Hur du når fram med ditt budskap

Transkript

1 Hur du når fram med ditt budskap Patrik Nordkvist

2 är utgiven av Forsaljningschefen.se Text: Patrik Nordkvist. Omslag, form och original: Patrik Nordkvist i samarbete med Eyeris Reklam. Bilder och grafik: Shutterstock, Shay Foto. Försäljningschefen tillhandahåller kunskap och verktyg för individer och företag som vill skapa ökad försäljning och ökad vinst.

3 Innehåll Inledning...4 Två saker att göra innan du börjar med din presentation...5 Syftet med presentationen...5 Din publik...6 Upplägget Presentationens tre delar...6 Inledningen...6 Presentation...7 Avslutning...8 Att göra för att lyckas med sin presentation...8 Före presentationen...8 Under presentationen...9 Efter presentationen...10 Träna inför presentationen...11

4 Inledning Jag kallsvettades, darrade lätt på rösten och kunde inte riktigt fokusera tanken. Jag minns fortfarande nervositeten och obehaget jag kände när jag var tvungen att prata inför klassen när jag gick i skolan. Till och med på gymnasiet satt det kvar. Jag hade blivit något bättre på att dölja det utåt, men att prata inför andra var fortfarande något jag undvek så mycket det bara gick. Idag, över 25 år senare, pratar jag inför mindre och större grupper av människor flera gånger varje vecka. Ibland flera gånger varje dag. Idag ger det energi att prata inför andra. Visst kan nervositeten komma inför en viktigare presentation, men idag är den snabbt övergående. När jag känner nervositet idag är det snarare positivt då jag anstränger mig lite mer. Vad har då åstadkommit denna enorma skillnad? När jag funderar på det kommer jag fram till tre saker: Kunskap Jag har lärt mig hur man pratar inför människor. Jag har fått feedback på mina framföranden, jag har läst böcker, tittat på YouTube och iakttagit hur andra gör presentationer. Träning Jag har tränat, tränat och tränat. Jag började jobba extra direkt efter gymnasiet och blev snart säljledare för en grupp telefonförsäljare. Vi hade uppstartsmöte varje kväll innan vi började ringa, tre till fem gånger i veckan fick jag alltså träna på att prata inför människor. Och så har det fortsatt. Nyttan Den största förändringen är att jag har förstått nyttan med att prata inför folk. Att kunna presentera och sälja in mitt budskap har gjort att jag kommit dit jag är idag. Jag vet att det är en faktor som alltid kommer att hjälpa mig i livet. Det är alltså inget revolutionerande som hänt, utan tre saker som alla kan göra. Det enda som krävs är engagemang och tid. Min ambition med den här e-boken är att du skall bli bättre på säljande presentatioiner. Den är fylld med konkreta och handfasta tips. Det du behöver addera för att utvecklas är träning gärna mycket träning! Trevlig läsning och lycka till med dina presentationer! Patrik Nordkvist Om Patrik Nordkvist Utvecklar kunder, affärer och försäljning. Över 20 års erfarenhet som försäljningschef och VD för snabbväxande bolag. Skapar ökad försäljning och ökad vinst. 4

5 Två saker att göra innan du börjar med din presentation När man skall hålla en presentation är det vanligt att man börjar fundera i detalj på vad man skall säga, vilka bilder man skall använda med mera. Genom att direkt börja med detaljerna kring presentationen hoppar man över två viktiga saker. Dessa två viktiga saker kan göra skillnaden mellan en framgångsrik presentation och en medioker. Det är två saker även vana presentatörer många gånger hoppar över för att de slarvar med förberedelserna. De två sakerna är syftet och publiken. Låt oss titta lite mer i detalj på dessa två saker: Syftet med presentationen Den första frågan du skall ställa till dig själv innan du gör något med presentationen är Vad är syftet med min presentation?. Helt enkelt varför skall du hålla presentationen och vad förväntar du dig att den skall ge för effekt. Många slarvar med denna fråga för man tycker den är självklar. Jag hävdar dock att många håller presentationer utan att ha ett tydligt syfte. Utan ett tydligt syfte kommer din presentation inte att uppnå det du tror, även om den är bra genomförd. Många som håller en säljpresentation förutsätter att syftet är att sälja. Det är förvisso det övergripande syftet, men syftet med din presentation kanske är att säkerställa att ni går vidare till nästa steg eller att hjälpa din kontaktperson att övertyga sin chef. Det krävs med andra ord olika upplägg och innehåll för att din presentation skall bli framgångsrik. Vi tar ett exempel till för att understryka vikten av att bestämma syftet: Du skall hålla tal på ett bröllop. Vad är syftet? Att du skall gratulera brudparet, att du skall underhålla alla som lyssnar eller att du skall ge brudparet ett minnesvärt bröllop. De tre olika syftena påverkar hur du skall lägga upp ditt tal, vad du skall säga och vad du inte skall säga. Börja därför alltid med att skriva ned syftet med din presentation. Syftet skall du sedan ha med dig när du tar fram och genomför presentationen och löpande stämma av mot. Exempel på syfte kan vara Att få alla deltagare att förstå värdet med mitt erbjudande eller Att hålla ett tal som brudparet kommer ihåg med glädje när de är gamla. Ju mer specifik du vågar vara i ditt syfte desto lättare blir det att ta beslut utifrån den längre fram. Det kan handla om att lägga till eller välja bort saker. Är du längre fram i arbetet med att ta fram din presentation ställ dig frågan Vad är bästa sättet för att uppnå mitt syfte med presentationen? The success of your presentation will be judged not by the knowledge you send but by what the listener receives. Lily Walters 5

6 Din publik Den andra frågan du skall ställa dig innan du drar igång arbete med din presentation är Vem är min publik?. För att uppnå ditt syfte är det viktigt att kunna genomföra presentationen på bästa möjliga sätt. Då måste du ju veta vem det är som är mottagare för din presentation. Är det för dig en okänd publik gäller det att ta reda på så mycket relevant information som möjligt. Skall du sälja in din lösning är det viktigt att veta vilken roll de har på företaget, ålder, tidigare erfarenhet av det du säljer och så vidare. Ju mer du vet om din publik desto lättare kan du anpassa din presentation och på så sätt uppnå ditt syfte. Är det en mycket stor och blandad publik blir det en större utmaning att kunna anpassa ditt upplägg. Försökt då hitta så kallade minsta gemensamma nämnare. Saker som gäller för alla eller i alla fall nästan alla. När det är väldigt många personer kan det också bli viktigare att fundera på om du behöver fokusera på en mindre grupp för att uppnå ditt syfte. I exemplet ovan med säljpresentationen var syftet att övertyga din kontaktpersons chef. Då blir det självklart att ta reda på extra mycket om chefen och hur han eller hon kan övertygas. Skulle du känna publiken sedan tidigare är det viktigt att inte gå i fällan och hoppa över att förbereda dig. Fundera på om du verkligen vet det du behöver veta om dem utifrån att du skall hålla en presentation för dem. Vet du tillräckligt för att kunna göra ett bra upplägg och nå ditt syfte? När du väl börjar förbereda din presentation kan du använda din kännedom om publiken för att göra bästa möjliga upplägg och därmed lyckas med ditt syfte. Om du inte läser på om publiken är risken att din presentation blir samma upplevelse som att packa för en sol- och badsemester och istället bli avsläppt på Grönland. Upplägget Presentationens tre delar En presentation kan delas upp i tre delar; Inledning, Presentation och Avslutning. Delarna fyller olika behov i presentationen vilket du skall ta hänsyn till när du tar fram din presentation. Delarnas namn ger en snabb förklaring till vad det handlar om, men låt oss djupdyka i hur du skall göra varje del på bästa sätt: Inledningen Man brukar säga att "blir de första 15 procenten bra så blir helheten bra". Det stämmer mycket väl i säljpresentationer. Lyckas du inte med inledningen är risken stor att du inte kommer att få publikens uppmärksamhet och då spelar innehållet och avslutningen ingen roll. Måste du prioritera vad du lägger tid på så är inledningen den viktigaste delen. Inledningen har två syften; bygga förtroende för dig som person och väcka publikens intresse för det du skall framföra. Detta så att de ger dig uppmärksamhet och tar del av ditt budskap. Vi börjar med hur du väcker publikens intresse. Generellt kan man säga att du har 1 2 minuter på dig att lyckas fånga publikens uppmärksamhet och få den att vilja lyssna på dig. För att lyckas med det skall inledningen var kort och kraftfull. Det går att variera från att vara exempelvis spännande, skrämmande, rolig, chockerande. Det varierar från gång till gång vad som är bäst för just din presentation. Det viktiga är att den 6

7 sticker ut. Tänk samtidigt på att du måste anpassa det du säger till publiken så det upplevs som relevant. Exempelvis kan du inleda din presentaton med något av följande: Visualisera Inte en Powerpointbild utan förslagsvis något fysiskt en produkt eller varför inte en av barnens leksaker. Kan du hitta en koppling mellan saken och din presentation har du garanterat åhörarnas uppmärksamhet. Berätta en historia Det kan vara vilken historia som helst, men poängen skall självfallet koppla till resten av din presentation så du behöver knyta ihop det i slutet. Människor gillar historier och kommer därför att lyssna just för att de vill förstå poängen och helheten. Berätta ett case Alla vill veta vad och hur andra har gjort. Kanske för att vi är flockdjur och inte vill avvika. Precis som ett kundcase på hemsidan, är en kort beskrivning av hur andra gjort ett utmärkt sätt att skapa fokus och vara unik. Genom att använda någon av ovan förslag kommer du att få publiken att fokusera på det du pratar om du kan träna in inledningen och framstår därför som mycket säkrare och tryggare. Du får också en perfekt inledning att hänga upp resten av din presentation på. Inledningen handlar också om att skapa förtroende för dig som person. Till viss del kommer en bra intresseväckare också att smitta av sig på dig. Eftersom du inleder intressant gör publiken kopplingen att du troligen är intressant också. Det vanligaste sättet att skapa förtroende är att få alla att känna att du är det logiska valet. Ett enkelt men relativt tråkigt sätt är att visa upp en relevant CV. Roligare sätt kan vara att berätta en historia om varför du är kunnig inom ämnet eller att berätta om vad andra har sagt om dina tidigare framföranden. Kan du visa på kunnighet och samtidigt på att du har förståelse och kunskap om publikens utmaningar är det ett extra plus. En lagom nivå av skryt är bra här. Det skall vara tydligt att du är kunnig inom det du skall prata om och därmed värd att lyssna på. Presentation När du har fått med dig publiken och har deras fulla uppmärksamhet är det dags för din presentation. Ju bättre inledning desto längre uppmärksamhet får du. För att hålla publikens uppmärksamhet skall din presentation vara kort och kärnfull och varje område nedan skall kunna summeras i ett par meningar. Uttrycket Less is more gäller i din presentation. Kort och kärnfull gäller - oavsett om du har fem minuter eller tre timmar på dig behöver du uppfattas som kort och kärnfull. Fall aldrig i fällan att rabbla lite extra fakta eller annat bara för att du har tid. Sätt då hellre av mer tid till frågor eller be att få mindre tid. Exakt vad du skall ha med i presentationen kan variera något beroende på syftet, men tre delar som alltid behövs i en säljande presentation är följande: Problem Du skall tydligt påvisa att du har förstått publikens problem och utmaningar. Din lösning Hur löser du kundens problem. Tänk på att vara konkret och anpassa dig efter kunden. En generell presentation kommer inte att ge dig affären. 7

8 Värdet och priset Den mest kritiska punkten. Visa hur stort värdet är för kunden med din lösning, besparing, vinst eller både och. Sedan din andel, det vill säga vad kostar det att genomföra din lösning. Jag använder helt medvetet ordet kund ovan. Om du ser din publik som kunder som du vill hjälpa med något kommer du att lyckas bättre med din presentation oavsett om det handlar om en ren säljsituation eller om du bara vill sälja in ett budskap. Har du en längre stund för presentationen kan du med fördel väva in frågor och diskussion med publiken. Detta kräver mer erfarenhet och går inte att träna på samma sätt som ett rent framförande. Det är dock ett utmärkt sätt att öka engagemanget. Avslutning En säljande presentations syfte är att få accept på sitt budskap. Se därför till att din avslutning på ett eller annat sätt uppmanar din publik till handling. Det finns även här flera olika sätt att avsluta på ett kraftfullt och säljande sätt. Ett sätt är att avsluta med tänk om ni gör så här eller tänk om ni inte gör så här. Du får på så sätt publiken att fundera vidare på ditt budskap. I vissa fall kan det vara bättre att avsluta med en uppmaning Nu genomför vi det här! Här vill du få publiken att agera direkt. Oavsett vilken teknik du väljer skall du ha bestämt dig innan och tränat noga på avslutsfrasen. Troligen kommer du efter avslutet att får frågor från din publik. Frågor visar på intresse från publiken så var förberedd och fortsätt att sälja in din lösning! They may forget what you said, but they will never forget how you made them feel. Carl W. Buechner Att göra för att lyckas med sin presentation Före presentationen Syfte och publiken Stäm av alla saker i presentationen så att de hjälper dig att nå ditt syfte och så att de är anpassade för din publik. Ta annars bort dem eller ändra! Tiden Planera tiden noggrant för din presentation så du vet hur mycket tid varje del tar. Här är det viktigt att du kan hålla dig inom den angivna tiden. Hamnar du i tidsnöd och inte får med ditt avslut kommer du inte att få publiken att agera som du vill. 8

9 Presentationsstöd De flesta tar standardmässigt fram en PowerPoint. Det behöver inte var fel även om det inte är speciellt unikt. Tänk då på att jobba med mycket bilder och lite text. Fundera också på om du kan använda ett annat sätt att stödja din presentation exempelvis rita på whiteboard eller blädderblock. I mindre grupper kan du ha med fysiska saker och prata kring. Less is more Se till att vara kärnfull och kortfattad. Många presentationer har misslyckats för att de har varit alldeles för omfångsrika. Tekniken Se till att alltid stämma av att teknik som projektorer, ljud, belysning med mera fungerar och du vet hur du använder det. Eller ännu hellre att du säkerställer att någon annan kan hjälpa dig med det. Lokalen Om möjligt skall du besöka lokalen där du skall hålla din presentation. Detta så att du känner dig hemma och kan uppträda mer självsäkert. Träna, träna och träna Du kan ha gjort allt förarbete och lagt upp en perfekt presentation, men utan träning kommer du maximalt att vara en medelmåtta. Det finns ingen som är en sådan naturbegåvning att man inte behöver träna. Du kan läsa mer om träning på sidan 11. Under presentationen Tro på dig själv Du har tränat. Du har blivit ombedd att prata för att du kan ditt område. Du kommer att vara framgångsrik. Tror du på dig själv och känner dig trygg kring din egen förmåga skiner det igenom i presentationen. Din röst Rösten går att använda för att lyfta en hel presentation eller totalt sänka den. Du har säkert varit på någon presentation där personen på scen har en monoton och släpig röst. Det gör att oavsett hur bra innehåll och upplägg personen har förberett, blir det ingen bra presentation. Det omvända gäller med någon som varierar sin röst, både i styrka och fart. Har du lyssnat på någon som kan läsa sagor? När det elaka trollet kommer knarrar rösten lite och låter elak, när den lilla bocken Bruse kommer bli rösten svagare och lite pipig. Rösten lyfter hela sagan, den levandegör den. På samma sätt kan du hantera din presentation. Det är i nästan alla sammanhang bättre att ta ut svängarna lite och närma sig sagoberättaren än att vara den släpiga och monotona presentatören. Ditt kroppsspråk Precis som rösten kan ditt kroppsspråk lyfta eller sänka en presentation. Kroppspråket använder du oftast helt omedvetet. Det är dessutom något du använder hela tiden. Ett vanligt exempel är att någon lägger armarna i kors framför dig vilket visar på ett visst avståndstagande. Det kan lika väl vara att man vill vila armarna men uppfattas oftast som avståndstagande. I en presentation påverkar kroppsspråket hur du uppfattas. En person som står exakt stilla på samma ställe blir enformig och förstärker inte presentationen. Att röra sig och gestikulera lite uppfattas som att du har engagemang och passion för det du talar om. Många rör sig i sidled över en scen, prova även effekten av att röra dig i djupled och närma dig eller distansera dig från publiken. Andningen Kom ihåg att andas. En klassisk nybörjarmiss är att man pratar på snabbare och snabbare och därmed missar andningen. Det gör att man inte orkar prata lika länge och uppfattas också som forcerad. Tänk på att stanna upp då och då och ta ett djupt andetag. 9

10 Tystnad Tystnad kan vara oerhört effektivt efter att du sagt något som publiken behöver få reflektera över en stund. Planera därför in när du skall vara tyst. Drick Se till att ha vatten tillgängligt så att du kan dricka. Det är ett perfekt tillfälle att få en kort paus och scanna av publiken. Engagera publiken Ju längre presentation du har desto viktigare blir det att engagera publiken. Det kan vara att ställa en fråga som skall besvaras eller diskuteras med grannen. Det kan även vara att göra en övning där publiken måste ställa sig upp. Det ökar uppmärksamheten och ger dig även en kort paus. Håll dig till din plan Alla duktiga presentatörer håller sig till sin plan. De har övat in något och håller sig till det. När du har tränat tillräckligt mycket kommer det att uppfattas som spontant och avslappnat. Efter presentationen Frågor Efter en väl genomförd säljpresentation kommer det garanterat att dyka upp en del frågor. Se till att vara förberedd på att besvara dessa och styra processen vidare mot din affär. Uppföljning Beroende på formen av säljande presentation är det bra att ha en plan för hur du skall följa upp din säljpresentation på bästa sätt. Skall du dela ut materialet, kanske skicka eller e-posta det för att förlänga effekten? I många fall kan det också vara effektivt med ett uppföljande telefonsamtal. Oavsett hur du följer upp, se till att ha en plan för det. Top presenters have total control of their fears. They make fear their slave, not the master. Doug Malouf 10

11 Träna inför presentationen Det finns ingen som är född till att presentera säljande. Vi kan ha erhållit egenskaper som gör att vi har lättare eller svårare att bli duktiga på att genomföra presentationer. Det som avgör är dock träning. Även om du har alla egenskaper och aldrig tränar kommer du i bästa fall att var medioker på att göra säljande presentationer. Tränar du hårt och mycket spelar dina egenskaper mindre roll, du kan bli grym på att genomföra presentationer. Här får du fyra tips på hur du kan träna inför din presentation: Framför spegeln Det klassiska knepet att träna är att göra det framför spegelen. Förutom att du tränar på själva framförandet och vad du skall säga ser du också ditt kroppspråk. Du ser också direkt hur du ter dig framför publiken. Titta på saker som till exempel dina ansiktsuttryck, dina gester, hur du rör dig på golvet. Spela in din presentation Den moderna varianten av spegeln är att spela in din presentation med exempelvis kameran i din mobil eller en webcam. Fördelen är att du kan titta på det i lugn och ro efteråt och gör anteckningar om vad som kan bli bättre. Du kan också lätt jämföra flera olika varianter av framförande om du är osäker. Det tar lite längre tid än spegeln och ger heller inte direkt feedback. Högläsning För att finslipa på formuleringar och din röst kan det många gånger räcka med att skriva ut ett manus med dina viktigaste punkter och öva på det. Det gör att du kan prova vad som känns bäst. Samtidigt som du lär dig den utantill. Öva inför andra Om det är extra viktigt kan det vara värt att öva inför andra, exempelvis dina kollegor. Om det är en stor kund kan du ibland till och med öva tillsammans med din kontaktperson hos kunden. Du får på detta sätt feedback och andra åsikter för att göra din presentation perfekt. Champions train, Losers complain. Okänd 11

12 Försäljningschefen hjälper individer och företag att skapa ökad försäljning och ökad vinst. Tiotusentals säljare, försäljningschefer och entreprenörer besöker oss regelbundet för att ta del av våra tips och råd. Följ oss gärna!