Praktikrapport från Lundby stadsdelsförvaltning i Göteborg

Transkript

1 Praktikrapport från Lundby stadsdelsförvaltning i Göteborg Beskrivning av praktikplatsen Jag genomförde min praktik på avdelningen för information, fritid och kultur i Lundby stadsdelsförvaltning på Hisingen. Denna avdelning är en av sju olika avdelningar som finns inom Lundby stadsdelsförvaltning och som tillsammans utgör en av de 21 stadsdelsförvaltningarna som finns inom Göteborg Stad. Den organisatoriska modellen ser ut som nedan: Göteborgs Stad Lundby Stadsdelsnämnd Stadsdelsnämnden styrs av fritidspolitiker som fattar beslut om den kommunala servicen i Lundby som t.ex. hemtjänst, barnomsorg och skola. I sociala utskottet sitter några av de politiker som också återfinns i stadsdelsnämnden och de beslutar om sociala frågor i personärenden. Stadsdelschefen är stadsdelens högste tjänsteman och har det övergripande ansvaret för förvaltningens arbete. Stadsdelsförvaltningens uppgift är bereda och implementera de beslut som fattas i nämnden. I Lundby stadsdelsnämnd finns ca 2000

2 anställda. Varje avdelning har i sin tur olika ansvarsområden och avdelningen för information, fritid och kultur ansvarar för stadsdelens kulturskola, miljöarbetet i stadsdelen, evenemang i Flunsåsparken (folkpark), föreningslivet, information till medborgarna via stadsdelstidningen, medborgarkontoret, nyheter från förvaltningen via mail till medborgarna samt utlämnade av handlingar via diariet. Dessutom sköter denna avdelning frågor om stadsplanering, folkhälsa och kvalitetsarbetet (inom hela förvaltningen). Avdelningen styrs av en verksamhetschef som tillsammans med de andra verksamhetscheferna, och stadsdelschefen, utgör den s.k. förvaltningsledningen. De enskilda tjänstemännen på avdelningen har i sin tur ett eget ansvarområde. Informatören har t.ex. ansvaret för att förvaltningens hushållstidning fylls med ett innehåll och ges ut med ett antal nummer per år. Miljösamordnaren planerar och utvecklar miljöarbetet inom stadsdelen. Vanligt förekommande arbetsuppgifter är att skriva tjänsteutlåtanden om en viss fråga som stadsdelsnämnden är ombedd att yttra sig om, stadsdelsnämnden fungerar således många gånger som en remissinstans. Inom informationsavdelningen handlar dessa ärenden ofta om plan- och byggfrågor eftersom det är denna avdelning som har ansvaret för denna typ av frågor i förvaltningen. När det gäller lokalerna har min placering varit i stadsdelshuset på Wieselgrensgatan 11. Jag fick omgående en egen arbetsplats med dator och delade rum med tre andra personer. Stadsdelshuset är kärnan för den administrativa verksamheten och här sitter förvaltningsledningen. I huset finns dessutom sammanträdeslokaler, där nämnden sammanträder, medborgarkontoret samt bibliotek. Mina arbetstider har varit mellan klockan , måndag till fredag. Arbetsuppgifter under praktiken Jag har haft väldigt varierande och roliga arbetsuppgifter under praktiktiden i Lundby. Inte långt efter det att jag börjat min praktik i augusti fick jag vara med och representera Lundby stadsdelsförvaltning på Bomässan som hölls i Eriksbergshallen i början av september. Förvaltningen hade en monter med broschyrer och informationsmaterial om Lundby och tillsammans med övriga medarbetare turades vi om att stå i montern. Vi hjälpte allmänheten med frågor kring servicen Lundby, vem man skall kontakta i en viss fråga etc. Eftersom jag själv inte visste så mycket om Lundby vid det här laget var mässan väldigt nyttig eftersom jag fick lära känna många av de som arbetar i förvaltningen samtidigt som jag lärde mig mycket om stadsdelen i övrigt.

3 I början av praktiken fick jag en övergripande introduktion av de anställda på min avdelning. Varje tjänsteman fick berätta om sina specifika arbetsuppgifter och metoder som de arbetar med. Denna introduktion var väldigt nyttig eftersom jag snabbt fick en bra överblick av avdelningens uppbyggnad och verksamhetsområden. Dessutom lärde jag känna medarbetarna på ett tidigt plan vilket också var positivt. Som beskrivits i praktikuppgiften var det arbetet med en områdesbeskrivning av industriområdet Östra Kvillebäcken som jag fick som första egna uppgift och som jag lade ner mest tid på under praktiken. Beskrivningen av området, som förslummats och förfallit på senare år, skulle innehålla uppgifter om brottslighet, verksamheter, brandskydd, ägandebild etc. Denna beskrivning skulle i sin tur fungera som ett informationsunderlag på ett kommande rådslag om området i december. Något som jag också lade ner mycket tid på var att följa nämndsekreteraren tillika min handledare i hans arbete. Denna person ansvarar bl.a. för att skriva protokoll under nämndsammanträdena och presidiemötena d.v.s. mötena inför nämnden. Han gör också föredragningslistan, expedierar protokollet samt sköter kontakterna mellan politikerna och tjänstemännen i stort. För att jag skulle få övning i protokollskrivning fick jag inför varje nämndmöte läsa in mig på ärendena och sedan skriva ett protokoll som jag och min handledare sedan gick igenom och diskuterade. Detta var en mycket bra övning där jag lärde mig hur ett protokoll skall se ut i fråga om beslut, yrkanden, voteringar etc. Tillsammans med min handledare deltog jag även i en arbetsgrupp som skulle ta fram ett koncept till ett nytt lokalt torg i Sannegårdshamnen på Hisingen. Vi träffades några gånger för att diskutera vad som är viktigt att ta hänsyn till när man utformar torg i allmänhet. Vi besökte dessutom flera lokala torg i Göteborg för att få ytterligare idéer. Eftersom jag hade ansvaret för informationsmaterialet om Östra Kvillebäcken deltog jag dessutom i en samverkansgrupp bestående av personal från stadsbyggnadskontoret samt fastighetsägare i området. Syftet med denna grupp var att få igång en diskussion om vad fastighetsägarna själva kan göra på kort sikt för att förbättra områdets status. Jag fick presentera förvaltningens synpunkter och mitt eget arbete med att kartlägga området. Ett arbete som jag påbörjade, men som jag inte hann slutföra innan praktikterminens slut, var en läsvärdesundersökning av förvaltningens stadsdelstidning. Detta arbete var av mer vetenskaplig karaktär där jag utarbetade en modell för att analysera förvaltningens information och kommunikation med medborgarna. Jag formulerade frågor och gjorde enkäter som jag skickade ut till slumpmässigt utvalda invånare i Lundby. Den statistiska

4 analysen och slutsatserna kommer jag att arbeta med under den tid som jag vikarierar i förvaltningen. Andra projekt jag varit involverad i är de miljöfester som anordnas av förvaltningen. Detta är dagar med miljöteman då den avdelning som jag praktiserad på finns på ett av de lokala torgen i stadsdelen för att dela ut broschyrer, informera om Lundby Stadsdelsförvaltning i stort och sälja miljö- och kravmärkta produkter. Arrangemanget är något av en folkfest eftersom avdelningen samtidigt planerar in andra aktiviteter så som loppmarknad, lotteriförsäljning och kafeteria och de brukar vara mycket uppskattade eftersom de lokala torgen får liv. Under ett par dagar arbetade jag i det s.k. medborgarkontoret som finns i stadsdelshuset och vars uppgift är att hjälpa människor med frågor som rör förvaltningen men också med frågor som berör andra myndigheters verksamheter. Eftersom medborgarkontoret ligger i anslutning till biblioteket passerar här mycket människor och många stannar till för att ställa frågor. Jag genomgick också en tvådagarsutbildning i processledning. Processledning handlar om att identifiera alla de steg processer som man måste ta sig igenom från det att man startar en viss arbetsuppgift till det att den är färdig. Det kan vara vardagliga, mindre arbetsuppgifter och ofta finns det moment i arbetet processen som gör att arbetet blir ineffektivt och tar längre tid än nödvändigt. Jag fick utbildning i hur man gör för att hitta dessa ineffektiva delar i en process och hur man ta bort dem för att få processen att flyta bättre. Jag deltog också i avdelningsmöten, där hela avdelningen samlades för att gå igenom och planera arbetsuppgifter en gång i månaden. Analys av praktiktiden Jag vill börja med att säga att jag tycker att jag varit på en praktikplats som jag är väldigt nöjd med och som arbetar med den typen av frågor som också har ställts i de teoretiska delarna av min utbildning. Frågor om makt och demokrati är sådana som stått i fokus för min utbildning pol.mag med inriktning statsvetenskap och förvaltningen arbetar aktivt med demokratioch inflytandefrågor och strävar efter att invånarna skall känna sig delaktiga i den lokala politiken i Lundby. Exempel på detta är att alla nämnsammanträdena är öppna för allmänheten, frågestunder med lokala politiker, förekomsten av ett medborgarkontor som ger service till invånarna, rådslagsarrangemang för att få invånarnas synpunkter etc.

5 Jag tycker också att jag haft användning av mina teoretiska kunskaper under praktiktiden. Kunskaper om sammanträdesteknik, den kommunala förvaltningens uppbyggnad och arbetssätt samt kunskaper i kommunal- och förvaltningslagen är sådant som jag läst inom ramen för ämnet administrativ teknik och som kommit till användning, främst i arbetet med nämndens sammanträden och protokollskrivningen. Förhållandet mellan politiker och tjänstemän i fråga om makt, ansvar och beslut är sådant som behandlas i den statsvetenskapliga litteraturen och som jag försökt förhålla mig till under min tid som tjänsteman i förvaltningen. Min praktikuppgift om Östra Kvillebäcken hade ingen vetenskaplig ingång men under arbetet med detta projekt hade jag förstås nytta av mina akademiska erfarenheter i stort eftersom det ställde krav på planering, insamling av data samt viss sammanfattning av litteratur på området. Som tidigare nämnts fick jag omgående information om min specifika praktikuppgift och jag lärde också känna personalen på avdelningen på ett tidigt stadium som ett resultat av den introduktion jag fick. Arbetsuppgifterna har varit varierande och jag har varit involverad i många av förvaltningens ansvarsområden som t.ex. medborgarkontor, stadsdelsnämnden, miljöarbetet, informationsarbete, folkhälsoarbete m.m. Förutom praktikuppgiften arbetade jag självständigt med en läsvärdesundersökning av stadsdelstidningen i Lundby. Informatören önskade sig en statistik undersökning om hur läsarna uppfattar tidningen och vilka förändringar förvaltningen skulle kunna göra av tidningen för att informationen till invånarna skall bli bättre. Detta arbete hade en vetenskaplig ingång och var mer av karaktären från ax till limpa där jag läste in teori, formulerade en problemställning, utarbetade en analysmodell, samt konstruerade frågor och enkäter. I detta arbete kom således mina kunskaper i vetenskaplig teori och metod till direkt användning. Mina kunskaper i statistik har förstås också varit väldigt nyttiga i detta arbete. Detta var dock något av ett sidoprojekt och därför blev jag heller inte färdig med undersökningen inom ramen för praktiktiden, vilket också är anledningen till att jag inte redovisar undersökningen som min praktikuppgift. När det sedan gäller hur handledningsarbetet har fungerat tycker jag att det varit ganska bra. Jag fick en bra introduktion av arbetsplatsen av min handledare och han har också varit väldigt hjälpsam när jag haft frågor om saker och ting. På sätt och vis kan man säga att min chef också fungerat som en slags handledare eftersom det var hon som gav mig de flesta arbetsuppgifterna under praktiken. Min handledare var inte så involverad i upplägget av mina arbetsuppgifter utan det var min chef som beslutade om inriktning på min praktikuppgift, arbetsrutiner etc.

6 Mycket har varit bra på min praktikplats men det finns förstås saker som kan göras bättre. De första 2-3 veckorna var ganska sega, delvis beroende på min allmänna vilsenhet men också för att jag tyckte jag saknade relevanta arbetsuppgifter. Visserligen fick jag ganska omgående min praktikuppgift att börja jobba med men syftet och upplägget kändes inte helt genomtänkt från förvaltningens sida. Tidplan saknades till en början och mer exakta uppgifter om vad som skulle ingå i beskrivningen kunde min chef inte ge mig. Så småningom gav det sig och jag och min chef utarbetade ett förslag till innehåll. En annan sak, som jag inte var helt nöjd med, var att min chef, dagen innan vi skulle redovisa min områdesbeskrivning på rådslaget, fick för sig att delar av den skulle ändras. Hon var hela tiden införstådd i vad jag gjort och hur beskrivningen skulle se ut slutligen eftersom det var hon som gett mig direktiven men ville ändå se förändringar. Jag genomförde därför en maratonförändring av mitt arbete och var efter detta helt utmattad och något konfunderad över de dubbla budskapen. Förutom dessa saker tycker jag att det mesta gått väldigt smidigt. Rekommendationer till framtida praktikanter Som praktikant tror jag det är viktigt att visa att man är ambitiös, att man är nyutexaminerad och hungrig på att jobba. Jag engagerade mig kors och tvärs över hela min avdelning och det var tidvis jobbigt att ha så mycket inplanerat, t.o.m. vissa helger. Det jag tjänade på detta var att jag snabbt fick en bra överblick över stadsdelsförvaltningen som organisation vilket var en klar fördel i mitt dagliga arbete. För min del tror jag också att jag fick möjligheten till ett vikariat, mycket tack vare att jag engagerade mig och tog på mig många uppgifter. På en stadsdelsförvaltning finns det möjlighet att göra praktik för personer med en mängd utbildningar. Socionomer, ekonomer och statsvetare är bara några exempel på relevanta utbildningar. På avdelningen för information, fritid och kultur tyckte jag att jag hade stor nytta av min statsvetenskapliga utbildning. Administrativ teknik och andra förvaltningsinriktade utbildningar är förstås till stor hjälp eftersom du redan har en grundläggande kunskap om vad förvaltningsarbetet innebär. Sedan gäller det förstås att man har social kompetens eftersom man kommer i kontakt och arbetar med många människor på en förvaltning samtidigt som du skall ge service till satsdelens invånare.