Riktlinje om representation, personalvårdsförmåner och gåvor

Transkript

1 RIKTLINJE Gäller från och med Riktlinje om representation, personalvårdsförmåner och gåvor Gäller fr o m (reviderat ) Denna riktlinje grundar sig på: Rektorsbeslut UF-2012/0777, dnr V , doss 39 Förtydligande till Beslut UF-2012/077 Representation, personalvårdsförmåner och gåvor De allmänna reglerna om representation utgår från skattelagstiftning och bestämmelser om vad som är avdragsgill kostnad i näringsverksamhet. Det finns ett direkt samband mellan dessa regler och momslagens regler om rätt till avdrag för ingående moms på utgifter för representation. Även ESV:s momshandledning har utgjort stöd för den följande riktlinjen gällande representation. Allmänna riktlinjer för representation Representation kan ingå som ett naturligt led i KTH:s kontakter med omvärlden och representation kan vara antingen extern eller intern. Extern representation riktar sig mot kontakter med omvärlden (andra universitet, enskilda forskare, företag mm) i syfte att skapa/upprätthålla/avsluta goda relationer mellan KTH och andra verksamheter Intern representation riktar sig till KTH:s personal och har ofta karaktären av personalvård. Som intern representation betraktas även representation riktad till KTH:s studenter. Det är framförallt syftet med representationen som bestämmer om den ska redovisas som extern eller intern, dvs inte deltagarnas organisatoriska hemvist. Om en eller ett par externa deltagare är inbjudna till KTH för att delta i ett internt planeringsmöte är det att betrakta som en intern representation om syftet är att de ska bidra med något som har med det interna planeringsmötet att göra. Om syftet däremot är av extern karaktär, ex vis att skapa nya relationer med externa verksamheter och externa deltagare bjuds på en lunch är det att betrakta som extern representation. Ersättning för deltagande av universitetsrepresentants eller svensk gästs maka/make eller motsvarande medges endast undantagsvis och med särskild motivering, vilken klart ska framgå av verifikationsunderlaget. Utländsk gästs maka/make eller motsvarande kan medges i större utsträckning.

2 All representation bör utövas återhållsamt. Ofta återkommande representation mot en och samma person eller grupp av personer ska undvikas. Representation får inte vara lyxbetonad. Extern representation ska som regel vara spritfri, undantag kan förekomma vid besök av utländska gäster. Intern representation ska alltid vara spritfri. Som måltidsdryck accepteras dock såväl vin som starköl i sparsam mängd. Kostnader föranledda av sällskapsliv av personlig natur eller kostnader i samband med personliga högtidsdagar är självfallet inte att betrakta som representation. Se mer om detaljer för intern respektive extern representation i kommande avsnitt i denna riktlinje. Definition av begreppet representation och skatteeffekter Begreppet representation är inte tydligt definierat i skattelagstiftningen. Enligt Skatteverket kan utgifter för representation avse kostnader för mat, dryck och betjäning i samband med t ex restaurangbesök men även utgifter för biljetter till teaterföreställning, museum, idrottsanläggning mm. Under vissa förutsättningar kan gåvor betraktas som representation. Det finns några begrepp som är centrala när det gäller att bedöma representationskostnader. Nedan redogörs kort för några sådana begrepp. Omedelbart samband Kravet på omedelbart samband avser såväl tidpunkten och platsen för representation som de deltagande personerna. Dessa regler markerar att representation inte omfattar privata levnadsomkostnader, exempelvis för sällskapsliv, personlig gästfrihet osv. Frekvens Försiktighet bör iakttas vid ofta återkommande representation mot en och samma person eller grupp av personer. Alltför frekvent användande av representation mot en person eller en grupp av personer kan medföra förmånsbeskattning för de deltagande. Försiktighet bör även iakttas för att undvika förtroendeskada. Förmånsbeskattning/kostförmån Grundregeln enligt Skatteverket är att fria måltider som inte är representation, alltid ska förmånsbeskattas. Anledningen till detta är att måltider betraktas som en privat levnadsomkostnad som den anställde själv ska betala. Intagande av måltid bekostad av KTH vid arbets-/planeringsmöten, medför förmånsbeskattning för fri kost (schablonbelopp enligt Skatteverkets anvisningar) för den anställde samt arbetsgivaravgift för KTH. Något momsavdrag är inte tillåtet att göra för denna typ av kostnad. Se exempel på gränsdragning i avsnittet Intern representation/. Begreppet arbetsmåltid existerar inte i skattelagstiftningen. Med arbetsmåltid menas här exempelvis sådana måltider som kollegor ibland äter tillsammans på arbetsplatsen under eller i anslutning till arbetet, ofta av tidsbesparande skäl. Huvudregeln har nämnts i föregående stycke. En sådan måltid är skattepliktig om det inte är fråga om intern representation eller om förtäringen är av enklare slag (ex vis kaffe, te, mindre smörgås, bullar eller frukt.) En större smörgås eller landgång betraktas däremot som måltid. Då en anställd har fått fria måltider av arbetsgivaren ska måltiderna förmånsbeskattas. Om den anställde inte redovisar med reseräkning ska blankett om kostförmån alternativt Representationsblanketten fyllas i, se blankettarkivet. Ifylld blankett bifogas leverantörsfakturan och kopia skickas (via post eller e-post) till ansvarig granskare på skolan.

3 Mer information om kostförmån finns i under rubriken Personal/tjänsteresor/kostförmån. Fri kost som den anställde åtnjuter vid såväl extern som intern representation förmånsbeskattas inte. Om en måltid eller resa inte betraktas som representation kan förmånsbeskattning komma ifråga för deltagande personer. Förmånsvärde för fria måltider fastställs av Skatteverket, se dokument Beloppsgränser Representation, kostförmån och gåvor där aktuella belopp framgår. Beloppsgränser och avdragsrätt för ingående moms Beloppsgränser KTH:s policy vid extern representation är att kostnaden inte får överstiga 800 kronor inklusive moms per person och representationstillfälle. Vid intern representation är beloppsgränsen 600 kronor inklusive moms per person och representationstillfälle. Samtliga kostnader för lunch, middag eller supé inklusive drycker, serveringsavgift, entréavgift, dricks och liknande kostnader ska rymmas inom beloppsgränsen. I samband med jullunch/julmiddag kan belopp för intern representation tillåtas uppgå till 800 kronor inklusive moms per person och tillfälle. Vid intern representation genom personalfest medges också kringkostnader för lokalhyra, musik, biljetter, inträde mm på högst 400 kronor per person och tillfälle. Det bör observeras att de ovan angivna beloppsgränserna för extern och intern representation har höjts till en relativt generös nivå. De nu fastställda gränserna får inte överskridas. I särskilda fall kan rektor/ skolchef fatta beslut om avsteg från gällande beloppsgränser. Tillstånd ska begäras i förväg för varje enskilt tillfälle och undertecknat beslut ska bifogas underlag för representationen. Avdragsrätt för ingående moms För KTH gäller, som för andra statliga myndigheter och företag, att avdragsrätten för ingående moms i samband med representation är begränsad till ett av Skatteverket fastställt maxbelopp. Aktuella belopp framgår av dokument Beloppsgränser Representation, kostförmån och gåvor Begränsningen i avdragsrätten för ingående moms gäller för både extern och intern representation. Extern och intern representation Extern representation Representationskostnaderna kan avse bl a: mat och dryck på restaurang eller i hemmet hotellrum resor teater- och eller andra biljetter jubileer, invigningar mm Gemensamt för kostnaderna är att de riktar sig mot kontakter i omvärlden (andra universitet, enskilda forskare, företag eller liknande) och har ett omedelbart samband med och direkt värde för universitetets verksamhet. För beloppsgränser och avdragsrätt för ingående moms se avsnitten "Beloppsgränser" och

4 "Avdragsrätt för ingående moms". Jubileer och invigningar Som en form av extern representation i skattesammanhang betraktas även arrangemang som i första hand har ett PR-syfte, såsom jubileer och invigningar. Kravet på omedelbart samband med verksamheten gäller även sådana arrangemang. Kostnaderna för arrangemangen bör betraktas som PR-kostnader, en form av verksamhetskostnader, och inte som representation och är därmed inte föremål för de begränsningar i rätten till avdrag för ingående moms som representation. Intern representation/ Representation riktad mot KTH:s anställda har en annan inriktning än extern representation och är i första hand en form av personalvård. Som intern representation betraktas även representation som riktar sig mot KTH:s studenter. Exempel på intern representation är: personalfester informationsmöten[1] med personal kortare konferenser Observera att julbord räknas som en personalfest och ingår i de två (2) tillfällen då KTH har kompensationsrätt för mervärdeskatt. Om fester genomförs vid fler än två (2) tillfällen under ett år blir hela fakturan en kostnad för KTH. Som intern representation räknas även utgifter för måltider i samband med interna kurser och planeringskonferenser (t ex diskussioner om budgetering, personalfrågor, forsknings- och/eller utbildningsfrågor). Förutsättningar för att intern representation ska anses föreligga är att: det är fråga om i huvudsak interna möten för KTH sammankomsten har en varaktighet på högst en vecka det inte är fråga om möten som regelbundet hålls med korta mellanrum (varje/ varannan vecka eller månatligen) måltidsarrangemangen är gemensamma Samtliga förutsättningar ovan ska vara uppfyllda för att sammankomsten ska hänföras till intern representation. I annat fall är måltiden att betrakta som skattepliktig förmån. En lättare gemensam måltid (enklare smörgås) i anslutning till en kortare konferens eller ett planeringsmöte där en större grupp ur personalen är samlad förmånsbeskattas inte. Som motpol kan tas det fall att en grupp personer träffas i en mindre grupp för ett arbetsmöte och sedan går på lunch/middag tillsammans och tar ut ersättning för denna måltid från KTH. Det senare är ett typiskt exempel på en arbetsmåltid som är skattepliktig. Mellan de två ovan nämnda exempel finns en gråzon som inte är lätt att bedöma. För att undvika att i efterhand hamna i en diskussion om beskattning eller inte krävs att det finns underlag för det möte som betraktades som en kortare konferens eller ett planeringsmöte. Det kan exempelvis vara program eller dagordning där syfte och innehåll med mötet framgår, samt uppgift om deltagare och eventuell inbjudan. Arbets- eller planeringsdiskussioner under måltid innebär med andra ord inte automatiskt att måltiden kan betraktas som intern representation, utan kan bli förmånsbeskattad. Se mer i avsnittet Förmånsbeskattning/kostförmån. För att betraktas som intern representation bör måltiden ingå i ett större planerat sammanhang.

5 Om en kurs/konferens avslutas med en mer påkostad måltid ska den måltiden redovisas som intern representation. För aktiviteter som är att betrakta som ren intern representation, t ex personalfester, och som ska redovisas på kontot för intern representation, gäller begränsning i avdragsrätten för ingående moms. Högtidssammankomster Deltagande, som representant för KTH, vid högtidssammankomster (exempelvis Nobelmiddagen och Ingenjörsakademins årliga högtidssammankomst) där det finns ett omedelbart samband med KTH:s verksamhet, såsom att inleda eller upprätthålla affärsförbindelser eller liknande, kan räknas som extern representation. Om det är kutym vid dessa sammankomster att make/maka eller motsvarande deltar så ska inte den anställde förmånsbeskattas för den del som rör den medföljande. Måltidskuponger för representation Måltidskuponger avsedda för representation (härmed avses inte kuponger avsedda för subventionerade måltider genom Rikskuponger eller motsvarande) och som förskottsbetalats av KTH, ska när de kvitteras ut av anställd betraktas och redovisas som en fordran på den anställde. När måltidskupongerna redovisas konteras kostnaderna och momsen enligt regelverket och fordran på den anställde regleras. Samma krav på verifikationer gäller som vid annan representation. Dricks Dricks kan lämnas i undantagsfall vid restaurangbesök. Dricks får inte överstiga 5 % av representationskostnaden och ska rymmas inom beslutade beloppsgränser. Dricks kan i undantagsfall lämnas vid taxiresa. Dricks får inte överstiga 5 % av priset för taxiresan. Personalvårdsförmån Som personalvårdsförmån av mindre värde, betraktas t ex enklare förfriskningar och förtäring på arbetsplatsen. Detta är inte direkt ersättning för utfört arbete utan avser enklare åtgärder i syfte att skapa trivsel i arbetet eller liknande. Exempel på enklare förtäring (inte måltid) kan vara fruktkorg och kaffe. Personalvårdsförmån förmånsbeskattas inte och full avdragsrätt för moms gäller. För att personalvårdsförmån ska vara skattefri gäller att förmånen inte får vara utbytbar mot kontant lön. För mer info om ex vis friskvårdspolicy, se Friskvård på KTH - mål och strategi Gåvor och uppvaktningar Gåvor kan indelas i tre kategorier: gåvor i marknadsföringssyfte, representationsgåvor och gåvor till anställda. Gåvor i marknadsföringssyfte Gåvor i marknadsföringssyfte är gåvor utan någon personlig karaktär och av ringa värde försedd med KTH:s namn och sigill. En sådan gåva kan exempelvis lämnas till person som fungerar som värd vid studiebesök och besök vid vänortsuniversitet eller till arrangörer och medverkande i konferenser eller seminarier. En sådan gåva är skattefri för mottagaren och full avdragsrätt för moms gäller.

6 Representationsgåvor I samband med att viktiga avtal tecknas för KTH eller att värdefullt samarbete inleds/avslutas, vid invigningar och jubileer kan representationsgåva överlämnas till representant för annan myndighet, företag eller liknande. Exempel på sådan gåva är blomsteruppsats, bok, chokladkartong, fruktkorg eller liknande. Begränsad avdragsrätt för moms gäller. Med hänsyn till regler om muta och bestickning är det synnerligen viktigt att ett omedelbart samband med KTH:s verksamhet föreligger, vilket ska framgå av bokföringsunderlagen. Utgift för krans eller bukett i samband med dödsfall räknas också som representationsgåva. Momsen är inte avdragsgill. Gåvor till anställda Generellt ska gälla stor återhållsamhet med gåvor till anställda. Beslut om gåvor fattas av rektor eller den som rektor genom KTH:s delegationsordning gett beslutanderätt. Restriktivitet med att vidarebefordra denna delegation bör iakttas vad gäller minnesgåvor och jubileumsgåvor. Huvudregeln är att gåvor från arbetsgivare är skattepliktiga, men vissa gåvor från arbetsgivare är undantagna. Uppvaktning av enklare art med blommor vid disputation, födelsedag, anställds sjukdom eller anställningens upphörande utgör inte skattepliktig intäkt för mottagaren. Skattefrihet gäller i de fall som räknas upp nedan när gåvans värde inte överstiger respektive belopp. Julgåva: Julgåva där värdet inte överstiger 450 kr Jubileumsgåva: Med jubileumsgåva menas gåva till anställd när KTH jubilerar. Värdet får inte överstiga kr Minnesgåva: Gåva av minneskaraktär för anställd vid exempelvis högtidsdagar, längre tids anställning eller när anställningen upphör. Minnesgåvor är skattefria om värdet inte överstiger av Skatteverket fastställt belopp och inte ges vid mer än ett tillfälle utöver vid anställningens upphörande. Skattefriheten för minnesgåva gäller endast om den ges till varaktigt anställda. Med detta menas enligt Skatteverket att den sammanlagda anställningstiden ska ha uppgått till minst sex år. Detta innebär att denna anställningstid måste föreligga även vid t ex 50-årsdagen. Vid KTH kan minnesgåvor ges vid maximalt två tillfällen under anställningstiden. Antingen när någon som varit anställd i minst 6 år fyller 50 år alternativt 60 år samt när någon som varit anställd i minst 6 år antingen slutar sin anställning alternativt går i pension. Vid de nämnda tillfällena får minnesgåvans värde uppgå till det maximala belopp som fastställts av Skatteverket. Aktuellt belopp framgår av dokument Beloppsgränser Representation, kostförmån och gåvor Skattefriheten gäller inte för kontanta medel. För alla gåvor gäller skattefriheten bara så länge värdet (= marknadsvärde inklusive moms) inte överskrider de beloppsgränser som redovisats ovan. En gåva beskattas från första kronan, om värdet av gåvan överstiger angivna gränsbelopp enligt ovan. Annan gåva än ovanstående ska i princip jämställas med ersättning för utfört arbete. Sådan gåva utgör alltid skattepliktig intäkt för mottagaren. Utgift för krans eller bukett i samband med anställds dödsfall räknas också som representationsgåva och kan konteras på konto 4972 Uppvaktning och gåvor egen personal. Momsen är inte avdragsgill.

7 Krav på verifikationsmaterialet vid representation Verifikationer vid representation eller aktivitet där måltid/förtäring ingår ska, förutom kraven enligt bokföringsförordningen, alltid innehålla: namn på samtliga (1) personer som har deltagit samt vilket företag eller motsvarande de representerar syfte med representationen (2) datum för representationen attest (1) Vid större sammankomster används anmälnings-/deltagarlistor. Om antalet deltagare avviker från antal anställda görs notering om detta på deltagarlistan. Om representationen avser grupp med fast sammansättning anges namn på gruppen, t ex ledningsgruppen. Detta kan anges som kommentar i EFH. (2) Vid konferenser, seminarier och liknande ska program bifogas. [1] Hela personalen samlas för att ta del av enstaka men viktig information. Det kan gälla organisationsförändringar, personalfrågor eller andra frågor som arbetsgivaren vill nå ut med till sin personal. Informationsmötet karaktäriseras även av att det är envägskommunikation. Bilagor Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Representation - exempel affärshändelse Representation - exempel kostnader kontovis Kontering av intäkter i samband med fakturering av deltagande i representationsevenemang Beloppsgränser Representation, kostförmån och gåvor ( ) Förtydligande till Beslut UF

8

9 Momsavdrag, redovisning av kostförmån och konteringsanvisningar för ett antal affärshändelser KOSTNADER Affärshändelse/aktivitet Beskrivning affärshändelse Underlag utgörs av Moms avdrag Förmånsbeskattning Bilaga 1 BAS-konto (nr) Bas-konto (namn) Kommentar Kungliga Tekniska högskolan Upprättad Reviderad Aktivitet av PR-karaktär Evenemang för att rekrytera studerande. Middag med underhållning. Deltagande är anställda, studerande på KTH samt externa dels från företag dels ev blivande KTH-studenter. Faktura från restaurang där antal deltagare framgår Syfte anges i Agresso Ev. begränsat 5532 PR, Institutionell info etc Momsavdraget eller ej beror på om evenemanget ska anses som representation. Om det är att betrakta som representation då gäller begränsat momsavdrag. Aktivitet av PR-karaktär där deltagare betalar viss del Evenemang för att rekrytera studerande. Middag med underhållning. Deltagande är anställda, studerande på KTH, samt externa dels från företag dels ev blivande KTH-studenter. Totalt deltar exempelvis 450 personer och 200 av dessa betalar viss avgift. Faktura från restaurang "Middag för xx antal personer" med notering om vilken aktivitet det kan kopplas till och vilka som deltagit i evenemanget. Troligen fullt 5532 PR, Institutionell info etc Som ovan Redovisning av inbetalning av deltagaravgift se separat blad. Arbetslunch/middag Arbetslunch/middag När två eller flera kollegor träffas för gemensam lunch och diskussion i arbetsfrågor. Två eller flera anställda beställer lunch/middag till arbetslokalen under pågående arbete. restaurang där deltagare och syfte framgår restaurang/likn där deltagare och syfte framgår Ja*) 4961 Ja*) 4961 *) Om luncher/middagar intas på bekostnad av KTH vid arbetsmöten eller planeringsmöten medför detta förmånsbeskattning för fri kost för den anställde samt arbetsgivaravgift för KTH. Diplomutdelning Middag vid diplomutdelning för ex vis 600 Troligen fullt 5532 PR, Institutionell info etc personer. Cirka 100 personer äter gratis (både restaurang där antal anställda och externa) och 500 personer betalar deltagare framgår. reducerat eller fullt pris. Syfte anges i Agresso. **** **** 5121 Samköpsfakturering, tjänster Momsavdrag eller ej beror på om detta kan betraktas som ett arrangemang i verksamheten eller om det är att betrakta som representation. Disputationslunch Lunch för respondent, opponent, handledare, betygsnämnd, någon kollega eller motsv. restaurang där antal deltagare framgår Deltagarförteckning och syfte anges i Agresso Begränsat 4961 KTH:s maxbelopp för intern repr - se faktaruta sid 5 (5) Disputationsmottagning Mottagning med buffé för anställda och externa för ex vis 60 personer. restaurang där antal deltagare framgår Deltagarförteckning och syfte anges i Agresso Begränsat 4961 Deltagare kan anges i "grupp" om det är svårt att ange namn på varje enskild deltagare KTH:s maxbelopp för intern repr - se faktaruta sid 5 (5) Fikabröd till personalen Trivselfrämjande åtgärder vid speciella tillfällen. Ex vis Fredagsfika, semlor eller lussebullar leverantör av fikabröd Fullt 4971 Personalvårdande kostnader Deltagare kan anges i "grupp" om det är svårt att ange namn på varje enskild deltagare Fruktkorg till anställda Faktura från leverantör Fullt 4971 Personalvårdande kostnader Sida 1 av 5

10 Momsavdrag, redovisning av kostförmån och konteringsanvisningar för ett antal affärshändelser KOSTNADER Affärshändelse/aktivitet Beskrivning affärshändelse Underlag utgörs av Moms avdrag Förmånsbeskattning BAS-konto (nr) Bas-konto (namn) Kommentar Kungliga Tekniska högskolan Upprättad Reviderad Högtidssammankomst Kan ex vis vara Kungliga Ingenjörsvetenskapsakademins (IVA) årliga högtidssammankomst alternativt Nobelmiddagen där anställda på KTH deltar. Faktura där deltagare framgår Begränsat *) 5521 Extern representationsersättning Om det finns ett omedelbart samband med KTH:s verksamhet, såsom att inleda eller upprätthålla affärsförbindelser eller liknande, kan detta räknas som extern representation. *)Av KTH utsedda deltagare kan delta utan förmånsbeskattning. Informationsmöte När hela personalen samlas för att erhålla infomation om ex vis organisationsförändringar, personalfrågor eller andra frågor som KTH vill nå ut med till personalen. Enkelriktad information. Anställda som deltar i mötet bjuds på kaffe och kaka. Anställda som deltar i mötet bjuds på lunch i anslutning till mötet Faktura/kvitto på inköp där deltagare och syfte framgår Faktura från restaurang där deltagare och syfte framgår Begränsat 4961 Begränsat 4961 Momsavdrag baseras på 60 kr/pers (2012 års belopp) Momsavdrag baseras på 90 kr/pers (2012 års belopp) KTH:s maxbelopp för intern repr -se faktaruta sid 5 (5) Julgåva av mindre värde, till anställda Faktura från leverantör Fullt * 4972 Gåvor för egen personal *) max belopp 450 kr inkl moms fr o m inkomståret I värdet inräknas inte fraktkostnader. Om värdet överstiger 450 kr blir gåvan skattepliktig i sin helhet. Jullunch Anställda bjuds på jullunch. restaurang där deltagare och Begränsat 4961 syfte framgår Momsavdrag baseras på 90 kr/pers (2012 års belopp) KTH:s maxbelopp för intern repr -se faktaruta sid 5 (5) Kaffe till anställda Gratis kaffe från automat eller likn till anställda. Faktura från leverantör Fullt 4971 Personalvårdande kostnader Konferensdeltagande extern arrangör KTH-anställd deltar i konferens som arrangeras av externt företag. Konferensen har mer karaktär av erfarenhetsutbyte än utbildning. Måltider ingår. Faktura från arrangör på konferensavgiften Syfte anges i Agresso Fullt Ja 5741 Konferensavgifter anställda Om traktamente utgår ska det reduceras Konferenskostnad intern konferens på kursgård Konferens på kursgård i 1 till 2 dagar. I konferenskostnaden ingår helpension för deltagarna. Arbete pågår hela dagarna (minst 6 timmar per dag). Faktura helpension med underlag i form av spec deltagare, syfte och konferensprogram Fullt 4812 (för egen personal) - i egen regi Interna kurser/konferenser, kick-off mm Konferenskostnad intern konferens på KTH Heldagskonferens för anställda på KTH där lunch och middag samt kaffe ingår. Schemalagt arbete minst 6 timmar per dag. Faktura från restaurang för kaffe (fm/em) samt lunch och middag med underlag i form av spec deltagare, syfte och konferensprogram Fullt 4812 (för egen personal) - i egen regi KTH-konferenser med externa deltagare KTH anordnar konferens och bjuder in externa deltagare. I konferensen deltar även KTHanställda. Deltagare betalar konferensavgift. Faktura från restaurang för kaffe (fm/em) samt lunch och middag med underlag i form av spec deltagare, syfte och konferensprogram Fullt 5941 Konferenskostnader Luciakaffe med glögg Inköpskvitton Begränsat 4961 Momsavdrag baseras på 60 kr/pers (2012 års belopp) Lunch/middag - extern representation Måltid med externa gäster. Externa gäster bör inte vara i extrem minoritet. restaurang där deltagare och syfte framgår Begränsat 5521 Extern representationsersättning Omedelbart samband gäller för alla deltagare KTH:s maxbelopp för extern repr - se faktaruta sid 5 (5) Sida 2 av 5

11 Momsavdrag, redovisning av kostförmån och konteringsanvisningar för ett antal affärshändelser KOSTNADER Kungliga Tekniska högskolan Upprättad Reviderad Affärshändelse/aktivitet Beskrivning affärshändelse Underlag utgörs av Moms avdrag Förmånsbeskattning BAS-konto (nr) Bas-konto (namn) Kommentar Middag för nyrekryterade studenter Om ex vis 70 nyrekryterade studenter bjuds på middag för att känna sig välkomna till KTH. restaurang där deltagare och syfte framgår Begränsat 4961 Momsavdrag baseras på 90 kr/pers (2012 års belopp) KTH:s maxbelopp för intern repr - se faktaruta sid 5 (5) Minnesgåva, till anställda Faktura från leverantör Fullt * 4972 Gåvor för egen personal *) max 15 tkr inkl moms. Beloppet 15 tkr är ett gränsbelopp, vilket innebär att gåvan blir beskattad från första kronan om värdet överstiger angivet belopp. Minnesgåva får bara ges vid ett tillfälle förutom vid anställningens upphörande för att den ska vara skattefri. Den sammanlagda anställningstiden ska ha uppgått till minst sex år för att en gåva ska anses vara av minneskaraktär när anställningen upphör. Motion/liknande för en skola/avd En skola/avd inom KTH betalar hyra och instruktörsavgift för gymnastik för sina anställda. Faktura från idrottshallen där syfte och deltagare* framgår Fullt 4941 Rekreation och motion * deltagare kan anges som en grupptillhörighet Måltider vid studieresa - traktamenten Om ex vis 15 anställda åker på en internt anordnad studieresa. KTH betalar alla kostnader. Alla tar ut traktamenten. Restaurangnotor från samtliga måltider Fullt * 4812 (för egen personal) - i egen regi * ja - om resan är längre än en vecka. Traktamentet ska reduceras. Samma regler inrikes och utrikes. Måltider vid studieresa - ej traktamenten Om ex vis 15 anställda åker på en internt anordnad studieresa. KTH betalar alla kostnader. Ingen tar ut traktamenten. Restaurangnotor från samtliga måltider Fullt * 4812 (för egen personal) - i egen regi *ja- om resan är längre än en vecka. Måltidskuponger, avsedda för representation Anställd tar emot måltidskuponger som KTH betalar. leverantör av måltidskuponger **** 1572 Övriga förskott Redovisas som fordran på anställd Redovisning av måltidskuponger Redovisning sker efter hur kupongerna har använts. Har kupongerna t ex använts för representation, bokförs mom enligt reglerna för begränsat momsavdrag. Restaurangnotor eller annat som redovisning för hur kupongerna har använts. Beror på hur kupongerna har använts Personalfest Anställda bjuds på middag som serveras på restaurang eller i KTH:s lokaler Faktura från resturang där antal deltagare framgår Begränsat vid max två tillfällen 4961 Kompensationsrätt för mervärdeskatt på personalfest medges inte för mer än två tillfällen per år. Momsavdrag baseras på belopp för avdragsgill representation som är 90 kr/person (2012) KTH:s maxbelopp för intern repr - se faktaruta sid 5 (5) Personalfest där deltagare betalar viss del Anställda bjuds på middag som serveras på restaurang eller i KTH:s lokaler. Deltagare betalar avgift - minst lika mycket som kostförmånen. Faktura från resturang där antal deltagare framgår Begränsat 4961 Redovisning av inbetalning av deltagaravgift se separat blad. Personalutbildning/intern kurs inkl måltid KTH anordnar kurs för anställda. Lunch samt kaffe + kaka ingår (både fm o em). Faktura från restaurang för kaffe (fm/em)samt lunch kompletteras med underlag som specificerar deltagare, syfte och konferensprogram Fullt 4812 (för egen personal) - i egen regi Sida 3 av 5

12 Momsavdrag, redovisning av kostförmån och konteringsanvisningar för ett antal affärshändelser KOSTNADER Affärshändelse/aktivitet Beskrivning affärshändelse Underlag utgörs av Moms avdrag Förmånsbeskattning BAS-konto (nr) Bas-konto (namn) Kommentar Kungliga Tekniska högskolan Upprättad Reviderad Personalutbildning/intern kurs inkl kaffe/kaka KTH anordnar kurs för anställda. Faktura från restaurang för kaffe (fm/em) kompletteras med underlag som specificerar deltagare, syfte och konferensprogram Fullt 4812 (för egen personal) - i egen regi Personalutbildning/extern kurs Anställd deltar i kurs som anordnas av extern arrangör i arrangörens lokaler. Lunch ingår i kursavgift som betalas av KTH. Faktura på kursavgift från arrangör Fullt Ja 4811 Kursavgifter, externa kurser Personalvård, ex vis friskvård/kontorsmassage Fullt 4941 Rekreation och motion Förmånen måste riktas till all personal på arbetsplatsen Planeringsmöte Personal samlas för att planera något och intar måltid i anslutning till planeringsmötet restaurang där deltagare och syfte framgår Ja*) 4961 *) Om luncher/middagar i samband med planeringsmöten intas på bekostnad av KTH medför detta förmånsbeskattning för fri kost för den anställde samt arbetsgivaravgift för KTH. Promotionsmiddag Promotionsmiddag för ex vis 600 personer vara 400 äter gratis (både anställda och externa). Faktura från restaurang där antal deltagare framgår Fullt 5532 PR, Institutionell info etc **** **** 5121 Samköpsfakturering, tjänster Promotionsmottagning Mottagning med buffé för anställda. restaurang där antal deltagare framgår Begränsat 4961 Momsavdrag baseras på 90 kr/pers (2012 års belopp) KTH:s belopp för intern repr - se faktaruta sid 5 (5) Representationsgåva till ej anställda Faktura från leverantör Begränsat* 5523 Representationsgåvor * max 180 kr exkl moms/pers och tillfälle Bio- eller teaterbiljetter Anställda bjuds på bio/ teater. Faktura med uppgift om antal biljetter Begränsat 4961 Universitetsstyrelsekonferens Högskolestyrelsen och personal från KTH deltar i konferens cirka 1,5 dagar. Helpension ingår för samtliga. I anslutning till konferensen hålls styrelsemöte. Faktura helpension med underlag i form av spec deltagare, syfte och konferensprogram Fullt 4812 (för egen personal) - i egen regi Universitetsstyrelsemöten Högskolestyrelsemöte. Ledamöterna bjuds på lunch. Även vissa anställda kan delta. Faktura från restaurang med notering om antal deltagare Begränsat 4961 Momsavdraget är begränsat som vid enklare förtäring Sida 4 av 5

13 Momsavdrag, redovisning av kostförmån och konteringsanvisningar för ett antal affärshändelser KOSTNADER Affärshändelse/aktivitet Beskrivning affärshändelse Underlag utgörs av Moms avdrag Förmånsbeskattning BAS-konto (nr) Bas-konto (namn) Kommentar Kungliga Tekniska högskolan Upprättad Reviderad Uppvaktning - där anställda bjuds på middag Uppvaktning - där anställda bjuds på lättare förtäring Anställda bjuds på middag vid medarbetares 50-årsdag, pensionering eller motsvarande. Anställda bjuds på ex vis kaffe/tårta eller snacks/dryck i samband med uppvaktning av medarbetares 50-årsdag, pensionering eller motsvarande. Restaurangnota där antal deltagare framgår Deltagarförteckning och syfte anges i Agresso Inköpskvitton kaffe/tårta eller snacks/dryck mm Deltagarförteckning och syfte anges i Agresso Begränsat 4961 Fullt 4971 Personalvårdande kostnader KTH:s maxbelopp för intern repr - se faktaruta sid 5 (5) Uppvaktning - blommor till anställd Kan vara ex vis när någon medarbetare fyller 50 år, har sagt upp sig eller går i pension. blomsterhandel, kompletteras med notering om syfte Fullt 4972 Gåvor för egen personal Betraktas som minnesgåva Uppvaktning av enklare art* * Uppvaktning av enklare art med blommor vid disputation, födelsedag, anställds sjukdom eller anställningens upphörande. OBS Maxgräns för att undvika beskattning leverantör, kompletteras med notering om syfte Fullt * 4972 Gåvor för egen personal *) max belopp 450 kr inkl moms fr o m inkomståret I värdet inräknas inte fraktkostnader. Om värdet överstiger 450 kr blir gåvan skattepliktig i sin helhet. Deltagarförteckning i samband med representation samt syfte ska i första hand anges i Agresso. DRICKS! Observera! Dricks kan i undantagsfall lämnas vid restaurangbesök. Beloppet får inte överstiga 5 % av representationskostnaden. Dricks ska rymmas inom beloppsgränsen. Aktuella beloppsgränser Extern/Intern representation KTH:s policy vid extern representation är att kostnaden inte får överstiga 800 kronor inklusive moms per person och representationstillfälle. Vid intern representation är beloppsgränsen 600 kronor inklusive moms per person och representationstillfälle. Samtliga kostnader för lunch, middag eller supé inklusive drycker, serveringsavgift, entréavgift, dricks och liknande kostnader ska rymmas i nom beloppsgränsen. I samband med jullunch/julmiddag kan belopp för intern representation tillåtas uppgå till 800 kronor inklusive moms per person och tillfälle. Vid intern representation genom personalfest medges också kringkostnader för lokalhyra, musik, biljetter, inträde mm på högst 400 kronor per person och tillfälle. Skillnad mellan vad som konteras på konto 4812 ( (för egen personal) i egen regi och konto 4961 () Kontogrp 481* används för kostnader för utbildning, fortbildning och vidareutbildning medan kontogrp 496* är personalrepresentation. På konto 4812 redovisas kostnader i samband med mer "strukturerad" utbildning och på konto 4961 redovisas kostnader i samband med interna möten på avdelningen samt arbetsmöten/luncher. Konferenser som redovisas på konto 4812 ska omfatta minst 6 timmar per dag och det ska finnas ett program för konferensen som ska bifogas som underlag till redovisningen. På konto 4812 finns inte någon begränsning i kompensationsrätten för mervärdeskatt. På konto 4961 gäller begränsad kompensationsrätt för mervärdeskatt samt förmånsbeskattning när det gäller arbetslunch/middag. Speciella momsregler! - KTH har inte rätt till kompensation för ingående moms på kostnad för måltid som medför kostförmån för den anställde. KTH har kompensationsrätt för ingående mervärdeskatt vid två (2) tillfällen gällande intern representation. Om personalfester genomförs vid fler än två (2) tillfällen under ett år blir hela fakturan en kostnad för KTH. Vid ex vis en uppvaktning kan det förekomma både utgifter för present samt förtäring - observera att dessa utgifter ska redovisas på olika konton! Kostnader för förtäring redovisas på konto 4971 (Personalvårdande kostnader) medan kostnader för present redovisas på konton 4972 (Gåvor egen personal) Begränsad moms vid representation Ett schablonmässigt momsavdrag på 10,80 kronor per person och representationstillfälle ska göras på kostnader för mat. (12 % på 90 kronor, vilket är det högsta belopp som får dras av vid representation för företag) Om alkoholhaltiga drycker skulle ingå, där momspålägget är 25 %, kan ett schablonmässigt momsavdrag på 14 kronor per person och representationstillfälle göras. Moms överstigande ovan nämnda belopp (10,80 kronor resp 14 kronor) per person och tillfälle redovisas som representationskostnad. Sida 5 av 5

14 BAS-konto (nr) Bas-konto (namn) Affärshändelse/aktivitet Beskrivning affärshändelse Underlag utgörs av Moms avdrag 1572 Övriga förskott Måltidskuponger, avsedda för representation Anställd tar emot måltidskuponger som KTH betalar. leverantör av måltidskuponger Förmånsbeskattning Kommentar **** Redovisas som fordran på anställd Bilaga 2 Kungliga Tekniska högskolan Upprättad Reviderad Redovisning av måltidskuponger Redovisning sker efter hur kupongerna har använts. Har kupongerna t ex använts för representation, bokförs moms enligt reglerna för begränsat momsavdrag. Restaurangnotor eller annat som redovisning för hur kupongerna har använts. Beror på hur kupongerna har använts 4811 Kursavgifter, externa kurser Personalutbildning/extern kurs Anställd deltar i kurs som anordnas av extern arrangör i arrangörens lokaler. Lunch ingår i kursavgift som betalas av KTH. Faktura på kursavgift från arrangör Fullt Ja 4812 Konferenskostnad intern konferens på (för egen personal) - i egen kursgård regi Konferens på kursgård i 1 till 2 dagar. I konferenskostnaden ingår helpension för deltagarna. Arbete pågår hela dagarna (minst 6 timmar per dag). Faktura helpension med underlag i form av spec deltagare, syfte och konferensprogram Fullt Interna kurser/konferenser, kick-off mm 4812 (för egen personal) - i egen Konferenskostnad intern konferens på KTH regi Heldagskonferens för anställda på KTH där lunch och middag samt kaffe ingår. Schemalagt arbete minst 6 timmar per dag. Faktura från restaurang för kaffe (fm/em) samt lunch och middag med underlag i form av spec deltagare, syfte och konferensprogram Fullt 4812 (för egen personal) - i egen Måltider vid studieresa - traktamenten regi Om ex vis 15 anställda åker på en internt anordnad studieresa. KTH betalar alla kostnader. Alla tar ut traktamenten. Restaurangnotor från samtliga måltider Fullt * * ja - om resan är längre än en vecka. Traktamentet ska reduceras. Samma regler inrikes och utrikes (för egen personal) - i egen Måltider vid studieresa - ej traktamenten regi Om ex vis 15 anställda åker på en internt anordnad studieresa. KTH betalar alla kostnader. Ingen tar ut traktamenten. Restaurangnotor från samtliga måltider Fullt * *ja- om resan är längre än en vecka (för egen personal) - i egen Personalutbildning/intern kurs inkl måltid regi KTH anordnar kurs för anställda. Lunch samt kaffe + kaka ingår (både fm o em). Faktura från restaurang för kaffe (fm/em) samt lunch kompletteras med underlag som specificerar deltagare, syfte och konferensprogram Fullt 4812 (för egen personal) - i egen Personalutbildning/intern kurs inkl kaffe/kaka regi KTH anordnar kurs för anställda. Faktura från restaurang för kaffe (fm/em) kompletteras med underlag som specificerar deltagare, syfte och konferensprogram Fullt 4812 (för egen personal) - i egen Universitetsstyrelsekonferens regi Högskolestyrelsen och personal från KTH deltar i konferens cirka 1,5 dagar. Helpension ingår för samtliga. I anslutning till konferensen hålls styrelsemöte. Faktura helpension med underlag i form av spec deltagare, syfte och konferensprogram Fullt 4941 Rekreation och motion Motion/liknande för en skola/avd En skola/avd inom KTH betalar hyra och instruktörsavgift för gymnastik för sina anställda. Faktura från idrottshallen där syfte och deltagare* framgår 4941 Rekreation och motion Personalvård, ex vis friskvård/kontorsmassage Fullt Fullt * deltagare kan anges som en grupptillhörighet Förmånen måste riktas till all personal på arbetsplatsen Skillnad mellan vad som konteras på konto 4812 ( (för egen personal) och konto 4961 () Kontogrp 481* används för kostnader för utbildning, fortbildning och vidareutbildning medan kontogrp 496* är personalrepresentation. På konto 4812 redovisas kostnader i samband med mer "strukturerad" utbildning och på konto 4961 redovisas kostnader i samband med interna möten på avdelningen samt arbetsmöten/luncher. Konferenser som redovisas på konto 4812 ska omfatta minst 6 timmar per dag och det ska finnas ett program för konferensen som ska bifogas som underlag till redovisningen. På konto 4812 finns inte någon begränsning i kompensationsrätten för mervärdeskatt. På konto 4961 gäller begränsad kompensationsrätt för mervärdeskatt samt förmånsbeskattning när det gäller arbetslunch/middag. Speciella momsregler! - KTH har inte rätt till kompensation för ingående moms på kostnad för måltid som medför kostförmån för den anställde. KTH har kompensationsrätt för ingående mervärdeskatt vid två (2) tillfällen gällande intern representation. Om personalfester genomförs vid fler än två (2) tillfällen under ett år blir hela fakturan en kostnad för KTH. Sida 1 av 3

15 Kungliga Tekniska högskolan Upprättad Reviderad BAS-konto (nr) Bas-konto (namn) Affärshändelse/aktivitet Beskrivning affärshändelse Underlag utgörs av Moms avdrag Förmånsbeskattning Kommentar 4961 Arbetslunch/middag 4961 Arbetslunch/middag När två eller flera kollegor träffas för gemensam lunch och diskussion i arbetsfrågor. Två eller flera anställda beställer lunch/middag till arbetslokalen under pågående arbete. restaurang där deltagare och syfte framgår restaurang/likn där deltagare och syfte framgår Ja*) Ja*) *) Om luncher/middagar intas på bekostnad av KTH vid arbetsmöten eller planeringsmöten medför detta förmånsbeskattning för fri kost för den anställde samt arbetsgivaravgift för KTH Bio- eller teaterbiljetter Anställda bjuds på bio/ teater. Faktura med uppgift om antal biljetter Begränsat 4961 Disputationslunch Lunch för respondent, opponent, handledare, betygsnämnd, någon kollega eller motsv. restaurang där antal deltagare framgår. Deltagarförteckning och syfte anges i Agresso Begränsat 4961 Disputationsmottagning Mottagning med buffé för anställda och externa för ex vis 60 personer. restaurang där antal deltagare framgår Deltagarförteckning och syfte anges i Agresso Begränsat Deltagare kan anges i "grupp" om det är svårt att ange namn på varje enskild deltagare 4961 Informationsmöte Anställda som deltar i mötet bjuds på kaffe o kaka. När hela personalen samlas för att erhålla information om ex vis organisationsförändringar, personalfrågor eller 4961 andra frågor som KTH vill nå ut med till Anställda som deltar i mötet bjuds på lunch i anslutning till personalen mötet Faktura/kvitto på inköp där deltagare och syfte framgår Faktura från restaurang där antal deltagare framgår. Deltagarförteckning och syfte anges i Agresso Begränsat Momsavdrag baseras på 60 kr/pers (2012 års belopp) Begränsat Momsavdrag baseras på 90 kr/pers (2012 års belopp) 4961 Jullunch Anställda bjuds på jullunch. restaurang där deltagare och syfte framgår Begränsat Momsavdrag baseras på 90 kr/pers (2012 års belopp) 4961 Luciakaffe med glögg Inköpskvitton Begränsat Momsavdrag baseras på 60 kr/pers (2012 års belopp) 4961 Middag för nyrekryterade studenter Om ex vis 70 nyrekryterade studenter bjuds på middag för att känna sig välkomna till KTH. restaurang där deltagare och syfte framgår Begränsat Momsavdrag baseras på 90 kr/pers (2012 års belopp) 4961 Personalfest Anställda bjuds på middag som serveras på restaurang eller i KTH:s lokaler Anställda bjuds på middag som serveras på restaurang eller i KTH:s lokaler. Deltagare betalar avgift - minst lika mycket som kostförmånen. Faktura från resturang där antal deltagare framgår Begränsat vid max två tillfällen Kompensationsrätt för mervärdeskatt på personalfest medges inte för mer än två tillfällen per år. Momsavdrag baseras på belopp för avdragsgill representation som är 90 kr/person (2012) 4961 Personalfest där deltagare betalar viss del 4961 Planeringsmöte Personal samlas för att planera något och intar måltid i anslutning till planeringsmötet Faktura från resturang där antal deltagare framgår restaurang där antal deltagare framgår Begränsat Ja*) Redovisning av inbetalning av deltagaravgift se separat blad. *) Om luncher/middagar i samband med planeringsmöten intas på bekostnad av KTH medför detta förmånsbeskattning för fri kost för den anställde samt arbetsgivaravgift för KTH Promotionsmottagning Mottagning med buffé för anställda. restaurang där antal deltagare framgår Begränsat Momsavdrag baseras på 90 kr/pers (2012 års belopp) 4961 Universitetsstyrelsemöten Högskolestyrelsemöte. Ledamöterna bjuds på lunch. Även vissa anställda kan delta. Faktura från restaurang med notering om antal deltagare Begränsat Momsavdraget är begränsat som vid enklare förtäring 4961 Uppvaktning - där anställda bjuds på middag Anställda bjuds på middag vid medarbetares 50-årsdag, pensionering eller motsvarande. Restaurangnota där antal deltagare framgår Deltagarförteckning och syfte anges i Agresso Begränsat Skillnad mellan vad som konteras på konto 4812 ( (för egen personal) och konto 4961 () Kontogrp 481* används för kostnader för utbildning, fortbildning och vidareutbildning medan kontogrp 496* är personalrepresentation. På konto 4812 redovisas kostnader i samband med mer "strukturerad" utbildning och på konto 4961 redovisas kostnader i samband med interna möten på avdelningen samt arbetsmöten/luncher. Konferenser som redovisas på konto 4812 ska omfatta minst 6 timmar per dag och det ska finnas ett program för konferensen som ska bifogas som underlag till redovisningen. På konto 4812 finns inte någon begränsning i kompensationsrätten för mervärdeskatt. På konto 4961 gäller begränsad kompensationsrätt för mervärdeskatt samt förmånsbeskattning när det gäller arbetslunch/middag. Vid ex vis en uppvaktning kan det förekomma både utgifter för present samt förtäring - observera att dessa utgifter ska redovisas på olika konton! Kostnader för förtäring redovisas på konto 4971 (Personalvårdande kostnader) medan kostnader för present redovisas på konto 4972 (Uppvaktning och gåvor egen personal) Intern representation får inte överskrida beloppsgränsen 600 kronor inklusive moms per person och tillfälle. Samtliga kostnader för måltid inklusive drycker, serveringsavgift, entréavgift, dricks och likande ska rymmas inom beloppsgränsen. Vid jullunch/julmiddag kan belopp för intern representation tillåtas uppgå till 800 kronor inklusive moms per person och tillfälle. Vid intern representation genom personalfest medges också kringkostnader för lokalhyra, musik, biljetter, inträde mm på högst 400 kronor per person och tillfälle. Begränsat momsavdrag gäller - se faktaruta sid 3 (3) Sida 2 av 3

16 Kungliga Tekniska högskolan Upprättad Reviderad BAS-konto (nr) Bas-konto (namn) Affärshändelse/aktivitet Beskrivning affärshändelse Underlag utgörs av Moms avdrag Förmånsbeskattning Kommentar Personalvårdande kostnader Personalvårdande kostnader Fikabröd till personalen Trivselfrämjande åtgärder vid speciella tillfällen. Ex vis Fredagsfika, semlor eller lussebullar leverantör av fikabröd Fullt Fruktkorg till anställda Faktura från leverantör Fullt 4971 Personalvårdande kostnader Uppvaktning - där anställda bjuds på lättare förtäring Anställda bjuds på ex vis kaffe/tårta eller snacks/dryck i samband med uppvaktning av medarbetares 50-årsdag, pensionering el. motsvarande Inköpskvitton kaffe/tårta eller snacks/dryck mm. Deltagarförteckning och syfte anges i Agresso Fullt 4971 Personalvårdande kostnader 4972 Gåvor för egen personal Kaffe till anställda Gratis kaffe från automat eller likn till anställda. Faktura från leverantör Fullt Julgåva av mindre värde, till anställda Uppvaktning av enklare art* * Uppvaktning av enklare art med blommor vid disputation, födelsedag, anställds sjukdom eller anställningens upphörande. OBS Maxgräns för att undvika beskattning Faktura från leverantör Fullt * *) max belopp 450 kr inkl moms fr o m inkomståret I värdet inräknas inte fraktkostnader. Om värdet överstiger 450 kr blir gåvan skattepliktig i sin helhet Gåvor för egen personal Minnesgåva, till anställda Faktura från leverantör Fullt * *) max 15 tkr inkl moms. Beloppet 15 tkr är ett gränsbelopp, vilket innebär att gåvan blir beskattad från första kronan om värdet överstiger angivet belopp. Minnesgåva får bara ges vid ett tillfälle förutom vid anställningens upphörande för att den ska vara skattefri. Den sammanlagda anställningstiden ska ha uppgått till minst sex år för att en gåva ska anses vara av minneskaraktär när anställningen upphör Gåvor för egen personal Uppvaktning - blommor till anställd Kan vara ex vis när någon medarbetare fyller 50 år, har sagt upp sig eller går i pension. blomsterhandel, kompletteras med notering om syfte Fullt Betraktas som minnesgåva 5521 Extern representationsersättning Högtidssammankomst Kan ex vis vara Kungliga Ingenjörs-vetenskapsakademins (IVA) årliga högtidssammankomst alternativt Nobelmiddagen där anställda på KTH deltar. Faktura där deltagare framgår Begränsat *) Om det finns ett omedelbart samband med KTH:s verksamhet, såsom att inleda eller upprätthålla affärsförbindelser eller liknande, kan detta räknas som extern representation. *) Av KTH utsedda deltagare kan delta utan förmånsbeskattning Extern representationsersättning Lunch/middag - extern representation Måltid med externa gäster. Externa gäster bör inte vara i extrem minoritet. restaurang där deltagare och syfte framgår Begränsat Omedelbart samband gäller för alla deltagare 5523 Representationsgåvor Representationsgåva till ej anställda Faktura från leverantör Begränsat* * max 180 kr exkl moms/pers och tillfälle 5532 PR, Institutionell info etc Aktivitet av PR-karaktär Evenemang för att rekrytera studerande. Middag med underhållning. Deltagande är anställda, studerande på KTH samt externa dels från företag dels ev blivande KTHstudenter. Faktura från restaurang där antal deltagare framgår Syfte anges i Agresso Ev. begränsat Momsavdraget eller ej beror på om evenemanget ska anses som representation. Om det är att betrakta som representation då gäller begränsat momsavdrag PR, Institutionell info etc Aktivitet av PR-karaktär Evenemang för att rekrytera studerande. Middag med underhållning. Deltagande är anställda, studerande på KTH, samt externa dels från företag dels ev blivande KTHstudenter. Totalt deltar exempelvis 450 personer och 200 av dessa betalar viss avgift. Faktura från restaurang "Middag för xx antal personer" med notering om vilken aktivitet det kan kopplas till och vilka som deltagit i evenemanget. Troligen fullt Som ovan. Redovisning av inbetalning av deltagaravgift se separat blad PR, Institutionell info etc Fullt Promotionsmiddag för ex vis 600 personer varav 400 äter Faktura från restaurang där antal deltagare Promotionsmiddag Samköpsfakturering, gratis (både anställda och externa). framgår 5121 **** **** tjänster 5532 PR, Institutionell info etc Middag vid diplomutdelning för ex vis 600 personer. Cirka restaurang där antal Troligen fullt Diplomutdelning 100 personer äter gratis (både anställda och externa) och deltagare framgår Samköpsfakturering, personer betalar reducerat eller fullt pris. Syfte anges i Agresso **** **** tjänster Momsavdraget eller ej beror på om detta kan betraktas som ett arrangemang i verksamheten eller om det är att betrakta som representation Konferensavgifter, anställda Konferensdeltagande extern arrangör KTH-anställd deltar i konferens som arrangeras av externt företag. Konferensen har mer karktär av erfarenhetsutbyte än utbildning. Måltider ingår. Faktura från arrangör på konferensavgiften Syfte anges i Agresso Fullt Ja Om traktamente utgår ska det reduceras 5941 Konferenskostnader KTH-konferenser med externa deltagare KTH anordnar konferens och bjuder in externa deltagare. I konferensen deltar även KTH-anställda. Deltagare betalar konferensavgift. Faktura från restaurang för kaffe (fm/em) samt lunch och middag med underlag i form av spec deltagare, syfte och konferensprogram Fullt Deltagarförteckning i samband med representation samt syfte ska i första hand anges i Agresso. DRICKS! Observera! Dricks kan i undantagsfall lämnas vid restaurangbesök. Beloppet får inte överstiga 5 % av representationskostnaden. Dricks ska rymmas inom KTH:s beloppsgräns för intern/extern representation. Vid ex vis en uppvaktning kan det förekomma både utgifter för present samt förtäring - observera att dessa utgifter ska redovisas på olika konton! Kostnader för förtäring redovisas på konto 4971 (Personalvårdande kostnader) medan kostnader för present redovisas på konto 4972 (Uppvaktning och gåvor egen personal) Extern representation får inte överskrida beloppsgränsen 800 kronor inklusive moms per person och tillfälle. Samtliga kostnader för måltid inklusive drycker, serveringsavgift, entréavgift, drick och likande ska rymmas inom beloppsgränsen. Begränsat momsavdrag gäller - se ruta till höger Begränsad moms vid representation Ett schablonmässigt momsavdrag på 10,80 kronor per person och representationstillfälle ska göras på kostnader för mat. (12 % på 90 kronor, vilket är det högsta belopp som får dras av vid representation för företag) Om alkoholhaltiga drycker skulle ingå, där momspålägget är 25 %, kan ett schablonmässigt momsavdrag på 14 kronor per person och representationstillfälle göras. Moms överstigande ovan nämnda belopp (10,80 kronor resp 14 kronor) per person och tillfälle redovisas som representationskostnad. Sida 3 av 3

17 Bilaga 3 Konteringsanvisningar för ett antal affärshändelser där fakturering ska ske INTÄKTER Kungliga Tekniska högskolan Upprätta Reviderat Affärshändelse/aktivitet Beskrivning affärshändelse Underlag utgörs av Moms Aktivitet av PR-karaktär där deltagare betalar viss del Evenemang för att rekrytera studerande. Middag med underhållning. Deltagande är anställda, studerande på KTH, samt externa dels från företag dels ev blivande KTH-studenter. Totalt deltar exempelvis 450 personer och 200 av dessa betalar viss avgift. Inbetalning av deltagaravgift Förmånsbeskattning **** **** % **** 3422 BAS-konto (nr) Bas-konto (namn) Kommentar Konferensavg - statlig mp Konferensavg - icke statlig mp Diplomutdelning Middag vid diplomutdelning för ex vis 600 personer. Cirka 100 personer äter gratis (både anställda och externa) och 500 personer betalar reducerat eller fullt pris. Inbetalning av deltagaravgift 25% **** Vidarefakturering, icke statlig Konferensavgifter, faktureras Kopia på kundfaktura avseende konferensavgiften Kopia på intern kundfaktura avseende konferensavgiften **** **** 3421 Konferensavg - statlig mp 25% **** 3422 Konferensavg - icke statlig mp Personalfest där deltagare betalar viss del Anställda bjuds på middag som serveras på restaurang eller i KTH:s lokaler. Deltagare betalar avgift - minst lika mycket som kostförmånen. Inbetalning av delt avg 25% **** Vidarefakturering, icke statlig Promotionsmiddag Vissa anställda betalar ett reducerat pris för promotionsmåltiden. Vissa externa betalar fullt pris. Inbetalning av deltagaravgift 25% **** Vidarefakturering, icke statlig

18 Bilaga Krav på verifikationsmaterialet vid representation - Namn på samtliga personer som har deltagit samt vilket företag/motsvarande de representerar - Syfte med representationen - Datum för representationen - Attest Begränsat momsavdrag vid representation. Avdragsbeloppen gäller tills eventuella ändringar meddelas från skatteverket. Avdragsbelopp Moms vid 25 % pålägg Moms vid 12 % pålägg Moms vid 6 % pålägg Lunch, middag, supé , Enklare förtäring 60 15,00 7,20 3,60 Övriga skäliga kostnader i samband med representation* ,00 21,60 10,80 Representationsgåva ,00 21,60 10,80 *Kan avse utgifter för lokalhyra, musikunderhållning eller uppträdande, teaterbiljett eller Greenfee vid golf. Förmån av fri kost år 2016 Beloppen gäller tills eventuella ändringar meddelas från skatteverket. Frukost Lunch Middag Frukost + Lunch + Middag (eller minst 3 måltider) 44 kronor 88 kronor 88 kronor 220 kronor Fr o m gäller följande vid kontering på KTH: Om representation avser mat där moms som debiterats uppgår till 12 % kan ett schablonmässigt momsavdrag göras med 10:80. Om alkoholhaltiga drycker skulle ingå, där momspålägget är 25 %, tillämpas ett schablonmässigt momsavdrag på 14 kr. Gåvors värde enligt Skatteverket Gåvor från arbetsgivaren är enligt huvudregeln skattepliktiga. Under vissa förutsättningar är dock jul-, jubileums- och minnesgåvor skattefria. En gåva är skattefri så länge gåvans värde (= marknadsvärdet inklusive moms) inte överstiger vissa beloppsgränser. Om värdet överstiger gränsbeloppen är gåvan skattepliktig från första kronan. Skattefriheten gäller inte för gåvor som lämnas i pengar. Som pengar räknas även andra betalningsmedel som check, postväxel och presentkort som kan bytas mot pengar. Julgåva - skattefri om värdet inte överstiger 450 kronor inklusive moms. Jubileumsgåva (gåva till en anställd när företaget firar 25-, 50-, 75- eller 100-årsjubileum) Värdet får inte överstiga kronor inklusive moms. Minnesgåva (gåva av minneskaraktär som lämnas till varaktigt anställda i samband med att den anställde uppnår viss ålder (till exempel den anställdes 50-årsdag), längre tids anställning (25 år eller mer) eller när en anställning upphör (under förutsättning att man har varit anställd i minst sex år). Minnesgåvor är skattefria om värdet inte överstiger kronor (fr o m inkomståret 2013) och inte ges vid mer än ett tillfälle utöver när anställningen upphör. Med varaktigt anställda i samband med minnesgåvor anses anställda med en sammanlagd anställningstid om minst sex år. Övriga gåvor, det vill säga annan gåva från arbetsgivaren än julgåva av mindre värde, sedvanlig jubileumsgåva och skattefri minnesgåva, jämställs med ersättning för utfört arbete. En sådan gåva är skattepliktig för den anställde

19 Bilaga 5 Förtydligande till Beslut UF-2012/ Förmåner Utgångspunkten är att förmåner som utges av arbetsgivaren är skattepliktiga om inte förmånen är särskilt undantagen från beskattning enligt inkomstskattelagen (1999:1229). Arbetsgivaren ska betala arbetsgivaravgifter på förmånens värde, göra skatteavdrag och redovisa förmånens värde i en kontrolluppgift. Vad som är undantaget från beskattning är reglerat i inkomstskattelagen. Fri kost Kost som arbetsgivaren står för och som den anställde inte behöver betala för, fri kost, är som huvudregel en skattepliktig förmån. Detta gäller oavsett om man får den fortlöpande eller endast vid särskilda tillfällen såsom under tjänsteresa, kurser, konferenser, studieresor. Förmån av fri kost är skattepliktig även i samband med resor utomlands. Med kost avses i detta sammanhang allt som kan ätas och drickas. Fri kost är undantagen från beskattning i följande fall Fri kost på allmänna transportmedel vid tjänsteresa om kosten obligatoriskt ingår i priset för resan. Fri frukost på hotell om frukosten obligatoriskt ingår i rumspriset. Fri kost vid representation. Fri kost vid representation Förmån av fri kost i samband med såväl extern som intern representation är skattefri. Extern representation riktar sig utåt mot myndighetens affärsförbindelser eller samarbetspartners. Som extern representation räknas bland annat representation i samband med affärsförbindelser, jubileum, invigning av anläggningar, demonstrationer och visningar. Detta innebär att extern 1 (3)

20 representation kan ske till exempel inför, under eller som avslutning på förhandlingar och andra kontakter med sådana intressenter. Ett annat exempel är samråd mellan myndigheter. Extern representation kan även ske mot till exempel företrädare för en branschorganisation, kommun eller myndighet. Den kan också riktas mot företag och företrädare för olika grupper av skattebetalare till exempel i samband med "öppet hus" eller när myndigheten deltar i mässor. I samband med utländska besök är det naturligt med representation i någon form. Intern representation riktar sig inåt mot myndighetens personal. Som intern representation räknas bland annat personalfester, trivseldagar, informationsmöten med personalen, interna kurser och planeringskonferenser, till exempel diskussioner om budgetering, personalfrågor, inköps- och försäljningspolitik. Hit räknas även teamutveckling och liknande interna möten för myndigheten. För att kostförmånen ska vara skattfri ska sammankomsten vara kortvarig och tillfällig. En sammankomst anses kortvarig om den varar högst en vecka. En sammankomst anses tillfällig om den hålls vid enstaka tillfällen. Möten som hålls regelbundet under året med korta mellanrum exempelvis varje eller varannan vecka anses inte som tillfälliga. Fri kost är således skattefri under en intern kurs som är tillfällig och pågår under längst en vecka. I annat fall ska den anställde beskattas för den fria kosten. Oavsett om det är extern eller intern representation så är förmånen skattefri endast om representationen har ett omedelbart samband med myndighetens verksamhet och inte utgörs av kostnader för sällskapsliv av personlig natur, personlig gästfrihet och liknande. Noteras bör att måltid vid möte, som till exempel när en arbetsgivare betalar en sallad som serveras under ett medarbetarsamtal eller vid en föredragning för närmaste chef, inte räknas som intern representation. Här gäller huvudregeln att den anställde beskattas för fri kost. Några praktiska exempel för KTH Verksamhetsplanering Deltagarna samlas på en konferensanläggning för verksamhetsplanering och konferensen pågår under två dagar. Detta är en konferens för endast myndighetens medarbetare och utgör intern representation. Ingen förmånsbeskattning ska ske för lunch eller middag. Eventuellt traktamente ska minskas eftersom den anställde har fått fri kost. Arbetsmöte inom KTH Några anställda träffas och diskuterar gemensamma ärenden. KTH bjuder de anställda på lunch. De anställda ska förmånsbeskattas för den fria lunchen eftersom sammankomsten inte utgör extern eller intern representation. 2 (3)