Hankens reseanvisningar

Transkript

1 Hankens reseanvisningar

2 INNEHÅLL 1 ALLMÄNT Syftet med reseanvisningarna Högskolans reseadministration Reserelaterade begrepp Arbetsresa Arbetsplats Resekostnader Resedygn FÖRE RESAN Reseplan Reseförskott Resor finansierade av utomstående part Projektfinansierade arbetsresor Resebyråtjänster Bonus (t.ex. FinnairPlus) Reseförsäkring Annullering av resa p.g.a. sjukdom Vaccinationer Säkerhet Åtgärdsprogram vid krissituationer RESESÄTT Kombinera arbetsresa och fritid Användning av egen bil Taxi Flygresor Tågresor Båtresor... 9

3 3.7 Övriga resekostnader LOGI Hotellbokningar Ersättning för logi och hotell Kostnader som inte ersätts DAGTRAKTAMENTE Förutsättningar för utbetalning av dagtraktamente Dagtraktamentens storlek Inhemska dagtraktamenten Utländska dagtraktamenten Resedagsersättning Övriga skattefria ersättningar Nattresepenning Extra ersättningar vid utlandsresor EFTER RESAN Reseräkning Godkännande av reseräkning Resekostnader för timlärare Resekostnader för externa personer Resekostnader för utlänningar Vid anställningsintervjuer BILAGOR: 1. Kontaktuppgifter, Hanken 2. Kontaktuppgifter, CWT Kaleva Travel 3. Försäkringsmeddelande

4 4 1 ALLMÄNT 1.1. Syftet med reseanvisningarna Anvisningarna tillämpas vid ersättande av kostnader för arbetsresor i hemlandet och utomlands. Vid ersättning av resekostnader tillämpas principerna i universitetens kollektivavtal samt skatteförvaltningens beslut om skattefria resekostnadsersättningar. I anvisningarna preciseras tillämpningen av skatteförvaltningens direktiv samt reglerna om arbetsresor i Hankens ekonomistadga. Dessutom finns information om hur man ordnar resorna i praktiken. Anvisningarna tillämpas vid högskolans alla enheter. Anvisningarna är fastställda av förvaltningsdirektören. Syftet med reseanvisningarna är att ge instruktioner och hjälp åt resenärerna så att arbetsresan kan företas på så kort tid som möjligt och med så små kostnader som möjligt. Vid uppskattning av de totala kostnaderna för en resa beaktas även den inbesparing av tid som åstadkommits genom val av fortskaffningsmedel. Dagtraktamenten, måltidsersättningar, kilometerersättningar samt logi- och hotellersättningar betalas enligt skatteförvaltningens direktiv Högskolans reseadministration Ekonomiavdelningen ansvarar för att högskolan har ändamålsenliga avtal gällande resor. Ekonomiavdelningen ansvarar för uppdatering av reseanvisningarna och ger stöd åt enheterna i resefrågor. Avdelningssekreterare Susanne Holmström samt ekonomiavdelningen ger råd och anvisningar. Information om resehanteringsprogrammet M2 finns på personalportalen under rubriken Att vara anställd Reserelaterade begrepp Arbetsresa Med arbetsresa avses en resa som en arbetstagare (en person som är anställd) på uppmaning av en förman företar för att sköta arbetsåligganden utanför den ordinarie arbetsplatsen Arbetsplats Med ordinarie arbetsplats avses den fasta arbetsplats där arbetstagaren i fråga arbetar. I arbetsavtalet står skrivet vilken den ordinarie arbetsplatsen (orten) är Resekostnader Resekostnader är kostnader som uppkommit för resa i Finland eller utomlands som en person företagit. Som resekostnader räknas de direkta tilläggskostnader som en arbetsresa medför.

5 Resedygn Ett resedygn är den period om 24 h som börjar när en arbetsresa börjar eller när föregående resedygn slutar. Resedygnet börjar när personen i fråga beger sig från sin arbetsplats eller sin bostad och slutar när han eller hon återvänder till arbetsplatsen eller bostaden. 2 FÖRE RESAN 2.1 Reseplan För varje arbetsresa bör en reseplan göras i det elektroniska resehanteringsprogrammet M2 minst tre arbetsdagar före resans början. Om resenären anhåller om reseförskott bör reseplanen göras minst en vecka före resans början (se punkt 2.2). Reseplanen godkänns elektroniskt. I reseplanen anges resans ändamål, förverkligande, kostnaderna samt behovet av ett eventuellt reseförskott. En godkänd reseplan bekräftar att resan är en arbetsresa vars kostnader arbetsgivaren ersätter. En resa utan godkänd reseplan innebär en risk att arbetsgivaren inte ersätter resekostnaderna. Reseplanen godkänns av enhetschefen, prefekten eller projektledaren. En attestant kan inte godkänna sina egna reseplaner eller räkningar. Projektledarens reseplaner godkänns av enhetschefen. Förvaltningsdirektören godkänner enhetschefernas reseplaner. Ekonomiavdelningen upprätthåller en förteckning på vem som är godkännare (attestant) i M2. Reseplanens attestant ansvarar för att arbetsresan är ändamålsenlig och att den är uppgjord enligt reseanvisningarna. 2.2 Reseförskott Arbetstagare utan högskolans betalkort har rätt till förskott för kostnader som betalas av resenären själv. Resenären anhåller om reseförskott i reseplanen, som i sådana fall bör göras minst en vecka före resans början. Reseförskotten betalas ut via M2 en gång i veckan, på onsdagar. En reseplan, som innehåller anhållan om förskott, bör vara godkänd på onsdag kl för att utbetalning av förskottet kan kunna ske samma dag. Förskott i senare godkända reseplaner betalas ut följande veckas onsdag. 2.3 Resor finansierade av utomstående part En reseplan bör göras också för externt finansierade resor även om de inte medför några kostnader för Hanken. En sådan resa kan godkännas som arbetsresa om den har samband med personens arbetsuppgifter. Reseplanen bör i dessa fall alltid innehålla uppgifter om finansiären. En godkänd reseplan betyder att resan godkänns som arbetstid för resenären. En reseräkning utan kostnader skickas som vanligt till Pave för sakgranskning. 2.4 Projektfinansierade arbetsresor Hankens reseregler tillämpas också på arbetsresor som finansieras med externa projektmedel, t.ex. av Tekes eller Finlands Akademi. I den mån den externa uppdragsgivaren anger strängare regler för medelsanvändningen skall dessa tillämpas.

6 6 2.5 Resebyråtjänster Hanken har via Hansels ramavtal för resebyråtjänster gjort avtal med resebyrån CWT Kaleva Travel. Bokning av arbetsresor som bekostas av Hanken bör göras via Kaleva Travel. I och med att en resa bokats via CWT Kaleva Travel har resebyrån information om var Hankens resenärer befinner sig vid krissituationer. Kostnaderna för CWT Kaleva Travels resetjänster förs automatiskt in i resehanteringsprogrammet M2. CWT Kaleva Travels telefonnummer är (kontaktpersoner se bilaga 1). E-postadress edu.fi@contactcwt.com Öppet må-fre kl h dejour +358 (0) (avgift 25 /samtal utanför kontorstid) Innan en person kan boka en resa via Kaleva Travel bör en resenärsprofil göras. Resenärsprofilerna skapas av Susanne Holmström (se kontaktuppgifter, bilaga 2). Resenären kan även boka flyg, hotell och tågbiljetter via CWT Kaleva Travels onlinebokningsprogram CWT Portal, för bokningsrättigheter kontakta Susanne Holmström. 2.6 Bonus (t.ex. FinnairPlus) Bonuspoäng som erhållits för arbetsresor tillhör högskolan och bör användas för arbetsresor. 2.7 Reseförsäkring Arbetstagaren är (via försäkringsbolaget If) olycksfallsförsäkrad för alla arbetsresor utomlands samt för arbetsresor i Finland om resan företas utanför den försäkrades normala, dagliga livsmiljö och som fågelvägen sträcker sig längre än 70 km. För resor under 70 km gäller Hankens olycksfallsförsäkring. Man är m.a.o. alltid försäkrad oberoende av resans längd. För en arbetsresa som varar längre än tre månader bör det göras en separat anmälan. Reseförsäkringen täcker personer med ett ikraftvarande arbetsavtal med högskolan. Försäkringen innefattar även en resgodsförsäkring, övre gränsen på resgodsförsäkringen är (Bilaga 3). Kontaktperson i försäkringsärenden är Kristina Wallin, kristina.wallin@hanken.fi, eller Reseförsäkringskort för resor utomlands finns att kvittera ut hos växeln i Helsingfors och Susanne Holmström i Vasa. Försäkringsintyg på engelska finns på personalportalen, Här kan var och en fylla i sin egen information och printa ut eller spara intyget elektroniskt. Försäkringsintyg kan också erhållas per e-post av Kristina Wallin eller Susanne Holmström. Det finns också möjlighet att ladda ner försäkringskortet till mobiltelefonen. Det kan man göra med en avgiftsfri av IF 24h Mobil tjänst. Då har man alltid de viktigaste telefonnumren och anvisningarna nära till hands. Den innehåller även försäkringsnumret. IF 24h Mobil kan beställas genom att skicka textmeddelandet IFMATKA till numret Närmare anvisningar finns på personalportalen. På If:s hemsidor har Hanken sitt eget extranet med täckande information om högskolans försäkringar. tuppgifter.aspx

7 7 Där hittar man kontaktuppgifterna till de personer som sköter universitetens försäkringsärenden samt uppgifter om försäkringarna och anvisningar för hur man ska gå till väga vid olycksfall. Här kan man även göra skadeanmälningar för annullerade resor, olycksfall, skadat bagage etc Annullering av resa p.g.a. sjukdom En resenär som är tvungen att annullera en resa p.g.a. sjukdom bör skaffa ett läkarintyg samt be CWT Kaleva Travel skriva ut ett intyg över de resebiljetter som avbokats p.g.a. sjukdom. Dessa intyg bifogas ersättningsansökan. 2.8 Vaccinationer Högskolan ersätter kostnader för obligatoriska vaccinationer p.g.a. arbetsresa. Resenären ansvarar själv för vaccineringen. Information om vaccinering fås från arbetshälsostationen eller från utrikesministeriets hemsida Säkerhet Resenären bör vid planering av arbetsresa beakta sin säkerhet. Inför resa till speciellt krisbenägna områden rekommenderar utrikesministeriet att man anmäler sina kontaktuppgifter på förhand till den lokala beskickningen. Instruktioner och blankett finns på under rubriken Tjänster. Råd och anvisningar angående säkerhetssituationen i olika länder finns på utrikesministeriets hemsida För att CWT Kaleva Travel i krissituationer ska få kontakt med resenären bör mobiltelefonnumret i resenärsprofilen vara uppdaterat Åtgärdsprogram vid krissituationer Högskolan har utarbetat ett åtgärdsprogram för krissituationer som kan påverka arbetsresor. Vid krissituationer samlar kontaktpersonen för reseärenden information om vilka resenärer som berörs av situationen. Resebyrån skickar en lista på berörda resenärer till kontaktpersonen samt till dennas vikarie. Kontaktpersonen informerar de berörda resenärernas chefer och enhetssekreterare att åtgärder på basis av detta åtgärdsprogram påbörjas. Vid behov fattar ekonomichefen beslut om att sammankalla en krisgrupp som, beroende på krisens omfattning, kan bestå av representanter för arbetsgivaren, ekonomiavdelningen och externa relationer samt kontaktpersonen för reseärenden och Hankens skyddschef. Krisgruppen gör upp en handlingsplan utgående från en åtgärdsförteckning som ekonomichefen eller kontaktpersonen för reseärenden sänder till krisgruppens medlemmar. Resenärer som befinner sig i nödsituation uppmanas hålla kontakt med ekonomichefen eller kontaktpersonen för reseärenden. Med resenärens medgivande informeras chefen. 3 RESESÄTT En arbetsresa bör företas på så kort tid som möjligt och med anlitande av sådant färdsätt som med beaktande av de totala kostnaderna är förmånligast.

8 8 Vid uppskattning av de totala kostnaderna beaktas även inbesparingen av tid genom val av fortskaffningsmedel. För en arbetsresa betalas inte större ersättning än vad som borde ha betalats om resan hade företagits på det för högskolan fördelaktigaste sättet. Om resenären t.ex. väljer egen bil som färdsätt för en sträcka som hade kunnat företas med tåg betalas ersättning enligt tågbiljettens pris. 3.1 Kombinera arbetsresa och fritid Det är möjligt att kombinera en arbetsresa med att tillbringa fritid på reseorten. Under fritidsdagarna betalar Hanken inte dagtraktamente och ersätter inga kostnader för extra inkvartering eller andra utgifter. Resedagarna för den privata resan bör antecknas separat i reseplanen. Om avsikten är att använda semesterdagar bör semester beviljas av förmannen. Kostnaderna för hemresan ersätts av arbetsgivaren förutsatt att de är de samma eller mindre än om hemresan skulle ha företagits utan förlängning. I reseansökan eller bilaga till den bör resenären utreda resekostnaderna. Föranleder förlängningen av resetiden inga tilläggskostnader får resenären ingen skattepliktig förmån av den. Hanken ersätter inte familjemedlemmars resekostnader i samband med arbetsresor. 3.2 Användning av egen bil Ersättning för användning av egen bil, 43 cent/km (år 2014), kan betalas om resan inte kan företas till lägre kostnader med allmänna kommunikationsmedel. Uppgifter om antal körda kilometer samt rutt anges i reseplanen. Vid jämförelse med bruk av allmänna kommunikationsmedel kan även en inbesparing av tid tas i beaktande. Om det saknas allmänna kommunikationsmedel till flygfältet/tågstationen betalas kilometerersättning om den tillsammans med parkeringsavgiften blir förmånligara än en taxiresa. Om t.ex. en familjemedlem för resenären med egen bil till flygfältet kan kilometerersättning betalas i båda riktningarna om ersättningen är billigare än en taxiresa. 3.3 Taxi Användning av taxi i samband med arbetsresor kan godkännas om resenären inte har en rimlig möjlighet att använda allmänna kommunikationsmedel. Resenären bör i reseräkningen uppge den körda sträckan (varifrån och vart) samt grunden för användning av taxi (t.ex. avsaknad av allmänna kommunikationsmedel, inbesparing av tid, kostnadsinbesparing, skrymmande bagage eller säkerhet vid utlandsresa). Ersättning för taxiresor till och från flygfältet kan betalas ifall avresa sker före kl och hemkomst sker efter kl Det finns ingen busstrafik mellan Vasa flygfält och centrum och taxiresor på denna sträcka godkänns dygnet runt. Taxi i Vasa kan beställas på tel.nr , förhandsbeställning rekommenderas.

9 9 3.4 Flygresor Hanken har anslutit sig till Hansels ramavtal om resebyråtjänster, inkvartering och konferenstjänster samt flyg-, tåg och rederitjänster. I första hand bör man anlita de flygbolag som är med i avtalet. Bokningarna ska göras via CWT Kaleva Travel eller av enhetssekreterarna via bokningsprogrammet CWT Portal. 3.5 Tågresor Via Hansels ramavtal med VR får Hankens resenärer 16 % rabatt på inhemska tågresor om tågbiljetten bokas via Kaleva Travel, CWT Portal eller bokningsprogrammet på nätet (kundnummer och lösenord fås av Susanne Holmström). Rabatterade tågbiljetter kan även köpas på tågstationerna. Hankens kundnummer bör uppges vid bokningen. För mera information kontakta Susanne Holmström. 3.6 Båtresor Via Hansels ramavtal kan båtbiljetter bokas till avtalspriser via CWT Kaleva Travel eller direkt från rederiet. För konferensresor bör offerter begäras direkt från rederierna eller via resebyrån. 3.7 Övriga resekostnader Kostnader för parkering vid flygplatser och tågstationer ersätts mot kvitto. Gatuparkering i samband med användning av egen bil ersätts om kostnaden anses skälig. 4 LOGI 4.1 Hotellbokningar Via Hansels ramavtal för inhemska hotellbokningar och bokningar i Bryssel får man hotellrum till avtalspriser. Hotellbokningar kan göras via CWT Kaleva Travel eller direkt från hotellen, varvid man bör nämna att bokningen görs inom ramen för Hanselavtalet. Hotellrum kan också bokas via CWT Portal/Room Select. Då tillkommer ingen bokningsavgift. Via CWT Kaleva Travel kan hotell i ett antal europeiska storstäder bokas till förmånliga CWT Value Rates-avtalspris. CWT Value Ratespriserna inkluderar alltid frukost och gratis internetanvändning. Inhemska hotell kan betalas kontant, med Hankens betalkort eller mot faktura. Utländska hotellbokningar betalas alltid direkt med Hankens betalkort, resenärens eget kreditkort eller kontant. 4.2 Ersättning för logi och hotell Logiersättning betalas mot kvitto. Om måltider ingår i logiavgiften betalas logiersättning endast för rummets pris. Om frukost ingår i rummets pris dras frukostens andel av logiavgiften inte av. Om man måste betala frukosten särskilt kompenseras kostnaden av dagtraktamentet.

10 Kostnader som inte ersätts Kostnader som inte ersätts är bl.a. tv-kanalavgifter, inköp från minibaren, måltider, bastubesök o. dyl. 5 DAGTRAKTAMENTE 5.1 Förutsättningar för utbetalning av dagtraktamente Med dagtraktamente avses ersättning för de höjda levnadskostnaderna på grund av en arbetsresa. Dagtraktamente kan ges om resmålet ligger längre än 15 kilometer från löntagarens egentliga arbetsplats eller bostad. Om arbetsresan inte företas på arbetsgivarens uppmaning utan på arbetstagarens eget initiativ, kan reseplanens godkännare besluta att godkänna resan som en arbetsresa, men bestämma att dagtraktamenten, delvis eller inte alls, betalas för resan. Beslut om betalning av dagtraktamente bör framgå på reseplanen. Resehanteringsprogrammet M2 räknar automatiskt ut dagtraktamenten för en resenär. I reseräkningen är det obligatoriskt att fylla i antalet erbjudna kostnadsfria måltider. 5.2 Dagtraktamentens storlek Inhemska dagtraktamenten Beroende på arbetsresans varaktighet är maximibeloppen för dagtraktamenten följande: Arbetsresans varaktighet Dagtraktamentets maximibelopp (år 2014) över 6 timmar (partiellt dagtraktamente) 18,00 över 10 timmar (heldagtraktamente) 39,00 då resetiden överstiger det sista fulla resedygnet -med minst 2 timmar 18,00 -med minst 6 timmar 39,00 Erhåller löntagaren under något resedygn gratis eller i biljettpriset ingående måltid, är maximibeloppet för dagtraktamente hälften av ovan nämnda belopp. Med gratis måltid avses i fråga om heldagtraktamente två, och i fråga om partiellt dagtraktamente en gratis måltid. Hotellfrukost räknas inte som måltid. Åt anställda, som deltar i rekreationsevenemang, intern utbildning eller motsvarande, betalas i allmänhet inte dagtraktamente om högskolan står för resekostnader och måltider. Deltagarna behöver inte göra någon reseplan i dessa fall.

11 Utländska dagtraktamenten För utlandsresor betalas dagtraktamenten enligt de maximibelopp skatteförvaltningen har fastslagit för respektive land. Dagtraktamente räknas enligt resedygn. Ett resedygn är 24 h räknat från arbetsresans början eller från det föregående resedygnets slut. Maximibeloppet av dagtraktamente fastställs enligt det land eller område där resedygnet utomlands slutar. Slutar resedygnet ombord på fartyg eller flygplan, fastställs dagtraktamentet enligt det land eller område, varifrån fartyget eller flygplanet senast avgått eller i fråga om avgång från Finland, där det först anländer. Vid återresa till Finland betalas dagtraktamente enligt: -om tiden som används för arbetsresa överskrids med mera än 2 h betalas 35 % av det utlandsdagtraktamente som betalats för det senaste resedygnet. -om tiden som används för arbetsresa överskrids med mera än 10 h betalas 65 % av det utlandsdagtraktamente som betalats för det senaste resedygnet. Om den totala tid som använts för arbetsresa understiger24 timmar betalas dagtraktamente i enlighet med stadganden om resor i hemlandet och till motsvarande belopp. Har en tjänsteresa likväl varat över 15 timmar, varav en person på grund av skötsel av arbetsuppgifter eller av något annat giltigt skäl har tillbringat över fem timmar i utlandet, har han eller hon rätt till det dagtraktamente som avtalats för landet i fråga. Om löntagaren under något resedygn har erhållit, eller hade haft möjlighet att erhålla kostnadsfri eller i biljettpriset eller i hotellrummets grundpris ingående kost utbetalas dagtraktamente nedsatt med 50 %. Med fri kost avses i fråga om utrikesdagtraktamente två fria måltider. För båtseminarier samt konferens- och utbildningskryssningar betalas dagtraktamente enligt de bestämmelser och belopp som gäller för resor i hemlandet. Maximibeloppet för utlandsdagtraktamente utbetalas för högst 30 resedygn per resa. Om en arbetsresa varar över 30 resedygn betalas för de överskridande resedygnen 30 % av vederbörande lands dagtraktamente. 5.3 Resedagsersättning Om arbetstagare på arbetsgivarens uppmaning reser på lördag, söndag eller i kollektivavtalet avsedd söckenhelg eller annan fridag så, att enbart resetiden är minst fem timmar, betalas till honom 55 euro resedagsersättning. Resetiden räknas inte som arbetstid. Resedagsersättning betalas inte till arbetstagare i ledande ställning och inte till arbetstagare som själv besluter om tidpunkten för resan. Ersättning utbetalas heller inte om det under nämnda dygn uppstår tid som räknas som arbetstid. Resedagsersättning är skattepliktig och hanteras därmed via löneavdelningen. Resenären bör i reseplanen uppge summan för resedagsersättning så att förmannen kan godkänna ersättningen i

12 12 samband med attesteringen av hela reseplanen. En utskrift av den godkända reseplanen bifogas blanketten för resedagsersättning som resenären fyller i och sänder till servicecentret Pave för utbetalning. Om ersättningen inte blivit godkänd i reseplanen bör förmannen skriva under blanketten. Blanketten finns på personalportalen under rubriken Att vara anställd-blanketter. Resedagsersättningen utbetalas på följande tekniskt möjliga löneutbetalningsdag (endera den 15nde eller månadens sista bankdag). 5.4 Övriga skattefria ersättningar Måltidsersättning Betalning av måltidsersättning förutsätter att dagtraktamente inte erläggs för arbetsresan och att löntagaren inte till följd av arbetets art har möjlighet att under sin måltidsrast inta sin måltid på sitt vanliga måltidsställe. Måltidsersättningens belopp är 9,75 euro. Måste löntagaren under arbetsresan inta måltider två gånger utanför sitt vanliga måltidsställe, och dagtraktamente inte erläggs för arbetsresan är måltidsersättningens belopp 19,50 euro. Löntagaren ansöker om måltidsersättning endera genom att fylla i en reseplan inför resedagen eller genom att fylla i en reseräkning efter resedagen. Nattresepenning Erläggande av nattresepenning förutsätter, att av till dagtraktamente berättigande resedygn minst 4 timmar infaller under tiden mellan kl och att arbetsgivaren inte ordnar kostnadsfritt logi för löntagaren och inte heller erlägger logiersättning eller ersättning för sovplats. Nattresepenningens belopp är 12 euro. Extra ersättningar vid utlandsresor Om den resa arbetsgivaren anvisat går utanför Finlands gränser, ersätter arbetsgivaren nödvändiga kostnader i anslutning till resan enligt följande: -tilläggskostnader i anslutning till resan såsom flygskatt osv. -till resan hörande visumavgifter samt kostnader för mediciner och vaccineringar (inte passavgift). -nödvändiga för researrangemang och med arbetet anslutna kostnader för telefonsamtal och telekopior enligt sakliga grunder. -övriga obligatoriska med ovan jämförbara kostnader. 6 EFTER RESAN 6.1 Reseräkning Ersättning för resekostnaderna ska sökas med reseräkning, som ska lämnas till arbetsgivaren inom två månader från resans slut med risk att rätten till ersättning och eventuellt utbetalt förskott annars förloras. Beslut om utbetalning av resekostnadsersättning för reseräkning som inlämnats senare än två månader efter resans slut fattas av förvaltningsdirektören.

13 13 Reseräkningen görs elektroniskt i M2. Resenären bör bifoga verifikat eller annan tillförlitlig dokumentation över kostnaderna till räkningen. Till räkningen bifogas: -kvitton över alla resekostnader. -elektronisk flygbiljett eller bekräftelse över flygbokningen om biljett inte har erhållits. Om resenären har betalat sin flygbiljett själv bör betalningssättet, den betalda summan samt den debiterade momsen framgå. -konferensprogram eller motsvarande program. -kvitto över deltagaravgift. -om en kostnad betalats med eget kreditkort bör kopia av kreditkortsräkningen bifogas. Om ett kvitto av någon anledning inte erhållits bör en förklaring bifogas reseräkningen. Skäliga kostnader utan kvitto, som har godkänts av förmannen i reseplanen, kan ersättas på motiverade grunder. 6.2 Godkännande av reseräkning Enhetschefer, prefekter och projektchefer har rätt att godkänna reseplaner och -räkningar i M2. Förvaltningsdirektören godkänner enhetschefernas och prefekternas reseräkningar. Projektchefernas reseräkningar godkänns av prefekterna. En förteckning över attestanterna i M2 finns på ekonomiavdelningen. Om en arbetsresa finansieras med externa medel bör den externa finansiärens uppgifter anges. Om högskolan betalar dagtraktamente för externt finansierad resa bör behövliga biljetter och verifikat bifogas. Reseräkningarna sakgranskas av servicecentret Pave som säkerställer att resan har genomförts på ett sätt som är förenligt med högskolans reseanvisningar och att all behövlig dokumentation i form av biljetter, kvitton och konferensprogram har bifogats räkningen. Resenären bör, på anmodan av sakgranskaren, vid behov komplettera reseräkningens innehåll. En sakgranskad och godkänd reseräkning utbetalas till resenärens bankkonto. 6.3 Resekostnader för timlärare Timlärarna är anställda vid Hanken och kan därför inte få skattefri reseersättning för resa till arbetsplatsen. En resa mellan hemmet och arbetsplatsen räknas aldrig som en arbetsresa. Om resekostnader betalas åt timlärare betraktas ersättningen som skattepliktig lön. Ersättningen bör i sådana fall betalas ut via lönesystemet. Blanketten Ersättning för resa till arbetsplatsen finns på personalportalen, Blanketter. Gällande utländska timlärare, se punkt Resekostnader för externa personer En person som är anställd av annan arbetsgivare än Hanken kan erhålla skattefri resekostnadsersättning och dagtraktamente om han utför arbete för högskolan.

14 14 För resekostnader som uppkommer i samband med deltagande i möten eller medlemskap i administrationsorgan, deltagande i enskilda föreläsningar och presentationer samt för sakkunniguppgifter kan skattefri ersättning utbetalas. På detta inverkar inte huruvida personen betalas arvode för sin medverkan. Om en person som inte har arbetsavtal med Hanken reser på Hankens bekostnad kan utgifterna ersättas mot kvitton eller annan tillförlitlig utredning som trafikidkare gett. Även dagtraktamenten kan betalas skattefritt åt personen. Reseräkningar för externa personer ska göras i M2 som en reseräkning för extern resenär. 6.5 Resekostnader för utlänningar Åt en utländsk gäst som vistas tillfälligt i landet, såsom gästföreläsare och sakkunniga, kan skattefritt betalas inhemskt dagtraktamente. Dessutom kan hans rese- och logikostnader ersättas mot verifikat. En utländsk timlärare med fast arbetsplats utomlands som har kallats till Finland för en kort tid (t.ex. föreläsare eller expert) och som vistas högst sex månader i Finland under ett kalenderår är begränsat skattskyldig. Hanken kan åt sådana timlärare skattefritt betala dagtraktamente som motsvarar dagtraktamentet i hemlandet enligt finska regler samt mot verifikat utan skatt ersätta hans eller hennes inkvarteringsutgifter och resebiljetter. Om en begränsat skattskyldig person däremot har sin huvudsyssla i Finland, kan detta ställe betraktas som hans egentliga arbetsplats. Förutsättningarna för skattefria kostnadsersättningar finns då inte. Personer med källskattekort kan inte erhålla skattefri kilometerersättning, måltidsersättning eller nattresepenning och därför ersätter Hanken inte alls dessa. Vid arbetsresor till utlandet under arbetstiden i Finland erhåller en person med källskattekort skattefritt endast beloppet som motsvarar inrikes dagtraktamente. 6.6 Vid anställningsintervjuer Vid rekrytering av arbetskraft kan Hanken skattefritt ersätta resekostnader som föranletts av en resa till anställningsintervju till alla dem som kallats till intervjun. Praxis är dock att arbetssökaren själv står för resekostnaderna till intervjun. Kostnader som skattefritt kan betalas är sådana som betalats till trafikidkare och för vilka verifikat kan uppvisas. Kilometerersättningar och dagtraktamenten är inte skattefria ersättningar.