Innehållsförteckning

Transkript

1

2 2 Sidan 3 Sidan 5 Sidan 7 Innehållsförteckning Inledning: Dokumenthantering inom förvaltningen Arkivbeskrivning Dokumenthanteringsplan Protokoll, kallelser, minnesanteckningar Sidan 10 Kontrakt, avtal, anbud, offerter Sidan 11 Riktlinjer, planer, taxor och underlag Sidan 13 Ekonomi Sidan 14 Kvalitetssäkring Sidan 15 Statistik och enkäter Sidan 17 Personal Sidan 22 Hälso- och sjukvårdslagen Sidan 24 Socialtjänstlagen Sidan 28 Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade Sidan 31 Övrigt

3 3 Dokumenthantering inom omsorgsnämndens verksamheter Allmänt Medborgarnas rätt att ta del av myndigheternas allmänna handlingar enligt den så kallade offentlighetsprincipen är grundlagsskyddad enligt tryckfrihetsförordningen. Syftet med offentlighetsprincipen är att enskilda personer och sammanslutningar ska ha möjlighet att övervaka den offentliga makten och användningen av offentliga medel. Medborgaren ska fritt kunna bilda sig åsikter, påverka utövningen av offentlig makt och bevaka sina rättigheter och intressen. Alla myndigheter är skyldiga att ha kontroll över sina allmänna handlingar. Ett av syftena med detta krav är att handlingar snabbt ska kunna återfinnas. Ett register som används för detta ändamål kallas för diarium och är offentligt som huvudprincip. Avsteg från detta skall framgå av annan lagstiftning det vill säga i offentlighets- och sekretesslagen. Ärendehanteringsprogram Inom Vimmerby kommun används ett övergripande databaserat system för registrering av handlingar, Winess. I systemet sorteras ärendena efter olika ämnesområden utifrån en diarieplan. Nya ärenden ges ett eget specifikt diarienummer. Handlingar som rör samma ärende insorteras under detta diarienummer. I Winess finns sökfunktioner som underlättar möjligheten att finna olika handlingar. För handläggning av ärenden enligt socialtjänstlagen (SoL), lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och hälso- och sjukvårdslagen (HsL) finns också ett databaserat ärendehanteringsprogram, Treserva. Vad gäller dokumentationen i ärendehanteringsprogrammet Treserva är huvudregeln att det som skrivs där inte ska behöva dras ut på utan originalhandlingen är digital. Undantaget är journaler som rör personer födda dag 5, 15 eller 25 i månaden, dessa bevaras för alltid och ska dras ut på. Dokumenthanteringsplan För att få en välfungerande dokumenthantering krävs tydliga rutiner kring hantering av inkommande och utgående post samt för registrering och förvaring av upprättade handlingar. Denna dokumenthanteringsplan ska tydliggöra hur olika handlingar ska tas omhand och är ett led i kvalitetssäkringen av omsorgsnämndens dokumenthantering. Alla medarbetare som i tjänsten direkt får och skickar post eller upprättar skrivelser av olika slag behöver ha en grundläggande kännedom om dokumenthantering för att systemet skall fungera och för att handlingar ska registreras. När en medarbetare uppmärksammar att en typ av handling inte finns med i dokumenthanteringsplanen ska omsorgsförvaltningens centrala administration informeras. För att dokumenthanteringsplanen skall vara till hjälp i vårt arbete är det viktigt att den är aktuell. Den behöver därför revideras när förändringar sker. Revidering ska ske minst vartannat år.

4 4 Posthantering Posthanteringen för nämnd och förvaltning sköts i huvudsak från omsorgsförvaltningen centralt. För att pressen skall kunna ta del av aktuella ärenden skickas regelbundet en postlista till lokalpressen. Gallring Av dokumenthanteringsplanen framgår om och i så fall när gallring av en handling kan ske. Gallring innebär att handlingar som bedöms vara minde viktiga förstörs. Handlingar som bedöms vara av vikt bevaras. Det kan t.ex. vara viktigt att spara för att allmänheten skall kunna ta del handlingen, för framtida verksamhetsbehov, forskning eller för att handlingen kan vara av betydelse för vårt kulturarv. Mer information om dokumenthantering Det finns riktlinjer om dokumenthantering i t ex arkivreglemente och genom Sveriges Kommuner och Landsting som ger ut skrifterna Bevara eller gallra med umderrubriker snm Råd för dem knmmunala sncialtjämstem m.m.. Socialstyrelsen har utifrån patientdatalagen (2008:360) meddelat föreskrifter och handbok om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården, SSFS 2008:14. Vidare utkom Datainspektionen i mnvember 2008 med märmare amvismimgar gemnm skriftem Patiemtdatalagen och den oersnmliga imtegritetem. Den som har frågor som rör dokumenthantering kan också vända sig till omsorgsförvaltningens registratorer eller till kommunens. Bevarande av handlingar Det som skall bevaras i et måste hanteras på sådant sätt att handlingen faktiskt skyddas. Detta innebär att handlingar i sformat bör vara skriven på arkiv 100, och att de förvaras i arkivkartong. Inga plastfickor, nitar eller gem ska förekomma eftersom dessa förstör en. Innan arkivering ska ärendet rensas från ovidkommande som ovidkommande noteringslappar. Digitala handlingar ska kunna läsas efter uppdateringar eller exempelvis byte av program.

5 5 Arkivbeskrivning Ansvarsområde Enligt gällande reglemente för omsorgsnämnden är följande omsorgsnämndens ansvar: Nämnden fullgör kommunens uppgifter enligt socialtjänstlagen, SoL, avseende omsorg om äldre och funktionshindrade personer. Nämnden ansvarar för den kommunala hälso- och sjukvården enligt hälsooch sjukvårdslagen (HSL) 18, 1 st och för den hälso- och sjukvård som överlåtits enligt avtal mellan Kalmar läns landsting och kommunerna i Kalmar län, enligt 18, 3 st HSL (hemsjukvård). Nämnden ansvarar för kommunens myndighetsutövning och verksamhet enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och lagen om assistansersättning (LASS). Nämnden ansvarar för tillsyn av enskild verksamhet enligt LSS och även SoL, när verksamheten riktar sig till äldre- och funktionshindrade. Nämnds- och förvaltningsorganisation - kort historik Före 1992 hade kommunen en socialnämnd med en socialförvaltning som ansvarade både för individ- och familjeomsorg, äldre- och handikappomsorg och barnomsorg fanns en socialförvaltning, för individ- och familjeomsorg, och en omsorgsförvaltning, för äldre- och handikappomsorg, under en gemensam social- och omsorgsnämnd överfördes barnomsorgen till annan nämnd ändrade nämnden namn till socialnämnd. Förvaltningsorganisationen fortsatte oförändrat delades socialnämnden och äldre- och handikappomsorgen organiserades under en omsorgsnämnd med 9 ledamöter och lika många ersättare. Nämnden handhar referensorganet kommunala pensionärsrådet.

6 6 Verksamhet historik 1992 genomfördes den så kallade ÄDEL-reformen vilket innebar ett utökat ansvar för färdigbehandlade inom sjukvården, ansvar för lokala sjukhem samt ett utökat ansvar för kommunala hälso- och sjukvårdsinsatser infördes LSS. De första två åren hade kommunen endast ansvar för beslut och utförande gällande personer som bedömdes omfattas av lagens tredje personkrets. Kommunens LSS-verksamhet för barn och ungdomar under 16 år organiserades under barn- och ungdomsnämnden. Dåvarande socialnämnden ansvarade för verksamhet riktad till ungdomar 16 år och äldre samt LSS-verksamhet för vuxna övertog verksamhetsansvaret från Kalmar läns landsting för personer med utvecklingsstörning eller intellektuell hjärnskada med insatser enligt LSS. Kommunens LSS-verksamhet för barn och ungdomar under 16 år organiserades även fortsättningsvis under barn- och ungdomsnämnden. Dåvarande socialnämnden ansvarade för verksamhet riktad till ungdomar 16 år och äldre samt LSS-verksamhet för vuxna. Samtidigt fick den dåvarande socialnämnden också ett utökat ansvar för personer med psykiatrisk diagnos och ansvar för vissa färdigbehandlade inom psykiatrin ansvaret för tillsyn av enskild verksamhet enligt LSS och även SoL, när verksamheten riktar sig till äldre- och funktionshindrade, förs in i omsorgsnämndens reglemente kommunaliseras länets hemsjukvård, inklusive rehabiliteringen. Detta innebär att omsorgsnämnden får ansvaret för rehabilitering i hemmet genom arbetsterapeut och sjukgymnast, för ordination av hjälpmedel samt för sjukvård i hemmet upp till och med sjuksköterskenivå övertog omsorgsnämnden ansvaret för LSS-insatsen fritidstillsyn från barn- och ungdomsnämnden övertog omsorgsnämnden ansvaret för all verksamhet som kommunen bedriver enligt LSS och LASS, med undantag av utförandet av fritidstillsyn enligt LSS för skolungdom över 1, där ansvaret fortfarande ligger hos barn- och ungdomsnämnden.

7 7 PRTKLL, KALLELSER, MINNESANTECKNINGAR ; protokoll, kallelse, föredragningslista Arkiv 100 Pärm Kronologisk Bevaras Efter 5 år Innehållsförteckning skall finnas ; protokoll arbetskopia för expediering K Papper Pärm Kronologisk Gallras 5 år s arbetsutskott; protokoll, kallelse, föredragningslista Arkiv 100 Pärm Kronologisk Bevaras Efter 5 år Innehållsförteckning skall finnas s arbetsutskott; protokoll arbetskopia för expediering K Papper Pärm Kronologisk Gallras 5 år Arbetsplatsträffar, plan, agenda samt minnesanteckningar. Pärm på arbetsplatsen Kronologisk Gallras 5 år Assistentträffar, minnesanteckningar Pärm Assistent Kronologisk Gallras 5 år

8 8 CESAM, protokoll K Pärm Kronologisk Gallras 1 år riginal finns på personalenheten Förhandlingar enligt MBL; protokoll Arkiv 100 FÖSAM; protokoll Arkiv 100 Pärm Kronologisk Kommunala pensionärsrådet, protokoll och kallelse. Arkiv 100 Pärm Kronologisk Kommunala pensionärsrådet, protokoll. Arbetskopia för expediering. K Pärm Kronologisk Gallras Kvalítetskommitténs minnesanteckningar Ledningsgrupp, plan, agenda samt minnesanteckningar/protokoll. msorgsträffar/ verksamhetsträffar med förvaltningens chefer, minnesanteckningar Arkiv 100 Pärm Kronologisk Arkiv 100 Pärm Kronologisk BS! Skall bevakas om protokoll/ minnesanteckningar innehåller beslut eller information av direkt betydelse för verksamheten Arkiv 100 Pärm Kronologisk Dras upp på arkiv 100 av förvaltningen centralt.

9 9 Protokoll, slutrapporter och handlingar från utredningar och projekt som görs inom, eller på uppdrag av den egna verksamheten. Arkiv 100 Pärm Kronologisk Register till protokoll Arkiv 100 Pärm Kronologisk Bevaras Efter 5 år Förvaras tillsammans med respektive protokoll Skyddsrondsprotokoll + bilagor. Arkiv 100 Pärm Kronologisk Förvaras hos ansvarig chef till dess att leverans till sker. Kopior till bland annat fösam och fastighetsbolag

10 10 KNTRAKT, AVTAL, ANBUD, FFERTER Anbud, offerter antagna Anbud, offerter antagna K När de är inaktuella Anbud, offerter inte antagna Papper Avtal, kontrakt, t.ex. leasingbilar, placeringar, företagshälsovård, larm, Papper hyreskontrakt, andrahandkontrakt. Diarie Diarie Diarie- Nummer Avtal i personärenden förvaras som ovan men också enligt följande Avtal med uppdragstagare t.ex. kontaktpersoner K Personakt Kronologisk Gallras När de är inaktuella

11 11 RIKTLINJER, PLANER, TAXR CH UNDERLAG Avgiftstaxa K Diarieplan K Papper Pärm i diariet Kronologisk Årsvis. Årlig uppdatering skall göras utifrån kommunfullmäktiges beslut, lämnas därefter som meddelande till omsorgsnämnden Tillsammans med diarielistor Dokumenthanteringsplan Nämndsreglemente K. Uppdatering skall ske regelbundet och planen skall därefter antas av omsorgsnämnden. rganisationsplaner /K rganisationsutredningar /K

12 12 Program för äldre- och handikappomsorgen Projektunderlag K Riktlinjer för HsL-utförande lokala Riktlinjer för kvalitetssäkringssystem Papper Diarie- Nummer Riktlinjer SoL och LSS samt avgifter Utbildningsplan Verksamhetsberättelser Verksamhetsplaner Lämpligt att varje enhet/ område har kopia på sin verksamhetsberättelse. Lämpligt att varje enhet/ område har kopia på sin verksamhetsplan.

13 13 EKNMI Analyslistor och ansvarsrapporter (budget 1 + budget 2) K Attesteringsbevis K Budget Budgetuppföljningar Debiteringsstatistik K Pärm Pärm Pärm Kronologisk Behöver inte sparas Efter konto- Gallras* nummer Kronologisk Gallras riginal finns på personalenheten och ekonomienheten riginal till ekonomienheten *Gallras vid ny mandatperiod Utdrag lämnas till ekonomienheten. Kontolista K Pärm Kronologisk Gallras Ekonomienheten

14 14 KVALITETSSÄKRING Anmälan enligt 12 LSS om allvarliga missförhållanden. Avvikelserapporter samt utredning interna Avvikelserapporter samt utredning inkomna från landstinget och KLT. Avvikelserapportering, sammanställning som görs två gånger årligen. Nämndsärende. Avvikelserapporter lämnade till K landstinget och KLT Klagomål, inkomna och utredning om dessa, allmänna Lex Maria, anmälan och utredning K Lex Sarah, anmälan och utredning Diarie nummer Kopia till journal, LSS. Pärm Kronologisk. Pärm Kronologisk. Diarie. 5 år Pärm Kronologisk Diarie nummer Diarie nummer. riginalet skall till Socialstyrelsen. Kopia till HSLjournal Kopia till journal SoL/LSS, om det rör enskilt ärende och om dokumentationen inte ger en helhet.

15 15 STATISTIK CH ENKÄTER Avvikelserapporter, interna, i kontakt med KLT samt landstinget se rubriken kvalitetssäkring Enkäter, interna t ex kvalitetsfrågor, underlagen som sammanställs. Enkäter, interna t ex kvalitetsfrågor, sammanställning Mapp Enkäter, externa t ex Socialstyrelsen, Länsstyrelsen och SCB K 5 år riginal finns hos annan myndighet Internstatistik kring egna verksamheter Vårddagar, kostportioner, kvarboende, medelålder, beläggning o dyl Mapp Larmstatistik, kring trygghetslarm 5 år

16 16 SCB, underlag räkenskapssammandrag K 5 år Uppföljningar och statistik, ambuleringen K Vårddagsuppgifter Pärm Kronologiskt Beställningar när de är inaktuella. Sammanställning uppdateras kontinuerligt för debitering. 5 år

17 17 PERSNAL Annonser, tjänster K Diarie nummer Anställningsbevis K Ansökan om utökad tjänstgöringsgrad, byte av arbetsplats Pärm Bokstavs ordning Gallras * Pärm Register riginal till personalenheten *Tidigast efter efter att anställningsbeviset blivit inaktuellt. Ansökningar till semestervikariat Övriga ansökningar till tjänster se nedan! Ansökningar till tjänster, personer som erhållit anställning. K /K Pärm Diarie Bokstavs ordning nummer Gallras 5 å Bevaras Kopia tas på framsidan av samtliga ansökningar, så att personuppgifter och vad personen söker för arbete framgår. Där skall även framgå vilka/vilken arbetsledare som fått ansökan i sin helhet. riginal till personalenheten på den som fått tjänsten. Personuppgifter bevaras på alla sökande.

18 18 Ansökningar till tjänster, inte anställda Pärm Kronologisk Gallras Betyg återsändes, endast ansökan/personligt brev sparas Arbetsskadeanmälningar K Arbetstidsschema K Pärm Kronologisk Gallras Tas upp på FÖSAM. riginalet till personalenheten för vidare handläggning. * * efter upphörande. riginal till personalenheten. Attesteringsbevis, se rubriken ekonomi Avtal med anställda om arbetstider, bilavtal m m Delegeringar t ex av verksamhetschefsansvar HsL, arbetsmiljö och personalfrågor K Diciplinåtgärder, personal K Hälsobesked, kökspersonal och nattpersonal när Arkiv 100 Diarie nummer K inaktuellt Bevaras När de är inaktuella riginal till personalenheten. Arkivkartong. Kopia förvaras i delegationspärm. Den som tagit emot delegeringen har också ett original. * *Efter att anställningen upphört. riginalet till personalakt på personalenheten. riginal hos företagshälsovård/ vårdcentral.

19 19 Intyg, deltidsarbetslösa till AF /K Förvaras hos arbetsledare. LAS 2000, erbjudande/svar om tillsvidareanställning K Ledighetsansökningar /K Lokala överenskommelser enligt samverkansavtal. Förvaras på arbetsplatsen. Lokala överenskommelser enligt K samverkansavtal. FÖSAM:s kopia. Läkarutlåtande i personalärende /K Lönesamtal och medarbetarsamtal, anteckningar Papper mdömen praktikanter K Vid inaktualitet riginal till personalenheten. Personalenheten skall ha ansökan om: tjänstledighet utan lön (14 dagar eller längre), föräldraledighet, studier, havandeskapsledighet, partiell ledighet, fackligt eller politiskt uppdrag samt vård av närstående. * * efter att verenskommelsen blivit inaktuell. Kopia till FÖSAM. * * När det är inaktuellt. Personalenheten skall alltid ha ett exemplar. Separat pärm Register Gallras* * När anställningen upphör. BS! Kan innehålla sekretessuppgifter t ex familjeproblem, hälsotillstånd, relation till kollegor 5 år

20 20 Personalbehovsanmälningar K Postöppning, medgivande Papper Protokoll från rehabträffar kring enskild personal Reseräkningar K Papper Sekretessbevis Semesterlista K Papper Synpunkter rörande anställda, inkomna Papper Kopia hos berörd arbetsledare. riginal skickas till förvaltningen. Lämnas sedan till personalenheten. Arkivkartong. När anställningen upphör. * *När anställningen upphör. Förvaras hos arbetsledaren. Kan innehålla sekretessuppgifter. Pärmen förvaras lämpligen inlåst. Pärm Register Bevaras När anställningen upphör. riginal till personalenheten. Arkivkartong Skall godkännas av berörda fackliga organisationer * *När personen slutar sin anställning eller vid inaktualitet. Själva synpunkten omfattas inte av sekretess, däremot kan eventuella uppgifter om personliga förhållanden omfattas av sekretess.

21 21 Tillbudsanmälningar Hanteras som arbetsskadeanmälningar inom förvaltningen. K Pärm Kronologisk Gallras Tas upp på FÖSAM. Ett ex till arbetsplatsombudet. Lämnas inte till personalenheten. Tjänstgöringsbetyg/intyg K Pärm Register Bevaras Skickas till personalenhetens personalakt. Tjänstgöringsrapporter, underlag, T3 K riginal till personalenheten För personal anslutna till tidomat sker hanteringen elektroniskt. Uppsägningar K Utbildningsplan se rubriken riktlinjer, planer, taxor och underlag riginal till personalenheten Önskemål om utökad sysselsättningsgrad Pärm hos resurssamord Register Bevaras När de är inaktuella Kopia hos ansvarig chef

22 22 HANDLINGAR HSL - MVÅRDNAD Ärendehanteringssystemet Treserva, (innan dess Swedestar) används för dokumentering, framtagande av statistik m.m. Gallring av omvårdnadshandlingar HSL enligt detta gäller även retroaktivt för journaler/akter från och framåt. Den del av journalen som omsorgsnämnden nedtecknar förvaras i egen server. Kringmaterial förvaras i pärm. 10 år efter sista anteckningen journalen, förutom journaler om personer födda dag 5, 15 eller 25 i varje månad. Dessa ska dras ut på när personen är inaktuell och det är sjournalen som är då att betrakta som original. Dessa sjournaler ska vara en sammanhållen HSL-journal både för omvårdnad och rehabilitering. I journalen ska ingå: Anmälningar och utredningar enligt Lex Maria i personärendet. Egna journalanteckningar. Läkemedelslistor Apo-dos listor Listor PK-kontroll Utdrag ur journalanteckningar, annan vårdgivare (kopia eller fax) Utskrivningsmeddelande/utskrivningsbesked Remisser med svar Epikriser/brev direkt riktade till sjuksköterska Intyg Specifika tester, som inte finns i datajournalen Samtycke till informationshämtande ur journaler Självskattningsformulär vid influensavaccinering korrenspondens av betydelse Kopia på klagomål, inkomna och utredningar när dessa rör insatser enligt HSL och när löpande dokumentation inte ger en helhet. Laboratorielistor bservationslistor ex. vikt, blodsocker Arbetsmaterial som tuggas efter journalföring Kontaktblad Signeringslista, sparas i 3 år Beslut och ärendeblad, brukarkort allt aktuellt för ärendet ska föras över i journal Personalanteckningar, allt aktuellt för ärendet ska föras över i journal Förskrivning av medicinskteknisk produkt Kvalitetssäkring av inkontinenshjälpmedel Riskbedömning fallolyckor skrivna av enhetschef Munvårdskort Inte journalhandlingar Egna recept Ansökan Apo-dos Kreditansökan apoteket Remiss munhälsobedömning Information om dina läkemedel

23 23 HANDLINGAR HSL - REHABILITERING Ärendehanteringssystemet Treserva, (innan dess Swedestar) används för dokumentering, framtagande av statistik m.m. Gallring av rehabiliteringshandlingar HSL enligt detta gäller även retroaktivt för jornaler/akter från och framåt. Den del av journalen som omsorgsnämnden nedtecknar förvaras i egen server. Kringmaterial förvaras i pärm. 10 år efter sista anteckningen journalen, förutom journaler om personer födda dag 5, 15 eller 25 i varje månad. Dessa ska dras ut på när personen är inaktuell och det är sjournalen som är då att betrakta som original. Dessa sjournaler ska vara en sammanhållen HSL-journal både för omvårdnad och rehabilitering. Som journalhandling betraktas och bevaras: Patientjournalen i Swedstar Journalkopior från annan vårdgivare Remissvar Epikriser Intyg Dokumentation/mall av specifika tester Träningsprogram Dokument som vid dödsfall: Checklistor för information vid utlämning av hjälpmedel Avtalsförbindelse Rullstolsguide Beslut och dokumentation enl SoL Dokument som efter journalföring: Kontaktblad och kallelse till vårdplanering från landstinget Justerad vårdplan Anteckningar från muntlig överrapportering rdinationer/förskrivningar Signeringslistor Retursedlar Beställning/hämtning av sängar Arbetsorder Förvaring av journaler i närarkiv. Arkiveringen sker i datumordning, dag-månad-år.

24 24 HANDLINGAR SoL Ärendehanteringssystemet Treserva används för utredning, beslut, brukarkort, framtagande av statistik m.m. Förvaras i egen server. Den del av journalen som omsorgsnämnden nedtecknar förvaras i egen server. Kringmaterial förvaras i journalmapp. 5 år efter sista anteckningen journalen, förutom journaler om personer födda dag 5, 15 eller 25 i varje månad. Dessa ska dras ut på när personen är inaktuell och det är sjournalen som är då att betrakta som original. Anmälan till överförmyndaren om behov av god man, förvaltare eller förmyndare. (kopia). Ansökan om bistånd SoL. Ansökan om jämkning. Avgiftsbeslut. Avtal i personärenden om utförande av insatser av annan utförare än Vimmerby kommun, omsorgsnämnden. (kopia) Avvikelser, endast om anteckningar i ärendet saknas. Beslut om bistånd. Beslut om förordnande av god man, förvaltare eller förmyndare från överförmyndarnämnden (kopia). Beslut om jämkning. Beslutsmeddelanden, skrivna av myndighetsavdelningen. Domar i enskilt ärende. Fallrapporter, endast om anteckningar i ärendet saknas. Fullmakter. Gammalt material som inte är infört i ärendehanteringssystemet. Anteckningar i ärendet ska göras i ärendehanteringssystemet. Det kan dock finnas gammalt material som tillkommit innan myndighetsavdelning och enhetschefer hade ett elektroniskt ärendehanteringssystem. Sådana gamla utredningar och anteckningar i ärendet ska bevaras med samma tidsfrister som för övriga akten. Genomförandeplaner. Varje plan som görs ska sparas. Intyg. Journalanteckningar. Kundkort, det senaste Lex Sarah handlingar SoL(kopior). mhändertagna journaler från enskild verksamhet. riginalskrivelser som brev och e-post från anhöriga, gode män och andra, om handlingen inte är av rutinmässig karaktär. Social livshistoria. Underlag för fastställande av avgift Underlag till extern utförare som besvarar trygghetslarm(för närvarande SS Alarm). Uppdrag till utförande enhet från myndighetsavdelningen. Forts. nästa sida!

25 25 Forts. från föregående sida! Utredningar. Yttranden i enskilt ärende (kopia). Överenskommelser, till exempel om privata medel. Överklaganden. Arbetsmaterial som tuggas efter journalföring Handskrivna minnesanteckningar ska inte sparas, eftersom anteckningar som inte är av rutinmässig eller tillfällig karaktär ska vara införda i journalen. Löpande arbetsanteckningar, som omvårdnadspersonal skriver, är arbetsmaterial och ska förstöras när den som ansvarar för journalföring gått igenom anteckningarna och tagit ställning till vad som ska föras in i journalen. Inaktuella kundkort Munvårdskort Meddelanden om inskrivning, kallelse samt utskrivning från slutenvård (kontaktblad BAL) makuleras efter notering i journalen. Inaktuella andrahandskontrakt, om uppgiften finns i journalen. Detta ingår inte i personakten Avtal med uppdragstagare ex. kontaktpersoner om deras uppdrag och ersättning. Inkomna eller utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär. Kvitton och annat material som upprättas i samband med hantering av privata medel. Här gäller andra gallringsfrister och hanteringen av privata medel ska skötas separat från journalen. Undantag: Överenskommelsen om privata medel ska finnas i journalen.

26 26 Aktualiseringar, d.v.s. rapporter och anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende, inklusive register På server i ärendehanteringsprogrammet Bokstavsordning eller kronologisk Gallras 5 år BS registrering enligt offentlighets- och sekretesslagens regler. Delegationslistor över fattade beslut enligt SoL Förteckning över personer som har hemtjänst och där kommunen har nycklar till bostaden samt nyckel kvittensen. Förteckning trygghetslarm (namn, adress, larmkod, telefonnummer) Pärm hos nämndssekr. Register Bevaras Efter 5 år Delegationslista skickas varje månad till nämndssekreterare för delgivning till nämnd. Arkiveras i arkivkartong. Pärm Kronologisk Gallras När nyckeln återlämnas kan förteckningen. Nyckelkvittensen läggs då till journal och 5 år efter sista anteckningen journalen, förutom ärenden om personer födda dag 5, 15 eller 25 i varje månad. Pärm Granen Kronologisk Gallras Uppdateras kontinuerligt.

27 27 Listor från Riksförsäkringsverket över pensionstagare och pensionsutbetalningar Via datafil I ärendehanteringsprogrammet I server Gallras Varje månad, när ny fil kommer. Privata medel, rapportblad/kassablad kring enskild Rapportböcker d v s arbetsmaterial för att underlätta informationsöverföring mellan personal / kassabok Papper Tidskriftshållare 10 år Kronologisk Gallras BS att sekretessuppgifter kring enskild inte får skrivas i rapportboken. Hänvisning skall i stället ske till pärm omvårdnadsanteckningar med flik för varje boende.

28 28 HANDLINGAR LSS Ärendehanteringssystemet Treserva används för utredning, beslut, brukarkort, framtagande av statistik m.m. Den del av journalen som omsorgsnämnden nedtecknar förvaras i egen server. Kringmaterial förvaras i journalmapp. 5 år efter sista anteckningen journalen, förutom journaler om personer födda dag 5, 15 eller 25 i varje månad. Dessa ska dras ut på när personen är inaktuell och det är sjournalen som är då att betrakta som original. I journalen ska ingå: Anmälan till överförmyndaren om behov av god man, förvaltare eller förmyndare. (kopia). Ansökan insatser LSS. Ansökan om assistansersättning LSS /LASS Ansökan om jämkning. Avgiftsbeslut. Avtal i personärenden om utförande av insatser av annan utförare än Vimmerby kommun, omsorgsnämnden. (kopia) Avvikelser, endast om anteckningar i ärendet saknas. Beslut om insatser. Beslut om förordnande av god man, förvaltare eller förmyndare från överförmyndarnämnden (kopia). Beslut om jämkning. Beslutsmeddelanden, skrivna av myndighetsavdelningen. Domar i enskilt ärende. Fallrapporter, endast om anteckningar i ärendet saknas. Fullmakter. Förhandsbesked. Gammalt material som inte är infört i ärendehanteringssystemet. Anteckningar i ärendet ska göras i ärendehanteringssystemet. Det kan dock finnas gammalt material som tillkommit innan myndighetsavdelning och enhetschefer hade ett elektroniskt ärendehanteringssystem. Sådana gamla utredningar och anteckningar i ärendet ska bevaras med samma tidsfrister som för övriga akten. Genomförandeplaner. Varje plan som görs ska sparas. Individuella planer Intyg. Journalanteckningar. Kundkort, det senaste Lex Sarah handlingar LSS (kopior). mhändertagna journaler från enskild verksamhet. riginalskrivelser som brev och e-post från anhöriga, gode män och andra, om handlingen inte är av rutinmässig karaktär. Forts. nästa sida

29 29 Underlag för fastställande av avgift. Underlag för personkretsbedömning LSS Uppdrag till utförande enhet från myndighetsavdelningen. Utredningar om insats Utredningar om personkrets Yttrande till åklagare/domstol i personärende LSS. Överenskommelser Överklagande och handlingar till följd av överklagande Arbetsmaterial som tuggas efter journalföring Handskrivna minnesanteckningar ska inte sparas, eftersom anteckningar som inte är av rutinmässig eller tillfällig karaktär ska vara införda i journalen. Löpande arbetsanteckningar, som omvårdnadspersonal skriver, är arbetsmaterial och ska förstöras när den som ansvarar för journalföring gått igenom anteckningarna och tagit ställning till vad som ska föras in i journalen. Inaktuella kundkort Munvårdskort Meddelanden om inskrivning, kallelse samt utskrivning från slutenvård (kontaktblad BAL) makuleras efter notering i journalen. Inaktuella andrahandskontrakt, om uppgiften finns i journalen. Detta ingår inte i personakten Avtal med uppdragstagare ex. kontaktpersoner om deras uppdrag och ersättning. Inkomna eller utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär. Kvitton och annat material som upprättas i samband med hantering av privata medel. Här gäller andra gallringsfrister och hanteringen av privata medel ska skötas separat från journalen. Undantag: Överenskommelsen om privata medel ska finnas i journalen.

30 30 Anmälan enligt 12 LSS om allvarliga missförhållanden. Diarie nummer Delegationslistor, fattade beslut enligt LSS Privata medel, rapportblad/ kassablad kring enskild. Pärm hos nämndssekr. Pärm Register Bevaras Efter 5 år Delegationslista lämnas varje månad till nämndssekreterare för delgivning till nämnd. Arkiveras i arkivkartong. Kronologisk Gallras 10 år Rapportböcker d v s arbetsmaterial för att underlätta informationsöverföring mellan personal Tidskriftshållare Kronologisk Gallras Vid inaktualitet. bservera att sekretessuppgifter kring enskild inte får skrivas i rapportbok.

31 31 ÖVRIGA HANDLINGAR Beslut från Länsstyrelsen och Socialstyrelsen som rör verksamheten. Mapp Delegationslistor, sammanställning av beslut fattade på delegation från omsorgsnämnden Delegations- och verkställighetsförteckning Diarieförda ärenden, handlingar Diarielistor, över i diariet (Winess) inlagda ärenden Diarieplan Domar i allmänna ärenden Pärm hos nämndssekr. Kronologiskt årsvis Bevaras Efter 5 år Delges omsorgsnämnden varje månad Arkivkartong Mapp Mapp Pärm Årsvis, kronologiskt Pärm Årsvis Bevaras Efter 5 år Tillsammans med diarielistor Mapp Inspektionsmeddelanden från Arbetsmiljöverket. Mapp