EKONOMINYTT GÖTEBORGS UNIVERSITET Information från ekonomiavdelningen

Transkript

1 EKONOMINYTT GÖTEBORGS UNIVERSITET Information från ekonomiavdelningen NR 29 DATUM Kombination intäktskonto/verksamhet Universitetet skall enligt Förordning om redovisning av studier mm vid universitet och högskolor (SFS 1993:1153) i delårsrapport och årsredovisning lämna en verksamhetsredovisning, (med intäkter och kostnader särredovisade) uppdelad på grundutbildning, varav uppdragsutbildning särredovisas samt forskning, varav bidragsfinansierad resp uppdragsfinansierad forskning särredovisas. Uppdragsintäkter bokförs i kontogrupp 32 och bidragsintäkter i kontogrupp 35- t o m 37. Motsvarande uppdelning av kostnader görs ej i kontoplanen. Objektplanen innehåller däremot i verksamhetsfältet koder för uppdragsutbildning (verksamheter som börjar med 18), uppdragsforskning (28), bidragsfinansierad grundutbildning (16) och bidragsfinansierad forskning (24). Hittills har ingen maskinell kontroll funnits av att rätt kombination av intäktskonto och verksamhetskod används, vilket inneburit att felaktiga kombinationer kunnat registreras. Detta har i sin tur lett till problem vid uppföljningen och vid sammanställningar av ovan nämnda verksamhetsredovisning, som har måst utgå från verksamhetskoden. För att säkerställa en bättre kvalitet i redovisningsdata kommer vi efter att införa en maskinell sambandskontroll i ekonomisystemet. Kontrollen kommer att tas i bruk under vecka 29. Korrigeringar av tidigare felaktigt bokförda transaktioner görs lämpligen innan dess. Följande konterings-kombinationer kommer därefter att vara giltiga: Kontogrupp verksamhetsgrupp eller 28 35, 36,37 16 eller 24 Om man av misstag använder en annan kombination, kommer ett felmeddelande upp på skärmen som uppmärksammar en på att något måste ändras antingen konto eller verksamhet. Representation På förekommen anledning vill vi göra er uppmärksamma på att fullt momsavdrag vid representation inte alltid är tillåtet enligt skattelagstiftningen. 25% moms får dras av endast på priset upp till 90 kr (exkl moms) per person och måltid (dvs 22,50). Allt därutöver skall kostnadsföras på institutionen på konto för representation. Exempel: Måltidspris per person, exkl moms 150,00 Moms 25% 37,50 Pris inkl moms 187,50 Tillåtet momsavdrag, 25% x 90kr 22,50*) Kostnad som konteras på institutionen 165,00 *) Det är bara detta belopp som får registreras i fältet varav moms vid ankomstregistrering av faktura. Dokumentera på fakturan hur momsbeloppet räknats fram. Om felregistrering av moms gjorts vid ankomstregistrering, så kan den ändras innan kontering klar. Vid registrering i Far och Flyg gäller motsvande beloppsregler.

2 E K O N O M I N Y T T 2 NR 29 DATUM Enligt universitetets regler är högsta tillåtna pris för extern representationsmåltid på restaurang 300 kr per person, inkl serveringsavgift, entréavgift och liknande kostnader, men exklusive mervärdeskatt. Vid intern representation får prisramen vara högst 200 kr (exkl moms) per person. Vid redovisning av kvitton och vid betalning av fakturor avseende representation skall följande anges: syftet med representationen deltagarnas namn och den organisation de företräder. Den som fungerar som värd attesterar. I de flesta fall är val av konto inget problem (46101 och för extern resp. intern/personalrepresentation). Vid större arrangemang kan uppdelning på olika konton behöva göras, och då används nämnda konton normalt för förtäring. Övriga kostnader konteras på tillämpliga konton. I övrigt hänvisar vi till de fullständiga reglerna för extern och intern representation som bifogas detta Ekonominytt och dessutom finns i Ekonomihandbokens kapital om Regler för anställda samt i Handbok i resebestämmelser. Enligt senaste revisions-pm fann Riksrevisionsverket, vid sin granskning under hösten 1998 av tillämpningen av momsregler och interna regler, brister i hanteringen avseende ovanstående punkter. Ej ströleverantör Enligt universitetets inköpspolicy skall på varje arbetsenhet finnas en person som samordnar inköpen. Inköpssamordnaren har också en viktig funktion som informationsförmedlare och rådgivare. I första hand skall upphandling/inköp ske hos de leverantörer som universitetet har ramavtal med eller träffat köpeavtal med. Sådana leverantörer är godkända och har leverantörsidentiteter i ekonomisystemet. Vid registrering av leverantörsfaktura skall i princip en i systemet upplagd leverantörsidentitet alltid användas i st f ströleverantör. Information om ramavtal och leverantörer finns på nätet under adress: Om inköp måste ske hos annan än avtalsleverantör, vilket bör undvikas, gäller följande: 1) Vid inköp över ett basbelopp a) Leverantören saknas i leverantörsreskontran: Före beställning skall uppgifter om leverantören inhämtas från Skattemyndigheten med hjälp av Riksskatteverkets blankett RSV 4820 Begäran om upplysningar vid upphandling. Blanketten kan hämtas på adress För uppläggning i leverantörsreskontran sänds blanketten, efter att den fyllts i av Skattemyndigheten, tillsammans med handling som visar postgironummer och aktuell adress, till ekonomiavdelningen per fax ( ) eller post (Box 100, SE Göteborg), attention: Ulla-Britt Reftel. b) Leverantören finns upplagd i leverantörsreskontran: Beställning kan göras, eftersom kontroll av leverantören gjorts tidigare. 2) Vid inköp under ett basbelopp a) Leverantören saknas i leverantörsreskontran:

3 E K O N O M I N Y T T 3 NR 29 DATUM Före beställning skall uppgift om leverantörens innehav av F-skattebevis inhämtas från Skattemyndigheten, tel 020/567000/8102. Man lämnar uppgift om organisationsnummer och faxnr, så får man faxsvar inom ca en halvtimme. För uppläggning i leverantörsreskontran sänds faxsvaret, tillsammans med handling som visar postgironummer och aktuell adress, till ekonomiavdelningen per fax ( ) eller post (Box 100, SE Göteborg), attention: Ulla-Britt Reftel. b) Leverantören finns upplagd i leverantörsreskontran: Beställning kan göras, eftersom kontroll av leverantören gjorts tidigare. 3) I det fall beställning redan skett, skall fakturan faxas eller fakturakopia sändas till Ulla-Britt Reftel för registrering i leverantörsreskontran. Observera att ovanstående information ej är komplett med avseende på de beloppsgränser som gäller enligt lagen om offentlig upphandling, utan syftar till att hantera nya leverantörer i leverantörsreskontran på ett korrekt sätt. Aktivering av reparationskostnader Enligt Ekonomistyrningsverkets föreskrifter till 15 i Bokföringsförordningen skall reparations-och underhållskostnader som uppgår till väsentliga belopp (över kr enligt GUs rekommendationer) aktiveras/anläggningsföras som förbättringsutgift på annans fastighet. Ni som har sådana kostnader, kontakta Karin Anved, tel Uppdaterad Ekonomihandbok Under våren har en grupp bestående av medarbetare från institutioner, fakultetskanslier och ekonomiavdelningen arbetat med översyn och uppdatering av Ekonomihandboken som utkom i december Arbetet har resulterat i att flertalet av kapitlen kommer att ersättas av en reviderad version. Distribution av materialet kommer att ske från fakultetskanslierna före midsommar. Med vänliga hälsningar för ekonomiavdelningen Carin Thysell Bilaga Regler för representation

4 GÖTEBORGS UNIVERSITET Bilaga till Ekonominytt nr 29 Ekonomiavdelningen Representation (Utdrag ur Ekonomihandbok) Allmänt Begreppet representation saknar en bestämd definition. När det gäller ekonomiadministrativa aspekter på representation kan dock i detta sammanhang noteras - skattelagstiftningens regler för högsta avdragsgilla belopp per person (90 kr år 1997) i företagsdeklaration - skattelagstiftningens regler för beskattning av anställdas löneförmåner samt - universitetets regler för vad som är skälig kostnad för en representationsmåltid vid universitetet. Det första fallet är inte aktuellt för universitetet, eftersom en statlig myndighet inte beskattas som företag. Däremot har i skattereglerna angivet högsta avdragsgilla belopp tidigare varit normgivande för universitetet. I det andra fallet anges i Riksskatteverkets anvisningar huruvida och i vilken omfattning representation kan äga rum utan att den betraktas som beskattningsbar löneförmån. I det sista fallet förutsättes, eftersom universitetets representationskostnader bestrids med medel som eljest skall disponeras för utbildning, forskning och utvecklingsarbete, att representationen hålles på en omdömesgill och återhållsam nivå. En viss differentiering är rimlig med avseende på vilka gästerna är och på vilken nivå inom universitetet representationen sker. Riksskatteverket skiljer på extern och intern representation. Extern representation Med extern representation menas i detta sammanhang - sådan gästfrihet på universitetets vägnar som på grund av sedvänja eller besökets art visas utomstående besökare i vissa sammanhang och - gåvor till företrädare för andra universitet, akademier eller organisationer i samband med studiebesök, jubileer eller liknande. Representationen får rikta sig till personer som tillsammans med företrädare för universitetet överlägger i frågor som har omedelbart samband med verksamheten inom universitetet. Representation får normalt inte motiveras av besök av person, som är anställd vid universitetet eller ingår i vid universitetet inrättad nämnd etc. Representation får förekomma för statstjänsteman som uppbär traktamente, om denne gör avdrag för måltid i sin reseräkning. Ersättning för deltagande av universitetsrepresentants eller svensk gästs make/maka medges endast undantagsvis och med särskild motivering.

5 GÖTEBORGS UNIVERSITET Bilaga till Ekonominytt nr 29 Ekonomiavdelningen Anm. Representation bör undvikas i samband med reguljära arbetsbesök av tjänstemän från andra statliga myndigheter och universitet, eftersom dessa tjänstemän åtnjuter traktamente vid tjänsteresa. För universitetets vidkommande får representationsmåltid på restaurang uppgå till högst 300 kr per person. För rektor, prorektorer och dekaner bör detta belopp kunna överskridas, om det gäller utländska gäster eller personer av stor betydelse för universitetet. Dock bör beloppet i dessa fall normalt inte överstiga 500 kr per person. Beloppet avser pris inklusive serveringsavgift, entréavgift till restaurang och liknande kostnader, men exklusive mervärdeskatt. Vin får ingå i representationskostnader, som belastar statliga medel. Endast i undantagsfall, vid besök av utländska gäster, kan starksprit få ingå i representationskostnaderna. Observera att mervärdeskatt får dras av på det särskilda avräkningskontot för ingående mervärdeskatt enligt särskilda regler. En billig eller utebliven representation vid ett tillfälle får inte bytas ut mot representation vid ett annat tillfälle, där kostnaden överstigit prisramen. Antalet gäster får normalt inte vara färre än antalet företrädare för universitetet. Om antalet universitetsföreträdare är flera än gästerna får inte universitetet svara för kostnaden för fler än som motsvarar antalet gäster. Intern representation Med intern representation avses måltidsutgifter etc. i samband med interna kurser, konferenser och liknande. En förutsättning för att något skall betraktas som intern representation är att det i huvudsak är fråga om interna möten för myndigheten. Måltidsarrangemangen skall vara gemensamma för alla berörda deltagare. Möten som regelbundet äger rum med kort mellanrum, exempelvis infor-mationsmöten med institutionens personal, kan inte betraktas som intern representation. Sammanträden i universitetets beslutande eller beredande organ förutsätts äga rum endast undantagsvis i internat. Vid intern representation får prisramen vara högst 200 kr (exkl. moms) per person. Om det är fråga om flerdagskonferens gäller beloppet per person och dag. Detta belopp kan också anses utgöra beloppsgräns för beskattningsbar förmån vad avser en enstaka måltid. Anm: Universitetets medel får användas för "arbetsmåltid" av enklare beskaffenhet vid sammanträde med institutionsstyrelse eller liknande. Vid enstaka tillfällen är det tillåtet att använda universitetets medel för att bestrida måltidskostnader i samband med planerings- och informationsmöten. Vem beslutar om representation Beslut om representation - på fakultets/sektionsnivå fattas av berörd dekanus/sektionsdekanus,

6 GÖTEBORGS UNIVERSITET Bilaga till Ekonominytt nr 29 Ekonomiavdelningen - vid institution (motsv) av prefekt/föreståndare, - vid fakultetskansli av dekanus, - vid inrättningar direkt under universitetets styrelse samt i organisatoriskt fristående organ av berörd ordförande, - vid avdelning inom den gemensamma förvaltningen, för vilken prorektor eller universitetsråd har ansvar, av resp. prorektor och universitetsråd, - i övrigt av rektor eller den han utser. Vilka medel får användas Anslagsmedel och externa medel som står till berört organs förfogande får disponeras för representation. Forskningsrådsmedel får användas för representation endast om det uttryckligen anges i kontrakt. Gåvomedel och enskilda bidrag till utbildning och forskning får utnyttjas för representation under förutsättning att dispositionsvillkoren inte lägger hinder i vägen. Av anteckning på nota eller faktura skall framgå tidpunkt för representation, ändamålet samt namnen på de personer den omfattar och den organisation de företräder. Den som fungerat som värd attesterar. Representation i hemmet Vid representation i hemmet gäller högst samma belopp per person som vid intern representation. Räkning för representation Räkning skall ställas till den som skall teckna representationskostnaderna och åtföljas av kvitton och notering om vilka som varit gäster och vilken organisation de företräder. Anm: Namnen på deltagare behöver inte lämnas vid representation av enklare slag i samband med kurser och konferenser. Detta beslut gäller från Därvid upphör rektorsämbetets beslut angående regler för universitetets representation att gälla. Ansvarig handläggare: Bengt Wedel, rektorsämbetets sekretariat, tel ; datorpost Bengt.Wedel@adm.gu.se