5 tips för en mer harmonisk arbetsdag

Transkript

1 5 tips för en mer harmonisk arbetsdag

2 Innehållsförteckning Förord...4 Steg Börja varje vecka med en tydlig plan...6 Steg Skriv upp allt du ska göra på ett ställe...8 Steg Lär dig att säga nej...10 Steg Fokusera på det du kan påverka...12 Steg Vad är egentligen viktigt för dig?

3 3

4 Förord Får två år sedan hade jag en intressant upplevelse, jag satt på ett plan från Malmö till Stockholm och läste en bok som hette Getting things done - The art of stress-free productivity. Jag hade en konstig känsla i kroppen, en känsla som hade smugit sig på mig och blivit mer påtaglig senaste tiden. Det var svårt att beskriva men det var en kombination av trötthet och uppgivenhet. Anledningen var att jag under en längre tid jobbat 70 timmar i veckan och hade tusen saker att tänka på dygnet runt. Jag behövde ingen läkarexamen för att se att utbrändhet låg näst på listan. Detta var anledningen till varför jag läste just den boken. Jag var skeptisk till att det skulle finnas någon bok eller metod som kunde hjälpa mig till kortare arbetsdagar eller dämpad huvudvärk. Jag blev dock förvånad över det positiva resultatet. Sedan dess har jag läst ett tiotal ytterligare böcker inom ämnet och idag har jag det svart på vitt: Jag får mer gjort på 40 timmar idag än vad jag fick på 70 timmar för två år sedan och framför allt mår jag betydligt bättre! Jag har sammanfattat vad jag lärde mig och hoppas att du kan uppleva samma resultat som jag gjorde för två år sedan. Om det dyker upp några frågor eller om det finns något jag kan hjälpa dig med så är det bara att slå mig en signal. Glöm inte att om du skulle stöta på någon som är på jakt efter ett bra säljverktyg eller som behöver hjälp med sin besöksbokning, hänvisa dom till mig så lovar jag att hjälpa dom! Med vänliga hälsningar Daniel Wikberg VD för Upsales 4

5 5

6 Steg 1 Börja varje vecka med en tydlig plan Börja veckan med att skapa en realistisk plan med vilka åtaganden, möten och mål du har i veckan. Gå igenom följande enkla steg i början av varje vecka, det tar ca minuter och gör underverk för din effektivitet! 1. Överblicka kaoset Det första steget är att få en samlad och korrekt bild över vad som "ligger och släpar". Det kan vara allt ifrån mail som skall skickas, telefonsamtal som behöver ringas, brev som ska skrivas eller möten som behöver bokas. Inventera din hjärna och skriv ned precis allt. 2. Vilka övergripande mål har du just nu? Vilka är dina övergripande mål och ansvarsområden för tillfället? Skriv ned vilka konkreta saker du kan göra för att komma närmare dina mål. 3. Sätt datum på det som ska göras denna vecka När du sammanställt allt som behöver göras och definierat saker du kan göra för att komma närmare dina mål kan du nu välja hur din vecka ska se ut. De saker som du vill eller behöver göra under veckan som kommer ger du en deadline. De saker som kan vänta sparar du tills du gör en ny plan nästa vecka. 6

7 7

8 Steg 2 Skriv upp allt du ska göra på ett ställe En förutsättning för att hjärnan skall kunna fokusera på uppgiften framför dig är att du inte belastar den i onödan. Detta innebär att det som du inte jobbar med för tillfället inte får störa dig i onödan. Tyvärr är det så att om du inte har skrivit ned allt du behöver göra på ett strukturerat och lättillgängligt sätt kommer din hjärna inte kunna slappna av. Detta beror på att hjärnan är vår inbygga alarmklocka som påminner oss om det vi behöver tänka på, om allt är nedskrivet och organiserat "litar" hjärnan på att vi fixar det och stör dig därför inte i onödan. Det magiska ordet: en todo-lista Nyckeln för att behålla fokus och inte fladdra omkring i onödan är följande: Fånga allt som dyker upp (telefonsamtal, mail, post etc.) i en todo-lista. Vänta inte med att skriva upp saker, ett bra tips är att använda mobiltelefonen för att skicka ett mail till dig själv. När du sedan kommer tillbaka till kontoret kan du tömma inkorgen och planera in sakerna i din todo-lista. 8

9 9

10 Steg 3 Lär dig att säga nej Vad gör du egentligen på dagarna och vilka är dina arbetsuppgifter. Kan det vara så att du jobbar med en massa saker som egentligen inte är ditt ansvars område? Konsten är att prioritera och välja bort saker som är irrelevanta, du kan inte vara överallt - hela tiden. Gör ett experiment och "övervaka" dig själv under en dag, skriv upp allt som dyker upp och allt du lägger energi på. Det kan vara telefonsamtal, mail, svara på frågor från kollegor, administrativa göromål etc. Sätt dig sedan ner i lugn och ro och gå igenom listan samt ställ dig följande frågor: - Var det viktigt att just jag gjorde detta? - Låg dessa uppgifter inom mitt ansvarsområde? - Styrde jag min dag eller styrde min dag mig? Egentligen är det inte så svårt utan det handlar om att lära sig de magiska orden: Jag är ledsen, men jag hinner inte hjälpa dig med det där. 10

11 11

12 Steg 4 Fokusera på det du kan påverka Ett vanligt fenomen som slukar tid energi och skapar frustration är att vi tänker för mycket. Att tänka är i och för sig bra men när det övergår i att grubbla över saker som ligger helt utanför vår kontroll skapar du en negativ stress i onödan. Din hjärna har en otrolig kapacitet att utföra stordåd om du låter den slappna av och fokusera på det som är viktigt för stunden. Nyckeln är att kunna "släppa" sånt som du inte kan göra något åt för tillfället. Nedan är ett exempel: En kund som strular med betalningen Alla har varit med om detta; du har gjort en affär, levererat enligt avtal men kunden vägrar betala. Du har pratat med kunden, skickat påminnelse och gjort allt som står i din makt. Val 1: Grubbla Du låter detta gnaga i bakhuvudet och störa fokus så du inte kan koncentrera dig på det du behöver göra. Trots att du faktiskt inte kan göra så mycket för tillfället. Val 2: Fokusera på vad du kan göra Du kan skapa en policy eller rutin med kreditupplysning för att förhindra att detta händer igen. Sätt upp ett datum för när du ska tala med kunden igen och låt dig inte störas igen innan det datumet. 12

13 13

14 Steg 5 Vad är egentligen viktigt för dig? Finns det saker som du vet att du borde göra men aldrig hinner med? Detta är oftast de saker som är viktigast för dig men som du gärna skjuter upp på grund av telefon- samtalen som behöver ringas, mailen som måste skickas och mötena som behöver förberedas. Ett bra knep för att få mer gjort av de viktiga övergripande uppgifterna är att planera dessa först och lägga dem högst upp i din todo-lista. Prioritera minst två-tre saker varje vecka som är långsiktiga och som hjälper dig att utveckla ditt arbete. Gör en "deal" med dig själv att du ska ha gjort detta när veckan är slut och genomför det till varje pris. 14