VIKSJÖ GOLFKLUBB Kallelse och möteshandlingar till höstmötet

Transkript

1 VIKSJÖ GOLFKLUBB Kallelse och möteshandlingar till höstmötet

2 Kallelse med föredragningslista Härmed kallas Viksjö Golfklubbs medlemmar till allmänt möte (höstmöte) onsdagen den 16 november 2016 kl Plats: Klubbhuset på Viksjö Golfklubb Föredragningslista 1. Mötets öppnande. 2. Fastställande av röstlängd för mötet. 3. Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt. 4. Fastställande av föredragningslista. 5. Val av ordförande och sekreterare för mötet. 6. Val av två protokolljusterare, tillika rösträknare, som jämte ordföranden skall justera mötesprotokollet. 7. Fastställande av övergripande verksamhetsplan, medlemsavgifter, övriga avgifter, medlemslån och budget för det kommande verksamhets- och räkenskapsåret. 8. Val av: a. klubbens ordförande, tillika ordförande i styrelsen, för en tid av ett år b. halva antalet övriga ledamöter i styrelsen för en tid av två år c. suppleanter i styrelsen, med för dem fastställd turordning, för en tid av ett år d. två revisorer jämte en suppleant för en tid av ett år I detta val får styrelsens ledamöter ej delta e. tre ledamöter i valberedningen för en tid av ett år, av vilka en skall utses till ordförande. 9. Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner. 10. Övriga frågor. 11. Mötets avslutande. Anmälan till höstmötet den 16 november kl i klubbhuset För att vi ska veta hur många som kommer och kunna ordna sittplatser till samtliga mötesdeltagare ser vi gärna att anmälan görs innan mötet. Maila eller ring in din anmälan senast den 11 november till: Viksjö Golfklubb, Tel: E-post: kansli@viksjogk.se 1

3 Övergripande verksamhetsplan för 2017 Inom ramen för klubbens stadgar och riktlinjer planeras verksamheten under 2017 enligt följande övergripande verksamhetsplan. Ekonomi 2016 års verksamhet förväntas ge ett underskott på 140 KSEK. Detta främst beroende på ökade reparationskostnader för fastigheter på 300 KSEK. Driftsbudgeten för år 2017 är utarbetad med antagandet att Höstmötet beslutar i enlighet med styrelsens förslag till avgifter på sidan 4. Medlemmar och medlemsvård Klubbkommitténs främsta uppgift är att bidra till att nya medlemmar kommer in i klubbgemenskapen. Kommittén ska även arbeta för att stärka trivseln och klubbandan. Alla klubbmedlemmar ska ges möjlighet till trevlig samvaro både i samband med och vid sidan av golfspelet. Genom olika arrangemang och aktiviteter både före, under och efter spelsäsongen ökas mervärdet av klubbmedlemskapet. Personal Organisationen för banskötsel, golfträning, restaurang, shop/drivingrange och administration anpassas så att det skapas tillräckliga resurser för att sköta anläggning och verksamhet på ett effektivt och bra sätt och att en god arbetsmiljö tillgodoses. Utbildningsinsatser görs även för enskilda medarbetare. God service och vänligt bemötande är ledord för Viksjö Golfklubbs personal. Banorna Till 2017 planeras följande större banarbeten; En omfattande skötselplan för greener och greenområden på 18-hålsbanan startas för att långsiktigt säkerställa kvalitén på samtliga greener. Gång- och körvägar ses över och förbättras. Nya röda tees på hål 9 och 14 öppnas. Finishen på anläggningen ses över och förbättras. Banarkitekt Johan Benestam anlitas för att ta fram en Masterplan för hela golfanläggningen. Fastigheter År 2016 blev ett händelserikt år med många nya fastighetsprojekt. En ny shop byggdes inne i klubbhuset vilket blev mycket uppskattat. Vattentoaletterna ute på banan färdigställdes och öppnades i augusti. Fuktskador på den norra fasaden av klubbhuset efter många års vattenläckage uppdagades. Renoveringsarbetet är nu avslutat. Det platta taket över shopen är gammalt och behöver åtgärdas. Taket kommer att justeras och tätskiktet bytas. Den kompletterande asfalteringen på norra sidan av klubbhuset efter klubbhusombyggnaden har krånglat hela sommaren. Med anledning av detta så har en ny entreprenör kontaktats som ska färdigställa ytorna. För att spara både tid och pengar kommer även den stora grusplanen utanför restaurangen samt gångvägar till hål 1 och 10 asfalteras. Detta arbete finns i Investeringsbudgeten för Inför 2017 är det planerat för yttre underhåll. Flera av våra fastigheter behöver målas om. I vissa fall behöver även panel bytas. Restaurangverksamhet Under de senaste elva åren har klubben drivit restaurangverksamheten i egen regi med anställd personal. Det har medfört att klubben kunnat påverka verksamheten på ett bättre sätt. Medlemmar får fortsatt möjlighet att erhålla 15% rabatt på alla inköp via Bunkerkonto. Ambitionen till 2017 är att kunna bidra med ett ekonomiskt överskott till koncernen samtidigt som rabatter via bunkerkonto lämnas på drygt 300 KSEK. Golfshop och drivingrange Säsongen 2016 var ett spännande år då klubben tog över driften av golfshopen och drivingrangen i egen regi. Resultatet blev mycket lyckat och verksamheten fortsätter och utvecklas vidare under Aktiviteter såsom modevisningar, demodagar, temaoch kampanjveckor arrangeras. Arbetet med utprovning av klubbor s.k. custom fitting med hjälp av klubbens tränare fortsätter då det varit mycket uppskattat. Medlemmar erbjuds möjlighet till bra rabatter via bonussystem vid inköp i shopen. Drivingrangen förses med belysning för träning även vid mörker. Även inköp av rabattkort till drivingrangen erbjuds till förmånliga priser. Reklam- och sponsorverksamhet För att kunna erbjuda medlemmar så stor tillgänglighet som möjligt till 18-hålsbanan hålls antalet reklamköpare och sponsorer på en fortsatt låg nivå. 2

4 Golfspel och tävlingar Möjlighet till sällskapsspel där medlemmar spelar med varandra och med gäster efter eget val är viktigt. För att balansera tävlings- och sällskapsspel bör klubben sträva efter att hålla en lördag eller söndag fri från lottad tävling varje veckoslut. Idrottskommittén samordnar alla tävlingar inom klubben. Tävlingssektionen genomför tävlingar som är öppna för alla medlemmar, huvudsakligen under helger. De ska arrangeras i syfte att stimulera till tävlingsidrott och främja kontakten mellan olika medlemskategorier. Övriga sektioner arrangerar tävlingar och andra gemenskapsfrämjande aktiviteter i huvudsak på vardagar för olika medlemskategorier. Tränarna fortsätter med och utvecklar riktade kurser till alla medlemskategorier. Svingstudion bidrar till att medlemmarna har möjlighet att få modern och professionell utbildning med hjälp av tränarna och avancerade tekniska hjälpmedel. Utbildning i regler och golfetikett kommer att genomföras under året. Deltagande i serielagsspel på distriktsnivå fortsätter. Verksamhet för damer Klubbens damer erbjuds olika former av verksamhet/ tävlingar både på Viksjö GK och andra orter. Damsektionen (DS) fortsätter med tisdagstävlingen 4-karat, med tillhörande eclectic, som spelas vid flera tillfällen under säsongen. Även 2017 kommer DS att erbjuda en 9-hålstävling. DS kommer att verka för att fler damer ställer upp i kategori-km under DS kommer att delta med lag i Stockholms golfförbunds seriespel med lag i D50, D60 och D70. Nya medlemmar ska tas omhand så de snabbt och på bästa sätt kommer in i vår gemenskap. På klubbens hemsida informeras om kommande och genomförda evenemang och tävlingar med inbjudningar, resultat och bilder. Damernas Cup kommer att arrangeras även under Verksamhet för veteraner Veteransektionen fortsätter att bedriva en av klubbens största verksamheter med inriktning på tävling och trevligt umgänge på klubben. Verksamheten vänder sig till alla i ålderskategorin 60+, både damer och herrar. Juniorverksamheten Glädje, Gemenskap och Uppmuntran skapar Trygghet. I alla situationer och beslut är det värdegrunden vi utgår ifrån. Vår värdegrund uppnår vi genom att träffas, trivas, träna och tävla. Träningen inriktar sig till bredd och elit, från 6 år och uppåt, där ett av målen är att ge så många som möjligt förutsättningar att nå elit. Alla juniorer från 8 år erbjuds golfträning året runt och ett sommarläger i början av sommaren. Målet är att kunna vara en idrottare i golf. Det möjliggör vi genom att ha en träningsverksamhet året runt i progression: ledare + tränare + föräldrar = TEAM. Sektionen genomför återkommande utvärderingar av verksamheten. Det görs då en kartläggning av klubbens egna resurser, ideella insatser och arbetssätt för att se vilken verksamhet som klubben erbjuder idag. Det ger också uppslag till var kraften bör läggas för att fortsätta utveckla vår verksamhet. Samarbete, samordning och säkerhet. Kunskap om säkerhet i och runt omkring träning och tävling erbjuds genom ledarutbildningar, internutbildningar och första hjälpen. All verksamhet och utbildningar utgår ifrån SGF:s utbildningsmaterial där boken Golfäventyret och utvecklingstrappan ingår. Elitverksamheten Viksjö GK:s elitverksamhet omfattar de medlemmar som på basis av spelstyrka och tävlingsmeriter bedöms vara kvalificerade att representera klubben i det nationella seriespelet för damer respektive herrar. Elitverksamhetens målsättning för herrlaget är att återta en plats i elitserien. För damlaget att etablera sig i div 1. Sektionen ska på olika sätt verka för att klubbens elitspelare, såväl damer som herrar inom tilldelad ekonomisk ram, får bästa möjliga förutsättningar och stöd för att utvecklas som elitspelare. Elitspelare som får stöd från klubben ska fullfölja vissa åtaganden som regleras i individuella avtal. Information Klubbens hemsida är viktig för informationsspridning. Till kommande säsong görs en revidering av informationen på hemsidan. Även användandet av sociala medier för informationsspridning utvecklas. Kommittéer- och sektioner stöttas för att kunna lägga ut information om verksamheten med hög aktualitet. Digitalt nyhetsbrev skickas kontinuerligt under golfsäsongen till klubbens medlemmar. Informationen via TV-monitorer i Ryttargång och restaurang vidareutvecklas. Miljöarbete Miljögruppen kommer under 2017 fortsätta att koncentrera sin verksamhet på att få anläggningen certifierad enligt den internationella miljöcertifieringen för golfbanor GEO. Styrelsen 3

5 Styrelsens förslag till avgifter för 2017 Styrelsens motivering till föreslagna avgifter Då driftskostnaderna stiger under 2017 föreslås en mindre ökning av spelavgifterna enligt nedanstående förslag. År 2017 (År 2016) Inträdesavgift för nya medlemmar: Senior, 22 år och äldre SEK (1 000 SEK) Junior, 21 år och yngre 0 SEK (0 SEK) Reverslån för nya medlemmar: 30 år och äldre SEK ( SEK) Inbetalning av lånet kan delas upp på tre år mot en kostnad av 200 SEK/år. 29 år och yngre enligt följande betalningsplan; 18 år, första inbetalning SEK (2 000 SEK) 22 år, total inbetalning SEK (4 000 SEK) 26 år, total inbetalning SEK (7 000 SEK) 30 år, total inbetalning SEK ( SEK) Medlemsavgift: År 2017 (År 2016) Medlemmar med spelrätt (aktiv) Senior, 22 år och äldre 7-dagarsspel SEK (1 200 SEK) Vardagsspel SEK (1 200 SEK) Spel på 9-hålsbanan SEK (1 200 SEK) Greenfeespel SEK (1 200 SEK) Junior, 21 år och yngre 7-dagarsspel, år 600 SEK (600 SEK) 7-dagarsspel, år 600 SEK (600 SEK) 7-dagarsspel, -12 år 600 SEK (600 SEK) Vardagsspel 600 SEK (600 SEK) Spel på 9-hålsbanan 600 SEK (600 SEK) Greenfeespel 600 SEK (600 SEK) Medlemmar utan spelrätt (passiv) Senior, 22 år och äldre 650 SEK (650 SEK) Junior, 21 år och yngre 325 SEK (325 SEK) Spelavgift: År 2017 (År 2016) (Moms ingår med 5,66%) Medlemmar med spelrätt (aktiv) Senior, 22 år och äldre 7-dagarsspel, 30 år SEK (5 100 SEK) 7-dagarsspel, år SEK (2 500 SEK) Vardagsspel SEK (4 000 SEK) Spel på 9-hålsbanan SEK (1 400 SEK) Greenfeespel 650 SEK (650 SEK) Junior, 21 år och yngre 7-dagarsspel, år SEK (2 350 SEK) 7-dagarsspel, år SEK (1 400 SEK) 7-dagarsspel, -12 år 550 SEK (500 SEK) Vardagsspel SEK (1 800 SEK) Spel på 9-hålsbanan 650 SEK (650 SEK) Greenfeespel 300 SEK (300 SEK) Spelrätt för resp. spelkategori 7-dagarsspel Rätt att spela alla dagar i veckan både på 18- och 9- hålsbanan. Vardagsspel Rätt att spela alla helgfria vardagar både på 18- och 9- hålsbanan. Betalar greenfee (gäst till medlem-pris) på lör- sön- helgdagar vid spel både på 18- och 9-hålsbanan (även vid klubbtävlingar inkl. samtliga KM på helger). Spel på 9-hålsbanan Rätt att spela alla dagar i veckan på 9-hålsbanan. Betalar greenfee (gäst till medlem-pris) alla dagar vid spel på 18- hålsbanan (även vid klubbtävlingar inkl. samtliga KM). Greenfeespel Betalar greenfee (gäst till medlem-pris) alla dagar vid spel både på 18- och 9-hålsbanan (även vid klubbtävlingar inkl. samtliga KM). Passiv Har ingen spelrätt. Ändring av spelkategori för 2017 Ändring av spelkategori måste göras senast den 1 december Kontakta kansliet på tel eller via mail kansli@viksjogk.se. OBS! Vid vårmötet den 26 april 2007 beslöts att införa en avgift på 200 SEK för den som ändrar sin spelkategori inför kommande år efter den 1 december. Depositions-/städavgift: År 2017 (År 2016) Endast medlemmar med spelrätt Senior, 22 år och äldre 300 SEK (300 SEK) Junior, 21 år och yngre 100 SEK (100 SEK) Avgiften återfås genom utdelning av värdebevis på motsvarande belopp till deltagare vid en städdag under våren. Värdebevisen kan användas till inköp i golfshopen och restaurangen. 4

6 Skåpavgift: År 2017 (År 2016) Klädskåp litet 300 SEK (300 SEK) Klädskåp stort 500 SEK (500 SEK) Bagskåp litet överskåp 325 SEK (300 SEK) Bagskåp mellan överskåp 500 SEK (450 SEK) Bagskåp stor överskåp 650 SEK (600 SEK) Bagskåp litet underskåp 500 SEK (475 SEK) Bagskåp mellan underskåp 600 SEK (550 SEK) Bagskåp stort underskåp 800 SEK (700 SEK) Elvagnsplats inkl. bagskåp SEK (1 200 SEK) Golfmopedplats SEK (1 300 SEK) Förseningsavgift: Förseningsavgift debiteras med 100 SEK per faktura och påbörjad månad. Samma bestämmelse gäller för både medlems- och spelavgiftsfaktura avseende 2017 års avgifter. Här påminns om att medlem som inte fullgjort sina ekonomiska förpliktelser mot klubben ska anmodas att göra det inom 30 dagar efter det att denne mottagit skrivelse härom. Underlåter medlem att betala medlemsavgift inom tre månader från förfallodag, och beviljar styrelsen inte anstånd ska denne anses ha anmält sitt utträde ur klubben. (11 i klubbens stadgar). Valberedningens förslag för 2017 Uppdrag Förslag Anm. Tid Period Ordförande Bill Fransson Omval 1 år 2017 Ledamot Kenneth Sandin Omval 2 år Ledamot Per Lundquist Omval 2 år Ledamot Lars Erlandsson Omval 2 år Ledamot Ulf Sternbrink 2 år Ledamot Jan Eriksson 2 år Ledamot Anna Löwenhav 2 år :a suppleant Åke Karlson Omval 1 år :e suppleant Birgitta Karlquist Omval 1 år 2017 Revisor Nicklas Bohman, PwC Omval 1 år 2017 Revisor Maud Engman Omval 1 år 2017 Revisorssuppleant Leif Jonsson Nyval 1 år 2017 Not 1. Inga andra kandidater har föreslagits till valberedningen. Not 2. Revisorssuppleant Peter Lundvall har meddelat att han ej står till förfogande för omval. Valberedningen för 2016 har bestått av: Mats Öhman (ordförande), Bengt Biderstrand och Elisabeth Claeson. Investeringsbudget år 2017 Investeringsobjekt Golfbaneanläggningen SEK (Asfaltering klubbhusområde och gångvägar till hål 1 och 10) Byggnader SEK (Nytt tak klubbhus) Maskiner SEK (2 st trippelgreenklippare, 1 st fairwayklippare och 1 st spruttruck) Inventarier SEK (Belysning drivingrange, komplettering av bagskåp) Summa investeringar SEK 5

7 Styrelsens förslag till driftsbudget år 2017 År 2015 År 2016 År 2016 År 2017 INTÄKTER Utfall Budget Prognos Budget Årsavgifter Skåpavgifter Städavgifter Inträdesavgifter Nyttjanderättsavgift från Järfälla GK Greenfee 18-hålsbanan Greenfee 9-hålsbanan Företagsgolf Anmälningsavgifter tävlingar Köavgifter Lektionsintäkter tränare Reklamintäkter Kommitté/Sektionsintäkter Hyresintäkter Försäljning golfshop Försäljning drivingrange Försäljning restaurang Övriga intäkter Summa Intäkter KOSTNADER Reparation/Underhåll fastigheter Driftskostnader lokaler Driftskostnader golfbanan Kostnader administration Löner shop- och kanslipersonal Löner tränare Löner banpersonal Löner restaurangpersonal Sociala, pensions- och övr. personalkostn Kommitté/Sektionskostnader Förbundskostnader Varuinköp golfshop Varuinköp restaurang Övriga kostnader Summa Kostnader Resultat före avskrivningar AVSKRIVNINGAR Resultat efter avskrivningar FINANSIELLA I/K Ränteintäkter Räntekostnader Finansiella kostnader Summa finansiella I/K Avsättningar, återföringar, skatter ÅRETS RESULTAT Utfall 2015, budget 2016, prognos 2016 och budget 2017 innehåller intäkter och kostnader för koncernens tre driftenheter Viksjö Golfklubb, Viksjö Golf AB och Viksjö Golfrestaurang AB. Beloppen redovisas exkl. moms. 6

8 Kommentarer till avvikelser prognos 2016 i förhållande till budget 2016 Intäkter Greenfee 18- och 9-hålsbanan. Högre intäkter med 150 KSEK. En lång säsong med bra väder. Försäljning golfshop. Högre intäkter med 200 KSEK. Bättre försäljning än förväntat. Försäljning drivingrange. Högre intäkter med 300 KSEK. Mycket bättre försäljning än förväntat. Kostnader Reparation/Underhåll fastigheter. Högre kostnader med 305 KSEK. Bl.a. högre kostnader för reparationer. Driftskostnader lokaler. Lägre kostnader med 145 KSEK. Bl.a. lägre kostnader för förbrukningsartiklar samt lägre elkostnader. Kostnader administration. Högre kostnader med 145 KSEK. Bl.a. högre kostnader för kontokortsavgifter, trycksaker och div. övriga kostnader i samband med starten av den nya golfshopen som ej var budgeterade. Löner shop- och kanslipersonal. Högre kostnader med 125 KSEK. Fler arbetstimmar och mer personal för drift av shop och range än budgeterat. Inköp varor restaurang. Högre kostnader med 215 KSEK. Ökade priser på råvaror som ej kompenserats tillräckligt med ökade försäljningspriser. Kommentarer till budget 2017 i förhållande till prognos 2016 Intäkter Försäljning golfshop. Högre intäkter med 300 KSEK. Fler kunder och även utökad service med klubbreparationer. Försäljning restaurang. Högre intäkter med 675 KSEK: Öppning redan 1 februari, justerade försäljningspriser samt ökade intäkter från externa aktiviteter. Försäljning drivingrange. Lägre intäkter med 100 KSEK. I prognos 2016 ingår dels intäkter från sålda rabattkort på ca 50 KSEK dels kvarstående belopp på samma kort som kommer användas under Kostnader Reparation/Underhåll fastigheter. Lägre kostnader med 160 KSEK. Inga oförutsedda kostnader för reparationer likt Driftskostnader lokaler. Högre kostnader med 115 KSEK. Bl.a. högre kostnader för el och renhållning. Driftskostnader golfbanan. Högre kostnader med 340 KSEK: Bl.a. en omfattande skötselplan för greener samt anlitande av banarkitekt för framtagning av Masterplan. Kostnader administration. Lägre kostnader med 115 KSEK. Inga oförutsedda kostnader för golfshopen likt Löner shop- och kanslipersonal. Högre kostnader med 150 KSEK. Fler månadslöner för årsanställda än Löner banpersonal. Högre kostnader med 115 KSEK. Viss utökning av säsongsanställda. Löner restaurangpersonal Högre kostnader med 375 KSEK. Fler månadslöner för årsanställda än Ev. frågor på innehållet mottages tacksamt i god tid före höstmötet så att svar hinner förberedas. Kontakta klubbchef Göran Näslund på kansliet tel eller via e-post: klubbchef@viksjogk.se 7