Frida Sävfält Effektivitetsrevision 1 på Riksrevisionen

Transkript

1 Jag heter Frida Sävfält och har praktiserat på Riksrevisionen, inom programmet Staten och vården på avdelningen Effektivitetsrevision 1. Min tidigare utbildning är att jag har en kandidatexamen i Offentlig förvaltning vid Göteborgs universitet. Riksrevisionen ligger på Nybrogatan 55, Stockholm. Detta är min praktikrapport. En kortare allmän beskrivning av praktikplatsen Riksrevisionen (RiR) bildades 1 juli Innan dess hette myndigheten Riksrevisionsverket (RRV). Före 2003 hade regeringen varit huvudman för RRV. Vid skapandet av den nya myndigheten fick Riksrevisionen en ny huvudman hos riksdagen. Syftet med att ändra huvudman från regeringen till riksdagen var att stärka den nya riksrevisionens oberoende ställning gentemot staten. Rikrevisionen leds av tre riksrevisorer, motsvarande generaldirektörer vid andra myndigheter. Dessa väljs utav riksdagen. Till skillnad från myndigheter under regeringen så kan inte regering eller riksdag ge uppdrag till Riksrevisionen utan de är oberoende och självständiga i förhållande till sitt uppdrag. Riksrevisorerna bestämmer själva vad som ska granskas, hur det ska göras och vilka slutsatser som ska dras. Riksrevisionens uppdrag är att granska vart de statliga pengarna går och hur de används för medborgarnas räkning. Målet med granskningen av staten är att bidra till att statens resurser används på ett bra sätt och att den statliga förvaltningen styrs effektivt. Riksrevisionens roll som oberoende granskare av staten är en del regeringsformen - Med andra ord en del av Sveriges grundlag. Verksamhetens omfattning Vid Riksrevisionen finns det två huvudsakliga avdelningar kallade Årlig revision och Effektivitetsrevision. Den årliga revisionen granskar och bedömer de statliga myndigheternas årsredovisningar. Riksrevisionen ska på så vis vara en extern kontroll åt riksdagens vägnar för att säkerställa att årsredovisningarna är korrekta, tillförlitliga och ger en rättvisande bild. Därtill 1

2 kontrollerar RiR om myndigheten följer lagar och andra beslut den berör av. Under ett år granskar RiR ungefär 250 årsredovisningar. Effektivitetsrevision innebär att RiR granskar hur effektiv den statliga förvaltningen är. RiR kan granska regeringens genomförande och styrning av ett riksdagsbeslut eller regeringens uppföljning och rapportering till riksdagen. Arbetet inom effektivitetsrevisionen är uppdelat i tre avdelningar: Effektivitetsrevison 1, 2 och 3. Jag har praktiserat inom Effektivitetsrevision 1. På varje avdelning så finns det olika program som beskriver inom vilket område som granskningarna ska genomföras inom. Varje effektivitetsrevisor tillhör något program. Under min tid som praktikant har jag tillhört programmet Staten och vården. Utöver dessa två revisionsavdelningar har Riksrevisionen även en internationell avdelning kallad för Int som arbetar med internationellt utvecklingssamarbete på riksdagens uppdrag. Det finns fyra olika avdelningar: Internationellt utvecklingssamarbete, internationell samverkan och kontakter, EU-arbete samt revision av internationella organisationer. Därtill arbetar Riksrevisionen även med att ta fram och utveckla internationella riktlinjer för revision. Det internationella utvecklingssamarbetet innebär att revisorer från svenska riksrevisionen samarbetar med andra riksrevisioner i utvecklingsländer. Syftet med samarbetet är att starka kapaciteten hos dessa myndigheter. Sedan 2004, vid skapandet av den nya riksrevisionen, så har riksdagen avsatt ett särskilt anslag för RiR:s internationella utvecklingsarbete. I internationella sammanhang kallas olika länders riksrevisioner, det vill säga självständiga granskare av staten för SAI: Supreme Audit Institution. Riksrevisionen arbetar med AFROSAI-E som är Afrikas SAI:er, EUROSAI vilket är ett samlingsnamn för europeiska SAI:er liksom INTOSAI som är det samlade namnet för alla SAI:er i världen. Inom och mellan dessa SAI:er skapas det riktlinjer för revision vars syfte är att alla riksrevisioner ska följa. Därtill görs så kallade peer reviews, som innebär att en riksrevision från exempelvis Finland kommer till den svenska riksrevisionen och granskar deras arbete. 2

3 Arbetstider På RiR tillämpar de flex-tid, vilket innebär i praktiken att det finns en viss frihet i att bestämma själv när man vill börja respektive sluta sin arbetsdag. Därtill finns det en stor frihet för de anställda att meddela om de vill arbeta i hemmet (AIH) en dag eller om de har gått för dagen (GFD). Allt som oftast har jag kommit och gått Om jag någon dag har behövt gå tidigare har jag haft frihet att göra det under förståelse att jag en annan dag behöver komma tidigare. Lokaler Riksrevisionens lokaler ligger mitt i hjärtat av Östermalm i Stockholm. Det är ett hus med tio våningar, varav min avdelning sitter på våning nummer 8. När jag började min praktik i januari så fanns det ett fikarum på varje våningsplan. Under våren har det påbörjats en renovering av hela huset vilket inneburit att fikarummet för vårt våningsplan inte längre blivit tillgängligt. Således har våra fikaraster förflyttats till Konferensplanet där det finns diverse sammanträdesrum och ett stort antal bord och stolar. Mitt kontor har varit i ett rum kallat för Femklövern. Det är ett kontorslandskap med fem olika kontorsplatser som har två ljuddämpande skärmar i mellan sig. I början hade jag problem med att vänja mig vid att det ibland talas omkring mig och att man hör vad de andra i femklövern säger och gör. Allt eftersom månaderna gått så har jag dock vant mig och jag har vid behov också kunnat lyssna på musik. I huset så finns det även bibliotek, vaktmästeri, gym, terass, innegård med bord och stolar samt ett rum avsett för filmvisning. En redogörelse för mina arbetsuppgifter Under min tid på Riksrevisionen så har jag varit med som praktikant i två projekt - En granskning om Vårdval, tillgänglighet och marknad inom primärvården och den andra om Statens roll inom läkemedelsområdet. Till en början så fick jag läsa in mig på de respektive granskningsområdena - Lagar, propositioner, riksdagsbeslut, regeringsuppdrag, regleringsbrev samt rapporter från myndigheter, forskning och media. Jag har sedan gjort mindre uppgifter som projektmedarbetarna har efterfrågat som tagit olika lång tid men i snitt har varje uppgift tagit 2-3 veckor. I stort har uppgifterna varit att sammanställa olika dokument till ett eller att svara på en specifik fråga/ämne utifrån olika dokument. I arbetet som effektivitetsrevisor på RiR består en stor del utav arbetet av att intervjua personer som på något sätt har anknytning till granskningen. Som praktikant har jag arbetat mycket med att förbereda 3

4 underlag för att välja vilka som vi vill intervjua, skriva frågor tillsammans med min projektgrupp till den/de vi ska träffa för intervju, medverka på ett tiotal intervjuer samt att transkribera intervjuer i efterhand. Därtill så har jag också deltagit i arbetat med att analysera intervjuerna i efterhand. Vad min specifika praktikuppgift har varit Min specifika praktikuppgift har varit att göra en överblick över hur rapportering av biverkningar av läkemedel ser ut i Sverige samt vilka projekt och problem som finns med biverkningsrapportering. Vilka arbetsmetoder jag använt mig av Främst har jag använt mig av textanalys och diskursanalys; Att genom läsning av lagar och andra policy-dokument analysera formalia, språk och kontext för att hitta bakomliggande orsaker och mönster till varför en viss policy har utformats. De arbetsmetoder jag har använt mig av har påminnt mycket av processpårning - För att hitta orsaken till ett fenomen idag så har jag fått gå tillbaka i tiden för att förstå processen fram till ett visst beslut eller policy. På ett övergripande plan är min upplevelse att jag inte har tänkt så mycket på vilken arbetsmetod jag ska använda för en viss uppgift, utan jag har mest gjort som jag har gjort innan på universitetet med liknande uppgifter, vilket har varit i linje med vad mina kollegor har förväntat sig. Sammanträden och utbildningar En vanlig vecka så har jag haft ett projektmöte och ett antal möten som bokas in allt eftersom arbetet fortskriver i de två projekten. Varannan vecka så är det programmöte (Staten och vården) samt avdelningsmöte (EFF1). Varje fredag klockan 9 så är det Fredagsmöte med alla anställda där en eller båda av riksrevisorerna informerar om veckan som gått och vad som är på gång på myndigheten. Mötet tar en halvtimme och sänds ut till Riksrevisionens andra kontor i Jönköping, Karlstad och Uppsala. Under en dag hade vi Effektivitetsdag där samtliga effektivitetsrevisorer samlades och lyssnade på föreläsare om utvärdering och granskning. Jag har rest till Uppsala och till Östersund för att medverka i intervjuer. Därutöver har jag deltagit i olika kurser under min tid på Riksrevisionen, vilka beskrivs nedan. Brain Power En kurs i snabbläsningsteknik. 4

5 Muntlig kommunikation Två dagars kurs som innebar att öva på att ha muntliga framföranden vilket tog sig form i olika röstövningar samt praktiska tips vad gäller kroppspråk och framförande. Skriva enkla och läsarvänliga rapporter och utredningar I korthet gick kursen ut på att ge tips på hur det går att undvika byråkratiskt språk utan att förlora trovärdighet. Utvärderingskurs Kursen leddes av Jan-Eric Furubo och Evert Vedung som båda har jobbat med utvärderingar under lång tid och även skrivit i en del av den litteratur om utvärdering och granskning som finns i Sverige. Kursen handlade om utvärderingens roll i samhället, om hur man kan mäta effektivitet samt olika typer av utvärderingsmetodik. EU:s beslutsprocedurer Under maj månad så gick jag denna 2 dagars kurs där vi fick träffa personer från regeringskansliet, Näringsdepartementet, Europeiska riksrevisionen samt EU-nämnden vid riksdagen. Genom dessa fick vi fördjupad information om hur EU påverkar svensk- och europeisk offentlig förvaltning. En analys av vad jag har fått ut av min praktiktid Efter att lite drygt fyra månader har gått så är det väldigt svårt för mig att summera vad jag lärt mig mer än att jag har lärt mig väldigt mycket. Jag har fått en insyn och kunskap om hur det går att arbeta med granskning och utvärdering - Så som att avgöra vilka bedömningskriterier som ska appliceras, välja avgränsningar och fokusområden liksom att komma fram till en projektplan. En för mig oväntad kunskap som jag har fått är om myndigheten i sig, allt ifrån gruppkemi till hur olika beslutsnivåer samarbetar med varandra. Förutom kunskap och färdigheter som jag kan ta med mig in i mina framtida studier och senare i arbetslivet, så har jag också lärt mig oändligt mycket om mig själv. Under min kandidatutbildning i Offentlig förvaltning så fick jag kunskap om statens närvaro i samhället, på olika nivåer och inom olika områden. Den kunskapen tycker jag att jag absolut har använt mig av under min praktiktid genom att kunna se staten som en aktör i samhället och att jag har kunskap om hur den 5

6 svenska offentliga förvaltningen är organiserad. Det är främst en teoretisk kunskap. Metodologiska kunskaper jag haft användning är kunskaper i intervjumetodik, diskursanalys, textanalys, transkribering samt att söka information och strukturera upp en analys. Praktikterminens värde som en del av min utbildning i Offentlig förvaltning skulle jag vilja beskriva som ovärderlig. För mig har det varit otroligt roligt och lärorikt att få se hur arbetet på Riksrevisionen går till. Innan min praktikperiod började hade jag Riksrevisionen som något av en dröm arbetsplats och det förblir det än idag efter min praktikperiod är över. Jag vill rekommendera alla och envar som på något sätt är intresserad av granskning att praktisera på Riksrevisionen. Rekommendationer till en framtida praktikant I generella termer Som praktikant är det lätt att vilja visa framfötterna och visa att man är duktig och kunnig. Det är lätt att känna en viss osäkerhet inför om man räcker till och om man är tillräcklig bra. Mitt första tips är att försöka slappna av, göra sitt bästa och även njuta av den tiden som man är praktikant. Först och främst är du där för att lära dig! Din praktikplats förväntar sig inte stordåd av dig som praktikant, och det är inte heller meningen. Det är en ynnest att få vara praktikant och att få känna på hur en arbetsplats fungerar utan att ha några krav på sig. Ibland när jag har blivit stressad och osäker under praktiktiden så har jag försökt att zooma ut lite och tänka Det är himla kul att jag är här och jag är här för att lära mig. Jag kan inte veta allt och det vet alla här om Det är helt okej. Ett annat råd är att försöka vara med på alla fikaraster som det bara går. Även om du har saker att göra så är fikaraster guld i gröna skogar för att lära känna kollegor och slappna av men även för att höra det senaste som händer i myndigheten. Som praktikant vill man ofta göra ett bra intryck och arbeta hårt, men fikarasterna ger så mycket mer än bara kaffe. Ett tredje tips är att vara social. Från utbildningar till after work - Ju mer du deltar i olika aktiviteter desto mer kommer du att känna dig som hemma och trivas. I specifika termer just på min praktikplats Till sin natur är arbetet på Riksrevisionen ett arbete som kräver tålamod och envishet. Rapporterna tar ungefär ett år från ax till limpa vilket är i jämförelse med universitetet en lång tid. På så sätt så kan det ta 6

7 tid att hitta underlag till en särskild uppgift eller skriva frågor till en intervju. Som praktikant kan det hända att du gör en uppgift som du får göra om flera gånger innan det blir rätt, eller att uppgiften inte visar sig bära frukt för granskningen och därmed inte används. Mitt tips är därför att ha tålamod och förståelse för att det tar tid att hitta rätt riktning i en granskning. 7