Granskning av personalrekrytering och kompetensförsörjning, revisionsrapport KS-2016/431

Transkript

1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Utdrag ur PROTOKOLL Granskning av personalrekrytering och kompetensförsörjning, revisionsrapport KS-2016/431 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att anta yttrandet till revisionsrapporten Personalrekrytering och kompetensförsörjning. Ärende Tjänsteskrivelse , förslag på yttrande, , missiv och rapport från Pwc, maj 2016 har varit utsända. Exp till: Akten Expedierat av Siobhán Górny

2 Sida 1 av 2 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Gunilla Tuvin Datum KS-2016/431 Personalchef Kommunstyrelsen Granskning av personalrekrytering och kompetensförsörjning, revisionsrapport KS-2016/431 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att anta yttrandet till revisionsrapporten Personalrekrytering och kompetensförsörjning. Sammanfattning I maj 2016 genomförde PWC på uppdrag av revisorerna en revision som resulterade i en rapport gällande Personalrekrytering och kompetensförsörjning vid Knivsta kommun. Den övergripande frågan har varit om kommunstyrelsen bedriver ett ändamålsenligt arbete kring kompetens- och personalförsörjningen. Granskningen har genomförts genom studier av styrande och stödjande dokument, statistik samt intervjuer med företrädare för arbetsgivarfunktionen, verksamhetsföreträdare samt företrädare för fackförbund. Bakgrund Revisorerna överlämnade rapporten för kännedom till Kommunfullmäktige Yttrande på rapportens rekommendationer kring olika problemområden ska lämnas till Kommunfullmäktige senast Förslag till yttrande bifogas. Ekonomisk konsekvensanalys Föreslaget yttrande kan inte kostnadsberäknas. Barnkonsekvensanalys Barnkonsekvensanalys är gjord enligt checklista. Lena Fransson kommundirektör Beslutet ska expedieras till: Akten

3 Sida 2 av 2 Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Ja Nej x Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Förklara oavsett svar. Rapporten och dess yttrande påverkar inte barn. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Ja Nej Förklara oavsett svar.

4 Förslag på yttrande KS-2016/431 Yttrande på PWC:s rekommendationer i revisionsrapporten om Personalrekrytering och kompetensförsörjning vid Knivsta kommun: Rapporten avslutas med följande slutsatser och rekommendationer. 1. Göra beräkningar av framtida personalbehov som underlag för strategiska beslut Svar: I de årliga personalboksluten tas uppgifter fram på framtida pensionsavgångar på 10 års sikt och per yrkeskategori. Utöver det vet vi att personalbehoven kommer att öka totalt i en växande kommun och framför allt inom skolan och förskolan då många unga barnfamiljer flyttar till kommunen. Även inom socialtjänstens område kan vi räkna med en ökning framöver. Kommunen följer de befolkningsprognoser som tas fram och försök görs att beräkna personalbehovet. Sedan finns vi i en konkurrensutsatt region där flera kommuner konkurrerar om samma personal. Det skulle dock vara möjligt att sätta prognoser på personalbehov framöver. PWCrapporten har gjort en beräkning med ett stort spann på mellan fast anställda fram till 2025 och då är ersättningsrekryteringar för personal som går i pension samma period drygt 200. Det förutsätter även att de strategiska besluten som oftast rör sig om personella och ekonomiska resurser kan bli genomförbara. Exempel på sådana beslut skulle kunna vara vidareutbildning av t ex barnskötare till förskollärare, olika valideringsprojekt inom t ex vården, inom bygg och miljö osv. Vi vet också att arbetsmarknaden är föränderlig, så det som upplevs som bristyrken en period kan ha vänts till en annan period. Ibland går det snabbare än man planerat för. Att ha en strategi att möta sådana förändringar och parera i varje period är också viktigt för en kommun för att lösa personalbehov. Nyligen har en upphandling avslutats där kommunen tecknar avtal med nio bemanningsföretag för att kunna täcka akuta behov av personalförstärkning inom de mest efterfrågade yrkeskategorierna. 2. Redovisa och analysera uppgifter om personalomsättning och varför personer slutar som underlag för strategiska beslut. Svar: Det är riktigt att det saknats bra verktyg för att mäta personalomsättning. Vi har nu gått igenom detta tillsammans med personal vid Lönecentrum och kan förhoppningsvis få ett bättre verktyg för att mäta detta till kommande års personalbokslut. 3. Vidta åtgärder för att lösa områden med arbetsmiljöproblem Svar: Vad som är arbetsmiljöproblem är en vid och komplex fråga och är svår att besvara med ett enhetligt svar. Vi har tagit fram verktyg för det systematiska arbetsmiljöarbetet som följs upp på flera olika sätt. I medarbetarenkäten, i årliga revisioner av arbetsmiljöarbetet på arbetsplatserna, i checklistor och genom uppföljningar med företagshälsovården. Arbetsmiljöarbetet tas även upp i de olika

5 samverkansgrupperna på olika nivåer i kommunen. Åtgärder och uppföljningar sker kontinuerligt. I mars i år kom en ny föreskrift Offentlig och social arbetsmiljö, förkortad OSA, som skärper och tydliggör kraven i arbetsmiljöarbetet, från politiker till den enskilde medarbetaren. Att det finns enheter med arbetsmiljöproblem som inte är lösta kan ha olika förklaringar. En är att det pågår arbete för att lösa dem, en annan att det inte blivit känt eller analyserat vad som är problem och hur det ska lösas. En tredje orsak kan även vara att det som nya föreskriften OSA betonar, att kraven måste stå i proportion till resurserna, inte är helt uppfyllda. Varje chef har ett ansvar att ta itu med det som uppfattas som ett arbetsmiljöproblem och ta hjälp och stöd från bl a personalfunktionen eller företagshälsovården för att få hjälp att lösa det. Av den anledningen satsar vi under hösten 2016 och våren 2017 på en arbetsmiljöutbildning för samtliga chefer och skyddsombud. Även politiker i våra nämnder omfattas av den nya arbetsmiljöföreskriften, varför utbildningen bör omfatta även dem. 4. Utvärdera chefernas situation och vilket stöd som behövs utifrån behovet att vara en attraktiv arbetsgivare Svar: Vi har återkommande chefsmöten och dialog med cheferna i olika konstellationer, men ser det som en möjlighet att grundligare utvärdera cheferna situation och deras behov för att Knivsta kommun ska uppfattas som en attraktiv arbetsgivare. Medarbetarenkäten som genomförs vartannat år tar även upp chefernas arbetsmiljö och övriga behov. 5. Utvärdera personalens situation utifrån behov och möjlighet till kompetensutveckling. Svar: Detta är en fråga som ingår i varje chefs ansvar att ta upp i medarbetarsamtalen och också att göra en individuell utvecklingsplan för tillsammans med varje medarbetare. Vi har även ett verktyg för medarbetarsamtal i grupp som leder fram till en utbildnings- och utvecklingsplan för hela arbetsgruppen. Analys och framtagande av utbildnings- utvecklingsbehov måste ligga nära verksamheten och de som arbetar i den. Kompetensutveckling innehåller så många delar, inte bara utbildningar, utan prövande av andra arbetsuppgifter, lära av kollegor, studiebesök, delta i projekt, sekreterarskap, medverka i rekrytering, budgetarbete mm mm. Chef och medarbetare har därefter ett gemensamt ansvar för att följa utvecklingsplanen. Är det så att den inte följs, ska det analyseras vid medarbetarsamtalet. Uppföljning av denna punkt sker även i medarbetarenkäten och ska leda till en handlingsplan om arbetsgruppen kommer fram till det. 6. Se över organisation för avslutningssamtal Svar: Vi ser också att det är en fråga som ska prioriteras och har för avsikt att lägga upp en enkät digitalt som varje medarbetare som slutar har möjlighet att fylla i anonymt. Det är då lättare att se tendenser och avvikelser som behöver åtgärdas eller utredas ytterligare.

6 7. Utvärdera vilka framgångsfaktorerna är för att framstå som en attraktiv arbetsgivare och ta fram strategier för personalförsörjningen utifrån Knivsta kommuns komplexa verklighet Svar: Frågan är delvis besvarad under punkt 1. Personalkontoret har utökats med en medarbetare under året, vilket innebär att bl a rekryteringfrågorna kan sättas mer i fokus. Utvärdering av framgångsfaktorer för att framstå som en attraktiv arbetsgivare har gjorts i fokusgrupper. Där framkom att den viktigaste frågan var ledarskapet. Av den anledningen har Knivsta kommun satsat på åtgärder för att stärka ledarskapet, bl a ledarutbildning, mentorsprogram, chefsdagar och chefsmöten, utbildning i samverkansavtalet samt aspirantutbildning för framtida chefer. En liknande undersökning skulle vara lämplig att göra igen för att se om nya satsningar behöver göras. PWC-rapporten nämner även att styrande dokument finns framtagna för en normal personalsituation men inte för en komplex situation med snabb tillväxt. Det är svårt att få grepp om vad den meningen står för. De dokument som finns handlar om personalpolitik, åtgärder vid kränkande särbehandling och trakasserier, hot och våld, missbruk på arbetsplatsen, samverkansavtal osv. Dokumenten innehåller dels en beskrivning av lag eller avtal som kan reglera frågan och dels konkreta verktyg för åtgärder. Detta förändras inte till sitt innehåll vid en tillväxt. Frågorna ska hanteras på samma sätt. Däremot kan man tänka sig att verksamheterna kan känna sig mer utsatta och cheferna kan behöva stöd mer ofta i en framtid. Då behöver vi kunna möta det behovet, dels genom utbildningsinsatser och dels genom aktivt stöd i varje enskilt ärende. Vidare säger rapporten att det förts fram synpunkter på att olika personer med olika förutsättningar skulle kunna tas tillvara bättre. Detta står efter att rapporten nämner att det på vissa håll finns olösta arbetsmiljöproblem. Det är svårt att även här förstå vad som åsyftas. Ska man åtgärda arbetsmiljöproblem så är det idag så att det finns stöd att få från dels personalkontor, dels företagshälsovård och dels fackliga representanter och skyddsombud. Det är de aktörerna som normalt räknas ha den samlade kompetens på området. Det kan ju vara så också att påståendet står för att det är just de kompetenserna som inte tas tillvara i tillräcklig utsträckning. För att kunna besvara synpunkten skulle det behövas en tydligare formulering. Gäller det andra områden än arbetsmiljön, så får det kopplas till punkten 5 om kompetensutveckling och verktygen som beskrivs där.

7

8 Revisionsrapport Personalrekrytering och kompetensförsörjning Roger Burström Maj/2016 Knivsta kommun Revisorerna

9 Innehåll 1. Inledning Bakgrund Uppdrag Revisionsfråga Avgränsning Metod Iakttagelser och bedömningar Styrning av kompetens- och personalförsörjning Iakttagelser Bedömning Personalstruktur och framtida rekryteringsbehov Iakttagelser Bedömning Strategiskt personalarbete och uppföljningar Iakttagelser Bedömning Personalomsättning inom kommunen Iakttagelser Bedömning Rutin för avslutningssamtal med avgående medarbetare Iakttagelser Bedömning Slutsats och rekommendation Maj av 19

10 1. Inledning 1.1. Bakgrund Demografiska förändringar påverkar kraven på kommunal service. Detta i kombination med pensionsavgångar bland kommunens anställda, behov av omstrukturering och ändrade kompetenskrav gör att arbetet med kompetens- och personalförsörjning blir allt viktigare fråga i kommunen. Revisorernas förstudie rörande långsiktig panering som genomfördes under 2015 pekade på att en av de större utmaningarna gällande kompetensförsörjningen upplevs vara att få resurser till de tjänster som behöver tillsättas. Från personalkontoret lyftes även att det finns många chefer som har stora personalgrupper, samt att det ställs högre krav på kommunens chefer i allt från ledarskap och medarbetaransvar till verksamhetsplanering, rekrytering och systematiskt arbetsmiljöarbete Uppdrag Revisorerna har mot denna bakgrund givit i uppdrag att granska om kommunstyrelsen bedriver ett ändamålsenligt arbete kring kompetens- och personalförsörjning Revisionsfråga Granskningens övergripande fråga är om kommunstyrelsen bedriver ett ändamålsenligt arbete kring kompetens- och personalförsörjning. Följande områden ingår i granskningen: Styrning av kompetens- och personalförsörjning Personalstruktur och framtida rekryteringsbehov Strategiskt personalarbete och uppföljningar Personalomsättning inom kommunen Rutin för avslutningssamtal med avgående medarbetare 1.4. Avgränsning Granskningsobjekt är kommunstyrelsen i egenskap av personalmyndighet och sin samordnande roll och uppsiktsplikten över nämnderna. Granskningen är generellt inriktad, men omfattar även rekryteringssituationen inom utbildningsförvaltningen (lärare/förskolelärare), samhällsbyggnadsförvaltningen och tekniska förvaltningen (tekniker) samt vård- och omsorgsförvaltningen (vård- och omsorgspersonal). Maj av 19

11 1.5. Metod Granskningen har bedrivits genom studier av styrande- och stödjande dokument och sammanställning av statistik. Intervjuer har genomförts med företrädare för arbetsgivarfunktionen, verksamhetsföreträdare samt med företrädare för fackförbund. Maj av 19

12 2. Iakttagelser och bedömningar 2.1. Styrning av kompetens- och personalförsörjning Iakttagelser Organisation Kommunstyrelsen är huvudman för alla anställda i kommunen och personalpolitiken ingår enligt reglementet i kommunstyrelsens ansvarsområden. Kommunstyrelsen har enligt reglementet uppdrag att utfärda riktlinjer för personalpolitik och personaladministration. Kommunstyrelsen ska ha hand om frågor som rör förhållandet mellan kommunen och dess arbetstagare. Bland annat ska styrelsen föra kommunens talan i mål och ärenden som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare. Kommunstyrelsen kan också lämna uppdrag som avses i 6 kap. 3 lagen (2009:47) om vissa kommunala befogenheter. Styrande och stödjande dokument Kommunens övergripande styrdokument för personalfrågor benämns Personalpolitik för Knivsta kommun och är senast reviderat I dokumentet, (som biläggs), redogörs för målsättningar inom olika personalpolitiska områden samt konkreta åtgärder som ska vidtas. Följande områden behandlas i dokumentet: Personalförsörjning Rekrytering Introduktion Personalutveckling Löner Arbetsmiljö och hälsa Samverkan och inflytande Information Jämställdhet och mångfald Ledarskap Arbetstider Avslut/avveckling Som komplement till det personalpolitiska styrdokumentet finns följande handlingsprogram, riktlinjer och policys: Alkohol- och drogpolitiskt program Handlingsprogram för att förebygga och förhindra våld Handlingsprogram mot trakasserier och kränkande särbehandling Hälsostrategiskt dokument Maj av 19

13 Introduktionsprogram Jämställdhets- och mångfaldsplan Kriser och olyckshändelser, rutiner för anställda Lönepolicy Medarbetarsamtal, lönesamtal Personalpolitik för Knivsta kommun Policy mot mutor och bestickning Policy om bisyssla Policy vid rekrytering utav chefer Rehabkedja Knivsta kommun Riktlinjer för representation/uppvaktning Rökpolicy Trafikpolicy, rutiner för anställda Integrering i verksamhetsplanering I varje chefsuppdrag ingår ett personalansvar, vilket bl a innebär att sköta personalförsörjningen, föra medarbetarsamtal, föreslå lön vid nyanställning samt vid lönerevisioner, leda och utveckla personal i riktning mot målen samt i övrigt arbeta efter Personalpolitik för Knivsta kommun. I chefsuppdraget ingår också ett arbetsmiljöansvar, vilket bl a innebär att värna om personalens fysiska och psykiska arbetsmiljö samt i övrigt arbeta enligt delegationsordning för arbetsmiljön och efter Personalpolitik för Knivsta kommun Bedömning Det finns ett flertal styrande dokument i form av personalpolitik, handlingsprogram, riktlinjer och policys inom personalområdet i Knivsta kommun. Vår bedömning är att dessa styrdokument fyller normala behov när personalsituationen inte är alltför komplex (vi har i granskningen inte fått några indikationer på att personalområdets organisation med kommunstyrelsen som arbetsgivare för all personal skulle vara problematiskt). I Knivsta kommun, som är en av de snabbast växande kommunerna i landet, och i en situation där konkurrensen om arbetskraften inom vissa områden blir allt mer påtaglig, är situationen mer komplex. Lönebildningen uppges ha satts ur spel inom vissa områden (t ex för sjuksköterskor). Där Knivsta kommun kan erbjuda en månadslön på 35 tkr uppges ett bemanningsföretag kunna erbjuda upp till 50 tkr. En sådan konkurrenssituation är svår att hantera. Detta kräver strategier för hur kommunen ska hantera sådana frågor. I detta ingår också hur Knivsta kommun ska kunna profilera sig som en mycket attraktiv arbetsgivare för att möta en ökad lönekonkurrens. Ett kraftigt ökat antal flyktingar och ensamkommande barn innebär också ett snabbt ökande rekryteringsbehov. Att vara en attraktiv arbetsgivare innehåller många komponenter. En av de viktigare är sannolikt spridningseffekten av de nuvarande arbetstagarnas inställning till sin arbetsgivare. Ledningen och cheferna har här en stor roll. Mot bakgrund av den senaste medarbetarundersökningen (2014), där en relativt omfattande kritik fanns mot chefer och ledning, samt synpunkter från genomförda intervjuer i samband med granskningen, ser vi en risk att målet att vara en attraktiv arbetsgivare inte nås i tillräcklig omfattning. Maj av 19

14 Vi ser också att inom t ex vård och omsorgsområdet, pågår en kontinuerlig rekryteringsprocess både till följd av Knivsta kommuns snabba tillväxt och till följd av en hög personalomsättning inom vissa områden. Detta riskerar att innebära att chefernas tid i för hög utsträckning går åt för rekrytering än till att kunna stärka kommunens varumärke som en attraktiv arbetsgivare. Vi har också fått indikationer på att det inom några verksamhetsområden finns arbetsmiljöproblem mellan chefer/personal/politik som inte är lösta och där mer åtgärder skulle behövas sättas in. Intervjuerna indikerar också att det i betydande utsträckning saknas fackliga ombud och att samverkan inte fungerar på avsett sätt. En orsak uppges vara att det är svårt att rekrytera ombud då arbetsgivaren inte avsätter tid för detta. Maj av 19

15 2.2. Personalstruktur och framtida rekryteringsbehov Iakttagelser Personalstruktur Nedanstående bild visar antal och fördelning mellan fast anställda och visstidsanställda. Antalet fast anställda uppgick enligt kommunens personalbokslut till 810 personer vid utgången av 2015, en liten ökning från 2014 då de uppgick till 790. De visstidsanställda har minskat något jämfört med Av de visstidsanställda är 78 månadsanställda och 594 timanställda. Vård och omsorg och skola/förskola har högst andel timanställda inom sina verksamheter. Nedanstående bild visar antal fast anställda på olika kontor. Personalen inom skola och förskola samt vård och omsorg utgör cirka 80 procent av kommunens fast anställda. En ökning har skett på samtliga kontor utom för gruppen Övrig där bland annat städpersonal ingår. Det beror på att Kommunfastigheter tagit över städfunktionen på flera verksamheter. Maj av 19

16 Nedanstående bild visar de kommunanställdas åldersfördelning. Den totala genomsnittsåldern ligger relativt konstant runt 44 år. Knivsta hör till en av de två kommunerna i landet som har lägst genomsnittsålder. Rekrytering och pensionsavgångar Nedanstående bild visar utannonserade tjänster Under 2012 utannonserades totalt 146 lediga tjänster i rekryteringsverktyget Offentliga jobb. År 2015 utannonserades 239 tjänster, en ökning med cirka 60 procent på tre år. De lediga tjänsterna fördelades på olika verksamheter enligt diagrammet. Skola/förskola är den verksamhet som utannonserar flest tjänster. Nedanstående bild visar pensionsavgångar i olika yrken Maj av 19

17 Fram till 2025 beräknas totalt 204 fast anställda att avgå med pension med 65 års ålder som beräknad pensionsavgång. Jämställdhet Nedanstående bild visar könsfördelningen bland kommunens anställda. Könsfördelningen mellan kvinnor och män har hållit sig relativt konstant i flera år. Totalt uppgår antal kvinnor till 675 och män till 135. Nedanstående bild visar medianlöner för män och kvinnor. Män har den högre medianlönen och trenden håller i sig även om gapet har minskat något de senaste två åren. Antalet chefer har ökat mellan 2014 och Andelen män bland kommunens chefer är 28 procent vilket är något högre än andelen män bland övrig personal. Maj av 19

18 Manliga chefer har högre medianlön än kvinnliga chefer. Dock har skillnaden minskat något. Efter lönekartläggningen 2015 justerades lönenivån för fem kvinnliga chefer som hade en lön under kronor per månad. Ingen manlig chef låg under Detta kommer att få genomslag på lönenivån under Sjukfrånvaro Den totala sjukfrånvaron har legat relativt konstant på 5,5 5,9 procent de senaste åren. En viss ökning har skett 2015 till 5,9 procent. Målet sattes till högst 5,5 procent för 2015 vilket inte uppnåddes. Sjukfrånvaron bland män har ökat något de senaste åren även om den ligger lägre än för kvinnor. Långtidsfrånvaron har ökat under Sjukfrånvaron i procent av arbetad tid har ökat på flera kontor. Den är högst inom vård- och omsorgskontoret och inom utbildningskontoret. Korttidsfrånvaron det vill säga antalet sjuktillfällen upp till åtta dagar per anställd har minskat något. Genomsnittet 2015 ligger på 1,5 tillfällen per anställd. Som långtidssjukskrivning räknas allt från 60 dagar och uppåt. Totalt har 11 procent av medarbetarna varit långtidssjukskrivna under Det är samma procentsats som Bedömning Knivsta kommun var landets snabbast växande kommun 2015 och tillväxten fortsätter. Den politiska visionen är att Knivsta kommun ska uppnå invånare 2025 vilket motsvarar en ökning med mellan ca procent (eller mellan ca 2-5 procent per år). En motsvarande ökning av de kommunanställda skulle innebära ett rekryteringsbehov fram till 2025 på mellan ca fast anställda och mellan visstidsanställda Maj av 19

19 (eller mellan fast anställda och visstidsanställda per år) enbart på grund av demografiska förändringar (därtill kommer rekryteringsbehov av andra skäl). Huvuddelen av kommunens anställda finns inom skola och förskola samt vård och omsorg. Det är också inom dessa områden som rekryteringsbehoven blir störst. Detta gäller i flertalet kommuner. Även om Knivsta hör till en av de två kommunerna i landet som har lägst genomsnittsålder beräknas ca 20 personer sluta per år på grund av pensionering. En stor andel av de som går i pension uppges vara chefer. År 2015 utannonserades 239 tjänster vilket motsvarar ca 16 procent av antal fast- och deltidsanställda. Sedan 2012 har antalet utannonserade tjänster ökat med cirka 60 procent. Personalstatistiken visar också att det fortfarande finns icke önskvärda skillnader i jämställdhetsaspekter i kommunen även om förbättringar gjorts inom vissa områden. En ökad sjukskrivningsandel (även om den är lägre än jämförbara kommuners) förstärker rekryteringsbehovet och kan ge en indikation på problem inom personalområdet. Någon sammanställd bedömning av framtida rekryteringsbehov finns inte för Knivsta kommun. Även om verkligheten är komplex är vår uppfattning att en sådan bedömning och sammanställning skulle kunna vara ett viktigt underlag för den strategiska personalförsörjningen och de ställningstaganden som behövs för att trygga den framtida kompetensförsörjningen. Maj av 19

20 2.3. Strategiskt personalarbete och uppföljningar Iakttagelser Strategiskt personalarbete Knivsta kommuns personalkontor har i uppdrag att a) genom ett konsultativt arbetssätt stödja kommunledning, förvaltningschefer och verksamhetschefer i en decentraliserad organisation. b) leda utvecklingen av en samlad personalpolitik i kommunens organisation c) erbjuda ett behovsanpassat stöd och rådgivning i samtliga förekommande personalärenden. Det strategiska personalarbetet omfattar bl a följande områden: Chefsträffar Chefsdagar Chefskörkortet Nätverksträff för chefer Framtidens ledare Mentorsprogram Introduktion Strategiskt hälsoarbete Lönerevision Personalkontorets analys av personalbokslutet 2015: Antalet fast anställda har ökat inom samtliga verksamheter, främst inom skolan och förskolan. Volymen timanställda uppgår till 101 årsarbetare, vilket är cirka 13,5 procent av volymen för tillsvidareanställda som uppgår till 751,4 årsarbetare. Antalet utannonserade tjänster har ökat med cirka 60 procent på tre år. De yrkesgrupper som är svårast att rekrytera är socialsekreterare, sjuksköterskor, förskollärare och vissa övriga lärarkategorier. Den totala sysselsättningsgraden har ökat från 91,6 procent till 92,8 procent, vilket får ses som en positiv utveckling för att framstå som en attraktiv arbetsgivare. Cirka 200 medarbetare avgår med pension under perioden 2015 till Bland dem utgör chefer en stor grupp. Könsfördelning håller sig konstant med cirka 85 procent kvinnor och 15 procent män. Antalet chefer ökar kontinuerligt i takt med att kommunen växer. Det finns fortfarande en löneskillnad mellan manliga och kvinnliga löner, både bland medarbetare och bland chefer. I båda fallen har män totalt den högre medianlönen. En lönekartläggning gjordes hösten 2015, vilken resulterade i att kvinnliga chefslöner som låg under kronor per månad justerades uppåt. Inga manliga chefslöner låg under kronor per månad. Kostnader för företagshälsovården har ökat och de mest utnyttjade tjänsterna är psykolog/beteendevetare följt av läkartjänster de senare i samband med rehabilitering. Psykolog/beteendevetare utnyttjas främst främjande och förebyggande. Hälsoutvecklaren har besökt ett flertal arbetsplatser och utgör ett viktigt komplement till företagshälsovården vid främjande och förebyggande insatser på främst grupp- och individnivå. Maj av 19

21 Målet har inte uppnåtts vad gäller sjukfrånvaron. Den uppgick till 5,9 procent mot målet 5,5 procent. Sjukfrånvaron har ökat på samtliga kontor utom på Kultur- och fritidskontoret där den sjunkit. Högst är sjukfrånvaron inom Vård- och omsorgskontoret samt inom Utbildningskontoret där den uppgår till knappt 7 procent. I jämförelse med fem andra närliggande kommuner har Knivsta lägst sjukfrånvaro. Medarbetarenkät En del i det strategiska personalarbetet utgörs av en enkät till alla medarbetare. Medarbetarenkäten görs vartannat år. Det senaste gjordes i september 2014 och nästa ska göras i oktober Nedanstående bild visar en sammanställning över resultatet som helhet från 2014 års medarbetarundersökning. Bilden visar att några områden har relativt många negativa svar (rött). Det gäller frågor som rör tid för planering, synen på kommunledning och arbetsplats samt den egna energin i arbetet. Uppföljning av arbetsmiljö- och hälsomål för 2015 Maj av 19

22 I personalbokslutet redovisas en uppföljning av arbetsmiljö- och hälsomål för Av sammanställningen framgår att ett mål har nåtts, ett har inte nåtts och tre har inte mätts Bedömning Det finns ett strategiskt personalarbete i Knivsta kommun. Det finns många aktiviteter och program med fokus på kompetensutveckling av ledarskapet. Samtidigt indikerar den senaste medarbetarundersökningen att flera områden behöver förbättras, inte minst ledarskapet. Nära 30 procent av cheferna (15 av 55) fick under godkänd nivå i den senaste medarbetarundersökningen. Det finns ingen samlad bild av de handlingsplaner som varje verksamhet ska göra utifrån resultatet av medarbetarundersökningen. Dessa handlingsprogram har tidigare år skickats in till den centrala personalfunktionen för kännedom men detta gjordes inte efter 2014 års undersökning då synpunkter hade framförts att verksamheterna ville sköta medarbetarenkäten själva. Enligt personalkontoret kommer detta att ändras i samband med 2016 års undersökning. Vår bedömning är att en neutral person utanför verksamheten bör vara delaktig i analyser och handlingsplaner av varje verksamhets resultat, särskilt när omfattande synpunkter finns på ledarskapet. Våra intervjuer ger också indikationer på att kompetensutvecklingen inte sker i önskvärd omfattning. Detta uppges inte bero på brister i utbudet av utbildningar utan mer på svårigheten att kunna frigöra personaltid för kompetensutveckling då organisationen uppges vara mycket slimmad och att det är svårt både personalmässigt och resursmässigt att klara vikariefrågan. Maj av 19

23 2.4. Personalomsättning inom kommunen Iakttagelser Uppgifter om kommunens personalomsättning har saknats i kommunen med hänvisning till svårigheter att få fram tillförlitlig statistik. I samband med granskningen har vi begärt och fått en redovisning av personalomsättningen 2015 från den gemensamma lönenämnden i Tierp. Nedanstående uppgifter bygger på antal fast anställda personer med s k semesteranställning och ferieanställning (timanställda ingår ej). Det totala antalet fast anställda personer med semester respektive ferietjänster uppgick till 833 enligt lönestatistiken Av dessa avslutade 100 personer sin anställning i kommunen under året vilket motsvarar en total personalomsättning för fast anställda på ca 12 procent. Nedanstående tabell visar antal avslutade anställningar fördelade på större verksamhetsområden, totalt antal anställda inom dessa områden samt en beräkning av personalomsättningen inom dessa områden. Avslut 2015 fördelat på större verksamhetsområden (antal personer) Pedagogisk verksamhet Vård och omsorg Social verksamhet Avslut Totalt antal tjänster Personalomsättning 16 % 11 % 16 % Tabellen visar att personalomsättningen uppgick till 16 procent för fast anställd pedagogisk personal respektive personal inom det sociala området. Personalomsättningen inom vård och omsorg för fast anställda uppgick till 11 procent enligt lönestatistiken. Nedanstående tabell visar avslutade anställningar 2015 för ett urval yrkeskategorier samt totalt antal anställda inom dessa kategorier och personalomsättning. Avslut fördelat på ett urval yrkeskategorier (antal personer) Lärare Förskolelärare/barnskötare Sjuksköterskor Socialsekreterare Arbetshandledare, pers ass Chefer Avslut Totalt antal Personalomsättning 19 % 13 % 71 % 19 % 23 % 50 % 5 % Arb terapeut,rehab Tabellen indikerar att personalomsättningen procentuellt sett har varit störst för sjuksköterskor och arbetsterapeuter. Av totalt sju sjuksköterskor avslutade fem sin anställning i kommunen Av de fyra arbetsterapeuterna slutade två sin anställning i kommunen Maj av 19

24 2015. De få antal anställda inom dessa yrkeskategorier förstärker den procentuella förändringen Bedömning Då det inte finns någon redovisning av personalomsättningen i kommunen innebär detta att en viktig informationskälla för analys av personalarbetet saknas. Det finns oss veterligt inget enhetligt sätt att redovisa personalomsättning och den redovisning som lämnats ovan bygger på våra antagande och grupperingar utifrån den statistik vi fått. Det är viktigt att kommunen framöver gör egna definitioner och analyser av personalomsättningen utifrån behovet av att kunna trygga den framtida kompetensförsörjningen. Statistiken visar uppgifter för ett enskilt år och fångar inte in personalomsättning före eller efter När det gäller den höga personalomsättningen för sjuksköterskor 2015 indikerar intervjuerna att personalomsättningen för denna grupp har en stor orsak i de löner som erbjuds på marknaden. En analys av orsakerna till de fem avsluten för sjuksköterskor 2015 ger följande förklaringar: 1 person har gått i pension 2 personer har slutat på egen begäran 2 personer har slutat av annan orsak Utan djupare kunskap om enskilda personer ger orsakskoderna i statistiken begränsad vägledning och det kan därför finnas skäl att utvärdera om avgångskoderna ger tillräcklig information. Utifrån våra beräkningar uppgick den totala personalomsättningen till ca 12 procent år Vi saknar underlag för att kunna bedöma om denna siffra motsvarar en normal personalomsättning. Det understryker behovet av att göra årliga beräkningar av personalomsättningen för att kunna se och analysera avvikelser som underlag för eventuella åtgärder. Av intervjuerna framgår att personalomsättningen, sett över några år, har varit stor inom bl a bygg- och miljöförvaltningen och socialförvaltningen Rutin för avslutningssamtal med avgående medarbetare Iakttagelser Det finns en rutin i form av ett frågeformulär som ska användas när anställda slutar sin anställning. Personalkontoret har gjort en undersökning av detta och bedömer att formuläret används i ca 30 procent av avsluten. Planer finns att koppla frågeformuläret till enkätverktyg Questback så att de sänds ut automatiskt till de som slutar. På detta sätt skulle även resultaten kunna följas på ett bättre sätt. Det uppges finnas ett önskemål från många chefer att avgångssamtalen ska göras via det centrala personalkontoret då verksamhetscheferna inte alltid hinner med det. Den enkätform som används idag uppges ha en fördel för de som vill kan vara anonyma och där Maj av 19

25 bara arbetsplats eller verksamhet framgår. Detta uppges också ge möjlighet till att se tendenser mer än enstaka synpunkter Bedömning Intervjuerna indikerar att ett betydande antal tjänstemän, de senaste åren slutat sin anställning på grund av arbetsmiljöproblem. Intervjuerna styrker att det görs avgångsintervjuer i flera fall men inte alltid. Det system som används idag bygger dels på att cheferna gör avslutningsintervjuerna och, dels på en anonym enkät. Enligt vår bedömning kan det finnas skäl att avslutningssamtalen inte görs mellan arbetstagare och närmaste chef, för att få ut så mycket som möjligt av intervjun. Det finns också en risk att en enkät där arbetsplats eller verksamhet framgår inte upplevs vara så anonym. Det är också viktigt att resultatet löpnade sammanställs och analyseras som underlag för det personalstrategiska arbetet. Vi har i granskningen inte tagit del av någon sådan sammanställning. Maj av 19

26 3. Slutsats och rekommendation Granskningens övergripande fråga har varit om kommunstyrelsen bedriver ett ändamålsenligt arbete kring kompetens- och personalförsörjning. Vår bedömning, utifrån kommunens snabba tillväxt, demografiska förändringar, ett snabbt ökat antal flyktingar och ensamkommande barn samt en ökad konkurrens om vissa personalgrupper, är att kommunstyrelsens arbete med dessa frågor behöver få ytterligare fokus. En avgörande fråga för den framtida personal- och kompetensförsörjningen är att Knivsta kommun framstår som en attraktiv arbetsgivare. Vi ha noterat att mycket görs inom det personalpolitiska området. Styrande dokument och rutiner och riktlinjer finns framtagna. Vi konstaterar också att dessa är mer anpassade till en normal personalsituation. För Knivsta kommun är personalsituation mer komplex till följd av bl a den snabba tillväxten. Vi noterar också att det finns enheter med arbetsmiljöproblem som inte är lösta. Vi har också fått synpunkter på att olika personer med olika förutsättningar skulle kunna tas till vara bättre om kommunen ska framstå som en attraktiv arbetsgivare. Granskningen indikerar också att chefernas arbete i form av förtroende, ledning, styrning och resurser behöver ses över. Granskningen indikerar att kompetensutvecklingen inte fungerar tillräckligt bra och att detta i första hand är en resursfråga. Granskningen indikerar att det saknas vissa analysverktyg i form av bl a framtida behovsbedömningar och personalomsättningsuppgifter. Våra rekommendationer: gör beräkningar av framtida personalbehov som underlag för strategiska beslut redovisa och analysera uppgifter om personalomsättning och varför personer slutar som underlag för strategiska beslut vidta åtgärder för att lösa områden med arbetsmiljöproblem utvärdera om avgångskoderna ger tillräcklig information utvärdera chefernas situation och vilket stöd som behövs utifrån behovet att vara en attraktiv arbetsgivare utvärdera personalens situation utifrån behov och möjlighet till kompetensutveckling se över organisationen för avslutningssamtal se över delaktigheten kring personalenkäten utvärdera vilka framgångsfaktorerna är för att framstå som en attraktiv arbetsgivare och ta fram strategier för personalförsörjningen utifrån Knivsta kommuns komplexa verklighet. Maj av 19

27 Peter Alm Uppdragsledare Roger Burström Projektledare Maj av 19