Får ditt företag ut mesta möjliga av affärssystemet?

Transkript

1 SAML ADE ERFARENHETER KRING IT OCH AFFÄRSNY T TA NR 3 Får ditt företag ut mesta möjliga av affärssystemet? Högt tryck kräver högsta informationskvalitet H U R FÅ R V I E N E R G I AT T SY N A S A N N AT Ä N PÅ E L R Ä K N I N G E N? I N G E T U T R Y M M E F Ö R N E R T I D H O S M 4 G R U P P E N G R A F L U N D S F Ö R E N K L A R A D M I N I S T R AT I O N E N

2 Världen förändras hela tiden. Därför förändras även vi. Välkommen till ett nytt nummer av Adderat, gjort i helt ny kostym. Som flertalet av våra läsare förhoppningsvis noterat heter vi inte längre EDB ErgoGroup SYSteam utan EVRY. Namnbytet innebär att vi ändrar vår grafiska profil, men namn- och profiländringar i all ära, vi behåller givetvis våra viktigaste resurser, medarbetarna, våra insikter och kunskap för att fortsätta hitta nya möjligheter för dig som kund. Att anpassa sig till nya förutsättningar och ta till sig nya idéer är också en del av vårt dagliga jobb. Med förändring vet vi att det följer nya möjligheter. Vi är måna om att ta vara på dem och fortsätter hela tiden söka nya lösningar som skapar bättre affärer för våra kunder och nytta för samhället. Syftet med Adderat fortsätter också vara att dela kunskap och idéer med fler. Vi vet att det vi gör oftast blir intressant först när det omsätts i praktiken, i våra kunders vardag. Förhoppningen är därför att kunna inspirera, kanske väcka frågor och hjälpa vår omgivning att se nya möjligheter. I det här numret av Adderat kan du bland annat läsa om hur företaget Alvenius matchar stålrörsystem av världsklass med en ny effektiv lösning för dokumentoch informationshantering. Du kan också läsa om hur det med kunskap och lagersystemet Laptu går att få ut mesta möjliga av affärssystemet. Adderat riktar sig främst till dig som arbetar i det mindre eller medelstora företaget. För att göra vårt erbjudande attraktivt för dessa företag har vi etablerat EVRY One där vi fokuserar på helhetslösningar för att möta just de små- och medelstora företagens utmaningar. Unikt för EVRY One är att vi har det stora företagets muskler men det lilla lokala företagets platta organisation och korta beslutsvägar. I en komplicerad värld vill vi förstås fortsätta att vara enkla att jobba med. Vi vill avslutningsvis också tacka alla våra läsare för att ni fortsätter vara med oss på en spännande resa. Väl mött framöver! Fredric Arvidsson Divisionschef, Region Norr Nu är ljuset här! Och sommaren har vi redan känt av. På EVRY One passar vi på att önska alla nya och gamla läsare välkomna till nya tider och ett nytt nummer av Adderat! Adderat ges ut av EVRY One Region NORR Ansvarig utgivare: Fredric Arvidsson Adress: Hovrättsgatan 5, Umeå Telefon: Webb: Citera gärna Adderat men ange källan. EVRY är ett ledande IT-företag på den nordiska marknaden. Vi gör information levande med hjälp av idéer, teknik och smarta lösningar. På så sätt skapar vi affärsnytta för våra kunder och värde för hela samhället. EVRY kombinerar en lång branscherfarenhet, ett flexibelt förhållningssätt och internationell kapacitet med en stark lokal närvaro för att hjälpa kunderna att nå sina affärsmål genom att förverkliga den fulla potentialen av IT. För små- och medelstora företag har vi etablerat EVRY One, vårt helhetserbjudande där vi fokuserar på lösningar för att möta de utmaningar dessa företag har i sin dagliga verksamhet. EVRY One Region Norr har kontor på orterna Skellefteå, Umeå, Uppsala, Eskilstuna, Stockholm och Karlstad. 2

3 Får ditt företag ut mesta möjliga av affärssystemet? I många fall är logistik och varuflöden områden som har god potential att effektiviseras med hjälp av IT. Möjligheterna att få en tydlig hävstångseffekt vad gäller flödeskontroll, leveransprecision och kostnadseffektivitet är ofta tydliga. Insatser här sätter samtidigt fingret på att moderna affärssystem visserligen kan ha god kapacitet, men också bli betydligt mer kraftfulla genom att kompletteras med ett effektivt system för lagerhantering. Det gäller inte minst för tillverkande företag och handelsföretag. För tillverkande företag är kraven att ha ordning på materialflöden till och inom företaget särskilt stora. Olika delmoment måste hållas ihop och det behöver också vara enkelt att exempelvis göra stickprov. Handelsföretag har å sin sida ofta att ta hänsyn till en komplex omvärld och förmågan att snabbt reagera på förändringar. Utmaningarna är särskilt tydliga för de företag som köper från Asien och arbetar med långa ledtider. För att hantera marknadens förändringar blir försäljningsprognoser och logistikflöden i dessa fall extra kritiska. För att möta den här typen av utmaningar har EVRY One utvecklat Laptu, ett lagersystem som kan integreras med företagets befintliga affärssystem. En lösning som kan göra stor skillnad i logistikarbetet Lagersystemet Laptu har sitt ursprung från arbetet med IKEAs logistikuppbyggnad och används nu med framgång av företag som exempelvis Skånska Byggvaror, EFG och Hags. Ett annat exempel är företaget Aditro där Laptu används som en helintegrerad produkt för avancerad lagerstyrning och tredjepartslogistik. För våra kunder och partners ger rätt beslutsunderlag ökad konkurrenskraft och lönsamhet. Nyckeln är effektiv styrning och utveckling av företagets logistikprocesser, eller uttryckt med ett annat ord verksamhetsstyrning. Vårt erbjudande bygger på ett effektivt utnyttjande av kundens affärssystem kopplat till Laptu, säger Mats Pihl, logistikexpert på EVRY One. Stöder en komplex lagerverksamhet och produktion Genom att koppla Laptu till företagets befintliga affärssystem går det att skapa en användarvänlig lösning som stöder en komplex lagerverksamhet med snabbrörligt gods i kombination med övriga processer i logistikkedjan. Till de områden där Laptu kan effektivisera hör produktionslogistik, det vill säga att få ett så effektivt flöde inom den egna produktionen som möjligt. Här kan ett nyckeltal vara att minska leveransförseningar in till lagret från den egna tillverkningen. Lageromsättningshastighet är ofta ett annat fokusområde vid logistikeffektivisering, d.v.s. hur företaget kan öka omsättningshastigheten på sitt lager och därmed frigöra kapital. För att arbeta med dessa frågor och skapa förståelse för hela varuflödet kan EVRY One tillsammans med kunden skapa en gemensam bild där processen gås igenom, från design- och produktutveckling till produktion och färdig produkt. Det analysarbetet har avgörande betydelse och gör att rätt områden kan angripas. Det handlar inte bara om IT För att belysa flöden i verksamheten använder EVRY One förutom Laptu - sitt egenutvecklade processverktyg EVRY Flow. Genom att visualisera flödena och identifiera problem, med hjälp av kundens processägare, skapas förståelse kring förväntade förändringar och nyttoeffekter hos båda parter. För att administrera och följa upp projektet och aktiviteterna används SharePoint. Det ger en gemensam arbetsyta med effektiv dokumenthantering och möjlighet för alla parter att snabbt skaffa sig en överblick av projektet. Genom att arbeta med grafiska processmodeller, EVRY Flow, Share- Point (portalteknik) och Laptu, går det ofta att skapa en mycket effektiv logistikprocess och bättre utväxling på företagets befintliga affärssystem. Det är samtidigt vår övertygelse att effekt uppstår i en verksamhet först när det finns en samverkan mellan IT-system, en aktiv förändringsledning och en tydlig verksamhetsutveckling. Om man inte vet vilka effekter man vill nå spelar IT-systemet i sig inte så stor roll. Om man däremot klarar att utveckla verksamheten så att IT-systemen nyttjas utifrån uppsatta målsättningar och en helhetssyn finns alla möjligheter till en bra verksamhetsstyrning, avslutar Mats Pihl. 3

4 Högt tryck kräver högsta informationskvalitet Svenska Alvenius Industrier tillverkar och levererar stålrörsystem. Bland kunderna finns också flera internationella gruvbolag och ett antal skidorter där systemen används vid snötillverkning. Företaget som har försäljningskontor över hela världen har bl.a. levererat rörsystem till Eurotunneln (mellan Frankrike och Storbritannien). Alvenius tillverkar därmed också produkter som faller under det s.k. tryckkärlsdirektivet. Det innebär att företaget måste följa standarder, normer och regler från olika delar av världen. Det ställer i sin tur stora krav på att rätt information når rätt människor i arbetsprocessens olika steg. För att möjliggöra ett effektivt resursutnyttjande där företaget kan sprida, uppdatera och versionskontrollera information på ett enkelt och strukturerat sätt har företaget valt att tillsammans med EVRY One införa ett nytt IT-stöd. Det behövdes en ny lösning för dokumentoch informationshantering Vi var på det klara med att Alvenius behövde en helt ny IT-struktur. Tillsammans med EVRY One gjordes därför en analys av våra befintliga system. Den visade på ett antal svagheter, inte minst säkerhetsrelaterade sådana. För att komma tillrätta med det fortsatte vi arbetet i ett projekt där vi bl.a. kom fram till att vår dokumentoch informationshantering skulle kunna bli mycket effektivare med en lösning baserad på SharePoint, säger Mikael Cederborg, teknisk chef på Alvenius Industrier. Genom att lösningen bygger på standardkomponenter ur Microsoft Office-familjen SharePoint, Word och Visio blir den också mycket lätthanterlig och enkel att uppdatera när det behövs. Det innebär också att underhållet blir enklare när användarna är vana vid de verktyg som ingår i lösningen. 4

5 Viktigt att kunna anpassa funktion En viktig aspekt var också att skapa ett flexibelt system som ger möjlighet att anpassa funktionalitet och möta kraven från organisationens olika delar. För att inte göra sig alltför konsultberoende ville Alvenius också ha möjlighet att själva göra det löpande arbetet i så stor utsträckning som möjligt. SharePoint ger oss helt nya möjligheter att arbeta effektivt. Arbetet förenklas med en smidigare administration av t.ex. innehåll och behörigheter. Det ökar i sin tur säkerheten både vad gäller tillgången till information och att informationen i sig är aktuell. Vi är fortfarande i början av det här arbetet, men har stora förväntningar och är övertygade om att lösningen blir bra. Sen är det viktigt att låta det ta den tid det tar, våga testa olika lösningar och vara beredd att ändra det som inte blir bra. Därför är just flexibiliteten i systemet så viktig, fortsätter Mikael Cederborg. Samarbetet med EVRY One har fungerat jättebra. De ger oss god hjälp att driva projektet framåt. Själva har vi ibland en tendens att skjuta på saker eftersom vi har så mycket annat att göra. Förutom att vara pådrivande har EVRY One förstås också tillfört kunskap om SharePoint. Både vad gäller möjligheter och begränsningar. Framförallt har de hjälpt oss att se till möjligheterna att så långt det går använda standardfunktionalitet. För mycket kodande skulle minska flexibiliteten och möjligheterna för oss att anpassa systemet på egen hand. ÅKER DU SKIDOR? I så fall kan det mycket väl vara så att snön du åker på gått via Alvenius rör. En av företagets marknader är rörsystem för skidanläggningar och snötillverkning. Genom den nya lösningen för dokumentoch versionshantering kan fler medarbetare samverka kring skapande och nyttjande av information. Allt med bibehållen kvalitet och den noggrannhet som krävs för en ISOcertifierad processledning av bolaget. Verksamhetsstöd snarare än IT-stöd Även om det här är ett IT-projekt så handlar arbetet framförallt om att utveckla ett verksamhetsstöd. Det innebär att det utvecklas av verksamheten, för verksamheten, i verksamheten. För att lyckas ge rätt stöd för den arbetsmodell Alvenius använder krävs också ett tydligt helhetsperspektiv. Arbetet med Alvenius känns sammantaget som ett bra exempel på hur det går att skapa lösningar som gör stor skillnad i den dagliga verksamheten. I det här fallet kan man säga att vi produktifierar och förenklar företagets kvalitetsprocesser, säger Markus Westerlund, kundansvarig för Alvenius. Att använda SharePoint som plattform öppnar dessutom för en mängd andra affärsutvecklande lösningar som kan implementeras och samverka med andra. Det kan t.ex. handla om att dela dokument med kollegor, hantera projekt med partner och publicera information till kunder. Med funktionerna för insikter i SharePoint får alla åtkomst till informationen i databaser, rapporter och affärsprogram. 5

6 Fastigheten Norrporten (bilden) ligger i Norrköping. Graflunds förenklar administrationen På fastighetsbolaget Graflunds har arbetet med att gå från fysiska till virtuella servrar gett ökad tillgänglighet och effektiviserat den egna IT-avdelningen. Det fanns flera anledningar till att fastighetsbolaget Graflunds behövde ett modernare IT-system. En var att det gamla började bli till åren, företaget såg behovet att förnya sin IT-miljö. Dels kändes det inte säkert att fortsätta använda ett system som var cirka sju år gammalt, dels såg Graflunds möjligheten att få en enklare administration och ett modernare gränssnitt. Till saken hörde också att Graflunds verksamhet vuxit med fler kontor och nya applikationer som krävde en annan prestanda än tidigare. För oss, som för andra, gäller det att ha system som är stabila och fungerar i så hög grad som möjligt. I vårt fall handlar det framförallt om att inte få några störningar i uthyrningen. Det är Graflunds kärnverksamhet och den måste kunna administreras utan avbrott, säger Lars Gjelset, IT-chef på Graflunds. Från fysiska till virtuella servrar För att förenkla arbetet har Graflunds tillsammans med EVRY One valt att införa en ny servermiljö. Eftersom den nya lösningen körs helt virtuellt och servrar läggs till efter behov skapas en mycket effektivare administration i jämförelse med att uppdatera och ha kontroll på fem sex fysiska terminalservrar flera gånger i månaden. Nyttan är tydlig samtidigt som ny teknik i det här fallet varit en möjliggörare. Det är insidan som räknas I vissa avseenden är samtidigt allt som förr. Eftersom Graflunds under många år använt en terminalserverlösning med tunna klienter så blir skillnaden inte så stor för medarbetarna. Genom att det nya systemet har flera yttre likheter med det gamla känner användarna igen sig och kan arbeta vidare i den nya miljön utan att det krävs några större utbildningsinsatser eller andra omställningar. Den största fördelen handlar snarast om att vår administration blivit så mycket smidigare samtidigt som vi förbättrat säkerheten. Ett konkret exempel är också att arbetet med patchning blivit betydligt enklare, fortsätter Graflunds Lars Gjelset. En utmaning i arbetet med den nya lösningen var att vi ville göra den största delen av installationen själva. Vi var angelägna om att få en kostnadseffektiv installation och samtidigt göra så att våra tekniker under arbetets gång kunde lära sig hur allt fungerar. Med bra stöd från EVRY One ser vi hur vi tillsammans skapat en lösning som fungerar och förenklar vårt arbete. Gör läxan och lär av andras erfarenheter Lars Gjelset har några råd till andra som står inför att ta till sig möjligheterna inom virtualisering: Gör en grundlig research för att förstå vad ni är ute efter, lyssna på andra som gjort samma sak och lär av deras erfarenheter, både misstag och framgångar. Se också till att lyssna på dem som är experter på området. Samarbetet med EVRY One har fungerat väldigt bra. Vi tycker att de har tillfört stor kunskap och erbjudit en rutin och erfarenhet som vi inte själva har, avslutar IT-chef Lars Gjelset. Många lägenheter att förvalta Graflunds är en av de största privatägda fastighetsförvaltarna i landet som inte är noterade på Stockholms fondbörs. Graflunds förvaltning omfattar cirka bostads-lägenheter och drygt m² lokaler. Graflunds har cirka 125 medarbetare och finns på ett flertal orter i Syd- och Mellansverige. 6

7 Inget utrymme för nertid Stor fordonsflotta måste rulla och kommunicera Ett avbrott i m4 gruppens IT-drift skulle vara kostsamt. Koncernen omsätter cirka 1,5 miljarder kronor per år och har omkring 700 fordon och maskiner som dagligen gör uppdrag. Om kommunikationen havererar innebär det i praktiken att det blir omöjligt att styra verksamhet och logistik. För att säkerställa IT-driften och undvika en situation där företagets enheter blir stillastående har m4 gruppen valt en outsourcad driftlösning. Med den nya lösningen har koncernen nu kapacitet att säkerställa tillgängligheten och även klara en s.k. disaster recovery. Tillväxt och fusion ledde fram Koncernen m4 gruppen skapades vid årsskiftet genom en fusion av fyra bolag. Verksamheten är i dag geografiskt spridd över Mälardalsregionen med kontor i Västerås, Fagersta, Köping, Eskilstuna, Katrineholm och Strängnäs. I takt med att m4 gruppen vuxit har också IT-miljön blivit alltmer komplex och personberoende. Beslutet att övergå till en outsourcad driftlösning byggde på att vi för att kunna driva vår dåvarande infrastruktur och upprätthålla support skulle ha varit tvungna att rekrytera inte bara en utan flera personer. Vi skulle också behövt bygga upp en stor kompetens för att upprätthålla säkerheten. Det skulle i längden bli en kostsam lösning. Vi insåg också att det fanns en tydlig risk med det upplägg vi hade. När en nyckelperson på IT-avdelningen slutade visade det tydligt på sårbarheten och risken att vara alltför beroende av enskilda medarbetare, säger Andreas Hultdin, ekonomichef och ansvarig för IT-frågor på m4 gruppen. I samband med den vakans som uppstod fick EVRY One uppdraget att sköta drift och support under ett par månader. Parallellt gjorde vi en upphandling där vi lät ett antal olika leverantörer ge förslag på långsiktiga lösningar. Det bästa och mest kostnadseffektiva förslaget kom från EVRY One. Genom den tillfälliga lösningen hade vi dessutom haft en prövotid och var nöjda med samarbetet, fortsätter Andreas Hultdin. Möjliggör fokus och besparingar Lösningen där EVRY One tar ett helhetsansvar för drift- och support gör att tid och resurser frigörs för den egna verksamheten. M4 gruppen kan nu välja att fokusera på sina egna system för transportledning, ekonomi och fordonsdatorer. På sikt ser vi också en besparing då vi inte själva behöver upprätthålla kompetensen på alla IT-områden utan kan fokusera på vår kärnverksamhet. Jag ser dessutom möjligheter till kostnadsbesparingar genom att i framtiden samordna så att hela företaget använder likadan IT-utrustning. Just nu har vi en stor, brokig flora av hård- och mjukvara. Här kan EVRY One stötta oss i arbetet att få en standardisering. En god huvudkudde Disaster recovery används ofta som samlingsbegrepp för det arbete som görs för att undvika allvarliga avbrott på grund av exempelvis brand, översvämning och strömavbrott, men också för att kunna hantera de mindre avbrott som kan ske i en löpande verksamhet. Att ha ett nätverk som står och snurrar parallellt är förvisso ganska resurskrävande, men kan ses som en försäkring. Frågor varje företag bör ställa sig är: Vad kostar varje dag som dina verksamhetskritiska system är utslagna? Hur många dagar har du råd att det ligger nere? I vårt fall såg vi att ett längre stopp skulle kosta oss för mycket, säger Andreas Hultdin. När vi stöter på utmaningar har EVRY One snabbt kunnat få fram de resurser som krävs för att lösa situationen. Nu har vi tillgång till en kraftfull och flexibel supportorganisation och vid behov en omfattande kompetensbank i frågor som rör IT, avslutar m4 gruppens Andreas Hultdin. 7

8 Returadress: EVRY, Marknadsavdelningen, Box 439, Huskvarna Hur får vi energi att synas annat än på elräkningen? Energy Aware Clock visar hushållets energiförbrukning i realtid. Samtidigt som intresset för frågor kring energiförbrukning och ett hållbart samhälle har ökat är energi i sig ofta en relativt osynlig del av vår vardag. Vi tänker på den när vintern varit kall och elräkningen kommer eller när vi får ett elavbrott hemma. I övrigt tar vi den många gånger för given. På samma gång visar forskning att vi genom att få snabb, tydlig feedback kring vår elanvändning kan reducera vår förbrukning med så mycket som 20 %. Frågan är då om det går att synliggöra energi på ett sätt så vi blir mer medvetna om vår konsumtion och hur ett förändrat beteende kan minska åtgången? I Sverige bedrivs forskning på det här området, som ur ett internationellt perspektiv ligger i absolut framkant. En viktig aktör är The Interactive Institute och avdelningen Energy Design. På Energy Design utforskar Cecilia Katzeff och hennes kollegor vilken roll design kan spela i övergången till ett mer hållbart samhälle. Adderat låter forskningsledare Cecilia Katzeff svara på frågan hur vi kan skapa hållbara lösningar utan att för den skull kapa tillgången till el eller göra våra liv allmänt besvärliga? Vi gör det bland annat genom att utveckla koncept och prototyper med olika typer av återkoppling på människors beteende. Hittills har Energy Design arbetat med att synliggöra elanvändning i hemmet och på arbetsplatsen. Att vår forskargrupp är tvär-vetenskaplig och består av designers, designforskare, tekniker, datavetare, produktutvecklare och beteendevetare har också haft en stor betydelse. Cecilia Katzeff som själv har en bakgrund som användbarhetsspecialist lyfter också fram kopplingen till IT. Visualiseringar måste också här designas så de är meningsfulla och tillgängliga för användarna. Vi har även aspekten med grön IT. Hem och arbetsplats skiljer sig Det är också tydligt att arbetsplatser skiljer sig en del från hemmiljön. Dels för att vi inte har en lika tydlig koppling till den ekonomiska aspekten. Det är inte våra egna pengar och vi upplever inte samma tydliga ansvar som i hemmet. Det finns heller inte en lika klar koppling till vilken förbrukning och användning som är specifikt kopplad till den enskilda medarbetaren. Hur vet jag till exempel vilken lampa som är min i ett kontorslandskap? Industrimiljöer har också intressanta utmaningar. Här förknippas energi med produktion och produktion förknippas med lönsamhet. Att då kommunicera i termer om minskad energianvändning kan ha effekten att det tolkas som minskad lönsamhet. Är förbrukningen hög hurrar vi. Då vet vi att maskinerna går varma kan vara en kommentar. Samtidigt vill flertalet givetvis gärna minska slöseri och onödig förbrukning. Här kan våra produkter ofta hjälpa till att synliggöra och ifrågasätta onödig förbrukning. Är alla maskiner avstängda vid dagens slut? Kan vi stänga av vissa maskiner när vi är i möten osv? Energy Design har ofta legat långt framme och byggde exempelvis smarta elmätare ganska långt innan de stora elbolagen började med det. Man var också tidigt ute med att visualisera elförbrukningen i hemmet via bl.a. mobiltelefoner. I dag erbjuder flera energibolag tjänster där man kan följa sin elförbrukning genom att logga in på deras hemsida. Det är förstås svårt att säga hur, men jag vill gärna tro att det arbete vi bedriver har en viss inverkan och inspirerar också i de större sammanhangen, avslutar Cecilia Katzeff. 8