FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG

Transkript

1 Handläggare: Peter Carlberg Sidan: 1 (38) Datum Sista anbudsdag Projektnummer VHS Anbudets giltighet Diarienummer Upphandlingsform Förenklad upphandling FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG VHS Upphandling avser upphandla Ni inbjuds att lämna anbud i enlighet med angivna förutsättningar i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON TELEFAX Verket för högskoleservice Karlavägen Box Receptionen, plan 8 HEMSIDA Stockholm

2 Sidan: 2 (38) Innehållsförteckning 1 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER INLEDNING Förutsättningar OMFATTNING Antal leverantörer Ramavtalets potential Målgrupp Avtalsperiod GEOGRAFISK INDELNING Riksbaserad leverantör Ortsbaserad leverantör UPPHANDLANDE ENHET KONTAKTPERSONER FRÅGOR OCH FÖRTYDLIGANDEN AVSEENDE FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET AVROPSFÖRFARANDE Förnyad konkurrensutsättning Kriterier vid avrop Avropsmodell FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Förteckning UPPHANDLINGSFORM FORMELLA KRAV PÅ ANBUD Anbuds giltighet och form Anbudsinlämnande Avlämnande av prisuppgifter Disposition av anbud Struktur och tydlighet MÄRKNING AV DOKUMENT PRÖVNING OCH UTVÄRDERING AV ANBUD Krav på anbudsgivare Prövning Utvärdering Utvärdering ortsbaserat anbud Utvärdering riksbaserat anbud Betygsfördelning UPPHANDLINGSSEKRETESS KOMMERSIELL SEKRETESS TILLDELNINGSBESLUT KRAV PÅ ANBUDSGIVARE GEMENSAMT ANBUD JURIDISK STÄLLNING EKONOMISK OCH FINANSIELL STÄLLNING TEKNISK FÖRMÅGA OCH KAPACITET Referensuppdrag Leveranskapacitet Underleverantörer/Dotterbolag Kvalitetssystem/kvalitetsplan KVALITETSSÄKRING AV DOTTERBOLAG OCH UNDERLEVERANTÖRER...27

3 Sidan: 3 (38) 2.6 MILJÖSÄKRINGSSYSTEM HOS ANBUDSGIVAREN SANNINGSFÖRSÄKRAN KRAVSPECIFIKATION INLEDNING TILLGÄNGLIGHET Kontaktperson till avropande enhet Samarbetsformer med avropande enhet Tillgänglighet via telefon Statistik/Omsättningsredovisning till VHS Statistik/Omsättningsredovisning till Avropande enhet OMFATTNING GEOGRAFI OMFATTNING TJÄNSTER Tjänsteområden Bastjänster Tilläggstjänster OMFATTNING KOMPETENSER Baskompetenser UTVÄRDERINGSKRITERIUM REFERENSER Ortbaserad nivå Riksbaserad nivå UTVÄRDERINGSKRITERIUM PRISKORG UTVÄRDERINGSKRITERIUM TJÄNSTEBREDD Ortbaserad nivå Riksbaserad nivå UTVÄRDERINGSKRITERIUM ANTAL ENHETER UTANFÖR DE ORTER SOM UTGÖR SKALLKRAV (ENDAST RIKSBASERAT ANBUD) KOMMERSIELLA VILLKOR...37

4 Sidan: 4 (38) 1 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 1.1 Inledning Verket för högskoleservice (VHS) genomför på uppdrag av statlig inköpssamordning upphandling avseende statligt ramavtal för företagshälsovård. Inom ramen för den statliga inköpssamordningen tecknar VHS ramavtal för statens räkning. Syftet med de statliga ramavtalen är att kostnadseffektivisera avropande enheters inköpsverksamhet och därigenom spara pengar. Syftet är också att skapa fördelaktiga ramavtalsvillkor inom ramen för företagshälsovård och inbespara tid för avropande enheters egna upphandlingar och därmed minska kostnaderna för den enskilda myndighetens upphandlingsarbete. Av dessa skäl genomför VHS denna upphandling och ämnar teckna ramavtal med leverantörer. Särskild hänsyn har därför tagits i upphandlingen: A. Väl anpassad tjänsteportfölj B. Anpassning till de nya EG direktiven om offentlig upphandling C. Hög geografisk täckningsgrad VHS har tagit fasta på information från avropande enheter och aktörer i branschen och VHS bedömning är att fokus kommer att flytta från åtgärdande och reaktiva tjänster till hälsoförebyggande och hälsofrämjande tjänster under den kommande avtalsperioden Förutsättningar Ramavtalet förutsätter att myndigheter och organisationer nedan i dokumentet kallade avropande enheter planerar för sina behov långsiktigt. Därefter genomförs avropet enligt den förnyade konkurrensutsättningen. Efter genomfört avrop tecknas leveransavtal för en överblickbar period alternativt för ett specifikt behov (tjänst). 1.2 Omfattning Detta ramavtalsområde ger avropande enheter möjlighet att avropa tjänster från leverantörer som tillhandahåller företagshälsovård. Det här ramavtalsområdet omfattar tjänster enligt indelningen Bas- och Tilläggstjänster enligt nedan: Hälsoförebyggande (preventiva): De insatser som förebygger uppkomsten av sjukdomar och skador i arbetslivet Reaktiva (åtgärdande): De insatser som behöver genomföras för att hjälpa individer att återvända till, eller vara uthålligt kvar i arbetslivet Hälsofrämjande(promotiva): De insatser som främjar en god fysisk och psykosocial arbetsmiljö Administrativa: De insatser som underlättar för avropande enheter att sköta de administrativa delarna av företagshälsovården

5 Sidan: 5 (38) En utförlig beskrivning av tjänsternas innehåll finns längre fram under avsnitt 3 i detta förfrågningsunderlag Antal leverantörer VHS avser att teckna avtal med fyra (4) leverantörer på en riksbaserad nivå och sextioåtta (68) leverantörer på ortsbaserad nivå. Antalet orter på vilka VHS avser teckna avtal är baserat på SCB:s statistik på vilka orter som har flest statligt anställda. VHS ansvarar ej för att utvalda orter kommer att använda det statliga ramavtalet för företagshälsovård under avtalsperioden. På de orter som enligt SCB:s statistik har flest statligt anställda kommer VHS att sluta avtal med två (2) ortsbaserade leverantörer. På de övriga kommer avtal att slutas med en (1) ortsbaserad leverantör. På följande orter kommer 1 lokal leverantörer att antas. Ortsbaserad nivå Antal leverantörer Ortsbaserad nivå Antal leverantörer Boden 1 Mölndal 1 Borlänge 1 Norrköping 1 Borås 1 Norrtälje 1 Eksjö 1 Nyköping 1 Enköping 1 Nässjö 1 Eskilstuna 1 Ronneby 1 Falun 1 Sigtuna 1 Visby 1 Skellefteå 1 Gävle 1 Skövde 1 Halmstad 1 Sollefteå 1 Haninge 1 Sollentuna 1 Helsingborg 1 Solna 1 Huddinge 1 Strängnäs 1 Härnösand 1 Sundbyberg 1 Härryda 1 Sundsvall 1 Hässleholm 1 Södertälje 1 Jönköping 1 Trollhättan 1 Kalmar 1 Täby 1 Karlskrona 1 Uddevalla 1 Karlsborg 1 Upplands-Bro 1 Karlstad 1 Vänersborg 1 Kiruna 1 Västerås 1 Kristianstad 1 Växjö 1 Kristinehamn 1 Ystad 1 Lidköping 1 Örebro 1 Luleå 1 Örnsköldsvik 1 Mariestad 1 Östersund 1 Totalt 54 På följande orter kommer 2 (två) lokala leverantörer att antas. Ortsbaserad nivå Antal leverantörer Stockholm 2 Göteborg 2 Uppsala 2

6 Sidan: 6 (38) Malmö 2 Lund 2 Linköping 2 Umeå. 2 Totalt 14 Nedan visas orterna uppdelat per län: Blekinge län - Karlskrona - Ronneby Dalarnas län - Borlänge - Falun Gotlands län - Visby Gävleborgs län - Gävle Hallands län - Halmstad Jämtlands län - Östersund Jönköpings län - Eksjö - Jönköping - Nässjö Kalmar län - Kalmar Kronobergs län - Växjö Norrbottens län - Boden - Kiruna - Luleå Skåne län - Helsingborg - Hässleholm - Kristianstad - Lund - Malmö - Ystad Stockholms län - Haninge - Huddinge - Norrtälje - Sigtuna - Sollentuna - Solna - Stockholm - Sundbyberg - Södertälje - Täby - Upplands-Bro Södermanlands län - Eskilstuna - Nyköping - Strängnäs Uppsala län - Enköping - Uppsala Värmlands län - Karlstad - Kristinehamn Västerbottens län - Skellefteå - Umeå Västernorrlands län - Härnösand - Sollefteå - Sundsvall - Örnsköldsvik

7 Sidan: 7 (38) Västmanlands län - Västerås Västra Götalands län - Borås - Göteborg - Härryda - Karlsborg - Lidköping - Mariestad - Mölndal - Skövde - Trollhättan - Uddevalla - Vänersborg Örebro län - Örebro Östergötlands län - Linköping - Norrköping I det fall inte tillräckligt många anbud kommer in eller färre anbud än vad som har angivits uppfyller kraven kommer VHS att teckna avtal med det antal leverantörer som uppfyller kraven i upphandlingen. Anbuden på ortsbaserad nivå kommer att utvärderas individuellt. Anbud lämnas således per ort, men en anbudsgivare kan lämna anbud för flera orter, då ett komplett anbud lämnas för varje ort. Se vidare under punkt 1.3 i detta underlag avseende de geografiska orterna Ramavtalets potential Det tidigare ramavtalet har omsatt cirka 100 MSEK per år. VHS bedömer att den framtida omsättningen för hela avtalsperioden kommer att bli 470 MSEK. Angivna volymuppgifter kan endast betraktas som information och är inga utfästelser om att dessa volymer kommer att uppnås. För enskilda orter finns ingen statistik att tillgå Målgrupp Detta ramavtal vänder sig till statliga myndigheter och verk under regeringen, dvs. de civila myndigheterna, Försvarsmakten och de affärsdrivande verken (med organisationsnummer som börjar på eller ). För mer information se avtalsutkast i FFU Bilaga 1, Avtalsutkast Avtalsperiod Avtalet kommer att ha en giltighetstid från och med avtalets tecknande (dock tidigast från ) till och med med möjlighet att från VHS sida därefter ensidigt förlänga avtalet i två (2) år. Detta innebär att avtalet som längst löper till Inför förlängning av avtalet kan göras en ny prövning av de ställda kraven samt en uppföljning av leverantörernas ekonomiska stabilitet i enlighet med de i upphandlingen ställda kraven. För mer information se avtalsutkast i FFU Bilaga 1, Avtalsutkast.

8 Sidan: 8 (38) 1.3 Geografisk indelning För att främja konkurrensen och tillgodose avropsberättigades behov, är upphandlingen geografiskt indelad. Leverantörer kommer att antas antingen riksbaserad eller ortsbaserad Riksbaserad leverantör En riksbaserad leverantör i denna upphandling skall ha verksamhet minst på följande orter: Stockholm, Göteborg, Umeå, Luleå och Örebro. Den riksbaserade leverantören skall uppfylla de i förfrågningsunderlaget angivna skall-kraven avseende kapacitet och utbud. Om anbudsgivaren har verksamhet på fler orter än de ovan nämnda skall anbudsgivaren ange dessa orter i svarsbilagorna, dels avseende leverantörskvalificering samt avseende kravspecifikationen. Samtliga orter skall individuellt uppfylla kraven avseende p. 2.2 juridisk ställning, p Referensuppdrag, p Leveranskapacitet, p Underleverantörer/dotterbolag samt p Kvalitetssystem/kvalitetsplan. Samtliga orter skall även redovisa krav enligt p.2.6 Miljösäkringssystem. Därtill skall samtliga offererade orter individuellt uppfylla kraven kring tjänsteutbud. Efter det upphandlingen avslutats kommer avrop att ske genom en förnyad konkurrensutsättning per ort där det kan finnas ortsbaserade antagna leverantörer. Om en anbudsgivare antas på den riksbaserade nivån kommer anbudsgivaren lämna avropssvar på både riksbaserad (d.v.s. avrop som sker för flera orter) och ortsbaserade (d.v.s. avrop för enbart en ort) avropsförfrågningar. Detta kan illustreras med följande exempel: Leverantör X har verksamhet på 30 orter i Sverige. Hon vill lämna anbud som riksbaserad leverantör. Hon ser då först att hon har verksamhet på de fem orter som krävs. Därutöver lämnar hon in enligt kraven i förfrågningsunderlaget att hon har verksamhet på de övriga 25 orterna. (Vi antar i detta exempel att samtliga orter där leverantör X har verksamhet uppfyller kraven på kapacitet och utbud). Leverantör X kommer hon per automatik att kunna vara med och svara på avrop då den avropande myndigheten måste sända sin avropsförfrågan till samtliga antagna på orten, d.v.s. både orts- och riksbaserade leverantörer. Om en anbudsgivare lämnar anbud på riksbaserad nivå och antas, kan anbudsgivaren ej bli antagen som ortsbaserad leverantör enligt förfarande beskrivit nedan. Om en anbudsgivare lämnat anbud såsom riksbaserad leverantör och inte antas som riksbaserad har hon möjlighet att i svarsmallen välja att per automatik överflyttas till kategorin ortsbaserad leverantör för de orter där leverantör efterfrågas. För orter som ej efterfrågas förfaller anbudet Ortsbaserad leverantör För att främja konkurrensen har VHS öppnat upp för möjligheten att enbart lämna anbud för en ort. SCB:s statistik för statligt anställda per ort har legat till grund för valda orter. De orter där två (2) lokala anbudsgivare kommer att antas är: Stockholm, Göteborg, Uppsala, Malmö, Lund, Linköping och Umeå. De orter där en (1) lokal anbudsgivare kommer att antas är: Solna, Örebro, Norrköping, Luleå, Gävle, Karlstad, Sundsvall, Huddinge, Jönköping, Östersund, Karlskrona, Halmstad, Västerås, Haninge, Sigtuna, Borlänge, Växjö, Kalmar, Skövde, Kristianstad,

9 Sidan: 9 (38) Borås, Eskilstuna, Boden, Visby, Härnösand, Helsingborg, Falun, Enköping, Lidköping, Ronneby, Vänersborg, Mölndal, Nyköping, Uddevalla, Södertälje, Eksjö, Kiruna, Sundbyberg, Skellefteå, Härryda, Sollentuna, Strängnäs, Norrtälje, Nässjö, Trollhättan, Mariestad, Täby, Sollefteå, Upplands- Bro, Hässleholm, Örnsköldsvik, Kristinehamn, Ystad, Karlsborg För denna del kan anbudsgivare lämna anbud på fler än en ort. Detta skall anges i svarsmallen. Samtliga orter skall i detta fall individuellt uppfylla kraven avseende kapacitet och utbud. Anbudsgivaren kan endast antas på de orter som angivits i svarsmallen. Detta kan illustreras med följande exempel: Leverantör Y har 3 hälsoenheter i Östergötland som uppfyller kraven på kapacitet och utbud Linköping, Norrköping och Kisa. Hon uppfyller således inte kraven för att få lämna anbud såsom riksbaserad leverantör utan kan endast lämna anbud som ortsbaserad. I denna upphandling efterfrågas endast ortsbaserade leverantörer på två av de orter där leverantör Y har verksamhet Linköping och Norrköping. Leverantör Y kan således endast lämnas anbud för dessa samt endast antas som leverantör på dessa orter. I avropet sedan kommer den avropande myndigheten att ställa sin förfrågan både till de leverantörer som antagits som riksbaserad leverantör och som ortsbaserad leverantör. Detta kan illustreras med följande exempel: Leverantör Y har vunnit upphandlingen som ortsbaserad leverantör för Norrköping. Men Leverantör Y är inte ensam om att få avropsförfrågan när myndighet Z vill avropa företagshälsovård för sin verksamhet i Norrköping. Myndighet Z måste, innan man sänder ut sin avropsförfrågan, undersöka om någon av de leverantörer som antagits som riksbaserad har verksamhet i Norrköping, vilket sker via De riksbaserade leverantörerna kan då ha angivit Norrköping som ort där man har verksamhet utöver de fem obligatoriska och uppfyllt kraven avseende kapacitet och utbud även för Norrköping. De riksbaserade leverantörer som uppfyller detta får avropsförfrågan likaväl som leverantör Y. 1.4 Upphandlande enhet VHS Upphandling, Org. Nr: Anbudsadress: VHS Upphandling, plan 6 Oxenstiernsgatan 15A Box Stockholm Ordinarie postadress: VHS Upphandling Box STOCKHOLM

10 Sidan: 10 (38) 1.5 Kontaktpersoner VHS Upphandling Telefon Tillgängliga mellan E-post Peter Carlberg v samt v foretaghalsovard@vhs.se Annette Annerstig v foretaghalsovard@vhs.se Alex Lantz v foretaghalsovard@vhs.se 1.6 Frågor och förtydliganden avseende förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlaget publiceras via hemsidan pågående upphandlingar, samt på Önskar anbudsgivare att förfrågningsunderlaget i något avseende behöver förtydligas krävs det för att få svar att en sådan begäran ställas direkt till VHS via hemsidan pågående upphandlingar, samt på Då upphandlingen annonseras under sommaren kommer frågor endast att besvaras vid vissa tillfällen. Frågor kommer att besvaras torsdag 5 juli Därefter kommer samtliga ställda frågor under juli månad kommer att besvaras under v 32. Ambitionen från VHS sida är att därefter besvara ställda frågor inom fem arbetsdagar. Sista dagen att ställa frågor är den 22 augusti Frågor ställda senare kommer ej att besvaras. Sista dag för besvarande av frågor är den 28 augusti Förtydligande och svar på frågor kommer löpande att publiceras på under pågående upphandlingar samt på Avropsförfarande I enlighet med EG-direktiven har VHS valt att använda sig av principen förnyad inbjudan att lämna anbud på de villkor som anges i ramavtalet, d.v.s. andra eller förnyad konkurrensutsättning som förfarande vid avrop Förnyad konkurrensutsättning I denna upphandling tillämpas en förnyad konkurrensutsättning. När ramavtal med antagna leverantörer har tecknats, kommer avropande myndighet att genomföra avrop genom att ställa förfrågan till samtliga, både riksbaserade och ortsbaserade leverantörer, inom det geografiskt avgränsade området. Mer information kring förnyad konkurrens finns i Ramavtalsbilaga 2, Beskrivning av avrop samt Informationsbilaga 1, Förnyad konkurrensutsättning Kriterier vid avrop I samband med den förnyade konkurrensutsättningen när kund- och objektsspecifika krav kan ställas skall utvärderingen ske enligt principen lägsta pris i enlighet med informationen i detta dokument med bilagor Avropsmodell Avrop sker förenklat beskrivet, i enlighet med nedan presenterade modell.

11 Sidan: 11 (38) Utvärdering Info ut Avtal med lev D Myndighet X Myndig het Genomgång av behov Avropsblankett Riksbaserad lev Lev A Lev B Lev C Lev D Ort baserad lev Lev I Lev II Avropssvar X Vinnande avrop Lev D Rikstäckande lev Lev A Lev B Lev C Ortsbaserad lev Lev I Lev II Stöddokument och myndighetsinterna dokument Myndighet X önskar avropa företagshälsovård. Internt gör man först en genomgång av sitt behov. Denna genomgång baseras på myndighetsspecifika stöddokument samt vid behov av VHS framtagna stöddokument. Behovsbilden konkretiseras i Avropsblanketten (Ramavtalsbilaga 5) där myndigheten specificerar sitt behov. Avropande enhet har möjlighet att själva ställa upp prisförfrågan. Leverantörer skall anpassa sina prismodeller för att passa avropsförfrågan. Avropsblanketten skickas ut till de inom det geografiska området antagna leverantörerna. D.v.s. den/de leverantörer som har antagits på ortsbaserad nivå och den/de leverantörer som antagits och har verksamhet på riksbaserad nivå. Samtliga leverantörer som erhåller avropsblanketten svarar på den i sitt avropssvar. Dessa utvärderas därefter av myndigheten för att se vilken leverantör som erbjuder den efterfrågade företagshälsovården till lägst pris. Den som gör det blir det vinnande avropet. Myndigheten kommunicerar ut resultatet till samtliga leverantörer. Därefter tecknas leveransavtal med den vinnande leverantören. Den avropade enheten måste separera sitt avrop så att de tjänster som avropas från Tilläggstjänster måste konkurrensutsättas separat. Det kan således bara avropas tjänster ifrån antingen den framtagna förteckningen över Bastjänst eller Tilläggstjänst i samma avrop. Om avropande enhet önskar företagshälsovård som väsentligen avviker från den som specificerats i avropet skall en ny förnyad konkurrensutsättning ske.

12 Sidan: 12 (38) Förfrågningsunderlag Förteckning Dokumenten är ordnade på så vis att förfrågningsunderlaget inklusive samtliga FFU-bilagor innehåller upphandlingsföreskrifter, anbudsformalia, krav på anbudsgivare och kravspecifikation. Ramavtalsbilagor innehåller informationsdokument, mallar för avrop, omsättningsredovisning, statistikblanketter, utkast leveransavtal, Information kring förnyad konkurrens samt FSF:s etiska villkor. Informationsbilagor innehåller information som är av allmän karaktär och beskriver på ett enklare sätt hur olika situationer som kan uppstå bör hanteras. Regleringen för beskrivna situationer återfinns i avtalsdokument samt lagstiftning.

13 Sidan: 13 (38) Detta förfrågningsunderlag består av: Dokumentnamn Innehåll Lämnas under Denna skrift, Upphandlingsföreskrifter, krav på anbudsgivare, Flik 1 Förfrågningsunderlag kravspecifikation samt utvärderingskriterier FFU Bilaga 1, Avtalsutkast Avtalsutkast ramavtal mellan VHS och Leverantör. FFU Bilaga 2, Svarsmall Svarsmall för anbudsövergripande krav, formalia, Flik 2 leverantörskvalificering, geografi. FFU Bilaga 3, Tjänstebilaga Kravspecifikation och svarsformulär Flik 3 FFU Bilaga 4, Svarsmall priser Svarsmall avseende priser på tjänster och Flik 4 kompetenser FFU Bilaga 5, Uppgifter kring leverantör samt genomgång av Flik 5 Leverantörsuppgifter, Dotterbolag/Underleverantörer ev. dotterbolag och underleverantörer FFU Bilaga 6, Begäran om Mall för begäran om sekretess Flik 6 sekretess FFU Bilaga 7 Ekonomisk garanti av moderbolag Intyg och garanti för anbudsgivarens ekonomiska stabilitet Ramavtalsbilagor Flik 7 Ramavtalsbilaga 1, Ramavtalsbilaga 2, Information av avropsrutiner Ramavtalsbilaga 3, Utkast leveransavtal Ramavtalsbilaga 4, Ramavtalsbilaga 5, Förslag på avropsblankett Ramavtalsbilaga 6, Ramavtalsbilaga 7, Blankett för statistik/omsättningsredovisning, Leverantör - VHS Ramavtalsbilaga 8, Blankett för statistik, Leverantör Avropare Ramavtalsbilaga 9, Etiska riktlinjer Utgår Beskrivning av hur avropet kommer att gå till. Utkast till leveransavtal. Utgår Förslag på avropsblankett. Blanketten kommer att utvecklas vidare tillsammans med antagna leverantörer för att därefter fastställas av VHS. Utgår Blankett för statistik som leverantören lämnar in till VHS på sin försäljning på avtalet kvartalsvis under avtalsperioden. Blankett för statistik som leverantören lämnar till avropare under avtalsperioden enligt avtal. Föreningen Svensk företagshälsovårds (FSF:s) etiska riktlinjer. Informationsbilaga Informationsbilaga 1, Förnyad konkurrensutsättning Förklaring kring förnyad konkurrensutsättning

14 Sidan: 14 (38) 1.9 Upphandlingsform Då företagshälsovård är klassificerad som en B tjänst genomförs upphandlingen som en förenklad upphandling enligt 6 kap. Lag (1992:1528) om offentlig upphandling (LOU). Observera att anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Anbudsgivare uppmanas därför vid anbudstillfället lämna ett så förmånligt anbud som möjligt Formella krav på anbud Anbudsgivare skall lämna anbud i enlighet med nedanstående anvisningar. Om Anbudsgivare inte följer anvisningar kan det leda till att: Anbud inte går att identifiera Anbud måste sprättas upp innan sista anbudsdag har passerat i syfte att identifiera vilken upphandling dokumentet rör Anbud inte registreras vid öppningen av anbuden Anbud kommer inte till VHS Upphandling VHS Upphandling tar inte ansvar för att ovanstående inträffar på grund av att Anbudsgivare inte har följt anvisningar enligt nedan Anbuds giltighet och form Anbud skall: innehålla företagsnamn, kontaktperson, adress, telefonnummer och organisationsnummer, vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren, vara skrivet på svenska, vara bindande till och med , vilket skriftligen skall bekräftas i anbudet Anbudsinlämnande Anbud kan lämnas på två olika sätt: A. Original i pappersformat, anbud skall: vara paketerat i slutet kuvert/paket och märkt med Anbud och VHS Observera att anbud som lämnas via bud även måste märkas på budförsändelsen, innehålla ett (1) original innehålla en digital kopia (CD-skiva), signerat på CD-skivan vara inkommet senast kl den 6 september Anbudsgivare svarar för att anbud är inkommet i rätt tid. Anbud som inkommer för sent beaktas ej. Observera att anbud i pappersformat är original och att vid eventuella avvikelser mellan digital kopia och original gäller innehållet i originalet. B. Original i digitalformat (CD-skiva), anbud skall:

15 Sidan: 15 (38) vara paketerat i slutet kuvert/paket och märkt med Anbud och Observera att anbud som lämnas via bud även måste märkas på budförsändelsen, innehålla ett (1) original (CD-skiva), signerat på CD-skivan, vara inkommet senast kl den 6 september Anbudsgivare svarar för att anbud är inkommet i rätt tid. Anbud som inkommer för sent beaktas ej. För att anbud i digitalformat skall kunna betraktas som original krävs att Anbudsgivaren bifogar ett av behörig person undertecknat missiv (se FFU Bilaga 2, Svarsmall). I det fall Anbudsgivaren ändå skickar anbudskopia i pappersformat gäller det digitala originalet vid eventuella avvikelser Avlämnande av prisuppgifter I denna upphandling skall prisuppgifter lämnas i FFU Bilaga 4, Svarsmall priser. Inlämnade prisuppgifter kommer under utvärderingsfasen att överföras till ett excelark. För att underlätta en automatisk och enkel överföring ombedes anbudsgivare att: inte skapa pdf av excelarken/filen som innehåller prisuppgifter. Anbud sänds till nedanstående adress alternativt lämnas personligen eller genom bud. VHS Upphandling, plan 6 Oxenstiernsgatan 15A Box Stockholm Öppettider är måndag-fredag (lunchstängt ). Övriga tider hänvisas till postlådan utanför grinden vid Oxenstiernsgatan 15 A. Observera att brevinkastet är begränsat till pärmstorlek. Observera att brevinkastet är begränsat till pärmstorlek. Anbud via fax eller e-post accepteras ej Disposition av anbud För att säkerställa likabehandling och underlätta utvärdering av anbud ombedes anbudsgivaren att följa dispositionen enligt nedan. Om ställt krav inte besvarats äger VHS Upphandling rätt att tolka detta som att kravet inte är uppfyllt Struktur och tydlighet För att kunna göra en rättvis och korrekt bedömning bör anbud vara uppställt enligt följande anvisningar. Anbudsgivare beskriver tydligt hur denne tänker uppfylla de ställda kraven. Anbud bör lämnas i pärm eller vara inbundet på så sätt att bladen inte kan komma i oordning. I lämnat anbud bör svaren delas upp och placeras under respektive flik. För att bedöma om ett anbud uppfyller uppställda krav ombeds anbudsgivaren redovisa sina svar enligt frågningsunderlagets struktur samt genom att fylla i anbudsformulären.

16 Sidan: 16 (38) Avvikelser från de dokument som finns att hämta på VHS hemsida, ( ansvarar anbudsgivaren för. Felaktigheter i anbudsstrukturen kan leda till att anbudet anses ofullständigt Märkning av dokument För att de dokument som anbudsgivaren bifogar anbudet (ej svarsmallar) inte skall blandas ihop ombedes anbudsgivare att i sidhuvudet av dokumenten ange följande information: Projektnummer VHS Anbudsgivarens namn Dokumentnamn Riksbaserad eller ortsbaserad (I så fall vilken eller vilka orter) Det är också önskvärt att inlämnat dokument är paginerat i sidfoten. OBS! Var tydlig med eventuella hänvisningar till intyg/handlingar som kompletterar svar på ställda frågor samt nämn var i anbudet de hittas Prövning och utvärdering av anbud Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som skall, bör, beskriv och ange. Skall-krav är ovillkorliga krav, vilket innebär att de måste vara uppfyllda för att anbudet skall kunna utvärderas Övriga krav är underordnade utvärderingskriterierna och syftar till att utvärdera anbudens konkurrenskraft. Inledningsvis kontrolleras de formella kraven på anbudet. Anbud som inte uppfyller dessa krav kan komma att uteslutas från vidare prövning. VHS kommer inte att begära förtydligande eller komplettering av inlämnat svar avseende skall-krav annat än i fall som avses i LOU 1 kap Krav på anbudsgivare Som ett första steg i prövningen kontrolleras anbudsgivarens förmåga att fullgöra detta uppdrag (punkt 2). Anbudsgivare som inte uppfyller dessa krav kan komma att uteslutas från vidare prövning Prövning Därefter sker en prövning av att samtliga skall-krav är uppfyllda. Uppfyllelse av dessa krav är en förutsättning för att anbudsgivarens anbud skall kunna utvärderas. VHS kommer inte att begära förtydligande eller komplettering av inlämnat svar avseende skall-krav annat än i fall som avses i LOU 1 kap Utvärdering Utvärderingen sker efter värderingsprincipen ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn tagen till nedanstående kriterier. Kriterierna är kort definierade nedan.

17 Sidan: 17 (38) Obs! Leverantör kommer att antas såsom riksbaserad eller ortsbaserad. Anbuden på ortsbaserad nivå kommer att utvärderas individuellt. Anbud kan således lämnas för enbart en ort. Om en anbudsgivare som lämnat anbud såsom riksbaserad leverantör i utvärderingen inte antas som riksbaserad har hon möjlighet att i svarsmallen välja att per automatik överflyttas till kategorin ortsbaserad leverantör för de orter där leverantör efterfrågas. För orter som ej efterfrågas förfaller anbudet. Utvärdering av riksbaserad anbudsgivare och anbudsgivare på ortsnivå kommer att genomföras var för sig Utvärdering ortsbaserat anbud Anbud för ortsbaserad upphandling kommer att utvärderas per ort. Om anbudsgivare lämnar anbud på fler än en ort måste anbudsgivare presentera svar för varje individuellt anbud. Detta kan illustreras med följande exempel: Leverantör Y har 3 hälsoenheter i Östergötland som uppfyller kraven på kapacitet och utbud Linköping, Norrköping och Kisa. Hon uppfyller inte kraven för att få lämna anbud såsom riksbaserad leverantör utan kan endast lämna anbud som ortsbaserad. I denna upphandling efterfrågas endast ortsbaserade leverantörer på två av de orter där leverantör Y har verksamhet Linköping och Norrköping. Leverantör Y måste således lämna in dubbla anbud gällande kapacitet och utbud då utvärderingskriterierna utvärderas en gång för Linköping och en gång för Norrköping. Utvärderingskriterier Viktning i % 1. Referenser 15 % 2. Pris 65 % 3. Tjänstebredd 20 % Utvärderingskriterium 1 - Referenser Utvärderingskriteriet tar sikte på att premiera de anbudsgivare som utfört lyckade uppdrag tidigare utifrån de kriterier som VHS i denna upphandling anser utgör mervärden. Anbudsgivaren bör presentera max två referensuppdrag för utvärdering genom poängsättning. VHS kommer att utvärdera referentenserna genom att skriftligen ställa frågor i en enkät som kommer att skickas via e-post till respondenterna. Observera att enkäten för referenstagning endast kommer att beröra de som klarat leverantörskvalificering och angivna skall-krav. Enkäten kommer att skickas ut till aktuella referenser under sista veckan i september månad Anbudsgivaren skall säkerställa att svar kan erhållas även under oktober månad. Enkäten kommer att sändas ut med max en påminnelse. OBS! Det åligger anbudsgivaren att kontrollera att angiven referensperson är tillfrågad och tillgänglig under aktuell tid. Om svar ej erhålles från angiven referens resulterar det i noll (0) poäng för anbudsgivaren för aktuell enkät. Ny referens kommer ej att efter- eller tillfrågas. Referenternas svar adderas för att ge det totala antalet poäng för kriteriet. Maxpoäng är 80p Anbudsgivare skall fylla i referenternas uppgifter i svarsmallen.

18 Sidan: 18 (38) Utvärderingskriterium 2 - Pris Utvärderingskriteriet tar sikte på att få ett pris för tjänster och kompetenser inom företagshälsovård. De i anbudet angivna priserna kommer att fungera såsom takpriser under avtalstiden. Indexreglering kan dock ske enligt bestämmelser i FFU Bilaga 1. Antagna leverantörer kan således inte i avropet lämna högre priser än de i anbudet angivna. Det går dock bra att i avropssituationen sänka priserna för efterfrågade tjänster. Alla tjänster som erbjuds inom ramen för avtalet skall kunna härledas prismässigt till de timpriser och/eller enhetspriser som anges i anbudet. I utvärderingssyfte används de av anbudsgivaren offererade priserna i en tjänstekorg på vanligt förekommande tjänster och kompetenser, vilka jämförs prismässigt. Dessa tjänster är grupperade, angivna och viktade under respektive flik i FFU Bilaga 4, svarsmall priser. Utvärderingskriterium 3 - Tjänstebredd Utvärderingskriteriet tar sikte på att premiera de anbudsgivare som har en större bredd av tjänster enligt de av VHS framtagna tjänstebeskrivningarna. För varje tilläggstjänst som anbudsgivare erbjuder erhåller anbudsgivaren 3 poäng. Om anbudsgivare visar att en tilläggstjänst kan utföras på fler än ett sätt kommer det ej att premieras i utvärderingen. Tjänstebredden skall vara den tjänstebredd som företagshälsovårdsenheten erbjuder för den företagshälsovårdsenhet för vilken anbudsgivaren lämnar anbud. Poängen kommer att adderas för att utgöra poängsumman för kriteriet. Maxpoäng är 27p Utvärdering riksbaserat anbud Anbud för riksbaserad upphandling kommer att utvärderas på summan av poäng per kriterium. Kriteriepoängen utgörs av summan för de individuellt inlämnade svaren för Stockholm, Göteborg, Umeå, Luleå och Örebro. Dessa kommer att summeras för att utgöra det sammantagna resultatet för kriteriet. Detta kan illustreras med följande exempel: Leverantör X har verksamhet på 30 orter i Sverige. Hon vill lämna anbud som riksbaserad leverantör. Hon ser då först att hon har verksamhet på de fem orterna som krävs. Därutöver så lämnar hon in att hon har verksamhet på de övriga 25 orterna. (Vi antar i detta exempel att samtliga orter där leverantör X har verksamhet uppfyller kraven på kapacitet och utbud). För att leverantör X skall få högsta poäng i utvärderingskriterium 1 Referenser, skall 10 referenser lämnas in; 2 för Stockholm, 2 för Göteborg, 2 för Umeå, 2 för Luleå och 2 för Örebro. För utvärderingskriterium 2 skall samma takpriser gälla för samtliga 30 st enheter och priskorgen fylls i och lämnas in i ett (1) exemplar. För att få högsta poäng i utvärderingskriterium 3 Tjänstebredd skall samtliga fem enheter i Stockholm, Göteborg, Umeå, Luleå och Örebro erbjuda samtliga tilläggstjänster. För Utvärderingskriterium 4 erhåller Leverantör X poäng för de övriga 25 orterna där hon uppfyller kraven på kapacitet och utbud.

19 Sidan: 19 (38) Utvärderingskriterier Viktning i % 1. Referenser 15 % 2. Pris 50 % 4. Tjänstebredd 20 % 5. Antal enheter utanför de orter som utgör skallkrav 15 % Utvärderingskriterium 1 - Referenser Utvärderingskriteriet tar sikte på att premiera de anbudsgivare som utfört lyckade uppdrag tidigare utifrån de kriterier som VHS i denna upphandling anser utgör mervärden. Anbudsgivaren bör presentera max två referensuppdrag per ort Stockholm, Göteborg, Umeå, Luleå och Örebro för utvärdering genom poängsättning. VHS kommer att utvärdera referenserna genom att skriftligen ställa frågor i en enkät som kommer att skickas via e-post till respondenterna. Observera att enkäten för referenstagning endast kommer att beröra de som klarat leverantörskvalificering och angivna skall-krav. Enkäten kommer att skickas ut till aktuella referenser under sista veckan i september månad Anbudsgivaren skall säkerställa att svar kan erhållas även under oktober månad. Enkäten kommer att sändas ut med max en påminnelse. OBS! Det åligger anbudsgivaren att kontrollera att angiven referensperson är tillfrågad och tillgänglig under aktuell tid. Om svar ej erhålles från angiven referens resulterar det i noll (0) poäng för anbudsgivaren för aktuell enkät. Ny referens kommer ej att efter- eller tillfrågas. Referenternas svar adderas för att ge det totala antalet poäng för kriteriet. Maxpoäng är 400p. Anbudsgivare skall fylla i referenternas uppgifter i svarsmallen. Utvärderingskriterium 2 - Pris Utvärderingskriteriet tar sikte på att få ett pris för tjänster och kompetenser inom företagshälsovård. Anbudsgivaren skall lämna ett pris som skall gälla som takpris för samtliga offererade företagshälsovårdsenheter. De i anbudet angivna priserna kommer att fungera såsom takpriser under avtalstiden. Indexreglering kan dock ske enligt bestämmelser i FFU Bilaga 1. Antagna leverantörer kan således inte i avropet lämna högre priser än de i anbudet angivna. Det går dock bra att i avropssituationen sänka priserna för efterfrågade tjänster. Alla tjänster som erbjuds inom ramen för avtalet skall kunna härledas prismässigt till de timpriser och/eller enhetspriser som anges i anbudet. I utvärderingssyfte används de av anbudsgivaren offererade priserna i en tjänstekorg på vanligt förekommande tjänster och kompetenser, vilka jämförs prismässigt. Dessa tjänster är grupperade, angivna och viktade under respektive flik i FFU Bilaga 4, svarsmall priser. Utvärderingskriterium 3 - Tjänstebredd Utvärderingskriteriet tar sikte på att premiera de anbudsgivare som har en större bredd av tjänster enligt de av VHS framtagna tjänstebeskrivningarna. För varje tilläggstjänst som anbudsgivare erbjuder per ort Stockholm, Göteborg, Umeå, Luleå och Örebro, erhåller anbudsgivaren 3 poäng. Om anbudsgivare visar att en tilläggstjänst kan utföras på fler än ett sätt kommer det ej att premieras i utvärderingen. Om anbudsgivaren har fler än ett tjänsteställe per ort är det det sammantagna tjänsteutbudet som skall anges. Tjänstebredden skall vara den tjänstebredd som

20 Sidan: 20 (38) företagshälsovårdsenheten erbjuder för den företagshälsovårdsenhet för vilken anbudsgivaren lämnar anbud. Poängen kommer att adderas för att utgöra poängsumman för kriteriet. Maxpoäng är 135 poäng. Utvärderingskriterium 4 - Antal enheter utanför de orter som utgör skallkrav. Utvärderingskriteriet tar sikte på att premiera de anbudsgivare som har verksamhet på fler orter och därigenom en större geografisk täckning över landet. För varje enhet som godkänns i upphandlingen utöver Stockholm, Göteborg, Umeå, Luleå och Örebro erhåller anbudsgivaren 3 (tre) poäng. Om anbudsgivare har fler än en enhet på samma ort erhålls ej fler poäng. Poängen kommer att adderas för att utgöra poängsumman för kriteriet. Accepterade orter enligt SCB:s definition på tätort är 1940 st. För lista på accepterade orter, se SCB: Poäng kommer endast att delas ut till orter där anbudsgivaren kan påvisa att det finns statlig verksamhet. Anbudsgivare skall i FFU Bilaga 3 Tjänstebilaga ange detta Betygsfördelning Betygsfördelning relationsmodellen Utgångspunkten är att anbud med högsta poängsumma respektive lägsta pris erhåller betyget 5,00. Övriga anbud erhåller betyg i relation till högsta erhållna poängsumma respektive lägsta offererade pris. Anbudets erhållna poängsumma Högsta erhållna poängsumma Lägsta offererade pris Anbudets pris x 5 x 5 För det fall flera anbud erhåller samma betygssumma och samtliga placerar sig på plats nummer fyra (4) alt två (2) alt ett (1), beroende på om utvärderingen sker på riks eller ortsnivå, kommer samtliga av dessa anbud att antas, d.v.s. i sådant fall kommer avtal att tecknas med fler än tidigare angivna leverantörer. Observera att de anbud som antas inte är inbördes rangordnade. Vid avrop kommer en förnyad konkurrensutsättning att tillämpas, se punkt 1.7 för mer information Upphandlingssekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt Sekretesslagen (1980:100) till dess att upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Efter upphandlingens offentliggörande är samtliga handlingar i upphandlingen i normalfallet offentliga Kommersiell sekretess Uppgifter kan omfattas av sekretess även efter ovan nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden

21 Sidan: 21 (38) för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. För det fall anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om sådan. Sådan begäran skall i FFU Bilaga 6, innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Dessa dokument och information skall bifogas (separat) i Flik 6. Hänvisning till dessa dokument skall anges i respektive avsnitt/kapitel i anbudet. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingen endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl Tilldelningsbeslut Beslut i upphandlingen fattas av den upphandlande enheten och kommer att skriftligen meddelas samtliga anbudsgivare innan upphandlingskontrakt tecknas. Avtal tecknas genom att ramavtalet undertecknas av VHS och antagen leverantör och träder i kraft först efter det att den tidsperiod som anges i LOU 7 kap 1 löpt ut.

22 Sidan: 22 (38) 2 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE För att säkerställa att anbudsgivaren är lämplig som leverantör skall nedanstående krav uppfyllas. Kraven skall även vara uppfyllda under hela avtalsperioden. 2.1 Gemensamt anbud Om flera leverantörer väljer att gå samman och lämna anbud, skall anbudsgivarna vid eventuellt avtalstecknande utgöra en juridisk person. 2.2 Juridisk ställning VHS Upphandling kommer att kontrollera att anbudsgivaren samt underleverantörer uppfyller nedanstående krav genom att inhämta blankett SKV Enligt LOU 6 kap. 9 får anbudsgivare ej: Vara försatt i konkurs eller likvidation, vara under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tills vidare ha inställt sina betalningar eller vara underkastad näringsförbud. Vara föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. Vara dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt laga kraftvunnen dom. Ha gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Ha underlåtit att fullgöra sina åligganden avseende skatter eller sociala avgifter. I något väsentligt hänseende ha låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämna felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna paragraf. Vidare kontrolleras att: Anbudsgivaren är registrerad i aktiebolagsregister, handelsregister eller liknande register. Anbudsgivaren är registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter, om registreringsskyldighet föreligger. Observera att för utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav. Dessa skall till sitt anbud bifoga intyg från behöriga myndigheter i det egna landet som visar att: LOU 6 kap. 9 enligt ovan ej föreligger. Registrering i yrkes- eller handelsregister föreligger. Föreskrivna skatter och sociala avgifter är erlagda.

23 Sidan: 23 (38) 2.3 Ekonomisk och finansiell ställning Syftet med detta krav är att få ekonomiskt stabila leverantörer som har förutsättningar för att erbjuda tjänster under avtalsperioden samt kunna erbjuda en långsiktig relation med kunder. VHS kommer att göra en bedömning av anbudsgivarens ekonomiska ställning med hjälp av Soliditet AB:s (tidigare kreditfaktas) ratingsystem. Soliditet AB bedömer ett företags ekonomiska ställning på en skala från 1-5, där 5 är bäst. Anbudsgivaren skall minst uppfylla rating 3 (normal kreditvärdighet). VHS kommer att kontrollera att anbudsgivaren uppfyller ovanstående krav genom att inhämta uppgifter från Soliditet AB. Om anbudsgivaren inte uppfyller krav enligt ovan, exempelvis om företaget är nystartat eller har en associationsform som genom sin natur ej tillhandahåller ovanstående nyckeltal, kan anbudsgivare ändå anses motsvara dessa krav om denne lämnat en sådan förklaring/intyg att det kan anses klarlagt att denne ändå innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. Anbudsgivaren skall, gärna som bilaga till anbudet, och senast inom loppet av tio arbetsdagar från förfrågan från VHS under tiden för anbudsprövning kunna uppvisa förklaring/intyg. I de fall en anbudsgivares ekonomiska stabilitet garanteras av moderbolag eller annan garant, skall intyg om detta bifogas anbudet och vara undertecknad av moderbolagets/garantens firmatecknare. Efterfrågad rating samt kraven på juridisk ställning (punkt 2.2) skall i dessa fall på motsvarande vis redovisas och uppfyllas av denne (moderbolaget eller annan garant). Detta skall redovisas på FFU Bilaga 7 Ekonomisk garanti av moderbolag. 2.4 Teknisk förmåga och kapacitet Ortsbaserad nivå Anbudsgivare som lämnar anbud på ortsbaserad nivå skall per ort redovisa följande krav: p Referensuppdrag, p Leveranskapacitet, p Underleverantörer/dotterbolag samt p Kvalitetssystem/kvalitetsplan. Om anbudsgivare inte redovisar skall-kraven kan anbudsgivare komma att uteslutas för den aktuella orten. Detta kan illustreras med följande exempel: Leverantör Y har 2 hälsoenheter i Östergötland som hon kommer att lämna anbud för Linköping och Norrköping. Leverantör Y måste således sända in 4 referensuppdrag, 2 för Linköping och 2 för Norrköping. Leverantör Y kan även tvingas lämna in extra referensuppdrag om hon bara utfört promotivt samt preventivt hos en kund. Hon får då lämna in ytterligare ett referensuppdrag där hon har utfört reaktiva tjänster. Hon måste även beskriva leveranskapaciteten för båda orterna enligt kraven nedan. Om det är samma upplägg på båda orterna så måste det framkomma för av VHS skall kunna godkänna båda orterna. Hon måste också beskriva underleverantörer/dotterbolag för båda orterna Om det är samma underleverantörer på båda orterna så måste det framkomma för av VHS skall kunna godkänna båda orterna. Hon måste också beskriva sitt använda kvalitetssystemen på båda orterna. Om det är samma kvalitetssystem på båda orterna så måste det framkomma för av VHS skall kunna godkänna båda orterna.

24 Sidan: 24 (38) Riksbaserad nivå Anbudsgivare som lämnar anbud på riksbaserad nivå skall för ort Stockholm, Göteborg, Umeå, Luleå och Örebro, redovisa samtliga nedanstående krav. Anbudsgivare skall även för samtliga ytterligare offererade orter per ort redovisa följande krav: p Referensuppdrag, p Leveranskapacitet, p Underleverantörer/dotterbolag samt p Kvalitetssystem/kvalitetsplan. Om anbudsgivare inte redovisar skall-kraven för Stockholm, Göteborg, Umeå, Luleå och Örebro kan anbudsgivare komma att uteslutas från riksbaserad nivå. Om anbudsgivare inte redovisar skall-krav för övriga offererade orter kan anbudsgivare komma att inte få den aktuella orten antagen. Detta kan illustreras med följande exempel: Leverantör X har verksamhet på 30 orter i Sverige. Hon vill lämna anbud som riksbaserad leverantör. För de fem orterna Stockholm, Göteborg, Umeå, Luleå och Örebro skall lämnas 2 referensuppdrag in per ort, men även för de övriga 25 orterna skall 2 referensuppdrag lämnas in. Totalt 30 orter. Leverantör X kan även i anbudet lämna in extra referensuppdrag om hon bara utfört promotivt samt preventivt hos en kund. Hon får då lämna in ytterligare ett referensuppdrag där hon har utfört reaktiva tjänster. Hon måste beskriva leveranskapaciteten dels övergripande enligt skall-kravet men även för samtliga 30 orterna enligt kraven nedan. Om det är samma upplägg på flera orter så måste det framkomma för av VHS skall kunna godkänna samtliga orterna. Hon måste också beskriva underleverantörer/dotterbolag för samtliga 30 orterna Om det är samma underleverantörer på samtliga orterna så måste det framkomma och om det är olika underleverantörer i Stockholm och i Umeå så måste det framkomma vem som finns i Stockholm och vem som finns i Umeå för av VHS skall kunna godkänna anbudet på riksnivå. Hon måste också beskriva sitt använda kvalitetssystemen på samtliga 30 orterna. Om det är samma kvalitetssystem på samtliga orter så måste det framkomma för av VHS i utvärderingen skall kunna godkänna samtliga orter. Om det är olika kvalitetssystem i Malmö och i Boden så måste det framkomma vilket som används i Malmö och vem som används i Boden för av VHS skall kunna godkänna båda orterna Referensuppdrag Anbudsgivaren skall ha erfarenhet av liknande tjänster som omfattas av detta anbudsområde. För att bevisa anbudsgivarens erfarenhet skall denne lämna 2 referenser för de tre tjänsteområdena (promotivt samt preventivt samt reaktiva tjänster). För klargörande kring vad som anses tillhöra respektive grupp, se FFU Bilaga 3, Tjänstebilaga. Samma referens kan bekräfta erfarenhet av fler än ett tjänsteområde. Således minst 2 om de innehåller alla tre delarna. Ange namn, telefonnummer och e-post till kontaktperson hos referensen. Ange även vilken typ av uppdrag anbudsgivaren utfört hos referensen. Referensuppdragen skall avse uppdrag omfattande verksamhet, företrädesvis inom offentlig sektor, genomförda de senaste tre (3) åren. Kontrollera att angiven kontaktperson är aktuell och går att nå på angiven adress.

25 Sidan: 25 (38) Referenser kommer endast att användas för att kontrollera att anbudsgivaren har erfarenhet inom området. Referensbeskrivningar som avser uppdrag inom den egna organisationen accepteras inte. Referensuppdrag anges i FFU Bilaga 2, Svarsmall Leveranskapacitet Syftet med detta krav är att säkerställa att organisatorisk kapacitet finns tillgänglig för att erbjuda tjänster i den omfattning som krävs av beställaren. Detta innebär att anbudsgivaren måste visa hur denne har leveranskapacitet avseende de personella resurser som behövs för att kunna fullgöra uppdraget. Med representation menas att anbudsgivaren i egen regi och/eller via underleverantörer finns tillgänglig på respektive ort enlighet med kravspecifikationen för att säkerställa leverans av tjänster. Ingår anbudsgivaren i annan anbudsgivares offert skall det klart framgå hur anbudsgivaren avser att fullgöra den egna offererade/angivna leveranskapaciteten. Anbudsgivaren skall bifoga en kortfattad beskrivning kopplat till offererad ort av sin leveranskapacitet för att tillgodose ramavtalets behov under de förutsättningar som framgår av förfrågningsunderlag och kravspecifikationer. Om leverantör lämnar anbud på ortbaserad nivå och på fler än en ort skall av beskrivningen framgå hur man avser leverera och vilken kapacitet man har på respektive ort. Av beskrivningen skall framgå: organisationsstruktur (organisation, personal, säte, geografisk utspridning) om man har verksamhet på fler än en ort skall dels den övergripande organisationen beskrivas men även organisationen på den offererade orten. personalstyrka samt beskrivet hur de används inom de fyra olika huvudområdena preventivt, promotivt, reaktiva tjänster samt administrativa tjänster på en övergripande nivå. Hur man kommer at ta hand om avrop samt säkerställa att man har tillräckliga kompetenser för en ev. leverans Riksbaserat anbud skall även beskriva: Hur samarbete sker inom organisationen mellan de olika företagshälsovårdsenheterna samt hur (om möjligt) resursförflyttning kan ske för att tillgodose avropande enhets krav Underleverantörer/Dotterbolag Definition av underleverantör: Med underleverantör menas samtliga företag/bolag/organisationer som anlitas av Anbudsgivaren i sin produktion och distribution av varor och tjänster. Om annat bolag i Anbudsgivarens koncern/moderbolag (t ex dotterbolag, intressebolag) anlitas i produktionen ska även de räknas som underleverantörer.