Handbok för rapportering

Transkript

1 Instruktioner för rapportering av utvecklingsprojekt som har beviljats bidrag genom Forum Syd Handbok för rapportering Bild: LG, Uganda Oktober 2014 Forum Syd Katarinavägen 20 Box Stockholm Tfn: Fax:

2 Innehåll Inledning... 3 Förkortningar... 3 Instruktioner för årsrapport... 4 Del 1: Uppföljningsrapport... 4 Vägledning. Självutvärdering i grupp... 5 Del 2: Finansiell rapport Del 1: Resultatrapport... 9 Instruktioner: Resultatsammanfattning... 9 Instruktioner: Projektets måluppfyllelse Instruktioner: Samarbete och lärdomar Del 2: Finansiell rapport Instruktioner: Hantering av beviljad budget Växelkurseffekter Instruktioner: Lönekostnader Instruktioner: Lokalrevision samt revision av den svenska organisationen21 Del 3. Resultatmatris Instruktioner: Resultatmatris och exempel / icke-existerande projekt: Bilagor: En bra revisionsrapportering Revisionsintyg enl. ISA 805 (800 för avtal som ingicks 2011) Granskningsrapport Management letter Management response (30)

3 Inledning Inledning Denna handbok för rapportering är till för organisationer som har beviljats projektbidrag genom Forum Syd. Instruktioner ges för både årsrapporter och slutrapporter och kan användas för olika projekttyper oberoende av bidragsstorleken. Använd handboken som vägledning för att sammanställa innehållsrika och tydliga rapporter till Forum Syd som belyser det arbete som ni och era samarbetspartner har utfört under projektperioden. Vi rekommenderar att ni läser igenom handboken när projektet inleds, så att ni vet från dag ett vilken typ av information som behöver samlas in för att komplettera er egen uppföljningsplan. I projektets genomförande ingår med andra ord en uppföljning av i vilken grad målen har uppnåtts och kontinuerligt resultatinsamling. Det kan ge er och er samarbetsorganisation bättre insyn i hur projektet fortgår och det blir lättare att utveckla och förbättra arbetet. I slutändan når den information som vi har hämtat från era rapporter allmänheten i Sverige skattebetalarna, vars pengar har hjälpt er att genomföra projektet! Ibland undrar genomförandeorganisationerna om någon någonsin läser det som de skriver Ja, det gör vi. Forum Syd samlar in den information ni ger oss och använder den i våra egna rapporter till Sida och till våra medlemsorganisationer. Lycka till med rapporteringen! Förkortningar SvEO avser ideella föreningar, stiftelser och svenska diasporaorganisationer som har en ideell målsättning och verkar för en demokratisk samhällsutveckling med utgångspunkt från alla människors lika värde. SvEO har tillsammans med LEO ansökt och genomfört projektet. SvEO ska ha sitt säte i Sverige och stadgar eller stiftelseurkund som anger vilken verksamhet SvEO bedriver samt på vilket sätt styrelse eller stiftelseförvaltning tillsätts. SvEO ska vara registrerad i Sverige samt ha ett eget organisationsnummer. LEO avser en samarbetsorganisation som tillsammans med SvEO har ansökt och genomfört projektet. LEO följer lokal lagstiftning annan än i Sverige. 3 (30

4 Instruktioner för årsrapport Instruktioner för årsrapport Fokusera på avvikelser och lärdomar för att förbättra Dessa instruktioner ska följas vid sammanställning av projektgenomförandet och årsrapporten för utvecklingsprojekt. Årsrapporten består av säkerställa att målen uppfylls. rapportblanketten (ett separat Worddokument som ska undertecknas av två firmatecknare), uppföljningsrapporten och den finansiella rapporten, inklusive den separata Excelbilagan, där ni fyller i det ekonomiska resultatet från föregående år. Under 2014 fortsätter Forum Syd att utarbeta ett webbaserat verktyg för finansiell rapportering, och detta förväntas kunna börja användas i slutet av Organisationerna ska lämna årsrapport för projekt som genomförs under en tidsperiod på 2 3 år. Del 1: Uppföljningsrapport Uppföljningsrapporten består av fyra frågor. Fråga 4 ska bara besvaras om det område där projektet genomförs är ett konfliktområde eller ett postkonflikt område. Hur ni svarar på frågorna: I uppföljningsrapporten ligger fokus på avvikelser från projektplanen och på vilka lärdomar som har dragits. När ni besvarar de öppna frågorna rekommenderar vi att ni gör en självutvärdering i grupp 1, en form av självbedömning i en mindre arbetsgrupp. I den grupp som utför självutvärderingen bör de personer som driver projektet ingå: samordnaren eller projektledaren från er svenska organisation och projektledningen inom samarbetsorganisationen. På så sätt kan den egna utvärderingen bli en givande och viktig del av partnerskapet mellan SvEO (den svenska enskilda organisationen) och LEO (den lokala enskilda organisationen). I fall där målgruppen deltar aktivt i genomförandet och uppföljningen av projektet bör även företrädare för målgruppen ingå i gruppen. När ni sätter er för att göra självutvärderingen i grupp är det viktigt att se till att ni har alla väsentliga verifikationskällor tillgängliga som ni kan tänkas behöva, till exempel Med avvikelse menar vi något som skiljer sig från vad som varit planerat från början. Avvikelser kan både hämma och främja måluppfyllelsen i projektet. rapporter från uppföljningsbesök, frågeformulär, intervjuprotokoll, närvarolistor. Fokusera på helheten och fastna inte i detaljerna. Det viktiga i denna process är öppenhet och ärlighet och att undvika en defensiv hållning i fråga om eventuella avvikelser och anledningen till dessa. Självutvärderingen bör vara en läroprocess med fokus på hur de mål som satts upp ska kunna nås. 1 Team self-review 4 (30)

5 Instruktioner för årsrapport Nedan finns mer information om självutvärderingen i grupp och hur den kan användas som en metod under projektgenomförande. Vägledning. Självutvärdering i grupp Varför behövs självutvärdering i grupp? Vilka är de allra största experterna på genomförande av ett visst projekt eller program? Svar: de(n) arbetsgrupp(er) som har genomfört det. Det är oftast de som har den mest omfattande kunskapen och insikten i vad som görs och vilka konsekvenser det har, eftersom de har det dagliga ansvaret för att förverkliga projektet. De sitter inne med en mängd information, och med en egen granskning i grupp tas denna tillgång tillvara. Vem/När: Om självutvärderingen används i en utvärderingsprocess för ett projekt eller program utförs den vid olika tidpunkter av projektgrupperna, till exempel halvvägs genom projektet och efter slutförande. Men metoden kan också användas inom gruppernas fortgående diskussions- och läroprocess, och på så sätt ingå i gruppernas verksamhet (och utföras en gång, eller till och med två gånger, om året). Denna metod kan också tillämpas av en hel organisation, där varje avdelning, inklusive förvaltnings- och ekonomienheter, utför en självutvärdering. Hur: Gruppen ska avsätta en rimlig tidsperiod för utvärderingen. För mindre projekt kan några timmar räcka, medan mer komplexa projekt kan kräva sammanlagt 1 2 dagar, utspridda över några veckor. Uppgiften består i att besvara de tre allmänna utvärderingsfrågorna: 1) Gör vi det som vi sa att vi skulle göra? [Intern validitet] 2) Gör vårt arbete någon skillnad? [Konsekvensanalys] 3) Gör vi rätt saker? [Strategi och lärande] Steg 1. Förberedelser Inför gruppmötet ska deltagarna läsa om alla eventuella relevanta dokument som är knutna till deras ansvarsområden sedan den senaste översynen (till exempel projektrapporter, rapporter från uppföljningsbesök, enkäter till bidragsmottagare, formulär för utvärdering av utbildning, arbetsplaner osv.). Steg 2. Samordnare Sedan samlas gruppen under ledning av en av deltagarna (samordnaren kan vara gruppchefen eller en annan medlem i gruppen). Gruppen ska gå igenom var och en av de tre frågorna och försöka enas om ett svar på respektive fråga. Det viktigaste här är öppenhet och ärlighet, inte att inta en försvarsställning. Samordnaren ska se till att 5 (30)

6 Instruktioner för årsrapport gruppen inte fastnar i detaljer. Utvärderingen ger möjlighet att se helheten och bör inte bli en diskussion om mindre aspekter beträffande projektgenomförandet. Steg 3. Minirapport om självutvärderingen Det fysiska resultatet av processen är en minirapport på ca 1 4 sidor om självutvärderingen (beroende på hur komplext projektet varit och hur mycket gruppmedlemmarnas roller har skilt sig). Det är lätt att skriva en hel bunt sidor men det är INTE syftet. Syftet är att ange några grunddrag som alla i gruppen kan enas om: några sidor som återger om gruppen gör det som var avsikten, anledningarna till eventuella avvikelser, på vilka områden som projektet ger mest märkbara effekter (de mest betydelsefulla effekter som kan konstateras i målgrupperna eller samarbetsorganisationerna), och gruppens bedömning av huruvida den gör rätt saker på rätt sätt. I slutsatsen i denna minirapport sammanfattas de centrala lärdomar som har framträtt vid granskningen. Utmaningar vid självutvärdering A. Betrakta rapporteringen som ett internt utvecklingsverktyg Första gången man gör en självutvärdering i grupp kan man tycka att det är svårt! Det beror på att många grupper inte är vana vid att ombes ge sina åsikter på ett öppet och rättframt sätt, och på att de ofta inte vet vilka svaren på de tre frågorna är. Till och med fråga 1 är svår att besvara, eftersom det förutsätter att gruppen vet vad den föresatt sig att göra, men ofta ingår inte arbetsplaner, gruppmål och individuella mål i arbetssättet. Fråga 2 är nästan alltid en stor utmaning, eftersom de flesta grupperna samlar in uppgifter och skriver rapporter om vad de gör men inte om effekterna. Därför måste grupperna, som en del av utvärderingsprocessen, hålla reda på vad de tyckte var svårt att svara på och varför. Är det svårt för att vissa gruppmedlemmar inte är klara över prioriteringarna? Eller för att planerna förändras, men dessa förändringar inte brukar lagras i det institutionella minnet? Eller är det för att man inte anstränger sig tillräckligt för att följa upp effekterna av insatserna på målgrupperna? Listan över de problem som gruppen ställs inför vid utvärderingen utgör grunden för vad som måste förbättras under de påföljande månaderna. B. Välj de mest betydelsefulla effekterna (most significant change) När ni gör en bedömning av effekten av ett projekt eller program bör gruppens svar på fråga 2 bidra med värdefull information. För att göra det på ett bra sätt, behöver gruppdeltagarna föreställa sig att de sitter i en helikopter och tittar ner på projektet och tillsammans beslutar vilka som är de tre eller fyra mest betydelsefulla effekter som arbetet har medfört för den avsedda målgruppen, och vad som gör att just dessa är de mest framträdande exemplen på effekter. C. Ägarskap Dessa minirapporter kan förbli projektgruppernas egendom, men vi hoppas att gruppen i en anda av tillit och ömsesidigt lärande vill dela sina slutsatser med andra intressenter, som högre chefer, samarbetspartner, bidragsgivare och företrädare för målgrupperna. När en projekt-/programutvärdering utförs av en extern konsult kan utvärderaren också använda grupptekniken, eftersom det inte bara vid ett bra genomförande ger mycket värdefull information, utan också ger buy-in (ägarskap) till gruppen. D. När flera grupper inom en organisation har gjort självutvärdering När flera grupper har genomfört självutvärderingen och skrivit minirapporter tillkommer en ny del i processen: sammanställning av minirapporterna. Det är möjligt 6 (30)

7 Instruktioner för årsrapport att ha organisationer med femton eller ännu fler arbetsgrupper. Detta leder till ett stort antal minirapporter. Då behöver organisationen upprätta en arbetsgrupp på tre personer som skapar ett koncentrat av rapporterna. Denna grupp läser alla minirapporter och träffas sedan för att stiga upp i helikoptern och besvara de tre allmänna utvärderingsfrågorna för hela organisationen, utifrån minirapporternas innehåll. Därefter skriver de organisationens samlade rapport om självutvärderingen. Detta är ett mycket värdefullt källdokument, eftersom det visar precis hur det går för organisationen med att genomföra planerna, bidra till förändring i världen utanför och granska den strategiska inriktningen. För att detta koncentrat ska bli trovärdigt måste de tre deltagarna i gruppen vara respekterade medlemmar eller anställda i organisationen som har rätt kunskap och kompetens för att kunna få grepp om helheten. Slutkommentar Självutvärdering är ett kraftfullt verktyg, men grupperna måste först pröva hur processen kan gå till och sedan reflektera över vad som varit svårt, införa förändringar, göra en andra utvärdering och slutligen göra fler förbättringar av det sätt som de förbereder och genomför utvärderingen på. Vid tredje försöket kommer de att ha ett system som möjliggör regelbunden utvärdering av arbetet och producera småskaliga rapporter som innehåller essensen av vad som görs och uppnås. Dessa rapporter kan sedan användas som källdokument gentemot bidragsgivare, utvärderare, målgrupper och andra intressegrupper. 7 (30)

8 Instruktioner för årsrapport Del 2: Finansiell rapport Eftersom samma sak gäller för den årliga finansiella rapporten som för slutrapporten ber vi er se avsnittet Del 2: Finansiell rapport för användbara förklaringar och instruktioner. Kambodja 8 (30)

9 Dessa instruktioner ska följas vid sammanställning av slutrapporten för utvecklingsprojekt. Slutrapporten består av fyra delar: rapportblanketten, resultatrapporten, den finansiella rapporten, som omfattar en separat Excelbilaga där ni fyller i det ekonomiska resultatet från föregående år, och resultatmatrisen. Under 2014 ska slutrapporten åtföljas av en Excelfil med det ekonomiska resultatet av projektet. Forum Syd fortsätter arbetet med utformning av ett webbaserat verktyg för finansiell rapportering som förväntas kunna börja användas i slutet av Hur? Forum Syd rekommenderar användning av metoden självutvärdering i grupp som förberedelse inför analysen av resultaten och projektets genomförande. Denna metod beskrivs i detalj i avsnittet om årsrapporten. Ytterligare metoder som kan vara användbara beskrivs under respektive fråga. Ni kan också delta i Forum Syds rapporteringskurser för att förbereda er och inspireras. Forum Syd använder rubriken Resultatrapport i stället för Beskrivande rapport som tidigare år, för att betona att fokus ligger på projektets resultat, dvs. vilken förändring projektet har lett till och vilka lärdomar som dragits inför framtida arbete. Kom ihåg att de frågor som vi föreslår som vägledning ger möjlighet att välja vad som är mest relevant för ert projekt. Utforma så konkreta svar som möjligt. Del 1: Resultatrapport Instruktioner: Resultatsammanfattning Resultatsammanfattningen berättar om ert projekt. Alla resultat har betydelse! Både väntade och oväntade (så kallade sidoeffekter), positiva och negativa, avsiktliga och oavsiktliga. Vad ni behöver ha till hands En klurig uppgift: skriv kortfattat men konkret; delge dina slutsatser men klargör vilka belägg och skäl som ligger till grund för dem Ni behöver ha tillgång till resultatmatrisen (som baseras på mål- och riskmatrisen) och andra relevanta dokument som ni har samlat under projektperioden, som till exempel minirapporter från självutvärderingen i grupp (team self-reviews), externa utvärderingar av projektresultat, intervjuer om de mest betydelsefulla effekterna (most significant change). Följ de sju stegen nedan för att skriva berättelsen om ert projekt. Tänk på att den ska vara kortfattad resultatsammanfattningen är tänkt att vara en sorts informativ aptitretare som till exempel kan användas externt för att ge information till tänkbara framtida bidragsgivare. Ni kan kasta om ordningen på stegen om berättelsen flyter bättre så, förutsatt att ni inte utelämnar några steg. 9 (30)

10 7-stegsmetoden: 1. VILKA Vilka problem har projektet hanterat? Vilka förändringar har projektaktiviteterna lett till? Hänvisa till tidigare resultat om de har betydelse för att förstå hur projektet har bidragit till förändring. 2. VEM eller VAD har påverkats? Vem eller vad har påverkats? Till exempel organisation X, målgrupp Y, lag Z, ekosystem A. 3. AV VEM Vilken aktör bidrog till förändringen? Om flera aktörer har samverkat och genomfört en större förändring ska ni så konkret som möjligt beskriva hur själva projektet har bidragit till detta. 4. VAR Var skedde förändringen (region, ort)? 5. HUR genomfördes den? Vad gjorde ni för att lösa problemet? Beskriv hur projektet bidrog till att få till stånd en förändring (aktiviteter/outputs/metoder). 6. VERIFIERBARHET Hur har ni verifierat era resultat? Vilka belägg finns? (Utvärderingar, intervjuer, enkäter osv.) 7. LÄRDOMAR Vilka lärdomar drogs av projektarbetet, och hur kommer dessa att påverka framtida arbete? Se exemplet på resultatsammanfattning på nästa sida. 10 (30)

11 Exempel på resultatsammanfattning: Vem/vad har påverkats och var skedde förändringen? Vi har stött följande verksamheter Fiskesamhällen i Östra Kapprovinsen i Sydafrika, med småskaligt fiske som främsta försörjning, har aldrig tidigare beviljats status som rättslig aktör eller haft lagstadgad rätt till sina fiskezoner. Med stöd från den svenska organisationen Marine Conservation Society till Comfish upprättade fiskesamfunden sin egen organisation Fishing Links Verksamheten har stärkt kapaciteten hos tjugo lokala ledare fem kvinnor och femton män att företräda sina samhällen i beslut som påverkar deras försörjning, och lett till att Fishing Links fått ökad legitimitet som organisation. En extern utvärdering (Fish on the Dish, maj 2012) som gjordes på uppdrag av Comfish visar att fiskesamfunden har fått ett större erkännande som aktörer av den lokala fiskerimyndigheten i Bhisho, att Fishing Links agerar som en enande röst för samfundens krav, och att de har börjat få inflytande i fiskerifrågor inom lokala och nationella myndigheter. En oväntad effekt var att kvinnor började delta i organiseringen av samfunden och även startade ett nätverk för kvinnogrupper. Som en följd av detta har både män och kvinnor i Fishing Links deltagit i referensgruppen för ett nytt politiskt handlingsprogram där de småskaliga fiskesamfundens roll erkänns inom bevarandet av marina resurser. Utvärderingen visar också att Fishing Links är en ny organisation som måste stärka den interna kapaciteten och delaktigheten. Situationen innan Hänvisning till tidigare arbete Vår verifierbarhet Beskrivning av förändring Några lärdomar 11 (30)

12 Instruktioner: Projektets måluppfyllelse Måluppfyllelsen uppskattar den omfattning i vilken projektmål har uppnåtts och om genomförandestrategin varit rätt sätt att uppnå målen under de förhållanden som har rått. I resultatsammanfattningen beskrivs projektresultaten, medan i måluppfyllelsen jämförs de förväntade resultaten (planerade mål) med uppnådda resultat (uppfyllda mål). Fråga 1. Har projektmålet uppnåtts? Förklara varför resultaten är bättre eller sämre än förväntat. Använd följande frågor som vägledning för att besvara fråga 1: - Har projektmålet varit korrekt uppsatt i förhållande till uppnådda resultat? Eller var det överambitiöst/för återhållsamt? - Vilka faktorer bidrog till att uppnå mer än förväntat? / Vilka faktorer förhindrade uppfyllande av målet? - Uppnåddes alla de delmål som beskrevs i mål- och riskmatrisen? Ange orsakerna till avvikelser. - Finns det några oväntade resultat som uppkommit under projekttiden? Vad tror ni har bidragit till det? Fråga 2. Vilka av de metoder och aktiviteter som användes var mest effektiva när det gällde att uppfylla målen? Denna fråga kan besvaras med metoden självutvärdering i grupp eller med hjälp av de minirapporter som kan ha gjorts under genomförandet av projektet / förberedelserna av årsrapporten. Använd följande frågor som vägledning: - Är våra metoder och aktiviteter lämpliga för de mål som vi arbetar för att uppnå? - Motsvarar de målgruppens behov och kapacitet? - Är de rätt anpassade för kontexten där vi arbetar? Fråga 3. Har ni sett över riskanalysen eller riskhanteringsåtgärderna under projektgenomförandet? - Hänvisa till den godkända mål- och riskmatrisen. Vilka faktorer motiverade översynen? - Påverkade de risker som fastställdes i er mål- och riskmatris uppfyllandet av målen? På vilket sätt? Se på både förebyggande och reaktiva åtgärder. - Vilka lärdomar har ni dragit som kan förbättra riskanalysen i framtiden? Fråga 4. Kommentera hur projektresultaten verifieras i resultatmatrisen för projektet: Besvara delfrågorna a d. Motivera och resonera! Inga ja nej svar, tack! 12 (30)

13 Fråga 5. Har projektet gett resultat i fråga om jämställdhet? I fråga 5 vill vi att ni ska beskriva eventuella resultat i fråga om jämställdhet. Ta upp både väntade och oväntade resultat och hur de uppnåddes. Om inga jämställdhetsresultat finns, beskriv hur ni har arbetat med jämställdhetsrelaterade frågor inom projektet. Exempel på beskrivningar: - På vilket sätt projektet har lett till jämnare maktrelationer mellan kvinnor och män i målgruppen när det gäller delaktighet beslutsfattande arbetsförhållanden arbetsfördelning i hushållet ekonomiskt självbestämmande könsbaserat våld sexuella och reproduktiva rättigheter. - På vilket sätt projektet har ökat medvetenheten om kvinnors rättigheter bland rättighetsinnehavare och ansvarsbärare. - Hur resultat uppnåtts i fråga om avskaffande av diskriminerande lagstiftning mot kvinnor. - Hur män har gjorts delaktiga i arbetet för jämställdhet. - Hur ni har arbetat för ökad jämställdhet inom organisationen (till exempel utveckling och genomförande av jämställdhetspolicy, utbildning i jämställdhetsfrågor, jämställdhetsintegrering och budgetering ur ett jämställdhetsperspektiv). - Om och hur indikatorer som belyser jämställdheten har använts. Resultat som uppnåtts i projekt med jämställdhet som huvudfokus (i betydelsen att projektmålet eller merparten av delmålen syftade till att få till stånd en förändring) kan beskrivas mer detaljerat här som komplettering till resultatsammanfattningen. Fråga 6. Har projektet gett resultat i fråga om miljö eller klimat? Beskriv miljö-/klimatrelaterade resultat. Ta upp både väntade och oväntade resultat och hur de uppnåddes. Om det inte finns några märkbara miljö- /klimatrelaterade resultat, beskriv hur ni har arbetat med sådana frågor inom projektet. Vissa organisationer i det civila samhället har övergått från att använda plastmuggar till återvinningsbara pappersmuggar = ett minibidrag genom hållbar användning av naturresurser! Exempel på beskrivningar: - Hur medvetenheten om miljöfrågor har ökat hos målgruppen. - Hur samarbetsorganisationen har ökat sin medvetenhet om hur man kan arbeta på ett mer hållbart sätt med positiv inverkan på miljön. - Hur samarbetsorganisationen har utvecklat sina arbetsmetoder, till exempel utarbetat en miljöpolicy. - Hur ansvarsbärare har ändrat inställning till arbete med miljörelaterade frågor i det lokala samhället. - Hur den externa miljösituationen har påverkat projektet. Har ni genomfört några förändringar av projektupplägget för att anpassa det till miljösituationen? 13 (30)

14 Resultat som uppnåtts i projekt med en förändring av miljö-/klimatsituationen som huvudfokus (i betydelsen att projektmålet eller merparten av delmålen syftade till att få till stånd en förändring) kan beskrivas mer detaljerat här komplettering till resultatsammanfattningen. Fråga 7. Reflektera över om SvEO:s eller LEO:s aktiviteter inom andra projekt eller regelbunden verksamhet har bidragit till de resultat som uppnåtts. Fråga 8. Reflektera över om utvecklingen i den region där projektet genomfördes eller andra aktörers arbete har bidragit till de resultat som uppnåtts. I frågorna 7 och 8 vill vi att ni reflektera över om ert projekt har bidragit till en förändring tack vare arbete som utförts i tidigare projekt. Eller är det så att resultaten förstärktes tack vare att förmånliga förhållanden hade skapats av andra aktörer/förändringar i sammanhanget? Beskriv detta samband med andra aktörer eller tidigare arbeten om det är relevant för projektet. Om LEO eller SvEO arbetar med verksamhet som stöds av andra bidragsgivare kan detta också förstärka resultaten. Fundera på effekterna av samfinansiering på projektresultaten och LEO:s organisationsutveckling. Fråga 9. Reflektera över hur kostnadseffektivt projektet var. Kostnadseffektivitet är ett mått på förhållandet mellan använda resurser (tid, pengar, material osv.) och uppnådda resultat knutna till den godkända projektplanen och - budgeten. Använd följande frågor som vägledning. Välj de aspekter som är relevanta för ert projekt: - Stämde den projektbudget som hade beräknats? - Hur motiveras förändringarna i budgeten? Exempel: Andra metoder användes än de som hade planerats, eller riskhanteringen krävde omfördelning av medel. - Om SvEO:s egeninsats översteg kravet på 10 procent med stor marginal, hur påverkade detta projektresultaten och kostnadseffektiviteten? - Ange om kostnaderna för svensk expertkunskap ingick i projektbudgeten och hur detta påverkade resultaten. 14 (30)

15 Instruktioner: Samarbete och lärdomar Uppföljning: fortlöpande, metodisk process för data- och informationsinsamling under ett projekts livstid. Utvärdering: bedömning av vad som har skett, för att förbättra framtida arbete. Samarbete och lärdomar ger möjlighet att analysera samarbetsprocessen mellan genomförandeparterna: SvEO, LEO och projektets målgrupper. Fråga 10. Beskriv rollfördelningen mellan SvEO och LEO i genomförande, uppföljning och utvärdering av projektet. Använd följande frågor som vägledning: - Hur har delegeringen av ansvar och rollfördelningen fungerat? Beskrivs rollfördelningen tydligt i avtalet mellan SvEO och LEO? Har avtalet varit ett användbart verktyg i ert samarbete? - Hur har samarbetet mellan SvEO och LEO utvecklats under projektets gång? - Vilket mervärde medförde SvEO (utöver det ekonomiska bidraget) till projektgenomförande, utvärdering och rapportering? T. ex., diasporan spelar en betydande roll med sin organisering, kunskap och ekonomisk styrka för hur utvecklingen i ursprungländerna kan gå till. Lyft fram ert arbete! Fråga 11. På vilket sätt medverkade rättighetsinnehavare i genomförande av projektet och uppföljning av resultaten? Rättighetsbaserat arbete syftar till att öka människors kapacitet att själva utkräva sina rättigheter. Det är viktigt att visa att ert projekt har en tydlig koppling till rättighetsinnehavare även om ni valt att arbeta med andra förändringsaktörer, ansvarsbärare eller civilsamhälle. Här har ni en möjlighet att kommentera kolumnen Målgrupp i resultatmatrisen. Använd följande frågor som vägledning: - Framgår det i matrisen vilka metoder/källor ni använde för att beräkna hur många (kvinnor, män, andra grupper) som nåddes av varje enskilt delmål? Kommentera om det behövs. - Går det att uppskatta hur många människor som påverkades indirekt av projektet? - Har ni nått de målgrupper ni hade planerat att nå från början? Har ni involverad andra målgrupper under projektets gång? - Vilka metoder användes för att engagera rättighetsinnehavare i genomförandeoch/eller uppföljningsarbete? - Om rättighetsinnehavarna, d.v.s. den slutliga målgruppen vems rättighetssituation har varit i projektets fokus, inte var den direkta målgruppen, beskriv hur rättighetsinnehavare tagit del av projektets resultat. 15 (30)

16 Fråga 12. Reflektera över hur projektets uppföljnings- och utvärderingsprocess har fungerat. Fundera på följande aspekter: - Har ni haft en skriftlig uppföljningsplan från det att projektperioden inleddes? - Hur utbytte SvEO och LEO kunskap och färdigheter i samband med uppföljningen och utvärderingen? - Hänvisa till eventuella självutvärderingar i grupp som har genomförts i samband med årsrapporter. Har de lärdomar som dragits under uppföljningsprocessen motiverat till förändringar under genomförandet? Fråga 13. Har projektet lett till någon förändring av LEO:s kapacitet Tänk på de kapacitetsförändringar hos LEO som ägt rum under projektperioden och som inte är synliga i resultatmatrisen. Fråga 14. Beskriv hållbarheten i projektresultaten. Hållbarhet: Sannolikheten för fortsatta långsiktiga fördelar av en utvecklingsinsats efter att det omfattande stödet har avslutats. Analysera projektresultatens hållbarhet genom att använda frågorna nedan som vägledning. Välj de aspekter som är relevanta för ert projekt: Rättighetsinnehavare: Vilka förändringar av rättighetsinnehavarnas kapacitet eller av deras livssituation kommer sannolikt att kvarstå eller fortsätta att utvecklas efter att projektet har avslutats? Det civila samhället och LEO: Vilka förändringar av LEO:s/andra samhällsaktörers kapacitet eller av deras arbetssituation kommer sannolikt att kvarstå eller fortsätta att utvecklas efter att projektet har avslutats? Ansvarsbärare och andra samhällsaktörer: Har projektet utgjort en del av en förändring på ansvarsbärarnas nivå på ett sätt som gör att det kan betraktas som ett bidrag till projektresultatens hållbarhet? Fråga 15. Har SvEO och LEO följt utfasningsplanen? Hur har det fungerat? Forum Syd ser utfasningen som en del av projektresultatens och samarbetets hållbarhet. Ha följande i åtanke när ni sammanfattar era reflektioner över utfasningen av projektet: - Tidsåtgång (hur länge har verksamheten/projektet pågått?) - Effektivitet (uppnåddes de förväntade resultaten?) - Inriktning (stöder projektet/samarbetet LEO:s verksamhet, dess organisatoriska utveckling, förmåga att påverka eller andra specifika frågor) - Beroende (hur beroende är LEO av SvEO:s stöd?) - Region (vilka är förutsättningarna för det civila samhället att verka och få lokal finansiering?) - Planerar ni att fortsätta ert samarbete genom Forum Syds ekonomiska stöd? 16 (30)

17 Personliga berättelser Nedan följer ett exempel på en berättelse som publicerades i Forum Syds årsrapport för Ni kan använda den som mall, eller berätta med egna ord. Berättelsen kan vara kortare än exemplet nedan och bestå av några citat som ändå ger en förståelse av sammanhanget och förändringsaktörerna. Kambodja Om inte jag gör något kommer ingen annan att göra det heller. Orden är Nheu Lebhs, en 25-årig tvåbarnsmor bosatt i den nordostliga provinsen Mondulkiri, på den kambodjanska landsbygden. Förutom att ta hand om hemmet, sina barn och bruka sin egen jord, leder Lebh ett nätverk som har till syfte att stärka kvinnors rättigheter. Detta görs genom samtal och utbildning om kvinnors rättigheter och leder till att kvinnorna i nätverket får större tillgång till samhället. Lagen föreskriver lika rättigheter för män och kvinnor i Kambodja, men här, liksom på många andra platser, har man inte samma ställning i praktiken. Nätverket verkar för ökat inflytande och deltagande i beslutsprocesser både på lokal och regional nivå. Det är långsiktigt arbete som flyttat fram positionerna för landets kvinnor de senaste åren, och det är den lokala organisationen My Village som med stöd av Forum Syd driver arbetet. Kvinnorna i Lebhs hemby uppskattar hennes insatser och tycker sig vara på rätt väg. I dag bemöts kvinnorna med respekt, och man kan göra sin röst hörd i offentliga sammanhang. Kambodja Foto: Johannes Nilsson 17 (30)

18 Del 2: Finansiell rapport Instruktioner: Hantering av beviljad budget Frågorna 1 och 3. Beskriv avvikelser från den godkända budgeten. Instruktionerna syftar till att tydliggöra några nödvändiga redovisningstermer och vid behov specificera hur frågan ska förstås. Här beskriver ni vilka budgetposter som avviker från den godkända budgeten. - Om valutakursvinster har förekommit och ni har använt dessa extra medel, beskriv vilka aktiviteter de har använts till. Samma sak gäller eventuella räntevinster som har använts till projektaktiviteter. - Om valutaförluster har förekommit, beskriv hur dessa påverkade projektgenomförandet. - Om valutakursvinsterna eller räntevinsterna inte användes till projektaktiviteter ska de betalas tillbaka till Forum Syd i anslutning till slutrapporten. Forum Syds kontonummer anges på rapportblanketten. Växelkurseffekter Budgetering av växelkurser Budgetering av växelkurser i projekt är svårt och bör göras noggrant med väl underbygd kunskap om i vilken ekonomisk kontext projektet befinner sig i. Att förutse hur en växelkurs kommer utvecklas är svårt men det går att göra mer eller mindre kvalificerade gissningar. På websidan finns historiska växelkurser och annan matnyttig information. Kom ihåg att inte bara titta på hur den lokala valutan har förhållit sig till kronan historiskt utan även till andra marknadsdominerande valutor som Dollar, Euro, Renminbi/Yuan, Rubel, Rand, Rupies, Pesos etc. Ett annat tips är att höra med er bank om till vilket pris valutan säljs på termin. Att köpa valuta på termin innebär att man på förhand bestämmer ett pris för en växling vid ett senare tillfälle. Exempelvis om 1 USD i dag står i 6 SEK och banken tror att USD kommer stärkas mot SEK så kan man åta sig att köpa 1 USD om 3 månader för 6,2 SEK. Även om man inte vill göra detta så ger informationen bankens analys av växelkursförändringar. Växelkurseffekter Växelkursvinster eller förluster kan uppstå vid olika tidpunkter under en projektcykel. De kan uppstå när pengar som en gång skickats till en lokal organisation blir återbetalda till den svenska organisationen, när pengar tas ut från ett dollarkonto och då växlas till lokal valuta eller då pengar överförs till en lokal organisation till en annan växelkurs än budgeterat. Se beskrivning av det nedan. *** 18 (30)

19 jan-14 mar-14 maj-14 jul-14 sep-14 nov-14 jan-15 mar-15 maj-15 jul-15 sep-15 nov-15 jan-16 mar-16 maj-16 jul-16 sep-16 nov-16 Exchange rate Handbok för rapportering Ett första exempel Den budgeterade växelkursen är 6,1 USD/SEK. Den första överföringen äger rum i januari Då är växelkursen lägre än budgeterad vilket innebär att redan nu har en växelkursvinst uppstått. Det innebär att vi kan utföra mer av de budgeterade aktiviteterna om detta har godkänts av Forum Syd. Annars sparas pengarna och återbetalas vid projektets slut. Den femte överföringen äger rum i juni Då är växelkursen högre än budgeterad vilket innebär att vid detta tillfälle har en växelkursförlust uppstått. Det innebär att vi kan utföra mindre av de budgeterade aktiviteterna eller öka egeninsatsen för att kunna genomföra alla aktiviteter. Vid projektets slut så kan vi fastställa att växelkursvinster har uppstått, i förhållande till i budget använd kurs. I genomsnitt är växelkurserna lägre än budgeterat. Det resulterar i att vi har fått mer USD än väntat vilket innebär att projektets kostnader blir lägre än väntat i SEK. Dessa pengar ska återbetalas till Forum Syd, om det inte godkänts av Forum Syd att de används i projektet Exchange rate USD/SEK Budgeted exchange rate: 6,1 Exchange rate USD/SEK jan-14 jun-14 dec-14 jun-15 dec-15 jun-16 dec ,5 5, ,25 5,75 Ett andra exempel Växelkurseffekt kan vara speciellt krångliga att hålla reda på om ett projekts pengar halls på ett dollarkonto varifrån uttag i andra valutor görs. Låt oss säga att USD hålls på ett dollarkonto i Tanzania och den lokala organisationen gör flera uttag i månaden från dollarkontot. Vid tidpunkten för varje uttag så växlas dollar till shillings, det innebär att växelkursen mellan SEK - USD - TZS troligtvis kommer att skilja sig från den budgeterade växelkursen mellan SEK och TZS. 19 (30)

20 Proceduren i det här fallet är dock det samma som i det första exemplet. Varje transaktion skapar en växelkursvinst eller förlust. Effekterna av dessa kan hanteras genom att de genomsnittliga växelkurserna för varje månad beräknas och bokas i den lokala bokföringen. Genom detta så kommer alla kostnader att knytas till rätt växelkurs. Vid projektets slut så ska den genomsnittliga växelkursen för alla transaktioner beräknas och användas i den finansiella rapporteringen till den svenska organisationen. Om den månatliga bokföringen med rätt växelkurser är gjord så kommer den genomsnittliga växelkursen för alla transaktioner vara given. *** Fråga 7. Har den svenska organisationen och samarbetsorganisationen/- organisationerna följt de vedertagna redovisningsprinciperna i samtliga länder? Om så inte är fallet, vilka avvikelser har gjorts? Vedertagna redovisningsprinciper innebär att organisationens redovisning utförs i enlighet med gällande redovisningslagstiftning och -standarder. Enligt Sidas instruktioner Strategi för stöd genom svenska organisationer i det civila samhället måste alla organisationer som får ekonomiskt stöd av Sida följa vedertagna redovisningsprinciper, oavsett om den nationella lagstiftningen kräver det eller inte. Fråga 8. Vilken bokföringsprincip har tillämpats för projektet (kontantmetoden eller faktureringsmetoden)? Vid bokföring enligt kontantmetoden redovisas intäkter och kostnader när de kontanta medlen faktiskt mottas eller utbetalas. En faktura bokförs till exempel som en kostnad när den betalas, inte när fakturan inkommer. Vid faktureringsmetoden eller bokföringsmetoden ska intäkter och kostnader redovisas i de räkenskapsperioder dit de hör. En faktura bokförs till exempel som en skuld när den inkommer till organisationen, och skulden avskrivs när fakturan betalas. Även om fakturan inte betalas omedelbart betraktas den alltså omedelbart som en kostnad. Fråga 9. Har ni inskaffat några produkter eller tjänster? Principerna för upphandling ska följas, i enlighet med Forum Syds Allmänna Villkor. Dessa principer gäller också om man köper en likadan produkt flera gånger för ett totalbelopp på minst SEK per år, exklusive moms. Exempel är flera flygbiljetter från samma resebyrå vid olika tillfällen, eller en extern utvärderare som utvärderar projektet två gånger på ett år. Instruktioner: Lönekostnader Fråga 10. Ange de lönekostnader som omfattas av projektet för både den svenska organisationen och samarbetsorganisationen. Denna fråga ska besvaras om projektbudgeten omfattar några personalkostnader. Huvudsyftet här är att rutinerna för fastställande av lönekostnadsnivåer och 20 (30)

21 lönefördelningen ska vara tydliga och öppna. Lönekostnader ska redovisas som procentandel av en heltidstjänst. Förklara hur lönekostnader specificeras. Hur många jobbar med projektet? Jobbar personalen heltid med projektet eller går en del av arbetstiden till projektet? Hur stor del av 100 % lägger personalen ner på projektet? Hur redovisar personalen tiden. Tidsskriver personalen eller har ni förtroendetid? Revisorn kan använda beskrivningen av lönekostnaderna vid bedömning av om de har fördelats i enlighet med beskrivningen. Instruktioner: Lokalrevision samt revision av den svenska organisationen OBS. För bidrag under med särskilt avtal tecknat tidigast 2014 finns möjlighet till att använda särskild blankett om medelsanvändning. Det innebär att instruktionen i bilaga 1 i Forum Syds allmänna villkor inte behöver följas. Se ert avtal för att vara säker på vad som gäller. Fråga 12. Har revisionen utförts i enlighet med de instruktioner som ingår i bilaga 1 i Forum Syds allmänna villkor och/eller i bidragsavtalet? Revisorn ska vara extern och oberoende i förhållande till den organisation som han/hon reviderar. Detta innebär att revisorn inte får ha några intressen som kan påverka revisionen. Revisionsresultaten kan ifrågasättas om det råder några tvivel beträffande revisorns oberoende. Medlemskap i Internationella revisorsförbundet (IFAC) innebär att revisorn eller revisionsbolaget granskas av IFAC, vilket är ett slags kvalitetssäkring. Revisorn behöver inte vara medlem i IFAC, men bör följa International Standards on Auditing (ISA), vilket är en revisionsstandard som har utarbetats av IFAC. Klassificeringssystemen för revisorer ser olika ut i olika länder. Ett allmänt krav för alla projekt som stöds ekonomiskt av Sida är att revisionen ska utföras av en revisor som har godkänts eller auktoriserats av en central myndighet med ansvar för att godkänna eller auktorisera revisorer. Fråga 13 a. Har ni analyserat den lokala revisorns rapport? Se exempel i bilagan till denna Handbok En bra revisionsrapportering SvEO ska se till att instruktionerna beträffande revision i bilaga 1 till Forum Syds Allmänna Villkor har meddelats den lokala revisorn och att revisorn har följt instruktionerna. SvEO ska också analysera innehållet i revisionsrapporten och agera efter rapportens innehåll. Om rapporten innehåller några påfallande kommentarer ska dessa meddelas Forum Syd i års- eller slutrapporten. Samma princip gäller för LEO, om organisationen överför medel till en tredje organisation. Fråga 13 b. Beskriv eventuella väsentliga brister som framkommer i revisionen och hur ni har agerat på informationen 21 (30)

22 SvEO bör både hantera eventuella betydande brister i revisionsrapporten och presentera en handlingsplan för att förhindra liknande brister i framtiden. Handlingsplanen ska bifogas års- eller slutrapporten. Ingen speciell blankett behövs. 22 (30)

23 Del 3. Resultatmatris. Instruktioner: Resultatmatris och exempel / icke-existerande projekt: Matrisen är inte avsedd att rymma några analyser eller längre förklaringar. För in kommentarerna under respektive fråga i resultatrapporten. Kolumnen förväntade resultat : Klippa och klistra mål och delmål från den målmatris som är en del av avtalet mellan Forum Syd och er organisation. Resterade kolumner: fyll i data som har mäts upp i projektets slutskede och är verifierad. Baslinjevärden: vissa projekt har fastställt sina baslinjevärde under projektets gång. Fyll i dessa värden här. Kommentera under fråga 4. Vissa ord är markerade i vårt exempel: syftet är att visa hur nyckelord i målformuleringen är kopplade till val av indikatorer och baslinjevärde. Ange övergripande projektmål: Ökat demokratiskt inflytande för unga personer från den marginaliserade gruppen i region X Förväntade resultat (mål och delmål enligt Besluts- PM) Målgrupp Personer som nåddes inom varje mål. Specificera antalet kvinnor/män/andra grupper. Baslinjevärden enligt mätning i inledningen av projektet (om sådana värden finns) Indikatorer enligt avläsning i slutet av projektet Ange metoder som använts för att beräkna indikatorer Ange verifikationskällor 23 (30)

24 Ange projektmål här Marginaliserade ungdomar i städerna A, B och C har förmåga att kräva sina rättigheter genom att engagera sig i det lokala civilsamhället. 325 flickor 370 pojkar 20 personer inom lokala organisationer LEO 1. Kartläggningen visar att 25 procent av skolungdomarna har grundläggande kännedom om mänskliga rättigheter (beskrivning finns i kartläggningsmaterialet). 2. Endast 5 procent känner till LEO och vad organisationen gör. 3. a. LEO, som är en ungdomsorganisation, har en företrädare från målgruppen procent av skolungdomarna 1 lär sig om konventioner 2 för mänskliga rättigheter och om barnets och kvinnors rättigheter. 2. a. 25 procent har fått kännedom om det civila samhällets roll och föreningsfrihet. b. 75 procent av ungdomarna känner till LEO:s verksamhet. 3. a. En initiativgrupp bestående av sex flickor och tre pojkar som samarbetar med LEO men som vill registrera sig som en egen icke-statlig organisation upprättades i städerna A och B. 1. och 2. Frågeformulär bland projektdeltagare, djupgående intervjuer med tio flickor och tio pojkar. Har också publicerats i tre artiklar i lokaltidningen, med information från intervjuerna. Resultaten har publicerats i skoltidningen. 3. Medlemskapsregister Mötesprotokoll från årsmöte och andra organisationsdokument. 3b. Tre flickor och fyra pojkar från stad C anslöt sig till LEO. 1 I resultatrapporten kan ni till exempel ange att 75 procent av de skolungdomar som var delaktiga i projektet representerade målgruppen (marginaliserade personer i region X). Det var för att nå unga i målgruppen på effektivast möjliga sätt som LEO valde att arbeta i skolor. 2 Valet av indikatorer, 1 till 3, visar att ni ser förmågan i ökad kunskap kombinerat med ökad delaktighet i civila samhällsorganisationer. Forum Syd kommer att bedöma det som relevant utifrån Forum Syds resultatmodell. 24 (30)

25 Ange delmål 1 här. LEO har förstärkt sin kapacitet att påverka de lokala myndigheterna i frågor som rör ungas rättigheter. LEO: femton flickor och tio pojkar, och LEO:s styrelse 1. a. LEO har tidigare genomfört en informationskampanj för flickors rätt att utöva lagsporter i stad C. b. LEO har kartlagt situationen för den unga målgruppen. 2. Det finns två lokala organisationer som utgörs av vuxna representanter för målgruppen. 1. Ökad kapacitet: a. LEO har en handbok i metoder för påverkan. b. En grupp LEO-medlemmar (två flickor och två pojkar) har utbildats i påverkansarbete. 2. a. Nätverksarbete har upprättats med två andra lokala organisationer. b. Samarbete har upprättats med en lokaltidning. 1 Samtliga metoder som LEO har fått utbildning i finns samlade i manualen, som finns i några kopior på LEO:s kontor. Fyra intyg på fullföljd kurs Mötesprotokoll offentliggörs på anslagstavlan på kontoren en gång i månaden. Tidningsartiklar Ange delmål 2 här. Lokala myndigheter stöder aktivt ungas delaktighet i beslutsfattande i frågor som rör deras liv. Tjugofem män och sju kvinnor på olika avdelningar vid lokala myndigheter 1. Det finns ingen kommitté eller annan funktion inom de lokala myndigheterna som kan rådgöra med de unga i frågor som rör dem. 1. a. De lokala myndigheterna ställer sig positiva till att träffa och samarbeta med de unga och LEO. b. De lokala myndigheterna upprättar en referensgrupp som ska rådgöra med de unga från målgruppen. a. Intervju med företrädarna för stad A, B respektive C i tidningen. b. Inplanerade möten mellan referensgruppen i aktivitetsplanen och lokala myndigheter i A, B och C. c. Budget för stad B för nästa år. c. En flicka (LEO:s 1 Detta skulle till exempel kunna beskrivas som en indikator för oväntade resultat. I vårt exempel utgick vi ifrån att SvEO och LEO inte planerade att blanda in medier (det är anledningen till att baslinjevärde saknas i förhållande till massmedier). Men om projektet har gett resultat är det bra att visa vad som indikerar att detta oväntade resultat har uppnåtts och hur det verifieras. Behandla med andra ord oväntade resultat på samma sätt som planerade resultat när ni rapporterar till Forum Syd! 25 (30)

26 ordförande) och två pojkar från LEO sitter i kommittén. d. Man har budgeterat för mer belysning i parken i stad B, enligt gruppens förslag (baserat på kartläggning). 26 (30)

27 Bilagor: En bra revisionsrapportering En bra revisionsrapportering består av fyra (4) delar: 1. 1 revisionsintyg enl. ISA 805 (800 för avtal som ingicks 2011) 2. 1 granskningsrapport 3. 1 management letter 4. 1 management response Granskningsrapporten och management letter skrivs vanligen ihop till ett dokument vilket inte är exemplariskt men fortfarande godkänt. Revisionsintyg enl. ISA 805 (800 för avtal som ingicks 2011) 27 (30)

28 Granskningsrapport 28 (30)

29 Management letter 29 (30)

30 Management response 30 (30)