ÅTKOMST TILL VERKSAMHETSSYSTEM RIKTLINJE GÄLLANDE BEHÖRIGHET

Transkript

1 ÅTKOMST TILL VERKSAMHETSSYSTEM RIKTLINJE GÄLLANDE BEHÖRIGHET KARLSTADS KOMMUN

2 Beslutad i: Vård- och omsorgsförvaltningen, Tillsynsenheten Ansvarig: SAS Uppdaterad: POLICY Uttrycker ett övergripande förhållningssätt. Policyn handlar om principer och inriktningar. Exempel: Uteserveringspolicy, Livsmedelspolicy. PLAN Beskriver vad kommunen vill uppnå inom ett område. Ofta har planen sitt ursprung i koncernens övergripande mål eller annan beslutad politisk inriktning. En plan tar inte ställning till utförande eller metod. Den berättar vad vi ska uppnå. Exempel: Skärgårdsplan. RIKTLINJE Säkerställer ett korrekt agerande och en god kvalitet i handläggning och utförande. Riktlinjer kan betraktas som en handbok och kan fungera som ett stöd för hur vi ska agera i den dagliga verksamheten. Exempel: Riktlinjer för tjänsteresor, Riktlinjer för försörjningsstöd. HANDLINGSPLAN Tydliggör på ett konkret sätt hur ett uppdrag ska genomföras. En handlingsplan innehåller åtgärder och ansvarsförhållanden samt eventuell tidsplan och ekonomiska konsekvenser. Exempel: Handlingsplan för ledar- och medarbetarundersökning.

3 RIKTLINJE ANGÅENDE ÅTKOMST TILL VERKSAMHETSSYSTEM 3 BAKGRUND Vid anställning tilldelas en behörighet i verksamhetssystemet relaterat till den roll man har i tjänsten. Detta regleras i ett avtal mellan den anställde och vård- och omsorgsförvaltningen. Då det inte finns ett sådant avtal för studerande under utbildning, måste lämplig åtkomst ges på annan grund. SYFTE Att åtkomst till verksamhetssystem ska tilldelas på ett rättssäkert sätt. Det ska framgå om och när en studerande under utbildning har utfört arbete med social eller hälso- och sjukvårdsdokumentation i kunds personakt. MÅL En korrekt hantering av behörigheter i verksamhetssystem utifrån gällande sekretesslagstiftning. METOD Medarbetare För anställda medarbetare gäller att behörigheten styrs utifrån en roll som är definierad i verksamhetssystemet. En ny medarbetare får inledningsvis ett användar-id. Därefter görs en beställning av SITHS-kort och slutligen beställs åtkomst till verksamhetssystemet enligt rutiner som finns beskrivna på Solsidan. Studerande Behörighet kan ges av ansvarig chef efter bedömning om den studerande bedöms lämplig för och har rätt kompetens att hantera den information som innefattas. Arbetet i verksamhetssystemet ska utföras under vägledning av handledare. Handledaren är ansvarig för innehållet i den studerandes dokumentation i verksamhetssystemet. I journalen framgår endast den som är inloggad och vilken roll den har. Utredningar som genomförs av den studerande ska undertecknas även av handledaren. Chefen på enheten där den studerande fullgör sin praktik ansvarar för att ett ID tilldelas, ett sk. EXkonto, och att ett SITHS-kort beställs. Kortet kopplas till EX-kontot och beställning av behörighet görs. Rutiner för detta finns beskrivna på Solsidan. Rollerna i behörighetsadministrationen benämns: SIDA 3 AV 5

4 4 Socionomstuderande (handläggare och chefsstuderande SoL oh LSS) Sjuksköterskestuderande Fysioterapeutstuderande Arbetsterapeutstuderande UPPHÖRANDE AV BEHÖRIGHET Behörighet upphör vid avslutande eller vid ändring av tjänst eller praktik efter uppgift från chef till systemförvaltare. Det kan bli aktuellt med indragning av behörighet om den har missbrukats. Det kan handla om att anställd har tagit del av personliga uppgifter i verksamhetssystemet utan att ha användning av dessa i tjänsten, ha använt hämtade uppgifter på ett sätt som inte stämmer överens med behörighetens syfte eller på annat sätt brutit mot regelverket i Offentlighets- och sekretesslagen OSL. Ansvarig chef fattar beslut om indragning om det blir känt att personen brustit enligt ovan. Kunskap om detta kan uppnås bland annat genom regelbunden kontroll av vem som går in i olika delar av systemet. SIDA 4 AV 5

5 Karlstads kommun, Karlstad. Tel: E-post: Webbplats: karlstad.se