Användaradministration i Mondo

Transkript

1 Användaradministration i Mondo Denna guide förklarar allt du behöver veta kring användaradminsitration på en Mondosajt, t.ex. hur du lägger till/tar bort användare, automatiskt medlemskap via länkar, roller m.m. Innehåll 1 Användarimport från LADOK Lägga till/ta bort deltagarlistor Åtkomsthantering för underkategorier av deltagarlistor Problem kring användaråtkomst till sajter via deltagarlista Studenternas namn/användarnamn finns inte med i sajtens deltagarlista Rätt studenter finns på sajtdeltagarlistan men vissa av dem kommer inte åt sajten Studenterna finns med i sajtens deltagarlista men ingen av dem kommer åt sajten Varför visas bara användarnamn för vissa studenter? Uppdateringsfrekvens Lägg till användare manuellt på en sajt Lägg till användare som läser vid ett annat lärosäte Inloggning för studenter vid andra lärosäten Lägg till externa användare via ett gästkonto Skapa gästkonto Inloggning med gästkonto Ta bort deltagare från en sajt Studenter som fått åtkomst via deltagarlista Manuellt tillagda deltagare Roller Roller på en kurssajt Roller på en projektsajt Automatiskt sajtmedlemskap via en länk Skapa en autojoin -länk för automatiskt tillträde Lista över domännamn för svenska lärosäten som kan anslutas till Mondo

2 1 Användarimport från LADOK Du har möjlighet i Mondo att lägga till studenter på din sajt via deltagarlistor från LADOK. Om dina studenter eller tilltänkta medlemmar på en sajt finns registrerade som en avgränsad grupp i LADOK bör du därför alltid använda denna möjlighet framför manuell import. Dels för att den administrativa vinsten är stor i och med att du inte behöva lägga in varje deltagare manuellt men också för att deltagare, som avregistrerar sig från kursen, kommer även automatiskt att försvinna från sajten om de importerats via LADOK. 1.1 Lägga till/ta bort deltagarlistor Observera att deltagarlistor från LADOK endast kan läggas till på kurssajter och inte på projektsajter. Deltagarlistor kan läggas till på sajter både när kurssajter skapas och i efterhand. Förfarandet ser likadant ut i båda fallen. Administratörer och lärare kan endast lägga till deltagarlistor som tillhör deras egen institution. OBS! Notera att deltagarlistor kan anslutas till flera sajter och varje sajt kan också ha ett flertal deltagarlistor anslutna till sig. Följ dessa steg för att lägga till eller ta bort en deltagarlista efter att kurssajten skapats: 1. Klicka in dig på sajtfliken för den berörda sajten och gå in i Sajtadministration > Redigera deltagarlista. 2. Nu ser du vilka listor som är anslutna till sajten. Det kan se ut t.ex. så här: (För att ta bort listor kryssar ni i rutan Ta bort och klickar på Spara.) 2

3 3. För att lägga till en deltagarlista klickar du på Lägg till deltagarlista(or). 4. Välj rätt termin. 5. Nu ser du en lista över samtliga kurser som är inregistrerade i LADOK för din institution. Leta upp deltagarlista(or) med hjälp av webbläsarens sökfunktion (CTRL-F) och antingen den kurseller tillfälleskod du fått av kursadministratören. Om en lista har en röd stjärna till vänster om kurskoden innebär det att denna deltagarlista redan har blivit ansluten till en annan Mondosajt. Ni kan dock fortfarande använda dessa då listor kan vara anslutna till mer än en sajt. När du hittat rätt lista(or) markerar du kryssrutan längst till vänster om respektive lista. När det görs markeras automatiskt de två första kryssrutorna till höger om kurstillfälleskoden. I de allra flesta fall behöver du dock inte tänka på kryssrutorna på högersidan. Dessa rutor möjliggör åtkomsthantering för specifika underkategorier av deltagarlistor. Läs mer om det lite längre ner. När du markerat de berörda listorna längst till vänster scrollar du längst ner på sidan och klickar på Fortsätt. 6. Bekräfta ditt val av lista(or) genom att klicka på Lägg till grupper. Observera att trots att du endast markerat en deltagarlista läggs det oftast till flera underordnade listor/grupper i likhet med bilden ovan. Gruppen som slutar på omreg visar att det är studenter som 3

4 i LADOK blivit omregistrerade på kursen medan de andra två står för förstagångsregistrerade studenter. 7. Nu bör du ha kommit tillbaks till startsidan för sajtadministration och här kan du kontrollera att rätta studenter har blivit tillagda på sajten. Om du lagt till ett flertal listor kan du kontrollera vilken deltagarlista en student kommit in på sajten i kolumnen Inskriven på. 1.2 Åtkomsthantering för underkategorier av deltagarlistor Kryssrutorna till höger om kurstillfälleskoderna motsvarar LADOKS kategorisering av studenters registreringsstatus. OBS! Ibland finns inte alla kryssrutorna tillgängliga för en kurs vilket innebär att det inte finns några studenter registrerade i LADOK med den specifika registreringsstatusen. Här nedan förklaras innebörden för de olika koderna: FFG - Förstagångsregistrering När en student har registrerat sig på en kurs för första gången. OM - Omregistrering Om studenten inte blivit klar med kursen under terminen för förstagångsregistrering och ämnar slutföra den, får den statusen "omregistrering". FO - Fortsättningsregistrering En kurs kan sträcka sig över två terminer. Studenten läser då t.ex 10 poäng på hösten och 10 poäng under vårterminen. På andra terminen som kursen ges, görs en fortsättningsregistrering. 4

5 ANT - Antagen Innebär att studenten har uppfyllt de kriterier som behövs för att läsa kursen, samt att studenten har erbjudits en studieplats. Studenten måste dock själv registrera sig på kursen för att erhålla sin plats på kursen. Används om du vill skapa en kurssajt för att försöka kommunicera kring kursen och dess innehåll till studenter innan de har bestämt sig för att läsa den. Inga (Mondospecifik kod) Om du vill skapa en kurssajt för bearbetning i lugn och ro, utan studenter, väljer du detta alternativ. Du kan alltid senare lägga till studentlistorna. Ett exempel på hur du kan ge endast specifika grupper tillgång till en sajt skulle kunna vara om du ger antagna studenter kryssrutan i ANT -kolumnen och låtar de andra förbli omarkerade. 1.3 Problem kring användaråtkomst till sajter via deltagarlista Studenternas namn/användarnamn finns inte med i sajtens deltagarlista Om ingen av studenterna verkar importeras till sajten via den deltagarlista du valt behöver du verifiera med kursadministratören om de är korrekt registrerade och om du har valt rätt kurskod/tillfälle i LADOK. Om det däremot rör sig om att sajtens deltagarlista är mestadels korrekt men att någon enstaka student inte kommit med beror det förmodligen på att dessa studenter inte är korrekt registrerade på kursen. Ta upp saken med kursadministratören. Det kan dock också bero på andra faktorer. Se checklista nedan Rätt studenter finns på sajtdeltagarlistan men vissa av dem kommer inte åt sajten Det kan finnas en rad olika anledningar till detta. Följ nedanstående checklista för att lokalisera problemet: 1. Använder studenten det användarnamn som finns med på deltagarlistan? Ibland kan det uppstå att en student har tilldelats flera användarnamn i systemet. Om studenten visar sig ha flera användarnamn behöver de vända sig till helpdesk för att se till att de endast har ett användarnamn och att det överensstämmer med det som finns i LADOK. 2. Är studenten korrekt registrerad på kursen? Hör med kursadministratören om allting ligger rätt till med registreringen. Om studenten inte har registrerat sig be honom/henne göra det via 3. Finns sajten under Mina aktiva sajter/my Active Sites? Om studenten är registrerad på många olika sajter hamnar de sajter som inte får plats i den översta flikraden under fliken längst till höger. 4. Har studenten registrerat sig på kursen alldeles nyss? Mondo uppdateras mot LADOK ca var fjärde timme. Om studenten därför registrerat sig samma dag kan det uppstå en fördröjning innan sajten blir tillgänglig för studenten (se även avsnitt nedan om Uppdateringsfrekvens). 5

6 Här kan du se en kort instruktionsfilm med ovanstående checklista och lite till Studenterna finns med i sajtens deltagarlista men ingen av dem kommer åt sajten Är sajten publicerad? Om sajten är opublicerad syns detta ovanför vänstermenyn på följande vis: För att publicera en sajt går du in i Sajtadministration > Redigera tillgänglighet och väljer att sajten ska publiceras. Avsluta med Spara Varför visas bara användarnamn för vissa studenter? När för- och efternamn inte visas i deltagarlistan brukar det i regel betyda att användaren aldrig har loggat in i Mondo. När användaren loggar in i Mondo för första gången importeras namnuppgifterna till Mondo från SUKAT. Detta gäller både användare som fått åtkomst till en sajt via en deltagarlista eller som blivit manuellt tillagda. 1.4 Uppdateringsfrekvens Mondo uppdaterar deltagarlistorna på kurssajter gentemot LADOK ca var fjärde timme. Det innebär att när studenter har registrerat sig på kursen får de räkna med en viss fördröjning innan de kommer åt kursens Mondosajt. Uppdatering av medlemmar på en sajt kan i vissa fall påskyndas av läraren genom att gå in på Sajtadministration i sajtens vänstermeny och klicka på Uppdatera deltagare längst ner på sidan. 6

7 2 Lägg till användare manuellt på en sajt Användare med rollen Kursadministratör/Lärare på kurssajter, respektive Ägare på projektsajter, har möjlighet att lägga till deltagare manuellt på sina sajter. Detta kan behöva göras t.ex. när flera lärare behövera administrera sajten, studenterna läser vid ett annat lärosäte eller att det rör sig om en projektsajt. Tumregeln är dock att om det rör sig om en kurssajt och studenten har registrerat sig på kursen ska studenten automatiskt få tillträde till sajten. Om studenten inte kommer åt sajten behöver du undersöka om studenten är korrekt registrerad på kursen. I det läget bör du alltså inte nöja dig med att lägga till studenten manuellt då detta indikerar ett fel som senare kan orsaka problem för studenten. Följ dessa steg för att manuellt lägga till en student på en sajt: 1. Klicka in dig på sajtfliken för den berörda sajten och gå in i Sajtadministration > Lägg till deltagare. 7

8 2. För att kunna lägga till en deltagare på en sajt behöver du veta hans/hennes användarid. Om du inte vet det kan du söka fram personen med sökfunktionen. Skriv in för- och efternamn och klicka på sök-knappen. OBS! Du kan endast söka anställda och studenter på SU med sökfunktionen. Om du vill lägga till en deltagare från ett annat lärosäte, eller en användare med ett "gästkonto" behöver du istället skriva in användarid direkt i fönstret undertill (se nästa sida). Om du är osäker på vad personen har i för- eller efternamn, eller är osäker på hur det stavas skriver du in så mycket du är säker på i sökfältet. När du hittar rätt person i sökresultatet klickar du på det gröna plus-tecknet. 8

9 Nu hamnar personens användarid i rutan nedanför. Denna ruta innehåller alla användare som kommer att läggas till på sajten. Om du hade vetat personens användarid hade du istället kunna skriva in det manuellt i denna ruta. OBS! Här ska endast deltagarnas användarid stå, och INTE deras e-postadresser (vilka kan se snarlika ut). Håll muspekaren över ikonen med "i" för mer information. 3. Om du vill lägga till fler personer kan du antingen lägga till dem med hjälp av sökfunktionen eller med att lägga till dem manuellt i listan. I det här exemplet lägger jag till ytterligare tre användare. 4. Här kan du välja inställningar för Deltagarstatus och Roller. I de flesta fall kan du nöja dig med standardinställningen och gå vidare till nästa steg genom att klicka på fortsätt. Deltagarstatus : Standardvärdet för deltagarstatus är Aktiv vilket innebär att deltagarna får direkt tillgång till sajten när de blivit tillagda. Om du väljer statusen Inaktiv blir deltagarna medlemmar på sajten, men får ändå inte tillgång till den. Roller för deltagare: Välj om du vill att samtliga deltagare du lägger till ska ha olika eller samma roller. I de flesta fall kommer det röra sig om att samtliga personer ska ha en deltagar-/studentroll på sajten. Men om det hade funnits en lärare med på listan hade du valt "Tilldela varje deltagare en roll individuellt". I det här exemplet ska dock samtliga deltagare tilldelas en studentroll. Jag väljer därför "Tilldela alla deltagare samma roll". 9

10 5. Välj om användarna ska få ett e-post-meddelande skickat till sig som meddelar att sajten är tillgänglig. Klicka på Fortsätt. 6. Bekräfta ytterligare en gång att användarna ska läggas till på sajten genom att klicka på Spara. 10

11 2.1 Lägg till användare som läser vid ett annat lärosäte Användare som läser vid ett annat lärosäte som är knutet till federationstjänsten WAYF har möjlighet att använda det andra lärosätets användaruppgifter vid inloggning till Mondo. För att se vilka lärosäten som kan ansluta till Mondo går ni till inloggningssidan för Mondo (mondo.su.se) och klickar på Log in Guests. Klicka därefter på rullistan under Others. För att lägga till en student på en Mondosajt som tillhör något av lärosätena i rullistan följer ni steg 3-6 här ovan under rubriken 2 Lägga till användare manuellt på en sajt förutom att ni istället för att skriva användarnamnet följt skriver följt av det andra lärosätets domän. T.ex. användarnamn@umu.se eller användarnamn@lu.se. 11

12 Det finns dock två undantag från detta och det är studenter som läser vid Uppsala och Linköpings universitet. Då måste ni skriva respektive Om du är osäker på ett vad domännamnet är för ett annat lärosäte hittar du sist i denna guide en lista över samtliga domännamn för alla svenska lärosäten som kan anslutas till Mondo. 2.2 Inloggning för studenter vid andra lärosäten Användare vid ett annat lärosäte loggar in i Mondo genom att först klicka på Log in Guests. Klickar på rullistan under Others och väljer sitt lärosäte och klickar på Login. Då kommer de till en extern inloggningssida som tillhör deras eget lärosäte. 12

13 2.3 Lägg till externa användare via ett gästkonto Att lägga till gästkonton på en Mondosajt görs på samma sätt som för vanliga SU-konton och användarkonton vid andra lärosäten, förutom att ni skriver in användarnamnet följt Dvs. För att detta ska fungera måste dock gästkontot först ha skapats och aktiverats Skapa gästkonto Följ dessa steg för att skapa och aktivera ett gästkonto: 1. Gå in på adressen: och klicka på Invite guest users. 2. Om du inte redan är inloggad på SU blir du tillfrågad att göra det nu. Fyll i dina uppgifter och klicka på Logga in. 13

14 3. Klicka på Send invitations 4. Skriv in e-post-adressen i textfältet. T.ex. namn@hotmail.com. I det här exemplet har jag sen tidigare skapat en Gmail-adress med namnet mondogastkonto@gmail.com. 5. Välj att detta gästkonto i huvudsak kommer att använda sig av Mondo. 6. Se till att notifieringen skickas till de korrekta adresserna, både vad gäller din egen som visas längst ner samt att inbjudan skickas till rätt gästkonto (visas på höger sida). 7. Klicka på Send. 8. Nu får du en bekräftelse på att en inbjudan har skickats till den e-post-adress du angett. 14

15 Följande steg kan endast utföras av den som har tillträde till e-post-adressen för gästkontot. 9. Logga in på e-post-kontot och leta upp meddelandet med inbjudan. 10. Klicka på aktiveringslänken (aktiveringslänken är endast aktiv i två veckor). 15

16 11. Nu kommer du till en aktiveringssida där du ska skriva in dina namnuppgifter och välja ett lösenord. Avsluta med att klicka på activate (när du klickat på activate skickas ett bekräftels till den som bjöd in dig). 12. Nu är kontot aktiverat och kan användas för inloggning i Mondo. Inloggningsuppgifterna blir då i det här exemplet mondogastkonto@guest.su.se och det lösenord som användaren angav i steg 11. Detta är också det användarid som lärare eller administratör lägger till på sajten. 13. För att gästkontot nu ska få tillträde till Mondosajter behöver det läggas till manuellt på sajterna. Hur man gör det kan du läsa om lite längre upp i dokumentet under rubriken 2. Lägga till användare manuellt på en sajt Inloggning med gästkonto Användare med gästkonto loggar in i Mondo (mondo.su.se) genom att klicka på Log in Guests. 16

17 Klickar på Guests Login. Då visas en inloggningsruta där användaren skriver in användaruppgifterna för gästkontot som består av kontonamnet följt T.ex: 3 Ta bort deltagare från en sajt 3.1 Studenter som fått åtkomst via deltagarlista Om studenten har fått tillträde till sajten via en LADOK-deltagarlista kommer studenten som standard att fortsätta finnas med på sajten tills den blir avregistrerad från kursen. När studenten avregistreras kommer denna alltså att avlägsnas från sajten så fort Mondo har uppdaterat ändringen gentemot LADOK vilket sker ca var fjärde timme. Om ni däremot vill utesluta en student med omedelbar verkan kan ni gå till startsidan för Sajtadministration ändra statusen för studenten till Inaktiv och avsluta med att scrolla längst ner och klicka på Uppdatera deltagare. Detta innebär att studenten, för tillfället, finns med i listan över medlemmar på sajten men kommer inte att kunna komma åt den. 3.2 Manuellt tillagda deltagare Om du vill ta bort en sajtdeltagare som blivit tillagd manuellt på sajten går du in på startsidan för Sajtadministration och kryssar för rutan för den specifika deltagaren i kolumnen Ta bort längst till höger. 17

18 Dessa kryssarutor visas endast för manuellt tillagda användare och inte för studenter som kommit in via en deltagarlista. 4 Roller Medlemmar på en sajt kan tilldelas olika behörighetsroller. Namnet på rollerna skiljer sig åt beroende på om det rör sig om en kurssajt eller en projektsajt men principen bakom dem är ändå detsamma. I många verktyg kan dessa roller sen användas för att ge specifika användare eller grupper olika behörigheter. T.ex. kan du ge alla studenter som har rollen student behörighet att lägga upp egna filer i en specifik mapp i filsamlingen. Endast Kursadministratörer och Lärare på en kurssajt, respektive Ägare på en projektsajt, kan ändra roller för sajtmedlemmar. Du ändrar roller genom att gå till startsidan för Sajtadministration > Ändrar rollbeteckningen för deltagaren i listan och avslutar med Uppdatera deltagare längst ner på sidan. 18

19 4.1 Roller på en kurssajt Tillgängliga roller på en kurssajt är Kursadministratör, Lärare, Assistent, Student och Gäst. Kursadministratör och lärare har identiskt behörighetsnivå det enda som skiljer är namnet. Användare med dessa roller har full kontroll över alla delar av sajten. Kursadministratörsrollen används därför mest för att göra det tydligare för studenterna på sajten vem de ska vända sig till om de har eventuella frågor. Assistent är en speciell roll på kurssajter som inte har någon motsvarighet på projektsajter. Rollen assistent kan ges till studenter som har i uppgift att stödja läraren på olika sätt. Det kan t.ex. röra sig om att rätta uppgifter eller moderera foruminlägg. Assistentrollen har inte lika stor rättighet som kursadministratör/lärare och kan t.ex. inte ändra deltagarlista, verktyg etc. Student är den roll som ska användas för studenter. Denna roll har som standard behörighet att ta del av allt innehåll som läraren har gjort tillgängligt på sajten och kan utföra test och skriva i forum etc. Gäst bör endast användas i undantagsfall. Gäst har som standard något lägre behörighetsnivå än studenter men nivån kan i många fall konfigureras så att den motsvarar studenternas roll. Denna roll kan användas om t.ex. externa personer ska släppas in på sajten som endast ska kunna ta del av innehåll men inte kunna lägga till eget innehåll. 19

20 4.2 Roller på en projektsajt Tillgängliga roller på en projektsajt är Ägare, Deltagare och Gäst. Ägare motsvarar Kursadministratör och Lärare på en kurssajt. Deltagare motsvarar Student på en kurssajt. Gäst motsvarar Gäst på en kurssajt. 5 Automatiskt sajtmedlemskap via en länk Mondosajter kan konfigureras för att automatiskt ge medlemskap till användare om de klickar på en specifik länk. Detta kan konfigureras både vid skapandet av en sajt och i efterhand. Sådana länkar kan användas i många syften. Men ett vanligt scenario är att lärare använder dessa i samband med att en kurs delas upp i undergrupper med respektive projektsajt. Genom att lägga upp länkarna på t.ex. första sidan kan studenterna lägga till sig själva på korrekt sajt. 20

21 5.1 Skapa en autojoin -länk för automatiskt tillträde Klicka på Sajtadministration > Redigera tillgänglighet. Kryssa för rutan Medlemskap på sajten erhålls genom att gå till autojoin-länken och välj vilken roll användare ska få som klickar på länken. Länken som visas, i det här fallet: kopierar du och distribuerar till de användare som du vill ska få tillgång till sajten. Avsluta med Spara. 21

22 OBS! Endast användare som har ett giltigt konto i Mondo kan ansluta sig till sajter på detta viset (gäller vanliga SU-användarkonton, användare från andra lärosäten och gästkonton). Tänk också på att du som lärare INTE ska klicka på denna länk för att då ändras din roll/behörighet automatiskt till student och då behöver du be någon av dina kollegor eller helpdesk att ändra din roll tillbaks till kursadministratör/lärare. 22

23 6. Lista över domännamn för svenska lärosäten som kan anslutas till Mondo Lärosäte Blekinge tekniska högskola Chalmers tekniska högskola Försvarshögskolan Göteborgs universitet Handelshögskolan i Stockholm Högskolan Dalarna Högskolan i Borås Högskolan i Gävle Högskolan på Gotland Högskolan i Halmstad Högskolan i Jönköping Högskolan i Skövde Högskolan Kristianstad Högskolan Väst Institutet för rymdfysik Karlstads universitet Karolinska institutet Konstfack Kungliga Musikhögskolan Kungliga tekniska högskolan Linköpings universitet Linnéuniversitetet Luleå tekniska universitet Lunds universitet Malmö högskola Mittuniversitetet Mälardalens högskola Sophiahemmets högskola Stockholms Dramatiska högskola Sveriges lantbruksuniversitet Södertörns högskola Umeå universitet Uppsala universitet Vetenskapsrådet Örebro @oru.se 23