Användarhandledning. Lifecare Behörigheter

Transkript

1 Lifecare Behörigheter

2 Healthcare & Welfare Sida 2/16 Innehållsförteckning 1 Beskrivning Behörighet för användare Visa de behörigheter som finns registrerade Skapa nya behörigheter Ta bort behörigheter Ändra behörigheter Exportera behörigheter Decentraliserat behörighetsansvar Standardroller Education behörighetsansvarig Områdesansvarig Förskolepersonal Förskoleschef Måltidspersonal - Förskola Schemaläggare - Förskola Visa ersättningar Importera behörigheter... 11

3 Healthcare & Welfare Sida 3/16 1 Beskrivning Den här beskrivningen är till för dig som fått ansvaret att tilldela behörighet till de användare som ska använda funktioner i Lifecare. För det ändamålet kan du använda funktionen Personal behörighetsroll för att knyta användare till en roll i en viss del av organisationen. Roller. I Lifecare finns det roller. Varje roll innehåller en eller flera funktioner. Vid leverans av systemet följer det med ett antal standardroller som är skapade av Tieto. Tanken är att i ett senare skede ska det vara möjligt att beställa kundspecifika roller av Tieto om det behovet finns. Organisation. Med organisation menas förskolor, dagbarnvårdare, skolor samt fritidshem. För att enklare kunna definiera en användares rätt till en större del av organisationen kan begrepp som område och regi användas. Genom att kombinera roll och organisation erhåller användaren sin behörighet. Decentraliserad behörighet Det finns möjlighet att arbeta med decentraliserat behörighetsansvar. Med det menas att du har möjligt att tilldela en användare rätten att i sin tur tilldela andra användare behörigheter inom en viss del av organisationen.

4 Healthcare & Welfare Sida 4/16 2 Behörighet för användare För det ändamålet använder du funktionen Personal behörighetsroll. 2.1 Visa de behörigheter som finns registrerade Den övre delen består av funktion för att göra sökning bland de registreringar som finns. Personnummer = Du kan söka på del av personnummer eller del av namn. Systemet visar en lista på personer beroende på dina urval. Roll = Här väljer du relevant roll.

5 Healthcare & Welfare Sida 5/16 Tid (Fr.o.m. T.o.m.) = Används om man vill söka fram användare med behörighet inom ett visst datumintervall. Exakt, söker fram användare som har en behörighet på det Fr.o.m. datum som du har angivit. Pågående, tar inte hänsyn till några datum utan söker fram alla användare som har en pågående behörighet Inom, söker fram användare som har behörighet från och med angivet Fr.o.m. datum och framåt. Område = Söker fram användare som har behörighet på valt område. Enhet = Söker fram användare som har behörighet på vald enhet. Man kan ej kombinera sökbegreppen Område och Enhet. Avdelning = Söker fram användare som har behörighet på vald avdelning. Skolform = Används för att söka fram användare som har behörighet till en viss skolform. Regi = Används för att söka fram användare som har behörighet till en viss regi. Gör dina urval i fälten och tryck på knappen I den undre delen visas resultatet av din sökning.

6 Healthcare & Welfare Sida 6/16 Om du vill få plats med fler rader på bilden kan du trycka på Dölj urval (sker automatiskt vid klick på sökknappen). Vill du ändra ditt urval klickar du på Ändra urval. Varje rad representerar en användare, rollen samt organisationen. Det innebär att samma användare kan finnas på flera rader. Du kan trycka på knappen Inställningar för att påverka det du ser. Då visas en förteckning där du kan markera vilka kolumner du vill se. Dessutom kan du begränsa det maximala antalet rader som ska visas i ditt resultat. 2.2 Skapa nya behörigheter Om du vill lägga upp en ny behörighet trycker du på knappen Lägg till. Du kommer då till en ny vy där man får välja vilken typ av personalbehörighet du vill skapa. Du kan välja på att lägga behörighet på Område, Område och skolform, Område och regi, Enhet, Enhet och skolform, Avdelning eller Dagbarnvårdare. För att gå vidare klickar du på länken för den typ av personalbehörighet du vill skapa

7 Healthcare & Welfare Sida 7/16 Nedan visas ett exempel för att lägga till en användare med behörighet på en enhet Användare. I fältet personnummer väljer du användare. Personen måste finnas i personregistret. Du kan söka på del av personnummer eller del av namn. Systemet visar en lista på personer beroende på dina urval. Roll. I fältet roll väljer du vilken roll användaren ska vara behörig till. När du gjort det visas det på den högra sidan vad rollen innehåller. Du ska tilldela rollen Förskolepersonal till den personal som ska använda planering förskola. Organisation. Välj den enhet som användaren ska vara behörig till.

8 Healthcare & Welfare Sida 8/16 För en användare av planering förskola innebär det att den del av organisationen du tilldelar blir synlig och valbar i avdelningsväljaren. 2.3 Ta bort behörigheter För att ta bort en behörighet markerar du en rad och trycker på knappen

9 Healthcare & Welfare Sida 9/ Ändra behörigheter För att ändra en behörighet klickar du på länken ändra längst till höger på raden. 2.5 Exportera behörigheter För att exportera behörigheter markera du dom rader som du vill exportera och klickar på knappen Exportera. 3 Decentraliserat behörighetsansvar Du som är knuten till rollen Education behörighetsanvarig har högsta behörighet och kan tilldela behörigheter till alla användare i hela kommunen. Du kan dessutom tilldela en annan användare möjlighet att i sin tur tilldela behörighet till andra användare i en begränsad del av organisationen. I de fallen är det rollen Områdesansvarig som du ska knyta till användarna. Exempel 1.

10 Healthcare & Welfare Sida 10/16 Personen kan tilldela behörigheter till andra personer på förskolan Bäcks förskola. Exempel 2. Person kan tilldela behörigheter till andra personer för enheter i privat regi i området Tuna.

11 Healthcare & Welfare Sida 11/16 4 Standardroller 4.1 Education behörighetsansvarig Innehåller funktionen Personalroll för att tilldela all behörighet i Lifecare 4.2 Områdesansvarig. Innehåller funktionen Personalroll för att tilldela behörigheter till andra användare inom en del av organisationen. 4.3 Förskolepersonal Innehåller funktioner för: Närvaroregistrering Ändra närvaro tider Närvaroöversikt (dag och vecka) Frånvaroregistrering (tillfällig schematid, heldagsfrånvaro och planerad frånvaro) Kontaktpersoner och kontaktuppgifter (se, ändra och lägga till) Skicka meddelande Se och skriva informations meddelande Konfiguration väggskärm Planering och uppföljning (Antal barn med verklig tid, Antal barn med planerad tid, Antal barn med verklig tid/planerad tid, Antal barn/personal med planerad tid, Framtida förändringar) Personalschema (Ta bort schema, Exportera schema, Ändra schema, Skapa nytt schema) Lovplanering

12 Healthcare & Welfare Sida 12/ Förskolechef Innehåller funktioner för: Ändra närvaro tider Närvaroöversikt (dag och vecka) Frånvaroregistrering (tillfällig schematid och heldagsfrånvaro) Kontaktpersoner och kontaktuppgifter (se, ändra och lägga till) Skicka meddelande Se och skriva informations meddelande Konfiguration väggskärm Planering och uppföljning (Antal barn med verklig tid, Antal barn med planerad tid, Antal barn med verklig tid/planerad tid, Antal barn/personal med planerad tid, Antal närvarande barn just nu, Framtida förändringar) Personalschema (Ta bort schema, Exportera schema, Ändra schema, Skapa nytt schema) Schemaläggare Lovplanering 4.5 Måltidspersonal - Förskola Innehåller funktioner för: Närvaroöversikt (dag och vecka) 4.6 Schemaläggare - Förskola Innehåller funktioner för: Schemaläggare (Ta bort schema, Exportera schema, Ändra schema, Skapa nytt schema på den personal som du har behörighet att se)

13 Healthcare & Welfare Sida 13/ Visa ersättningar Innehåller funktioner för: Ersättningar Exportera till Excel 5 Importera behörigheter Man har möjlighet att importera personal som redan finns registrerade i befintligt system in till behörighetssystemet i Lifecare. Man måste ha rättigheter till rollen Education behörighetsansvarig för att få tillgång till import funktionen. Klicka på knappen importera för att komma vidare till import vyn. Data som ska importeras kan man få ut från anställning och aktivitetssöken i Procapita (BoU Anställning - Sökverktyg och BoU Aktivitet Sökverktyg), man kan även hämta data från ett annat register eller manuellt skapa upp import filen. Anställning

14 Healthcare & Welfare Sida 14/16 Aktivitet Annat/manuellt Filen som ska importeras ska vara semikolonseparerad och enligt nedan format. Viktigt att termerna följer ordning och namnsättningen enligt exemplen nedan. Från anställningssöken: Personnr;AnstFrom;AnstTom;Avdelning;Skolenhet;Område Eller Personnr;AnstFrom;AnstTom;Avdelning;Boenhet;Område T ex, ; ; ;Reveljen;Magleskolan;Barn och Skoln Söder; Från aktivitetssöken: Personnr;FromDatum;TomDatum;Avdelning;Enhet T ex, ; ; ;Reveljen;Magleskolan

15 Healthcare & Welfare Sida 15/16 Från annat/manuellt register: Personnr;AnstFrom;AnstTom;Avdelning;Skolenhet;Område Eller Personnr;AnstFrom;AnstTom;Avdelning;Boenhet;Område T ex, ; ; ;Reveljen;Magleskolan;Barn och Skoln Söder; Ett exempel på hur import filen kan se ut, (först i filen blir en rad med rubrik sen kommer data med dom personer man vill importera) Personnr;AnstFrom;AnstTom;Avdelning;Skolenhet;Område ; ; ;Reveljen;Magleskolan;Barn och Skoln Söder; ; ; ;Reveljen;Magleskolan;Barn och Skoln Söder; ; ; ;Reveljen;Magleskolan;Barn och Skoln Söder; ; ; ;Reveljen;Magleskolan;Barn och Skoln Söder; ; ; ;Reveljen;Magleskolan;Barn och Skoln Söder; ; ; ;Reveljen;Magleskolan;Barn och Skoln Söder; För att hämta filen som ska importeras klickar man på bläddra och väljer aktuell fil. Man måste även välja roll och observera att alla personer i filen får vald roll. Klicka på knappen starta import för att börja importen till behörighetssystemet. När man har kört importen så får man information om importen gick bra eller om det var någon rad i filen som inte gick att importera. Klicka på länken Visa i loggbok för att se utökad information av befintliga loggar.

16 Healthcare & Welfare Sida 16/16