Dataskyddsbeskrivning för småbarnspedagogik (dagvård) klientregister

Transkript

1 Dataskyddsbeskrivning för småbarnspedagogik (dagvård) klientregister Registerbeskrivning enligt 10 och information om behandling av uppgifter enligt 24 i personuppgiftslagen (523/1999)

2 2 Registrets namn Registeransvarig Registrets ansvarspersoner Småbarnspedagogikens (dagvård) klientregister Esbo stad Nämnden Svenska rum PB ESBO STAD På resultatenhetsnivå: förvaltningschef Jaana Suihkonen Svenska bildningstjänster PB ESBO STAD På verksamhetsenhetsnivå: sakkunnig inom förvaltning Lucia Bigos Svenska bildningstjänster PB ESBO STAD Besöksadress: Kamrersvägen 3 B E-post enligt modellen fornamn.efternamn@esbo.fi Sakkunnig inom förvaltning har som uppgift att för den småbarnspedagogiska verksamhetens del på enhetsnivå bestämma vilka ansvar och förpliktelser registerföringen medför, samt besluta hur rätten att granska registeruppgifter ska verkställas och hur registeruppgifter ska korrigeras och utlämnas. Personer/enheter som sköter registerärenden Syftet med behandlingen av personuppgifter Personuppgifterna behandlas av ansvarspersonerna och av följande personer och enheter i Esbo stad: Daghemsföreståndare, barnträdgårdslärare och annan daghemspersonal som chefen har beviljat behörighet behandlar i anknytning till sina arbetsuppgifter uppgifter om barnen i inom småbarnspedagogiken i deras daghem. De personer som handlägger ärenden om småbarnspedagogik i resultatenheten Svenska bildningstjänster behandlar uppgifter i anknytning till sina arbetsuppgifter bl.a. barninvalskoordinatorerna. Tekniska systemadministratören finns i bildningssektorns stab liksom uppgifter som hör samman med dagvårdens fakturering. Affärsverket Esbo logistik sköter uppgifter som hör samman med skjuts av barn inom småbarnspedagogiken. Affärsverkssektorn handlar småbarnspedagogikens klientfakturering. På stadens uppdrag kan uppgifter också skötas av utomstående serviceproducenter (8 1 mom. 7 punkten i personuppgiftslagen, 10 i lagen om småbarnspedagogik). Ordnande av småbarnspedagogik (lagen om småbarnspedagogik) Skötsel av uppgifter som har anknytning till barnets vårdrelation inom

3 3 småbarnspedagogiken (8 1 mom. 5 punkten i personuppgiftslagen). Ur registeruppgifterna överlåts lagstadgade uppgifter om antalet barn (lagen om statsandel för kommunal basservice) Av registeruppgifterna produceras statistik för Esbo stads bruk. Vid statistikföring behandlas uppgifterna utan identifikationer. (15 1 mom. 3 punkten i personuppgiftslagen). Personuppgifter behandlas på basis av Personuppgiftslag (523/1999) Lag om småbarnspedagogik (36/1973) Förordning om barndagvård (239/1973) Lag om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000) Lag om klientavgifter inom social- och hälsovården (734/1992) Förordning om klientavgifter inom social- och hälsovården (912/1992) Registrets innehåll Barnets namn, personbeteckning, kontaktuppgifter, modersmål, kontaktspråk, uppgift om eventuell spärrmarkering Vårdnadshavarnas namn och kontaktuppgifter Uppgifter om övriga personer som bor i gemensamt hushåll med barnet Namn på syskon Vårdbehovet Uppgifter om ansökan Beslut om plats inom småbarnspedagogik Uppgifter om plats och omfattning Information om mottagande av plats och frånvaro Avtal om barndagvård Plan för barnets lärande Nödvändig information om barnets hälsotillstånd Skjutsbeslut Barnets dagliga närvarotider och frånvaron Småbarnspedagogiska stödåtgärder Anteckningar om barnets utveckling som personalen gjort på observationsschema Beskrivning av barnet i småbarnspedagogiken för samarbetsparter Uppgifter som anknyter till klientavgifterna Andra nödvändiga uppgifter som anknyter till anordnandet av småbarnspedagogik.

4 4 Regelmässiga uppgiftskällor Barnets vårdnadshavare. Anställda inom småbarnspedagogiken Övriga anställda inom det multiprofessionella samarbetsnätverket Klientuppgifterna uppdateras med uppgifter ur befolkningsregistret via ett program för kommunens invånarregister. När ett barn byter verksamhetsenhet Inom samma kommun överlåter barnets förra verksamhetsenhet barnets handlingar till den nya enheten (kommunal / köpavtalsenhet inom Esbo). Regelmässig överlåtelse av uppgifter Uppgifter om småbarnspedagogik är sekretessbelagda. Personuppgifter överlåts endast på en specificerad begäran om uppgifter till myndighet som har rätt att ta del av uppgifterna. Personer som behandlar uppgifterna har tystnadsplikt, som fortgår efter att klient- och vårdrelationen har upphört. När ett barn byter verksamhetsenhet Om barnets verksamhetsenhet byts inom samma kommun överförs barnets handlingar till den nya enheten (kommunal / köpavtalsenhet inom Esbo). Sekretessbelagt uppgifter kan överlåtas till småbarnspedagogik i annan kommun endast undantagsvis i sådana fall att uppgiften är nödvändig för att anordna eller genomföra vård, omsorg eller utbildning och uppgiften är nödvändig på grund av barnets intresse. Till privat serviceproducent kan uppgifter överlåtas endast i sådan grad som det är nödvändigt för att genomföra vård eller omsorg eller annan med detta jämförbar orsak ( 17 lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården) Förflyttning till förskoleundervisningen Småbarnspedagogiken kan med stöd av 41 i lagen om grundläggande utbildning överlåta sådana sekretessbelagda uppgifter om barnet till förskoleundervisningen som är nödvändiga för att ordna barnets vederbörliga förskoleundervisning. Småbarnspedagogikens klientfakturering sköts via faktureringssystemet Community och uppgifter från småbarnspedagogikens klientregister överförs till faktureringssystemet för detta ändamål. En datafil med uppgifter om barn som börjat och slutat i i den kommunala småbarnspedagogiken överförs veckovis till FPA med hjälp av förmedlingsservice. Uppgifterna tas från systemet Effica dagvård. För statistikföring överförs material som skapats i systemet Effica dagvård den 15 varje månad till en datalagringsserver. Materialet gäller placeringar, avgiftsbeslut, avgiftsbeslutsrader, behov av särskilt stöd, stödåtgärder,

5 5 ansökningar, personer, familjer, journalanteckningar, enhetsuppgifter och personalnärvaro. Dessutom överförs material som skapats i systemet Effica dagvård varje veckas måndag till datalagringsservern. Materialet gäller placeringar, behov av särskilt stöd, stödåtgärder, personer, ansökningar och enhetsuppgifter Överlåtelse av uppgifter utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet Principer för skydd av registret Klientuppgifter lämnas inte ut utanför Europeiska unionen eller Europeiska samarbetsområdet. Personuppgifterna skyddas mot obehörig åtkomst och mot olaglig behandling, till exempel förstöring, ändring eller överlåtelse (32 i personuppgiftslagen). Varje anställd får endast behandla de personuppgifter som den anställda behöver i sina arbetsuppgifter. Det finns bestämmelser om datasekretess i 14 och i 15 i lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården och i 24 i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Särskild uppmärksamhet fästs vid skydd av sekretessbelagda och känsliga uppgifter bland annat när arbetsprocesser beskrivs och behörighet beviljas. Uppgifterna i registret är tillgängliga för anställda inom småbarnspedagogik och ekonomiförvaltning. Dessa beviljas behörighet till uppgifterna enligt deras arbetsuppgift. Pappersmaterialet sparas bakom lås och förstörs i en dokumentförstörare. Digitala handlingar sparas i klientregistret Effica dagvård. De anställda har utgående från sina arbetsuppgifter definierade rättigheter till uppgifterna. Dagvårdens klientdatasystem Effica kan endast användas i socialnätet (snätet). S-nätet är ett lokalnät som endast används av personal hos Esbo stad. Alla som får behörighet till s-nätet godkänner en förbindelse som bland annat inkluderar tystnadsplikt. Servern är placerad i ett skyddat och övervakat rum (tjänsteproducentens serversal). Datakommunikationen mellan servern och användarnas datorer är krypterad samt skyddad med brandmurar och användar-id. Förvaring, arkivering och utplåning Vid sparande och utplåning av uppgifter iakttas arkivbildningsplanen/informationsstyrningsplanen i resultatenheten Svenska bildningstjänster samt arkivverkets gällande bestämmelser.

6 6 Information om registret till den registrerade Dataskyddsbeskrivningen finns i småbarnspedagogikens verksamhetsenheter och på Esbo stads webbplats, FI/Etjanster/Registerbeskrivningar/Personregisterbeskrivningar Den registrerades rätt till insyn Den registrerade har rätt till insyn över personregisteruppgifterna om sig själv (26 i personuppgiftslagen). För en minderårigs del utövas denna rätt av en vårdnadshavare eller annan laglig företrädare. Den registrerade/företrädaren har rätt att ta del av och titta på uppgifterna om den registrerade och att på begäran få dem utskrivna. Utövande av rätten till insyn är gratis om det förflutit över ett år sedan den registrerade senast kontrollerade uppgifterna. Begäran om insyn ställs av den registrerade vid ett personligt besök hos den registeransvarige eller i en egenhändigt undertecknad eller på ett därmed jämförbart sätt bestyrkt handling. Den som överlåter registeruppgifter försäkrar sig om den registrerade/företrädarens identitet och kontrollerar vid behov identiteten före överlåtelsen. Begäran om insyn tillställs sakkunnig inom förvaltning. Insynen ordnas utan dröjsmål. Insyn kan endast i undantagsfall förvägras (27 i personuppgiftslagen, 11 2 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet). Om överlåtelse av begärda uppgifter förvägras, ges den registrerade ett skriftligt intyg om detta. Ur intyget framgår skälet till att insyn har förvägrats. Den registrerade/företrädaren har därefter rätt att föra saken till dataombudsmannen. Rättelse av uppgift Den registeransvarige ska utan obefogat dröjsmål på eget initiativ eller på yrkande av den registrerade rätta, utplåna eller komplettera en personuppgift som ingår i ett personregister och som med hänsyn till ändamålet med behandlingen är oriktig, onödig, bristfällig eller föråldrad. (29 i personuppgiftslagen). Den registrerade/företrädaren har rätt att kräva rättelse av en uppgift. Uppgiften rättas utan obefogat dröjsmål. Begäran om rättelse ska lämnas skriftligt. Den som överlåter registeruppgifter försäkrar sig om den registrerade/företrädarens identitet och kontrollerar vid behov identiteten före överlåtelsen.

7 7 Begäran om rättelse tillställs sakkunnig inom förvaltning. Om rättelse av uppgifter förvägras, ges den registrerade ett skriftligt intyg om detta. Ur intyget framgår skälet till att insyn har förvägrats. Den registrerade/företrädaren har därefter rätt att föra saken till dataombudsmannen.