. 3. Ange de nya datumen som ska gälla för den mappen och alla mappar neråt i hierarkin och klicka på Bekräfta. Ändringen slår nu igenom i denna mapp och i alla underliggande mappar. Klarrapportering och godkännande av klarrapportering När en mapp är klar gällande lägg till produkter eller ange placering/mängd kan en av deltagarna i den mappen klarrapportera mappen. 1. Klicka på Åtgärder och sedan på Klarrapportera den aktiviteten som avses. Sida 12

13 Om klarrapportering sker i en mapp en bit upp i hierarkin, kommer de mappar längre ner i hierarkin som ännu inte blivit klarrapporterade att bli klarrapporterade per automatik. 2. En administratör och en projektägare har nu möjlighet att godkänna klarrapporteringen. Klicka på Åtgärder och sedan på Godkänn: Lägg till produkter. Sida 13

14 Överblick över slutdatum och status 1. Klicka på klocksymbolen uppe till höger Visa som översiktsvy. Varpå vyn du befinner dig i laddas om till en vy över mappstrukturen med ett antal klocksymboler i olika färger. 2. Klicka på Visa ikonförklaring för att få upp respektive symbols betydelse eller för över musen över symbolerna. Sida 14

15 Mailutskick/Påminnelsernas intervaller När en mapp har fått ett slutdatum kommer systemet att skicka påminnelser till alla individer som är inbjudna till den specifika mappen i följande intervaller: dagar innan slutdatum dagar innan slutdatum dagar innan slutdatum 4. 1 dag innan slutdatum Påminnelsen skickas till de deltagare som är begränsade till den specifika mappen. Om den mappen inte hade några egna deltagare, skickas påminnelsen till de användare som ligger ett steg upp i hierarkin osv. Om en mapp inte blivit klarrapporterad innan slutdatumet infaller, går ett meddelande ut dagen efter slutdatum till projektägaren och administratörer om försening. Sida 15

16 Bygga upp en mappstruktur Förstasidan av projektet kan ses som en rotmapp. Här finns mölighet att direkt börja ladda upp produkter, skapa mappar och ladda upp dokument. 1. Klicka på Ny mapp, fyll i mappens namn och klicka sedan på skapa ny mapp. Mappen skapas och läggs i rotmappen. 2. För att skapa en undermapp: Klicka på mappen som du vill skapa undermappar till och följ samma procedur som ovan. Systemet kommer att visa vilken mapp du befinner dig i. För att komma till en ovanliggande mapp är namnen på mapparna klickbara. I detta fall kan du direkt komma till Bygg samt till rotmappen genom klick på Demoprojekt. Sida 16

17 TIPS! Skapa en mapp i rotmappen t.ex. Dokument där alla dokument som rör projektets deltagare kan samlas. T.ex. AF-delar, miljöplaner, planskisser m.m. Sida 17

18 Översikt av projektet 1. Översikten av ett projekt i form av en trädstruktur hittas via trädknappen enligt bild nedan. Klicka på trädet, klockan, respektive listan för att hoppa mellan vyerna. Sida 18

19 1. Klicka på Ny produkt i projektet. Fyll i din sökterm och klicka på förstoringsglaset. Söka och lägga till en produkt i projekt 2. Du kommer då till ett sökresultat i systemet och kan leta fram den produkt som avses att TIPS! De blå rubrikerna är klickbara. I detta fall är Kategori (BSAB) den som visas som standard. Vid klick på den kan även BVBID, BK04 och användningsområde komma fram. användas. 3. Välj de önskade produkterna genom att bocka i checkrutan längst till höger. Klicka sedan på Lägg till markerade i projekt. Sida 19

20 4. Ange var produkterna ska hamna. Den senaste mappen och projektet du stod i kommer att vara förvald, men kan ändras genom klick på namnen. När du valt rätt mapp, klicka på Nästa. 5. Om någon av produkterna strider mot eventuella projektkrav ges ett meddelande om detta av systemet. Fyll i en motivering till användning och klicka på Nästa. I detta skede får projektägaren och administratörerna en notis om att en avvikelserapport finns att godkänna. Sida 20

21 6. I nästa steg finns möjlighet att ange varans placering samt mängder. Finns varan på flera platser i fastigheten kan fler rader läggas till genom att klicka på Lägg till rad. När den önskade informationen är inlagd, klicka på Lägg till. 9. Du får en bekräftelse på att produkten är tillagd i projektet och ett val: a) Gå till mapp - tar dig till mappen där produkterna hamnade. b) Stäng - informationsrutan stängs ned och du förblir kvar i sökresultatvyn. Sida 21

22 Lägga till en egen produkt Om den produkt du önskar använda inte finns i systemet finns möjligheten att ladda upp en egen produkt för loggningens skull. 1. Klicka på Ny produkt i projektet. Klicka sedan på Lägg till egen produkt. 2. Namnge din produkt, fyll i eventuell beskrivning och leverantör. Saknas leverantören hos BVB kan rutan leverantören finns inte bockas i, så läggs produkten på rätt leverantör. Klicka sedan på Slutför. 3. Produkten läggs då till i den önskade mappen, men utan en bedömning. Sida 22

23 4. För att redigera i produktens placering och information, klicka på produktnamnet för att komma till produktkortet. Sida 23

24 Kopiera en produkt / mapp 1. Markera vilken/vilka produkter eller mappar du önskar kopiera. 2. Klicka på Åtgärd för markerade (eller Välj" om du bara ska kopiera en produkt/mapp). 3. Klicka på Kopiera i rutan som kommer upp. 4. Ange vilket projekt du vill kopiera till i rullistan. Välj vilken mapp du vill kopiera till och välj om: a. Kopiera endast mappstruktur (endast de kopierade mapparna kopieras över) b. Kopiera med allt innehåll (alla produkter med deras information följer med vidare) OBS! Kopieras endast produkter kan a. och b. bortses. 5. Klicka sedan på Slutför. Systemet öppnar därefter mappen som produkterna kopierades till. Sida 24

25 Ersätt en produkt 6. Leta upp den produkt du önskar lägga till i projektet och notera dess BVBID. 7. Gå in i projektet och markera den produkt/-er du önskar ersätta/byta ut. Klicka sedan på Välj och Ersätt. 8. Ange BVBID på produkten du önskar använda istället och klicka på Nästa. 9. Informationsruta kommer upp med information om att vara A blir ersatt med vara B. Om det inte stämmer, klicka på Avbryt och kontrollera BVBID. Stämmer informationen, klicka på Slutför. Sida 25

26 10. Produkterna byts direkt ut och hamnar i samma mapp. OBS! All tidigare inlagd information på produkten med placering i byggnaden och eventuella bifogade filer behålls vid byte av produkt och behöver inte matas in på nytt. TIPS! Denna funktion kan också användas innan man bestämt exakt vilken produkt som ska användas, men vet funktionen. I projektets begynnelse kan t.ex. den egna produkten ljudabsorbent läggas till med placering i byggnaden och sedan bytas ut rakt av mot den faktiska produkten. På så sätt missas inga produkter. Sida 26

27 Produkt fått en ny bedömning 1. När en produkt i ett projekt får en ny bedömning visualiseras det i projektet med ett!. 2. För att uppdatera produkten: gå in på produktkortet som öppnas i ny flik, välj en senare version och klicka sedan på Byt version. Produktkortet kan därefter stängas ned. Ändringen har För att ändringen ska slå igenom behöver projektsidan uppdateras. Sida 27

28 Ta bort en produkt 1. Klicka på Välj vid den produkt du önskar ta bort alt. bocka i flera produkter som ska tas bort och klicka på Åtgärd för markerade. Klicka sedan på Ta bort. 2. En kontrollfråga kommer upp. Klicka på Avbryt om du inte önskar ta bort produkten och Ta bort för att avlägsna den permanent. Sida 28

29 Flytta en produkt 1. Klicka på Välj vid den produkt du önskar flytta alt. bocka i flera produkter som ska flyttas och klicka på Åtgärd för markerade. Klicka sedan på Flytta. 2. Välj vilken mapp du önskar flytta produkterna till i rutan som kommer upp och klicka på Slutför. Produkterna flyttas därefter till den angivna mappen. Du står kvar i mappen du flyttade produkterna ifrån. TIPS! Om ökad spårbarhet önskas gällande vilka produkter som tas bort från projektet kan t.ex. en mapp skapas vid namn Borttagna varor. Istället för att ta bort produkter ur projektet kan varorna endast flyttas till Borttagna varor. Sida 29

30 Redigera produktens information 1. Klicka på den produkt du önskar redigera information om för att komma till ett projektspecifikt produktkort. Klicka på Ändra för att redigera. Bifoga egna filer 2. Alla fälten blir redigerbara och fler placeringar kan läggas till, dokument och avvikelser kan laddas upp samt kommentarer till produkten kan läggas till. När justeringarna är klara, klicka på Spara ändringar. För att ladda upp ett dokument kan dokumentet dras från en mapp på datorn till rutan för dokument eller klicka på Bläddra och leta fram dokumentet på datorn. Sida 30

31 Sida 31

32 Avvikelsegenerering (automatisk) Det finns stöd i webbtjänsten för att generera automatiska avvikelser i de fall en produkt inte klarar projektets krav. De krav som idag går att ställa på produkter i ett projekt: Undviks- innehållsbedömning Undviks- totalbedömning Ej bedömda produkter Aktivering av automatiska avvikelserapporter i ett nytt projekt: 1. Klicka på skapa projekt och godkänn kostnaden. Därefter kommer den vanliga namngivningsrutan där det finns ett alternativ gällande avvikelsehanteringen. Klicka upp alternativet Aktivera avvikelsehantering. Sida 32

33 2. Bocka därefter i de alternativ som ska gälla för projektet. Aktivering av automatiska avvikelserapporter i ett pågående projekt: 1. Gå in under rubriken info (kan endast göras av en projektadministratör och projektägare). 2. Skrolla ner till Projektinställningar och klicka på Ändra. Klicka därefter på Avvikelsehantering i rutan som kommer upp. Sida 33

34 3. Välj därefter vad som ska generera automatiska avvikelser i projektet och klicka sedan på Slutför. OBS! De automatiska avvikelserna kommer att krävas för alla produkter som läggs till efter aktiveringen och kommer inte att påverka redan inlagda produkter. Lägga till en automatisk avvikelserapport: Sida 34

35 När en användare försöker lägga till en produkt i projektet som strider mot projektets krav ombeds man fylla i en motivering. Det går inte heller att komma vidare vid avsaknad av motivering. Så snart en motivering är skriven genereras en avvikelserapport på produkten och administratör och projektägare blir notifierade. OBS! Produkter som kopieras in från andra projekt måste kontrolleras manuellt mot projektets krav (undviks och/eller ej bedömda produkter). Ett meddelande om detta erhålls vid kopieringstillfället. (Denna funktion ligger under vidareutveckling). Sida 35

36 Avvikelsehantering (manuell) En avvikelserapport kan laddas upp på det projektspecifika produktkortet enligt föregående 2 avsnitt. Avvikelserapporten får då statusen under behandling, vilket innebär att ingen projektadministratör har godkänt denna avvikelse. Ett meddelande går ut till projektadministratörerna som kan godkänna avvikelsen. 1. Samtliga avvikelser samlas under en egen mapp i systemet Avvikelser där också antalet uppladdade avvikelser visas. OBS! Denna flik visas bara för projektadministratörer. 2. Klicka på fliken Avvikelser. För att komma till det projektspecifika produktkortet klicka på produktens namn. 3. Klicka på Välj. För att komma direkt till avvikelserapporten välj här Se avvikelserapport. Sida 36

37 4. Beroende på vad administratören anser om avvikelsen kan den antingen godkänna eller underkänna den genom att välja någon av dessa alternativ. Sida 37

38 1. Klicka på fliken Deltagare för att finna alla deltagare i projektet. Hantera deltagare 2. Fler deltagare kan läggas till genom att klicka på Lägg till deltagare. Välj vilken behörighet den inbjudna deltagaren ska ha. Samtliga deltagare kan se alla produkter i hela projektet oavsett begränsning. Se bild nedan för specifikation över behörigheterna: Sida 38

39 ADMINISTRATÖR UTÖKAD DELTAGARE DELTAGARE GRANSKARE Godkänna avvikelser Ändra datum för påminnelsefunktio nen och godkänna klarrapporteringar Redigera info och aktivera avvikelsefunktion/ påminnelsefunktio n Bjuda in deltagare Skapa undermappar Lägga till/ändra/ ta bort alla produkter Exportera projektet Lägga till/ändra/ ta bort sina produkter Se allt i projektet 3. Fyll i deltagarens e-postadress och begränsa dess behörighet till en mappnivå. Om ingen mapp väljs, sätts behörigheten till rotmappen. Klicka sedan på Slutför. Sida 39

40 4. En inbjudan skickas till den inbjudne deltagarens e-post. Om deltagaren har en licens sedan innan kan den logga in i systemet och projektet ligger då under fliken mina projekt. Om deltagaren saknar licens, kan användaren klicka på länken som kommer med inbjudan och välja vilken licens den önskar ha. Där finns också möjlighet att teckna en s.k. projektlicens som ger deltagaren tillgång till just detta projekt. 5. Innan deltagaren accepterat inbjudan till projektet ligger inbjudan och väntar. 6. Önskar man under pågående projekt att byta användarens behörighet kan detta göras genom att klicka på Välj och där antingen Ta bort användaren helt eller Ändra behörighet. Sida 40

41 Skicka projektet för granskning 1. Gå in under fliken Deltagare och klicka på Lägg till deltagare. 2. Välj behörigheten Anonym granskare och klicka på Slutför. 3. En användare läggs till i projektet, men istället för ett användarnamn finns det nu möjlighet att hämta hem en länk. 4. Klicka på Hämta länk. Denna länk bifogas sedan till ansökan som skickas digitalt till SGBC via deras egna webbtjänst. Sida 41

42 Exportera projektet 1. Klicka på Alternativ och välj Exportera dokument. 2. Välj vilka filer som önskas exporteras ut. Bekräfta därefter genom att klicka på Exportera. a) Projektsammanställning: En Excelfil med all information om projektet. b) Projektdokument: alla dokument som laddats upp av en användare i projektet som ligger i någon av mapparna. c) Avvikelserapporter: Samtliga avvikelser som laddats upp under fältet avvikelse på produktkorten. d) Bedömningsunderlag: Dokument som kommit BVB tillhanda i samband med en bedömning (byggvarudeklaration, säkerhetsdatablad, intyg, monteringsanvisningar m.m.) e) Egna dokument- bedömda produkter: Alla dokument som laddats upp av en användare i projektet på av BVB bedömda produkter. f) Egna dokument- egna produkter: Dokument som laddats upp av en projektanvändare på produkter som saknar bedömning av BVB. Sida 42

43 Sida 43

44 Kopiera projektet Kopiera ett projekt kan ske på två sätt: Alternativ 1: 1. Klicka på Alternativ och välj Kopiera projekt. 2. Godkänn kostnaden. 3. Namnge det nya projektet och välj vad som ska kopieras vidare. Klicka på Skapa kopia. Det nya projektet hamnar därefter i översiktsvyn under mina projekt. Sida 44

45 Alternativ 2: 1. Skapa ett projekt. 2. Gå in i projektet du vill kopiera ifrån och ställ dig i rotmappen. Markera alla mappar som önskas följa med till det nya projektet. Klicka på Åtgärd för markerade. 3. Välj Kopiera. 4. Välj vilket projekt du vill kopiera till. Välj ev. mapp. Välj om hela projektets innehåll ska kopieras vidare eller endast mappstrukturen. Klicka på Slutför. Systemet visar därefter det nya projektet. Sida 45

46 Avsluta projekt 1. Rensa bland deltagarna så att endast de du vill ska kunna komma åt projektet fortsättningsvis ligger kvar. 2. Klicka på Alternativ och sedan Inaktivera. 3. Godkänn Inaktiveringen genom att klicka på Inaktivera. 4. Härmed avslutas projektet och därmed också debiteringen. Deltagarna kan fortfarande komma åt projektet och se all information, men inga ändringar kan göras. Projektet kan närsomhelst aktiveras på nytt. Sida 46

47 Se alla projekt i min organisation Gå in i Mina projekt och klicka upp Avancerad sök. Välj där alternativet Som tillhör mitt företag och klicka på Sök De resultat som listas är alla aktiva projekt som någon inom din organisation skapat (som inte är sekretessbelagda). Sida 47