Revisionsrapport Granskning av resor och representation

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av resor och representation Carl-Gustaf Folkesson, Emelie Lönnblad, Revisionskonsult Ängelholm kommun Januari 2013

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning Bakgrund Syfte och avgränsning Metod 2 3 Granskningsresultat Finns ändamålsenliga riktlinjer och policydokument avseende resor och representation och hur efterlevs dessa? Resor Representation Bedömning Anges syfte samt deltagare vid resor och representation? Resor Representation Bedömning Hur hanteras förekommande avvikelser mot gällande riktlinjer och policydokument? Bedömning 7 4 Revisionell bedömning 7

3 1 Sammanfattning PwC har fått i uppdrag av Ängelholms kommuns revisorer att genomföra en granskning av resor och representation i kommunen. Syftet med granskningen är att bedöma om Ängelholms kommuns rutiner för resor och representation är tillräckliga och ändamålsenliga samt i vilken utsträckning dessa tillämpas. Den sammanfattande bedömningen grundar vi på att genomförd granskning påvisar att det finns moment i hanteringen som bör förbättras avseende kommunens rutiner för resor och representation. Bl.a. finns förbättringsmöjligheter avseende att angivelse av syfte, deltagare och bifoga dokument som styrker den ekonomiska händelsen. Det finns även en avsaknad av riktlinjer för hur avvikelser från gällande riktlinjer och policydokument bör hanteras. Vi anser också att det bör förtydligas i hur stor omfattning representation får tillämpas och vid vilka tillfällen inom Ängelholms kommun. Vi bedömer att kommunstyrelsen säkerställer att hanteringen av resor och representation är ändamålsenlig. Dock har vi utifrån granskningen identifierat några förbättringspunkter i den interna kontrollen. Den sammanfattande bedömningen grundar sig bl.a. på nedanstående: När det gäller resor finns det tydlig dokumentation på kommunens intranät som reglerar vad en reseräkning ska innehålla, vilket kan skapa en enhetlig hantering inom kommunen. I kommunens attest- och utanordningsreglementes tillämpningsanvisningar anges en del undantag gällande representation, där deltagare inte måste anges fullt ut utan endast grupp och antal. Vi anser att kraven inte borde skiljas åt eftersom samtliga ekonomiska händelser lyder under samma lagstiftning. Vi anser inte att det finns tydliggjort i hur stor omfattning representation får tillämpas och vid vilka tillfällen i Ängelholms kommun eftersom representation endast nämns med hänseende till policy om alkohol och droger för Ängelholms kommun. I våra stickprovskontroller har vi identifierat en förbättringsmöjlighet i att samtliga verifikationer inte innehöll samtliga uppgifter som krävs för att lagens krav på verifikation ska uppfyllas enligt KRL kap 2 4 så som angivelse av syfte och deltagare. I detta hänseende finns det förbättringsmöjligheter inom såväl resor och representation.

4 2 Inledning 2.1 Bakgrund En kommunorganisations förtroende bland medborgarna och medarbetarna är centralt i en demokrati. Inte sällan brister förtroendet när kommunala representanter agerat på ett i medborgarnas ögon klandervärt sätt. Tydliga riktlinjer avseende förtroendevaldas och medarbetares resor i tjänsten samt representation är därför viktigt liksom att dessa efterlevs. Syftet med granskningen är att bedöma om Ängelholms kommuns rutiner för resor och representation är tillräckliga och ändamålsenliga samt i vilken utsträckning dessa tillämpas. 2.2 Syfte och avgränsning Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är kommunstyrelsens och nämndernas hantering av resor och representation tillfredställande och ändamålsenliga ur ett intern kontroll perspektiv? Kontrollmål/granskningsmål Finns ändamålsenliga riktlinjer och policydokument avseende resor och representation och hur efterlevs dessa? Anges syfte samt deltagare vid resor och representation? Hur hanteras förekommande avvikelser mot gällande riktlinjer och policydokument? Granskningen avser kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden, byggnadsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, tekniska nämnden och socialnämnden. Granskningen avser verksamhetsåret Metod Granskningen genomförs genom intervju med företrädare för kommunstyrelsen avseende regler och rutiner, samt genomgång av relevant dokumentation. Därutöver görs stickprovskontroller av leverantörsfakturor samt övriga underlag som ligger till grund för genomförda resor och representation. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av berörda tjänstemän.

5 3 Granskningsresultat 3.1 Finns ändamålsenliga riktlinjer och policydokument avseende resor och representation och hur efterlevs dessa? Det finns fyra olika handlingar inom Ängelholms kommun som reglerat resor och representation. Det är resepolicy (KS ), bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda i Ängelholms kommun (KF ), reseersättning i samband med inställelse till sammanträde (PU ), attest- och utanordningsreglemente med tillhörande tillämpningsanvisningar (KF ) och policy om alkohol och droger för Ängelholms kommun (KS ). Vi har även tagit del av riktlinjer avseende reseräkning med utlägg från kommunens intranät Resor Kommunens resepolicy gäller för medarbetare och förtroendevalda och avser alla resor och transporter som förs i tjänsten och betalas av Ängelholms kommun. Det är varje chef som har ansvar för att resepolicyn efterlevs av medarbetarna, dock har medarbetarna själva ansvar för att egna resor sker på ett ekonomiskt, säkert och miljöanpassat sätt i enlighet med resepolicyn. Enligt uppgift från intervjuer anges att muntliga avstämningar görs med närmsta chef innan val görs av transportmedel. Samtliga resor ska planeras genom att undersöka om möjligheter finns att genomföra ett distansmöte, samåkning samt möjligheterna att åka buss, cykla eller promenera ska övervägas. Godkännas i förväg av närmsta chef samt bokas i bokningssystemet via arbetsnätet såväl biljetter, hotellrum, hyrbilar, visum m.m. Vid bilresor ska i första hand bilpoolen användas, egen bil får enbart användas vid tjänsteresor när alternativ saknas. Egen bil eller hyrbil får användas efter överenskommelse med respektive ansvarig chef. Vid granskningstillfället fanns det sju bilar i bilpoolen och fyra periodkort för kollektiva resor. Det görs löpande kontroller av bilpoolens utnyttjande och hur stor efterfrågan det är på bilar och periodkort. Kostnaderna för resorna måste alltid attesteras av närmsta chef. Resekostnadsersättning enligt resepolicyn utgörs av bilersättning (kilometerersättning då egen bil används) samt faktiska utlägg för parkering, buss, tåg, taxi etc. Dokumentation hur en reseräkning ska hanteras finns på kommunens intranät under reseräkning med utlägg. På intranätet anges det att reseräkningar ska hanteras via självservice. Där rapporterar den anställde själv in sin reseräkning och ansvarig chef kontrollerar uppgifternas riktighet och attesterar reseräkningen elektroniskt i Självservice. Det finns även angivet hur eventuella utlägg ska redovisas med bifogande av kvitton. Ansvarig chef kontrollerar bifogade kvitton för eventuella utlägg i samband med

6 elektronisk attest i Självservice, innan reseräkningen arkiveras hos personalenheten. När det gäller förtroendevalda i kommunen regleras deras ersättningar även av bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda i Ängelholms kommun samt reseersättning i samband med inställelse till sammanträde. I bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda i Ängelholms kommun (KF ), anges att resekostnadsersättning vid sammanträde inom kommunen utgår enligt ovan beskrivna bestämmelser, om avståndet från den förtroendevalda bostad är mer än tre kilometer. Bestämmelserna kompletteras med ett beslut från personalutskottet att reseersättning utgår med utgångspunkt från bostaden vid inställelse till sammanträde (PU ). De förtroendevalda har rätt till att få ersättning vid resor till sammanträde utom kommunen, sammanträde med kommunfullmäktige och vid protokolljusteringar. De förtroendevalda rapporterar sina reseräkningar via en manuell blankett Representation Reglering av representation återfinns i policy om alkohol och droger för Ängelholms kommun (KS ) och attest- och utanordningsreglemente tillämpningsanvisningar (KF ). I policy om alkohol och droger för Ängelholms kommun anges att vid representation, personalfester, utbildningstillfällen etc. ska alkoholkonsumtionen präglas av återhållsamhet och alkoholfria alternativ ska finnas. Det är den enda dokumenterade beskrivningen eller regleringen som vi har tagit del av avseende omfattningen av förekommande representation i kommunen. Hur man ska redovisa eventuell representation, utbildning m.m. anges i attest- och utanordningsreglemente tillämpningsanvisningar. Det anges att vid samtliga restaurang- och krognotor, resor samt kurs- och konferensavgifter ska det alltid, bifogas en deltagarförteckning, framgå vem eller vilka som deltagit och vad syftet med aktiviteten varit. Det finns angivet några undantag för dessa regleringar. Undantag är enklare representation av typ kaffe och kaka eller smörgås, där behöver istället endast anges grupp och antalet deltagare samt syfte till aktiviteten. Ytterligare ett undantag är vid externa måltider och liknande som har direkt samband med verksamheten. Vid representation med elever eller omsorgstagare där måste endast medföljande personal och förtroendemän förtecknas. Elever eller omsorgstagare behöver endast förtecknas genom grupptillhörighet och antal. Ett ytterligare undantag är utbildningar där föreläsare hyrs in och kostnaden uppgår till högst kronor. Vid denna typ av aktivitet behöver inte deltagarförteckning upprättas, utan egen personal och förtroendemän skall förtecknas medan utomstående deltagare anges till grupp och antal. Syftet med aktiviteten ska anges samt att program ska bifogas.

7 3.1.3 Bedömning Enligt kommunala redovisningslagen (KRL) kapitel 2 4 ska varje verifikation innehålla uppgifter om när den ekonomiska händelsen har inträffat, vad den avser, till vilket belopp och vilken motpart den berör. När det gäller resor finns det tydlig dokumentations som reglerar vad en reseräkning ska innehålla på kommunens intranät vilket kan skapa en enhetlig hantering. Vi saknar dock en rutinbeskrivning hur de närmsta cheferna ska godkänna resorna i förväg och hur det säkerställs att medarbetarna själva tar ansvar för att egna resor sker på ett ekonomiskt, säkert och miljöanpassat sätt i enlighet med resepolicyn Under granskningstillfället görs endast en muntlig avstämning mellan närmsta chef och anställd. I kommunens attest- och utanordningsreglemente tillämpningsanvisningar anges en del undantag gällande redovisning av representation, där deltagare inte måste anges fullt ut utan endast grupptillhörighet. Vi anser att kraven på verifikation inte borde skiljas åt eftersom samtliga ekonomiska händelser lyder under samma lagstiftning. Vi anser inte att det finns tydliggjort i hur stor omfattning representation får tillämpas och vid vilka tillfällen i Ängelholms kommun eftersom representation endast nämns med hänseende till policy om alkohol och droger för Ängelholms kommun. Kommunstyrelsen bör revidera nuvarande riktlinjer för resor och representation för att förtydliga i vilken omfattning representation får förekomma samt hur efterlevnaden av dessa ska säkerställas. Vid revidering av riktlinjer och policys som reglerar resor och representation bör kommunstyrelsen tillse det sker en tydlighet hur ansvariga chefer och anställda ska säkerställa att gällande resepolicy efterlevs. 3.2 Anges syfte samt deltagare vid resor och representation? I denna granskning har stickprovskontroller gjorts av leverantörsfakturor för resor och representation som är utförda av såväl tjänstemän som förtroendevalda. Totalt har 93 stickprovskontroller utförts i kommunens redovisning Resor Stickprovskontroller har skett av konto för biljetter avseende tåg, buss, flyg och andra transportmedel bortsett egen bil. På kontot har kontroller skett av 25 leverantörsfakturor. Utfallet vid kontroller är att 18 av 25 kontrollerade fakturor, två tredjedelar, anges deltagare och syfte tillfredställande. I vissa fall anges det direkt på fakturan i övrigt anges det i anteckning eller bifogad fil i fakturasystemet Raindance. Angivelse av deltagare sker sällan även i anteckning om dessa anges på fakturan Övriga 7 fakturor fann vi brister i form av att 4 var felkonterade, 2 angavs endast grupptillhörighet och 1 saknade angivelse av syfte.

8 3.2.2 Representation Ängelholm kommun har tre olika konton för representation, det är uppdelat på personalrepresentation, representation värdskap och övriga sammanträdeskostnader (förtäring mm.). Stickprovskontroller har gjorts från samtliga tre konton. Totalt har kontroller gjorts av 68 verifikationer avseende representation. Stickproven visade att en tredjedel, 22 av 68 verifikationer anges både syfte till aktiviteten och verifikationen bifogas med deltagarförteckning alternativt att samtliga deltagare anges i fakturasystemets anteckningsfunktion. I två tredjedelar av stickproven 46 av 68 stickprov saknas angivelse av både syfte och deltagare eller bifogad deltagarförteckning. Det anges dock syfte och grupptillhörighet i 15 av dessa fall, det är främst gällande personalrepresentation som grupptillhörighet anges enligt tillämpningsanvisning för attest- och utanordningsreglementet. I övriga fall har vi noterat att endast grupptillhörighet anges, endast syfte alternativt varken syfte eller deltagare. Det är dock endast 6 av de 68 stickproven som vi har kunnat identifiera utan varken angivelse av syfte eller deltagare till aktiviteten Bedömning Granskningen visar att en tredjedel av de kontrollerade leverantörsfakturorna och övriga underlag avseende resor och två tredjedelar gällande representation inte innehåller information om syfte eller deltagare. Vi fann även att en del verifikationer var felkonterade avseende resor. Enligt kommunens tillämpningsanvisningar för attest- och utanordningsreglemente anges att vid enklare representation behöver inte deltagarförteckning bifogas. Då ska istället grupptillhörighet och antalet deltagare som deltagit vid aktiviteten anges. Utifrån kommunens interna riktlinjer finner vi endast brister avseende 31 av 68 verifikationer istället för 46 av 68 verifikationer då endast grupptillhörighet accepteras i verifikationernas underlag för enklare representation. Vår bedömning är att likt i bedömningen av kommunens riktlinjer att kraven på verifikation inte borde skiljas åt eftersom samtliga ekonomiska händelser lyder under samma lagstiftning. Vi anser även att kommunstyrelsen bör se till att de anställda som hanterar leverantörsfakturor och övriga underlag i större utsträckning använder sig av anteckningsfunktionen alternativ bifogade filer i fakturasystemet när det gäller information avseende syfte och deltagare. 3.3 Hur hanteras förekommande avvikelser mot gällande riktlinjer och policydokument? Enligt gällande riktlinjer och policydokument är det närmsta chef som har ansvaret för efterlevnad av gällande riktlinjer avseende resor. Under granskningen har vi inte

9 funnit någon dokumentation på hur förekommande avvikelser från gällande riktlinjer och policydokument ska hanteras. Efter intervjuer har vi fått i uppgift att eventuella avvikelser upptäcks vid attest av resor eller representation. Den anställde får då en muntlig tillsägelse i efterhand att exempelvis annat transportmedel skulle kunna ha använts Bedömning Vår bedömning är att det bör finnas dokumenterade riktlinjer för hur avvikelser från gällande riktlinjer och policydokument bör hanteras. Dokumenterade riktlinjer möjliggör att avvikelsehanteringen sker på likartat sätt i hela kommunen samt att eventuella avvikelser uppmärksammas. 4 Revisionell bedömning Är kommunstyrelsens och nämndernas hantering av resor och representation tillfredställande och ändamålsenliga ur ett intern kontroll perspektiv? Vi bedömer att kommunstyrelsen och nämnderna har en tillfredställande hanteringen av resor och representation samt att hanteringen anses vara ändamålsenlig. Dock har vi utifrån granskningen identifierar några förbättringspunkter i den interna kontrollen. Vår bedömning grundar vi på att genomförd granskning påvisar att det finns goda riktlinjer och policydokument men det finns moment i hanteringen som bör förbättras avseende kommunens rutiner för resor och representation. Bl.a. finns brister avseende att ange syfte, deltagare och bifoga dokument som styrker den ekonomiska händelsen. Det finns även en avsaknad av riktlinjer för hur avvikelser från gällande riktlinjer och policydokument bör hanteras. Vi anser också att det bör förtydligas i hur stor omfattning representation får tillämpas inom Ängelholms kommun och vid vilka tillfällen.

10 Carl-Gustaf Folkeson, Projektledare Carl-Gustaf Folkeson, Uppdragsledare