Code of Conduct - DSVs regler för etiskt uppförande Global Transport and Logistics

Transkript

1 Code of Conduct - DSVs regler för etiskt uppförande 2015 Global Transport and Logistics

2 Innehåll 1 Index 2 2 Introduktion av CEO 3 3 Affärsetik och rättvist beteende Affärsintegritet Mutor Underlättande betalningar (facility payment) Gåvor, resekostnader, representation etc Donationer till välgörenhet Bidrag till politiska partier och icke-statliga organisationer Användning av inside information Konkurrens Intressekonflikter Användande av sociala media 9 4 Mänskliga rättigheter och arbetsvillkor Mänskliga rättigheter Hälsa och säkerhet på arbetsplatsen 11 5 Beteende med hänsyn till vår miljö Hållbara transport- och logistiksystem Uppfyllande av myndighetskrav Val av leverantörer 12 6 Ta upp problem 13 7 Genomförande Mer hjälp 14 8 Sanktioner vid överträdelse av DSVs Code of Conduct 15 DSV Code of Conduct - 2

3 2Introduktion av CEO Som en global företagskoncern är det viktigt för DSV att ha en gemensam uppsättning etisk regler och standarder. DSV:s regler för etiskt uppförande baseras på DSV:s värderingar och gäller alla anställda, även chefer och verkställande direktörer. I reglerna fastställs standarder för DSV:s anställda gällande etiskt beteende och fungerar som ett verktyg för att hjälpa anställda att förstå DSV:s policyer. Alla nationella principer måste spegla den nationella lagstiftningen och regionala sedvänjor, när man följer dessa företagsregler för etiskt uppförande. På grund av skillnaderna mellan olika sedvänjor och förfaranden kan det uppstå situationer som inte omfattas av denna policy. Detta innebär dock inte att DSV:s anställda undantas från ansvar för sitt handlande och beteende. DSV:s anställda ska alltid använda sunt förnuft när de gör affärer på uppdrag av DSV. DSV-anställda uppmuntras att agera snabbt när de ställs inför bristande efterlevnad av reglerna för etiskt uppförande. Anställda ska därför informera en anställd med befogenhet att ta itu med frågan om den bristande efterlevnaden. Om den DSV-anställde inte känner sig bekväm med att göra så, ska han eller hon förmedla frågan vidare till sin överordnade, till Group Compliance eller, i händelse av att ärendet omfattas av DSV:s Whistleblower-program, lämna in en anmälan om bristande efterlevnad genom denna kanal. IOm du känner dig tveksam ska du ställa dig själv följande frågor: Följer det reglerna? Är det etiskt? Är det lagligt? Reflekteras mitt eller DSV:s anseende väl? Skulle jag vilja läsa om det i tidningen? Skulle min familj och mina vänner gilla det? Om svaret på någon av dessa frågor är nej, undvik situationen. Om du fortfarande är osäker, sök vägledning. Fortsätt att fråga tills du känner dig säker. Jens Bjørn Andersen, CEO, DSV Group DSV Code of Conduct - 3

4 3 Affärsetik och rättvist beteende 3.1 Affärsintegritet DSV bedriver sin verksamhet med hjälp av följande särskilda regler för att ta itu med frågor som rör anti-korruption, konkurrens och intressekonflikter. Principerna förbjuder inte normal gästfrihet i de fall som det är lämpligt att ge eller ta emot. I tveksamma fall, kontakta din närmaste chef eller Group Compliance Mutor Ingen anställd får acceptera eller erbjuda en muta av något slag. Inga anställda kommer att straffas eller avskedas för att ha vägrat att betala en muta, även om det leder till att DSV förlorar en affärsmöjlighet. Mutor innebär ett erbjudande om, eller accepterande av, en gåva, ett lån, ett honorar, en betalning eller något annat av värde till eller från en person eller en enhet som ett incitament för att påverka eller främja en viss handling eller försummelse som inte skulle ha varit lämpligt under normala förhållanden och utan mutor. Förbudet mot mutor inbegriper alla överföringar av tillgångar och begränsas inte till ekonomiska överföringar. Därför omfattar detta förbud även: Donationer till välgörenhet Ersättning för resekostnader Tillhandahållande av produkter och/eller tjänster Oproportionerligt höga representationsutgifter Överföring av andra personliga eller ekonomiska fördelar Se i detta sammanhang även avsnitt Förbudet mot mutor gäller utan undantag, även när det rör sig om verksamheter där DSV:s konkurrenter tar till mutor och länder där mutor som sådana inte är olagliga eller där de kan vara ett normalt inslag i affärslivet. Erbjudande av muta Att erbjuda en potentiell kund att betala en hotellvistelse för kunden och dennes fru, men endast om personen i fråga går med på att göra affärer med DSV. Detta kan anses vara ett brott, eftersom erbjudandet ges för att få en kommersiell och avtalsenlig fördel. Mottagande av muta En leverantör ger din bror- eller systerson ett jobb, men gör klart att denne i gengäld förväntar sig att du ska använda ditt inflytande i organisationen för att se till att DSV fortsätter att göra affärer med dem. Det är brottsligt för leverantören att komma med ett sådant erbjudande. Det skulle vara brott för dig att acceptera erbjudandet, eftersom du skulle göra det för att få en personlig fördel. Olaglig provision Du ansvarar för att anlita vägtransports-leverantörer till din trafikavdelning. Du kommer i kontakt med en ny leverantör och överväger att anlita detta företag, trots att du misstänker att leverantören kanske inte kan leverera önskad kvalitet. Du uttrycker din oro för leverantören och denne erbjuder dig plötsligt en viss procentandel av alla inköp från leverantören vilka ska betalas till dig personligen ju större inköp, desto mer får du betalt. Detta skulle ses som olovlig provision och är därför ett brott. DSV Code of Conduct - 4

5 Det är också förbjudet för DSV-anställda att ta emot eller ge så kallad olovlig provision från/till affärsförbindelser i samband med transaktioner mellan DSV och en extern affärspartner. allmänt accepterade enligt lokal lag, kommer DSV inte göra några sådana utbetalningar i något land där DSV bedriver sin verksamhet och DSV accepterar inte denna praxis av tredje part som agerar för dess räkning. Om en DSV-anställd ombeds betala en muta måste händelsen, inbegripet vem som bad om mutan, registreras och rapporteras till DSV:s nationella ledning eller Group Compliance genom DSV:s Whistleblowerprogram Underlättande betalningar Underlättande betalningar, ibland även kallade för smörjande betalningar eller kaffepengar, är mindre betalningar som vanligen ges till en lägre statlig tjänsteman för att säkerställa fullgörandet av eller påskynda utförandet av en rutinmässig statlig åtgärd eller officiell handling som den anställde redan är skyldig att utföra. Sådana betalningar kan verka harmlösa, delvis på grund av att summorna i fråga oftast är små, och dels för att de ofta betraktas som lokal praxis eller kultur. Oavsett om underlättande betalningar är tillåtet eller Muta Du behöver ett tillstånd men uppfyller inte alla kriterier. Du erbjuder den myndighetsperson som hanterar tillstånden en liten summa pengar för att utfärda tillståndet. Genom att göra så får du myndighetspersonen att ändra sig och utfärda tillståndet trots att du inte uppfyller alla nödvändiga kriterier. Detta är en muta. Underlättande betalningar Du behöver ett tillstånd och uppfyller alla kriterier. Du erbjuder den myndighetsperson som hanterar tillstånden en liten summa pengar för att utfärda tillståndet på bara en vecka istället för två. Genom att göra detta får du inte myndighetspersonen att ändra sig, utan endast att skynda på tillståndsprocessen. Detta är en underlättande betalning. Men om en DSV anställd anser att hans/hennes eget eller andras liv eller hälsa kan vara i fara, och att en underlättande betalning kan undvika eller lindra en sådan risk, är en sådan betalning inte ett brott mot detta förbud. Sådana betalningar måste alltid vara korrekt registrerade i DSV: s räkenskaper och ska omedelbart rapporteras till DSVs lokala ledning i det berörda landet. Exempel på situationer då myndighetspersoner ofta ber om underlättande betalningar: Erhållande av officiella handlingar för att ge en person (som uppfyller alla kriterier) rätt att göra affärer i ett utländskt land Utfärdande av visum Lastning och lossning av last i hamnar och på flygplatser Hantering av tullklareringsformaliteter inom en rimlig tidsfrist Gåvor, resekostnader, representation etc. DSV är medveten om att representation, gästfrihet och utbyte av affärsgåvor anses normalt och som en del i att bygga upp och behålla affärsrelationer. DSV har som policy att man ska acceptera denna praxis, under förutsättning att värdet inte överskrider en rimlig nivå och att gåvan, representationen eller gästfriheten inte är avsedd eller lämpar sig för att påverka mottagaren på ett olämpligt sätt. Vad som anses rimligt varierar beroende på landet och kulturen och måste definieras av den lokala ledningen i enlighet med lokala yrkes- och branschstandarder. Det är aldrig acceptabelt att ta emot eller ge några eller någon form av penninggåvor. DSV Code of Conduct - 5

6 Resekostnader och hotellövernattningar måste också ha en direkt koppling till de affärer som görs med DSV. noterat företags värdepapper, medan de har tillgång till inside information Donationer till välgörenhet DSV erkänner den viktiga roll som koncernen har i att stödja lokala samhällen där de individuella koncernföretagen är verksamma. Stöd och donationer, t.ex. kontanter, tjänster, material etc., är acceptabla, så länge som de är rimliga och har godkänts av den nationella ledningen. Det måste dock verifieras att betalningar till välgörenhetsorganisationer inte används som täckmantel för eller anses vara mutor. Bidrag eller sponsorsavtal måste vara öppna och transparenta och ska följa tillämplig nationell lagstiftning Bidrag till politiska partier och icke-statliga organisationer DSV är inte inblandad i någon politisk verksamhet och bidrar inte till eller stödjer inte på något annat sätt valkampanjer, politiska partier eller politiker (varken nationella eller lokala), tankesmedjor, kommittéer eller icke-statliga organisationer Användning av inside information Som ett börsnoterat företag förbinder sig DSV att stödja rättvisa och öppna värdepappersmarknader runt om i världen. Detta innebär att DSV-anställda varken direkt eller indirekt får handla med DSV:s eller något annat Exempel Acceptabla gåvor är blygsamma eller tillfälliga måltider, evenemang eller liknande med affärspartners, liksom pennor, almanackor och små reklamartiklar. Om en DSV-anställd har eller kan erhålla inside information, ses den anställde som en insider. Inside information avser icke-offentligjord, specifik information om DSV-koncernen, dess värdepapper eller marknadsförhållanden som kan komma att påverka priset på ett eller flera värdepapper som utfärdas av DSV A/S, om den publiceras eller avslöjas. De som förfogar över inside information som kan vara av relevans för handeln med de värdepapper som utfärdas av DSV A/S får inte köpa, sälja eller rekommendera DSV-värdepapper till någon (varken skriftligen, muntligen eller på något annat sätt), vilket inbegriper släktingar, vänner eller till och med kollegor, eller avslöja inside information för samma grupp människor. 3.2 Konkurrens I linje med nationell och regional lagstiftning DSV Code of Conduct - 6

7 förbjuds alla illegala priskarteller och andra hemliga överenskommelser gällande grundläggande villkor, priser, avgifter, kostnader och villkor mellan konkurrenter (kartellavtal) som skulle kunna undanröja, hindra, begränsa eller störa den sunda konkurrensen. Följaktligen får inte DSV-anställda delta i någon prisreglering, antingen direkt eller indirekt, horisontella avtal, begränsning eller kontroll av produktionen, ta emot information om eller avslöja information om priser eller andra villkor gällande DSV:s företag till konkurrenter eller någon oberoende tredje part, vare sig muntligen eller skriftligen. Dessutom ska DSVanställda undvika att delta vid leverantörsevenemang, där konkurrenter också deltar, eftersom det är under sådana evenemang som denna typ av överenskommelse kan komma att göras. DSV:s företag måste begränsa sitt medlemskap i handels- och branschorganisationer, handelskommittéer och liknande till ett absolut minimum. Därför tillåts inget aktivt deltagande i möten, konferenser, forum, kommittéer etc. under överinseende av en handels- eller branschorganisation. Eventuella medlemskap får endast utövas genom passiv medverkan. DSV:s anställda råds också att handla med eftertänksamhet och med försiktighet, när man rör sig i virtuella forum, där information kan offentliggöras eller delas. DSV-anställda ska alltid tänka över och eventuellt söka godkännande från DSV:s nationella ledning eller Group Compliance, innan de deltar i möten, konferenser, forum och kommittéer liksom i andra evenemang eller sociala tillställningar där affärsrelaterade ämnen kan komma att diskuteras formellt eller informellt. Om frågor som antas strida mot konkurrenslagen diskuteras allmänt vid ett möte eller vid något annat branschforum, måste DSV:s anställde lämna rummet omedelbart och begära att hans/hennes avvikelse Exempel Många lokala handelssammanslutningar har ofta en eller flera fasta taxor för lokala avgifter. Det har varit vanligt att många om inte alla speditörer följde dessa fasta taxor med tanke på de standardavgifter som påfördes kunderna, t.ex. i form av en överföringsavgift. Sådan praxis kan tolkas som prisreglering och anses därför vara ett brott mot dessa regler. och vägran att delta i olagliga aktiviteter ska föras in i mötesprotokollet. Om protokoll vanligtvis inte förs vid dessa möten, måste den anställde kräva att ett sådant protokoll ska föras. Varje DSV-företag måste hålla ett uppdaterat register över alla nationella handels- och branschorganisationer som det är medlem i. Det är ytterst viktigt för DSV-koncernen att konkurrenslagarna alltid respekteras och följs. Det är därför grundläggande att alla DSV-anställda alltid uppmärksammar alla andra situationer som skulle kunna begränsa konkurrensen på nationell och internationell nivå. DSV Code of Conduct - 7

8 Följande icke-uttömmande förteckning kan ge viss vägledning för när särskild försiktighet krävs: En DSV-anställd kontaktas av en konkurrent som vill diskutera eller jämföra (antingen direkt eller indirekt) DSV:s, konkurrentens eller något annat företags i branschen prissättningspolicyer. En DSV-anställd kontaktas av en konkurrent som vill diskutera eller jämföra (antingen direkt eller indirekt) produktionskapacitet, produktionskanaler, produktionsprognoser, investeringar eller tekniska framsteg etc. En DSV-anställd kontaktas av en konkurrent som erbjuder DSV att utbyta information om företagets priser, prisförändringar, pålägg, prisskillnader, pristillägg, rabatter, arvoden, kreditvillkor, volymer, kunder, leverantörer, marknadsandel etc. En DSV-anställd kontaktas av en konkurrent som erbjuder sig att inte bjuda under DSV:s priser eller kontakta vissa marknader eller vissa kunder, under förutsättning att DSV erbjuder sig att hålla sig från att kontakta vissa andra marknader eller kunder eller från att bjuda under konkurrentens priser. En DSV-anställd kontaktas av ett annat företag som erbjuder DSV att samordna parternas anbudsansökningar eller svartlista eller bojkotta vissa konkurrenter, kunder eller leverantörer. En DSV-anställd kontaktas av ett annat företag eller ett flertal företag som erbjuder DSV att gemensamt kontakta en kund eller en leverantör. En DSV-anställd ombes att ge olika villkor till motsvarande transaktioner med andra handelsparter. En DSV-anställd kontaktas av något annat företag och ombes kräva att avtalet endast kommer att tecknas om man accepterar kompletterande skyldigheter som inte har någon koppling till avtalets föremål. Detta kan vara ett försök att åstadkomma en olaglig prisreglering. Detta kan vara ett försök att åstadkomma en olaglig begränsning och kontroll av produktionen. Detta kan vara ett olagligt utbyte av affärsinformation. Detta kan vara ett försök att på olaglig väg dela upp marknaderna. Detta kan vara ett försök att på olaglig väg dela upp marknader eller undanröja, hindra, begränsa eller snedvrida konkurrensen. Detta kan vara ett försök att på olaglig väg undanröja, hindra, begränsa eller snedvrida konkurrensen. Detta kan vara ett försök att undanröja, hindra, begränsa eller snedvrida konkurrensen. Detta kan vara ett försök att undanröja, hindra, begränsa eller snedvrida konkurrensen. Om en DSV-anställd skulle bli medveten om eller konfronteras med något konkurrensbegränsande beteende eller tvivelaktiga situationer som kan inbegripa en viss grad av konkurrensbegränsande beteende, måste DSV:s anställde kontakta den nationella ledningen eller Group Compliance omedelbart. 3.3 Intressekonflikter En intressekonflikt inträffar när en DSV-anställds skyldigheter och intressen strider mot hans eller hennes personliga intressen, när denne agerar å DSV:s vägnar. Det är mycket viktigt att de anställda gör affärer för företagets bästa. En intressekonflikt kan ta många former. Det är varje anställds skyldighet att använda sunt förnuft, när det gäller intressekonflikter. DSV-anställda får inte delta i några kommersiella transaktioner mellan ett företag som tillhör DSVkoncernen och en uppdragstagare, i vilka den anställde som deltar i transaktionen har direkta eller indirekta intressen, ekonomiska eller andra, såvida inte transaktionen sker enligt armlängdsprincipen (på marknadsvillkor). Dessutom måste transaktionen godkännas på förhand av styrelsen vid det berörda DSV-företaget, eller av företagets bolagsstämma, om det rör sig om ett företag som saknar styrelse, eller av koncernledningen i tillämpliga fall. DSV Code of Conduct - 8

9 Exempel Ett indirekt personligt intresse skulle kunna vara att en anställd med ansvar för att teckna avtal med underleverantörer, gynnar en underleverantör med släktband framför andra underleverantörer. Detta förbud innefattar, förutom den enskilde DSVanställde, alla fysiska och juridiska personer som är närstående parter till medlemmarna i en nationell ledning. Närstående parter inkluderar, men är inte begränsade,till följande: a) Familjemedlemmar och deras företag b) Eget företag c) Andra företag där den berörda medlemmen i ledningen har ett betydande inflytande Anställning, vilket även inkluderar konsulttjänster, vid företag inom samma bransch som DSV är inte tillåtet för DSV:s anställda. Medlemskap i en styrelse vid ett DSV-företag vars verksamhet på något sätt är relaterad till den DSV bedriver, kräver skriftligt godkännande från koncernledningen. Ledningen i de berörda länderna utgörs av dag-till-dag -ledningen samt av de ledande befattningsinnehavarna på respektive plats. Styrelsen vid de nationella DSV-företagen måste underrättas i förväg om alla transaktioner med närstående parter, inklusive väsentliga villkor, såsom kvalitet/volym, pris och betalningsvillkor. Denna regel omfattas av ett årligt tröskelvärde på euro, under vilket transaktioner varken behöver meddelas eller godkännas. 3.4 Användande av sociala medier DSV uppmuntrar integrering och användning av olika former av sociala medier för bolagets anställda. DSV anser vidare att öppenhet och aktivt utnyttjande hjälper DSVs anställda att känna sig bekväma och vana vid kommunikation via sociala medier och nätverk (t.ex. multimedia, sociala nätverk, bloggar och wikis) som används mer och mer av kunder och konsumenter. Om DSV-anställda deltar i privata eller yrkesmässiga dialoger eller inlägg som innefattar DSV i ett brett perspektiv på dessa plattformar, förväntas de anställda att lojalt stödja DSV: s affärsmål och företagsvärderingar. Oavsett om DSV-anställda använder sociala medier från en privat eller företagsägd enhet under eller utanför kontorstid, och om sådan aktivitet på något sätt kan relateras till DSV, är följande aktiviteter inte tillåtna: Meddelanden eller inlägg, inklusive kommentarer eller innehåll, avseende ras, kön, funktionshinder, ålder, sexuell läggning, pornografi, religiös tro och förfarande, politisk övertygelse eller nationellt ursprung och oavsett om sådana budskap eller inlägg publiceras offentligt eller anonymt Meddelanden eller inlägg som innehåller uttalanden om något ämne som felaktigt kan tolkas som DSVs ståndpunkt Alla former av bedrägeri eller film programvara eller piratkopiering av musik Kommersiell programvara och övrigt upphovsrättsskyddat material som tillhör en tredje part, såvida inte nedladdning täcks av eller tillåts enligt ett avtal som ingåtts av DSV eller om DSV har erhållit sådana licenser på annat sätt Ärekränkande och/eller medvetet falskt material om DSV, dess anställda och/eller kunder eller leverantörer på sociala nätverkssajter eller i något annan format publicerat online Det är acceptabelt att spendera en del tid på sociala medier, men de anställda måste begränsa användningen till lunchraster och efter kontorstid. Av denna anledning är sociala medier enbart tillgänglig under lunchtid och utanför kontorstid. DSV Code of Conduct - 9

10 4 Mänskliga rättigheter och arbetsvillkor DSV tror starkt på att mänskliga rättigheter är rättigheter och friheter som alla människor har rätt till. DSV tror även på att acceptera och följa alla internationellt erkända mänskliga rättigheter är en förutsättning för alla DSV:s affärsrelationer. De anställda är nyckeltillgången för DSV-koncernen och det är grundläggande för DSV att alla som arbetar med DSV:s tjänster världen över, oavsett om det sker vid DSV:s kontor, terminaler eller lager, i DSV:s fordon eller som anställda vid någon av DSV:s många underleverantörer, behandlas anständigt och värdigt. Inte enbart för att det är det enda rätta, utan också för att det, ur ett affärsperspektiv, är den mest förnuftiga inställningen. Dessutom är DSV mot diskriminering i allmänhet och på arbetsplatserna i synnerhet. 4.1 Mänskliga rättigheter DSV stödjer och önskar följa internationellt tillkännagivna mänskliga rättigheter. DSV erkänner och stödjer lika mänskliga rättigheter och är emot diskriminering, särbehandling, trakasserier, olämplig eller orimlig inblandning i arbetet och liknande i fråga om anställnings- och arbetsvillkor, vare sig det sker på grund av ras eller kön, eller sexuell läggning, religiös eller politisk tillhörighet eller etnisk eller social bakgrund. DSV erkänner de anställdas rätt att gå med i fackförbund och delta i kollektivförhandlingar. DSV stödjer en konstruktiv dialog mellan arbetsgivaren och den anställde. DSV är emot alla typer av påtvingat arbete och påtvingade arbetsförhållanden. DSV anställer inte barn och erkänner ramverket om minimiålder för tillträde till arbete som anges i ILO:s konventioner, och att ungdomar bör arbeta med andra typer av arbeten än vuxna. DSV:s anställda måste få en skriftlig bekräftelse på sina anställningsvillkor om så krävs i nationell lagstiftning. Lönen till DSV:s anställda ska uppfylla eller överskrida de lagstadgade eller överenskomna nationella minimistandarderna i branschen. DSV följer aktuell nationell lagstiftning och överenskomna standarder, när det rör sig om den anställdes arbetstid DSV Code of Conduct - 10

11 4.2 Hälsa och säkerhet på arbetsplatsen De anställda är en nyckeltillgång för DSV-koncernen. Att trygga personalens välbefinnande och stödja deras handlande är avgörande för DSV.s framgång och framtid. Hos DSV bör en sund fysisk och psykologisk arbetsmiljö bidra till att skapa tillfredsställelse på arbetet, undvika arbetsrelaterade sjukdomar och förebygga arbetsplatsolyckor för alla DSV:s anställda. Alla anställda har rätt till en trygg och säker arbetsplats, där ingen utsätts för onödiga risker. Alla DSV:s chefer är ansvariga för de anställdas säkerhet och måste, förutom att ge instruktioner och se till att dessa följs, även skapa en förståelse för de nödvändiga säkerhetsåtgärderna. Alla DSV-anställda ansvarar för sin egen säkerhet, när de utför sitt arbete och måste därför följa alla säkerhetsföreskrifter och iaktta lämplig försiktighet för att bidra till att förebygga olyckor. DSV Code of Conduct - 11

12 5 Beteende med hänsyn till vår miljö Som en av de största och ledande leverantörerna av transport- och logistiktjänster känner DSV ett ansvar för att minska transportindustrins inverkan på miljön. DSV är ett speditions- och logistikföretag och förlitar sig nästan uteslutande på underleverantörer, när det rör sig om den fysiska transporten av kundernas gods. För att minska den negativa inverkan på miljön har DSV antagit policyer för transport- och logistiksystem, för efterlevnad av gällande lagar och val av leverantörer. 5.3 Val av leverantörer DSV:s leverantörer väljs ut baserat på de kriterier som formuleras i DSV:s regler för etiskt uppförande för leverantörer, som distribueras bland leverantörerna och finns tillgänglig på DSV:s webbplats. Reglerna för etiskt uppförande för leverantörer beskriver vad som anses vara lämplig affärspraxis från våra leverantörers sida och också det beteende som vi förväntar oss av koncernens leverantörer, när de tillhandahåller tjänster å DSV:s vägnar eller levererar produkter till DSV. 5.1 Hållbara transport- och logistiksystem DSV förbinder sig att erbjuda hållbara transport- och logistiktjänstesystem som leder till den minsta möjliga förbrukningen av resurser och påverkan på miljön. Därför utvecklas och förbättras DSV:s affärskoncept kontinuerligt, så att koncernens produkter och tjänster alltid återspeglar den hänsyn vi tar till miljön. 5.2 Uppfyllande av myndighetskrav DSV ska föra en öppen och konstruktiv dialog med myndigheter, aktieägare, kunder, leverantörer och andra intressenter om de miljövillkor som har med koncernens verksamheter att göra. DSV har en klar uppfattning om sitt ansvar för att alltid kunna följa de krav som ställs av offentliga myndigheter. DSV Code of Conduct - 12

13 6 Ta upp problem Om en anställd står inför ett dilemma och tvekar över vad som bör göras, uppmanas han eller hon använda beslutsträdet nedan för att fatta ett beslut om tillvägagångssätt. Är det förenligt med DSV:s policyer och regler för etiskt uppförande? Ja Nej/Vet ej Sök råd och vägledning från ledningen eller ta upp frågan med Group Compliance eller genom DSV:s Whistleblowerprogram. Är det lagligt? Ja Nej/Vet ej Fortsätt inte, kontakta den nationella ledningen eller Group Compliance för ytterligare råd och vägledning eller gör en anmälan genom DSV:s Whistleblower-program. Skulle jag kunna berätta om vad jag gjort för mina kollegor, min familj och mina vänner utan att skämmas? Ja Nej/Vet ej Fortsätt inte, sök råd och vägledning vid behov. Skulle det kännas bekvämt för DSV om det dök upp i en tidning? Ja Nej/Vet ej Fortsätt inte, sök råd och vägledning vid behov. Med tanke på att DSV är ett globalt företag, fråga dig själv följande: Skulle det riskera att skada DSV:s anseende i ett globalt sammanhang? Nej Ja/vet ej Fortsätt inte, sök råd och vägledning vid behov. UNDVIK situationer där du... Erbjuder din affärspartner en personlig fördel för att säkerställa ett avtal Får något som din chef inte bör känna till Får ett personligt erbjudande när du är på väg att göra ett köp, lämna en offert eller inleda förhandlingar TÄNK på att... Mottagarna också kan ha egna interna riktlinjer studera dessa för att undvika pinsamma situationer Offentligt anställda i regel är bundna av strikta riktlinjer för vad de får ta emot. Undvik situationer som kan skapa missförstånd. En del betalningar är skattepliktiga för mottagarna. Är det någon idé att ta emot en gåva som man själv måste betala för? DSV Code of Conduct - 13

14 7 Genomförande Anställda uppmanas att kontakta den nationella ledningen eller ordföranden i styrelsen eller deras nationella DSV-företag vid en överträdelse eller misstänkt överträdelse av ovannämnda principer och regler. Sådana anmälningar kan lämnas utan rädsla för repressalier, såvida man inte är delaktig i verksamheten. Alternativt kan anställda alltid rådfråga koncernledningen eller Group Compliance. I de fall som en anställd har anledning att tro att ett problem inte kommer att hanteras på rätt sätt genom de befintliga rapporteringskanalerna, eller om den anställde känner sig obekväm med att tala direkt med sin överordnade, eller har följt det normala hierarkiska förfarandet, men ansett att det problem som man anmält inte lett till korrekta åtgärder, bör en anmälan göras genom DSV:s Whistleblower-program. 7.1 Mer hjälp Om du behöver mer hjälp, eller har frågor eller känner oro gällande våra regler för etiskt uppförande, ska du först kontakta den person som förstår ditt ansvarsområde bäst: din chef. För arbetstagarfrågor, som t.ex. inbegriper ledningen och/eller andra anställda, bör du kontakta din representant för personalavdelningen. Kontaktuppgifter Group Compliance Tel: E-post: group.compliance@dsv.com Alla anställda är ansvariga för att alltid följa DSV:s gällande regler för etiskt uppförande. Den nationella ledningen vid de nationella företagen ombes bekräfta efterlevnaden av reglerna för etiskt uppförande och bekräfta att alla anställda vid företaget, även nyanställda, har uppmärksammats om reglerna och alltid följer de policyer som tas upp i denna. DSV:s Whistleblower-program Länk till DSV:s Whistleblower-handbok på DSV Central Whistleblower%20Program%20Manual_August% _opt.pdf. Koncernledningen måste se till att reglerna för etiskt uppförande finns tillgängliga på DSV Central och på DSV Code of Conduct - 14

15 8 Sanktioner vid överträdelse av Code of Conduct Koncernledningen anser att varje överträdelse av ovannämnda principer och regler innebär ett betydande åsidosättande av den anställdes skyldigheter, som kan komma att leda till uppsägning och avsked. DSV Code of Conduct - 15

16 Global Transport and Logistics DSV A/S P.O.Box 210 Hovedgaden 630 DK-2640 Hedehusene Danmark CVR-nr Publicerad januari 2015