Arbetsgivarverket har cirka 65 anställda. Mer information finns på Arbetsgivarverkets hemsida

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Dnr Upphandling avseende medlemsundersökning och medarbetarundersökning för Arbetsgivarverket Härmed inbjuds Ni att lämna anbud enligt nedan angivna förutsättningar. Upphandlande myndighet Arbetsgivarverket Box Stockholm Kontaktperson Anna Narving HR Specialist, Staben Tel E-post: C:\Documents and Settings\lars.andren\Lokala inställningar\temporary Internet Files\OLK6\FFU medl och medarb Inledning Arbetsgivarverket är en arbetsgivarorganisation med statliga myndigheter och andra organisationer med anknytning till det statliga området som medlemmar. Arbetsgivarverkets uppgift är huvudsakligen att ansvara för centrala förhandlingar med de fackliga organisationerna samt att utveckla och samordna den statliga arbetsgivarpolitiken. Arbetsgivarverket har cirka 65 anställda. Mer information finns på Arbetsgivarverkets hemsida Bakgrund Uppdraget omfattar att under 2008 genomföra två medlemsundersökningar, en med målgrupp kontaktpersoner (ca 270 personer) och en med målgrupp myndighetschefer (ca 270 personer), samt en medarbetarundersökning (ca 65 personer). Utgångspunkten är att använda en metodik för att kunna arbeta integrerat med dessa undersökningar. Avtalet kan komma att förlängas i max tre år (ett år i taget), vid förlängning omfattar uppdraget två medlemsundersökningar och en medarbetarundersökning per år (medarbetarundersökningen kommer dock ej att genomföras år 2010). Syfte Medlems- och medarbetarnöjdhet har ett starkt samband. Detta är en anledning till att Arbetsgivarverket nu vill arbeta integrerat med dessa två typer av undersökningar. Syftet med undersökningarna är att på ett systematiskt sätt kunna följa upp och utveckla verksamhet och organisation. 1

2 Upphandlingens omfattning Upphandlingen omfattar genomförande av tre webbaserade undersökningar. En medlemsundersökning riktad mot kontaktpersoner (ca 270 personer), en medlemsundersökning riktad mot myndighetschefer (ca 270 personer) och en medarbetarundersökning inom Arbetsgivarverkets kansli (ca 65 personer). Kontaktuppgifter och relevanta bakgrundsvariabler t.ex. sektorindelning och antal anställda levereras av Arbetsgivarverket. Medlemsundersökning riktad till kontaktpersoner Sedan 1993 genomför Arbetsgivarverket årligen en medlemsundersökning, Servicebarometern, bland verkets medlemmar. Målgruppen är medlemmarnas kontaktpersoner. Kontaktpersonerna är vanligtvis personalchefer/motsvarande hos medlemmarna. Undersökningen genomförs i månadsskiftet november/december. Undersökningen har två huvudsakliga användningsområden: Resultatet av undersökningen utgör underlag för verksamhetsutveckling samt underlag för återrapportering enligt kravet i Arbetsgivarverkets regleringsbrev att Arbetsgivarverket ska redovisa myndigheternas samlade bedömning av Arbetsgivarverkets verksamhet i årsredovisningen. Medlemsundersökning riktad till myndighetschefer Sedan år 2007 genomför Arbetsgivarverket en medlemsundersökning, Chefsbarometern, som riktar sig till myndighetschefer (ca 270 personer). Syftet med denna undersökning är att utveckla Arbetsgivarverkets verksamhet. Undersökningen genomförs årligen samtidigt som Servicebarometern, i månadsskiftet november/december. Medarbetarundersökning Från och med år 2008 ska Arbetsgivarverket genomföra en medarbetarundersökning bland kansliets 65 medarbetare. Syftet med medarbetarundersökningen är att på ett strategiskt och systematiskt sätt kunna följa upp och utveckla arbetsmiljön och verksamheten på Arbetsgivarverket. Undersökningen kommer att fungera som ett verktyg i utvecklingsarbetet och vara ett underlag för dialog bland chefer och medarbetare. Undersökningen kommer att genomföras i november år 2008 och september 2009 och därefter vartannat år. Arbetsgivarverkets kansli är uppdelat i sju enheter med en enhetschef för varje enhet. Verksamheten är processorienterad och består av tre huvudprocesser, en ledningsprocess och en stödprocess. Uppdragets delmoment Planering och upplägg av arbetet Undersökningsdesign och enkät Genomförande - Datainsamling mm - Sammanställning och analys - Redovisning och rapportering - Konsultativa insatser 2

3 Anbudets innehåll (formella krav) Upphandlingsform Detta är en förenklad upphandling enligt 15 kap. lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Prissättning Anbudsgivaren skall ange sina priser i bilaga 2, Kommersiella villkor förslag till avtal. Ett uppskattat totalpris för samtliga tre undersökningar avseende år 2008 skall anges. Anbudsgivaren skall också ange ett totalpris för uppdraget avseende vart och ett av åren 2009, 2010 och Samtliga med uppdraget förenade kostnader skall ingå i priset (d.v.s. även rese- och andra omkostnader). Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer på angivna priser. Priserna skall vara fasta under hela avtalstiden. Formella krav på anbud Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare och innehålla företagsnamn, organisationsnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, kontaktperson under anbudstiden inklusive kontaktuppgifter, uppgift om behörig avtalstecknare samt adress till företagets hemsida om sådan finns. Anbudet skall vara skrivet på svenska. Anbudet skall lämnas i ett original. Det bör också bifogas tre kopior av anbudet. Observera att Arbetsgivarverkets öppettider är vardagar 1 september - 30 april och maj - 31 augusti. Det inte är möjligt att lämna anbud direkt på Arbetsgivarverkets gatuadress på andra tider. Anbud via e-post eller fax accepteras ej. Anbudet skall vara Arbetsgivarverket tillhanda senast den 18 september Anbudsgivaren svarar för att anbud är inkommet i rätt tid. Anbud som inkommer för sent beaktas ej. Anbudet skall vara bindande t.o.m. 28 februari Bekräftelse att anbudet gäller t.o.m. 28 januari 2009 skall anges i anbudet. Om anbudsgivaren anser att anbudsuppgifter bör sekretessbeläggas skall anges vilka uppgifter som avses samt skälet härtill. Det skriftliga anbudet skall lämnas i dubbla kuvert varav det inre märks med Anbud: Medlems- och medarbetarundersökning, Dnr Försändelsen bör inte ha någon företagsbeteckning. Anbudet skickas till följande adress: Arbetsgivarverket Box Stockholm Besöksadress: Kungsgatan 12-14, plan 8 Disposition av anbudet m.m. För att säkerställa likabehandling och underlätta utvärdering av anbud bör anbudsgivaren att följa dispositionen i detta förfrågningsunderlag samt fylla i kravlista enligt bilaga 3

4 3 (sidan 17). Samtliga ställda krav skall kommenteras. Om ställt krav inte kommenterats äger Arbetsgivarverket rätt att tolka detta som att kravet inte är uppfyllt. Tillägg eller ändringar av förfrågningsunderlaget måste vara skriftliga för att gälla. Om detta blir aktuellt meddelas samtliga som har rekvirerat förfrågningsunderlaget från Arbetsgivarverket. Observera att de anbudsgivare som erhåller förfrågningsunderlaget från annan än Arbetsgivarverket, t.ex. direkt via hemsidan, bör anmäla sig till Arbetsgivarverkets kontaktperson för att få del av information. Frågor med anledning av upphandlingen som inte är av allmän karaktär ställs skriftligen till Arbetsgivarverket, frågor besvaras även skriftligen av Arbetsgivarverket. E-post räknas i detta fall som skriftligt. Frågor och svar skickas av Arbetsgivarverket till samtliga som har fått förfrågningsunderlaget från Arbetsgivarverket. Frågor skall ställas i så god tid att Arbetsgivarverket hinner besvara dem senast fem dagar innan sista anbudsdag. Krav på leverantören Beskrivning av företaget Anbudsgivaren bör i anbudet lämna en beskrivning av företaget och uppgift om antal anställda. Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter m.m. Enligt 10 kap. 1 LOU skall en anbudsgivare uteslutas från deltagande i upphandling om han genom lagakraftvunnen dom dömts för brott som innefattas av texten i paragrafen. Enligt 10 kap. 2 LOU kan en anbudsgivare uteslutas från deltagande i upphandling om denne: är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt laga kraftvunnen dom, inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatter i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna paragraf. Som bevis för att ovan ställda krav uppfylls skall anbudsgivaren bifoga följande handlingar: Skatteverkets blankett Begäran om upplysningar vid offentlig upphandling SKV 4820 ifylld och undertecknad av Skatteverket. Blanketten kan hämtas från Skatteverkets hemsida, Uppgifterna i blanketten får inte vara äldre än tre månader. Uppgifterna återspeglar förhållandena den dag då kontrollen äger rum hos Skatteverket. 4

5 Kopia på, vid anbudslämnandet gällande, registreringsbevis för företaget utfärdat av behörig officiell myndighet (obs! för svenska företag från Bolagsverket ej Skatteverket). Sanningsförsäkran (bilaga 1) som visar att de personer som har inflytande över företagets verksamhet inte har näringsförbud och inte heller är dömda för brott i yrkesutövningen. Intyget skall omfatta de fysiska personer som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget är behöriga att fatta beslut som berör företagets verksamhet. Sanningsförsäkran skall vara undertecknad av företagets firmatecknare. Observera att för utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav och sådan anbudsgivare skall till sitt anbud bifoga intyg från myndigheter i det egna landet enligt följande: intyg om registrering i yrkes- och handelsregister i det land där anbudsgivaren är etablerad intyg från behörig myndighet i det land där anbudsgivaren är etablerad som visar att anbudsgivaren där betalat föreskrivna sociala avgifter intyg från behörig myndighet i det land där anbudsgivaren är etablerad som visar att anbudsgivaren där betalat föreskrivna skatter och avgifter. Intygen skall vara översatta till svenska eller engelska. Ekonomisk ställning Utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex.) från Upplysningscentralen, UC eller motsvarande), som visar anbudsgivarens finansiella och ekonomiska stabilitet, skall bifogas anbudet. Kreditvärdigheten skall vara minst tre enligt UC skala eller motsvarande, om inte förklaring av de omständigheter som medfört lägre kreditvärdighet har lämnats som kan godtas av Arbetsgivarverket. Intyget om kreditupplysning får inte vara äldre än tre månader räknat från sista anbudsdag. Kommersiella villkor Genom att lämna anbud med anledning av detta förfrågningsunderlag, förbinder sig leverantören att till Arbetsgivarverket tillhandahålla tjänsten i den omfattning och på de kommersiella villkor som anges i detta förfrågningsunderlag samt i avtalsförslaget, bilaga 2. E-faktura Enligt regeringsbeslut skall samtliga statliga myndigheter senast från och med den 1 juli 2008 hantera sina inkommande och utgående fakturor elektroniskt. Leverantören bör därför ha beredskap att under avtalsperioden, när Arbetsgivarverket så önskar, skicka e- faktura via fakturaportal. Statens standard för e-faktura är Svefaktura. Arbetsgivarverket tar tillsvidare emot fakturor endast i pappersform. Anbudsgivarens kapacitet, kompetens och erfarenhet Anbudsgivaren skall ha resurser, kompetens och erfarenhet av att utföra de tjänster som denna upphandling avser, dvs. medlems- och medarbetarundersökningar, samt kapacitet att utföra uppdraget inom de tidsramar som gäller. 5

6 En huvudkonsult skall anges i anbudet. Anbudsgivaren får använda annan konsult efter Arbetsgivarverkets godkännande under förutsättning att konsulten har likvärdig kompetens som huvudkonsulten. Krav på tjänsten Huvudkonsultens kompetens och erfarenhet Huvudkonsulten skall ha beteendevetenskaplig högskoleutbildning och därutöver erfarenhet av projektledning för liknande uppdrag dvs. medlems- eller medarbetarundersökningar. Huvudkonsulten skall även ha erfarenhet av att arbeta konsultativt med kvalificerad rådgivning med undersökningarna som verktyg. Anbudsgivaren skall bifoga en Curriculum Vitae avseende huvudkonsulten. Referensuppdrag Anbudsgivaren skall redovisa två referenser avseende namngiven huvudkonsult för att intyga tidigare genomförda uppdrag av liknande art, dvs. medarbetar- eller medlemsundersökningar där huvudkonsulten arbetat som projektledare eller som konsult. Om konsulten har utfört uppdrag för statlig myndighets räkning under de tre senaste åren bör minst ett av referensuppdragen avse ett sådant uppdrag. Av referenserna skall följande framgå: kort beskrivning av varje uppdrag en kontaktperson för varje uppdrag med uppgift om referentens befattning och telefonnummer. Uppgifterna avseende angivna kontaktpersoner skall vara aktuella. Referenserna kommer även att utgöra ett utvärderingskriterium. Frågor kommer att ställas avseende arbetsmetod med utgångspunkt i övriga utvärderingskriterier (delkriterier) under rubriken Kvalitet max 70 poäng sidan Planering och upplägg av arbetet Anbudsgivaren planerar och utarbetar den årliga genomförandeprocessen tillsammans med Arbetsgivarverket. Anbudsgivaren bör i anbudet föreslå och beskriva en ändamålsenlig plan för och ett lämpligt upplägg av arbetet. Beskrivningen kommer att användas som grund för utvärdering av hur väl anbudsgivarens arbetsmetoder uppfyller Arbetsgivarverkets behov. Undersökningsdesign och enkät Anbudsgivaren utformar undersökningar och enkäter i nära samarbete med Arbetsgivarverket. Syftet med samarbetet är att kombinera Arbetsgivarverkets praktiska kännedom om sin verksamhet och anbudsgivarens kunskaper i undersökningsdesign och enkätkonstruktion. För de båda medlemsundersökningarna finns ett frågeformulär som ständigt utvecklas för att vara aktuellt och spegla verksamheten. För medarbetarundersökningen finns inget frågeformulär, för denna undersökning måste därför skapas ett frågeformulär. Änd- 6

7 ringar i verksamhetens inriktning innebär en årlig revidering av enkäterna. Arbetsgivarverket har beslutande- samt äganderätten av enkäten och enkätsvaren. Anbudsgivaren bör i anbudet beskriva en undersökningsdesign för de undersökningar som denna anbudsförfrågan avser. Anbudsgivaren bör också visa exempel på och tydligt beskriva hur undersökningarna kan integreras. Beskrivningarna kommer att användas som grund för utvärdering av hur väl anbudsgivarens arbetsmetoder uppfyller Arbetsgivarverkets behov. I syfte att få så jämförbara anbud som möjligt skall anbudet innefatta pris för: 30 frågor i servicebarometern 20 frågor i chefsbarometern 30 frågor i medarbetarundersökningen 30 timmars konsultativt arbete Priserna anges i Bilaga 2. Genomförande Genomförandet av undersökningarna framgår av det som anges under Upphandlingens omfattning på sidan 2. Medarbetarundersökningen kan efter 2008 komma att genomföras vid en annan av Arbetsgivarverket bestämd tidpunkt. Arbetsgivarverket kommer att meddela anbudsgivaren om tidpunkt senast tre månader i förväg. Anonymitet Medlemmarnas svar behandlas idag anonymt av Arbetsgivarverket. I samband med utskick av påminnelser får verket dock kännedom om vilka medlemmar som svarat/inte svarat. Medarbetarnas svar ska inte innehålla uppgifter om medarbetarnas identitet. Anbudsgivaren avidentifierar all information som lämnas till Arbetsgivarverket. Preliminär tidplan Aktivitet Medarbetarundersökning Medlemsundersökningar Uppstartsmöte med Arbetsgivarverket v. 43 v. 45 Utskick av enkät v. 46 v Utskick av det första påminnelsebrevet v. 47 v Utskick av det andra påminnelsebrevet - v. 50 Sammanställning och analys v v. 1-2 (2009) Inlämning av slutrapport(er) v. 50 v. 3 (2009) Muntlig presentation v. 50 v. 6 (2009) Konsultativt arbete våren 2009 våren 2009 Insamlingsmetod Undersökningen sker elektroniskt varför anbudsgivaren skall kunna ansvara för distribution av enkäten via e-post och/eller hemsida. Hög svarsfrekvens eftersträvas och där- 7

8 med måste den elektroniska hanteringen möjliggöra påminnelsebrev. Anbudsgivaren skall tillhandahålla en webblösning för insamling av svar. Anbudsgivaren bör i anbudet beskriva den webblösning och dess funktionalitet som kommer att användas för de undersökningar som denna anbudsförfrågan avser. Beskrivningen kommer att användas som grund för utvärdering av hur väl leverantörens webblösning uppfyller Arbetsgivarverkets behov. Utskick av påminnelser Vid genomförandet av undersökningen skall det vara möjligt att skicka ut en eller flera elektroniska påminnelser till målgruppen. Det skall därutöver finnas möjlighet att göra riktade påminnelser till en del eller delar av målgruppen som Arbetsgivarverket bedömer särskilt viktiga. Sammanställning och analys Anbudsgivaren sammanställer och analysera samtliga svar. Med analysen avses här en fördjupad statistisk analys med t.ex. bakgrundsvariabler, frågekorrelationer samt analys av svaren i relation till hur de svarande bedömt frågans vikt. Den sistnämnda analysen skall möjliggöra en bedömning av frågans vikt för helhetsbedömningen, den bör inte göras genom direkta frågor om vad som är viktigt. Syftet är att möjliggöra för Arbetsgivarverket att bedöma resultaten utifrån hur viktiga olika områden/resultat är för medlemmarna/medarbetarna. Analysen sker i nära samarbete med Arbetsgivarverket. Syftet med samarbetet är att kombinera Arbetsgivarverkets praktiska kännedom om sin verksamhet och anbudsgivarens kunskaper i statistisk analys för att uppnå en effektiv analys av de insamlade svaren. Anbudsgivaren bör i sitt anbud lämna en beskrivning avseende den metod som denne avser att använda. Metodbeskrivningen kommer att användas som grund för utvärdering av hur väl anbudsgivarens metod uppfyller Arbetsgivarverkets behov. Redovisning/rapportering Resultaten redovisas i form av en rapport för varje undersökning på svenska samt som rådata i elektronisk form till Arbetsgivarverket. Servicebarometern och Chefsbarometern redovisas även i en skriftlig rapport (ej powerpointpresentation) till Arbetsgivarverkets styrelse samt en kortare sammanfattning som kommer att ingå i Arbetsgivarverkets årsredovisning. Resultaten för samtliga undersökningar redovisas även muntligen för kansliets personal. Anbudsgivaren bör i sitt anbud lämna förslag på och beskriva hur rapporteringen för de olika undersökningarna kan göras. Beskrivningen kommer att användas som grund för utvärdering av hur väl anbudsgivarens förslag uppfyller Arbetsgivarverkets behov. Konsultativa insatser Anbudsgivaren bör att i sitt anbud beskriva en arbetsmetod för implementering av resultat och förändringsarbete utifrån undersökningsresultaten. Beskrivningen kommer att användas som grund för utvärdering av hur väl anbudsgivarens förslag uppfyller Ar- 8

9 betsgivarverkets behov. Observera att upplägget av arbetsmetod är hypotetiskt och behöver inte begränsas till de 30 timmar som anges på sidan 7. Utvärderingskriterier Vid prövning av anbud kommer Arbetsgivarverket att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån nedanstående utvärderingskriterier. Observera att samtliga skall-krav i förfrågningsunderlaget måste vara uppfyllda för att ett anbud skall kunna antas. Utvärderingskriterier Kvalitet Pris Viktning 70 procent 30 procent Kvalitet max 70 poäng Utvärdering kommer att ske avseende anbudsgivarens beskrivningar samt referenser, nedan kallade delkriterier. Delkriterierna rangordnas enligt en skala där 1 har högst prioritet och 7 lägst prioritet. Delkriterierna 1-6 definieras närmare under rubriken Krav på tjänsten (sidan 6-8) och referenserna definieras närmare under rubriken Referensuppdrag på sidan 6. Varje delkriterium bedöms av Arbetsgivarverket med omdömena Mycket bra, Bra, Godkänd och Mindre bra. Varefter en samlad bedömning av delkriterierna görs. Den samlade bedömningen av delkriterierna kan ge högst 70 poäng. Anbudsgivarens beskrivning skall ge minst 30 poäng för samtliga delkriterier enligt Arbetsgivarverkets bedömning. Anbud som inte uppnår denna nivå kommer inte att kunna antas. Prioritet Delkriterium 1 Undersökningsdesign och enkät Särskild vikt kommer t.ex. att läggas vid arbetsmetodens: helhetsperspektiv pedagogiska upplägg möjlighet att stödja Arbetsgivarverkets verksamhetsutveckling 2 Sammanställning och analys Särskild vikt kommer t.ex. att läggas vid metodens: helhetsperspektiv den pedagogiska kopplingen mellan statistisk och kvalitativ analys möjlighet att stödja Arbetsgivarverkets verksamhetsutveckling 3 Konsultativa insatser Särskild vikt kommer t.ex. att läggas vid metodens: pedagogiskt upplägg helhetsperspektiv möjlighet att stödja Arbetsgivarverkets verksamhetsutveckling 9

10 4 Redovisning/rapportering Särskild vikt kommer t.ex. att läggas vid rapporteringens: pedagogiskt upplägg helhetsperspektiv möjlighet att stödja Arbetsgivarverkets verksamhetsutveckling 5 Planering och upplägg av arbetet Särskild vikt kommer t.ex. att läggas vid metodens: helhetsperspektiv pedagogiska upplägg möjlighet att stödja Arbetsgivarverkets verksamhetsutveckling 6 Insamlingsmetod Särskild vikt kommer t.ex. att läggas vid lösningens: användarvänlighet pedagogiskt upplägg 7 Huvudkonsultens referenser Frågor kommer att ställas med utgångspunkt i ovanstående delkriterier. Pris max 30 poäng Pris kommer att utvärderas utifrån anbudsgivarnas angivna priser, som framgår av bilaga 2 Kommersiella villkor förslag till avtal. Högsta poäng för detta utvärderingskriterium är 30. Summan av anbudsgivarens totalpris för uppdraget år 2008, 2009, 2010 och 2011 utgör utvärderingspriset. Det anbud som erbjudit det lägsta utvärderingspriset kommer att erhålla 30 poäng. Övriga anbud erhåller en lägre poäng relaterat till den procentuella differensen till lägsta pris. Som exempel kommer den som erbjuder ett 10 procent högre pris att erhålla ca 27 poäng (30/1,1) och den som erbjuder ett 50 procent högre pris kommer att erhålla 20 poäng (30/1,5). Summan av poängen för ovanstående utvärderingskriterier utgör grunden för jämförelse av inkomna anbud. 10

11 Upplysningar om tilldelningsbeslut Arbetsgivarverket kommer att skicka upplysningar om tilldelningsbeslutet till anbudsgivarna så snart tilldelningsbeslut har fattats. På Arbetsgivarverkets vägnar Jonas Bergström Stabschef 11

12 Sanningsförsäkran Bilaga Bilaga 1 Sanningsförsäkran Härmed försäkras på heder och samvete att anbudsgivaren.. Inte är föremål för ansökan om konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande C:\Documents and Settings\lars.andren\Lokala inställningar\temporary Internet Files\OLK6\FFU medl och medarb Inte tills vidare inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud Inte är dömd för brott avseende yrkesutövning enligt laga kraft vunnen dom Ort och datum Underskrift av firmatecknare Namnförtydligande 12

13 Kommersiella villkor Bilaga Bilaga 2 Kommersiella villkor förslag till avtal Mellan Arbetsgivarverket, org. nr , och Företaget (nedan kallat Leverantören), org. nr. XXXXXX-XXXX, har följande avtal slutits avseende upprättande av frågeformulär och genomförande av medlems- och medarbetarundersökningar år Avtalsperiod Avtalet skall gälla ett år fr.o.m. det datum då båda parter har undertecknat avtalet. Avtalet upphör att gälla utan föregående uppsägning. C:\Documents and Settings\lars.andren\Lokala inställningar\temporary Internet Files\OLK6\FFU medl och medarb Avtalet kan komma att förlängas i tre år (ett år i taget). Vid sådan förlängning av avtalet skall Arbetsgivarverket skriftligen anmäla förlängning till Leverantören senast tre månader innan avtalsperiodens utgång. 2 Uppdragets omfattning Leverantören skall upprätta frågeformulär i nära samarbete med Arbetsgivarverket samt genomföra medlems- och medarbetarundersökningar i enlighet med Leverantörens anbud daterat 2008-XX-XX och Arbetsgivarverkets förfrågningsunderlag daterat XXXX- XX-XX. Medlemsundersökningarna skall omfatta samtliga av Arbetsgivarverkets medlemmar (ca 270 st.). Målgrupp för Servicebarometern är kontaktpersonerna och för Chefsbarometern myndighetschefer. Medarbetarundersökningen skall omfatta kansliets medarbetare, ca 65 st. Medarbetarundersökningen genomförs inte år Kontaktuppgifter och relevanta bakgrundsvariabler levereras av Arbetsgivarverket till Leverantören. I uppdraget ingår planering och upplägg av arbetet, genomförande av undersökningarna, redovisning av resultaten samt konsultativa insatser/förändringsarbete med anledning av undersökningarna. 13

14 3 Pris I syfte att få så jämförbara anbud som möjligt skall anbudet innefatta årspris för: 30 frågor i servicebarometern 20 frågor i chefsbarometern 30 frågor i medarbetarundersökningen 30 timmars konsultativt arbete År 2008 Pris för arbete enligt Uppdragets omfattning (sidan 2). År 2009 Pris för arbete enligt Uppdragets omfattning (sidan 2). År 2010 Pris för arbete enligt Uppdragets omfattning (sidan 2). För detta år ingår ej medarbetarundersökning i priset. År 2011 Pris för arbete enligt Uppdragets omfattning (sidan 2). Anbudsgivarens pris. SEK Anbudsgivarens pris SEK Anbudsgivarens pris SEK Anbudsgivarens pris SEK Totalt SEK 4 Ersättning för uppdraget Ersättning för uppdraget utgår med (kompletteras med uppgifter från det vinnande anbudet) kr. Ersättningen omfattar alla med uppdraget förenade kostnader. Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer på angivna priser. Angivna priser är fasta under hela avtalsperioden. 50 procent av beloppet faktureras vid projektstart och resterande efter godkänd avrapportering. 5 Vite Resultatet av Arbetsgivarverkets medlemsundersökning utgör underlag för återrapportering enligt kravet i Arbetsgivarverkets regleringsbrev att Arbetsgivarverket ska redovisa myndigheternas samlade bedömning av Arbetsgivarverkets verksamhet i årsredovisningen. Mot denna bakgrund är det av stor vikt att slutrapporten inges i rätt tid. Vid leveransförsening utgår vite med SEK per arbetsdag ( SEK per vecka) efter den 19 januari 2007, dock högst under fyra veckor. När denna tid har löpt ut föreligger rätt för Arbetsgivarverket att häva hela eller viss del av uppdraget utan att ersätt- 14

15 ning skall utgå till Leverantören för nedlagt arbete. Härutöver är Arbetsgivarverket ej berättigat till skadestånd för sådan försening. Detta gäller under förutsättning att Leverantören kan anses vara den part som orsakat leveransförseningen. 6 Betalningsvillkor Efter att uppdraget har slutförts skall arbetsresultatet godkännas av Arbetsgivarverket. Därefter utbetalas slutlikvid av Arbetsgivarverket. Betalningsvillkor är 30 dagar efter fakturadatum under förutsättning att fakturaunderlaget är ostridigt. Slutfaktura skall vara Arbetsgivarverket tillhanda senast två månader efter det att uppdraget har slutförts. 7 Utbyte av konsult Leverantören får inte utan skriftligt godkännande av Arbetsgivarverket byta ut för uppdraget utsedd huvudkonsult. 8 Underleverantörer Önskar Leverantören anlita underleverantör/er under avtalstiden krävs skriftligt godkännande av Arbetsgivarverket. Leverantören skall ansvara för underleverantörens arbete som för sitt eget arbete. 9 Samarbete Båda parter skall kontinuerligt informera varandra om förändringar som är av betydelse för avtalets genomförande. 10 Överlåtelse Leverantören får inte överlåta avtalet på annan fysisk eller juridisk person utan Arbetsgivarverkets skriftliga medgivande. 11 Upphovsrätt och nyttjanderätt Allt material som i enlighet med detta avtal tas fram av Leverantören skall disponeras och upphovsrättsligt tillhöra Arbetsgivarverket. Arbetsgivarverket äger rätt att publicera resultatet av medlemsundersökningen. Arbetsgivarverket äger även rätt att i obegränsad omfattning förändra och omredigera materialet. Leverantören får inte utan skriftligt godkännande av Arbetsgivarverket publicera utredningsmaterial. 12 Avbrytande eller begränsning av uppdrag Arbetsgivarverket har rätt att avbryta uppdraget eller begränsa dess omfattning. Ersättning skall därvid utgå för det arbete som Leverantören utfört och Arbetsgivarverket godkänt samt för styrkt nödvändig avvecklingskostnad. 13 Hävning av avtal Part äger rätt att omedelbart häva avtalet om den andra parten i väsentligt hänseende brutit mot avtalet. Arbetsgivarverket har även rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om Leverantören försätts i konkurs eller eljest befinns vara på sådant obestånd att Leverantören inte kan fullgöra sitt åtagande. 15

16 I händelse av hävning skall Arbetsgivarverket erhålla skälig ersättning av Leverantören för den olägenhet eller de merkostnader detta kan förorsaka. Vid händelse av hävning skall bestämmelse om immateriella rättigheter (12 Upphovsrätt och nyttjanderätt) ändock äga tillämpning. 14 Force majeure Part skall befrias från sina åtaganden enligt detta avtal om fullgörandet därav förhindras på grund av omständighet utanför hans kontroll som han skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder han skäligen inte kunnat undvika eller övervinna. Som sådan omständighet skall anses t.ex. krig, krigsliknande tillstånd, beslut från regeringen eller annan myndighet. Den part som avser åberopa ovan beskriven omständighet skall omedelbart och skriftligen underrätta motparten därom. Så snart den åberopade omständigheten upphört skall parten underrätta motparten samt omedelbart återuppta uppdraget i avtalad omfattning. 15 Ändringar/tillägg Ändringar av och tillägg till avtalet skall för sin giltighet vara skriftligen godkända av båda parter. 16 Tvist Tvist angående tillämpning eller tolkning av avtalet skall avgöras i första hand genom förhandling mellan parterna och i andra hand av allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. 16

17 Bilaga 3 Skallkrav Lista för kontroll av att samtliga skallkrav uppfylls. Anbudets innehåll (formella krav) Anbudsgivaren skall ange sina priser i bilaga 2 (enligt 3 ). Samtliga med uppdraget förenade kostnader skall ingå i priset. Priserna skall vara fasta under hela avtalstiden. Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare och innehålla: företagsnamn, organisationsnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, kontaktperson under anbudstiden inklusive kontaktuppgifter, uppgift om behörig avtalstecknare samt adress till företagets hemsida om sådan finns. Anbudet skall vara skrivet på svenska. Anbudet skall lämnas i ett original. Anbudet skall vara Arbetsgivarverket tillhanda senast den 18 september Anbudet skall vara bindande t.o.m. 28 februari Detta skall anges i anbudet. Det skriftliga anbudet skall lämnas i dubbla kuvert varav det inre märks med Anbud: Medlems- och medarbetarundersökning, Dnr Samtliga ställda krav skall kommenteras. Krav på leverantören Skatteverkets blankett SKV 4820 ifylld och undertecknad av Skatteverket skall bifogas. Kopia på registreringsbevis för företaget utfärdat av behörig officiell myndighet (obs! för svenska företag från Bolagsverket ej Skatteverket) skall bifogas. Sanningsförsäkran (bilaga 1) skall omfatta de fysiska personer som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget är behöriga att fatta beslut som berör företagets verksamhet. Sanningsförsäkran skall vara undertecknad av företagets firmatecknare. För utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav och sådan anbudsgivare skall till sitt anbud bifoga intyg från myndigheter i det egna landet enligt följande: intyg om registrering i yrkes- och handelsregister i det land där an- Skallkrav uppfylls Ja Nej Skallkrav uppfylls Ja Nej 17

18 budsgivaren är etablerad intyg från behörig myndighet i det land där anbudsgivaren är etablerad som visar att anbudsgivaren där betalat föreskrivna sociala avgifter intyg från behörig myndighet i det land där anbudsgivaren är etablerad som visar att anbudsgivaren där betalat föreskrivna skatter och avgifter. Intygen skall vara översatta till svenska eller engelska. Utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex.) från Upplysningscentralen, UC eller motsvarande), skall bifogas anbudet. Kreditvärdigheten skall vara minst tre enligt UC skala eller motsvarande. Anbudsgivaren skall ha resurser, kompetens och erfarenhet av att utföra de tjänster som denna upphandling avser En huvudkonsult skall anges i anbudet. Krav på tjänsten Huvudkonsulten skall ha beteendevetenskaplig högskoleutbildning och därutöver erfarenhet av projektledning för liknande uppdrag dvs. medlems- eller medarbetarundersökningar. Huvudkonsulten skall även ha erfarenhet av att arbeta konsultativt med kvalificerad rådgivning med undersökningarna som verktyg. Anbudsgivaren skall bifoga en Curriculum Vitae avseende huvudkonsulten. Anbudsgivaren skall redovisa två referenser avseende namngiven huvudkonsult. Av referenserna skall följande framgå: kort beskrivning av varje uppdrag en kontaktperson för varje uppdrag med uppgift om referentens befattning och telefonnummer. Uppgifterna avseende angivna kontaktpersoner skall vara aktuella. I syfte att få så jämförbara anbud som möjligt skall anbudet innefatta pris för: 30 frågor i servicebarometern 20 frågor i chefsbarometern 30 frågor i medarbetarundersökningen 30 timmars konsultativt arbete Skallkrav uppfylls Ja Nej 18

19 Genomförande Anbudsgivaren skall kunna ansvara för distribution av enkäten via e- post och/eller hemsida. Det skall vara möjligt att skicka ut en eller flera elektroniska påminnelser till målgruppen. Det skall därutöver finnas möjlighet att göra riktade påminnelser till en del eller delar av målgruppen. Analys av svaren i relation till hur de svarande bedömt frågans vikt skall möjliggöra en bedömning av frågans vikt för helhetsbedömningen Samtliga skall-krav i förfrågningsunderlaget måste vara uppfyllda. Skallkrav uppfylls Ja Nej 19