Elevens APU-loggbok förberedelse

Transkript

1 Elevens APU-loggbok förberedelse

2 2 Elevens loggbok förberedelser före APU-perioden Elevens APU-loggbok förberedelse 1 KONTAKTUPPGIFTER 1.1 ELEVEN Efternamn och förnamn: BILD PÅ ELEVEN Adress: Mobilnummer: Hemtelefon: E-post: Studieområde: Skolår/klass/enhet: 1.2 AVSÄNDANDE SKOLA ELLER FÖRETAG Namn: Adress: SKOLANS Logo or stamp loggo of the school eller stämpel Telefonnummer 1: Telefonnummer 2: Fax: E-post: Namn på koordinatorn: Telefonnummer: Mobiltelefon: Fax: E-post: Webbsida:

3 Elevens loggbok förberedelse före APU-perioden MOTTAGANDE SKOLA/FÖRETAG: Företagsnamn: Företagets logo eller stämpel Huvudkontorets adress: Telefonnummer: Mobiltelefon: Fax: E-post: Arbetsplats 1 Adress: Telefonnummer: Mobiltelefon: Fax: E-post: Webbsida: 1.4 HANDLEDARE Namn: Telefonnummer: Mobiltelefon: Fax: E-post: Namn på medföljande lärare 2 : Telefonnummer: 1 Om annat än huvudkontoret 2 Om annan än koordinatorn

4 4 Elevens loggbok förberedelser före APU-perioden Mobiltelefon: E-post:

5 Elevens loggbok förberedelse före APU-perioden 5 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 KONTAKTUPPGIFTER ELEVEN AVSÄNDANDE SKOLA ELLER FÖRETAG MOTTAGANDE SKOLA/FÖRETAG HANDLEDAREN INNAN DU BÖRJAR VARFÖR ARBETSPLATSFÖRLAGD UTBILDNING? APU-PERIOD: DEL AV DIN INLÄRNINGSPROCESS EVENTUELLA AKTIVITETER UNDER UTBILDNINGSPERIODEN ARBETSPLATSFÖRLAGD UTBILDNINGSPERIOD/ PLATSANSÖKAN ELLER FÖRFRÅGAN OM JOBB INLEDNING FÖLJEBREV UTFORMNING BREVSTOMMEN AVSLUTANDE STYCKE EXEMPEL PÅ FÖLJEBREV FÖLJEBREVET DITT CURRICULUM VITAE (CV) EUROPASS MOBILITET VAD ÄR DET? VEM ÄR DET FÖR? VEM ANSVARAR FÖR ATT DET KOMPLETTERAS? VAR KAN DET ERHÅLLAS? TEKNISK SUPPORT INTERKULTURELL OCH SPRÅKLIG FÖRBEREDELSE INTERKULTURELL FÖRBEREDELSE INFORMATION OM VÄRDLANDET INFORMATION OM DESTINATIONSSTADEN VIKTIGA DOKUMENT RESEARRANGEMANG SPRÅKLIG FÖRBEREDELSE MÖTE MED DIN HANDLEDARE... 19

6 6 Elevens loggbok förberedelser före APU-perioden 8.1 FÖRBEREDELSE TELEFONFÖRFRÅGNINGAR INNAN APU PÅBÖRJAS KONTROLLERA FÖRST DETTA! SIST MEN INTE MINST HÅLL DIG FRISK OCH I SÄKERHET! BILAGOR LEONARDO DA VINCI UTBILDNINGSAVTAL OCH KVALITETSÅTAGANDE AVSEENDE LEONARDO DA VINCI -PRGRAMMET LEONARDO DA VINCI-MOBILITET KVALITETSÅTAGANDEN AVSEENDE UTBILDNINGSPLATSEN. 28ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

7 Elevens loggbok förberedelse före APU-perioden 7 2 INNAN DU BÖRJAR Detta är din APU-loggbok med uppgifter, med frågor och svar, med SPU-lektioner, anvisningar och användbara tips. Det här är en loggbok i tre delar. Den kommer att vägleda dig genom tre moment: Moment 1: Elevens loggbok föreberedelse före APU-perioden Moment 2: Elevens loggbok under APU-perioden Moment 3: Elevens loggbok efter APU-perioden Varför APU APU är en viktig faktor i all utbildning. Förberedelsen är nyckeln till en lyckad praktik. Uppgifter: Denna loggbok hjälper dig och dina lärare/koordinator och handledare att förbereda praktiken. Du kommer till exempel att komma underfund med dina starka och svaga sidor med hjälp av frågorna i självutvärderingen och även i översikten över eventuella aktiviteter under APU-praktiken. Du kommer att lära dig att skriva ett CV (curriculum vitae). Denna loggbok ger dig vägledning i hur du kan förbereda dig för olika kulturer och språk, men även i andra praktiska frågor. Utbildningsresultatet från din APU-period, bör beskriva vad du bör kunna och förstå i slutet av din praktik. Det är dock viktigt att lämna plats för det oväntade när du svarar på frågorna och reflekterar över ditt arbete. Kunskap och förståelse är nyckelorden före, under och efter praktiktiden. För att garantera ett lyckat genomförande av APU-perioden, ska du alltid försöka att förklara, identifiera, diskutera och beskriva ditt arbete. Du får alltid hjälp. Koordinatorn eller läraren hjälper dig att förbereda din APU. Du kommer även att få besök på din APU-plats. Även efter din APU-period kommer du att få hjälp. Det är viktigt att ha med sig loggboken hela tiden. Använd din loggbok samtidigt som du tillämpar dina färdigheter. På så sätt tar du till dig kunskaperna och överför dem i praktiken.

8 8 Elevens loggbok förberedelser före APU-perioden 3 VARFÖR ARBETSPLATSFÖRLAGD UTBILDNING? Alla yrken kräver en kombination av kunskap/förståelse och intellektuella färdigheter. APU ger dig verktyg för att kunna tillämpa kunskapen, men kräver samtidigt en sammanfattning. Du kommer att behöva analysera och lösa problem. Ibland kommer du att behöva lösa problem på ett kreativt sätt. Du kommer att få lära dig hur du planerar din tid och organiserar ditt arbete och sist men inte minst, så kommer du att lära dig att utvärdera ditt eget arbete och gradera dina erfarenheter baserat på sunt förnuft. Genom APU kommer du att hitta: Dina starka sidor; Dina svaga sidor; Var möjligheterna finns. Börja genom att svara på följande. Var ärlig. Fundera över varför du svarar på det sätt som du gör. Diskutera och förklara ditt svar och ge även förslag på annan lösning. UTHÅLLIGHET Under en mycket krävande uppgift som jag har svårigheter med, kommer min handledare och säger att jag är på fel spår. A B C Jag är glad över anvisningen och gör om hela uppgiften. Jag vill upprepa uppgiften. Jag är arg över att jag gjorde fel och ännu argare på min handledares anvisningar. Jag vill göra det på mitt eget sätt utan inblandning. Jag ger upp! FLEXIBILITET Min handledare ber mig att stanna lite längre en dag. A B Det stör mig inte. Jag kan flytta fram mina tidigare åtaganden till en annan tid. Jag blir inte stormförtjust precis, men jag gör det ändå. FÖRSTÅELSE Min APU-handledare ger mig en tråkig uppgift. C A B C Jag arbetar inte övertid. Jag tycker det är viktigt att utföra alla uppgifter. Jag åtar mig det, men jag gillar det inte. Jag gör bara det som jag tycker om.

9 Elevens loggbok förberedelse före APU-perioden 9 4 APU-PERIOD: DEL AV DIN INLÄRNINGSPROCESS Tidigare har nämnts att APU är en viktig del av dina studier. Denna praktik innebär att överföringen från student till yrkesmänniska blir mer effektiv. Koordinatorn och handledaren kommer att organisera din APU-period. Ingen praktikplats är identisk med någon annan och vissa områden kan vara mer relevanta än andra. Relevanta aktiviteter väljs ut (se bilagorna). Se bilagan för olika länder för att få en fullständig översikt över landet. 4.1 EVENTUELLA AKTIVITETER UNDER UTBILDNINGSPERIODEN När loggboken används visas sambandet mellan skolarbetet och APU på ett transparent sätt. Det visar hur viktigt sambandet mellan en efterfrågad kunskap och tillämplig färdighet är för dig. Ange här nedan vad som krävs av dig under din APU och sammanför detta med den kunskap du fått från dina lektioner i skolan. Lämna plats för oväntad och ny kunskap, som du säkert kommer att få under APU. Uppgift tillämpning/apu Kunskap och sammanfattning/skolan Uppgift tillämpning/apu Kunskap och sammanfattning/skolan

10 10 Elevens loggbok förberedelser före APU-perioden 5 ARBETSPLATSFÖRLAGD UTBILDNINGSPERIOD/PLATSANSÖKAN ELLER FÖRFRÅGAN OM JOBB 5.1 INLEDNING

11 Elevens loggbok förberedelse före APU-perioden 11 En etablerad skola eller ett etablerat företag ansvarar vanligtvis för APU på hemmaplan och utomlands. Relevant information behövs i APU-processen. Därför är det viktigt att lära sig hur man bygger upp en kort levnadsbeskrivning, en s k curriculum vitae (CV) samt hur man gör en förfrågan eller ansöker om jobb. Det finns många olika sätt att svara på en platsansökan. Vissa länder har även egna traditionella sätt. Det praktiska förfaringssättet ingår i den nödvändiga dokumentationen för APU utomlands. 5.2 FÖLJEBREV Det enda syftet med ett platsansökningsbrev är att få mottagaren att läsa ditt CV. Det ska vara tydligt, kortfattat och rakt på sak UTFORMNING Den stil du väljer är inte så viktig. Se bara till att den är prydlig och utan kladd. Använd inte för många olika typsnitt, understrykningar och storlekar. Kontrollera att du stavat rätt. Be någon annan läsa igenom brevet innan du skickar iväg det. (Se exempel på följebrev på nästa sida). 1. Vem ska jag skicka brevet till? Det bör stå angivet i annonsen. Om inte, ring och fråga. 2. Vad ska ingå i min inledning? Nämn titeln och var du såg annonsen. Om du ringer ett företag genom s k Cold Calling, dvs. kontaktar en person som inte efterfrågat din tjänst, specificera kortfattat vilken befattning du är intresserad av. 3. Vad ska jag ta med i mina argument/i brevstommen? 4. Hur ska jag avsluta brevet? BREVSTOMMEN 3 Brevstommen ska bestå av max två till tre stycken. Här berättar du vad du har att erbjuda och varför de borde läsa din CV. Det är bra om du i det här läget läser igenom platsannonsen igen. I ett stycke (max två) ska du sammanfatta dina erfarenheter och kunskaper, samtidigt måste dessa motsvara kraven i annonsen. Analysera din karriär och sammanfatta den i några få meningar, poängtera det som du är specialiserad i, hur många år du har varit i branschen eller även till vilken nivå du har nått. Detta stycke bör hänvisa läsaren till ditt CV och bör sälja in dig tack vare några unika egenskaper som du innehar. Ett bra sätt att påbörja detta stycke är : Utifrån mitt bilagda CV kan du se... sedan fortsätter du att berätta något om din yrkeskarriär, så att de genast blir intresserade. Nästa del av brevet bör innehålla en kort beskrivning av dina personliga färdigheter. Läs åter igenom annonsen och formulera dig på sådant sätt att du motsvarar deras behov. Om de t ex frågar efter någon med gott ordningssinne, se då till att nämna något i den stilen. Om det är kommunikationsförmåga eller kanske ledarskapsegenskaper de är ute efter, tala då om för dem att du har dessa. Använd gärna adjektiv som "god förmåga", "välutvecklad", "stark". Kom ihåg att vara ärlig när det gäller din förmåga. Att påstå något annat, slår tillbaka på dig AVSLUTANDE STYCKE I slutet av följebrevet tackar du arbetsgivaren för att han/hon eventuellt kan tänka sig att anställa dig. Meddela hur du kommer att följa upp brevet. 3

12 12 Elevens loggbok förberedelser före APU-perioden Avsluta brevet med avslutningsfrasen Med vänlig hälsning eller med en fras som känns lämplig. Gör några radmatningar för att lämna plats åt din namnteckning och skriv sedan ditt fullständiga namn. Läs igenom ansökningsbrevet igen innan du skickar iväg det. Tänk speciellt på att:. Det inte är för långt. Det inte finns några grammatiska fel eller stavfel. Du har motsvarat jobb- eller WBL-kraven. Du kanske måste skriva om och redigera brevet många gånger innan du är nöjd, men kom ihåg att ansökningsbrevet är lika viktigt som själva CV:t. Brevet ska inbjuda mottagaren till att läsa fortsättningen; som i sin tur ska höja intresset, så att de kallar dig till en intervju. På intervjun ska du visa upp dina kunskaper och din förmåga.

13 Elevens loggbok förberedelse före APU-perioden EXEMPEL PÅ FÖLJEBREV För- och efternamn Gatuadress Postadress Land Hemtelefon (glöm inte landskoden) Mobiltelefon E-post Datum Hr./Fr. Namn Gatuadress Postadress Land Bästa/e/Hej X! Ett stort tack för att du/ni tar dig/er tid att läsa igenom min meritförteckning. Jag söker anställning som xxx, eftersom jag skulle vilja bygga på min utbildning i xxx. För närvarande studerar jag på xxx. Jag har haft möjligheten att arbeta med xxx. Jag söker ett yrke där jag får möjligheten att fortsätta att arbete inom områdena livsmedel, kundservice och turism. Önskar ni få mer information om min bakgrund och mina kvalifikationer, så bara hör av er. Jag ser fram emot att höra av dig/er. Du/Ni kan nå mig på xxx eller via e-post xxx@xxx. Bilagd finns min CV. Återigen ett stort tack för att du/ni tar dig/er tid att läsa igenom min meritförteckning. Med vänlig hälsning Underskrift För- och efternamn

14 14 Elevens loggbok förberedelser före APU-perioden FÖLJEBREVET 1 Skriv ett eget följebrev. 2 Följ ovanstående anvisningar. 3 Skriv ut två kopior en för din nationella samordnare och en för din loggbok. 5.3 DITT CURRICULUM VITAE (CV) Du kan använda Europass webbplats när du ska utforma ditt CV. Vad är Europass? 4 Antingen du planerar att delta i en utbildning eller utbildningsprogram, söka arbete eller få praktik utomlands, är det viktigt att du tydliggör dina kunskaper och din kompetens. Europass är ett nytt sätt att hjälpa människor att: Tydliggöra sina kunskaper och kvalifikationer och att det blir lättförståeligt inom Europa (EU, EFTA-EEA och sökande länder); Flytta vart som helst i Europa. Europass består av fyra dokument: Två dokument (Europass curriculum vitae (CV) och Europass Language Passport /språkpass/), som du själv kan fylla i; Tre andra dokument (Europass Certificate Supplement/tillägg till slutbetyget/, Europass Diploma Supplement/tillägg till examensbevis och Europass Mobility/Europass-mobilitet) som fylls i och utfärdas av behörig organisation. Europass stöds av ett nätverk av nationella Europass-centrum. Europass har grundats genom Europeiska parlamentets och rådets beslut nr 2241/2004/EG av den 15 december 2004 om en enhetlig gemenskapsram för tydlighet i kvalifikationer och meriter. Du kan skapa ett eget CV på ett valfritt europeiskt språk på följande webbplats: 1. Skapa ditt CV genom att använda Europass-verktyget. 2. Skriv ut två kopior en för din mobilitetssamordnare och en för din loggbok. 4

15 Elevens loggbok förberedelse före APU-perioden 15 6 EUROPASS-MOBILITET 6.1 VAD ÄR DET? Europass-mobilitet är en förteckning över alla organiserade tillfällen (s k EUROPASS- MOBILITETSPERIODER) som en person tillbringar i ett annat europeiskt land i utbildningssyfte. I detta ingår till exempel: En arbetspraktik i ett företag; En akademisk termin som del av ett utbytesprogram; En frivillig placering i en icke-statlig organisation. Mobilitetsperioden övervakas av två partnerorganisationer, den första i ursprungslandet och den andra i värdlandet. Bägge parterna kommer överens om syfte, innehåll, periodens längd; en handledare ses ut i värdlandet. En partner kan vara universitet, skolor, utbildningscenter, företag, icke statlig organisation, m m. 6.2 VEM ÄR DET FÖR? Europass-mobilitet är avsedd för alla som genomgår en mobilitetsperiod i ett europeiskt land, oavsett deras ålder eller utbildningsnivå. 6.3 VEM ÄR ANSVARIG FÖR ATT KOMPLETTERA DET? Europass-mobilitet kompletteras och avslutas av hem- och värdorganisationerna som är involverade i mobilitetsprojektet på ett överenskommet språk mellan bägge organisationerna och den berörda personen. Exempel på Europass-mobilitet y VAR KAN DET ERHÅLLAS? Kontakta den organisation som skickar dig utomlands och be dem kontakta nationella Europass-centrumet TEKNISK SUPPORT Åtkomst till denna avdelning är begränsad till organisationer som använder Europass-mobilitet. För att erhålla ett lösenord, kontakta ditt nationella Europass-centrum.

16 16 Elevens loggbok förberedelser före APU-perioden 7 INTERKULTURELL OCH SPRÅKLIG FÖRBEREDELSE 7.1 INTERKULTURELL FÖREBEREDELSE Att studera utomlands kan bli ett riktigt äventyr, där utbildningen sträcker sig långt över klassrummens väggar. Att bo utomlands och studera i ett främmande land ger dig fördjupade kunskaper om en annan kultur, människor och språk. Du kommer också att upptäcka att du utvecklas genom studierna i ett annat land. Det finns inget bättre sätt än att bo och studera i ett främmande land om du vill få en djupare insikt i andras kulturer, seder och bruk, i andra människor och språk. Dessutom kommer du att upptäcka att det kan ge dig viktiga internationella meriter, som kan bli värdefulla vid en senare anställning. Det är viktigt att vara väl förberedd innan APU. För att din APU ska lyckas, krävs det att du har lite kunskap om landet och organisationerna. Förbered dig noga och tveka inte att fråga. Den avsändande koordinatorn ansvarar för din förberedelse före APU INFORMATION OM VÄRDLANDET 5 Ett bra sätt är att söka på Internet för att få all slags information. Allt från skolor, företag, resa, fritid, språk och praxis. Viktig information såsom pass- och visumkrav finns på Internet samt information om hälso- och säkerhetsförhållanden. Du behöver information om valutakurser och levnadskostnader. Frågor kring kost och logi bör besvaras. Koordinatorn ordnar ofta dessa saker. För att studenten ska kunna anpassa sig, så måste de själva först orientera sig i sedvänjor och traditioner i respektive land, t ex när det gäller religion och politisk situation samt den sociala standarden. Fråga din handledare om arbetsetik, seder och bruk m m. Ta reda på var respektive konsulat/ambassad finns belägen, ifall du skulle tappa bort ditt pass eller andra viktiga dokument. Andra värdefulla länkar Reseguider Information om länder Internationella dagstidningar Kulturella olikheter Översikt över resevaccination 5 Källa: Broschyren Riktlinje för internships utomlands EU-LIPS.de Leonardo pilotprojekt. Ladda även ner den fullständiga foldern från GEMS:s webbplats

17 Elevens loggbok förberedelse före APU-perioden 17 Ambassader över hela världen INFORMATION OM DESTINATIONSSTADEN Om du arbetar utomlands är det viktigt att hitta rätt ställe att bo på. Som tidigare nämnts, så är det den avsändande partnern som anordnar nödvändiga arrangemang med värdorganisationen, som sedan i sin tur tar hand om resten. Om du måste leta efter bostad på egen hand, kom ihåg: Bostadsletande är inte lätt när du inte befinner dig i destinationsstaden, där du personligen kan övervaka den lokala bostadsmarknaden. Du kan be din värdorganisation att hjälpa dig att hitta ett rum. Större företag i synnerhet kan ha egna lägenheter som de hyr ut internt. Om din värdorganisation inte har sådana alternativ, kanske de kan rekommendera några länkar eller tidningar som annonserar ut bostäder. Du kan också fråga tidigare elever, som kanske vet något bra ställe. Informera dig om olika områden i destinationsstaden. Om möjligt, välj ett ställe att bo på som ligger nära värdorganisationen eller har goda kommunikationsmedel. Om du inte kan hitta någon lämplig inkvartering innan du anländer destinationen, leta efter studenthem/vandrarhem eller motell/hotell som du kan bo på de fösta nätterna. Studenthem/vandrarhem erbjuder ofta enkla rum och faciliteter till ett bra pris och de finns ofta belägna inom de centrala områdena. Användbara länkar Bostad i Europa Internationella loginätverk Europas stadskartor Studenthem/vandrarhem över hela världen VIKTIGA DOKUMENT Vänta inte till sista veckan före avresan. Det kan ta flera veckor eller längre för att få nedanstående dokument kontrollera dessa i god tid! Visum och arbetstillstånd: Om du är EU-medborgare och ska resa till ett annat europeiskt land, behöver du inget arbets-/uppehållstillstånd (om du stannar i tre månader eller kortare tid), men observera att vissa länder har sina egna regler. Giltigt pass och ID Försäkring: Kontrollera med din skola hur det är med hälso- och olycksförsäkring under din APU-period. Se även över reseförsäkringen samt vad som gäller för förlorade och stulna personliga tillhörigheter.

18 18 Elevens loggbok förberedelser före APU-perioden Kreditkort: Betalkort fungerar inte alltid utomlands. Ett kreditkort ger dig däremot flexibiliteten att göra inköp och är även till god hjälp i en nödsituation. ISIC/YHA: Dessutom bör du fundera över om du ska köpa ett internationellt studentkort (ISIC, International Student Identity Card). Med detta kort sparar du pengar när du t ex ska besöka museum eller andra kulturella evenemang. Om du ska bo på studenthem/vandrarhem bör du köpa ett internationellt vandrarhemskort (YHA, International Youth Hostel Association Card), vilket gör att du sparar pengar på boendet. TA KOPIOR PÅ VARJE DOKUMENT IFALL DU SKULLE TAPPA BORT DEM! Användbara länkar Arbetstillstånd/visum Internationellt student ID-kort Internationella vandrarhem/studenthem RESEARRANGEMANG Genom ett mobilitetsprogram arrangeras APU av avsändande och mottagande partners. Här finns ändå några tips ifall du behöver boka din resa själv. Boka biljett för plan och tåg/buss i förväg och hör också efter hur mycket bagage som är tillåtet. Det är många gånger mer fördelaktigt att boka en dyrare flygtur, eftersom bagaget ofta är begränsat till 20 kg eller mindre hos billiga flygbolag. Att skicka extrabagage separat kan bli dyrare än att välja en dyrare flygbiljett. Fråga din värdorganisation hur du tar dig från flygplatsen/stationen till dem/ditt nya bostadsområde. Informera personalen där du ska bo om din ankomsttid. Användbara länkar Reseplanering Billiga flygbolag Bussanslutningar

19 Elevens loggbok förberedelse före APU-perioden SPRÅKLIGA FÖREBEREDELSER Grundkunskaper i respektive lands språk är en förutsättning för att lyckas på praktikplatsen. Det är viktigt att arbeta effektivt och etablera kontakter med kunder och kollegor. Inom Leonardo har vissa projekt fokuserats på språkutbildning inom hotell och turism och kan vara till stor hjälp vid förberedelsen av APU. 1. Becults utbildningsplattform: o Webbplats: Becults webbplats är ett webbaserat verktyg för kulturell, språklig och professionell support för praktikanter inom hotell- och serveringsbranschen, som ska praktisera utomlands. 2. Virtex-projektet o o Webbaserade projekt: Webbaserade övningar: De virtuella praktikprojekten är till för att utveckla språkkunskaper genom CD, så att hotell- och restaurangelever kan göra bättre ifrån sig på praktikplatsen, när de i förväg har praktiserat engelska och tyska. 3. Leoned o Webbplats: Ett multimediapaket för nederländska som främmande språk avsett för unga studenter inom servering. 4. Engelska för utbildning och mobilitet (EFTAM, English for training and mobility) o Webbplats: Syftet med projektet är att introducera dig i språk och terminologi som används på hotell, restauranger, resebyråer m fl. 5. Euro paths o Webbplats: Utbildning i främmande språk och yrkesmässig mobilitet inom Europa (Tyskland Finland Danmark) 6. ProblemSOLVE o Webbplats: Är du intresserad av en praktikplats utomlands? ProblemSOLVE har svar på dina frågor. ProblemSOLVE erbjuder dig interaktiva dialoger och övningar, kulturell och specifik information för Irland, Tyskland, Sverige, Slovakien, Schweiz, Italien och Spanien.

20 20 Elevens loggbok förberedelser före APU-perioden 8 MÖTE MED DIN HANDLEDARE 8.1 FÖRBEREDELSE Underskatta aldrig hur du påverkas av första intrycket genom att kategorisera folk. Det första intrycket bör så småningom bli en positiv varseblivning och ett positivt anseende på lång sikt. Du ska aldrig tro att det är oviktigt att klä sig yrkesmässigt. Var prydlig när du bär uniform och se till att den är ren och välstruken. Se även till att arbetsskorna är rena. Piercning accepteras oftast inte. Det gäller även nagellack, hård sminkning och okammat hår på de flesta företag. Var positiv, ivrig och motiverad. Det är ingen som förväntar sig att du ska lära dig allas namn på första dagen, men ansträng dig att tilltala folk med deras namn. Det visar att du bryr dig! Ställ frågor och be om hjälp. Du förväntas inte att kunna allting. Det är bättre att fråga en gång för mycket än att utföra uppgiften felaktigt och slösa bort tid. Samarbeta och var lyhörd. Kommunicera öppet med dina arbetskamrater. Ta initiativ. I ditt nya jobb kommer du antagligen att få mindre avancerade uppgifter till en början. När du har avlutat uppgiften fråga vad du kan göra härnäst. Vad du än gör så sitt inte bara där och vänta på nästa projekt. Anteckna, använd din loggbok, reflektera över dina uppgifter och aktiviteter. 8.2 TELEFONFÖRFRÅGNINGAR I de allmänna bilagorna hittar du information om telefonförfrågningar. Du bör kontakta din handledare innan du anländer till ditt värdland. Det betyder att du antagligen måste tala på ett främmande språk. Använd nedanstående tips på telefonetikett, som hjälper dig att få fram ditt meddelande. Telefonen är ett verktyg som används i affärsvärlden. Många av oss tänker faktiskt inte på telefonen som ett verktyg och missbrukar den ständigt. Telefonen är vår länk till världen utanför. Tyvärr så inser vi inte alltid vad för slags meddelande vi sänder ut. Allt framgångsrikt samspel kräver förberedelse. Telefonsamtalet är inget undantag. Det är viktigt att veta vem du ringer, på bästa tid och skälet till samtalet. Var strukturerad, kort och koncis. ETIKETTREGLER Tala direkt i telefonluren. Om detta är ett problem på grund av att du använder annan utrustning medan du talar i telefon (t ex arbetar i datorn), fundera över att köpa ett headset, så att du har händerna fria. Ät inte eller tugga tuggummi medan du talar i telefon (uppringaren kanske frågar vad du har till lunch!!) Om någon kommer in i rummet medan du talar i telefon, täck INTE över luren med handen eller pressa den mot bröstet (uppringaren kanske förstår vad du säger). Tryck ner VÄNT-knappen. Placera inte luren i klykan innan du har tryckt ner VÄNT-knappen. Lägg inte luren på skrivbordet förrän du placerat uppringaren på vänt (uppringaren hör annars allt som diskuteras). Om uppringaren inte är känd hos mottagaren är det viktigt att syftet med samtalet och uppringarens referenser upprättas omedelbart.

21 Elevens loggbok förberedelse före APU-perioden 21 En enkel introduktion följd av en mening eller två, visar inte bara god telefonetikett utan ger även mottagaren möjligheten att sätta fortsatt information i ett sammanhang. 6 Nämn särskilt avsikten med ditt samtal. Anta inte automatiskt att mottagaren vet varför du ringer och vad du förväntar dig av dem. Utöka informationen och specificera syftet med samtalet. ATT AVSLUTA SAMTALET Många gånger tycker folk att det är svårt att avsluta ett telefonsamtal. Det finns några specifika fraser som du kan säga för att avsluta samtalet på ett professionellt sätt: Tala i förfluten tid och använd avslutande fraser (t ex Jag är väldigt glad över att du ringde eller Jag är glad över att vi löste detta problem ). Uppge hur du går vidare i ärendet. Klargör hur du kommer att följa upp samtalet och ange även tidsramar/deadlines. Tacka dem för samtalet och säg Adjö inte Hejdå, Okie-dokie, OK eller annan slangfras. TILLÄMPLIGT TELEFONSPRÅK Trots att vi säger en hel del genom vårt röstläge, är det orden och fraserna som överför meddelandet. För allt i världen, undvik att låta korthuggen. Här är några exempel: Håll kvar! Vänta! Vem är det? Jag hör dig inte, tala tydligare! Jag kan inte hjälpa dig. Du måste vända dig till någon annan. Följande skulle vara mer lämpligt: AVSLUT Kan du vänta lite? Får jag lov att fråga vem du är? Det är lite svårt att höra dig. Skulle du kunna tala lite högre? Jag måste nog vidarebefordra ditt samtal till (avdelningen), så att de kan svara på dina frågor. Är det OK? Telefontekniken har byggts upp från några grundregler och principer. Telefonetikett kan faktiskt sammanfattas i ett enda ord: ARTIGHET. Tänk på det första intrycket! 6

22 22 Elevens loggbok förberedelser före APU-perioden Telefonsamtalet Anteckna under samtalet. Anteckningar

23 Elevens loggbok förberedelse före APU-perioden 23 9 INNAN APU PÅBÖRJAS KONTROLLERA FÖRST DETTA! Vissa uppgifter kanske inte gäller dig. Den avsändande koordinatorn uppdaterar dig om vilka uppgifter som är relevanta! Anteckna datum för varje uppgift. Det ger dig koll på när varje uppgift har utförts. Frågor? Fråga din avsändande koordinator. Uppgifter Datum Ansökan om APU lämnas in till skolan/företaget. Skola eller företag som annonserat i förväg. Etablera kontakt med mottagande företag eller koordinator för att få nödvändig information om APU-perioden. Minst tre veckor före avresa (e-post, brev eller telefonsamtal). En vecka före avresa kontakta värdlandet om ingen information har kommit. Be koordinatorn om hjälp. Mottagande partner delger nödvändig information. Informera den avsändande koordinatorn. Mottagande företag kan av någon anledning inte delta i APU. Kontakta den avsändande koordinatorn för instruktioner. Påbörja planeringen av resan till ett främmande land med hjälp av min koordinator. Förberedelsen för första mötet är i hamn. Vilka förväntningar har du på APU? Hur kommer de att delges från handledaren på det mottagande företaget? Nödvändig information har meddelats APU:s praktikplats boka! Uppdaterad nödvändig information sedan första mötet med handledaren. Nödvändiga underskrifter har erhållits avseende APU-avtal, som upprättats av den avsändande koordinatorn (se bilaga).

24 24 Elevens loggbok förberedelser före APU-perioden 10 SIST MEN INTE MINST HÅLL DIG FRISK OCH I SÄKERHET! Om du råkar ut för en olycka eller skada på arbetet som inverkar på din hälsa, så kanske du måste leva med följderna resten av ditt liv. Något drastiskt kan hända dig, även första dagen på jobbet. Många av dessa tragedier kan förebyggas. I hela Europa är det mycket sannolikt att 18 till 24-åringar kommer att skada sig till minst 50 % på sin arbetsplats jämfört med äldre människor. Unga människor kommer också mycket sannolikt att lida av yrkesskador. Här är några tips på hur du håller dig i säkerhet. Livsmedels-, kundservice- och turistbranschen är i allmänhet inte ansedda som högriskområden, men det finns vissa saker som du bör vara medveten om. Arbetstiderna kan variera. Varje land har sina egna bestämmelser. Du bör fråga din koordinator om tiderna under APU anses vara extrema. En tumregel för en vanlig arbetsvecka är i genomsnitt 40 timmar. Tips på hur man arbetar på ett säkert sätt 7 Utför inga uppgifter förrän du har blivit tillräckligt utbildad. Om du känner att du får för mycket information på för kort tid, be din handläggare att sakta ner och att instruktionerna upprepas. Lämna inte ditt arbetsområde förrän du har blivit tillsagd att göra det. Andra områden kan vara speciellt farliga som du inte känner till, t ex hängande elkablar, hala golv eller giftiga kemikalier. Om du är osäker, så fråga någon först. En handledare eller medarbetare kanske kan hjälpa dig att förebygga en olycka. Tveka inte att be om mer övning. Bär lämplig skyddsutrustning för uppgiften, t ex arbetsskor, hjälm eller skyddshandskar. Se till att du har kännedom om när du ska använda skyddskläder, var du hittar dem, hur du ska använda dem och hur du ska förvara dem. Ta reda på hur du ska agera i en nödsituation, antingen det är brandlarm, elfel eller någon annan situation. Rapportera eventuell olycka omedelbart till handledaren. Rapportera även till den säkerhetsansvarige på arbetet, om det finns någon sådan. Ignorera inte tidiga tecken på problem, såsom huvudvärk, värk och smärta, yrsel, hud som kliar eller irriterande ögon, näsa eller hals. Om det finns en doktor, sjuksköterska eller annan hälsovårdspersonal, informera dem. Om du besöker husläkaren med ett besvär, tala om vad för slags jobb du utför. Följ de råd och anvisningar som du fått detta inkluderar även raster, justering av kontorsstolen, användning av skyddskläder. 7