DOKUMENTHANTERINGSPLAN för Norrköping Visualisering AB NSA nr 131

Transkript

1 DOKUMENTHANTERINGSPLAN för Norrköping Visualisering AB NSA nr 131 Fastställd av bolagsstyrelsen , 8 Dnr 1.6/16 Stadsarkivariens delegationsbeslut om planändringar: Planens regler gäller oavsett om na har analog eller digital form. Handlingarna som enligt planen ska bevaras, ska skrivas ut på åldrings- eller arkivbeständigt papper, och arkiveras på angivet sätt. Handlingar som enligt planen ska gallras, behöver inte skrivas ut på papper om de i digital form kan fullt ut administreras enligt det offentligrättsliga regelverkets krav, samt hållas såväl fysiskt som logiskt tillgängliga under gallringsfristen. Handlingar Medium/ format Förvaring/ Lagring Sortering/ Hantering / gallras/ Styrelseadministration Protokoll styrelsesammanträden samt Protokollen Arkivskåp Kronologiskt, godkänd årsstämma med bilagor. skrivs på. arkivbeständigt Verksamhetsplaner, verksamhetsberättelser, egna uppdragsplaner och styrdokument, måldokument. Allmänt och gemensamt /digitalt System: Word, excel Anteckningar från Ledningsgruppens möten Kronologiskt, pärm hos Avtal/kontrakt med leverantörer, där Arkivskåp, gällande resp. överenskommelsen är av ringa betydelse, t.ex. avslutade. kontorsmaskiner Avtal/kontrakt med sponsorer och samarbetspartners Diarium - lista i diarienummerordning samt i diarieplansbeteckningsordning papper Arkivskåp Arkivskåp, gällande resp. avslutade. Datumordning, Datumordning, Gallras vid inaktualitet, se anmärkning Arkivskåp Årsvis Bilagor diarieförs Registreras i särskilt avtalsregister samt registreras i särskilt avtals register Administratören ansvarar för samtliga. Om avtalet utgör verifikation, gallras de efter 10 år. Övriga GIA, senast 2 år efter upphörande. Administratören ansvarar för samtliga. I diariet noteras att avtalen arkiveras i särskild serie. NSA plannr (7)

2 Diarieförda Arkivskåp, hos Årsvis, sorterade efter aktuellt diarieplan år. Rutinkorrespondens, minnesanteckningar, för kännedom, som är av ringa När arkiveras på anann plats än bland didarieförda så ska det noteras i diariet. Hos respektive anställd. Gallras efter 2 år. Gallras av var och en. betydelse. Försäkringsbrev Förvaras i försäkringspärm hos. Skadeärenden Hos. Bland diarieförda Projektdokumentation: Uppdragsbeskrivning, projektplan, budget, projektavslut/sammanfattning Gallras när ärendet är avslutat. Projektvis, i arkivskåp, levereras till projektavslut Finns kopia hos. Försäkringspärm. Se även dokumenthanteringsplan för projektarkivering *intranät måldokumentation Projektledaren ansvarar för administration och förvaring av dokumentation. Verksamhetsstatistik I arkivskåp Årsvis uttag årsvis i december. NSA plannr (7)

3 Personaladministrativa /digita System: Heroma lt Arbetsskada, anmälan Anmälan om t.ex. tillbud till Arbetsmiljöverket Diarie/säkerhetsskåp Bland diarieförda Anställningsbevis Anställningsbevis restauranganställda inkl extrapersonal Rekryteringsärende: annons, kompetensprofil, förteckning över sökande samt beslut om vem som fick tjänsten Ansöknings lediga tjänster (gäller även restaurangen) för den som har fått tjänsten Ansöknings lediga tjänster (gäller även restaurangen), för sökande som inte har fått tjänst. Diarie/säkerhetsskåp Bland diarieförda Personalakter, samtlig personal Arkivskåp, sekretess kan gälla Personalens lönerevision förhandlingsprotokoll protokoll fackliga för Personalens fackliga för. Restauranganställda., levereras till, levereras till, levereras till, levereras till Diarie/säkerhetsskåp Gallras 3 år I personnummerordning., levereras till Avställs i NSA vid behov. personnummerordning när en person har avslutat sin tjänst, dvs. vid uppsägning, avsked, pension, dödsfall. Original till försäkringskassan/ försäkringsbolag, kopia till personalakt. Ex tillbud (kan vara entreprenör). Säkerhetsskåp, Personalakten 1 ex, HRF 1 ex (kopia till löneadminstratören Eva Saks). Akten rensas före leverans. Original upprättas av vd. Original upprättas av vd. Anteckningar från samtal med personalen. Vid inaktualitet GIA Sekretess kan gälla enl OSL 39:1-2 Pensionsärenden Pensionsbrev, ansökningar NSA plannr (7)

4 Pensionsärenden, restauranganställda Kopia hos lönekonsulten. Pensionsbrev, ansökningar Personalmötesanteckningar, informationsmöten, Hos leverans arbetsplatsträffar NSA vid behov. Rehabiliteringsärenden, inkl restauranganställda Sekretess kan gälla enl OSL 39:1-2 Reseräkningar (underlag lön) /digitalt Hos Gallras 10 år Reseräkningar utan kvitton finns i Heroma digitalt. Kvitton i original. Reseräkningar (underlag lön), Hos lönekonsulten. Gallras 10 år Kvitton i original. restauranganställda Uppsägningar - inkl restauranganställda Sekretess kan gälla enl OSL 39:1-2 Sjukanmälan Hos Gallras 2 år sutskrift/heroma Sjukanmälan - restauranganställda Hos lönekonsulten. Gallras 2 år sutskrift/lönesystem externt Läkarintyg Gallras 2 år Sekretess kan gälla enl OSL 39:1-2 Självservice samt Kom&Gå Digitalt Lönesystemet Heroma Gallras enligt dokumenthanteringspl an för Heroma NSA nr Servern, IT-enheten Skattejämkningar Skyddsronder, protokoll Ansvarig brand och säkerhet. Original förvaras i arkivskåp. Kronologisk ordning 03 Gallras vid inaktualitet Timrapporter Hos Årsvis, arkivlådor. Gallras 2 år Timrapporter restauranganställda Hos restaurangansvarig Årsvis, arkivlådor. Gallras 2 år Utanordningslistor restaurang Hos ekonomen Årsvis, arkivlådor. Gallras 10 år soriginal Utanordningslistor /digitalt Hos Årsvis, arkivlådor. Gallras 10 år F o m 2016 digitalt i Heroma Överenskommelser mellan arbetsgivare och anställd efter. NSA plannr (7)

5 Information/marknadsföring / System: digitalt Presentationsmaterial om den egna PP-format, Hos marknadsansvarig 5-årsvis, godkänd verksamheten papper Trycksaker /digitalt Hos marknadsansvarig 5-årsvis, godkänd Tidnings-/pressklipp Hos marknadsansvarig 5-årsvis, godkänd Annonser Hos marknadsansvarig 5-årsvis, godkänd Ekonomiadministrativa /digita System: Economa, lt Webfocus Ekonomiadministration, underlag, verifikationer Hos ekonomen/arkivskåp Årsvis. Gallras, 10 år Ett arkivex bevaras på papper Ett arkivex bevaras på papper Avstämnings- och bokföringsorder /Digitalt Hos ekonomen Ekonomisystemet Gallras, 10 år Leverantörsfakturor Hos Årsvis. Gallras, 10 år Fakturaskanningen har innevarande år. Fakturaskanningen/arkiv skåp Fakturaunderlag /Digitalt Hos ekonomen/arkivskåp Årsvis. Gallras enligt dokumenthanteringspl an för ekonomiadministratio n NSA nr 04. Fakturajournal, digitalt Digitalt Digitalt Economa RoR Gallras, 10 år Server IT-enheten Ekonomiuppföljning, prognoser /Digitalt Rapportsystemet Webfocus Bland diarieförda Budget /Digitalt Rapportsystemet Bland diarieförda Webfocus Riskanalys Exelark Bland diarieförda Bokslut, årsredovisning Bland diarieförda Verksamhetsspecifika Bokningsbekräftelser /digitalt Bokningssystemet Actor, bokningsansvarig Driftrutiner, daglig drift, publik verksamhet Pärm driftavdelningen samt receptionen. Manus till utställningar och domproduktioner Mapp i värdskåp, arkiveras i arkivskåp. Årsvis Gallras 2 år Debiteringsunderlag som lämnas till ekonom. Gallras efter 10 år. Gallras vid O-servern/Infopärmen inaktualitet. Kronologiskt O-servern/C-värd&guide NSA plannr (7)

6 Mötesprotokoll c-värdar/värdmöten Kronologiskt O-servern/C-värd&guide/Mötesprotokoll. Arkivskåp, årsvis. Mötesprotokoll driftgruppen samt Kronologiskt O-servern/Bokning/Drift/protokoll. Planeringsdagar Prislistor Arkivskåp, årsvis O-servern/Bokning/Drift/Prislistor. Scheman, timanställda värdar Sätts upp på tavla Gallras vid O-servern/BokningDrift/Prislistor. veckovis, papper inaktualitet. Programverksamhet, evenemang Arkivskåp, årsvis O/C-värd&guide. Restaurangverksamheten / System: Actor digitalt Bokningsbekräftelser /Actor Actor och mail Gallras 2 år Debiteringsunderlag som lämnas till ekonom. Gallras efter 10 år. Cateringbeställningar /Actor Verifikatpärm hos ekonom Gallras 10 år Debiteringsunderlag som lämnas till ekonom. Menyer I arkivskåp Årsvis uttag. O-servern/Restaurang C/Menyer Följesedlar Pärm, årsvis Gallras 2 år restaurangansvarig KRAV-certifiering Bland diarieförda Kopia i pärm hos restaurangansvarig Tillstånd Bland diarieförda Kopia hos restaurangansvarig Leasingavtal Arkivskåp- gällande rep. Datumordning, Gallras vid inaktualitet Kopia i pärm hos restaurangansvarig Avslutade. Underhållsavtal/driftavtal Arkivskåp- gällande rep. Datumordning, Gallras vid inaktualitet Kopia i pärm hos restaurangansvarig Avslutade. Leverantörsavtal Arkivskåp- gällande rep. Datumordning, Gallras vid inaktualitet Kopia i pärm hos restaurangansvarig Avslutade. Inventeringslistor Lämnas till ekonom Gallras 10 år Verifikat hos ekonom Kassaredovisningar Lämnas till ekonom Gallras 10 år Verifikat hos ekonom NSA plannr (7)

7 Produktionsavdelningen / Utställningar och domfilm digitalt Ansökningar, ekonomiska medel (utgående Kopia på O-servern hos Bland diarieförda ) samt inkommet beslut projektledaren Beställningar Hos projektledaren Gallras 2 år Upphandlingsärenden/förfrågningar inklusive inkomna anbud Görs av projektledaren Bland diarieförda Projektdokumentation Projektvis, i arkivskåp Anbuden öppnas av projektledaren och diarieförs efter tilldelningsbeslut. Se ovan projektdokumentation Projektledaren ansvarar för administration och förvaring av dokumentation. Domfilmer, egen produktion Digitalt Hårddisk i arkivskåp Hårddisk i arkivskåp är en tillfällig lösning. Långsiktig lagring inklusive förvaltningsplan utreds. Domfilmer, inköpta Digitalt Under licenstiden sparas de på LiU-servern. Gallras enligt avtal med leverantör. Använda förkortningar: NSA=Norrköpings stadsarkiv GIA=gallras vid inaktualitet OSL=offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) NSA plannr (7)