Representationspolicy för Konstfack

Transkript

1 Bilaga till rektorsbeslut 77, Ersätter rektorsbeslut 150, Representationspolicy för Konstfack *) Allmänt om representation Konstfacks verksamhet finansieras i huvudsak med skattemedel genom anslag för grundutbildning och konstnärligt utvecklingsarbete. Det medför ett särskilt ansvar för att användningen av medel kan motiveras och att alla kostnader har en klar och tydlig koppling och samband med den verksamhet högskolan bedriver. Detta gäller inte minst representationskostnader. Representationspolicyn är lika oavsett om det gäller anslags- eller externfinansierad verksamhet. När det gäller externa medel måste kontrakt eller liknande kontrolleras så att det inte finns något hinder för att utnyttja medlen för representation. Policyn gäller också oberoende av var representationen äger rum, d v s såväl inom Sverige som vid tjänsteresor utomlands. Viss försiktighet bör iakttas vid valet av den ort där representationen ska utövas. Representation på annan ort än den där verksamheten bedrivs kan innebära att det omedelbara sambandet för att få avdrag för kostnaden saknas. *) Bakgrund till reglerna för representation De allmänna reglerna om representation utgår från skattelagstiftningen och bestämmelser om vad som är avdragsgill kostnad i näringsverksamhet. Det finns ett direkt samband mellan dessa regler och momslagens regler om rätt till avdrag för ingående moms på utgifter för representationen. *) Extern representation Extern representation kan ingå som ett naturligt led i högskolans kontakter med omvärlden, till exempel andra högskolor och universitet, företag eller liknande. Representationen ska rikta sig till personer, som tillsammans med företrädare för högskolan överlägger i frågor som har ett omedelbart samband med högskolans verksamhet. Det kan exempelvis vara diskussioner om projektsamarbete, affärsförhandlingar och gästföreläsningar. Grundregeln är att representationen ska vara återhållsam, ha ett omedelbart samband med verksamheten och utgiften ska vara skälig. Kostnader av mera personlig art eller i samband med personliga högtidsdagar är inte att betrakta som representation. 1

2 Representationen ska endast omfatta de personer som varit direkt inblandade i kontakterna mellan Konstfack och gästen. Antalet deltagare från Konstfacks sida ska anpassas till antalet gäster och huvudregeln är att de inte ska vara fler än antalet externa gäster. Dessutom är det olämpligt att representera alltför ofta i förhållande till en och samma gäst. Det kan uppfattas som personlig gästfrihet. Endast i undantagsfall får anhöriga till högskolans personal medverka vid extern representation. Detta kan exempelvis motiveras av internationella besök eller representation i utlandet då gästerna själva har med sig egna anhöriga. Kostnaden för extern representation får uppgå till högst 600 kronor per person exklusive moms. Vin och öl får ingå i representationskostnad vid middag eller supé, inom angivna beloppsramar. Endast i särskilda fall, t ex vid representation med utländska gäster, kan sprit ingå i kostnaden. För representation där sprit ingår krävs alltid godkännande av rektor. Representationsbeloppet avser pris inklusive serveringsavgift, entréavgift till restaurang, teaterbesök eller liknande kostnader, men exklusive mervärdesskatt. Observera avdragsrätten för moms på 90 kronor/person, se vidare avsnittet Skatteregler/bokföring. Dricks kan i undantagsfall lämnas vid restaurangbesök. Beloppet får inte överstiga 5 % av representationskostnaden. Dricks ska rymmas inom beloppsgränsen. *) Intern representation Intern representation förekommer som regel i samband med informationsmöten, planeringskonferenser, interna kurser, personalfester och liknande. Med informationsmöte avses ett internt möte där arbetsgivaren samlar personalen, projektgrupp eller liknande och delger viktig information eller uppstart/planering av ett nytt projekt. Här ska finnas en agenda med program eller dagordning där syftet och innehåll framgår, samt uppgift om deltagare och eventuell inbjudan. Vid informationsmöten som hålls regelbundet med korta mellanrum (var eller varannan vecka) får det inte ingå representation. Som ett led i personalvård kan dock enklare förtäring som kaffe med bröd eller frukt förekomma även vid möten som hålls regelbundet. Gäller även vid sammankomster vid uppvaktningar etc. Detta betraktas inte som en intern representation utan klassas som skattefria förmåner till de anställda. Intern representation gäller alltså inte vid möten för information eller planering av det löpande arbetet. Om exempelvis en mindre grupp anställda träffas för ett arbetsmöte och låter Konstfack betala för lunch i samband med detta så är det en skattepliktig arbetsmåltid. Se separat avsnitt om arbetsmåltid. I de fall möten, kurser och konferenser är förlagda utanför högskolan, kan Konstfack bjuda personalen på förtäring. Förtäringen ska då ingå som ett naturligt inslag i den pågående aktiviteten. Möten etc ska dock inte regelmässigt förläggas på ett sådant 2

3 sätt att representationsmåltid kan förekomma. Se vidare Måltider i samband med externa kurser/konferenser. Måltider vid styrelse- och nämndsammanträden (och motsvarande) betraktas som intern representation även om externa personer deltar. Observera avdragsrätten för moms på 60 kronor/person, se vidare avsnittet Skatteregler/bokföring. Kostnaden för intern representation får uppgå till högst 400 kronor per person exklusive moms. Vin och öl får ingå i representationskostnad vid middag eller supé, inom angivna beloppsramar. Sprit får inte ingå utan utgör personliga utgifter. Representationsbeloppet avser pris inklusive serveringsavgift, entréavgift till restaurang, teaterbesök eller liknande kostnader, men exklusive mervärdesskatt. Observera avdragsrätten för moms på 90 kronor/person, se vidare avsnittet Skatteregler/bokföring. Dricks kan i undantagsfall lämnas vid restaurangbesök. Beloppet får inte överstiga 5 % av representationskostnaden. Dricks ska rymmas inom beloppsgränsen. För att undvika risken att de anställda ska beskattas för kostförmån i samband med dessa bjudningar har Skatteverket utfärdat riktlinjer som innebär att personalfester, där arbetsgivaren bjuder, bör hållas högst två gånger per år samt att informationsmöten, där representation ingår, inte får hållas regelbundet med kortare mellanrum (var och varannan vecka). Vid personalfester och informationsmöten för anställda kan lokalhyra och kostnad för underhållning tillkomma. Gränsen för dessa kostnader är satt till 180 kronor per person, vilket motsvarar av Skatteverket fastställt skäligt belopp. *) Arbetsmåltid Begreppet arbetsmåltid återfinns inte i skattelagstiftningen. Med arbetsmåltid avses måltider som intas då och då med olika kollegor på arbetsplatsen under eller i anslutning till arbetet, ofta för att spara tid. Huvudregeln är att sådana måltider är skattepliktiga om det inte är fråga om intern representation. Tids- och effektivitetsvinster utgör ingen grund för annan bedömning. Det innebär att måltider, bekostade av Konstfack och som intas i samband med exempelvis lunchmöten är en skattepliktig förmån. 3

4 *) Kurser och konferenser Kostnader för måltider i samband med utbildning av anställda är inte att betrakta som representation och kan därför bli föremål för förmånsbeskattning hos den anställde. Förmånsbeskattningen gäller inte om följande villkor är uppfyllda: - Att det är fråga om interna möten för myndigheten - Att sammankomsten har en varaktighet om högst en vecka - Att det inte är fråga om regelbundet återkommande möten med korta mellanrum (varje eller varannan vecka) - Att måltidsarrangemangen är gemensamma - Att den omfattar minst sex timmars effektivt arbete per dag eller är jämnt fördelade på 30 timmar under en vecka (högst två timmar nöje/rekreation per dag) Eventuell förmånsbeskattning regleras genom Skatteverkets bestämmelser om vissa förmåner vid beräkning av skatteavdrag och arbetsgivaravgifter m.m. För aktuella belopp, se tabell Kostförmån. *) Vem beslutar om representation? Rektor beslutar om sin egen representation. I övrigt beslutar förvaltningschef, prefekt, enhetschef eller motsvarande om representation inom sitt verksamhetsområde. Ingen får dock teckna slutattest för representationskostnader som berör vederbörande personligen, detta ska alltid göras av överordnad, eller av den som överordnad delegerat rätten att teckna slutattest. För rektor är det högskolestyrelsens ordförande som tecknar slutattest. *) Julmiddag Konstfack anordnar centralt julmiddag för alla anställda. Detta innebär att ytterligare julmiddagar (eller liknande arrangemang) inte får förekomma inom högskolan, med beaktande av att undvika beskattning för kostförmån. *) Representation i hemmet Representation i hemmet ska vanligtvis inte förekomma. Undantagsvis kan detta ske vid representation med utländska gäster och endast efter beslut av rektor. Skattemyndigheterna betraktar i regel representation i hemmet som privat gästfrihet och momsavdrag beviljas inte. Avdrag kan dock medges i speciella fall, exempelvis då det rör sig om utomnordiska kontakter. I sådana fall ersätts godkänd sammanställning över måltidskostnader enligt bifogade kvitton. Vid representation i hemmet gäller samma högsta tillåtna belopp per person som vid övrig representation. 4

5 *) Val av restaurang Representationsmåltid ska i största möjliga utsträckning ske på restaurang som gör det möjligt att hålla representationskostnaderna inom beloppstaken. Endast undantagsvis - och då främst vid representation med utländska gäster - kan dyrare restauranger väljas. Representation utöver beloppsgränserna ska alltid godkännas av rektor. *) Måltider i samband med externa kurser/konferenser I nära anslutning till kurser och konferenser som anordnas av högskolan externt betraktas måltider inte som representation utan som driftskostnad. Därmed föreligger full avdragsrätt för moms, det vill säga hela momsbeloppet får lyftas av. Måltiden ska dock vara ett naturligt led i den pågående aktiviteten. Ett schemalagt program med inslag av konferens- och utbildningskaraktär ska bifogas verifikationen och innehålla samma uppgifter som vid extern och intern representation. *) Gåvor och uppvaktning Gåvor och uppvaktning får ske enligt nedan i begränsad omfattning. Observera att om gåvan utgörs av pengar eller andra kontanta medel blir gåvan alltid i sin helhet skattepliktig. Gåva i form av presentkort som inte kan bytas ut mot pengar är skattefri. Gåvan får inte utgöras av alkoholhaltiga drycker. Anställda Födelsedag Uppvaktning får ske vid högst en födelsedag, endast vid 50 eller 60 år. Värdet av uppvaktningen, inklusive blommor, får uppgå till högst 500 kr inkl moms. Det är bara den institution/enhet där personen är anställd som får uppvakta med högskolemedel. Nit och redlighet Uppvaktning efter 30 års statlig anställning (25 år vid pensionering) sker på uppdrag av rektor. Inköp av minnesgåva sker centralt. Julgåva Julgåva till personal verksam inom Konstfack får ges till ett belopp upp till 350 kr inkl moms. 5

6 Anställningens upphörande Personer som varit anställda sammanhängande minst 6 år vid högskolan och som slutar sin anställning får uppvaktas med blommor och/eller present till ett sammanlagt värde av högst kr inklusive moms. Det är bara den institution/enhet där personen varit anställd som får uppvakta med högskolemedel. Observera att anställda som byter anställning inom högskolan inte får uppvaktas med högskolemedel. Dödsfall Institution/enhet avgör i varje enskilt fall rörande hedrande med blommor till anställd som avlider, liksom kondoleansblommor till nära anhörig. Blommor till den avlidne kan ersättas med att motsvarande belopp sätts in på önskad fond. Icke anställda För representationsgåvor finns krav på omedelbart samband med verksamheten (på samma sätt som för representation). Gåva till företrädare för andra högskolor, myndigheter, företag eller organisationer inom Sverige i samband med studiebesök, jubileer eller liknande beslutas av rektor. Gränsen för avdragsgill gåva går vid 180 kr exklusive moms. Utgifter för gåvor till affärsförbindelser vid helger eller högtidsdagar är inte avdragsgilla. Detsamma gäller för utgifter för kransar eller blommor i samband med dödsfall. Därför medges inget momsavdrag. Gåvor kan förekomma om en medarbetare inom Konstfack är inbjuden till utländsk myndighet/motsvarande i samband med tjänsteresa eller vid besök av utländska gäster. Behovet av sådan representation bedöms i varje enskilt fall med hänsyn till vad som kan anses vara god sed. Större gåvor vid utländsk representation och till annan än utlänning ska godkännas av rektor. *) Representation mot studenter Representation mot studenter ska inte förekomma. 6

7 *) Skatteregler/bokföring Momsavdrag/beloppsramar Momsen är inte avdragsgill på den del av extern eller intern representation som överstiger beloppsramarna. Mellanskillnaden bokförs som en kostnad. Enligt Skatteverket gäller följande beloppsram/person (exklusive moms): 90 kronor för lunch, middag eller supé 60 kronor för enklare förtäring som inte är lunch, middag eller supé (gäller även förtäring med styrelsen oavsett tillfälle och gäller då samtliga deltagare i samband med representationen). 180 kronor per person för övrig representation, exempelvis kringkostnader (buss, lokaler, musik), i samband med personalfester och (ej regelbundna) informationsmöten med anställda. Det lägre beloppet gäller även måltider vid styrelse- och nämndsammanträden (motsvarande). För högskolan innebär reglerna att rätten till avdrag för ingående moms (vid 25 % momspåslag) uppgår till högst 22,50 (belopp exkl moms 90 kr) resp 15 kr/person (belopp exkl moms 60 kr). Lunch och middag räknas som separata representationstillfällen även om de sker samma dag. Representationskostnader kan i vissa speciella fall betraktas som skäliga även om de inte berättigar till avdrag. Med tanke på att högskolans verksamhet finansieras av skattemedel ska dock överskridande av gränsbeloppen ske med mycket stor återhållsamhet. I princip godkänns endast överskridande vid representation med utländska gäster och i varje enskilt fall efter beslut av rektor. Bokföring/kontering Vid representation ska en representationsblankett bifogas (se undantag nedan) till varje faktura/kvitto, se bilaga. Denna ska innehålla uppgift om följande: Datum för representationstillfället Ändamål, syfte med representationen Extern eller intern representation Verksamhet kostnaden ska belasta Namn på deltagare Namn på företag etc de representerar samt yrke/funktion (ej vid intern representation) Underskrift av uppgiftslämnare inkl namnförtydligande Blanketten ska skickas till ekonomienheten, med angivande av verifikationsnummer om det avser en faktura som hanterats elektroniskt. 7

8 OBSERVERA! Vid intern representation understigande 500 kr exkl moms, behöver representationsblankett inte upprättas. Istället ska ändamålet med representationen anges på faktura/kvitto eller som en kommentar vid elektronisk attest. Vid extern representation ska blanketten alltid fyllas i. Dessutom ska alltid originalkvitton bifogas. Följande konton ska användas: 1540 Ingående moms 4961 Personalrepresentation, avdragsgill moms (belopp exkl moms upp till beloppsram) 4962 Personalrepresentation, ej avdragsgill moms (belopp utöver beloppsram inklusive ej avdragsgill moms) 4981 Övriga personalkostnader 4982 Uppvaktningar och gåvor till personal 5521 Extern representation, avdragsgill moms (belopp exkl moms upp till beloppsram) 5522 Extern representation, ej avdragsgill moms (belopp utöver beloppsram inklusive ej avdragsgill moms 5523 Gåvor externt Exempel på redovisning av extern representation Faktura för en middag för 2 personer, totalbelopp 500 kronor inkl moms med 100 kr. Beloppsram = 2 x 90 kr = 180 kr, bokförs på konto I det här fallet är den avdragsgilla momsen 2 x 22,50 = 45 kr. Ej avdragsgill moms = 55 kr och bokförs som en kostnad. Konto 5522 = 500 moms 45 avdragsgill del 180 = 275 Kontering 5521 Extern representation, avdragsgill moms 180, Extern representation, ej avdragsgill 275,00 moms 1540 Ingående moms 45,00 Totalt 500,00 8

9 Lathund för redovisning av kostnader avseende representation, gåvor m.m. Beloppen (kr) som är angivna i tabellen nedan gäller per person och tillfälle. Momsavdrag är alltid beroende av vilken momssats som debiterats, särskild uppmärksamhet behövs avseende kringkostnader och gåvor. Aktivitet Maxbelopp /person och tillfälle exkl. moms Högsta underlag för momsavdrag (exkl. moms) Max belopp för momsavdrag/ person 25 % (12 % inom parentes) Extern representation - Måltid (lunch, middag, supé) ,50 (10,80) Nej Skattep l förmån Konto 5521, 5522 Intern representation - Måltid ,50 (10,80) Nej* 4961, 4962 Styrelsesammanträde - Enklare förtäring 60 15,00 (7,20) Nej Måltid 400 Inget momsavdrag Inget momsavdrag Nej 4962 Personalfest (inkl. julmiddag), max 2 ggr/år - Måltid ,50 (10,80) Nej 4961, Kringkostnader ,00 Nej 4961 Gåvor Externa mottagare Reklamgåva ,00 Nej 5523 Representationsgåva** ,00 Nej 5523 Minnesgåvor i samband med högtid eller begravning 600 Inget momsavdrag Inget momsavdrag Nej 5523 Anställda Belopp inkl moms Belopp inkl moms Födelsedag, 50 eller 60 år Hela momsen Nej 4982 Julgåva Hela momsen Nej 4982 Anställningens upphörande Hela momsen Nej

10 Uppvaktning i samband med sjukdom, ex.vis blommor Hela momsen Nej 4982 Dödsfall, blommor etc Inget momsavdrag Inget momsavdrag Nej 4982 Pausdryck, fikabröd för personalen - - Hela momsen Nej 4981 * Under förutsättning att gällande regelverk för intern representation följs, se vidare avsnittet om intern representation. ** Observera att rektor fattar beslut om representationsgåvor *) Muta och bestickning Det är fråga om bestickning när någon lämnar, utlovar eller erbjuder en otillbörlig förmån till någon i det uttryckliga eller underförstådda syftet att gynna bestickaren (den som lämnar en förmån). Mutbrott föreligger när någon tar emot, inte tackar nej till erbjudandet eller begär en muta eller annan otillbörlig belöning i det uttryckliga eller underförstådda syftet att låta sig påverkas att gynna bestickaren. Alla medarbetare och ledamöter i styrelser och nämnder inom Konstfack ska undvika alla former av beroendesituationer. Även om värdet är mycket ringa kan det vara fråga om muta. Vid tveksamhet ska man alltid avstå från extern representation. *) Granskning av representation Återhållsamhet ska iakttas när det gäller alla former av representation inom högskolan. Förutom den ordinarie granskningen av räkningar i samband med bokföringen kommer stickprovsvisa kontroller att göras för att kontrollera att intentionerna bakom reglerna för högskolans representation följs. 10