Instruktion för ansökan om verksamhetstillstånd

Transkript

1 1 (16) Instruktion för ansökan om verksamhetstillstånd Bakgrund Syftet med instruktionen är att underlätta uppgörandet av ansökan om verksamhetstillstånd för värdepappersföretag. Nedan beskrivs vad Finansinspektionen tar hänsyn till vid handläggningen av tillståndsansökan och vad sökanden ska fästa uppmärksamhet på i ansökan. Instruktionen ersätter inte lagbestämmelser eller Finansinspektionens standarder om tillståndsansökan. Finansinspektionen ska helst kontaktas innan ansökan lämnas in. De viktigaste regelverken ur sökandens synvinkel lag om värdepappersföretag (922/2007), nedan VPFL värdepappersmarknadslag (495/1989), nedan VPML Finansministeriets förordning om utredningar som bör bifogas till ansökan om verksamhetstillstånd för värdepappersföretag (937/2007), nedan FMF Statsrådets förordning om de anmälningar som gäller förvärv och överlåtelse av ägarandelar i kreditinstitut, värdepappersföretag, fondbolag, förvaringsinstitut, försäkringsbolag och finans- och försäkringskonglomerats holdingsammanslutningar (231/2009), nedan SRF Finansinspektionens standard 1.1 (Verksamhetstillstånd och underrättelser) och andra standarder efter sakområde som nämns nedan i denna instruktion Finansministeriets förordning redogör för de minimiupplysningar som ska lämnas i tillståndsansökan. Standarden om verksamhetstillstånd och underrättelser beskriver mer i detalj vilka delområden sökanden ska ta fasta på i ansökan och vad Finansinspektionen tar hänsyn till vid tillståndsprövningen. Finansinspektionens tillståndsprövning bygger på lagstiftning och utfärdade standarder. Standarderna redogör för de krav som finansmarknadsaktörerna ska uppfylla under hela sin verksamhetstid. Blankett för tillståndsansökan och dess bilagor Det finns en färdig blankett för tillståndsansökan (under Tillstånd på Finansinspektionens webbplats). Spara blanketten på din egen dator innan du börjar fylla i den. Därefter kan du på vanligt sätt fylla i, spara och skriva ut blanketten. Kontrollera att uppgifterna har sparats eftersom inställningarna beroende på datormiljö kan avvika från standardinställningarna. Den färdiga ansökan med bilagor ska sändas till Finansinspektionen under adressen Finansinspektionen PB 103 (besöksadress: Snellmansgatan 6) Helsingfors Innehåll i tillståndsansökan Ansökan ska vara klart formulerad, uttömmande och detaljerad och den ska innehålla alla upplysningar som krävs för ansökan. Med en upplysning avses ett separat dokument som beskriver ett visst sakförhållande. En välskriven och noggrann ansökan bidrar till att stärka intrycket av att

2 Instruktion 2 (16) företaget kommer att ledas professionellt. En väl upprättad ansökan snabbar också upp handläggningen. Innehållet i ansökan beror på den tilltänkta verksamhetens art och omfattning. Målet är att ansökan lämnas in till Finansinspektionen i en så fullständigt form som möjligt. Ansökningarna bedöms alltid från fall till fall och vid behov ber Finansinspektionen om ytterligare upplysningar. De flesta av de handlingar som ska bifogas ansökan ska vara antagna av bolagets styrelse. Sådana handlingar är t.ex. sökandens interna instruktioner och policyer samt affärsplan och -strategi. Sökanden bör således notera att ansökan om tillstånd förutsätter administrativa beslut redan innan själva verksamheten inleds. Om tillståndsansökan gäller ett nytt bolag ska ansökan innehålla uppgift om när handlingarna kommer att godkännas av bolagets styrelse. Strukturen i ansökan om verksamhetstillstånd grundar sig på FMF. För prövning av förutsättningarna för verksamhetstillstånd ska ansökan innehålla upplysningar om sökanden tilltänkt verksamhet aktiekapitalet stiftarna och de viktigaste aktieägarna och aktieägarnas ägarandelar värdepappersföretagets och holdingföretagets ledning värdepappersföretagets bindningar värdepappersföretagets revisorer de finansiella verksamhetsförutsättningarna den interna kontrollen och riskhanteringen kraven på organiseringen av verksamheten och på rutinerna system för identifiering och igenkännande av kunder lämplighetsprövningen av värdepappersföretagets stiftare och aktieägare lämplighetsprövningen av värdepappersföretagets ledning De bilagor som nämns i FMF samt övriga bilagor som enligt Finansinspektionen är nödvändiga för tillståndsprövningen anges efter sakområde. Enbart hänvisningar till tillämpningen av Finansinspektionens standarder eller ett citat ur en standard räcker inte som beskrivning. En del av bilagorna kan vara överlappande, dvs. de kan användas för att uppfylla kraven i flera delar. I en senare del i blanketten kan då finnas hänvisningar till tidigare upplysningar eller kompletteringar till bilagorna till den del som upplysningarna inte framgår av redan angivna bilagor. En del av sökandens verksamhet kan exempelvis vara organiserad på koncernnivå. I så fall räcker det med en redogörelse på koncernnivå, men bolagets styrelse ska fatta beslut om tillämpning av koncerninstruktionerna. Sökanden kallas också bolag. 1 Upplysningar om sökanden Upplysningarna i denna del ska ge Finansinspektionen tillräckliga basfakta om bolaget och dess ägare och visa att bolaget har bildats enligt lagbestämmelser.

3 Instruktion 3 (16) I fråga om bolag som ansöker om verksamhetstillstånd för värdepappersföretag ska den skriftliga ansökan om verksamhetstillstånd innehålla upplysningar om bolagets fullständiga firma, bifirmor som används, hemort, post- och besöksadress, huvudkontor i Finland och andra verksamhetsställen. Om sökanden använder Finansinspektionens ansökningsblankett ska dessa upplysningar lämnas i början av blanketten. kopia av gällande bolagsordning bolagsstämmoprotokoll med eventuella bilagor över beslutet att ändra bolagsordningen så att den motsvarar kraven på bolagsordning för värdepappersföretag och uppgift om bolagets avsikt att ansöka om tillstånd och ansökningsförfarandet redogörelse för att ändringen av bolagsordningen enligt punkten ovan har anmälts för registrering till patent- och registerstyrelsen i enlighet med 5 kap mom. i aktiebolagslagen (624/2006) handelsregisterutdrag Om verksamhetstillstånd ansöks för ett bolag som ska bildas, ska det av ansökan framgå sökandens namn och kontaktuppgifter, namnet på det bolag som bildas, använda bifirmor, bolagets hemort, huvudkontor i Finland och andra verksamhetsställen. Om sökanden använder Finansinspektionens ansökningsblankett ska dessa upplysningar lämnas i början av blanketten. för bolag som ska bildas utdrag ur eller kopia av etableringsbeslutet om stiftaren är en juridisk person handelsregisterutdrag för alla stiftare om stiftarna är juridiska personer, eller ämbetsbetyg och kontaktuppgifter för alla stiftare om stiftarna är fysiska personer kopia av stiftelseurkunden 2 Tilltänkt verksamhet Upplysningarna i denna del ska visa att den tilltänkta verksamheten uppfyller de lagstadgade kraven på sådan verksamhet. Den tilltänkta verksamheten ska vara planmässig och de uppställda målen realistiska. Planen ska omfatta alla delar av verksamheten, inklusive utlagd verksamhet och verksamhet som drivs genom ombud eller anknutna ombud. Vilka bilagor som behövs beror på den tilltänkta verksamheten. En detaljerad förteckning över bilagorna över respektive placerings- och sidotjänster finns i avsnitt i Finansinspektionens standard 1.1 (Verksamhetstillstånd och underrättelser). beskrivning av den konkreta verksamhet enligt VPFL som bolaget kommer att driva för respektive placerings- eller sidotjänster (t.ex. produkt- och tjänstebeskrivningar med uppgift om kundmålgrupper och processcheman)

4 Instruktion 4 (16) 3 Aktie-/startkapital Upplysningarna i denna del ska visa att aktiekapitalet uppfyller de uppställda kraven. Om bolagets aktiekapital är fullt inbetalt vid ansökningstidpunkten ska följande bifogas: uppgift om att aktiekapitalet är i bolagets ägo och besittning (t.ex. styrelsebeslut i ärendet) ett intyg undertecknat av bolagets revisorer om att bestämmelserna om teckning av aktiekapital har följts. Om bolagets aktiekapital inte är inbetalt vid ansökningstidpunkten ska ytterligare följande bifogas: upplysningar om förbindelser som gäller betalningen av aktiekapitalet en kopia av beslutet om tecknande av aktier och tecknarens handelsregisterutdrag i fråga om alla juridiska personer som är tecknare samt ämbetsbetyg i fråga om fysiska personer som är tecknare. Om aktiekapital har tecknats med rätt eller skyldighet att i bolaget mot aktie eller andel sätta in andra tillgångar än pengar, eller om aktiekapitalet helt eller delvis har betalats i annan form än pengar, ska ett yttrande enligt 2 kap. 8 4 mom. i aktiebolagslagen bifogas. Om kapitalkraven uppfylls i form av aktiekapital, ansvarsförsäkring eller en kombination av dessa ska upplysningar om detta totala kapital bifogas 4 Stiftare och ägare Upplysningarna i denna del ska ge tillräcklig information om företagets stiftare och ägare för att Finansinspektionen ska kunna göra en lämplighetsprövning av dem (anseende, stabilitet och tillräcklighet i den ekonomiska ställningen). Utifrån upplysningarna om ägarna ska Finansinspektionen därtill kunna försäkra sig om att ägarstrukturen inte förhindrar en effektiv tillsyn över bolaget. Vid ansökan om verksamhetstillstånd iakttas principerna om ägartillsyn. Ansökan och bilagor ska innehålla upplysningar om sådana ägare vars ägarandel i bolaget direkt eller indirekt uppgår till minst en tiondel eller medför minst tio procent av rösträtten i bolaget. Till ansökan ska upplysningar om ägare, fysiska personer och/eller juridiska personer i enlighet med SRF fogas. Upplysningarna ska bestå av basuppgifter och grundläggande redogörelser (2 SRF) och tilläggsuppgifter och tilläggsredogörelser (3 SRF). Därtill ska redogörelser om företaget fogas till ansökan (4 SRF). Anmälningar om ägarna ska göras på blanketter som finns på Finansinspektionens webbplats, under Rapportering Vad ska rapporteras? Kapitalmarknaden Värdepappersföretag Rapportering med formbundna blanketter eller filer. Det finns tre blanketter: en anmälningsblankett för fysiska personer, en för juridiska personer och en för målföretaget. På webbsidan finns också en länk till SRF.

5 Instruktion 5 (16) 5 Ledningen för värdepappersföretag och holdingföretag Upplysningarna i denna del ska visa att företaget under tillsyn kommer att ledas professionellt och enligt sunda och försiktiga affärsprinciper och att bolagets verksamhet uppfyller kraven i Finansinspektionens standard 1.3 (Intern styrning och organisation av verksamheten) och standard 4.1 (Organisation av intern kontroll). Sökanden ska bevisa att bolagsledningen har tillräcklig utbildning och kompetens med hänsyn till uppgifternas art och omfattning. Av ansökan ska det också framgå hur sökanden i praktiken har kontrollerat att ledningen har tillräcklig kännedom om sökandens verksamhetsområde. Bolagsledningen ska uppfylla lämplighetskraven i Finansinspektionens standard 1.4 [Lämplighetsprövning (fit & proper)]. Uppläggningen av den interna styrningen ska ta hänsyn till komplexiteten och omfattningen av den framtida verksamheten. Den interna styrningen kan läggas upp enligt olika modeller. utdrag ur eller kopior av handlingar med uppgifter om de ordinarie medlemmarna och suppleanterna i företagets styrelse, verkställande direktören och verkställande direktörens ställföreträdare som utsetts för bolaget och andra personer i högsta ledningen, inklusive kontaktuppgifter för dem anmälan om lämplighetsprövning av styrelsemedlemmarna, styrelsesuppleanterna, verkställande direktören, ställföreträdaren för verkställande direktören och andra personer i högsta ledningen, daterad och undertecknad av respektive person (fit & proper-anmälan) Fit & proper-blanketter finns på Finansinspektionens webbplats, under Tillstånd. Om värdepappersföretaget har en eller flera ställföreträdare för verkställande direktören ska det av uppgifterna framgå under vilka villkor en ställföreträdare ska träda i den verkställande direktörens ställe när denne är förhindrad att sköta sina uppgifter samt i vilken ordning ställföreträdarna ska träda in. Det som nämnts ovan gäller på motsvarande sätt de upplysningar om holdingföretags ledning som lämnas i ansökan. 6 Betydande bindningar Upplysningarna i denna del ska visa att bolagets betydande bindningar till någon annan person inte hindrar en effektiv tillsyn över bolaget. Finansinspektionen ska kunna skapa sig en tydlig helhetsbild av verksamheten, ägarstrukturerna och eventuella bindningar till fysiska och juridiska personer. Med betydande bindningar avses en möjlighet, baserad på ägarandelar eller bestämmande inflytande (röstetal eller rätt att utse/avsätta högsta ledningen), att påverka ett företags styrning och verksamhet.

6 Instruktion 6 (16) En betydande bindning kan uppkomma när personen tillsammans med någon närstående har ovannämnda möjlighet att påverka företagets styrning och verksamhet. Närstående är till exempel äkta makar och barn. En betydande bindning uppstår också mellan två eller flera juridiska företag som samma person eller bolag har bestämmande inflytande över. upplysningar om värdepappersföretagets bindningar (t.ex. schema över bolagsstrukturen) upplysningar om sådana avtal eller överenskommelser som resulterar i eller senare kan resultera i uppkomsten av en betydande bindning (t.ex. delägaravtal, bolagsordning eller bolagsavtal) 7 Revisorer Upplysningarna i denna del ska visa att bolagets revisorer uppfyller de krav som ställs på revisorer. revisorernas namn (av uppgifterna ska det framgå vem som är CGR, dvs. en revisor eller revisionsfirma som är godkänd av Centralhandelskammaren) utdrag ur protokollet över valet av revisorer 8 Finansiella verksamhetsförutsättningar och verksamhetsplan Upplysningarna i denna del ska visa att de finansiella förutsättningarna för verksamheten uppfylls och att verksamheten är planmässig, professionell och långsiktig. Ansökan med bilagor ska detaljerat redovisa hur sökanden har sörjt för att bolaget har tillräckliga finansiella verksamhetsförutsättningar. Ett viktigt stöd för tillståndsprövningen är en detaljerad verksamhetsplan som omfattar bolagets olika affärsområden, tjänster och produkter och en beskrivning av bolagets strategi för att bibehålla en tillräcklig kapitalnivå. Sökanden ska lämna en beskrivning av sin egen interna kapitalutvärderingsprocess (ICAAP), som även ska omfatta bedömningar av betydande risker och det kapital som allokerats för dessa. Dessutom ska sökanden göra upp en kapitalplan där denne bedömer de mest betydande riskerna och reserverar kapital för dessa. Planen ska täcka de följande tre åren och vara antagen av bolagets styrelse. en heltäckande affärsplan som ska inkludera en uppskattning av marknadsandelen och bolagets eftersträvade utveckling i förhållande till omvärlden lönsamhetskalkyler och -mål samt prognoser för resultatet och balansräkningen, inklusive motiveringar, för de tre kommande åren en beskrivning av hanteringen av kapitaltäckningen och en bedömning av hur kapitalbasen kommer att räcka till de kommande tre åren inklusive en trovärdig plan

7 Instruktion 7 (16) för säkrande av kapitaltäckningen och likviditeten även i exceptionella men potentiella riskscenarier upplysningar om tillgången på kapital (kapitalplan) beräkningar av hur kapitalkraven uppfylls efter riskkategori bokslutsuppgifter (för sökande med tidigare affärsverksamhet) koncernbokslutsuppgifter, inklusive bilagor, för de senaste tre räkenskapsperioderna (om sökanden hör till en koncern) om det senaste bokslutet har upprättats tidigare än sex månader innan ansökan lämnas in ska sökanden till ansökan dessutom foga en av bolagets styrelse daterad och undertecknad utredning om händelser som skett efter att bokslutet upprättats och som väsentligen inverkat på bolagets ekonomiska ställning samt om bolagets ekonomiska situation och resultat vid tidpunkten för ansökan Bolaget ska uppfylla kraven i Finansinspektionens standarder 4.2 (Företagets interna kapitalutvärdering) och 4.3 (Beräkning av kapitaltäckning) med beaktande av verksamhetens art och omfattning. 9 Intern kontroll och riskhantering 9.1 Organisation, personal och makt-, ansvars- och rapporteringsförhållanden Upplysningarna i denna del ska ge Finansinspektionen en helhetsbild av sökandens organisation. Bolaget ska bevisa att dess nuvarande och kommande anställda har tillräcklig kompetens med hänsyn till sina arbetsuppgifter, bolagets storlek och verksamhetens art och omfattning. Av upplysningarna ska det också framgå att makt- och ansvarsfördelningen i bolaget är klar. Varje organs skyldigheter och ansvar ska vara tydligt fastställda och högsta ledningen ska kunna göra en oberoende utvärdering av bolagets verksamhet. Bolaget ska uppfylla kraven i Finansinspektionens standard 1.3 (Intern styrning och organisation av verksamheten). tydligt organisationsschema över bolagets verksamhet system med ersättare för verkställande direktören, direktörer med ansvar för centrala affärsområden, chefer m.fl. antal anställda inom centrala affärsenheter och funktioner personalplan med uppgifter om personalens yrkeskunskaper, kompetenskrav och belöningsgrunder (t.ex. rekryteringsprinciper och utbildningsplaner) befattningsbeskrivningar enligt nomenklatur beskrivning av den praktiska organisationen av makt- och ansvarsfördelningen mellan olika enheter och funktioner och beskrivning av beslutssystemet (upplysningar om vilka de olika enheternas och funktionernas centrala uppgifter är, vilka de centrala beslutande organen är och hur ofta de sammanträder och vilka rapporteringsförhållandena mellan de centrala funktionerna är, t.ex. beslutsorganens arbetsordningar, uppgifter om styrelsens utskott) redogörelse för identifiering och förebyggande av intressekonflikter jämte exempel

8 Instruktion 8 (16) beskrivning av rapporterna till högsta och verkställande ledningen och uppgifter om hur ofta rapporter ska upprättas (inkl. ett representativt urval modellrapporter till ledningen, t.ex. olika månadsrapporter) För att verifiera att förutsättningarna för verksamhetstillståndet uppfylls kan eventuella regler för intern styrning (Corporate Governance-policy) också bifogas. 9.2 Operativa risker När det gäller upplysningarna i denna del fäster Finansinspektionen vid prövningen särskilt vikt vid att riskhanteringssystemet kan identifiera de operativa risker som knyter an till sökandens verksamhet och att hanteringen av de operativa riskerna har anordnats för att tillgodose de krav som ställs av verksamhetens art och omfattning operativa risker hanteras och bedöms som ett eget riskområde av styrelsen antagna principer för hantering av operativa risker beskrivning och bedömning av betydande operativa risker i anknytning till produkter, funktioner, processer och system beskrivning av metoderna för hantering av operativa risker (inkl. identifiering och bedömning av risker samt handläggning av förlusthändelser gällande operativ risk beskrivning av förfarande för godkännande av ny produkt eller tjänst redogörelse för hantering av operativa risker i funktioner som drivs på förmedling av ombud och i utlagda funktioner redogörelse för försäkringsskyddet Detaljerade bestämmelser om operativa risker finns i Finansinspektionens standarder 4.4b (Hantering av operativa risker) och 4.3i (Kapitalkrav för operativa risker). 9.3 Intern kontroll, riskkontroll och riskhantering Upplysningarna i denna del ska visa att den interna kontrollen i det sökande bolaget är på tillräckligt hög nivå med hänsyn till verksamhetens art och omfattning. Av ansökan ska den praktiska uppläggningen av den interna kontrollen och riskhanteringen framgå: beskrivning av vilka centrala åtgärder den interna kontrollen får vidta, vilken ansvarsfördelningen mellan olika enheter och funktioner inom den interna kontrollen är och hur risktagandet inom olika affärsenheter/funktioner och riskkategorier övervakas i praktiken. Bolaget ska uppfylla kraven på intern kontroll och riskhantering enligt Finansinspektionens standard 4.1 (Organisation av intern kontroll).

9 Instruktion 9 (16) 9.4 Intern revision beskrivning av uppläggningen av den interna kontrollen, riskhanteringen och den riskhantering som är oberoende av affärsverksamheten (oberoende riskkontrollenhet) utredning över de system och metoder (bl.a. granskningspunkter) som värdepappersföretaget ämnar använda för att följa upp och kontrollera de risker som avses i 5 kap. VPFL beskrivning av hur en tillräcklig informationsförmedling, riskhantering och intern kontroll säkras i funktioner som ska drivas genom ombud eller anknutna ombud eller läggas ut på entreprenad Upplysningarna i denna del ska visa att den interna kontrollen i bolaget är organiserad på behörigt sett med hänsyn till verksamhetens art och omfattning och att sökanden har inrättat en separat internrevision som är oberoende av andra funktioner för att bedöma och kontrollera detta. Internrevisionen är en oberoende och objektiv gransknings- och utvärderingsfunktion som har inrättats för att tillföra organisationen ett mervärde och förbättra dess verksamhet. Av ansökan ska det framgå hur internrevisionen i bolaget är organiserad. Av styrelsen antagna principer för den interna revisionen, där åtminstone följande ska framgå: verksamhetsmål verksamhetsområde och att det är obegränsat ställning i organisationen och förhållande till övriga kontrollfunktioner behörighet och ansvar uppgifter och organisationen av dem uppgifter och skyldigheter för den funktionsansvariga för den interna revisionen allmänna principer för verksamhetsplaneringen principer och tidsschema för rapportering av observationer rapporteringsförhållanden, ansvarsområden och skyldigheter revisionsplan meritförteckning för de anställda inom internrevisionen beräkningsgrunder för eventuella belöningar till de anställda inom internrevisionen fastställda granskningsrutiner: dokumentation av observationer och slutsatser rapportering och informationsgivning Om bolaget inte har en separat intern revision ska sökanden till ansökan foga en redogörelse för hur motsvarande funktion har organiserats och vem som har utsetts till funktionsansvarig. Redogörelsen ska åtföljas av styrelsebeslut om eventuella alternativa rutiner som avviker från de bindande reglerna i Finansinspektionens standard 1.3 (Intern styrning och organisation av verksamheten). 9.5 Compliance-funktion Upplysningarna i denna del ska visa att företaget och dess verksamhet åtnjuter kundernas och marknadens förtroende. Genom att omsorgsfullt följa lagstiftningen, myndigheternas anvisningar och föreskrifter och marknadens självreglering kan instituten upprätthålla detta förtroende. Det främjas

10 Instruktion 10 (16) också av att bolagets egna interna regler, bindande etiska principer och andra instruktioner följs. För detta syfte ska sökanden inrätta en funktion med ansvar för efterlevnadskontrollen (compliance) som bistår bolagets högsta och verkställande ledning och andra funktioner i hanteringen av de risker som bristande efterlevnad medför. Compliance-funktionen ska övervaka och regelbundet bedöma om bolagets åtgärder och rutiner för efterlevnadskontroll är tillräckliga. Dessutom ska funktionen följa och utvärdera om de åtgärder som vidtagits för att avhjälpa brister i regelefterlevnaden är tillräckliga och effektiva. I ansökan ska sökanden redogöra för hur säkerställandet av regelefterlevnaden (compliancefunktionen) har organiserats och att den uppfyller kraven i Finansinspektionens standard 1.3 (Intern styrning och organisation av verksamheten). Av styrelsen antagna skriftliga principer för compliance-funktionen där åtminstone följande ska framgå: mål och uppgifter ställning i organisationen och förhållande till övriga kontrollfunktioner behörighet och rätt att få den information som behövs för fullgörandet av uppgifterna och rätt att utföra inspektioner uppgifter och skyldigheter för den funktionsansvariga för compliance-funktionen allmänna principer för planering av verksamheten principer och tidsschema för rapporteringen meritförteckning för den funktionsansvariga eventuella belöningsgrunder för den funktionsansvariga 9.6 Utläggning av verksamhet och anlitande av ombud och anknutna ombud Genom upplysningarna i denna del kontrollerar Finansinspektionen att utläggningen av verksamhet inte försvårar bolagets riskhantering eller interna kontroll eller i väsentlig grad den övriga verksamheten i bolaget. Bolaget ska uppfylla kraven i Finansinspektionens standard 1.6 (Utläggning av verksamhet) och RA 1.6 (Anmälan om utläggning av verksamhet). 9.7 Bokföringssystem upplysningar om den tilltänkta verksamheten som ska drivas genom ombud och/eller anknutna ombud och av den verksamhet som ska läggas ut (inkl. namn och kontaktuppgifter för uppdragstagarna). upplysningar om tillsynen över anknutna ombuds verksamhet upplysningar om registerföring över anknutna ombud utläggningsavtal (eller utkast till avtal) Upplysningarna i denna del ska visa att bokföringssystemet är tillförlitligt, dess kontinuitet har säkrats på ett tillfredsställande sätt, det förser ledningen och myndighetsrapporteringen med tillräckligt detaljerad information och uppfyller handels- och industriministeriets och bokföringsnämndens kriterier.

11 Instruktion 11 (16) 9.8 Datasystem beskrivning av bokföringssystemen och bokföringsmetoderna (bl.a. allmän beskrivning av gränssnitten mellan delbokföringssystemen, den manuella avstämningen och avstämningen i datasystemen)senärmare standard 3.1 (Årsredovisning), handels- och industriministeriets beslut (47/1998) och bokföringsnämndens allmänna anvisningar 2011 Upplysningarna i denna del ska visa att bolaget har tillräckliga och lämpliga datasystem med hänsyn till verksamhetens art och omfattning och den kompetens, personal och interna revision som behövs för att spara, överföra, behandla och arkivera data i elektroniskt format. beskrivning av befintliga och planerade datasystem, inkl. sådana IT-tjänster som ska läggas ut (t.ex. systembeskrivning) av styrelsen antagen dataadministrationsstrategi beskrivning av organisationen för dataadministrationen med ansvarsfördelning 9.9 Informationssäkerhet Upplysningarna i denna del ska visa att nivån på den allmänna informationssäkerheten hos sökanden och säkerhetsnivån i de olika datasystemen är tillräckliga med hänsyn till verksamhetens art och omfattning, hoten mot datasystemen samt den allmänna tekniska utvecklingsnivån, och att den allmänna nivån på informationssäkerheten har fastställts och antagits av styrelsen, och att sökanden har tillräckliga resurser och definierade ansvar för upprätthållandet av en tillräcklig nivå på informationssäkerheten. informationssäkerhetsprinciper informationssäkerhetsorganisationen med ansvarsfördelning beskrivning av hanteringen av informationssäkerhetsriskerna (t.ex. riskanalyser av informationssäkerheten) centrala informationssäkerhetsinstruktioner redogörelse för hur bolagets egen informationssäkerhet ska utvärderas (t.ex. interna eller externa utvärderingar av informationssäkerheten i bolaget) 9.10 Kontinuitetsplaner och beredskapsplaner vid störningar Upplysningarna i denna del ska visa att sökanden har beredskap för avbrott i verksamheten och kan fortsätta verksamheten och begränsa sina förluster vid störningar. Till ansökan ska sökanden foga en utredning över hur bolaget har berett sig på fortsatt verksamhet vid olika störningar. Till ansökan ska kontinuitetsplaner för de centrala affärsfunktionerna fogas. Sökanden ska själv bedöma vilka funktioner är centrala för dess verksamhet. Beskrivningen ska också täcka kontinuiteten i utlagda funktioner.

12 Instruktion 12 (16) principer för kontinuitetsplanering kontinuitetsplaner för centrala funktioner (inkl. beskrivning av systemen för att säkra och återställa datasystem som är av avgörande betydelse för verksamheten) redogörelse för vilka åtgärder det företag som dataverksamheten eventuellt har lagts ut på har vidtagit för att säkra kontinuiteten i verksamheten vid eventuella störningar Datasystemen, informationssäkerheten och kontinuitetsplaneringen ska uppfylla kraven i Finansinspektionens standard 4.4b Hantering av operativa risker. 10 Organisation av verksamheten och uppföranderegler Upplysningarna i denna del ska visa att den tilltänkta verksamheten uppfyller kraven på sådan verksamhet som bolaget söker tillstånd för och att den följer uppförandereglerna i lag och Finansinspektionens standarder 2.1 (Uppföranderegler för tillhandahållande av finansiella tjänster), 2.2 (Marknadsföring av finansiella tjänster och finansiella instrument), 2.3 (Avtal om finansiella tjänster), 1.3 (Intern styrning och organisation av verksamheten) och 5.3 (Insideranmälan och insiderregister). Till ansökan ska sökanden foga en redogörelse för hur bolaget har organiserat verksamheten i samband med investerings- och sidotjänster (inkl. beskrivningar av interna processer och eventuella relaterade avtalsutkast) och efterlevnaden av uppförandereglerna för kundrelationer och bestämmelserna om förhindrande av marknadsmissbruk. Intressekonflikter Riktlinjer för identifiering och förebyggande av intressekonflikter, bl.a. analys av intressekonflikter som är typiska för verksamheten redogörelse för hur intressekonflikter hanteras sammanfattning till kunderna och upplysningar om hur den ska ges till kunderna Relevanta personers privata transaktioner redogörelse för instruktioner och rutiner för privata transaktioner Skyldighet att bevara uppgifter om tillhandahållande av investeringstjänster beskrivning av hur uppgifter och telefonsamtal ska bevaras Förvaring av kundernas penningmedel och finansiella instrument redogörelse för rutiner och system för förvaring av kundmedel, inkl. beskrivning av arbetsgången med bl.a. avstämningar mot externa informationskällor och uppgiftsoch ansvarsfördelning (farliga arbetskombinationer)

13 Instruktion 13 (16) Klagomålshantering redogörelse för hanteringen, clearingen och avvecklingen och förvaringen av penningmedel, finansiella instrument och eventuella säkerheter efter handelsplats uppgifter om eventuella externa tjänsteleverantörer som anlitas för förvaring av kundmedel och om rutiner och ansvar för valet och kontrollen av tjänsteleverantörer redogörelse för eventuell fysisk förvaring redogörelse för rutinerna för klagomålshanteringen Kategorisering av kunder enligt 1 kap. 4 i VPML Incitament Informationsskyldighet interna instruktioner om kategoriseringen av kunder mall för underrättelse till kunden om kategoriseringen med uppgift om hur kategoriseringen påverkar kundens ställning upplysningar om incitament relaterade till investeringstjänster och sidotjänster, inkl. avtal eller överenskommelser om provisionsåterbäring och distributionskanalsprovisioner rutiner för bedömning/godkännande av om incitament ska tillåtas information till kunderna om incitament handlingsmodell och material som hänför sig till informationsskyldigheten enligt avsnitt 7.2 i Finansinspektionens standard 2.1 (Uppföranderegler för tillhandahållande av finansiella tjänster) Prövning som hjälper företaget att rekommendera de investeringstjänster och finansiella instrument som är lämpliga för kunden (gäller portföljförvaltning och investeringsrådgivning) redogörelse för rutinerna för prövningen redogörelse för hur bolaget ska säkerställa att den tjänst som tillhandahålls och upplysningarna om kunderna står i rätt proportion till varandra Prövning av om den erbjudna investeringstjänsten eller produkten är passande för kunden (gäller andra investeringstjänster än portföljförvaltning och investeringsrådgivning) redogörelse för rutinerna för prövningen redogörelse för hur bolaget ska säkerställa att den erbjudna investeringstjänsten eller produkten står i rätt proportion till kundernas kunskap och erfarenhet. Förmedling utan prövning (execution only) Förmedling endast på initiativ av kunden och med s.k. okomplicerade finansiella instrument: kunden har informerats om att företaget inte är skyldigt att bedöma tjänstens eller instrumentets lämplighet för kunden

14 Instruktion 14 (16) Rapportering till kunder interna instruktioner om rutinerna vid tillhandahållandet av tjänsten lista på finansiella instrument som bolaget betraktar som okomplicerade upplysningar om den metod och de kriterier enligt vilka en produkt definieras som okomplicerad redogörelse för hur skyldigheterna att informera kunder uppfylls, inkl. rapportmallar upplysningar/interna instruktioner om rutiner och arbetsbeskrivning som klargör arbetsfördelningen och avstämningar och andra kontroller av kundrapporteringens riktighet Bästa utförande av order (best execution) riktlinjer information om riktlinjerna som ska ges till kunderna redogörelse för vilka åtgärder ordermottagaren och mäklaren eller portföljförvaltaren ska vidta för att säkerställa att reglerna för best execution följs vid utförande av order avseende finansiella instrument för kunders räkning Utförande av order avseende finansiella instrument Marknadsföring Investeringsanalyser processbeskrivningar från orderhantering till clearing och avveckling redogörelse för tillämpningen av artiklarna 7 och 8 i kommissionens förordning nr 1287/2006 (dokumentering av kundorder, orderhantering och transaktioner) interna instruktioner om sammanläggning och fördelning av order redogörelse för hur sökanden ska säkerställa att instruktionerna och riktlinjerna för orderhantering följs. redogörelse för rutinerna för att säkerställa att marknadsföringen är saklig redogörelse för hur bolaget ska säkerställa att god sed följs i marknadsföringen av finansiella tjänster beskrivning av innehållet i och arten av verksamhet som går ut på att ta fram och sprida investerings- och finansanalyser och allmänna rekommendationer avseende finansiella instrument som är föremål för handel. kundmålgruppen eventuella provisionsgrunder Skyldighet att föra insiderregister redogörelse för tillförlitlig registerhållning, interna instruktioner om registerföringen och namnet på den registeransvariga

15 Instruktion 15 (16) upplysning om var registret eller registren ska föras (SIRE eller sökandens eget register) upplysning om var registret ska vara tillgängligt för allmänheten Anmälningsskyldighet avseende marknadsmissbruk redogörelse för hur sökanden ska uppfylla anmälningsskyldigheten enligt 4 kap. 16 i VPML (kursmanipulation och missbruk av insiderinformation) 11 System för kundidentifiering och kundkännedom Upplysningarna i denna del ska visa att bolaget har av styrelsen antagna förfaranden enligt lagen om förhindrande och utredning av penningtvätt och av finansiering av terrorism (503/2008) för identifiering av kunderna och med hänsyn till verksamhetens art och omfattning tillräckliga metoder för riskhantering avseende penningtvätt och finansiering av terrorism, och att bolaget iakttar bestämmelserna om förhindrande av penningtvätt och finansiering av terrorism. Därtill ska bolaget uppfylla kraven i Finansinspektionens standarder 2.4 (Kundkontroll och åtgärder mot penningtvätt, finansiering av terrorism och marknadsmissbruk) och 4.4b (Hantering av operativa risker). av styrelsen antagna principer (policy) i anknytning till kundkännedom och förhindrande av penningtvätt och finansiering av terrorism av styrelsen fastställd beskrivning av riskhanteringsprinciperna i anknytning till hantering av kundrelationer och förhindrande av penningtvätt och finansiering av terrorism redogörelse för organiseringen av funktionen för att förhindra penningtvätt och de ansvariga personerna upplysningar om personalens utbildning (t.ex. utbildningsprogram) av ledningen godkända, för bolagets egen verksamhet anpassade interna instruktioner med beaktande av skyldigheterna i 2 kap. i lagen om penningtvätt och Finansinspektionens standard 2.4 (Kundkontroll och åtgärder mot penningtvätt, finansiering av terrorism och marknadsmissbruk) om verksamhetstillstånd Bolagets interna instruktioner, som ska fogas till ansökan, bör tas fram med beaktande av verksamhetens art och omfattning så att eventuella nya medarbetare i bolaget kan utföra sina arbetsuppgifter med utgångspunkt i anvisningarna. Anvisningarna ska vara godkända av bolagets styrelse. Klara och tydliga anvisningar och processbeskrivningar bidrar till bilden av att bolagets förvaltning har organiserats på ett tillförlitligt sätt. Hänvisningar till tillämpningen av Finansinspektionens standarder eller citat ur standarder räcker inte som beskrivning.

16 Instruktion 16 (16) Bilagorna ska rubriksättas tydligt i enlighet med huvudrubrikerna på blanketten. Med den tillståndsansvariga handläggaren kan man komma överens om att bilagorna ska sändas in elektroniskt, men då ansvarar Finansinspektionen inte för informationssäkerheten.