Administration: Bibliotek (ny)

Transkript

1 Administration: Bibliotek (ny) Det här dokumentet beskriver hur du administrerar inställningarna för ert bibliotek via Elib Admin ( På sidorna finns hjälptexter för de olika funktionerna. Här nedan går vi igenom de olika menyvalen som finns på Elib Admin under fliken Bibliotek (ny): Inställningar Under rubriken Inställningar finns följande menyval: Inställningar Här hittar du grundläggande information om ert konto, t ex: Bibliotekets kontaktpersoner (vi rekommenderar starkt att ni håller denna lista uppdaterade själva) API-nycklar ("ServiceID" och "Service key") som behövs för att ansluta bibliotekets e- bokstjänst till en extern leverantör av webbtjänst, t ex ehub eller CS Library Om ni har en bibliotekssida från Elib finns här också adressen till er lånekortsserver som Elib anropar för att verifiera låntagare. Om ni ändrar denna behöver ni meddela Elib. Administrera låntagare Detta är den funktion som tidigare hette "Stryk lån", där du kan söka på ett lånekortsnummer och se vilka lån som ligger på en viss låntagare. Lån får bara strykas om något gått tekniskt fel med själva lånet; kontakta oss i så fall gärna för hjälp med att reda ut vad som hänt. Eftersom låntagarna alltid kan ladda ner en bok på nytt under låneperioden utan att behöva låna om den bör ni alltid rekommendera att de prövar det i stället för att stryka lånet. Om biblioteket inte har en bibliotekssida från Elib utan använder t ex en ehub- eller CS Library-lösning kan du inte söka på lånekortsnummer, eftersom de systemen anonymiserar lånekortsnummer för att säkerställa att ni inte skickar oss personuppgifter om låntagarna. Du behöver då söka på detta anonymiserade nummer, ett s k externt låntagar-id, i stället. Om du inte kan se det i ert bibliotekssytem, kontakta er leverantör för att få reda på det. Administrera bibliotekssidor En länk till administrationssidan för er bibliotekssida, om ni köper en sådan från Elib. För att komma till administrationen, klicka på "Admin". Se separat info Administrera bibliotekssidor. Administrera PIN-service Om ni använder Elibs system för PIN-kodsvalidering av låntagare hittar du här en länk till sidan där du kan godkänna eller stänga av låntagare. Se separat info Elibs PIN-service.

2 Hantera böcker Här kan du välja ut de böcker ni vill ha i bibliotekets katalog. Det är helt och hållet ni som bibliotek som bestämmer vilka titlar ni vill ha, så för att få in några böcker måste ni göra ett urval. Detta kan göras både manuellt och genom att sätta automatiska regler som säger vilka titlar som ska tas in. Ni kan gärna kombinera metoder, t ex sätta en regel som automatiskt väljer in alla böcker under ett visst pris, och sedan manuellt välja in enstaka dyrare titlar eller välja bort enstaka invalda titlar ni inte vill ha. Begrepp som används här: Utbud alla böcker som finns tillgängliga för biblioteksutlåning Katalog de böcker som biblioteket valt att ha tillgängliga för utlån Kommande böcker böcker som i framtiden publiceras till utbudet Accesslån böcker som betalas per lån. Dessa kostar inget att ta in i katalogen. Stycklicens böcker som betalas i förskott. En stycklicens omfattar 10 lån, gäller i fem år och kan lånas ut till en låntagare i taget. Manuellt urval Här kan du sortera fram böcker baserat på t ex produkttyp (accesslån/stycklicens), kategori, pris, förlag, publiceringsdatum, samt titel och författare. Du kan kombinera söktermer hur du vill, t ex söka på alla e-böcker i en viss kategori inom ett visst prisspann: I listan du får fram kan du klicka i de böcker du vill lägga till i katalogen som accesslån, eller klicka bort dem du vill ta bort. Du kan även köpa in stycklicenser genom att ange hur många ni vill ha. Klicka sedan på "Förhandsgranska", kontrollera att det ser rätt ut, och därefter på "Spara ändringar" så görs ändringarna i bibliotekets katalog. Du kan även hämta ner en Excellista över sökresultatet om ni behöver gå igenom det i mer detalj.

3 Manuellt urval kan också enkelt användas för att se mer detaljer runt både utbudet och bibliotekets katalog. Du kan t ex se vilka böcker som ingår i bibliotekets katalog idag genom att välja filtret I katalogen och sedan Sök. Regler för automatiskt urval Här kan du lägga till regler för vilka böcker i accessmodellen som automatiskt ska läggas till i bibliotekets katalog. Klicka för den regel du vill lägga till och klicka "Lägg till regel". Alla kommande böcker som faller inom den regeln kommer nu automatiskt in i bibliotekets katalog, i regel inom några minuter (det kan ta något längre tid innan de syns på bibliotekssidan, beroende på hur snabbt bibliotekets katalogposter uppdateras). 1. Välj in böcker, med maxpris. Denna regel väljer in alla kommande titlar som kostar det angivna priset per lån eller mindre till bibliotekets katalog. 2. Välj in böcker, med maxpris, per förlag. Samma som nr 1, men enbart för ett angivet förlag. Den rekommenderas om ni t ex bara vill ha böcker från vissa förlag automatiskt invalda, eller om ni vill ha en högre prisnivå för vissa förlag (se nedan). 3. Välj bort vid prishöjning, med maxpris. Väljer bort böcker ur bibliotekets katalog om de prishöjs över det angivna priset. 4. Välj bort vid prishöjning. Väljer bort alla böcker ur bibliotekets katalog som prishöjs, oavsett prisnivå även en bok som höjs från t ex 2 kr/lån till 3 kr/lån tas bort. 5. Välj inte in böcker från ett förlag. Undantar förlag från regel 1-2, så att deras böcker aldrig väljs in automatiskt. OBS: Regeln går inte igenom böcker ni redan har i bibliotekets katalog, utan påverkar bara kommande inval. För att ta bort böcker som redan finns i bibliotekets katalog kan du använda Manuellt urval. Regeln hindrar dig heller inte att välja in böcker från förlaget manuellt. OBS: Dessa regler styr bara hur böcker väljs in i bibliotekets katalog, och kan (förutom regeln som väljer bort böcker vid prishöjning) inte användas för att välja bort böcker. Om du t ex först sätter regeln Välj in alla böcker som kostar 30 kr/lån eller mindre och sedan ändrar denna till ett lägre belopp kommer inte de tidigare invalda böckerna mellan 20 och 30 kr att tas bort automatiskt, utan du behöver i så fall ta bort dem via Manuellt urval.

4 Nedan ger vi ett par exempel på olika vanliga scenarion för inval. Case 1: Skapa en grundkatalog för första gången Börja med att fundera på vilka böcker ni vill erbjuda och vad ett lån får kosta. Om ni vill ha de flesta titlar i utbudet under ett visst pris kan du skapa bibliotekets grundkatalog såhär: Om det finns förlag ni vet att ni aldrig vill få in böcker från automatiskt, lägg först till regeln Välj inte in böcker från ett förlag för det/de förlag ni vill undanta från det automatiska invalet. Lägg till regeln Välj in böcker, med maxpris och sätt det maxpris per lån ni vill ha. Vill ni skydda er mot prishöjningar på böcker i katalogen lägger du till regeln Välj bort vid prishöjning, med maxpris och sätter förslagsvis samma maxpris som regeln ovan. Notera att reglerna börjar arbeta omedelbart, och böckerna kommer in i bibliotekets katalog inom några minuter. För att därefter ta bort eller välja till enstaka böcker till bibliotekets katalog utanför de regler du satt upp används Manuellt urval". Case 2: Sätta olika prisnivåer för olika förlag Av olika skäl kan det bli aktuellt för bibliotek att t ex ha en generell prisgräns för automatiskt urval, men sätta en högre gräns för enstaka förlag. Detta gör du enkelt så här: Sätt regeln Välj in böcker, med maxpris till den generella gränsen (ex 20 kr/lån). Sätt sedan regeln Välj in böcker, med maxpris, per förlag för de aktuella förlagen till den högre gränsen (ex 30 kr/lån). Vi rekommenderar då också att du sätter Välj bort vid prishöjning, med maxpris till det högre priset, så att titlarna från de utvalda förlagen inte väljs bort automatiskt. Visa ändringar i urvalet Under det här menyvalet kan du se ändringar i urvalet sedan ett valt datum: Visa nya böcker i utbudet Böcker som tillkommit i utbudet sedan angivet datum Visa nya böcker i katalogen Böcker som tillkommit i bibliotekets katalog sedan angivet datum Visa böcker med prisförändringar Böcker som prisändrats sedan angivet datum Visa böcker som blivit automatiskt borttagna Böcker som tagits bort ur katalogen av funktionen Välj bort vid prishöjning (se ovan) Visa böcker med stycklicenser som gått ut Stycklicenser som använts upp sedan angivet datum Rapporterna använder samma sökmotor som Manuellt urval, så du kan enkelt förfina sökresultaten genom att klicka på Visa sök på sökresultatsidan och ändra sökningen.

5 Administrera spärrar Under Administrera spärrar kan du sätta gränser för bibliotekets budget. De spärrar du sätter här är: Max kostnad per period den totala kostnaden ni vill lägga på digitala böcker under en given period. När ni nått upp till den kostnaden stoppas lånen på böcker i accessmodellen så att budgeten inte överskrids. Max antal lån per låntagare och period antalet lån en låntagare får göra per en viss tidsperiod. Max kostnad per bok den maximala sammanlagda kostnaden en bok i accessmodell får belasta budgeten med under en viss period, för att minska risken att enstaka titlar äter upp en orimligt stor del av budgeten. Om du alltså t ex sätter denna gräns till 1000 kr/vecka kan ingen titel som kostar 20 kr/lån lånas ut mer än 50 ggr/vecka, därefter går den specifika boken inte att låna igen förrän nästa vecka, medan alla andra titlar inte påverkas. Notera att dessa spärrar inte har något att göra med vilka böcker som väljs in, utan enbart hur mycket som lånas ut. Ni kan själva ändra dessa spärrar när som helst. Ändringar slår igenom direkt. Rapporter och statistik Här hittar du rapporter om bibliotekets sortiment och utlåning. Lån per låntagare: Antal lån gjorda per lånekort. Prisstatistik: En översikt över samtliga böcker i utbudet, inkl priser, i Excelformat Lån per period: Antal lån under innevarande månad/kvartal Lånelogg: En lista över alla gjorda lån i kronologisk ordning. Topplistan: Lista över populäraste titlar under en viss period Kategorirapport: Antal lån gjorda per kategori. Lånekostnad per lånekortsserie: Om ni angett olika lånekortsserier för olika kommuner kan du här se lånestatistiken uppdelad per kommun. (OBS: Detta fungerar enbart för bibliotek som använder Elibs bibliotekssidor.) Bestånd vid årsslut: Här ser du den statistik om bibliotekets katalog som efterfrågas av KB inför varje årsslut. Fakturaunderlag Historik: Samlar tidigare avslutade fakturaperioder.