Att bedöma chefer, ledarskapet och tjänster I en organisation.

Transkript

1 Att bedöma chefer, ledarskapet och tjänster I en organisation. Om work shops för chefer. HeadCom Education vägledning för Chefer & Arbetsledare. copyright Sven-Erik Nyberg HeadCom Education 2012 All rights reserved HeadCom Solutions

2 Att bedöma chefer, ledarskapet och tjänster I en organisation. Om work shops för Chefer. Ur innehållet: Inledning och syfte med chefsguiden. Workshops för chefer med 10 idéer till work shops.. Ledarskapet och dess kravprofil inom produktion. Behovsanalyser, mål och resursinventering. Kompetensstrategier för alla i en organisation. Arbets- och projektgrupper för chefers kompetensrevision. (Managers due diligence) Intern utbildning och utveckling. Övergripande projektgrupp för kompetens- och prestationsbaserad lön. 2

3 1 Inledning och syfte med chefsguiden. Att göra en objektiv bedömning av cheferna och ledarskapet i en organisation kräver stor kunskap och bred erfarenhet av de höga cheferna i företaget men även en bred samlad erfarenhet från personalavdelningens sida då HR-avdelningen har en viktig roll i denna research. När du som högre chef eller mellanchef i en stor organisation skall bedöma och kompetenssäkra ledarskapet i företaget krävs det en hel del kunskap och erfarenhet av dig som chef då all feedback i dessa situationer måste vara objektiv, mycket tydlig, konkret och sakligt samt att du måste kommunicera ut den mycket rakt och ärlig. Du måste stå för din bedömning och även kunna motivera dina beslut för chefen du har under dig. Detta gäller i alla organisationer och oavsett hierarki. Oavsett var du än befinner dig i organisationen bör du (och måste) regelbundet göra en chefs- och ledarskapsrevision och uppdatera denna minst en gång per år. Jag behöver inte påtala vikten av detta och hur viktigt dessa aspekter och revisioner är för företaget och hur viktigt ett väl fungerande ledarskap fungerar generellt sett ut i alla delar av organisationen med allt vad ett gott ledarskap innebär för alla. När man gör en kompetens- och prestationsrevision av cheferna finns det mycket man måste ta hänsyn till och som man måste väga in i de besluten man fattar. Här finns alla mätbara resultat och olika måluppföljningar och här finns bedömningar på mjuka värderingar inom ledarskapet. Man måste först titta på alla de konkreta, mätbara och statistiska resultat som finns att tillgå. Här finns exempelvis alla mätbara prestationsresultat såsom sålda, producerade, uppnådda och gjorda resultat i någon form. Har målsättning och målresultat infriats etc. Det andra är att göra en objektiv bedömning på de mjuka värderingarna och på chefernas egenskaper kring ledarskap och kommunikations- och ansvarsförmåga. Man måste analysera hur samarbetsförmågan fungerar bland medarbetarna och även kollegialt samt för övrig ledning. Titta på lojalitet och hur fungerar kommunikationen av givna direktiv från företaget 3

4 etc. Hur fungerar kommunikationen med medarbetare och grupper, feedback och medarbetarsamtal etc. Hur fungerar kompetensutveckling för alla grupper och team, fungerar kompetensvärderingen och den årliga kompetensrevisionen för individerna. Detta är de mest vanliga övergripande frågor som man måste ställa som chef och som man måste få ett svar på innan revision och eventuell individuell lönesättning baserad på prestation och kompetens. Som vid alla revisioner såsom kvalitétsrevisioner och kompetens- och lönerevisioner måste det alltid finnas en tydlig linje, agenda, mål och ambition. Allt i syfte att främja ett gott ledarskap inom företaget som i sin tur skapar bättre och effektivare medarbetare och arbetsgrupper inom organisationen. Med ett gott ledarskap skapar du sammanhållning, motivation och arbetsglädje. I denna chefsguide guidar vi dig som chef om vad du bör tänka på för att få ett bättre och effektivare ledarskap i din organisation, att kompetensbedöma och motivera dina underchefer i organisationen. Inga pekpinnar från vår sida utan endast konkreta tips vad en chef generellt bör kunna i sitt dagliga chefsarbete och vad du bör väga in i din bedömning och kompetenssäkring för vilka profiler dina underchefer bör ha i sin verktygslåda i din organisation. När du har regelbundna work shops får du genom dessa möten mycket svar på hur dina chefer tänker och tycker samt hur deras attityd mot chefskapet är. Svar som du kanske inte alltid får genom annan research av dina chefer. Guiden har också i syfte att väcka andra tankar och hur vi kan förändra ledarskapet för att uppnå ett bättre medarbetarskap som med små, små medel ändra tänk och attityd för ett få en bättre trivsel och effektivitet. 4

5 2 Workshops för chefer. En chef i organisationen bör samla sina underchefer 4-8 gånger per år i en form av workshop i syfte att analysera och belysa och förbättra själva ledarskapet inom organisationen och hur detta efterleves. Med bättre och tydligare ledarskap förbättras effektivitet och trivsel. I dessa workshops skall man endast belysa ledarskapets mjuka delar och inte alla tekniska och försäljningsrelaterade delar då dessa regelbundet finns i andra forum och möten. Det är chefens roll och ansvarsområde att strukturera upp och planera för dessa work shops. Idealet är att även en högre personaltjänsteman eller HR- chef finns med på dessa work shops. Varje planerad ad work shop bör innehålla en specifik del av ledarskapet och att dra upp riktlinjer och mål om hur detta sedan skall efterlevas ut i verkligheten samt analysera vilka interna utbildningar som måste till för att höja kvalité och kunskap hos cheferna. Jag har här tagit upp 10 punkter vad som dessa mjuka ledarskapsdelar om humankapitalet bör belysa. Viktig information där det gäller för chefer att få alla med sig på tåget inom företaget och att alla drar åt samma håll när det gäller denna del av chefskapet. Observera att varje del finns att tillgå som chefsguide och Flexkurs inom HeadCom Education stora bank med ledarskapsguider och manualer. - Kommunikation och Feedback. - Ansvarsfördelningar, roller och befattningsbeskrivningar. - Fokus på Medarbetarskapet. - Att utveckla sin erfarenhet. - Team och grupputveckling samt bygga förbättringsgrupper. - Den lärande Organisationen. - Kompetens- och Chefsutveckla organisationen. - Konsten att motivera med sju motivationshöjande åtgärder. - Kompetensrevisioner och IT-stöd. - Arbetsgrupp för kompetens- och prestationsbaserad lön. 5

6 1. Kommunikations och Feedback. All information är viktig inom företaget och inom alla nivåer. Hur fungerar kommunikationen idag och hur vill ni att den skall se ut i framtiden. Man kan alltid bli bättre. Hur fungerar kommunikation och dialoger mellan chef och medarbetare och hur fungerar fungerar feedback och återkopplingen inom arbetet idag. Genomför alla chefer sina obligatoriska PU-samtal? PU samtal? Som hjälpmedel kan du använda dig av bland annat manualen Kommunikation och medarbetarsamtal samt chefsguiden om Feedback samt med Etappkursen Kommunikation Kommunikati och medarbetarskap. 2. Ansvarsfördelningar, roller och befattningsbeskrivningar. Analysera hur dessa fungerar idag och hur ni vill att det skall fungera i framtiden för att få bättre balans och kunskaper inom olika avdelning ar och grupper. Fungerar rollfördelning rätt och har vi fungerande befattningsbeskrivningar. Behövs det göras förändringar för att uppnå förändringseffekter etc. Eftersträva alltid att få rätt person till rätt roll och befattning inom företaget och var inte rädd för att göra öra förändringar som kan skapa förbättringar och eventuellt ge människor nya befattningar och befordringar. Som hjälpmedel kan du använda dig av bland annat följande chefsguider och Flexkurser; Ansvar och Ansvarsfördelning. 6

7 3. Fokus på Medarbetarskapet. Medarbetarskap Analysera hur cheferna idag hanterar och motiverar sina medarbetare och hur de får sina medarbetargrupper effektiva. Fokuserar cheferna mera på teknikrelaterade frågor än på medarbetarskapet i företaget. Finns det en tydlig och klar rekommendation från från ledningens sida hur chefer och arbetsledare skall hantera sin personal i det mjuka ledarskapet. Alla chefer och ledning måste rannsaka sig själva och ifråga sätta sina inbyggda arbetssätt om man verkligen jobbar rätt och effektivt och om man verkligen får får ut det mest optimala från alla grupper och team. Det handlar inte så mycket om piska utan mer om morötter och förbättringar och attityden att verkligen vilja förbättra och våga agera. Detta work shop handlar mycket om ledarskapet och arbetsledningen i en produktionsinriktad miljö. Som hjälpmedel kan du använda dig av bland annat följande chefsguider och Flexkurser; Med fokus på bra medarbetarskap med tillhörande flexurs om 4x45 minuter. 7

8 4. Att utveckla sin erfarenhet; är en fristående fortsättning på fokus på medarbetarskapet och är kanske den mest intressanta och spännande av alla dessa work shops. Denna del är mycket viktig för chefen och sina underchefer. Guiden om att utveckla sin erfarenhet handlar också mycket om självskattning och om att förbättra sitt självförtroende som chef och känna ett starkt och självsäkert och harmoniskt chefskap i vardagen och om att skapa en egen profil profil. Som hjälpmedel kan du använda dig av bland annat följande chefsguider och Flexkurser; startplattan startplattan för att utveckla sin erfarenhet. 5. Team och Gruppbildningar. Här handlar det om att verkligen analysera om alla team och grupper verkligen är riktigt uppbyggda och strukturerade. Har rätt förutsättningar givits de ansvariga för att lyckas. Finns förutsättningar och rätta kunskaper för att uppnå olika Dream Team och synergieffekter i företaget. Finns det förbättringsgrupper idag som sysslar på projektnivå med förbättringar och kvalitétsförbättrande åtgärder. Hur Hur fungerar dessa grupper idag och vad finns för mål och målsättning. Inom HeadCom Education finns an rad olika chefsmanualer och chefsguider om GruppGrupp och Teamuppbyggnad med kopplade dagkurser och flexkurser. 8

9 6. Den Lärande Organisationen. Här vilar det ett stort ansvar på alla chefsnivåer inom företaget att förmedla ut information och kunskap om vikten att ha en bra lärande organisation inom företaget. Alla i företaget bör förstå innebörden med den lärande organisationens roll och vad detta kan generera generera inte bara för organisationens helhet utan även för den enskilde individen. individen. Många delar av den lärande organisationen är direkt kvalitetshöjande, kompetenshöjande och synnerligen motivationshöjande i sitt sitt helhetsresultat på sikt. Jag vill starkt rekommendera rekommendera en heller flera personer som arbetar med detta budskap som ett projekt inom internutveckling. Denna lilla kostnad som detta medför hämtas snabbt upp med större och bredare kunskap och större motivation och kostar mindre än vad en julmiddag gör per år. å Som hjälpmedel kan du använda dig av bland annat följande chefsguider och Flexkurser; Den Lärande Organisationen samt guide om intern utbildningsplan. 7. Kompetens- och Chefsutveckla organisationen. Dessa work shops får ses som en del av chefsutvecklingen inom företaget. Den är intern och kostnaden är minimal utan externa konsulter. Ledningen måste göra upp en plan hur all internutveckling och internutbildning skall planeras och se ut i framtiden. En strategi måste tas fram och rätt människor människor inom organisationen måste identifieras för att vara handledare och kursledare. Det ultimata verktyget för detta syfte finns i HeadCom konceptsystem. En saklig och tydlig manual och vägledning finns bland annat i chefsmanualen Vikten av god kompetens i Organisationen samt med tillhörande Dagkurs. 9

10 8. Konsten att motivera, motivera Motivation måste finnas i alla work shops då många chefer känner sig osäkra hur man verkligen motiverar sin personal och får sin personal att trivas på jobbet och skapa effektiva synergier. Denna work shop ger dig möjlighet genom chefsguiden och flexkurser att även ha en grundlig genomgång av 7 motivationshöjande åtgärder samt varnande exempel på hur chefer kan bete sig om man inte har de grundläggande chefsegenskaperna. En saklig och tydlig manual och vägledning finns bland annat i chefsmanualen Konsten att motivera motivera samt med tillhörande Dagkurs. 9. Kompetensrevisioner och IT-stöd. IT HeadCom Solutions har tagit fram de mest optimala IT-stöd IT ett företag kan använda da när det gäller en årlig kompetensrevision. Cheferna tillsammans med HRHR avdelningen bör ta fram en strategi och en långsiktig plan på hur företagets årliga kompetenskompetens och prestationsrevision skall se ut och hur IT-stödet stödet ytterligare kan användas. Chefsgruppen uppen och de olika Work shops i företaget bör göra en genomgång av sina befattningar om vilka kriterier och mallar som skall användas för detta syfte. Hur protokoll, samtalsprotokoll och uppdaterade CV skall följas upp och efterlevas. Tyvärr är det många företag f idag som varken har 10

11 kompetensrevision ej heller uppföljning på CV utifrån kunskap och genomförda utbildningar. Genomför man inte in detta årligen erhålls heller ingen större kontinuitet. En saklig och tydlig manual och vägledning finns bland annat i chefsguiderna rna CG19 Kompetensgraderingar samt CG20,Innebörden Innebörden av de fem kompetensnycklarna samt med tillhörande Flexkurser. 10. Bilda en arbetsgrupp för kompetenskompetens och prestationsbaserad lön. Har man som strategi och plan att använda sig av våra system för kompetenskompetens och prestationsbaserad lön måste man tillsätta en arbetsgrupp som snabbt tar fram riktlinjerna för hur man vill att detta skall fungera i vår organisation. En tydlig vägledning finns bland annat i chefs manualer och chefsguider i systemen. En saklig och tydlig guide och vägledning finns bland annat i chefsmanualen om Kompetens- och Prestationsbaserad lön, lön Rätt individuell lön samt chefsguiderna CG19,Graderingar CG19,Graderingar och viktskalor samt med dag- och Flexkurs. Som du märker finns det mycket IT-stöd IT stöd och hjälpmedel för alla former av work shop för ditt syfte att bärbättra din organisation. HeadCom 11

12 Education bank av chefsguider, manualer och olika kurser är idag ganska omfattande och komplett som chefsverktyg. Allt material som om finns tillgängligt i systemen kan även ligga till grund för mängder av olika seminarium och coaching-möten coaching möten samt work shops. I detta kapitel har jag bara nämnt tio av de allra viktigaste delarna för ett bra work shop för chefer men det finns material för minst det tredubbla inom kunskapsbanken för chefer inom HeadCom Education. Jag kan starkt rekommendera att en chef har 8 work shops per år med sina chefer, 4 på våren ren under januari till maj samt 4 under hösten från oktober till december. Dessa leder garanterat till ett mycket bättre ledarskap inom ert företag. Det är sedan upp till varje chef att prioritera ordningen på dessa work shops med tanke på den befintliga kunskapen k i företaget. Är företaget i begrepp att implementera kompetenskompetens och prestationsbaserad lön bör givetvis denna del komma först av alla och att en arbetsgrupp startas inom detta område. Jag vill även mycket starkt rekommendera att alla underchefer i organisationen som har arbetsledare och teamledare, exempelvis produktionsledare eller liknande att genomföra regelbundna work shops med sina arbetsledare. Till sist, när du som chef skall planera och arrangera ditt eget work shop med dina chefer måstee du vara väl förberedd, påläst och dra upp tydliga riktlinjer vad ni skall behandla i ert work shop. Skriv ut stolpar och en agenda, förbered frågor och svar och ge en tydlig och klar bild över vad du och företaget förväntar sig att dina underchefer, arbetsledare arbetsledare och teamledare skall kunna i sitt dagliga chefskap. Skriv ut dokumentation från exempelvis chefsguiderna från HeadCom Education. HeadCom Solutions webbaserade konceptsystem är de enda systemen en på den svenska marknaden idag som innehåller komplett verktyg inom kompetens, resurs- och prestationsbedömning, kompetenskompetens och prestationsbaserat lönesystem samt ett unikt och brett internt utbildningssystem med guider, manualer och olika former av internkurser internkurser inklusive anmälningssystem. Allt detta i samma programvara till ett oslagbart pris under 365 kronor per år och anställd och med ett rabattsystem som ger dig bättre pris ju fler anställda företaget är! är 12

13 3 Ledarskapet i produktionen. Under detta kapitel tar vi endast upp några av de viktigaste aspekterna inom ledarskapet i en aktiv produktionsmiljö med operatörer, arbetsarbets och resursledning samt produktionsledning. Ledarskapet tillsammans med den samlade kompetensen inom produktionsverksamhe är kanske en av de viktigaste delarna i att produktionsverksamheten produktionseffektivisera och skapa ett bättre ledarskap. Glöm aldrig att människan är företagets viktigaste och starkaste resurs! Glöm heller inte att ledarskapet och arbetsledningen i verksamheten är tillsatt tt för att bland annat utveckla humankapitalet och tillsammans och gemensamt skapa en stark plattform med en kvalitetsfylld produktion som skapar starka och kvalitetsfyllda produkter och tjänster. Därför, är det av största vikt att bland annat produktionsledningen produktionsledningen har ett starkt ledarskap med fokus på den viktigaste resursen; Människan bakom verktyget. Inom HeadCom Education koncept, manualer och chefsguider finns en mängd olika guider som gör dig till en bättre chef, inte bara inom produktion utan rent generellt till en bättre ledare. När ledarskapet skall valideras och värderas i produktionen eller i företaget generellt rekommenderar vi vår programvara HeadCom People. I detta systemkoncept kan du certifiera både ledarskapet och humankapitalets samlade resurser, erfarenheter och kompetens. kompetens. Genom HeadCom People skapar du ett indexvärde för varje person och chef. Grupper som produktionsteam. Våra aktiva roller inom produktionsenheten på ett företag, industri eller liknande verksamheter vill vi oftast definiera i följande huvudgrupper, roller och befattningsindelningar; - Produktionsledning, Chef och produktionsledare. Arbets- och Resursledning. Processtekniker. Underhålls- och kvalitetsansvariga. Operatörsteam. Projekt- och förbättringsgrupper. 13

14 Utifrån dessa olika roller och befattningar befattningar ställs det krav och förväntningar på oss som individer. Förväntningar att gemensamt skapa produktivitet och effektivitet, skapa högkvalitativa produkter, att ta tillvara på och utnyttja erfarenhet och kompetens på ett så optimalt sätt som möjligt. Dessa är bara de övergripande delarna, sedan tillkommer mängder av viktiga detaljer i helheten. Ovanstående 6 roller är de verkliga musklerna i processen. I detta kapitel skall jag fokusera på själva chefschefs och ledarskapet, operatörer och operatörsteam för att nå ett riktigt effektivt och produktivt Dream Team. Om förbättringsgrupper och om hur man initierar och organiserar dessa har du kunnat läsa här ovan men även i Chefsguide nr.18. Operatörsteam. Låt oss nu titta vidare på vad den perfekte operatören skall ta med sig för egenskaper till sitt operatörsteam. I nedanstående har jag inte tagit med de formella utbildningarna, erfarenheten och kompetensen som krävs för att bli delaktig i gruppen. Detta finns bland annat att läsa i chefsguide nr.5 och nr. 20. Här handlar det uteslutande om individens inställning, synsätt, engagemang och vilja samt inte minst viktigt, motivation för uppgiften för att teamet skall utvecklas och lyckas. Här nedan har jag listat 8 viktiga punkter och synsätt för att bli den perf perfekta operatören i ett produktionsteam; 1. Vill att teamet skall lyckas och utvecklas. utvecklas. Utvecklas teamet gemensamt utvecklas även individen. 2. Vill samarbeta mot gemensamma mål. mål. En grundförutsättning för att ett team skall lyckas är samverkan att med gemensamma krafter nå ett gemensamt utsatt mål. 3. Vill att teamet kontinuerligt sätter högre mål. mål. Viktigt att teamet sporrar och engagerar varandra mot högre mål och målsättningar inom nom alla detaljer, produktivt som kompetensmässigt. Effekter som skapar massor av synergieffekter. Inte minst genom HeadCom People individuella lönesystem. 4. Vill stödja och hjälpa varandra i vått och torrt. En för alla, alla för en. Ställ upp för varandra och för teamets bästa. Kort sagt, visa en kollegial attityd och lagkänsla och lagmoral. 14

15 5. Vill utveckla den lärande organisationen i teamet. Vill vara en viktig del av den utvecklingen, initiera och diskutera med alla teammedlemmar om dess vikt för teamets bästa. 6. Vill ta ansvar och vill ta ytterligare ansvar som en viktig del i den personliga utvecklingen och som dessutom gynnar teamets bästa. 7. Vill vara en viktig del av teamet. teamet. Att känna och ta ansvar för teamets bästa men också att kollektivt inom teamet teamet dela ansvaret med sina teammedlemmar. Vill vara och känna sig som en viktig del i teamets dagliga framgångar och utveckling. 8. Vill att teamet skapar en produkt av världsklasskvalité. Vill ta del av TQM Total Quality Management verktyg för att nå dit. Dessa ovanstående 8 övergripande punkter är grunden och stommen till ett mycket starkt och välutvecklande operatörsteam. Medarbetare som har dessa egenskaper och synsätt kommer automatiskt att skapa synergieffekter som genererar hög produktivitet, effektivitet effektivitet och inte minst hög trivsel med hög team- och laganda. Har 7 av 10 medlemmar i teamet denna inställning överförs den samlade kraften garanterat till de övriga tre och teamet har skapat ett till 100 % effektivt och samverkande team. Ett s.k. Dream Team! Arbets- och Resursledningens Resursledning roll. En arbetsledning och resursledning är som det låter, ledaren skall leda resurserna humankapitalet - och skapa goda förutsättningar för grupperna att lyckas. Arbets- och resursledarens viktigaste roll är att utveckla människorna i teamen och grupperna på samma vis som en produktionsledare/chef skall chefsutveckla sina ledare i organisationen och visa ett gott föredöme i denna fråga. En arbets- och resursledare skall inte gå in och peta i detaljer eller i dess tekniska delar av teamets verksamhet. Överlåt detta till processtekniker och processchefer. De är tekniker, inte du. Det är heller inte din roll som arbetsledare i organisationen. Som arbetsarbets och resursledare skall du lägga allt fokus på människan och stödja människan människan i teamen och ge dessa bästa möjliga uppbackning och förutsättningar. Tyvärr är det alldeles för många arbets- och resursledare som fokuserar på fel saker och då blir det heller inget riktigt bra slutresultat. Den perfekte arbets- och resursledaren för för exempelvis ett produktionsteam eller produktionsgrupp skall överföra och generera operatörens 8 synsätt och egenskaper enligt ovan på alla sin medarbetare, oavsett grupp eller team. Detta måste vara en viktig del att prioritera vid alla samtal med medarbetarna. etarna. Framförallt är det viktigt att den utsedde teamledaren har dessa egenskaper och synsätt. Om du som chef når 70 % av dina 15

16 medarbetare kommer dina team, deras teamkänsla och laganda att generera resterande 30 %. Garanterat! Här nedan följer 9 nya punkter pu för att vara den perfekta arbets- och resursledaren i ett produktionsorienterat team: 1. Visa och ha förtroende för teamet. teamet. Visa alla medlemmar av teamet och gruppen att du som chef hyser all förtroende och respekt för teamet. 2. Delegera ansvar och befogenheter. Gå inte in själv och peta i detaljer, delegera ansvaret till personer i teamet. Dock en varning; se upp med informella ledare, de har oftast en egen agenda. 3. Inventera och fördela teamets kompetens. Det är viktigt att du fördelar teamets erfarenhet erfarenhet och kompetens på ett rätt sätt. Helt enkelt, rätt man/kvinna på rätt plats med rätt ansvar. 4. Stöd teamledare och teammedlemmarna. teammedlemmarna. Du måste stödja och finnas tillgänglig för dina medarbetare. Stöd din teamledare och vara hela tiden tillgänglig och kommunikativ. ko 5. Stöd och ge utrymme för den lärande organisationen. organisationen. Var noga med den kontinuerliga utvecklingen i ett team. Tillsätt faddrar vid nyanställningar och för den samlade kompetensen vidare inom teamet. 6. Detaljstyr inte teamen. Gå inte in och styr det dagliga arbetet i dess små detaljer i gruppens dagliga arbete. Delegera. Var övergripande i ditt ledarskap. Överlåt tekniskt styrande till processledning. Som arbetsarbets och resursledare skall du inta en mer coachande roll. Ge utmanande mål, inte detaljerade detaljer order! 7. Stöd förbättringsgrupper. Som arbetsledare och resursledare skall och bör du initiera och uppmuntra teamen till att skapa olika förbättringsgrupper. En förbättringsgrupp kan och bör ha sin kärna i gruppen och fördelas ut på olika team. 8. Inta ettt prestigelöst chefssätt. Glöm aldrig att du skall vara en ledare, ingen chef som eftersträvar makt och prestige. Du blir omtyckt av gruppen om du intar en ödmjuk och prestigelöst synsätt till ditt chefs- och ledarskap. 9. Kompetensutveckla dina medarbetare och teamledare.. Som chef är det mycket viktigt att du låter dina medarbetare utvecklas. Både externt som internt. Gör gärna dina medarbetare medvetna 16

17 om FIRO-metoden metoden inom ett teams utveckling. Läs gärna chefsguide nummer 23. Inom HeadCom Education finns en en rad olika s.k. flexkurser som du kan ta del av. Enkla, konkreta och jordnära korta kurser som bl.a. är avsedda för stillestånd eller annan form av aktivitet när du som chef vill utveckla dina medarbetare. Produktionsledningens roll. Produktionsledningens roll i dessa sammanhang är mycket viktiga för helhetens utveckling. Som produktionsledare och produktionschef styr du verksamheten med allt vad detta innebär. Som chef har du stor påverkan för att utveckla en effektiv verksamhet. En produktionsledare har många berörningspunkter med en arbetsledare men på ett mera övergripande sätt, ett helikopterperspektiv. Under alla omständigheter måste rollen även fokusera på ledarskapet oavsett vad människorna gör. Återigen, ta hjälp av processledare processledare i din organisation när det rör specialistfrågor och teknikfrågor och fokusera på det verkliga behovet. Oftast är detta inom utveckling organisationsutveckling, chefsutveckling och kompetensutveckling -, kvalitetsutveckling, kommunikation och utbildning. utbildni Här följer 10 punkter om hur en perfekt chefschefs och produktionsledning bör se ut: 1. Stöd alla dina underchefer i sitt dagliga arbete. Visa dig tillgänglig och finns där för dessa när det finns behov. Stötta och ge dina underchefer och arbetsledare support och uppbackning. 2. Delegera ansvar och befogenheter. befogenheter. Gäller hela din organisation och hierarkier. 3. Chefsutveckla la. Chefs- och ledarskapsutveckla din organisation i alla led oavsett chefsbefattning. Ett bra ledarskap skall genomsyra hela organisationen. Detta skapar grundfundamentet till alla Dream Team i hela organisationen. Kom ihåg, finns det inget bra ledarskap i toppen kommer det heller aldrig att finnas det på teamnivå heller. 4. Kompetensutveckla organisationen. organisationen. Utveckla helheten ut i alla delar av organisationen. Inventera och gör dig en helhetsbild. Fördela dina chefsresurser rätt och använd erfarenhet och kompetens petens på rätt ställe. 17

18 5. Ge bra förutsättningar. förutsättningar. Skapa och ge bra förutsättningar från alla plan till alla i hela organisationen. 6. Stöd och ge bra förutsättningar till en lärande organisation organisation. En effektiv lärande organisation är en av grundbultarna till ett företags utveckling. 7. Stöd förbättringsgrupper. Initiera och stöd uppstartanden av olika projekt- och förbättringsgrupper. Utnyttja den kompetens som finns och utnyttja alla innovativa idéer som flödar i ett företag. Ta tillvara på dessa förslag och idéer. idéer 8. Peta inte i dina underchefers jobb. jobb. Grotta inte ner dig i detaljer, detaljstyr inte verksamheten. Ge tydliga mål, inte otydliga direktiv. Inta en empowermentroll som chef. 9. Var tillgänglig och kommunikativ. kommunikativ. En chefs viktigaste roll är att hela tiden varaa synlig och tillgänglig för alla i organisationen. Stötta och supporta alla medarbetare. 10. Inta ett prestigelöst ledarskap. ledarskap. Samma som alla andra chefer; Glöm aldrig att du skall vara en ledare, ingen chef som eftersträvar makt och prestige. Du blir omtyckt av gruppen om du intar ett ödmjukt och prestigelöst synsätt till ditt chefschefs och ledarskap. Ingen, absolut ingen tjänar på att du som chef strävar och visar ett maktbehov. Alla dessa tre olika roller i en produktionsinriktad verksamhet kan givetvis med fördel ördel tillämpas i de allra flesta verksamheter. Om varje operatör, medarbetare, arbetsledare, resursledare och produktionsledning anammar ovanstående alla punkter kommer detta garanterat att generera en mycket bättre arbetsplats och arbetsmiljö. Samtliga medarbetare oavsett befattning och rang inom hierarkin får ett bättre engagemang, större motivation och framförallt en än större arbetsglädje att gå till jobbet varje dag. Att känna delaktighet i företagets helhet och utveckling skapar en oerhört stor glädje ädje hos alla. En glädje som omedvetet skapar högre produktivitet och effektivitet. 18

19 4 Behovsanalyser, Mål och Resursinventering Alla företag och organisationer bör eller rättare sagt måste göra en egen behovsanalys av kompetenser företaget behöver. Rätt kompetens måste finnas och rätt kompetens måste finnas i alla grupper och team. Befattningsbeskrivningar, ansvarsroller och ansvarsfördelningar ansvarsfördelningar ligger också till grund för behovsanalyser. Chefsrollerna oavsett nivå i företaget bör ses över och revideras och själva organisationen byggas ifrån behov och satta mål. Resursinventeringen får till sist visa hur chefer skall användas och omplaceras mplaceras med tanke på vad kompetenskompetens och resursinventeringen har gett för resultat. Glöm aldrig bort att inte alltid trampa på i upptrampade spår för att det är lättast så,, våga förnya och förbättra. Bara för att en chef har haft samma roll i många år betyder etyder inte detta att han eller hon skall fortsätta ha samma roll bara för bekvämlighets skull. Vissa medarbetare och chefer kan vara utmärkta och i vissa fall mer effektiva i andra roller och chefsbefattningar. För många personer kan det vara ett personligt personligt lyft och motivationsrus att byta tjänst eller roll. KompetensKompetens och resursinventeringen med påföljande kompetens- och utvecklingssamtal ger 100% svar på hur du skall använda dina chefer och personal på bästa sätt för alla parter. Följande steg och åtgärder ärder bör sedan arbetas igenom: 1. Behovsanalyser. 2. Målbilder. 3. Resursinventering. Behovsanalys; Just denna vägledning är framförallt till medelstora och större företag. Mindre företag upp till cirka anställda har oftast en närmare kontroll av sina behov och en snabbare väg till handling. En kompetensinventering måste i alla fall utföras även i mindre företag. 19

20 Bilda om behov finns en kompetensgrupp som är en sammanhållande länk för all intern utbildning ing och utveckling. Detta kan ske på samma vis som man initierar och bildar en förbättringsgrupp. En kompetensgrupp är även den en form av förbättringsgrupp. Första steget blir att göra upp en behovsplan. Gör upp en behovsplan för chefer, grupp, team ochh individ. Det är viktigt att även fokusera på ett teams samlade kompetens och helhet. Vad vill vi uppnå och vad är syfte och mål. Strukturera upp alla önskemål efter behov. Klargör vad som bara kan göras externt och i så fall vilka som skall göra detta. Gå sedan igenom behoven och ta sedan fram de roller, befattningar och den specialkompetens som skall utnyttjas och som krävs. Använd dig av den kompetensmatchning som finns tillgänglig inom HeadCom People. Där får du enkelt fram alla med spetskompetens ino inom specifika kriterier du söker. söker Du använder dig även av denna kompetensmatchning när du skall ta fram de personer eller grupper som skall utbildas eller har ett påtagligt behov för utbildning inom exempelvis specifika roller eller specialkompetens. En klarr och tydlig plan är ett krav för att få ett gott resultat. Målbilder. Gruppen måste arbeta fram en tydlig bild och målsättning vad man vill uppnå och vad förväntningarna är. är Vad skall vi utveckla och i vad behöver vi utbilda. Utse handledare och faddrar utifrån de roller och matchningar som gjorts. Tillse att dessa får de nödvändiga resurser och förutsättningar som krävs. Gör upp en kravspecifikation med alla viktiga punkter. Gör upp en tidsplan och strukturera upp schema och innehåll tillsammans med handledare ledare och faddrar. Gruppen bör göra upp en generell mall på vad som kontinuerligt bör utvecklas och följas upp. upp Resursinventering. Innan vi gör en strategisk och samlad plan för vår internutbildning och interna utveckling måste vi göra en inventering av av våra resurser. Det är nödvändigt att få en klar bild och kartläggning över företagets samlade kompetens. Annars kan vi inte på ett optimalt sätt utnyttja resurserna fullt ut. Att göra en tydligt kartläggning av de samlade resurserna gör du bäst på HeadCom People programvara, ett komplett verktyg för detta syfte. Se kapitel längre fram i guiden. 20

21 5 Kompetensstrategier för alla i en organisation. Den samlade kompetensen i en produktionsverksamhet är utan tvekan själva grundplattan och stommen i all utveckling inom företagets miljö. Kompetens och erfarenhet är musklerna i verksamheten. Kompetens är kanske tillsammans med ledarskapet den viktigaste delen d av alla grundförutsättningar inom produktionskvalité och kvalitetsutveckling. Produktionsledningens största och viktigaste uppgifter är att utveckla chefer, individer,, team och grupper. grupp. Med bredare individuell och kartlagd kompetensutveckling kommer team och grupp att utvecklas stort samtidigt som trivsel och effektivitet ökar. ökar. Detta får självklart till följd att hela organisationen utvecklas. Därför, underskatta aldrig vikten av en god planlagd kompetensutveckling oavsett om denna är på en extern eller eller intern nivå. Budskapet måste vara detsamma till alla i organisationen. Stöd utbildning och personlig utveckling. Stöd chefsutvecklingen och framförallt; Stöd och ge utrymme för den lärande organisationen och dess tillväxt. Jag tror inte jag har träffat träffat någon person under alla mina verksamma arbetsår som inte vill utvecklas. Alla vill utvecklas. Vi mår alla mycket bättre på jobbet om vi får möjlighet att utvecklas. Det är en naturlig reaktion och tanke. I princip alla roller och moment i ett företag kräver kräver en viss kompetens. Kompetensbegreppet har idag en central och framträdande roll i alla organisationer. Allting ng kopplas och länkas till kompetensutveckling och rätt kunskap. Produktivitet, effektivitet, kundvård, service, affärsutveckling och konkurrenskraft. nskraft. Ju högre kompetens och bättre kunnande ju starkare konkurrenskraft har företaget. Kunskap är makt och rätt kompetens är alltså ett konkurrensvapen. Ett starkt sådant. Låt oss stanna upp för ett kort ögonblick och reflektera över rätt kompetens. Vad är rätt kompetens och vad innebär det? Vem bedömer om rätt kompetens verkligen är rätt kompetens? Kompetens är ett mycket komplex och ett relativt begrepp. En medarbetare kan vara kompetent i en situation och inkompetent i en annan. Givetvis, då kompetens är, speciellt inom en produktionsinriktad miljö ständigt föränderlig och rörlig. 21

22 Kompetens bedöms utifrån situationen. Alltså relationen mellan individ och situation utifrån ån omständigheterna. I mitt tankesätt och utifrån min erfarenhet inom begreppet kompetens vill jag, eller rättare sagt måste, och för att få en tydligare och mera konkret bild om vad kompetens verkligen innebär dela in begreppet i fem viktiga delar. Dessa är mina och HeadCom Education Education fem kompetensnycklar; - Social kompetens. Yrkeskompetens. Utvecklings- och förbättringskompetens. Affärs- och verksamhetskompetens. Den lärande organisationen. Dessa fem kompetensnycklar är själva grunden och basen i all kompetens, kunskap, erfarenhet och utbildning samt vidareutbildning. Begrepp som också används och är vanliga inom kompetens är förmåga och vilja. Alltså, förmågan att kunna använda sina kunskaper och verktyg i olika situationer eller sättet att handla och o agera utifrån olika oförutsedda situationer och händelser. Viljan och motivationen är sannolikt att utnyttja, utveckla och förbättra sina förmågor, talanger och kunskaper. Utifrån dessa nycklar och begrepp har du som chef och ledare grunden och stommen till att utveckla dina medarbetare. Att utveckla och kompetensutveckla sina medarbetare och chefer är en synnerligen viktig del i ett företags utveckling. Ja, den är rent av livsviktig skulle jag vilja påstå. Tyvärr finns det alltför många företag och chefer c som ser kompetensutveckling och utbildning som en alltför stor kostnad. Detta är ett mycket dåligt argument och alltför kortsiktigt skäl. Istället bör och skall man se kompetensutvecklingen som ett sundhetstecken och en investering för framtida intäkter ter med högre produktivitet och effektivitet som alltid genererar i högre vinster och än mer motiverad och engagerad personal. 22

23 En annan viktig detalj, individens utveckling utvecklas och förbättras, gruppens kunskap förbättras och utvecklas och grupperna är de element i företaget som utvecklar hela organisationen och företaget. Med företagets utveckling ökar också konkurrenskraft och kvalité. Svårare än så är det inte. Återigen låt sunt förnuft råda. All utbildning och utveckling behöver inte vara extern eller med inhyrda konsulter. Oerhört mycket utbildning bör och kan också göras internt. Oavsett kompetensstatus i ett företag finns det sannolikt en stor samlad kompetensbank inom organisationen. Denna erfarenhetsbank måste givetvis användas och utnyttjas på bästa sätt. Något annat vore resursslöseri. Det är här som den lärande organisationen kommer in i bilden och som vi i tidigare chefsguider talat oss varma för. Den lärande organisationen är nyckeln till all intern utveckling. Kompetensutveckling. Dags för konkret handling. Arbetsledare, Teamledare, Handledare och Faddrar addrar samlar alla de aktuella deltagarna och informerar om syftet med utbildningen och vad denna skall och bör leda till. I de flesta fall skall utbildningen leda till en certifierad kompetens kompetens för individen. Mål måste vara ett certifierat resultat. Handledare och kompetensgrupp bör kontinuerligt göra uppföljningar på utbildningen. Detta bör vara enkelt med tanke på att utbildningen sker helt internt via den lärande organisationen. Vissa av dessa utbildningar kan vara mera formella än andra. Vissa utbildningar sker kontinuerligt och parallellt med det ordinarie arbetet. Begreppet den Lärande Organisationen. Allt lärande är att upptäcka saker och ting vilket förändrar och utvecklar människans tankesätt och handlande. Att lära innebär förändring och vi människor lär ständigt. Lärande är ett sätt för oss att omedvetet förhålla oss till vår omgivning. Lärande är en ständig process för oss i alla sammanhang och i alla relationer. Allt lärande ärande ger en lång rad effekter, som att det ökar vårt 23

24 beteende och attityd, ökar vår insikt, kunskaper och skicklighet och som allt sammantaget resulterar i större erfarenhet. Eftersom vi i princip befinner oss mer än 50 % av vår vakna tid på jobbet ellerr med arbetsinriktade frågor och tankar anpassas dess tankar till ett rent organisatoriskt tänkande. Den lärande organisationen i ett företag är en kontinuerlig utvecklingsdynamo. En lärande organisation är en organisation som hela tiden utvecklas och förändras ändras i takt med att medarbetare och chefer utvecklas och förändras. Detta är oerhört viktigt i alla företag där äkta spetskompetens oftast besitts av ett fåtal personer och om någon av dessa lämnar företaget försvinner även viss spetskompetens. Den lärande nde organisationen har alltså en mycket stor roll eller rättare sagt, måste ha en stor roll - för ett företags kontinuitet. Det gäller för alla ansvariga, företagsledare och chefer att skapa former och förutsättningar och en bra intern plattform för lärandet lärandet som till att säkra så att kunskap och erfarenheter stannar kvar och utvecklas inom företaget. Genom att implementera och anamma den lärande organisationens syfte och fördelar utvecklas hela verksamheten. Inte bara produktionsproduktions och kvalitetsutvecklingen gen förbättras och utvecklas av medarbetare och chefer i organisationen utan vi själva utvecklas av varandra och av organisationen. Genom detta tar vi tillvara på den samlade kompetensen på ett mycket föredömligt sätt. Den lärande organisationen är också en mycket viktig del i en förbättringsgrupps löpande kvalitetskvalitets och förbättringsarbete där den ligger till grund för en lång rad viktiga beslut och kunskapskunskaps och erfarenhetsutbyten. Glöm aldrig bort att ett företag aldrig utvecklas och blir bättre utan en stark kompetens, kontinuitet och motiverade människor i en organisation. Om just detta kan du läsa mer om längre fram i denna guide eller i den speciella chefsguiden om just förbättringsgrupper. För en chef och arbetsledare är det av yttersta vikt att man man tar tillvara på den samlade kompetensen på ett så optimalt sätt som möjligt. Rätt kompetens i ett produktionsteam är ett krav. Det är arbetsledarens roll och skyldighet att tillse detta men det åligger även produktionsledningen att ge de bästa förutsättningarna ingarna för att lyckas. En arbetsledare och/eller resursledare måste sätta samman och fördela sina resurser på ett väl balanserat sätt. Ett produktionsteam får inte vara kompetensmässigt felbalanserat. Då måste arbetsledningen omfördela sina resurser så att at rätt kompetens- och erfarenhetsbalans finns i alla produktionsteam. 24

25 Med tanke på detta är det av yttersta vikt att produktionsledning, arbets arbetsoch resursledning har full kontroll och kartläggning på sin personals kompetensområden. Inom våra konceptsyst system em finns effektiva verktyg som både inventerar all individuell och sammanlagd kompetens och erfarenhet i grupp och team och som på ett tydligt sätt åskådliggör hur man får rätt kompetens och balans i team och grupp. Alla manualer och guider vi informerat om finns tillgängliga för alla i organisationen inom HeadCom Education. Ett system som är väl genomtänkt och anpassat bland annat för intern vidareutbildning för både chefer och medarbetare. HeadCom Education finns integrerat i alla våra systemkoncept ooch ingår som en bonus till våra kunder. En bonus som gör det till ett helhetskoncept. Jag vill starkt rekommendera en mer utförlig läsning och förtydligande i vår chefsmanual; Vikten av en god kompetensutveckling i organisationen samt även guiderna; Den n lärande organisationen och Innebörden av de fem kompetensnycklarna samt Att gradera kompetens. 25