Elektronisk informationshantering IQPC PDF/A standarden Use case WSP Sverige

Transkript

1 Elektronisk informationshantering IQPC PDF/A standarden Use case WSP Sverige

2 Dokument och livscykel skapa ändra använd förvara arkivera söka lagra

3 Dokument och system Dokumenthantering Olika program och datormiljöer Digitalt arkivsystem Arkivering Sök/hämta från arkiv Dokument lagras i programleverantörens eget filformat (icke öppet) arkivformat

4 Trendperspektiv på lite öppnare filformat 1980/1990 I tekniska miljöer var DXF format defactostandard 1990/2000 PDF formatet blir defactostandard 2005 PDF/A blir internationell standard ISO Microsoft och IBM vill standardisera sina XML varianter >??? Formatet Det kommer alltid finnas flera alternativa lagringsformat!

5 Olika filformat - samma information Break unit dok.nr Assembly date 1. june , vers 2 Blaha blaha blaha Alskkjflkajsflö Aslfkjlakksjfjasf Asöfljaösljföaljs Break unit dok.nr Assembly date 1. june , vers 2 Blaha blaha blaha Alskkjflkajsflö Aslfkjlakksjfjasf Asöfljaösljföaljs Break unit dok.nr Assembly date 1. June , vers 2 Blaha blaha blaha Alskkjflkajsflö Aslfkjlakksjfjasf Asöfljaösljföaljs Internformat Word, exel etc Neutralformat defactostandard tex. PDF bitmap TIFF, CALS

6 Om filkomprimering Loss Förstörande komprimering (tex. JPEG) Lossless Icke förstörande komprimering Komprimering är speciellt viktigt i samband med arkivering av färgbilder

7 PDF/A - Bakgrund och behov Analog lagring innebär begränsningar TIFF lösningen begränsad (fritext, metadata, storlek mm) PDF specifikationen är tillgänglig via Adobe PDF formatet hanterar både text och grafik. Olika grafikformat och komprimeringstekniker i tex. Adobe Acrobat (numera även LZW komprimering) Behov av en enhetlig internationell standard PDF formatet har stor spridningsgrad Skiljer på text och bild och möjliggör fritextsökning Metadata kan sparas i filen och möjliggör automatisk klassificering Oberoende av utenheter, skrivare, bildskärm Öppet format, specifikationen tillgänglig

8 PDF/A standarden, ISO Version 1,4 av PDF Alla funktioner som finns i referensmanualen som inte är förbjudna enligt standarden. (Ej ljud eller film tex.) Funktioner från föregående versioner som inte finns beskriven i PDF reference manual version 1,4, är ej tillåtna Omfattar bland annat Filformatet, Grafik, Fonter, Annoteringar, Actions Metadata/XMP (Extensive Metadata Plattform, Adobe) Logisk struktur mm

9 PDF/A Överensstämmelse PDF/A-1 (Part 1) PDF/A-1a (level a conformance) Visuell reproduktion, text mappning och filstruktur PDF/A-1b (minimal conformance) Visuell reproduktion PDF/A-2 Nästa version som kommer att innehålla en del av de funktioner som finns i senare versioner av PDF formatet (1.6, 1.7 osv.) JPEG2000? (icke förstörande bildformat)

10 PDF/A omfattar inte Metoder för att fånga eller konvertera dokument Återskapande från fysisk media Specifika lagringsmetoder Val av media, Val IT hårdvara, Val av IT mjukvara

11 Case study WSP Sverige Arkivering av uppdragsdata

12 WSP Sverige Ca 2000 medarbetare 30 tal orter Ca uppdrag per år

13 Arkivprojekt - Bakgrund och Mål Förbättra hantering av uppdragsdata Behov av central lagring/arkivering Skydda arbetsdata mot oavsiktliga ändringar Övergång till enbart digital hantering Skapa en gemensam arkiveringsrutin Koncept/ Förstudie Analys Design Genomför Utv. test Start nya rutiner Projektets faser

14 Förstudie Val av filformat PDF/A seminarium 2004 VJ Nulägesanalys Konceptuell lösning (system, process, datamodell) Rekommenderad filformat med inställningar (upplösning, färg, komprimering) TIFF och PDF alt. PDF/A (2004) 2007 beslutades att använda enbart PDF/A Exempel på verktyg och möjliga leverantörer

15 Begreppsdefinitioner Uppdragsresultat Resultatet av WSP:s konsultuppdrag, tex ett antal ritningar och beskrivningar, en rapport, ett besiktningsprotokoll, osv. Uppdragsresultatet kan redovisas i digital form eller som fysisk kopia. Uppdragsresultatet är det som WSP skickar till kunden. Arkivering Arkivering innebär långtidslagring av uppdragsresultat. Normalt sett arbetar WSP med förutsättningar enligt ABK, som definierar att uppdragsresultatet ska arkiveras i 10 år, samt arbetsdata (se nedan) i 3 år. Pappersbaserad arkivering består av papperskopior, translarer eller mikrofilm som kan kopieras. Digital arkivering av uppdragsresultat består i digitala filer som kan läsas för granskning på skärm eller för att framställa ny fysisk kopia på tex papper. Arbetsdata Med arbetsdata avses det underlag som används för att skapa uppdragsresultatet. Det kan bestå av Word-dokument, CAD-filer, manuella skisser på papper, anteckningar, korrespondens, beräkningar, osv. Arkivdata Arkivdata är digitala filer som avbildar uppdragsresultatet, tex som rasterfiler av ritningar. Filformat ska vara i ett neutralt format som inte är beroende av programversioner eller andra konfigurationer, och som har en uppskattad livslängd som är lika lång, eller längre än behovet att kunna läsa informationen.

16 Konceptet Processen Förbered Uppdrags avslut Uppdrags avslut Beställ arkivering Arkivering Olika orter? extern intern Samla data Skapa indata (HPGL/2, PS) Lokalt Arbetsdata Avslut i PX Via internwebben! Uppdragsnr. och lagringsplats anges Alla kataloger flyttas till tillfällig share centralt Autom. kontroll av filer i 99_arkiv Flytta arbetsdata till central server Konvertering av filer i katalogen 99_arkiv till arkivdata (till vart?) Meddela avslut Manuell kontroll av arkivdata Godkänn arkivering katalogstruktur 0.Uppdragsnamn 1.Uppdragsstyrning 2. Kommunikation 3. In och Ut 4. Cad 5. Beräkning 6. GIS 7. Leveranskatalog (uppdragsresultat) 99_Arkiv (indata) Tillfällig Arbetsdata Centralt Arbetsdata 99_Arkiv (HPGL/2, PS) Konv. 99_Arkiv TIFF, PDF

17 Konceptet - Principer Web baserad arkiveringsrutin Uppdragsledare ansvarar för arkivering Uppdraget ansvarar för att skapa PDF/A PDF/A drivrutin på varje desktop via Adobe Professional (jfr PDF skrivare) Koppling till affärssystemet Konformitetstest gentemot PDF/A (Callas software) Arkivera både originalformat och PDF/A format (GG)

18 Konceptet Systemlösningen Exempel

19 Verksamhetens krav! Strategiska beslut (IT, ekonomi, omfattning) Användarkrav Kravspecifikation Detaljerad Processmodell Val av leverantör Genomgång av konceptuell lösning Anpassning av koncept Analys

20 projektserver Tjänster 1. Arkiveringsbeställning 2. Kopiering till arkivserver 3. Godkänna resultat 4. Kopiering till valvet 5. Beställa data ur arkivet 6. Återkopiering från arkivserver till projektserver 7. Sökning 8. Admin Design - Systemlösningen Uppdragsdata och arkivdata Valvet Arkivserver Enbart arkivdata projektserver Arbetsdata och arkivdata

21 Design - Systemlösningen Resultatet granskas manuellt på arkivservern, länk finns för granskning av PDF/A test. Visar lista med alla PDF filer och PDF/A status. Förbered arkivering 1.Arkivbeställning 3.Godkänn resultat Godkända uppdrag kopieras från arkivserver till valvet, endast arkivdata Uppdraget tas bort från projektservern Samla data i arkivmapp Skapa indata, PDF/A Uppdragsnummer Lagringsplats (projektserver) 2.Kopiera till arkivserver 4.Kopiera till valvet Obs! Stoppar ej tjänsten initialt! Skrivskydda originaldata Kopiera data till arkivserver, arbetsdata + arkivdata Data verifieras PDF/A kontrolleras (konformitet) E-post skickas med länk till rapport och länk till hemsida för godkännande.

22 Design - Systemlösningen 5. Beställa data ur arkivet (webb) Söka fram data ur arkivet (se bef. söksida) Ange vart data skall återlagras (sökväg k:\projekt\...). 6. Återkopiering från arkivserver till projektserver (tjänst) Data som hämtas från Arkivet lämnas intakt. E-post skickas till användaren, när all data är återläst. 7. Sökning Visning av sökresultat Länk finns för granskning av PDF/A test resultat och PDF/A status. 8. Admin Systemadmin

23 Tack för uppmärksamheten! Tel