INNEHÅLL... 2 INNAN DU BÖRJAR...

Transkript

1 2003 Bokföring Handbok HOLT AB Alla rättigheter förbehålles. Innehållet i detta dokument kan ändras utan föregående meddelande och representerar inget åtagande från HOLT AB. Denna handbok får ej, i någon del, kopieras, reproduceras, överföras till annat medium eller översättas utan skriftligt tillstånd från HOLT AB. Programvaran som beskrivs i detta dokument, ställs till förfogande under licensavtal eller annan överenskommelse. Programmet får enbart användas och kopieras i enlighet med avtalet. Det är lagstridigt att kopiera programmet till band, diskett eller något annat maskinellt läsbart medium för något som helst annat bruk än användarens privata. Utgåva februari 2003

2 Innehåll INNEHÅLL... 2 INNAN DU BÖRJAR... 3 DENNA HANDBOK... 3 VAD DU BEHÖVER... 3 VIKTIGA BEGREPP... 4 INSTALLERA HOLT BOK... 4 SÄKERHETSKOPIERING... 5 Tregenerationskopiering... 5 INTRODUKTION... 6 BÖRJA ANVÄNDA HOLT BOK... 6 REFERENS... FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. APPLE-MENYN (MACOS)... FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. HJÄLP-MENYN (WINDOWS)... FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. Om HOLT Bok... 9 Systemdatum (MacOS)...Fel! Bokmärket är inte definierat. Systemdatum (Windows)...Fel! Bokmärket är inte definierat. ARKIV-MENYN... FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. Företag Export Import Underhåll Rapporter Inställningar Avsluta REDIGERA-MENYN REGISTER-MENYN Verifikat Konton Automatkonteringar Objekt Budget Ingående saldon INDEX

3 Innan du börjar Denna handbok Denna handbok är inte en lärobok i administration eller någon instruktionsbok för din dator utan bör kompletteras med annan litteratur eller kurser. Handboken förutsätter att du är väl insatt i det mest grundläggande arbetssättet för din dator. Det här avsnittet, Innan du börjar, hjälper dig med de förberedelser som behövs för att kunna använda programmet på ett riktigt sätt. Det går igenom en del datatekniska förutsättningar som inte direkt har med dina administrativa rutiner att göra. I avsnittet, Introduktion, får du lära dig de viktigaste funktionerna i programmet. Det avsnittet använder du när du för första gången skall använda programmet. Samt när du kanske är osäker på hur en rutin som du inte använt på länge fungerar. I avsnittet Referens går vi igenom varje menyval, meny för meny. Det avsnittet kan du använda för att få lite mer information än vad du finner i Introduktion. Det finns även ytterligare rutiner som inte tas upp i Introduktion, utan bara beskrivs i referens delen. Blir du osäker på hur en viss rutin fungerar bör du alltså slå upp det i referens delen. Vad du behöver (MacOS) Power Macintosh MacOS 8.5 eller senare 64 MB RAM minne 800x600 skärm (Windows) Pentium 233 minimum Windows 95, 98, NT. 64 MB RAM minne 800x600 skärm Skrivare Programmet fungerar tillsammans med de flesta på marknaden förekommande Laser- och bläckstråleskrivare vare sig dom är anslutna direkt till din dator eller tillgängliga via ett till din dator anslutet nätverk. Papper Du använder vanligt papper för din skrivare i A4 format. Programmet Naturligtvis måste du ha införskaffat programmet. 3

4 Viktiga begrepp Här beskrivs några begrepp, som kan vara bra att känna till när du läser denna handbok. HOLT Bok Fält. Ett fält innehåller ett stycke information, t ex ett kundnummer, en adressrad eller ett belopp. De fält där du kan mata in uppgifter markeras med en ram runt fältet. Post. En post består av flera fält. Exempelvis utgör all information om en kund, en produkt eller en faktura en post. Register. Med register menas en samling poster. Sålunda utgör alla kunder ett kundregister. Alla produkter ett produktregister. Makulera. Om du vill ta bort en post i ett register gör du det genom att makulera posten. Observera att du inte kan få tillbaka en post som du en gång har makulerat. Installera HOLT Bok Så här installerar du programmet på din hårddisk. Du bör vara bekant med grunderna i hur du använder din dator. (Mac OS) 1. Placera cd-romskivan i cd-rom enheten. 2. Öppna cd-romskivan. 3. Dra mappen HOLT Bok till din hårddisk. 4. Starta programmet genom att öppna filen HOLT Bok, som finns i mappen HOLT Bok. (Windows) 1. Placera cd-romskivan i cd-rom enheten. 2. Öppna cd-romskivan. 3. Starta programmet Install, och följ instruktionerna på skärmen 4. Efter installationen använder du Startknappen, eller ikonen på skrivbordet för att starta HOLT Bok. Efter installationen Efter installationen bör du ordna säker förvaring av dina originalskivor. Tänk på att skivorna är känsliga för värme, exempelvis vid brand. Enligt licensavtalet är du också skyldig att se till att ingen obehörig kan kopiera dina skivor. 4

5 Säkerhetskopiering Det finns många faror som hotar ditt datasystem. Stöld, brand, datavirus, strömavbrott eller felaktig användning kan göra att data går förlorad. Det går inte att helt skydda sig mot dessa faror. Men det går att minska konsekvenserna av ett haveri genom att regelbundet ta säkerhetskopior av innehållet på hårddisken. När du skall säkerhetskopiera HOLT Bok är det lättast att ta en kopia på hela HOLT Bok mappen. HOLT Bok Säkerhetskopiorna kan lagras på vanliga disketter eller på databand, så kallad tape backup. Rådgör med din återförsäljare om vilken utrustning och vilka program du behöver. Tänk på att det inte räcker med att skaffa programvara och utrustning. Avgörande är att du skaffar fungerande rutiner för säkerhetskopieringen. Vem skall säkerhetskopiera? Vem kan vikariera? När skall kopiering ske? Hur skall kopior förvaras? Kontakta din återförsäljare om du vill ha råd i dessa frågor. Tregenerationskopiering Vad händer om det blir strömavbrott just när du säkerhetskopierar? Eller om det uppstår ett fel, som du upptäcker först efter det att du har säkerhetskopierat? I båda fallen blir både originalet i din hårddisk och säkerhetskopian felaktiga. Lösningen på detta problem heter tregenerationskopiering. Det innebär att du har tre generationer av HOLT Bok ett original och två kopior. Första generationen är den du arbetar med på hårddisken. Andra generationen är den kopia som du tog senast, och tredje generationen således den äldsta kopian. Genom att du har två kopior kan du alltid plocka fram den äldsta om något händer med den yngsta. När du säkerhetskopierar tar du fram den äldsta kopian och gör en ny kopia på den disketten/bandet. Den blir därmed andra generationen och den före detta andra generationen blir tredje generation. Tregenerationskopiering skall anses som ett minimum för din säkerhetskopiering. 5

6 Introduktion I det här avsnittet går vi igenom de viktigaste funktionerna i programmet. Om du aldrig använt programmet förut är det här du får hjälp. Ha gärna handboken uppslagen bredvid dig medan du använder programmet. Redogörelsen är ganska detaljerad, så vid en första anblick kan det kanske verka komplicerat. Följer du texten steg för steg kommer du dock att märka att programmet är ett lättanvänt program. Börja använda HOLT Bok Innan du kan använda programmet för din administration måste du mata in vissa grunduppgifter, som programmet behöver för sitt arbete. Dubbelklicka för ikonen för att öppna programmet. Du kommer då till denna dialogruta första gången du startar programmet. Här kan du öppna en befintlig datafil. Klicka på knappen öppna för att öppna en datafil. Har du ingen datafil klickar du knappen ny och skapar en. Tänk på att inte döpa filen till samma namn som programmet heter. Vill du komma till den här dialogrutan efter första gången du har startat programmet trycker du ner alt-tangenten efter att du har dubbelklickat på ikonen som startar programmet. Gör du inte det så kommer du till den senast använda datafilen. När du klickat på knappen ny så kommer du till denna dialogruta där du skapar en datafil. Här döper du filen och anger vart den skall sparas. Klicka på spara när du är klar. 6

7 Då hamnar du här. Fyll i ditt licensnamn och licensnummer som följer med programmet. Har du inget kan du klicka på knappen demo så fylls det i automatiskt. Denna ruta visas bara första gången du öppnar programmet. Klicka på OK när du är klar. Då kommer du hit. Här skapar du nya företag, öppnar befintliga eller raderar. För att öppna ett befintligt företag markerar du företagets namn och klickar du på välj eller dubbelklickar på företagets namn. Ska du radera markerar du och klickar på knappen radera. Vill du skapa ett nytt företag klickar du på ny post. Då kommer dialogrutan Bekräfta upp. Här klickar du på OK om du vill fortsätta. 7

8 Då hamnar du i den här dialogrutan. Här väljer du vilken kontoplan du vill ha. Den här rutan kommer bara upp när du skapar ett nytt företag. Klicka på spara när du har gjort ditt val. Då kommer du hit. Här skapar du nya företag, öppnar befintliga eller raderar. För att öppna ett befintligt företag markerar du företagets namn och klickar du på välj eller dubbelklickar på företagets namn. Ska du radera markerar du och klickar på knappen radera. Vill du skapa ett nytt företag klickar du på ny post. När du öppnar ett befintligt företag. Så kommer den här rutan upp, där du på namnlisten kan se vilket företag du jobbar med. Den kan du inte ta bort eller ändra placering på. 8

9 Referens Apple-menyn (MacOS) Hjälp-menyn (Windows) Om HOLT Bok Detta kommando öppnar ett fönster där du kan se vilken version av programmet du använder. Du tar bort fönstret genom att klicka i det. Systemdatum (MacOS) I Inställningar under rubriken Datum och tid anges Macintosh systemdatum. Se till att detta är korrekt, eftersom programmet ofta använder sig av detta datum. Systemdatum (Windows) I Kontrollpanelen under rubriken Datum och tid anges Windows systemdatum. Se till att detta är korrekt, eftersom programmet ofta använder sig av detta datum. 9

10 Arkiv-menyn Företag Under menyvalet Förtag finns dialogrutan Välj företag. Här skapar du nya företag, öppnar befintliga eller raderar företag. För att öppna ett befintligt företag markerar du företagets namn och klickar du på välj eller dubbelklickar på företagets namn. Vill du radera markerar du och klickar på knappen radera. Vill du skapa ett nytt företag klickar du på ny post. Då kommer dialogrutan Bekräfta upp. Här klickar du på OK om du vill fortsätta. 10

11 Då hamnar du i den här dialogrutan. Här väljer du vilken kontoplan du vill ha. Den här rutan kommer bara upp när du skapar ett nytt företag. Klicka på spara när du har gjort ditt val. Du återkommer då till dialogrutan Välj företag. Vill du fortsätta öppnar du det företag du vill jobba med. För att öppna ett befintligt företag markerar du och klickar på välj eller dubbelklickar på namnet. Du kan även registrera ett nytt företag genom att klicka på ny post och göra samma moment igen eller radera ett genom att markera och klicka på knappen radera. När du öppnar ett befintligt företag. Så kommer den här rutan upp, där du på namnlisten kan se vilket företag du jobbar med. Den kan du inte ta bort eller ändra placering på. 11

12 Export Under menyvalet Export finns den här dialogrutan. SIE Här kan du skapa en SIE-fil för import i tex boksluts- eller deklarations-program.. När du klickar Exportera kommer SIE-filen att skapas på det sätt som du har specificerat. Räkenskapsår. Välj vilket räkenskapsår du vill exportera. SIE-typ. Markera den typ av SIE-fil du vill skapa. 12

13 Import Under menyvalet Import finns den här dialogrutan. Automatisk Då hamnar du här och då ska du öppna mappen import. I mappen import öppnar du det du vill importera och importeringen sker då automatiskt. SIE Här kan du inte göra någonting i nuläget med i framtiden ska du kunna importera dina data. 13

14 Underhåll Under menyvalet Underhåll kan du säkerhetskopiera och öppna en tidigare sparad säkerhetskopia. Dubbelklicka på säkerhetskopiering för att skapa en säkerhetskopia och dubbelklicka på återställ säkerhetskopia för att öppna en sparad säkerhetskopia. Då får då upp en fildialogruta där du fyller i det du vill utföra. Säkerhetskopiering Har du dubbelklickat på säkerhetskopiering får du upp Spara dokument. Ange namn och plats för säkerhetskopian. Klicka på spara för att spara kopian. Återställ säkerhetskopia Dubbelklickar du på återställ säkerhetskopia kommer dialogrutan Öppna upp. För att öppna en säkerhetskopia leta upp den och öppna den. 14

15 Rapporter För att skriva ut olika rapporter går du in under Menyvalet Rapporter. Så visas den här dialogrutan. Dubbelklicka på det du vill skriva ut. Balansräkning Balansräkningen visar företagets tillgångar, skulder och det egna kapitalet, vid en given tidpunkt. Du kan använda den definition som följer med programmet eller så kan du skapa en egen. Det går också bra att anpassa standarddefinitionen så att den passar din verksamhet. Öppna listan med rapporter och dubbelklicka på Balansräkning. Då visas denna dialog. När du klickar Skriv ut kommer balansräkningen att skrivas ut på det sättet som du har specificerat. Period. Ange den period som du vill skriva ut. Du kan antingen skriva som i exemplet ovan, eller ange räkenskapsårets kod. Objekt. Ange ett objekt i det här fältet om du vill begränsa rapporten till att endast rapportera från verifikat som innehåller ett visst objekt. Om fältet är tomt, inkluderas alla verifikat, med eller utan objekt. 15

16 Objekttyp. Ange en objekttyp i det här fältet om du vill begränsa rapporten till att endast rapportera från verifikat som innehåller objekt som tillhör en viss objekttyp. Rubrik. Ange en rubrik på rapporten. Programmet föreslår en lämplig rubrik. Konton Alla. Det här alternativet innebär att alla konton som finns med i balansräkningens rapportdefinition kommer att visas. Konton Använda. Det här alternativet innebär att endast konton som blivit använda kommer att visas. Detta inkluderar konton med ingående saldon från en föregående period, även om de inte har blivit använda under rapportens period. Objekt villkor Alla. Det här alternativet innebär att alla objekt som angivits måste finnas med på varje transaktion som skall räknas. Objekt villkor Minst en. Det här alternativet innebär att minst ett av de objekt som angivits måste finnas med på varje transaktion som skall räknas. Jämförelse. Välj att jämföra med förändring, budget eller föregående år. Resultaträkning Resultaträkningen visar företagets rörelseintäkter för en viss period. Den visar också företagets rörelsekostnader, och därmed kan bruttovinsten beräknas, samt overheadkostnader så att nettovinsten kan beräknas. Öppna listan med rapporter och dubbelklicka på Resultaträkning. Då visas denna dialog. När du klickar Skriv ut kommer resultaträkningen att skrivas ut på det sättet som du har specificerat. Period. Ange den period som du vill skriva ut. Du kan antingen skriva som i exemplet ovan, eller ange räkenskapsårets kod. Objekt. Ange ett objekt i det här fältet om du vill begränsa rapporten till att endast rapportera från verifikat som innehåller ett visst objekt. Om fältet är tomt, inkluderas alla verifikat, med eller utan objekt. Objekttyp. Ange en objekttyp i det här fältet om du vill begränsa rapporten till att endast rapportera från verifikat som innehåller objekt som tillhör en viss objekttyp. Rubrik. Ange en rubrik på rapporten. Programmet föreslår en lämplig rubrik. Konton Alla. Det här alternativet innebär att alla konton som finns med i balansräkningens rapportdefinition kommer att visas. 16

17 Konton Använda. Det här alternativet innebär att endast konton som blivit använda kommer att visas. Detta inkluderar konton med ingående saldon från en föregående period, även om de inte har blivit använda under rapportens period. Objekt villkor Alla. Det här alternativet innebär att alla objekt som angivits måste finnas med på varje transaktion som skall räknas. Objekt villkor Minst en. Det här alternativet innebär att minst ett av de objekt som angivits måste finnas med på varje transaktion som skall räknas. Jämförelse. Välj att jämföra ackumulerat, budget eller föregående år. Huvudbok Huvudboken är en sammanställning av alla verifikat, sorterade efter kontonummer och sedan efter transaktionsdag. Rapportdefinitionen för huvudboken kan inte ändras. Öppna listan med rapporter och dubbelklicka på Huvudbok. Då visas denna dialog. När du klickar Skriv ut kommer huvudboken att skrivas ut på det sättet som du har specificerat. Period. Ange den period som du vill skriva ut. Du kan antingen skriva som i exemplet ovan, eller ange räkenskapsårets kod. Konto. Ange ett konto i det här fältet om du vill begränsa rapporten till att endast rapportera ett visst konto. Om fältet är tomt, inkluderas alla verifikat. Objekt. Ange ett objekt i det här fältet om du vill begränsa rapporten till att endast rapportera från verifikat som innehåller ett visst objekt. Om fältet är tomt, inkluderas alla verifikat, med eller utan objekt. Objekttyp. Ange en objekttyp i det här fältet om du vill begränsa rapporten till att endast rapportera från verifikat som innehåller objekt som tillhör en viss objekttyp. Konton Alla. Det här alternativet innebär att alla konton som finns med i balansräkningens rapportdefinition kommer att visas. Konton Använda. Det här alternativet innebär att endast konton som blivit använda kommer att visas. Detta inkluderar konton med ingående saldon från en föregående period, även om de inte har blivit använda under rapportens period. Objekt villkor Alla. Det här alternativet innebär att alla objekt som angivits måste finnas med på varje transaktion som skall räknas. Objekt villkor Minst en. Det här alternativet innebär att minst ett av de objekt som angivits måste finnas med på varje transaktion som skall räknas. 17

18 Grundbok Grundboken är en sammanställning av registrerade verifikat. Rapportens definition kan inte förändras. HOLT Bok Öppna listan med rapporter och dubbelklicka på Grundbok. Då visas denna dialog. När du klickar Skriv ut kommer grundboken att skrivas ut på det sättet som du har specificerat. Period. Ange den period som du vill skriva ut. Du kan antingen skriva som i exemplet ovan, eller ange räkenskapsårets kod. Verifikat. Ange ett verifikatnr i det här fältet om du vill begränsa rapporten till att endast rapportera ett visst verifikat. Om fältet är tomt, inkluderas alla verifikat. Kontoplan Dubbelklickar du på kontoplan kommer du direkt till dialogrutan skriv ut. Momsrapport Varje gång du skall redovisa moms skriver du ut en momsrapport. Rapporten använder du dels som underlag för din momsdeklaration och dels som underlag för det verifikat som du skall registrera. Rapporten summerar kontona för den ingående och utgående momsen för den specificerade perioden, och den visar också summan för respektive konto. Ett positivt värde innebär att du är skyldig att betala moms, ett negativt värde att du ska få tillbaka moms från skattemyndigheterna. Vi rekommenderar att så fort en momsrapport har blivit utskriven för en färdig period, ska ett verifikat registreras där momsbeloppet som ska betalas/återfås flyttas till ett redovisningskonto för moms. Det här verifikatet ska debitera kontot för utgående moms, kreditera kontot för ingående moms och skillnaden mellan dessa konton ska debiteras/krediters redovisningskonto. Det här verifikatet måste registreras med en transaktionsdag inom perioden momsen gäller, helst som det sista verifikatet i perioden. Beloppet kan sedan flyttas från redovisningskontot till ditt bank- eller postgirokonto med ett nytt verifikat då betalningen är gjord/mottagen. Du kan bland annat definiera vilka konton som skall redovisas på momsrapporten. 18

19 Öppna listan med rapporter och dubbelklicka på Momsrapport. Då visas denna dialog. När du klickar Skriv ut kommer momsrapporten att skrivas ut på det sättet som du har specificerat. Period. Ange den period som du vill skriva ut. Du kan antingen skriva som i exemplet ovan, eller ange räkenskapsårets kod. Objekt. Ange ett objekt i det här fältet om du vill begränsa rapporten till att endast rapportera från verifikat som innehåller ett visst objekt. Om fältet är tomt, inkluderas alla verifikat, med eller utan objekt. Objekttyp. Ange en objekttyp i det här fältet om du vill begränsa rapporten till att endast rapportera från verifikat som innehåller objekt som tillhör en viss objekttyp. Objekt villkor Alla. Det här alternativet innebär att alla objekt som angivits måste finnas med på varje transaktion som skall räknas. Objekt villkor Minst en. Det här alternativet innebär att minst ett av de objekt som angivits måste finnas med på varje transaktion som skall räknas. Nyckeltal När ett företag skall bedömas, dess situation och framtidsutsikter, är nyckeltalsrapporten ett användbart verktyg. Programmet tillåter dig att skapa dina egna nyckeltal, för att förbättra analyserna av hur ditt företag mår. Ett exempel kan vara att se försäljningen per kvadratmeteryta eller förhållandet mellan löner och debiterad tid. Öppna listan med rapporter och dubbelklicka på Nyckeltal. Då visas denna dialog. När du klickar Skriv ut kommer nyckeltal att skrivas ut på det sättet som du har specificerat. Period. Ange den period som du vill skriva ut. Du kan antingen skriva som i exemplet ovan, eller ange räkenskapsårets kod. Objekt. Ange ett objekt i det här fältet om du vill begränsa rapporten till att endast rapportera från verifikat som innehåller ett visst objekt. Om fältet är tomt, inkluderas alla verifikat, med eller utan objekt. 19

20 Objekttyp. Ange en objekttyp i det här fältet om du vill begränsa rapporten till att endast rapportera från verifikat som innehåller objekt som tillhör en viss objekttyp. Rubrik. Ange en rubrik på rapporten. Programmet föreslår en lämplig rubrik. Objekt villkor Alla. Det här alternativet innebär att alla objekt som angivits måste finnas med på varje transaktion som skall räknas. Objekt villkor Minst en. Det här alternativet innebär att minst ett av de objekt som angivits måste finnas med på varje transaktion som skall räknas. 20

21 Inställningar För att ändra en inställning, dubbelklicka på den inställning i listan som du vill ändra. Företagsdata I inställningen Företagsdata skriver du in företagsspecifika uppgifter som namn, adress o s v. Den här informationen används sedan vid i olika delar av programmet. För att öppna inställningen Företagsdata dubbelklickar du på Företagsdata i fönstret Inställningar. Skriv in företagsnamnet, adress och den övriga informationen. 21

22 Räkenskapsår HOLT Bok Programmet har en flerårig databas. I denna inställning kan du definiera flera räkenskapsår. För varje räkenskapsår skriver du in en kod. Koden som du anger för varje år kommer att användas som ett prefix framför de verifikat som registreras i redovisningen. Dubbelklickar du på räkenskapsår så kommer du till denna dialogruta. Kod. Ange lämplig kod t ex årtalet. Start. Räkenskapsårets startdag. Slut. Räkenskapsårets sista dag. 22

23 Definition Balansräkning HOLT Bok Balansräkningen visar företagets tillgångar, skulder och det egna kapitalet, vid en given tidpunkt. Du kan använda den definitionen av balansräkningen som följer med programmet eller så kan du definiera en din egen. Det går också bra att anpassa standarddefinitionen så att den passar din verksamhet. Du kan definiera hur strukturen ska se ut i balansräkningen så att de passar dina önskemål och behov. Följande exempel beskriver hur en balansräkning definieras. Dubbelkicka på raden 10 TILLGÅNGAR. Öppna fönstret genom att dubbelklicka på Definition Balansräkning i fönstret inställningar. Fönstret visar den balansräkning som för närvarande är definierad, rad rör rad. Raderna är definierade 10, 20, 25 o s v för att det skall finnas platts för dig att lägga till nya rader emellan. Detta fönster öppnas med definitionen av balansräkningens första rad. Numret identifierar raden i balansräkningen. Texten TILLGÅNGAR visas som en rubrik när rapporten skrivs ut. Av de tre alternativen för typ har Text blivit vald, vilket innebär att inga konton kommer att visas och ingen summa kommer att beräknas. Rad 10 är en ren textrad och används som en rubrik Spara ändringarna genom att klicka på knappen Spara, eller avbryt genom att klicka på knappen Avbryt. Dubbelklicka på raden 20 Immateriella anläggningstillgångar. Här har ett intervall av konton angivits i fältet för konton. Konton har angivits som typ för att indikera att alla angivna konton ska individuellt presenteras i rapporten. Efter det sista kontot i gruppen kommer en total för hela gruppen att skrivas ut. Kontoklassen är Tillgångar. Begreppet kontoklass beskrivs närmare under inställningen kontoklasser. 23

24 Spara ändringarna genom att klicka på knappen Spara, eller avbryt genom att klicka på knappen Avbryt. Dubbelklicka på raden 80 Summa TILLGÅNGAR. HOLT Bok Här summeras värdena från raderna 20, 25, 35, 45, 55, 65 och 75 och resultatet kommer att visas på rad 80 under rubriken Summa TILLGÅNGAR. Typen är Summa och kontoklassen är fortfarande Tillgångar. På det här sättet byggs balansräkningen upp, rad för rad. Nu är den nya balansräkningen klar att skrivas ut. Om du använder en kontoplan som överensstämmer med uppbyggnaden av BASkontoplanen bör det inte finnas någon anledning för dig att ändra definitionerna. Men det kan dock vara en god idé att göra en testurskrift av balansräkningen för att kontrollera att den innehåller exakt det som du förväntar dig. Definition Resultaträkning Resultaträkningen visar företagets rörelseintäkter för en viss period. Den visar också företagets rörelsekostnader, och därmed kan bruttovinsten beräknas, samt overheadkostnader så att nettovinsten kan beräknas. Resultaträkningens rapportdefinition definieras på samma sätt som balansräkningen. Definition Momsrapport Varje gång du ska redovisa moms skriver du ut en momsrapport. Rapporten använder du dels som underlag för din momsdeklaration och dels som underlag för det verifikat som du ska registrera. Definitionen som visas är från en svensk momsrapport, där konton från BAS-2000 har definierats. Denna kontoplan medföljer programvaran. Definitionen kan förändras för att passa din specifika verksamhet. Du kommer att behöva förändra den om du har förändrat kontoplanen eller importerat en egen. Varje rad i definitionen representerar en rad i momsrapporten. Genom att dubbelklicka på en rad, visas definitionen för denna. 24

25 Här visas ett exempel på en definition i momsrapporten. Rad. En kod som identifierar en rad som kan användas i andra raders definitioner. Text. En beskrivande text som identifierar raden i den utskrivna rapporten. Definition. Definitionen av raden i den utskrivna rapporten, exempelvis vilka konton som skall användas för att beräkna talet som skall visas, och formeln för beräkningen. Definition Nyckeltal När ett företag ska bedömas, dess situation och framtidsutsikter, är nyckeltalsrapporten ett användbart verktyg. Programmet tillåter dig att skapa dina egna nyckeltal, för att förbättra analyserna av hut ditt företag mår. Ett exempel kan vara att se försäljning per kvadratmeteryta eller förhållandet mellan löner och debiterad tid. Öppna genom att dubbelklicka på Definition Nyckeltal i listan Inställningar. Öppna en definition genom att dubbelkicka på raden. Radnr. En unik kod som identifierar varje nyckel. Koden kan användas för att hänvisa till nyckeln när den används i beräkningen av en annan nyckel Text. Namnet på nyckeltalet, som visas i rapporten. 25

26 Definition. Formeln som används för att beräkna värdet av det här nyckeltalet. Det finns flera olika kommandon för att definiera formler i fältet för definition. RESULTAT(kontonummer) Det här kommandot ger förändringen av saldot under en viss period för kontot som är angivet i parentesen. RESULTAT(3010:3999) Ger summan av förändringen för konto 3010 till 3999 för den specificerade perioden. SALDO (kontonummer) Ger utgående saldo för ett konto. Till skillnad från RESULTAT ingår här saldot från föregående perioder. Kommandot kan returnera summor från ett eller ett intervall av konton på samma sätt som RESULTAT. RAD(radnummer) Ett värde beräknat av en annan nyckel kan inkluderas i en formel. Nyckeln som hänvisningen går till måste redan vara definierad och finnas ovanför raden där den används. Om inte, används ett noll värde. MOMS(momskod:kontonummer) Det här kommandot liknar kommandot RESULTAT, men i beräkningen av förändringen för specificerade konton, ingår endast verifikat med den angivna momskoden. Kommandot kan returnera summor från ett eller flera konton på samma sätt som för RESULTAT. INV(värde) Kommandot inverterar värdet angivet inom parentesen. Förutom ovan angivna kommandon kan + - / * tecknen anges i fältet för definitionen. Momskoder För att redigera eller lägga till Momskoder, dubbelklicka på Momskoder i listan med Inställningar. Spara dina ändringar genom att klicka på knappen Spara. Kod. Varje momskod ska kunna identifieras med en unik kod. Sats %. Ange den procentsats som ska användas för summor som exkluderar moms för beräkning av momsbelopp. 26

27 Utg. Ange vilket konto den utgående momsen ska kreditera när denna momskod används. Ing. Ange vilket konto som den ingående momsen ska debitera när denna momskod används. Beskrivning. En förklarande beskrivning av momskoden Objekttyper Den här inställningen används för att definiera olika kategorier för de objekt som du kommer att använda i redovisningen. Objekttyper används för att gruppera olika objekt av samma slag tillsammans. Dubbelklicka på Objekttyper i listan med Inställningar. En lista med redan existerande objekt kommer att visas. För att skapa en ny objekttyp klicka på knappen Ny post. Spara genom att klicka på knappen Spara. Kod. En unik kod för objekttypen. Benämning. Förklarande beskrivning av objekttypen. Kontoklasser Internt tolkar programmet krediteringar som ett negativt värde som skall tas bort från kontosaldot, medan debiteringar ska läggas till. Därför lagras tillgångar och kostnader som positiva värden medan skulder, eget kapital och intäkter som negativa. Det interna sättet att räkna är emellertid ofta opraktiskt när man presenterar saldon i rapporter. Programmet har därför en inställning för visning av saldon, som vänder på en del saldon. Eftersom det finns många olika konventioner för hur saldon ska presenteras har du möjlighet att ändra standardinställningen. Det kan hända att du eller företagets revisor har en egen standard. Det är inte ovanligt att styrelsen, banken, revisorn eller skattemyndigheterna efterfrågar en annorlunda 27