Framtidssäkra dina dokument, ritningar och bilder.

Transkript

1 Framtidssäkra dina dokument, ritningar och bilder.

2 Ta kontrollen över allt papper Har du ett arkiv på jobbet som är platskrävande, svåröverskådligt och med dokument, ritningar eller bilder som folk vill komma åt? Har du äldre manualer, servicehandböcker eller journaler som fortfarande efterfrågas? Då är det dags att ta kontrollen över allt papper och en gång för alla digitalisera det. Vill du veta mer? Använd din QR-kodläsare och följ länken. Ny tid nya lösningar Säker lagring Kräver inget utrymme Lätt att söka (indexera, tagga, koppla Tillgängligt för alla överallt eller bara de du vill Snabb utveckling av nya molntjänster Effektivare och bekvämare kontroll Vi på Arkitektkopia kan snabbt och enkelt skanna alla dokument som du idag bara har på papper. I digital form ryms tiotusentals dokument på ett USB-minne och hundratusentals på en liten hårddisk. Egentligen är antalet obegränsat. Du behöver inte ens ha en egen fysisk lagringsplats, utan du kan ha dina arkiv lättillgängliga i molnet. Från papper och bildkort till digitala dokument Alla företag, myndigheter och organisationer har någon form av arkiv. Ett måste för de flesta och samtidigt en värdefull resurs. Genom att skanna in alla dokument, ritningar och bilder som idag sparas i pappersform eller på bildkort förenklas all hantering och spridning. Men det är inte bara arkiv som är bra att ha i digital form. Har du produkter som lever trots att de börjar bli till åren och får frågor om manualer, servicehandböcker och annan dokumentation? Låt dom vara lättåtkomliga på webben. Det spar både tid och resurser internt. Dessutom får du gladare kunder som slipper onödigt krångel för att få svar på frågor.

3 Snabbt enkelt och effektivt Arkitektkopia har mångårig erfarenhet av att skanna. Idag har vi byggt upp Sveriges modernaste Skanning Center som mycket kostnadseffektivt kan hantera alla typer av dokument. Vi har även lokala resurser på många orter runt om i landet. Oavsett om du har tusentals dokument i arkivlådor staplade ända upp till taket eller enstaka dokument kan vi hjälpa dig hantera hela processen från hämtning och skanning, till extern lagring och säker destruktion. Vi kan även aktivt hjälpa dig att välja lämpligt system för lagring och vägleda när det gäller nya molntjänster. Storformat ritningar A3 och uppåt Vi har ett flertal storformatsskannrar för skanning av ritningar, skisser och kartor i svartvitt och färg. De klarar en maxbredd på upp till 1066 mm och upp till 20 mm tjocka material. Svartvita ritningar skannas med 400 dpi upplösning och i formaten tif, cal eller pdf. Färgritningar skannas med 200 dpi (24 bitar och levereras som okomprimerad tif eller pdf. Stora färgbilder eller färgillustrationer kan levereras som okomprimerad 24 bitars tif, pdf eller jpeg. Du kan välja mellan 100 till 600 dpi beroende på dina önskemål. Dokument text och bild upp till A3 För dokument i format A4, A3 och US-letter i färg eller svartvitt använder vi rotationsskannrar. Skannertypen kan hantera upp till 160 grams tjockt papper och passar de flesta dokument, bara de är i någorlunda gott skick och inte riskerar att fastna eller skadas vid skanning. Digitalisering av till exempel dokumentation i en pärm går snabbt. Vi kan hantera i- och urplockning, indexering och skapa avgränsningar mellan olika dokument. För foton, dokument i udda format eller ömtåliga material används flatbäddsskanners där motiven hanteras manuellt och skannas på glas. Flatbäddskannrar finns för färg, gråskala och svartvitt upp till A3-format och skannar upp till 400 dpi upplösning. Det vanligaste filformatet för dokumentskanning är pdf, men även flersidig tif förekommer. Bilder skannas vanligen till tif- eller jpeg- format. Standardupplösning vid dokumentskanning är 300 dpi både för svartvitt och för färg. Bildkort arkiv som lagts över på film Vi kan även skanna bildkort, dvs 35 mm film monterade i kort. Eftersom det ofta blir luft mellan ritningen och bildramen beskärs den direkt till rätt format. Om originalbilden är fotograferad lite snett, rätar vi även upp dokumentet. Beroende på typ av dokument och hur det ska användas sparas det i lämpligt filformat.

4 Sökbart, spårbart Distribuera digitalt och säkert eller på papper När vi skannar kan vi registrera filerna direkt och även skapa en förteckning (metadata av innehållet. Filerna och deras innehåll blir lätta att katalogisera och söka från vilken ansluten dator som helst. Oavsett om lagringen sker på egen server eller via molntjänster kan den nås dygnet runt. När dokument nu lagras digitalt kan de kopplas samman så att information som är baserad på tidigare dokument är lättare att spåra. Du kan även säkerställa vem som får ta del av informationen och behöver inte längre oroa dig för att dina dokument ska komma bort eller förstöras. Fördelen med den digitala filen är att den även kan produceras på mikrofilm om du vill ha extra säkerhet när det gäller arkivbeständighet, oavsett vad som händer med den digitala tekniken i framtiden. Den färdiga filmen uppfyller kraven som SP (Sveriges Tekniska Forskningsinstitut ställer och som vi uppfyllt sedan vi började mikrofilma Dessutom kan du naturligtvis alltid printa ut dina digitaliserade filer på papper när det efterfrågas. Gamla manualer, servicehandböcker, kopplingsscheman, ritningar och journaler kan distribueras digitalt eller på papper. Helt efter önskemål.

5 Rikstäckande service Arkitektkopia finns på ett trettiotal platser runt om i Sverige och här får du snabb printservice när det behövs. Vi erbjuder även molntjänster för hantering av dokument. Byggnet Access vänder sig till bygg- och fastighetsföretag samt förvaltare som vill effektivisera hanteringen av ritningar och andra viktiga dokument. Vi har även andra webbaserade lösningar som gör det lätt att lagra, söka, dela och printa ut, plus fysiskt distribution. Kontakta oss så hjälper vi dig med rätt lösning eller läs mer på

6 Arkitektkopias Skanning Center Arkitektkopias Skanning Center ligger i utkanten av Malmös centrum. Arkitektkopia har byggt upp kompetens och kapacitet för att kunna serva alla kunder med ett så brett utbud av skanningstjänster som möjligt. Förutom att digitalisera dokument och handlingar så kan vi även skanna från bildkort, filma till mikrofilm, editera redan skannade filer och komplettera med exempelvis metadatainformation, allt efter kundernas önskemål. Förvaring och transporter Vårt Skanning Center har ett brandklassat arkiv där det finns möjlighet att förvara handlingar, både under pågående arbete och i väntan på godkännande inför leverans. Vi har även ett flertal transportboxar anpassade för att packa och förvara dokument och ritningar i. Säkerhetsklassning Vårt Skanning Center har stor erfarenhet av att hantera säkerhetsklassade uppdrag och bland våra referenskunder finns bland annat Polisen, Försvarsmakten och kärnkraftsindustrin. Vi hjälper gärna till att ta fram kundanpassade rutiner för att säkra hanteringen vid uppdrag med särskilda krav och det finns även möjlighet för kunder att besöka vår verksamhet för att få en bild av hur vi arbetar med känsligt material. Tilläggstjänster Ofta innehåller ett skanningsuppdrag mycket mer än bara digitalisering av själva handlingen. Vilka tilläggstjänster som kan bli aktuella beror helt på behov och önskemål. Nedan följer ett urval av de tilläggstjänster vi kan erbjuda, men ni kan alltid kontakta oss för specialanpassning som innebär tjänster utöver det vanliga. Namngivning av filer (Ritningar: Det vanligast förekommande är att filen döps efter ritningsnummer eller ett löpnummer. Namngivning av filer (Dokument: Oftast döps handlingarna efter en rubrik på originalen eller efter flikar om det är pärmar som har skannats. Metadatataggning: Om de skannade filerna ska in i en databas levererar vi ofta en fil med information om vad de olika skannade filerna innehåller t.ex. ritningsnummer, ritningsversion, byggnad, skala, konsult mm. Vi kan leverera de skannade filerna: I retur på CD/DVD, på USB-minne eller upplagda som arkiv på Bokmärken i Pdf: Vanligt förekommande vi skanning av pärmar med flikar är att skanna till Pdf med bokmärken, vilket innebär att det lägges upp ett fliksystem i Pdf-filen, som motsvarar flikarna i originalpärmen. Destruktion: Vi kan även destruera de skannade originalen med olika metoder allt från pappersåtervinning till säkerhetsbränning.

7 För konsultation inför uppdrag eller för mer information kontakta ditt närmaste Arkitektkopia- kontor - se baksida.

8 Här finns vi! Huvudkontor: Arkitektkopia AB Box Stockholm Digitaltryckt av Arkitektkopia 2012 Växel: A Support: Borås Eskilstuna Gävle Göteborg Halmstad Jönköping Kalmar Karlstad Kristianstad Lidköping Linköping Luleå Malmö Norrköping Norrtälje Nyköping Skellefteå Skövde Stockholm Strängnäs Sundsvall Södertälje Trollhättan Uddevalla Umeå Uppsala Västerås Växjö Örebro Östersund Arkitektkopia är ett rikstäckande serviceföretag i den grafiska branschen. Med våra helhetslösningar bestående av tjänster, applikationer och tryck hjälper vi våra kunder med tryckt och digital information som ska spridas, sparas eller exponeras. Vi vänder oss till alla som behöver kommunicera tydligt och snabbt. Vi är närmare 300 medarbetare på ett trettiotal platser med målsättningen att förenkla ditt arbete och förekomma dina behov.