Kallelse och föredragningslista Kultur i Väst

Transkript

1 Kallelse och föredragningslista Kultur i Väst 18 april 2017

2 Kallelse Referens Datum Magnus Bäckström Ordinarie ledamöter: Roland Karlsson (C) Beatrice Toll (S) Gabriela Bosnjakovic (M) Anders C Nilsson (S) Maria Hjärtqvist (S) Kent Olsson (M) Ingemar Basth (MP) Ersättare: Pär-Göran Björkman (S) Henrik Edin (L) Eivor Carlsson (KD) Övriga: Magnus Bäckström, förvaltningschef Christer Bergman, enhetschef Administration & IT Bengt Källgren, enhetschef Kultur & Samhälle Angelica Hadzikostas, enhetschef Kultur & Konstarter Ida Northfell, enhetschef Kommunikation Jennie Wilhelmsson, enhetschef Kultur & Upplevelse Jenny Berner, konsulent barn och unga Fackliga representanter från TCO, Saco och DIK Katarina Hultin, TCO Ingrid Thornell, Saco/DIK Välkommen till styrelsemöte med styrelsen för Kultur i Väst. Föredragningslista och handlingar bifogas. Meddela om du önskar specialkost eller har allergi mot speciella födoämnen. Anmäl förhinder till Clara Hansson senast den 16 april tel , e-post: Enligt uppdrag Magnus Bäckström Förvaltningschef Postadress: Kultur i Väst Göteborg Besöksadress: Rosenlundsgatan 4 Telefon: vx Webbplats: E-post: info@kulturivast.se

3 Föredragningslista Sammanträde med styrelsen för Kultur i Väst den 18 april 2017 Plats: Kultur i Väst. Konferensrum Carolus Rex Tid: Kl cirka med kaffe från kl Gemensam lunch kl på Restaurang Gabriel, Feskekörka. Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Beslutsärende 1. Delårsrapport per mars månad 2. Remiss Policy för styrning i Västra Götalandsregionen 3. Delegationsordning Informationsärenden A. Uppdragsuppföljning B. Rapport från förvaltningschefen C. Information från enhetscheferna D. Kurser och konferenser E. Anmälningsärenden F. Anmälan av delegationsbeslut G. Övriga ärenden Styrelsemöte 14 juni i Lysekil Postadress: Kultur i Väst Göteborg Besöksadress: Rosenlundsgatan 4 Telefon: vx Webbplats: E-post: info@kulturivast.se

4 Roland Karlsson Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt ( Postadress: Kultur i Väst Göteborg Besöksadress: Rosenlundsgatan 4 Telefon: vx Webbplats: E-post: info@kulturivast.se

5 Handlingar till styrelsen Kultur i Västs sammanträde den 18 april Före varje ärende finns försättsblad med aktuellt ärendenummer enligt föredragningslistan

6 ÄRENDE NR 1

7 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer KUIV Kultur i Väst Handläggare: Christer Bergman Telefon: E-post christer.bergman@kulturivast.se Till styrelsen för Kultur i Väst Ekonomisk delårsrapport per mars månad 2017 Förslag till beslut Styrelsen för Kultur i Västs beslutar följande: 1. Ekonomisk delårsrapport per mars godkänns och översänds till regionstyrelsen. 2. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Sammanfattning av ärendet Styrelsen för Kultur i Väst har att besluta om den ekonomiska delårsrapporten per mars månad Utfallet för perioden uppgår till 0,5 mkr. Prognosen för 2017 uppgår till 0,0 mkr. Det ekonomiska läget är ansträngt och förvaltningen arbetar med olika åtgärder för att få en ekonomi i balans. Bl.a. är förvaltningen försiktig med att ersätta tjänster när personer slutar eller vid sjukskrivning. Beredning Information enligt MBL (medbestämmandelagen) om ekonomisk delårsrapport per mars har getts arbetstagarparterna den 10 april. Kultur i Väst Magnus Bäckström Förvaltningschef Christer Bergman Administrativ chef Skickas till Rapport@vgregion.se Kulturnämnden f.k. kultur@vgregion.se Diariet Postadress: Kultur i Väst Göteborg Besöksadress: Rosenlundsgatan 4 Telefon: vx Webbplats: E-post: info@kulturivast.se

8 Sida 1(9) Delårsrapport mars 2017 Kultur i Väst 2017 (Uppföljning 2017) Rapporten skapad av, Rapportstatus: Preliminär 1. Sammanfattning Fortsatt positiv och stark utveckling, både verksamhet och organisation Verksamhetens mångfald en styrka och en utmaning Nytt uppdrag, ny översyn och nya lokaler är osäkra framtidsfaktorer 2. Verksamhet 2.1 Viktigaste händelserna under perioden Kultur i Väst är fortsatt inne i en positiv och stark utvecklingsfas med många dimensioner, såväl verksamhetsinriktade som organisatoriska. Ökad tydlighet och ökad samverkan är bärande inslag i denna process. Perioden har präglats av arbetet med det kommande kulturpolitiska uppdraget, arbetet med ett Samverkansavtal och utvecklingsarbetet med uppföljning och analys samt vårt nya varumärkesarbete. Inom verksamheten planeras för några av årets större evenemang som Kulturting, Frame filmfestival, Nationella Musikmötet, den stora barnkulturkonferensen Prio0till18 och förvaltningens deltagande på Bokmässan. Under perioden har MIK-dagen om media och informationskunnighet genomförts, liksom Scenkonstdagarna barn och unga samt den regionala bibliotekskonferensen Bibliotopia. Dessa lyskraftiga evenemang ska dock inte överskugga den omfattande löpande verksamheten för att stödja och utveckla kulturlivet i regionen, inte minst inom kultur för, av och med barn och unga. Viktiga inslag under perioden har varit att Jennie Wilhelmsson tillträtt som ny enhetschef för enheten Kultur & Upplevelse och att flera av våra aktiviteter inom olika kulturområden fått ökat genomslag i form av ökade ansöknings- och deltagarvolymer. En enskild händelse som väckt stor uppmärksamhet även nationellt är Körcentrum Västs satsning Äggen är slut, ett körverk om klimakteriet. Den största utmaningen är fortsatt verksamhetens mångfald avseende verksamhetsområden men också mångfalden perspektiv att förhålla sig till. Mångfalden är en styrka i sig men för stor diversifiering innebär också utmaningar i identitet, tydlighet och fokus, ledning, kommunikation, resurstilldelning och effektivitet.

9 Sida 2(9) 3. Mål och fokusområden 3.5 Deltagandet i kulturlivet ska öka Kultur i Västs bedömning är att målet kommer att uppfyllas avseende förvaltningens verksamhet och insatser som till största delen är inriktat på att deltagandet i kulturlivet ska öka. Förvaltningens inriktning är inte i första hand att öka numerären utan bidra till att vidga deltagandet i kulturlivet. Vårt primära insatsområde är barn och unga med ca 60 % av förvaltningens verksamhet. Kultur i Väst gör också betydande insatser i kulturlivet vad gäller tillgänglighetsfrågor men också inom jämställdhetsfrågor. Förvaltningen erhöll regionens jämställdhetspris Utmaningen för Kultur i Väst liksom för kulturlivet i stort är det interkulturella perspektivet. Här ser vi dock en positiv utveckling där förvaltningens insatser alltmer kommit att beröra detta område. 4. Personal 4.1 Lönestruktur Styrtalet har ökat från mars 2016 till april 2016 till 99,6 % från 99,4 %. Det har gjorts en lönekartläggning på individ och gruppnivå. Lönekartläggningen har utgjort ett underlag inför löneöversyn Inga yrkesgrupper har prioriterats. Förvaltningen har inte fler än 10 anställda i någon av de definierade yrkesgrupperna och lönespännvidden följs därför inte upp i delårsredovisningen. 4.2 Chefsförutsättningar För alla chefer på Kultur i Väst ryms antalet underställda medarbetare inom normtalet. 4.3 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro, procent av ordinarie arbetstid per personalgrupp och kön Kvinnor Män T Utbildning, kultur och fritid 7,3% 1,0% 5

10 Sida 3(9) Teknik, hantverkare 46,0% 46,0% Administration 8,9% 11,2% 9,3% Totalt 7,9% 9,8% 8,4% Sjukfrånvaro, procent av ordinarie arbetstid Kvinnor 7,9% 5,0% Män 9,8% 7,7% Totalt 8,4% 5,8% Andel långtidssjukfrånvaro Andel Andel Kvinnor 44,3% 0,0% Män 58,2% 66,7% Totalt 48,2% 24,7% Sjukfrånvaron har ökat med totalt 2,6 %. Under februari var sjukfrånvaron hög 10,81 %. De flesta av dem som var sjuka i februari har nu återgått i arbete. För medarbetare som är långtidsjukskriva och förväntas återgå i tjänst pågår rehabiliteringsplanering. 4.4 Personalvolym, personalstruktur och personalkostnadsanalys 2017/Mar 2016/Mar Årsarbetare Netto Årsarbetare Netto årsarbetare årsarbetare I Utbildning, kultur och fritid46,13 44,43 45,29 41,64 J Teknik, hantverkare 2,00 1,00 2,52 1,52 L Administration 30,11 24,66 28,89 24,94 Huvudgrupp 78,24 70,09 76,70 68,10 Antalet årsarbetare ökat med 1,53 och antalet nettoårsarbetare har ökat med 1,98. Sedan mars 2016 har Körcentrum inrättas och Centrum för publikutveckling av förstärkts med en visstidsanställd konsulent. 2017/Mar 2016/Mar Tv Visstid Tim Summa Tv Visstid Tim Summa anst anst I1 Utbildning, kultur och fritid

11 Sida 4(9) J1 Teknik, hantverkare L1 Ledningsarbete L2 Handläggar och administratörsarbete Summa Antalet anställda har totalt ökat med en jämfört med mars Ökningen av tillsvidareanställda är tre och det är en ökning av antalet konsulenter. För en medarbetare som haft tjänst som koordinator har tjänsten ändrats till konsulent och en administratör har fått en visstidsanställning som konsulent. Vakanta tjänster har tillsatts och i samband med detta har två tidigare visstidsanställd fått tillsvidareanställning. Övertids- och mertidsuttaget har minskat från kr till kr jämfört med motsvarande period Ekonomiska förutsättningar 5.1 Ekonomiskt resultat Utfallet för perioden uppgår till 0,5 mkr. Prognosen för 2017 uppgår till 0,0 mkr. Det ekonomiska läget är ansträngt och förvaltningen arbetar med olika åtgärder för att få en ekonomi i balans. Bl.a. är förvaltningen försiktig med att ersätta tjänster när personer slutar eller vid sjukskrivning.

12 Sida 5(9) 5.2 Åtgärder vid ekonomisk obalans 5.3 Eget kapital Det egna kapitalet uppgår till 1 mkr. Prognosen per delårsrapport 1 uppgår till 0,0 mkr. Om utfall blir enligt prognos blir det utgående egna kapitalet 1,0 mkr. 5.4 Investeringar Förvaltningen har inga planerade investeringar för Bokslutsdokument och noter Analyslänkar (Länkar saknas) 7. Övrig rapportering 7.2 Fördjupad rapport till egen nämnd/styrelse Verksamheten

13 Sida 6(9) Den utåtriktade verksamheten för att stödja och utveckla kulturlivet i regionen är mycket omfattande. Det består av större och mindre enskilda evenemang med lyskraft men också naturligtvis av ett löpande och långsiktigt utvecklingsarbete. De första månaderna av verksamhetsåret innefattar ett antal aktiviteter men kännetecknas framförallt av planering inför kommande verksamhet under året. Kultur i Väst har en av landets tre arkitekturkonsulenter. Arbetet fokuserar på barn och unga och innefattar bl.a. metodutveckling inom arkitekturpedagogik och barns delaktighet i utformningen av offentlig miljö. Bland de aktiviteter som arbetas med inom arrangörsutveckling kan nämnas Arrangörsskuggan, ett projekt där kulturarrangörer i regionen får möjlighet att under en tid följa en etablerad arrangör i ett annat land, en slags fördjupad studieresa. Festivalplattformens avstamp för året var en konferens om platsens betydelse för festivalen och festivalens betydelse för platsen. Närmare 60 % av Kultur i Västs verksamhet rör kultur för, av och med barn och unga. Arrangörsstödet för barn och unga är den centrala delen av detta. En rapport som presenterades i mars visar att barn och unga Västra Götaland fick del av stödet Scenkonstdagarna i april är en annan viktig del av detta arbete. I år presenterades 37 barn- och ungdomsföreställningar inom teater, dans, musik och nycirkus. Kultur i Västs unika ställning inom detta område manifesteras i den stora nationella barnkulturkonferensen Prio0till18 som går av stapeln i Göteborg i september. Vi arbetar också med en större översyn av Kulturkatalogen vad gäller teknik och arbetssätt. Inom biblioteksområdet har den stora regionala branschkonferensen Bibliotopia nyss genomförts, denna gång i Vara konserthus, liksom även konferensen Digikult 2017 om digitalt kulturarv i praktiken. En rad utbildningstillfällen kring mångspråk, skolbibliotek mm ges runt om i regionen och Kultur i Väst arrangerar också återkommande nätverksträffar för olika grupper inom biblioteksområdet. Biblioteksmagasinet noll27 har utkommit med ett nytt nummer med tema tillgänglighet. På danssidan har fokus under perioden varit på arbetet med en studie av förutsättningarna för ett regionalt dansnätverk för barn och unga, en rapport som nu lämnats till Koncernavdelning kultur. På filmområdet, eller området rörlig bild, har Kultur i Västs skolbiorapport presenterats och uppmärksammats även nationellt. Den stora och allt mer aktuella MIK-dagen genomfördes i februari och följs av ett antal halvdagskonferenser runt om i regionen. Filmfestivalen för unga filmare, Frame, genomförs i maj och deltagarantalet ökar fortsatt. Ett spännande och nydanande projekt är ett hackaton inom Virtual Reality på Bohus fästning i april, Common Shores. Inom jämställdhetsarbetet har kursen 20 Quick Fixes genomförts. Det var en kurs i kommunikation och ledarskap för konstnärligt verksamma kvinnor inom dans, teater och musik. Jämställdhetsperspektivet återfinns också i många aktiviteter inom de olika konst- och kulturområdena. Ett exempel är projektet Dirigent som erhöll regionens jämställdhetspris

14 Sida 7(9) 2015 och som genomförs åter Anmälningarna till årets utbildning har ökat starkt! Förvaltningen är engagerad i ett antal konstresidens i regionen, inte minst i samarbete med Borås Konstmuseum och med konsthallen i Angered. Ett konstartsövergripande arrangemang är Mixed Minds i maj som utforskar gränslanden mellan konstarter och genrer. Armkroksresor är ett intressant och uppmärksammat utvecklingsformat som vänder sig till fria kulturutövare inom alla konstarter. Croissanter och litteratur är namnet på en uppskattad föreläsningsserie inom ramen för den litteraturplattform Kultur i Väst bygger upp. Sommarboken, Barnens Bibliotek och Barnens första bok är omfattande läsfrämjande satsningar och centrala i förvaltningens arbete inom området. Konferenser kring Sommarboken arrangeras i Stockholm, Gävle och Umeå. Inom musiken har regionens ungdomssymfoniker Vägus genomfört en uppskattad turné för skolor och allmänhet och Körcentrum Väst har gjort ett uppmärksammat körprojekt kring klimakteriet, Äggen är slut. Musikverksamheten arbetar också mot Kulturskolorna, och arbetet där har varit i fokus med tanke på den nationella Kulturskoleutredningen. Vi samarbetar med Kulturskolerådet kring ett mångkulturprojekt. Under de senaste månaderna och har också arbetet inför det Nationella Musikmötet, där Kultur i Väst står värd, intensifierats. Fyra mycket välbesökta och uppskattade platsutvecklingsseminarier med olika teman och på olika platser i regionen har arrangerats av Kultur i Väst inom ramen för arbetet med kultur som samhällsutveckling. Konsulenterna för kultur som samhällsutveckling har genomfört seminarier för hela fullmäktige i Tranemo kommun. Förvaltningen fortsätter också arbeta med information kring EU-stöd till kultur i regionen. Kultur i Västs arbete inom teater är till största delen riktad till verksamhet för barn och unga, och perioden har kännetecknats av planeringsarbete inför Scenkonstdagarna barn och unga samt inför barnkulturkonferensen Prio0till18. I februari arrangerades ett uppskattat seminarium om teaterkritik. På området Tillgänglighet, som innefattar ett antal delverksamheter i sig, har ett par omfattande genomlysningar eller rapporter rörande Klangfärg och Ljudmagasinet presenterats ledningsgruppen. Detta sker som en del av arbetet med uppdragets indikatorer och kommer att resultera i några utvecklingsförslag till styrelsen. Förvaltningsövergripande Jennie Wilhelmsson tillträdde 1 april som ny enhetschef för Kultur & Upplevelse och ersätter då Bengt Källgren. Bengt Källgren har varit chef för denna enhet parallellt med sitt chefskap för enheten Kultur & Samhälle. Med detta är den ursprungliga ledningsstrukturen återställd. Under våren pågår en intensiv planering inför nytt uppdrag med bl.a. ett antal

15 Sida 8(9) möten inom kulturens olika sektorer. Kultur i Väst med vår mycket breda verksamhet deltar i och påverkas av de flesta sektormötena och processerna. Några rapporter och/eller översyner är aktuella i samtal och processer. Det är rapporten eller översynen från hösten 2016 om regionens musikliv, översynen av Västarvets organisation, den nu rätt gamla och i många stycken utdaterade översynen av Kultur i Väst ( ) samt en kommande översyn av organiseringen av regionens kulturförvaltningar. Även den nationella Kulturskoleutredningen finns med i framtidsdiskussionerna kring Kultur i Väst. Samverkansplattformen mellan Koncernavdelning kultur, Västarvet och Kultur i Väst är nu fast inrättad sedan 1 januari. Något av en lansering av detta samarbete sker i samband med det Kulturting vi gemensamt anordnar 20 april. Förvaltningen och fackets representanter har nu tillsammans arbetat fram ett Samverkansavtal. Kultur i Väst har inte haft ett sådant tidigare. Detta samverkansavtal kommer att börja implementeras efter sommaren. Kommunikationsenheten fortsätter det omfattande utvecklingsarbete som inletts sedan tidigare och som inkluderar både strategiska och organisatoriska frågor. Ett omfattande varumärkesarbete pågår och samordnas med regionens övergripande arbete med dessa frågor. Uppföljning och analys är fortsatt ett större förvaltningsövergripande utvecklingsarbete. En intern översyn av hur vi arbetar med bidrag och stipendier pågår, liksom ett utvecklingsarbete kring våra Verksamhetsplaner för de olika verksamhetsområdena. Planeringen inför Nya Regionens Hus är högt på förvaltningens agenda. Vi deltar i både styrgrupp och hyresgästgrupp, och vårt interna förberedelsearbete intensifieras under detta år. I samband med detta pågår också en intern översyn av våra lokaler i gatuplan, vår tekniska utrustning som scenteknik, instrument mm liksom framtida förrådsbehov generellt är sista året på innevarande uppdrag. Prognosen är fortsatt att Kultur i Väst kommer att ha uppfyllt det treåriga kulturpolitiska uppdraget. Styrelsen får särskild redovisning av nuläget för måluppfyllelse. Ekonomi Budget 2017 för Kultur i Väst baseras på det treåriga uppdrag som Kulturnämnden (KUN) gett förvaltningen och de förutsättningar nämnden tagit beslut om i sin budget. I Kulturnämndens budget är regionbidraget till Kultur i Väst uppräknat med 1,5 %. Kostnadsökningen beräknas till 2 % vilket innebär ett besparingskrav på 350 tkr. Fyra övergripande mål och ett antal prioriteringar som innefattas i KN:s uppdrag är den självklara utgångspunkten för Kultur i Väst budget Därutöver har förvaltningsledningen i en särskild instruktion angivit två fokusområden och budgetprioriteringar 2017, nämligen 1) Öka internationaliseringen (samstämmigt med KN:s uppdragsmål 4), samt 2) Vidgat deltagande med fokus på interkulturella frågor.

16 Sida 9(9) Verksamhetsplaner har upprättats för respektive verksamhetsområde. Planerna ligger till grund för fördelningen av budgetmedel mellan de olika enheterna men är också grund för målstyrning, uppföljning och analys. Rörliga medel för verksamheten är marginellt lägre jämfört med Kulturnämnden har beslutat att överföra det Litterära arrangörsstödet till Kultur i Väst. (200 tkr) Kultur i Väst har arbetat med att stärka och tydliggöra ledarskapet. Två enhetschefer har under en period haft ansvar för tidigare fyra enheter. Nya chefer har rekryterats och tillträtt 2016 respektive 2017 vilket återspeglas i budget. I samband med budgetarbetet har vi gjort en analys över pensionsavgångar de närmaste åren inkl. kommande behov av kompetensförsörjning. Vi har också gjort en analys över relationen mellan fasta kostnader och rörliga medel. Kultur i Väst har en hög andel personalkostnader men en stor del av verksamheten består av medarbetarnas konsulentarbete. I det perspektivet anser vi att balansen mellan fasta och rörliga kostnader är god. Analyslänkar (Länkar saknas)

17 Bilaga delårsrapport per mars månad Not Utfall Utfall Resultaträkning Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Avskrivningar och nedskrivningar Verksamhetens nettokostnader Finansnetto 0 0 Erhållna/lämnade bidrag spec. beslut 0 0 Erhållna/lämnade regionbidrag 0 0 Obeskattade reserver (bolagen) 0 0 Årets resultat Not Utfall Utfall Kassaflödesanalys Löpande verksamhet Årets resultat Investeringsbidrag 0 0 Avskrivningar Utrangeringar/nedskrivningar 0 0 Reavinster/-förluster sålda anläggningstillgångar 0 0 Avsättningar 0 0 Obeskattade reserver (bolagen) 0 0 Kassaflöde från löpande verksamhet före förändring av rörelsekapital Förändring av rörelsekapital Ökning-/minskning+ av förråd 0 0 Ökning-/minskning+ av kortfristiga fordringar Ökning+/minskning- av kortfristiga skulder Kassaflöde från löpande verksamhet Förändring av redovisningsprincip 0 0 Förändring av eget kapital -1 0 Investeringsverksamhet Investeringar av 3

18 Bilaga delårsrapport per mars månad Momsjustering vid överlåtelse 0 0 Anläggningstillgångar överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar anläggningstillgångar 0 0 Aktier och andelar 0 0 Kassaflöde från investeringsverksamheten 0 0 Finansieringsverksamhet Ökning-/minskning+ av långfristiga fordringar 0 0 Ökning+/minskning- av långfristiga skulder 0 0 Erhållna/lämnade bokslutsdispositioner 0 0 Justering för årets aktiverade investeringsbidrag 0 0 Förändring aktiekapital 0 0 Kassaflöde från finansieringsverksamheten 0 0 ÅRETS KASSAFLÖDE Ingående likvida medel och kortfristiga placeringar Utgående likvida medel och kortfristiga placeringar Kontroll av årets kassaflöde Differens -3 1 Not Utfall Utfall Balansräkning Anläggningstillgångar Immateriella anläggningstillgångar 0 0 Materiella anläggningstillgångar - byggnader och mark maskiner och inventarier pågående investeringar 0 0 Finansiella anläggningstillgångar 0 0 Summa anläggningstillgångar av 3

19 Bilaga delårsrapport per mars månad Omsättningstillgångar Förråd 0 0 Kortfristiga fordringar Kortfristiga placeringar 0 0 Likvida medel Summa omsättningstillgångar Summa tillgångar Eget kapital Eget kapital Bokslutsdispositioner 0 0 Årets resultat Summa eget kapital Avsättningar 0 0 Skulder Långfristiga skulder 0 0 Kortfristiga skulder Summa skulder Summa eget kapital, avsättningar och skulder av 3

20 ÄRENDE NR 2

21 1 (1) Remissyttrande Policy för styrning i Västra Götalandsregionen Datum Diarienummer KUIV Ert diarienummer RS Regionstyrelsen regionstyrelsen@vgregion.se Policy för styrning i Västra Götalandsregionen Koncernkontoret har på uppdrag av regionstyrelsen tagit fram ett förslag till ny policy för styrning i Västra Götalandsregionen. Synpunkter på policyn önskas senast 3 maj. Styrelsen för Kultur i Väst har behandlat förslaget till policy vid sitt möte 18 april. Styrelsen är positiv till förslaget som helhet. Policyn är tänkt att fungera som en grund för mer detaljerade styrande dokument vilket styrelsen bedömer dokumentet har goda förutsättningar till. Styrelsens bedömning är att det är positivt med en gemensam grund förankrad i kommunallagens bestämmelser och som även beaktar nämndernas övergripande ansvar för verksamheten samt intern kontroll. Vi saknar inte viktiga aspekter och har inga invändningar mot någon del av förslaget. Styrelsen för Kultur i Väst Roland Karlsson ordförande Magnus Bäckström förvaltningschef Postadress: Kultur i Väst Göteborg Besöksadress: Rosenlundsgatan 4 Göteborg Telefon: Webbplats: E-post: info@kulturivast.se

22 Barbro Gustafsson Frän: Skickat: Till: Ämne: BIfogade fller: Kategorien AppServerName: ArchiveStatusCode: DocumentlD: DocumentlsArchived: Julia Leonsson för Regionstyreisen den 3 februari :47 Expediering; Ann-Sofie Rundberg; Christina Karlsson VAST,;.\ >. HGIOfffiN t MId II / ii 11 I Vü/MC i\l4iiut>,/ci^^ II locii IC* i\oi lo^w11 1y/s r I Remiss av policy för styrning ivästra Götalandsregioner pnr Remiss av Policy för styrning i Västra G0talandsregionen.pdf Barbro public360.vgregion.se 3 HSNG v ol^if " 00 l'^cl Till samtliga nämnder, styrelseroch bolag Pä uppdrag av regionstyreisen har Koncernkontoret tagit fram ett förslag till ny policy för styrning 1Västra Götalandsregionen. Syftetmed policyn är att översiktligt beskriva de grundläggande principerna för styrning ivästra Götalandsregionen. Policyntar sin utgängspunkt i kommunallagen och dess bestämmelse om nämndernas ansvar för verksamheten och att nämnderna ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs pä ett i övrigt tillfredsställande sätt. Samtliga nämnder, styrelser och bolag ges möjlighetatt lämna synpunkter senast den 3 maj 2017 Svar pä remissen skickastill: regionstvrelsenovgregion.se. ange diarienummer RS Policyn ska beslutas av regionfullmäktige. Vid frägorom policyn kontakta: Ann-Sofie Rundberg, koncernstab utförarstyrningoch samordning. ann-sofie.rundberg(avgregion.se Johan Flarup, koncernavdelning ärendesamordning och kansli, iohan.flarup(5)vgregion.se Med väniig hälsning Julia Leonsson Nämndsekreterare Styrelse & nämndsekretariat Avdelningen Ärendesamordning & kansli Koncernkontoret Västra Götalandsregionen Mobil; Epost: julia.leonsson@vgregion.se

23 w Beslutad av: Fullmäktige, ÄÄÄÄ-MM-DD Diarienummer: RS Giltighet: frän ÄÄÄÄ-MM-DD till ÄÄÄÄ-MM-DD Policy för styrning i Västra Götalandsregionen Dokument för remiss Policyn gäller för: Västra Götalandsregionen innehällsansvar: Koncernavdelning ärendesamordning och kansii Dokumentet ersätter: nytt dokument T(r VASTRA GÖTALANDSREGIONEN -J

24 Sammanfattning Policy fbr styming omfattar Västra Götalandsregionens samtliga nämnder och styrelser och majoritetsägda bolag. Den är framtagen för att översiktligt beskriva de grundläggande principema för styming i Västra Götalandsregionen och visar att Organisationens olika delar bildar en helhet. Policyn tar sin utgängspunkt i kommunallagen och dess bestämmelse om nämndemas ansvar för verksamheten och att nämnderna ska se till att den intema kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs pä ett i övrigt tillfredsställande sätt. Policyn lägger gründen för styrande dokument/styming pä en mer detaljerad nivä

25 Policy för styrning i Västra Götalandsregionen Policyn innehäller grundläggande principer för styrning i Västra Götalandsregionen. Policyn gällerför nämnder, styrelser och kommitteer samt majoritetsägda bolag. I detta dokument skrivs fortsättningsvis nämnder och styrelser. Nämnder och styrelser ska ha en styrning av verksamheten som säkerställer att värde för invänama uppnäs. Det innebär att; uppdrag fullgörs och mal uppnäs i enlighet med regionfullmäktiges beslut överenskommelser och uppdrag genomförs gällande lagar och andra författningar följs styrande dokument för Västra Götalandsregionen är kända och efterlevs verksamheten är effektivt och ändamälsenligt organiserad det flnns fastställda funktioner och processer för intern kontroll Nämnders och styrelsers styrning ska vara tillräcklig för att planera verksamheten utifrän givna uppdrag och resurser genomföra verksamheten följa upp verksamheten utifrän väsentliga aspekter analysera verksamheten som grund för ätgärder och fortsatt utveckling Intern kontroll är en naturlig del av stymingen i Västra Götalandsregionen. En tillräcklig intern kontroll innebär ett strukturerat arbetssätt som integreras i Organisationen. Riktade kontrollätgärder utförs för att inom rimliga gränser säkerställa att stymingen är tillräcklig, att mälen med verksamheten kan näs och att detta sker pä ett effektivt sätt. Den ska även säkerställa att regier och riktlinjer följs samt att rapportering och Information i och om Organisationen är tillförlitlig. Den intema kontrollen ska vara ett redskap för ständigförbättring genom att identiflera, värdera och hantera risker följa upp, rapportera och ätgärda risker och avvikelser Regionstyrelsen beslutar om de riktlinjer som behövs för att stödjapolicyns intentioner.

26 Styrprinciper i Västra Götalandsregionen. Regionfullmäktige i relation till nämnder och styrelser Regionfuilmäktige IlW Nämnder och styrelser Reglementen och ägardirektiv Vrwoniv Uppföljningsdokument Regionfullmäktige tillsätter de nämnder och styrelser som utöver regionstyrelsen behövs för att fullgöra Västra Götalandsregionens uppgifter'. Regionfullmäktige beslutar om reglementen fbr nämnders/styrelsers verksamhet och arbetsformer. I reglementen fordelas och fortydligas ansvar och fbrutsättningar. Regionfullmäktige beslutar även om ägardirektiv fbr de majoritetsägda bolagen. Regionfullmäktige ska besluta i ärenden av principiell beskaffenhet eller av större vikt, exempelvis mal och riktlinjer^ fbr verksamheten, budget och andra styrande dokument. Nämnder och styrelser ska rapportera till regionfullmäktige enligt regionstyrelsens anvisningar. Regionfullmäktige beslutar om ansvarsfrihet fbr nämnder och styrelser. Regionstyrelsen 1relation till nämnder och styrelser Uppsiktsplikt Samordningsansvar Regionstyrelsen har uppsiktsplikt över nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgbr sina äligganden inom olika verksamheter utifrän fullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar fbr Västra Götalandsregionens samlade verksamhet. Samordningsansvaret utövas exempelvis genom att regionstyrelsen är Västra Götalandsregionens personalorgan, att man ansvarar för medelsförvaltningen och att man beslutar om gemensamma riktlinjer i syfte att säkerställa en sammanhällen, ändamälsenlig och effektiv styming av Västra Götalandsregionens verksamheter. Regionstyrelsen har ett särskilt ansvar för samordning av verksamheter som bedrivs i egen regi. Regionstyrelsen beslutar om riktlinjer för verksamhet i egen regi utifrän regionfullmäktiges eller behöriga nämnders inriktningsbeslut. Regionstyrelsen svarar för ägarstöd till verksamheter i egen regi samt övergripande samordning av stöd- och servicefunktioner. Regionstyrelsen företräder VästraGötalandsregionen i egenskap av värdgivare för hälso-och sjukvärdsverksamheter i egen regi. ' Den politiska Organisationen bestäende av nämnder och styrelser beslutas inför varje mandatperiod. Heloch majoritetsägda bolag regieras i särskilda beslut ^Västra Götalandsregionen har en beslutad Struktur för styrande dokument. Begreppet riktlinjer i kommunallagens mening motsvaras i den beslutade Strukturen av vision, mäldokument, policy, budget samt plan beslutad av regionfullmäktige.

27 Relationer mellan nämnder och styrelser samt andra aktörer Nämnder och styrelser Nämnder och styrelser Överenskommelser Avtal Kontrakt Nämnder och styrelser Andra aktörer Utifrän det ansvar som regionfullmäktige har fbrdelat tecknar nämnder och styrelser; överenskommelser med varandra. avtal med andra aktörer. Beställningar och uppdrag, i form av överenskommelser tecknas inom Västra Götalandsregionen eller med av Västra Götalandsregionen majoritetsägda bolag. Överenskommelser mellan nämnder och styrelser ska föregäs av samräd och ömsesidigt bekräftas inom fastställd tidsram. Avtal med andra aktörer kan tecknas efter upphandling eller inom ramen for lagen om valfrihetssystem (LOY). Inom ramen for dels det statliga uppdraget att bedriva regional utveckling och dels for kulturomrädets samverkansmodell ges ocksä uppdrag till extema verksamheter. Relationen till nämndens/styrelsens förvaltning Instruktion till torvaltnlngschef VD-Instruktlon Delegeringsordning Nämnder och styrelser säkerställer att den egna stymingen verkställs bland annat genom beslut om egna styrande dokument och beslut om Instruktion till forvaltningschef eller YD. I delegeringsordning kan nämnden/stjtelsen överfora beslutsrätt till annan. Nämnder och styrelser ska även säkerställa den egna stymingen genom löpande uppfoljning och riktade kontrollätgärder. Förvaltningschef eller YD ansvarar under nämnd/styrelse for att uppdraget utfors. \

28 ÄRENDE NR 3

29 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer KUIV Kultur i Väst Handläggare: Christer Bergman Telefon: E-post: christer.bergman@kulturivast.se Till styrelsen för Kultur i Väst Delegationsordning för Kultur i Väst Förslag till beslut Styrelsen för Kultur i Västs beslutar följande: 1. Delegationsordning för Kultur i Väst godkänns. Sammanfattning av ärendet Styrelsen har att besluta om revidering av delegationsordning för Kultur i Väst. Styrelsen fattade beslut om nuvarande delegationsordning ( 35). I budget 2017 fick Kultur i Väst överta ansvaret för det litterära arrangörsstödet. Delegeringsordningen skall därför uppdateras så att det litterära arrangörsstödet ingår. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande daterat Delegationsordning för Kultur i Väst, dnr KUIV Kultur i Väst Magnus Bäckström Förvaltningschef Christer Bergman Administrativ chef Postadress: Kultur i Väst Göteborg Besöksadress: Rosenlundsgatan 4 Telefon: vx Webbplats: E-post: info@kulturivast.se

30

31

32

33

34

35

36 ÄRENDE A

37 ÄRENDE B Klicka på länken för att komma till dokumentet

38 ÄRENDE C

39 Regionalt arrangörsstöd till kultur för barn och unga 2016 Västra Götalandsregionens regionala arrangörsstöd till kultur för barn och unga innebär att kommuner och arrangörer kan söka subventioner för professionella kulturupplevelser för barn och unga. Alla kommuner har en reserverad summa av stödet som beräknas på antalet invånare mellan 3 och 19 år i kommunen. Kommunerna redovisar de arrangemang för barn och unga som de genomfört under året till Kultur i Väst som administrerar stödet. Kultur i Väst SE Göteborg besök Rosenlundsgatan (0) kulturivast@kulturivast.se org nr På Kulturkatalogen Väst presenteras ett urval av det utbud som är tillgängligt i Västra Götaland för barn och unga. Vilka aktiviteter har genomförts med syfte att informera om det regionala arrangörsstödet och Kulturkatalogen Väst? Delar av det aktuella scenkonstutbudet i Kulturkatalogen Väst presenterades på Scenkonstdagar barn och unga som genomfördes som ett samarbete mellan Kultur i Väst och Riksteatern Väst på Regionteater Väst i Uddevalla i april Under utbudsdagarna informerades det också om Kulturkatalogen Väst och det regionala arrangörsstödet. Delar av det kulturpedagogiska utbudet i Kulturkatalogen Väst presenterades på en studiedag för 250 pedagoger inom förskola och skola i Tanums kommun. Studiedagen genomfördes i samarbete med Tanums kommun och är den del av Tanums satsning på estetiska lärprocesser och kultur som ett verktyg för skolutveckling. Under studiedagen informerades det också om Kulturkatalogen Väst och det regionala arrangörsstödet. Barn- och ungakonsulenterna informerade om stödet och katalogen på en kulturombudsträff i Lidköping Till Scenkonstdagarna barn och unga togs det fram fodral till busskort som ett sätt att sprida och öka kännedomen om arrangörsstödet och Kulturkatalogen Väst. Foldern om det regionala arrangörsstödet till kultur för barn och unga har delats ut i flera sammanhang. På författarututbudsdagen Närproducerat informerades det om arrangörsstödet och Kulturkatalogen Väst. Kulturkatalogen Väst och möjligheten att finnas med där som kulturutövare presenterades på en träff för medlemmar i Konstnärscentrum Väst. 1 (6)

40 Utbetalt t stöd Kultur i Väst har betalat ut totalt drygt 10,6 miljoner kronor i regionalt arrangörsstöd till kulturaktiviteter för barn och unga som genomförts år Alla kommuner i Västra Götaland utom två har använt sig av stödet och barn har omfattats av de redovisade aktiviteterna. Under 2016 nyttjade 47 av 49 kommuner det regionala arrangörsstödet. 30 kommuner har nyttjat hela eller mer än den summa som var reserverad för deras kommun. Till de kommuner som överäskat kunde 13 procent av det överäskade betalas ut. Totalt handlade det om kronor. Under 2016 var det tre kommuner, Färgelanda, Tibro och Karlsborg, som nyttjade mindre än 50 procent av sin reserverade subvention. Två av dem, Karlsborg och Tibro, nyttjade inga pengar alls av sin reserverade pott. I alla de tre kommunerna har samordnaren slutat under året och det har tagit tid att hitta en ersättare. I en av kommunerna saknas det fortfarande samordnare redovisade kommunerna in omkostnader som var högre än den summa som reserverats till detta. Eftersom inte alla kommuner nyttjat hela sin subventionspott kunde kronor överföras till omkostnadssidan, vilket innebar att 100 procent av omkostnaderna kunde betalas ut. Så har det regionala arrangörsstödet använts 2016 Vid en tillbakablick några år blir det tydligt att det växlar från år till år vad kommunerna använder det regionala arrangörsstödet till. En konstform eller typ av aktivitet som får höga siffror ett år kan kommande år ha mycket lägre siffror för att nästa år ha ökat igen. Allt beroende på om någon eller några kommuner gjort en särskild satsning på någon konstform eller en typ av arrangemang. Fortfarande är det dock så att det regionala arrangörsstödet i störst utsträckning används för att köpa in scenkonstföreställningar till kommunerna och då framför allt teaterföreställningar. Antalet barn som fått del av aktiviteter genomförda med det regionala arrangörsstödet 2016 har minskat något i jämförelse med 2015 men är högre än det låga antalet Vad som är anledning till att antal barn minskar vet vi inte säkert. En förklaring skulle kunna vara att det skett en förändring i vilka åldersgrupper av barn som tar det av aktiviteter genomförda med det regionala arrangörsstödet. Vi kan se att det i dag är flest barn i de lägre åldrarna (förskola och årskurs 1 till 3) som tar del av aktiviteterna. Samtidigt har inte antalet föreställningar minskat. Föreställningar för de här åldersgrupperna spelar i regel för en mindre publik än produktioner för äldre barn. Det skulle kunna förklara varför kostnaderna och antalet föreställningar ligger på samma nivå samtidigt som antalet barn minskar. Den troliga förklaring till förändringen i vilka åldrar som tar del av arrangörsstödet är införandet av Skapande skola. I statistiken för arrangörsstödet kan vi se en förskjutning från de äldre åldrarna till de yngre barnen sedan införandet av det statliga stödet. Antalet barn som tagit del av till exempel arkitektur, natur- och kulturarv och teater har ökat medan de övriga konstformerna ligger på samma nivå som förra året eller har minskat något. 2 (6)

41 I statistiken finns från och med i år två nya kategorier. Det är slöjd som numera särskiljs från natur- och kulturarv och nycirkus/cirkus som tidigare sorterats under annan scenkonst. Resor Antalet resor som genomförts med stöd av det regionala arrangörsstödet har varierat något de senaste åren men ändå stadigt legat på över 400 resor per år minskade dock antalet resor och totalt har det genomförts 309 resor med stöd av det regionala arrangörsstödet. Det är en rejäl minskning som till och med hamnar under den låga nivån Vi kan se att några av de kommuner som de senaste åren genomfört många resor i år minskat sitt resande vilket sammantaget påverkar det totala antalet resor. Varför kommunerna genomfört färre resor under 2016 är oklart. De resorna som gjorts har framför allt gått till natur- och kulturarvsverksamheter och till GöteborgsOperan och Konserthuset i Göteborg för att lyssna på musik. Ekehagens forntidsby i Falköpings kommun är år efter år det mest besökta resmålet. På andra plats 2016 kommer Göteborgs Operan, följt av Navet Sjuhärads Science Center i Borås. Det är kommunerna i Fyrbodal genomfört flest resor med stöd av det regionala arrangörsstödet under Kulturpedagogik Under 2016 har ungefär 3 miljoner kronor av regionala och kommunala medel nyttjats till kulturpedagogiska aktiviteter. Det är en ökning i jämförelse med 2015 års 2,6 miljoner kronor. Tiden som avsatts för kulturpedagogiska aktiviteter har också ökat under 2016 med drygt 200 timmar. Antalet barn och ungdomar som deltagit i aktiviteterna har dock minskat både i jämförelse med år 2015 och Inom arkitektur, dans, musik, natur- och kulturarv och teater har antal elever ökat. Men det är framför allt inom litteratur som det skett en stor ökning på antalet kulturpedagogiska timmar från 195 timmar 2015 till 1316 timmar En möjlig förklaring kan vara att i den stora satsning på läsfrämjande insatser även leder till att fler väljer att arbete med elevernas eget skivande och berättande som en del av det arbetet. Scenkonstföreställningar Det totala antalet köpta scenkonstföreställningar ökade något 2016 i jämförelse med 2015 men ligger fortfarande lägre i jämförelse med åren 2008 till Fortfarande är det framför allt teaterföreställningar som köps in med hjälp av det regionala arrangörsstödet och antalet teaterföreställningar har ökat för första gången på flera år. Musiken ligger kvar på ungefär samma antal som 2015 medan dansen har minskat något och även antalet filmvisningar. Fortbildning Antalet vuxna i fortbildning växlar från år till år. Under 2016 har antalet ökat igen efter att 2015 legat på en låg nivå. Under 2016 har 1422 vuxna deltagit i fortbildning och då framför allt inom områden film och musik. Effekt: 3 (6)

42 Arbetet med arrangörsstödet är kontinuerligt och långsiktigt, för Västra Götalandsregionen och för kommunerna, där den interna strukturen och ekonomin i kommunen är avgörande för kommunernas arbete med barn- och ungdomskultur. De flesta kommuner använde sin reserverade pott, eller mer, under För att kunna betala ut 100 procent av omkostnaderna gjordes en omfördelning från subventionsdelen (cirka kronor.) De kommuner som redovisat in för mer än sin reserverade pott fick ut 13 procent av sin överäskning. Under 2016 har en översyn av det regionala arrangörsstödet gjorts. I samband med översynen skickades en enkät ut till kommunernas samordnare. Både enkäten och översynen visar på det regionala arrangörsstödet viktiga roll för att barn och unga i Västra Götalandsregionen ska få ta del av professionell konst och kultur. Regional spridning: Alla kommuner utom två nyttjade det regionala arrangörsstödet Arbetsmetodik/strategi: Stöd, nätverk, utredningar och konsultation. Kommunala samordnare Två gånger per år bjuds de kommunala samordnarna in till samordnarträffar och en gång per år är det utbildning för nytillkomna samordnare. I maj genomfördes en gemensam resa med 15 samordnare till Scenkonstbiennalen för barn och unga, BIBU, i Helsingborg, som innehöll både scenkonst och seminarier. Höstens samordnarträff genomfördes i Borås i oktober. Temat för träffen var barns delaktighet i kulturverksamheter ur olika perspektiv. Kulturförvaltningen i Borås berättade om hur de jobbat med barns och ungas delaktighet och om kommunens satsning på unga som sommarjobbat som kommunutvecklare och haft som uppdrag att se över hur man kan locka fler åringar till Kulturhuset i Borås. Vi fick också en unik möjlighet att som vuxenpublik uppleva Regionteater Västs interaktiva scenkonstföreställning Världsrekordet för högstadiet, där man har arbetat med delaktighet. Efter föreställningen berättade Regionteater Väst om tankar och erfarenheter kring delaktighet under processen med föreställningen. På eftermiddagen fick vi besöka Knacka på! barnens kulturrum i Borås och fick höra om hur de jobbar med små barns delaktighet i sin verksamhet och fick en visning av lokalerna. Den 21 september genomfördes en träff för de som är nya samordnare. Under 2016 är det många kommuner som har bytt samordnare och träffen var välbesökt. Effekt: Att samordnarna får tillfälle att mötas och utbyta erfarenheter och kunskap bidrar till att stärka dem i deras arbete och att de känner en regional 4 (6)

43 tillhörighet. Resan till BIBU är uppskattad som kompetensutveckling på scenkonstområdet, och ger tillfälle att reflektera med kollegor och Kultur i Västs konsulenter. Samordnarträffarna är också ett viktigt tillfälle för Kultur i Väst att inspirera kring arbete med delaktighet mångfald, tillgänglighet och jämställdhet. Regional spridning: Representanter från 15 kommuner deltog i samordnarresan till BIBU, Scenkonstbiennal för barn och unga, och 30 kommuner deltog i höstens samordnarträff. På träffen för nya samordnare deltog representanter från sju kommuner. Arbetsmetodik/strategi: Konsultation, rådgivning och fortbildning Kulturkatalogen Väst, Kulturkatalogen Väst är idag en omfattande utbudskatalog där till exempel arrangörer, lärare, fritidsgårdar, föreningar och bibliotek kan hitta föreställningar inom dans, teater och musik men också söka efter konstnärer och kulturutövare som är intresserade av att arbeta med barn och unga. Kännedomen om Kulturkatalogen Väst är stor. Kulturkatalogen Väst är den gemensamma utgångspunkten för Scenkonstdagarna barn och unga och för KulturpedX, inspirationsdagarna kring kulturpedagogik. Kulturkatalogen Väst, är efter startsidan, den sida som har flest besök på kulturivast.se. Kännedomen om sidan har ökat stadigt de senaste åren. Under 2016 är antalet besök på sidan något lägre i jämförelse med året innan. Det totala antalet besök är på sidan var under (det vill säga både direkt till sidan och via kulturivast.se) jämfört med besök Man stannar 2 minuter och 19 sekunder på sidan i snitt. Avvisningsfrekvens (antal besök på endast en sida, man går in på en direktlänk och lämnar sidan efter det) är knappt 78 procent. En förklaring till det minskade antalet besökare kan vara att det under en kort period under 2016 var tekniska problem med sidan och under den perioden har eventuella besökare på sidan inte registrerats. Under 2016 har det inte gjorts någon större teknisk utveckling av Kulturkatalogen Väst. Under året har det dock varit mycket arbete med sidan på grund av tekniska problem som uppstod i samband med att Kultur i Väst lanserade en ny hemsida. Effekt: Kulturkatalogenvast.se är en välbesökt sida och kännedomen om sidan är hög. 5 (6)

44 Regional spridning: Ett stort antal aktörer i kommunerna i Västra Götaland har kännedom om Kulturkatalogen Väst. Fortbildning och konsultation Barns och ungas möjlighet att få ta del av professionell kultur men också själva få skapa är ofta avhängigt ett vuxeninitiativ. Arbetet med kultur för barn och unga handlar därför i stor utsträckning om att inspirera och fortbilda de vuxna som möter barnen och ungdomarna, i skolan, på fritids, på fritidsgårdar, på bibliotek eller inom föreningslivet. Kultur i Väst har under åren tagit fram olika former av handledningar och verktyg för att underlätta arbetet med kultur för barn och unga. En sådan handledning är Handbok för kulturprojekt i skolan som uppdaterades och trycktes på nytt under Handboken är efterfrågad och har även fått nationell spridning. Bland annat hänvisar Kulturrådet till Kultur i Västs handbok på sin sida med information om Skapande skola. Även i samband med KulturpedX och minikursen Möjligheter och omöjligheter att verka som konstnär och kulturutövare i skolan, presenterades Handboken för kulturprojekt i skolan. Effekt: Kunskaperna om hur skolan och kulturutövare kan samarbeta på ett bra sätt för att möjliggöra att barn och unga får ta del av kultur inom ramen för skolans verksamhet har ökat. Regional spridning: Handboken för kulturprojekt i skolan sprids till intresserade i hela regionen dels genom att den lyfts i relevanta sammanhang dels genom att den går att beställa på Kultur i Västs hemsida. Att Kulturrådet hänvisar till Handboken på sin hemsida bidrar även till att den sprids nationellt. Pilotprojekt med grund i Landskapskonventionen I juni 2015 beslutade Kulturnämnden att utöka arrangörsstödet med 1,5 miljoner tillfälligt under Medlen skulle gå till pilotprojekt med grund i Landskapskonventionen och genomföras i samarbete med skolor, kulturarvsinstitutioner, Västarvet och civilsamhället. Det gjordes en utlysning och 11 projekt beviljades pengar. Projekten genomfördes under våren Erfarenheterna och resultaten av de genomförda projekten presenterades under ett halvdagsseminarium under hösten Kultur i Väst har också återrapporterat arbetet till Kulturnämnden. Maud Lindström Konsulent barn och unga Jenny Berner Konsulent barn och unga 6 (6)

45 ÄRENDE D

46 1 (1) Kurser och konferenser Datum Diarienummer KUIV Kultur i Väst Handläggare: Clara Hansson Telefon: E-post: clara.hansson@kulturivast.se Till styrelsen för Kultur i Väst Kurser och konferenser Sammanfattning Den ledamot eller ersättare som önskar delta på Framefredag 2017 den 5 maj i Göteborg beviljas detta. Anmälan sker till styrelsens sekreterare. Framefredag 2017 Om att se, prata, reflektera samt om att skapa film med barn och unga som målgrupp. Frågan om att utveckla och komma igång med filmprojekt med barn och unga behandlas. Nya och intressanta filmer och filmprojekt för målgruppen presenteras och dagen avslutas med en förhandsvisning. Kurser och konferenser i höst I höst äger bland annat följande kurser och konferenser rum: - Barnkulturkonferensfestivalen PRIO 0TILL18, 6 8 september. Arvodesbestämmelser Enligt Västra Götalandsregionens arvodesbestämmelser för förtroendevalda gäller att respektive nämnd/styrelse har att besluta om deltagande vid kurs/konferens. För deltagande eller medverkande i endagskonferenser, temadag, studiebesök m.m. utgår halvt dagarvode. Postadress: Kultur i Väst Göteborg Besöksadress: Rosenlundsgatan 4 Telefon: vx Webbplats: E-post: info@kulturivast.se

47 ÄRENDE E

48

49

50

51 Kriskommunikationsplan för Västra Götalandsregionen Regionstyrelsen RS Kriskommunikationsplan för Västra Götalandsregionen

52 2 Innehåll 1 Inledning Sammanfattning Grundläggande principer och samverkan Gemensamt mål Lokala förvaltningsplaner och ansvar Kommunikationsdirektörens ansvar Samverkan RTiB och koncernkontorets presstjänst/kib Ansvar för lägesbild och dokumentation Budskap Utgångspunkter Kriskommunikationens syfte Principer och förhållningssätt Lagar, offentlighet och sekretess Arbetssätt och rutiner Organisation och ansvar Samverkan Intern kommunikation Målgrupper Informationskanaler Omvärldsbevakning Tekniska verktyg för samverkan Loggbok Uppföljning och utvärdering Utbildningar och övningar Begreppet störning Bilagor Bilaga: Lokal plan för kommunikation vid störningar Bilaga: Loggbok Bilaga: Lägesbild Bilaga: Kommunikativ lägesbild Kriskommunikationsplan Regionstyrelsen Västra Götalandsregionen

53 3 1 Inledning I samband med händelser som innebär störningar i verksamheten är det viktigt med väl fungerande kommunikation. Förmågan att sprida tillräcklig och korrekt information påverkar förståelsen för situationen och dess konsekvenser. Framgångsrik kommunikation kännetecknas av samordning, struktur, förberedelse, utbildning och övning. Så mycket som möjligt bör vara förberett innan händelsen, redan i vardagen, eftersom tid oftast är en faktor i sig. I enlighet med Regionfullmäktiges beslut om Västra Götalandsregionens regionala krishanteringsplan (DNR: RS ) har en kriskommunikationsplan tagits fram. Den omfattar utgångspunkter, principer, ansvar och arbetssätt för kommunikation vid en kris eller störning. Kriskommunikationsplanen ska vara ett stöd i både beredskaps- och krisarbetet. Planen vänder sig till de chefer och medarbetare som är en aktiv del av Västra Götalandsregionens störnings- och krisberedskap. För att underlätta samverkan och hantering mellan olika samhällsaktörer har delar av länsstyrelsens dokument Kriskommunikationssamverkan i Västra Götalands län, inriktning och rutiner, inkluderats i denna kriskommunikationsplan. Länsstyrelsens dokument är baserat på Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps dokument Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörning, vilket i sin tur har stor påverkan på den svenska krisberedskapen och krishanteringen. I kriskommunikationsplanen kompletteras begreppet kris med det bredare begreppet störning. En störning påverkar verksamheten utöver vardagen men kan till skillnad från krisen vara både vara positiv och planerad. En störning är ingen kris men kan i beredskapssyfte kräva planering och stora insatser för att inte utvecklas till en krissituation. Kriskommunikationsplan Regionstyrelsen Västra Götalandsregionen

54 4 2 Sammanfattning Västra Götalandsregionens regionala kriskommunikationsplan är en utgångspunkt, inriktning och ett stöd för kommunikation vid kriser och störningar. Planen är framtagen i enlighet med Regionfullmäktiges beslut om Västra Götalandsregionens regionala krishanteringsplan (DNR: RS ) 2.1 Grundläggande principer och samverkan I en krissituation har alla aktörer samma ansvar för information och kommunikation som under normala förhållanden. Krisen hanteras i första hand där den inträffar (närhet). Verksamheten fungerar, så långt det är möjligt, på samma sätt som i vardagen (likhet). Den som normalt ansvarar för ledning och kommunikation bär även ansvaret i en krissituation (ansvar). Förvaltningar och bolag är skyldiga att samverka med andra aktörer (utökade ansvarsprincipen). Aktörerna har ett gemensamt ansvar att kontakta varandra, för att både begära och erbjuda hjälp. Denna kontakt ska ske redan i ett tidigt skede och i första hand mellan verksamheter som liknar den egna. När krisen riskerar att hota Västra Götalandsregionens varumärke kan regiondirektören besluta om undantag från de tre grundprinciperna (närhet, likhet och ansvar) och ta över ägandet och ledningen av kommunikationen. 2.2 Gemensamt mål Det gemensamma målet är att hantera krisen så bra som möjligt, totalt sett. En helhetssyn ska prägla kriskommunikationsarbetet. Det ska finnas förståelse för olika perspektiv och en lyhördhet för andra aktörers behov, förutsättningar och arbetssätt. 2.3 Lokala förvaltningsplaner och ansvar Alla förvaltningar ska ha en plan för hur de hanterar kommunikation vid störningar och kriser. Planen ska vara en del av, eller en bilaga till, förvaltningens egen krishanteringsplan eller den katastrofmedicinska beredskapsplanen. Den ska omfatta rutiner för larm och kontakt med lokal tjänsteman i beredskap/motsvarande (LTiB), regional tjänsteman i beredskap (RTiB) samt koncernkontorets presstjänst och kommunikatör i beredskap (KiB). Förvaltningens planering ska omfatta uthållighet över tid och försäkran om möjlighet till förstärkning, i första hand lokalt, i andra hand regionalt. En förvaltning som befinner sig i kris ska ha stöd av en funktion med ett tydligt uppdrag att hantera krisens kommunikativa aspekter. Funktionen ska vara en självklar del i krishanteringen. Funktionen ansvarar lokalt för kommunikationsanalys, planering, omvärldsbevakning, samordning, ledning och genomförande av så väl intern som extern kommunikation. Funktionen upprätthåller pressjour och kommunikatör i beredskap. Kriskommunikationsplan Regionstyrelsen Västra Götalandsregionen

55 5 2.4 Kommunikationsdirektörens ansvar Kommunikationsdirektören ansvarar för att den regionala kommunikativa krisberedskapen är god. På regional/regiongemensam nivå ansvarar kommunikationsdirektören för kommunikationsanalys, samordning, ledning, planering, omvärldsbevakning och genomförande av regiongemensam så väl intern som extern kommunikation. Kommunikationsdirektören ansvarar även för regional uthållighet över tid och stöd till enskilda förvaltningar. Vid regionala störningar och kriser ansvarar kommunikationsdirektören för kommunikationsstöd till regiondirektören, Regional särskild sjukvårdsledning och Regional krisledningsstab, liksom för samverkan med regional tjänsteman i beredskap (RTiB), beredskapschef och koncernsäkerhetschef. 1 I samband med lokal kriser ansvarar kommunikationsdirektören för att, efter förfrågan, stötta den lokala krisledningen tills det lokala kommunikationsstödet upprättats enligt plan. 2.5 Samverkan RTiB och koncernkontorets presstjänst och KiB Regional tjänsteman i beredskap (RTiB), ansvarar initialt för samhälls- och verksamhetsstörningar med regional påverkan Koncernkontorets presstjänst hanterar initialt förtroendestörande regionala händelser. Utanför kontorstid ansvarar Kommunikatör i beredskap (KiB) för den initiala krisberedskapen. RTiB, presstjänsten/kib har ömsesidigt kontaktansvar samt ansvar för larm och information till berörda direktörer, chefer och verksamheter. 2.6 Ansvar för lägesbild och dokumentation En lägesbild ska alltid upprättas i händelse av kris. Vid verksamhets- eller samhällsstörningar samt katastrofmedicinsk händelse ska den drabbade förvaltningen förmedla larm och lägesbild till RTiB. Om händelsen är en ägar- eller förtroendefråga ska den drabbade förvaltningen larma och förmedla lägesbild till Koncernkontorets presstjänst/kib. Som ett komplement bör den drabbade förvaltningen även upprätta en kommunikativ lägesbild för händelsens kommunikativa aspekter, aktiviteter, målgrupper, kanaler och budskap med mera. Lägesbilder ska uppdateras av den drabbade förvaltningen så länge händelsen pågår. 1 Från den 1 januari 2017 kommer de två tjänsterna, koncernsäkerhetschef och beredskapschef, att ersättas av en tjänst med titeln beredskaps- och säkerhetschef. Kriskommunikationsplan Regionstyrelsen Västra Götalandsregionen

56 6 Vid en regional händelse ansvarar koncernkontorets presstjänst/kib för att upprätta en regional kommunikativ lägesbild. Alla aktiviteter och beslut som har koppling till en krishändelse ska snarast möjligt dokumenteras i en elektronisk loggbok. Loggboken gör det möjligt att följa upp och utvärdera händelserna och främjar samverkan med övriga aktörer. 2.7 Budskap När en störning eller kris involverar flera aktörer är det viktigt med samstämmiga budskap. Varje aktör lämnar endast information om den egna verksamheten. Vid behov går det att komma överens om en annan hantering. Ansvarig ledning för krisen beslutar vilka målgrupper och informationskanaler som ska prioriteras. Eftersom kriskommunikationens uppgift i första hand är att ge stöd åt krishanteringen samt att stilla oro bör framförallt två typer av målgrupper prioriteras: interna målgrupper samt medier. Kriskommunikationsplan Regionstyrelsen Västra Götalandsregionen

57 7 3 Utgångspunkter 3.1 Kriskommunikationens syfte Syftet med krishantering är att trygga människors liv och hälsa, förhindra eller begränsa skador på egendom och miljö samt att upprätthålla samhällsviktiga verksamheter. I förlängningen innebär detta även ett skydd av grundläggande värden som demokrati, jämlikhet, rättvisa, integritet och förtroende. En viktig del i krishanteringen är även förmågan att sprida tillräcklig och korrekt information om händelsen. Det övergripande syftet med kommunikationen och kommunikationsarbetet vid en händelse är att vara ett stöd för hanteringen av händelsen och dess konsekvenser. Ett andra syfte är att hantera "bilden av händelsen". Västra Götalandsregionen ska kunna ge korrekt information till medarbetare och allmänhet i syfte att bidra till största möjliga förståelse för situationen, dess konsekvenser och dess hantering. God kriskommunikation hjälper till att bygga upp förtroendet hos medarbetare, allmänhet och media. Med ett högt förtroende ökar möjligheten att hantera händelsen på bästa sätt. Syftet för kommunikationen vid en kris är att ge målgrupperna en god bild av händelsen och dess konsekvenser ge kunskap som grund för gruppers och individers agerande och arbete motverka panik eller onödig oro visa handlingskraft Det viktigaste att initialt förmedla vid en kris är vad som hänt händelsens omfattning händelsens konsekvenser vidtagna åtgärder planerade åtgärder kontaktpersoner i organisationen var och när ny information ges Kommunikationen vid en händelse ska vara sann snabb faktabaserad öppen lättillgänglig trovärdig lätt att förstå även under stress målgruppsanpassad Kriskommunikationsplan Regionstyrelsen Västra Götalandsregionen

58 8 Att informationen är snabb och öppen står inte i motsatsförhållande till att den ska vara sann, faktabaserad och trovärdig. Det gäller att så snabbt som möjligt informera om så mycket som möjligt och att kontinuerligt informera om händelseutvecklingen. Etiska övervägningar är nödvändiga men man får aldrig avstå helt från att informera med hänvisning till att man inte är säker på alla uppgifter. Istället ska det tydligt framgå i informationen vad man inte kan svara på och om det råder osäkerhet om den bild eller de uppgifter man har vid ett givet tillfälle. 3.2 Principer och förhållningssätt Agera som i vardagen ansvar, likhet, närhet Ansvaret för Västra Götalandsregionens kriskommunikation styrs av samma tre principer och inriktning som ligger till grund för det svenska krishanteringssystemet. Ansvarsprincipen: Den som har ansvarar för en verksamhet under normala förhållanden har ansvaret också under en störning. I ansvaret ligger även att samverka med övriga berörda aktörer. Likhetsprincipen: En verksamhet ska så långt det som möjligt fungera på liknande sätt vid en störning som i vardagen. Verksamheten ska så långt det som möjligt även utföras på samma plats som under normala förhållanden. Närhetsprincipen: En störning ska hanteras där den inträffar och av dem som är närmast berörda och ansvariga. De grundläggandande principerna, ansvar, närhet och likhet innebär i praktiken att alla aktörer, interna som externa, även har samma informationsansvar under en störning som vid normala förhållanden. Skyldighet att samverka och stödja Utökade ansvarsprincipen Ytterligare en grundläggande princip är den så kallade utökade ansvarsprincipen. Enligt denna har varje aktör ansvar och skyldighet att i en krissituation samverka med och stödja andra. Principen gäller även för samverkan kring kommunikation. Principen gäller så väl internt, mellan Västra Götalandsregionens verksamheter, som mellan Västra Götalandsregionen och externa aktörer. Vid en lokal störning ska kommunikationssamverkan i första hand ske på lokal nivå med lokala aktörer. Vid en regional störning eller samhällsstörning sker samverkan på regional nivå. Internt bör Västra Götalandsregionens verksamheter främst söka kriskommunikationssamverkan med en verksamhet som liknar den egna, och som arbetar inom det egna verksamhetsområdet. Detta eftersom det hos en liknande verksamhet finns en större kunskap och förståelse för uppgift och funktion samt troligen en någorlunda samstämmig bild och vana av hur kriser som drabbar verksamheten kan och bör hanteras. Kriskommunikationsplan Regionstyrelsen Västra Götalandsregionen

59 9 Gemensamt kontaktansvar Vid en kris bör man tidigt be om stöd om de egna resurserna inte räcker till. Ansvaret är ömsesidigt. Verksamheter som har möjlighet har även skyldighet att tidigt erbjuda stöd och hjälp till den drabbade verksamheten. Kontaktansvaret gäller även mot externt samverkande myndigheter och aktörer Helhetssyn och perspektivförståelse I en krissituation är det sällan enbart den egna verksamheten som påverkas. Därför bör arbetet vid en krissituation alltid präglas av lyhördhet för andra aktörers behov, förutsättningar, arbetssätt och tolkning av krisen. Att se händelsen ur flera perspektiv och som helhet underlättar samverkan med andra aktörer. 3.3 Lagar, offentlighet och sekretess Offentlighetsprincipen, Tryckfrihetsförordningen, Offentlighet- och sekretesslagen och alla andra lagar och förordningar gäller på samma sätt i en kris som i vardagen. De som har en kommunikationsuppgift i beredskapsorganisationen ska ha goda kunskaper i offentlighet och sekretess för att kunna hantera situationen vid en störning Allmän handling Kommunikation på exempelvis intranätet, via e-post, fax eller SMS är i de flesta fall allmän handling och ska efter sekretessprövning skyndsamt lämnas ut. Beslut som fattas av krisstab eller -ledning kan vara allmän handling. Varje förfrågan ska prövas med stöd av Västra Götalandsregionens juridiska kompetens. En krisstab bör därför upprätta en kontakt med jurist. Vid olyckor med skador och avlidna vill medierna komma i kontakt med patienter och anhöriga. Västra Götalandsregionen måste på alla sätt värna patientsekretessen. Det dock kan finnas tillfällen då man kan medverka till att underlätta kontakten mellan patienter eller anhöriga och media Västra Götalandsregionen inte allmän plats Västra Götalandsregionens lokaler, fastigheter och verksamheter är inte allmän plats. Utgångspunkten är därför att den som vistas inom Västra Götalandsregionens verksamhet eller egendom måste ha ett ärende som har en koppling till VGR:s verksamhet för att vistas där. Detta gäller så väl patienter, besökare som allmänhet och journalister Generellt fotoförbud Generellt råder även fotoförbud inom Västra Götalandsregionens sjukvårdsverksamheter. Lokala undantag, bestämmelser och rutiner är dock tillåtna och fastställs av förvaltningarna. Tillstånd för fotografering kan lämnas av förvaltningschef. Kriskommunikationsplan Regionstyrelsen Västra Götalandsregionen

60 10 4 Arbetssätt och rutiner 4.1 Organisation och ansvar Funktion för kommunikation En förvaltning som befinner sig i kris ska ha stöd för sin kommunikation av en funktion med ett tydligt uttalat uppdrag att kommunicera. Kommunikation är en stödfunktion och ska vara en självklar del i krisarbetet. Om en krisledningsgrupp/- stab upprättas ska funktionen ingå i denna. En funktion med kommunikationsansvar ska hantera omvärldsbevakning och kommunikativ analys dokumentera kommunikationsarbetet samordna kommunikationen formulera budskap hantera publicering på webbsidor och sociala media ta hand om presskontakter göra utskick av pressmeddelanden kalla media till eventuella presskonferenser Lokalt förvaltningsansvar Enligt ansvars-, närhets- och likhetsprincipen ska en händelse hanteras av den förvaltning där den inträffar. Varje förvaltning och bolag ansvarar för att beredskapen inför händelser och kriser är god. Förvaltningar och bolag ska genomföra en risk- och sårbarhetsanalys upprätta lokal kommunikationsplan för störningar som bilaga till, förvaltningens egen krishanteringsplan eller den katastrofmedicinska beredskapsplanen upprätta rutiner för larm och kontakt med lokal tjänsteman i beredskap, LTiB/motsvarande utpekad kontaktfunktion. Saknas LTiB ska rutiner för larm upprättas med RTiB. Vid en kris ska berörd förvaltning eller bolag upprätthålla funktionen pressjour/kommunikatör (eller motsvarande) i beredskap ge kommunikationsstöd till förvaltningens krisstab/-ledning sörja för uthållighet över tid och försäkra sig om att det finns möjlighet till förstärkning, i första hand lokalt, i andra hand regionalt. samordna och leda det lokala kommunikationsarbetet vid händelsen samordna kommunikationsarbetet och kommunikationsinsatser med interna och externa aktörer Kriskommunikationsplan Regionstyrelsen Västra Götalandsregionen

61 11 hantera om-/invärldsbevakning dokumentera arbetet i en elektronisk loggbok som enkelt kan sparas och delas (Se vidare avsnitt 4.8 Loggbok). Observera att dokumentation i en kris kan vara sekretessbelagd. larma och informera RTiB informera kommunikationsdirektören eller koncernkontorets presstjänst/kib I en krissituation är det bättre att, om det är möjligt, ta i för mycket i början eftersom det är svårt att hinna ikapp när krisen är ett faktum och lever sitt eget liv. Undantag för skydd av varumärket Kommunikation vid kriser hanteras som regel av den verksamhet som är drabbad. Inom Västra Götalandsregionen kan dock regiondirektören besluta om undantag. Om händelsen riskerar att starkt påverka Västra Götalandsregionens varumärke och anseende kan regiondirektören fatta beslut om att överta ägandet och ledningen av kommunikationen i samband med krisen Regionalt ansvar Regionalt ansvarar kommunikationsdirektören för att den regionala kommunikativa krisberedskapen inför händelser och kriser är god. Kommunikationsdirektören ansvarar för övergripande struktur och uppbyggnad av en fungerande kommunikation vid störningar, anpassad till Västra Götalandsregionens krishanteringsprocess Vid regionala händelser ansvarar kommunikationsdirektören för kommunikationsstöd till regiondirektören, Regional särskild sjukvårdsledning (RSSL) och Regional krisledningsstab samverkan med RTiB, beredskapschef och koncernsäkerhetschef att vid behov upprätta 24-timmars jourberedskap/pressjour att upprätta en regional kommunikationsplan att samordna och leda kommunikationsarbetet vid störningar som berör flera förvaltningar, bolag eller hela Västra Götalandsregionen att vid en kris eller hot om kris upprätta funktion för regional samordning av kommunikation i vissa fall ledning och styrning av kriskommunikation att vid behov samordna regional kommunikation och budskap att, efter förfrågan och under ett initialskede, stötta lokal krisledning i en förvaltning eller ett bolag till dess det egna kommunikationsstödet upprättats enligt lokal kommunikationsplan regional uthållighet över tid samt stöd till enskilda förvaltningar att samordna kommunikationsarbete och -insatser med externa regionala aktörer kommunikationsstöd till regionalt eller nationellt upprättad krisledning Kriskommunikationsplan Regionstyrelsen Västra Götalandsregionen

62 12 Kommunikatör i beredskap För att ytterligare förstärka beredskapen inrättas under 2017 funktionen Kommunikatör i beredskap (KiB). Funktionen innebär att det finns en utsedd kommunikatör i beredskap även utanför presstjänstens öppettider, helgfria vardagar kl Med KiB höjer koncernkontoret tillgängligheten för massmedia samt Västra Götalandsregionens tjänstemän och politiker och kan snabbt, utan fördröjning, starta ett kommunikationsarbete/-insats. Verksamhetsstörande händelser Samhälls- och verksamhetsstörningar som involverar den regionala nivån, hanteras initialt RTiB. RTiB ansvarar för att omgående informera, beredskapschef, koncernsäkerhetschef, kommunikationsdirektör, koncernstabsledning samt koncernkontorets presstjänst/kib. Vid allvarliga fall ska RTiB informera regiondirektören. Förtroendestörande händelser Vid förtroendestörande händelser, som involverar den regionala nivån, hanteras händelsen initialt av koncernkontorets presstjänst/kib. Presstjänsten/KiB ansvarar för att omgående informera, RTiB, koncernsäkerhetschef, kommunikationsdirektör, samt koncernstabsledning. Vid allvarliga händelser ska presstjänsten/kib informera regiondirektören. 4.2 Samverkan Samordnade budskap För att undvika att organisationens förtroende skadas är samstämmiga uppgifter och budskap en av de viktigaste delarna vid kriskommunikation. Splittrad eller motsägelsefull information skapar förvirring och osäkerhet. Vid en händelse där flera aktörer är inblandade behöver kommunikationen därför samordnas. Ansvarig chef eller krisledning är även ytterst ansvarig för kommunikation och samordning av budskap och kommunikationsinsatser. Det är ansvarig chef som beslutar om vilken information som ska lämnas och av vem. I enlighet med ansvars- och likhetsprinciperna är varje förvaltning ansvarig för informationen om sin verksamhet. Detsamma gäller samverkande samhällsfunktioners kommunikation externt. Principen är att varje organisation och förvaltning endast lämnar information om det den ansvarar för men det kan i vissa fall vara nödvändigt att samverkande aktörer lämnar överenskommen information om andra verksamheter, framförallt till media, för att minska trycket totalt Larm upprätta och förmedla lägesbild Vid kris eller hot om kris ska verksamhetsansvarig omgående se till att en lägesbild tas fram. Vid samhälls- och verksamhetsstörande samt katastrofmedicinska händelser ska larm och lägesbild förmedlas till RTiB. Om händelsen är en ägar- eller Kriskommunikationsplan Regionstyrelsen Västra Götalandsregionen

63 13 förtroendefråga ska larm och lägesbild förmedlas till Koncernkontorets presstjänst/kib. Lägesbilden ska, förutom läget även innehålla information om risk för den medicinska säkerheten inom hälso- och sjukvården eller annan fara för skyddsvärda objekt eller resurser. Berörda förvaltningar ansvarar för att hålla uppdatera och kontinuerligt förmedla lägesbilden vidare till RTiB och koncernkontorets presstjänst/kib. RTiB och presstjänst/kib ansvarar för larm till VGR-interna aktörer däribland kommunikationsdirektören, koncernsäkerhetschefen och beredskapschefen samt vid en allvarlig händelse regiondirektören. Bild: Illustration larmvägar Kommunikativ lägesbild För att stötta kommunikationsarbetet vid en kris kan lägesbilden kompletteras med punkter som belyser krisens kommunikativa delar en kommunikativ lägesbild. Den kommunikativa lägesbilden sammanfattar bland annat identifierade kommunikationsbehov, genomförda och planerad kommunikationsinsatser, resurser för kommunikationsarbete, behov av samverkan samt hur krisen beskrivs och uppfattas av omvärlden. upprättas av kommunikationsfunktionen i samverkan med ansvarig krisledning främjar samverkan mellan flera aktörer så väl interna som externa används med fördel när det, i samverkan mellan flera aktörer, finns behov av en samlad lägesbild och samstämmiga budskap Kriskommunikationsplan Regionstyrelsen Västra Götalandsregionen

64 14 Vid en regional händelse ansvarar koncernkontorets presstjänst/kib för att upprätta en första kommunikativ lägesbild. Se vidare bilagorna 5.3 Lägesbild och 5.4 Kommunikativ lägesbild Samverkan med externa aktörer Vid en störning har Västra Götalandsregionen, inom sitt ansvarsområde, skyldighet att samverka med andra samhällsfunktioner. Samverkande samhällsfunktioner kan vara SOS Alarm, polis, räddningstjänst, länsstyrelse, kommuner, Socialstyrelsen, Smittskyddsinstitutet och andra landsting/regioner i Sverige och utomlands. Det kan också vara företag eller andra aktörer beroende på händelsens art. För Västra Götalandsregionens del ansvarar RTiB för samordning med regionala aktörer och myndigheter exempelvis länsstyrelsen, Polismyndigheten och trafikverket. För att få till stånd en god samverkan har vissa aktörer ett särskilt ansvar för samordningen av berörda aktörer inom en sektor eller ett geografiskt område. Sektorsansvar innebär att alla myndigheter och organisationer har ansvar för sitt verksamhetsområde. Statliga myndigheter på central nivå ansvarar för samordningen mellan olika nivåer inom den sektor de verkar i. Till exempel har Socialstyrelsen ett nationellt ansvar att samordna hälso-och sjukvårdssektorn. Geografiskt områdesansvar innebär att samordna de olika sektorernas arbete inom ett geografiskt område. På lokal nivå är det kommunerna, på regional nivå länsstyrelserna och på nationell nivå är det regeringen som har det geografiska områdesansvaret. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, utövar i praktiken flera av de uppgifter som ligger inom regeringens geografiska områdesansvar vid samhällsstörningar. Sektorsansvar och geografiskt områdesansvar innebär också ett samordningsansvar för kriskommunikation. Det innebär däremot inte att ta över någon annans informationsansvar det handlar endast om samordning och stöd Länsstyrelsens samordningsansvar för information När det gäller samverkan vid samhällsstörningar som berör hela länet har Länsstyrelsen en nyckelroll, och ska verka för att information till allmänhet och media samordnas. Det främsta syftet med Länsstyrelsens insatser är att möjliggöra och underlätta kommunikationssamverkan vid större krishändelser i länet. När och om Länsstyrelsen har ett direkt ansvar för hela eller delar av en händelse, har Länsstyrelsen också ansvar för att kommunicera aktuellt läge och åtgärder till allmänhet och medier. Kriskommunikationsplan Regionstyrelsen Västra Götalandsregionen

65 15 Om Länsstyrelsen kallar till en regional samverkanskonferens bör kommunikationsansvariga hos berörda aktörer delta. På samverkanskonferensen redogör respektive aktör för sin organisations lägesbild och ska då även kunna beskriva den kommunikativa lägesbilden utifrån sin organisations perspektiv. För Västra Götalandsregionen kallas RTiB till Länsstyrelsens regionala samverkanskonferens. 4.3 Intern kommunikation Vid en händelse är det viktigt att prioritera intern kommunikation. Medarbetare, chefer och förtroendevalda behöver få information om händelsen både för att kunna hantera störningen mer effektivt men även för att minska felkällor och ryktesspridning, bidra till arbetsro och trygghet samt stilla oro och nyfikenhet. Många av medarbetarna inom Västra Götalandsregionen använder samma sociala medier och nyhetsmedier som allmänheten för att få information. Därför kan i traditionella medier övervägas och användas för information även till medarbetare om de interna kanalerna inte fungerar. 4.4 Målgrupper Kommunikationen vid en händelse måste fungera både internt och externt. Eftersom resurser och tid oftast är begränsade måste både innehåll och målgrupper prioriteras. I första hand bör kommunikation med personer och grupper som behöver kunskap för att på bästa sätt hantera störningen prioriteras. Beslut om prioriteringen fattas av ansvarig krisledning. Exempel på målgrupper vid en störning är medarbetare förtroendevalda samverkande myndigheter, företag och organisationer journalister/medier allmänhet drabbade anhöriga 4.5 Informationskanaler Västra Götalandsregionen har tillgång till ett stort antal kanaler för kommunikation vid en störning eller kris. Det är lokala krisledningen som bestämmer vilka informationskanaler som primärt ska användas. Valet ska kommuniceras till alla som medverkar i krisarbetet. Detta är särskilt viktigt när det gäller intern kommunikation. Kriskommunikationsplan Regionstyrelsen Västra Götalandsregionen

66 Medarbetare Medarbetare är en viktig kanal för kommunikation inom den egna målgruppen men också för kommunikation med andra målgrupper. Västra Götalandsregionen har närmare medarbetare som alla i en kris, i alla fall hypotetiskt, skulle kunna sprida information vidare till andra, även utanför organisationen, till exempel anhöriga, vänner och grannar. Varje anställd har rätt till sin egen version av en händelse och rätt att sprida den till exempelvis media. Detta gäller dock inte sekretesskyddad information exempelvis patientinformation Interna webbsidor/intranät Det regiongemensamma intranätet (insidan) och/eller de lokala intranäten kan vara en viktig informationskanal, framförallt vid en långvarig störning. En kommentarsfunktion för återkoppling kan vara värdefull i arbetet med kommunikation vid störningar för att se om mottagarna uppfattar budskapet rätt. Alert-funktion: I Västra Götalandsregionens webbpubliceringssystem, EpiServer, är det möjligt att aktivera en så kallad alert-funktion. Med funktionen är det möjligt att samtidigt publicera samma information på samtliga förvaltningars intranät Talespersoner Redan tidigt i en kris kan det vara viktigt att utse en talesperson. Talespersonen är den som officiellt uttalar sig för organisationen. Att utse en talesperson innebär inte att man lägger munkavle på andra medarbetare. Syftet är att få en tydlig ingång i organisationen för medias frågor. Det ger också organisationen möjlighet att förmedla ett gemensamt och samordnat budskap för händelsen. Att utse en talesperson kan också bidra till att övrig personal kan fokusera på att lösa händelsen istället för att bli upptagen av att svara på frågor Sociala medier Sociala medier utgör en allt större del av informationsspridningen i samhället och är en viktig kanal vid störningar. Via egna konton kan Västra Götalandsregionen sprida information i en störning men även, via meddelande- och kommentarsfunktioner, kommunicera med olika målgrupper och på så sätt få en bild av de frågor som uppkommer i samband med händelsen. Sociala medier är inte en kanal utan flera och behöver etableras innan störningen sker. Sociala media bygger på att kontaktnätet redan är utbyggt innan störningen inträffar Massmedia De traditionella medierna, tidningar och etermedier, är initialt en av de viktigaste kanalerna vid en kris. Genom medierna kan organisationen snabbt nå stora grupper i samhället, både externt och internt. Kriskommunikationsplan Regionstyrelsen Västra Götalandsregionen

67 17 Medierna arbetar snabbt och under tidspress. De har krav på sig att vara först med nyheter och vill ha intervjuer och bilder. För att nå ut med vår information måste vi försöka möta mediernas önskemål i så stor utsträckning som möjligt. Men medias önskemål får aldrig äventyra sekretess och integritet. Kommunikatörer och andra medarbetare som arbetar med kommunikation vid kriser ska ha goda kunskaper om var organisationens gränser går när det gäller offentlighet och sekretess. En presskonferens kan vara ett effektivt sätt att samordna information till medierna. Vid större störningar eller kriser är det också ett effektivt sätt att samordna information från flera aktörer. Vid ett stort och långvarigt medietryck kan ett presscenter underlätta arbetet. Detta gäller inte minst vid händelser som drar till sig ett stort intresse från nationella och internationella medier Externa webbsidor Våra främsta kanaler till allmänheten vid en störning är i de flesta fall medierna och Västra Götalandsregionens externa hemsidor. Media har hög prioritet men informationen ska också finnas på hemsidor där det finns möjlighet att ge en mer fördjupad information och hänvisningar. I vissa fall kan även information publiceras på se Information på webbsidor ska utformas på ett sådant sätt att den enkelt och snabbt kan läsas även i mobiltelefon och läsplatta. På externa hemsidor måste informationen vara så lätt att förstå att även de som inte har svenska som förstaspråk kan ta del av den. Det är också här vi i första hand ska publicera information på andra språk och i anpassad form. En kommentarsfunktion där mottagare av informationen har möjlighet att ge återkoppling kan vara värdefullför att se hur mottagarna uppfattar budskapet Krissida på webben Alla verksamheter ska planera för hur information publiceras på Internet och intranätet vid en kris. Många av VGR:s verksamheter har idag flera kanaler för kommunikation med allmänhet och medarbetare t ex verksamhetens hemsida, en eller flera Facebooksidor, Linked In och Twitter. I planeringen ska det finnas en huvudsida där all information om händelsen publiceras, som övriga kanaler kan hänvisa till Telefonväxlar Telefonväxlarna kan vara en viktig informationslämnare vid en störning. Personalen i telefonväxlarna ska därför tidigt ha en god kunskap om händelsen, stabsfunktioner, talespersoner och samverkande samhällsfunktioner. Varje telefonväxel bör vid en störning utse en kontaktperson för kommunikation med den krisledning som hanterar störningen. Kriskommunikationsplan Regionstyrelsen Västra Götalandsregionen

68 18 Kontinuerligt uppdaterade kommunikéer kan lämnas till telefonväxlarna som kan läsas upp eller skickas vid förfrågan för att avlasta hanteringen. Telefonväxlarna har dock inte kapacitet för längre samtal därför bör information till växlarna kombineras med andra kanaler exempelvis hänvisning till en webbsida med mer information. Sidan måste då ha en enkel adress som kan uttalas och förstås på ett enkelt sätt Callcenter Om trycket av frågor via telefon är eller förväntas bli stort kan ett callcenter avlasta kommunikationsarbetet. Vid behov kontakta RTiB för mer information Vårdguiden 1177 Vårdguiden är en väletablerad kanal för sjukvårdsinformation. Kanalen kan användas även vid en händelse om informationen berör sjukvård. Kunskapsdatabasen kan användas även i en kris Krisinformation.se Vid en störning samverkar ofta flera myndigheter och organisationer och det kan vara svårt för allmänheten att veta vem som kan ge svar på olika frågor. Vid en allvarlig händelse kan en särskild sida skapas på krisinformation.se där allmänheten får en översiktlig bild av vad som har hänt och vägledning för att snabbt hitta den information de söker genom länkar till de aktörer som hanterar störningen. Krisinformation.se är en nationell webbsida för information om hur samhället hanterar störningar. Bakom informationen står ansvariga myndigheter. Krisinformation.se kan användas som ett komplement till de egna websidorna vid en störning Informationsmeddelande VMA För att förebygga och begränsa skador på människor, egendom eller miljö kan Västra Götalandsregionen begära att ett informationsmeddelande sänds i radio- och TVkanaler. Begäran kan göras via SOS Alarm AB hos Sveriges Radios sändningsledning eller direkt hos lokal kanal. RTiB eller Koncernkontorets presstjänst/kib kan hjälpa till i begäran av informationsmeddelanden. Radio- och TV-företagen avgör själva när informationsmeddelandet ska sändas. Som en utbyggnad av VMA är det idag möjligt att sända SMS till mobiltelefoner som finns inom ett visst geografiskt område. Tjänsten aktiveras av RTiB via SOS Alarm Kommunikativt svaga grupper I beredskapsplaneringen är det viktigt att ställa frågan om hur organisationen ska kommunicera med olika kommunikationssvaga grupper. Tilliten till kommunikation Kriskommunikationsplan Regionstyrelsen Västra Götalandsregionen

69 19 via webb och etablerade medier är stor men hur kommunicerar man målgrupper inte nås på detta sätt? Det kan gälla grupper med olika former av handikapp, personer som saknar Internet eller tillgång till medier men även grupper som inte läser eller talar svenska. Den regionala kriskommunikationsplanen pekar ut inte någon speciell grupp som kommunikationssvag men rutiner för kommunikation med svaga grupper bör utredas och förberedas som en del av beredskapsarbetet Övriga kanaler Förutom de kanaler som nämnts ovan finns ytterligare informationskanaler som i kan bli användbara i en kris exempelvis anslag på anslagstavlor och dörrar receptioner kundservice biljettkassor störningsinformation bud grupp- och stormöten Skype/Lync Alternativa kanaler Om de "vanliga" kommunikationskanalerna inte fungerar vid exempelvis ett el-, teleeller it-avbrott måste man hitta andra sätt att kommunicera. I beredskapsplaneringen är det därför viktigt att förbereda alternativa kanaler om till exempel el-, tele- eller nätkommunikationen slutar fungera eller strömmen försvinner under en längre tid. 4.6 Omvärldsbevakning Med mer fakta och kunskap ökar möjligheten att fatta riktiga och strategiska beslut, därför är in-/omvärldsbevakning, att vara lyhörd för omvärldens reaktioner och handlande, mycket viktigt i en krissituation. Vad säger medier, sociala medier och andra myndigheter om händelsen, hur reagerar personalen? Omvärldsbevakningen är en viktig del för att hålla lägesbilden uppdaterad och för att får en bättre total helhetsbild av störningen och kommunikationsbehoven. Varje organisation ska förbereda hur omvärldsbevakningen ska ske vid störningar, både när det gäller hur och vad som ska bevakas men också vem som har uppgiften att genomföra bevakningen. Kriskommunikationsplan Regionstyrelsen Västra Götalandsregionen

70 Tekniska verktyg för samverkan Telefonkonferens/Skype Internt Västra Götalandsregionen tillgång till telefon- och konferensverktyget Skype (Lync). Verktyget fungerar så väl internt som externt. I systemet är det möjligt att dela ljud, bild och dokument WIS Det webbaserade informationssystemet WIS är ett system för utbyte av information vid en störning inom en myndighet eller mellan myndigheter. Systemet handhas av Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap, MSB. WIS är placerat utanför Västra Götalandsregionens nätverk och tillgängligt för Västra Götalandsregionens verksamheter. Administration och behörigheter hanteras inom av Koncernkontoret Rakel Rakel är Sveriges nationella kommunikationssystem för samverkan och ledning och förvaltas av Myndigheten för samhällsberedskap, MSB. Rakel är ett krypterat och robust system som ska fungera även när andra kommunikationssystem, till exempel telefon och e-post, inte fungerar. Rakel används inte generellt inom Västra Götalandsregionen men finns tillgängligt på alla akutmottagningar, i ambulanser och hos RTiB/Prehospitalt Katastrofmedicinskt Centrum i Göteborg Telefoncenter VGR IT kan vid behov och efter förfrågan från RTiB sätta upp en särskild telefonkö med avdelad personal för att hantera stora mängder förfrågningar via telefon. Se även avsnittet Callcenter 4.8 Loggbok Vid en händelse ska alla beslut, aktiviteter och viktiga delar i omvärldsbevakningen så snart det är möjligt dokumenteras i en förberedd och tillgänglig elektronisk loggbok. Detta gäller även händelser, beslut och åtgärder som berör kommunikationen kring en händelse. Loggboken är viktig av flera orsaker. Den kan användas som ett stöd vid hanteringen av händelsen, för analys men även för dokumentation och analys efter en kris, för uppföljning, allmänhetens granskning och insyn samt ett framtida lärande. En elektronisk loggbok är i sin enklaste form ett ordbehandlingsdokument exempelvis Word eller liknande. Det finns även stöd för delning av loggböcker i gemensamma dokumentationssystem, till exempel WIS (se avsnitt 4.7.2) Att Kriskommunikationsplan Regionstyrelsen Västra Götalandsregionen

71 21 loggboken är elektronisk gör att den enkelt kan delas och göras tillgänglig för flera personer. 4.9 Uppföljning och utvärdering Varje verksamhet ska utarbeta rutiner för uppföljning och utvärdering. Utvärderingen är viktig för uppföljningen och helhetsbilden av händelsen men också för att dokumentera erfarenheter och främja lärande. I utvärderingsarbetet har loggböckerna en central roll eftersom de i efterhand kan ge viktiga bidrag om hur en kris hanterades, vilka beslut som fattades av vem och när. Länsstyrelsens krisinformationsråd har tillsammans med Göteborgs Universitet tagit fram mallar för utvärdering av kriser. Mallarna kan fås av Länsstyrelsen eller finns på Västra Götalandsregionens intranät Utbildningar och övningar Vid en händelse måste alla delar i hanteringen fungera både var och en för sig och tillsammans och ju mer man förberett sig inför eventuella störningar och händelser desto mer kraft finns att hantera händelsen när den kommer. Utbildningar och gemensamma övningar är därför en avgörande faktor för att nå framgång. Alla personer som har eller kan få en kommunikativ uppgift vid en händelse ska ha utbildning så att de är väl förtrogna med vad som ska göras och hur det ska göras. Utbildningen ska också innehålla ansvar och befogenheter samt lagar och förordningar. Liksom kommunikatörens uppgift övas kräver även andra stabsuppgifter utbildning och övning. Övning bör ske vart annat år. Koncernkontorets koncernstab kommunikation och externa relationer ska samordna och erbjuda möjligheter till förvaltningarnas kommunikationsavdelningar att genomföra gemensamma övningar Begreppet störning I kriskommunikationsplanen har begreppet störning införts. Begreppet är hämtat från uttrycket samhällsstörning som används både regionalt och nationellt. Begreppet har en bredare användning än ordet kris. Det kan användas för situationer, både positiva och negativa, som påverkar verksamheten utöver vardagen och där samma utgångspunkter, planering och genomförande kan behövas som inför eller vid en kris. En störning innebär inte nödvändigtvis en kris för verksamheten även om extra insatser kan behövas. Störningen kan dock vara startpunkten för en fullt utvecklad kris. Övergången från störningen till ett krisläge är, som vid alla eskalerande kriser, flytande. Ett exempel på störning kan vara ett stort sportevenemang. Evenemanget är Kriskommunikationsplan Regionstyrelsen Västra Götalandsregionen

72 22 i grunden positivt men kan vid exempelvis vackert väder med höga temperaturer eller en större olycka innebära en kris om verksamheten inte är förberedd för ett ökat antal skadade. Kriskommunikationsplan Regionstyrelsen Västra Götalandsregionen

73 23 5 Bilagor 5.1 Bilaga: Lokal plan för kommunikation vid störningar Varje förvaltning ska ha en egen plan för sin kommunikation vid händelser och störningar. Planen kan vara en bilaga eller ingå i förvaltningens krishanteringsplan. Planen ska bygga på genomförd risk- och sårbarhetsanalys. De saker som särskilt ska beaktas i planeringen är: Beredskap. Vilken beredskap finns för att klara förvaltningens kriskommunikation initialt och möjlighet till uthållighet över tid? Larmkedja. Hur larmas nyckelfunktioner/personer och finns uppdaterade kontaktlistor tillgängliga? Målgrupper. Vilka är förvaltningens primära och sekundära målgrupper för kommunikation vid störning? Kanaler. Vilka är de huvudsakliga kanalerna för kommunikation vid störning? Samverkan internt och externt. Med vilka ska samverkan ske inom förvaltningen, med andra regionverksamheter och med andra aktörer? Mandat att fatta beslut. I en krissituation är utgångspunkten likhetsprincipen. Den som vanligtvis fattar beslut gör det även i en krissituation. Om det finns särskilda mandat utifrån en hur krisarbetet organiseras bör dessa mandat fastslås i den lokala planen. Utbildning och övning. Har kommunikationsansvariga i beredskapsorganisation relevant utbildning och övning för att kunna fungera i sin roll vid en störning? Alternativ/reservrutiner. Vilka alternativ och reservrutiner finns? Om-/invärldsbevakning. Hur ska om-/invärldsbevakningen fungera, vilka redskap finns till hands och hur ska bevakningen presenteras? Uthållighet. Hur ska kommunikationsfunktionen upprätthållas i ett längre perspektiv om krisen varar i tre dagar, en vecka eller längre? 5.2 Bilaga: Loggbok En loggbok ska innehålla följande uppgifter: Datum Tid Vad/händelse Information från Kriskommunikationsplan Regionstyrelsen Västra Götalandsregionen

74 24 Information till Beslut Åtgärd Vem/ansvarig Uppföljning av beslut Övrigt 5.3 Bilaga: Lägesbild Detta har hänt Informationens källa, från vem kom informationen Händelsens omfattning Händelsens konsekvenser Vidtagna åtgärder Planerade åtgärder Kontakter (tagna och planerade) När och av vem ges mer information Eventuellt budskap Lägesbild skapad av (namn klockslag - telefonnummer) 5.4 Bilaga: Kommunikativ lägesbild Den kommunikativa lägesbilden skapas genom att följande frågor besvaras: Hur beskriver vi kortfattat vad som har hänt och vilka åtgärder vi har vidtagit? Vilka målgrupper behöver vi kommunicera med? Hur ser gruppernas informationsbehov ut på kort och lång sikt? Vilka kommunikationsåtgärder har vi vidtagit? Hur ser omvärldens bild av händelsen ut? Är denna bild korrekt? Hur stort är informationstrycket från allmänhet och medier? Vilka vanliga frågor får vi via sociala medier/växel/e-post/upplysningscentral? Vilka kommunikationsinsatser har vi planerat för? Räcker våra kommunikationsresurser på kort och lång sikt? Kriskommunikationsplan Regionstyrelsen Västra Götalandsregionen

75

76 1 (16) Detaljbudget 2017 Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Anna-Karin Jernberg Tel: E-post: Till regionstyrelsen Västra Götalandsregionens Detaljbudget 2017 Postadress: Besöksadress: Telefon: Webbplats: E-post: Regionens Hus Östergatan post@vgregion.se Vänersborg Vänersborg

77 Detaljbudget 2017, (16) Innehåll Inledning... 3 Prioriterade mål Fokusområden... 4 Budgeterat resultat Eget kapital Extra utfördelade medel... 6 Övriga beslut och tekniska justeringar... 7 Riktade statsbidrag... 7 Likviditet... 8 Prestationer... 9 VGR:s sjukhus... 9 Invånarnas konsumtion av hälso- och sjukvård Intern styrning och kontroll Ekonomi - bilagor Regionbidragets fördelning Resultaträkning, balansräkning och kassaflödesanalys Regionbidrag och statsbidrag per nämnd... 16

78 Detaljbudget 2017, (16) Inledning Regionfullmäktige (RF) fastställde i juni 2016 Västra Götalandsregionens (VGR) budget för 2017 och plan för Därefter har regionstyrelsen (RS) beslutat om regiongemensamma riktlinjer. Till den 30 november har VGR:s nämnder, styrelser och bolag beslutat om sin respektive budget för 2017, vilka ligger till grund för denna Detaljbudget RS beslutade om Rapportplan och inriktning för fortsatt utvecklingsarbete (RS ) för VGR. Planen innebär, för detaljbudgetens del, en återgång till det ursprungliga syftet att utgöra en teknisk konsolidering av ekonomin och prestationer för att utgöra basen för jämförelser under året mot utfall. Detaljbudgeten fastställs av RS. Några nämnder och styrelser har aviserat en oro inför 2017 års ekonomi. Bland dessa kan nämnas: o Styrelsen för folkhögskoleverksamheten ser svårigheter att nå en budget i balans. Orsakerna är: Ökade kostnader för interna överenskommelser Kostnader för att bibehålla kursutbud på alla folkhögskolor Ökade kostnader för marknadsföring kopplat till nya nationella satsningar på folkhögskola Minskade försäljningsintäkter o Göteborgs Botaniska trädgård beskriver ett befarat ekonomiskt underskott till följd av kostnadsökningar för Grön Rehab. o Den 29 november 2016 beslutade RF om ett beviljat underskott på 15 mnkr för västra hälso- och sjukvårdsnämnden, med anledning av finansieringen av hematologin till Kungälvs sjukhus. Till 2017 uppmanades nämnden att ompröva vårdöverenskommelsen med Kungälvs sjukhus avseende denna post. Då finansieringen ännu inte är löst, budgeterar HSN V med en osäker intäkt på 15 mnkr, för att få en budget i balans. Frågeställningarna kommer följas under året i samband med bland annat koncernkontorets uppföljningsmöten och kommer rapporteras löpande till RS och i delårsrapporterna till RS och RF. Prioriterade mål 2017 Regionfullmäktige anger i budget för 2017 tre utmaningar och tre långsiktiga strategiska mål. De strategiska målen är nedbrutna till prioriterade mål för perioden Enligt budgetbeslutet kan nämnder och styrelser utöver fullmäktiges prioriterade mål ange högst två mål utöver de mål fullmäktige fastställt. Ett antal nämnder och styrelser har gjort detta. Några styrelser och nämnder har utöver de prioriterade målen valt att i stället för mål ändra benämning och anger strategiska områden eller planer de avser arbeta med.

79 Detaljbudget 2017, (16) Samtliga prioriterade mål ska följas upp årligen i VGR:s årsredovisning. Vissa mål följs även upp i delårsrapporten. Varje mål följs upp enligt följande: En kvantitativ uppföljning av de indikatorer som RS fastställt för målet. En redovisning av vilka aktiviteter som genomförts och vilka strategier som har tagits fram för att nå målet. En samlad kvalitativ bedömning av måluppfyllnad. Den kvalitativa bedömningen ska grundas på den kvantitativa uppföljningen och hur väl de planerade aktiviteterna och strategierna kommer att bidra till ökad chans att nå målet. I bedömningen kan även andra faktorer ingå, t ex kompletterande indikatorer och hur omvärldsfaktorer påverkat utfallen. Fokusområden Regionfullmäktige pekar ut 26 fokusområden för 2017 som verksamheterna särskilt ska bevaka. Nämnder och styrelser har angivit fokusområden som är relevanta för den egna verksamheten och aktiviteter och insatser man avser att göra under Flera styrelser och nämnder har i år utöver fokusområden som är direkt relaterade till den egna verksamheten, även angivit fokusområden som angränsar till den egna kärnverksamheten. Göteborgs Botaniska trädgård är ett exempel på det. Antalet valda fokusområden har ökat jämfört med 2016, framför allt har valda fokusområden kopplade till det strategiska målet Västra Götaland ska sträva efter det hållbara samhället med tillväxt av jobb och företag i hela regionen ökat. Uppföljningen av fokusområden kommer fortsatt i huvudsak ske genom en sammanfattande kvalitativ bedömning och beskrivning av det pågående arbetet. Nämnders och styrelsers arbete med fokusområden och de aktiviteter man uppgivit att man ska bedriva kommer att följas upp i samband med delårsrapport augusti och i årsredovisningen. Läs mer i sammanställning av regionfullmäktiges mål och fokusområden från styrelsers och nämnders detaljbudgetar: Budgeterat resultat 2017 Regionfullmäktiges beslutade budget i juni visade på ett resultat på 86 mnkr. Till detta läggs nämnders och styrelsers budgeterade resultat. Fastighetsnämnden har budgeterat ett överskott på 85 mnkr och Primärvårdsstyrelsen på 3 mnkr. Tandvårdsstyrelsen har fattat beslut om att använda 15 mnkr av eget kapital. Tandvårdstyrelsen kan, efter beslut i RS 2013 (Dnr RS ), fatta beslut om disposition av eget kapital och därefter informera RS. Sahlgrenska International Care AB fick i detaljbudgeten 2016 godkänt att lösa upp 560 tkr av sin periodiseringsfond men avser nyttja medlen Frölunda specialistsjukhus fick i detaljbudgeten 2016 godkänt att använda 0,4 mnkr av eget kapital men avser att nyttja detta under 2017.

80 Detaljbudget 2017, (16) Det sammanlagda budgeterade resultatet för 2017 uppgår efter ovanstående till 158 mnkr. Under förutsättning att RS beslutar om nämnders och styrelsers begäran om nyttjande av obeskattade reserver och eget kapital enligt förslag i särskilt TU, uppgår nytt budgeterat resultat till 136 mnkr. Resultat 2017 mnkr RF beslut i juni 85,6 Nämnders och styrelsers budgeterade resultat 2017: Västfastigheter 84,6 Primärvårdsstyrelsen 3,0 Tandvårdsstyrelsen -15,0 Göteborgs botaniska trädgård 0,2 Sahlgrenska International Care AB (resultatpåverkan) -0,4 Frölunda specialistsjukhus -0,4 Nytt budgeterat resultat 157,6 Framställan av eget kapital och obeskattade reserver: Begäran om nyttjande av eget kapital Regionutvecklingsnämnden -10,0 Folkhälsokommittén -3,0 Kulturnämnden -7,0 Hälsan och stressmedicin -1,5 Frölunda specialistsjukhus -0,5 Summa: -22,0 Nytt föreslaget budgeterat resultat 135,6 Upplösning av obeskattade reserver: Göteborgs symfoniker AB -0,3 Västtrafik AB -30,0 GöteborgsOperan AB -9,0 Summa: -39,3 Resultatpåverkande nettoeffekt -30,6

81 Detaljbudget 2017, (16) Eget kapital 2016 Nämnd Ing EK 2016 Prog 2016 IB 2017 Kungälvs sjukhus -25,0 0,0-25,0 Alingsås lasarett -22,8-2,0-24,8 Sahlgrenska universitetssjukhuset -3,7 0,0-3,7 Göteborgs Botaniska trädgård -0,7 0,5-0,2 Kungälvs sjukhus och Alingsås lasarett fick i samband med beslutet av VGR:s detaljbudget för 2016, beviljat uppskov med återbetalningen till år Sahlgrenska universitetssjukhuset har inte budgeterat för någon återbetalning 2017, medan Göteborgs Botaniska trädgård har budgeterat för återbetalning av resterande belopp, som beräknas till 0,2 mnkr. Extra utfördelade medel Utöver vårdöverenskommelsen erhåller sjukhusen uppdrag och ersättning från annat håll under året, främst från hälso- och sjukvårdsstyrelsen. I budgetarbetet för 2017 fanns en medveten strategi att sådana extra utfördelade medel, skulle vara beslutade och fördelade till respektive utförare i ett tidigt skede, så att medlen skulle kunna ingå i budgetarbetet hos utförarna. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen erhåller riktade statsbidrag på totalt mnkr. Beslut om användningen av bidragen gjordes för de flesta av dessa den 28 september. Kvar på HSS finns ett belopp på ca 200 mnkr som inte är beslutat eller fördelat. Statsbidraget till kommunsektorn för ökade resurser till välfärden, det s.k. flyktingbidraget, har fördelats till utförarna i flera separata TU. Till 2017 är så gott som hela det beräknade beloppet till VGR på 376 mnkr, utfördelat. RS tog beslut om riktade ägartillskott till hälso- och sjukvårdsnämnderna: 50 mnkr som ett prishöjande ägartillskott 100 mnkr för att förstärka ersättningen för riktade uppdrag om valfrihetsvård RS uppdrog samtidigt till regiondirektören att utforma en modell som stimulerar till ökad produktivitet genom ersättning för produktion utöver fasta taknivåer, så kallat brutet tak. 250 mnkr i ersättning för ökad produktivitet, dessa medel avropas av HSS. I samband med delårsrapporten per mars ska en bedömning göras om HSS kan finansiera betalutrymmet för brutet tak inom fastställt regionbidrag eller om RF ska ta ställning till om RS ska kunna disponera medel ur moderförvaltningen för ändamålet. Det finns således en oklarhet gällande finansiering av produktion över tak och därmed en osäkerhet för betydelsen av resultatet. Ägartillskottet och ersättning för ökad produktion utöver tak, har lagts in i berörda nämnders och styrelser budget för SkaS har dock inte budgeterat sin andel av de 250 mnkr för ökad produktivitet.

82 Detaljbudget 2017, (16) Övriga beslut och tekniska justeringar Naturbruk Under 2016 avsattes i moderförvaltningen 62 mnkr för omställningskostnader kopplade till avvecklingen av tre naturbruksskolor och som naturbruksstyrelsen har fått avropa mot uppvisande av specifika kostnader. Under 2016 har 40 mnkr avropats. Naturbruksstyrelsens arbete med att genomföra omställning i överensstämmelse med fattade beslut fortsätter och gör i budget 2017 en ny framställan om att få avropa 53 mnkr. RS återkommer med svar på framställan i samband med årsbokslutet för Teknisk justering: Hälso- och sjukvårdsstyrelsen/moderförvaltningen I budget 2016 gjordes justeringar av regionbidrag och ersättningar till följd av fattade beslut avseende dels rörande Ny styrmodell för Regionservice och dels kostnader för IS/IT. De justeringar som berör de konkurrensutsatta verksamheterna hanteras genom att berörd nämnd/styrelse fakturerar beloppet mot moderförvaltningen. I budget 2016 gjordes justeringen för Primärvårdsstyrelsen mot HSS, vilket nu ändras. För IS/IT överförs 5,1 mnkr från HSS till moderförvaltningen och för Regionservice överförs 4,8 mnkr från moderförvaltningen till HSS. Primärvårdsstyreslen fakturerar beloppen från moderförvaltningen under Teknisk justering: Friskvårdsbidrag RS beslutade i de regiongemensamma riktlinjerna för detaljbudget 2017 (Dnr RS ) att fördela 0,4 mnkr i utökat regionbidrag till HSS avseende friskvårdsbidrag till Närhälsan. Eftersom ägaren ersätter sin egen verksamhet justeras 0,4 mnkr till moderförvaltningen. Närhälsan fakturerar i stället friskvårdsbidraget från moderförvaltningen. Teknisk justering: Överföring av tjänst mellan regionstyrelsen och regionservice RS och Servicenämnden har kommit överens om att överföra regionbidrag på 0,6 mnkr, från RS till Servicenämnden, avseende 1,0 tjänst som hanterar diariehantering för regionutvecklingsnämnden. Riktade statsbidrag De riktade (specialdestinerande) statsbidragen fördelas av RF till nämnder i särskild ordning, i samband med junibeslutet. Under våren 2016 slöts överenskommelser mellan staten och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) vilket gjorde att beloppen förändrades. RS tog därför beslut om justerade belopp för 2017, i augusti Under hösten har det nationella avtalen mellan staten och VGR avseende ALF (Avtal om läkarutbildning och forskning) och TUA (Avtal för tandläkarutbildning) slutits för Beloppet för ALF är uppräknat med 3,5% till 452,3 mnkr och TUA är uppräknat med 3,0% till 80,9 mnkr. De nya beloppen, totalt 17,7 mnkr, justeras i samband med detta beslut av detaljbudgeten för 2017.

83 Detaljbudget 2017, (16) De riktade (specialdestinerad) statsbidragens fördelning: Enhet (mnkr) Beslut augusti Avtal 2017 Justerat beslut Hälso- och sjukvårdsstyrelsen 1 249,3 17, ,0 Hälso- och sjukvårdsnämnderna 50,5 50,5 Kulturnämnden 399,7 399,7 varav Folkhögskoleverksamheten 92,6 92,6 Regionstyrelsen 0,7 0,7 Summa som utfördelas 1 700,2 17, ,9 Professionsmiljarden 167,0 167,0 SUMMA RIKTADE STATSBIDRAG 1 867, ,9 Övriga poster som redovisas som spec. dest statsbidrag Balanserade medel från tidigare år (HSS) 99,0 Förväntad höjning av bidraget till Folkhögskolorna 4,0 Statsbidrag till Västtrafik 1,0 Personalanknutna bidrag 42,0 Summa specialdestinerade statsbidrag 2 030,9 Summan 1717,9 mnkr är det belopp som fördeas till nämnder och styrelser och för vilka moderförvaltningen tar risken, om bidraget skulle förändras och bli lägre. Professionsmiljarden ingår i det belopp som, tillsammans med skatteintäkter och andra intäkter, fördelas ut i regionbidrag till nämnder och styrelser. I koncernens resultaträkningen på raden för Specialdestinerade statsbidrag (sid 13) finns ytterligare några poster bokförda. Den totala summan uppgår till mnkr: Likviditet VGR beräknas vid årsskiftet 2017 ha en likviditet på 11,3 mdkr. I planen för 2017 ligger att VGR ska påbörja upplåning för att finansiera Vita Huset. Upplåningen beräknas till ca 500 mnkr under Utifrån budgeterat resultat +158 mnkr och investeringsnivå 4,8 mdkr samt upplåningen kommer likviditeten att minska med ca 800 mnkr till ca 10,5 mdkr under året. Koncernkontoret bedömer att investeringsnivån 2017 på 4,8 mdkr inte kommer att uppnås, utan stanna på 4 mdkr. Det innebär att likviditeten kommer att vara oförändrad under året. Koncernkontoret kommer att förvalta VGR:s likviditet i två portföljer, en kortfristig på 3 mdkr, med de medel som bedöms behöva ianspråktas under de kommande 3 åren och en långfristig portfölj på 5 mdkr. Regionfullmäktiges mål om hög betalningsberedskap om mnkr uppfylls genom att VGR har hög likviditet i placeringarna som gör att de kan omsättas inom 3 dagar. Koncernkontoret har påbörjat arbetet för finansieringen av Vita Huset genom utgivning av obligationer på penningmarknaden. Dessa kommer att ges ut som gröna obligationer.

84 Detaljbudget 2017, (16) Prestationer Ett nytt regelverk för prestationsredovisning har tagits fram och gäller från I det nya regelverket utgår parametern sammanvägda prestationer för sjukhusen. Nya parametrar har lagts till men budgeteras inte 2017 eftersom utfallet 2016 inte finns tillgängligt. Uppföljning av dessa kommer ske av koncernkontoret. Bland de nya parameterana kan nämnas unika individer, behandlingar i öppen och sluten vård samt besök på akutmottagning. Nedan redovisade prestationsbudgeten 2017 bygger till största delen på de parametrar som budgeterats och följts upp under VGR:s sjukhus Produktion Sjukhusvård Budget 2017 Prognos 2016 Procent förändring Somatik Vårdtillfällen ,7% Vårddygn ,3% Besök enligt regional DRG-viktlista ,0% Besök ,3% Psykiatri Vårdtillfällen ,2% Vårddygn ,4% Besök ,6% Digitala kontakter har budgeterats av få sjukhus och finns därför inte med i sammanställningen. Produktion primärvård Budget 2017 Prognos 2016 Procentuell förändring VG Primärvård - besök läkare ,4% - besök övriga vårdgivare ,5% - digitala kontakter ,0% Vårdval Rehab - besök ,5% Övrig Primärvård - besök läkare ,7% - besök övriga vårdgivare ,6% - digitala kontakter ,8%.

85 Detaljbudget 2017, (16) Invånarnas konsumtion av hälso- och sjukvård Konsumtion av sjukhusvård, primärvård samt habilitering Budget 2017 Budget 2016 Procent förändring Somatik Vårdtillfällen ,9% Vårddygn ,0% Besök DRG ,6% Besök ,1% Digitala kontakter ,7% Psykiatri Vårdtillfällen ,3% Vårddygn ,6% Besök ,5% Digitala kontakter ,1% VG Primärvård - besök läkare ,3% - besök övriga vårdgivare ,7% - digitala kontakter ,0% Vårdval Rehab - besök % Övrig Primärvård - besök läkare ,3% - besök övriga vårdgivare ,5% - digitala kontakter ,6% Koncernkontoret konstaterar att Hälso- och sjukvårdsnämnderna har budgeterat en lägre konsumtion av sjukhusvård vid VGR:s sjukhus än den produktion sjukhusen har budgeterat för invånare i Västra Götaland. Orsaken är att Hälso- och sjukvårdsnämnderna har baserat budgeten på det senaste 12 månadsutfallet. HSN har därmed inte följt budgetanvisningarna avseende prestationerna vilket får till följd att budgeten vid en konsolidering inte stämmer. Koncernkontoret kommer därför att i kompletterande rutiner/anvisningar till delårsrapporten per mars att uppmana hälso-och sjukvårdsnämnderna att justera budgetarna avseende prestationer så att dessa redovisas enligt gällande anvisningar. Intern styrning och kontroll Nämnder och styrelser ska i detaljbudgeten beskriva hur arbetet med riskanalys och plan för intern kontroll bedrivs. Regiongemensamma riktlinjer och rutiner finns och de flesta nämnder och styrelser arbetar aktivt med frågorna och följer beslutade riktlinjer. De färdiga planerna ska skickas in till RS. För de som inte inkommit med plan för arbete i samband med budget, görs en uppföljning under våren.

86 Detaljbudget 2017, (16) Ekonomi - bilagor

87 Detaljbudget 2017, (16) Hälso- och sjukvårdsnämnderna samt VGPV, VVR Region och rikssjukvård Länssjukvård Primärvård HSN VG Primärvård (HSS) Vårdval rehab (HSS) Tandvård Handikappverksamhet Folkhälsomedel Läkemedel Sjukresor Samordningsförbund Nämndkostnader Kanslikostnader Övrigt Summa regionbidrag Regionbidragets fördelning Gemensamt 9% Kollektivtrafik 9% Kultur 2% Regional utveckling 2% Hälso- och sjukvård 78%

88 Detaljbudget 2017, (16) Resultaträkning, balansräkning och kassaflödesanalys RESULTATSAMMANSTÄLLNING (mnkr) Utfall Budget Prel. utfall Budget Skatteintäkter, komm.ek. utjämning och generella statsbidrag * Specialdestinerade statsbidrag ** Patientavgifter Såld vård Försäljning av tjänster Hyresintäkter Försäljning av material och varor Erhållna bidrag Biljettintäkter Finansiella intäkter Övriga intäkter Summa intäkter Personalkostnader inkl. inhyrd personal Köpt vård Trafikkostnader Verksamhetsanknutna tjänster Läkemedelskostnader Material och varor Lämnade bidrag Lokal- och energikostnader Övriga tjänster Avskrivningar och nedskrivningar Finansiella kostnader Övriga kostnader Summa kostnader ÅRETS RESULTAT * Det belopp som RF fördelar i regionbidrag till nämnder och styrelser, mnkr, består dels av Skatteintäkter, komm.ek. utjämning och generella statsbidrag, på mnkr (budgetbeloppet i tabellen ovan) och dels av statsbidraget Professionsmiljarden, 167 mnkr.

89 Detaljbudget 2017, (16) BALANSRÄKNING (mnkr) Prel. Utfall Budget utfall Budget Immateriella tillgångar Materiella tillgångar - Byggnader och mark Maskiner och inventarier Finansiell leasing Pågående investeringar Finansiella anläggningstillgångar Anläggningstillgångar Bidrag till infrastruktur Förråd Kortfristiga fordringar Kortfristiga placeringar Kassa och bank Omsättningstillgångar TILLGÅNGAR Eget kapital Avsättningar pensioner Övriga avsättningar Avsättningar Långfristiga skulder Kortfristiga skulder Skulder EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Ansvarsförbindelse pensionsförpliktelser, mnkr

90 Detaljbudget 2017, (16) KASSAFLÖDESANALYS (mnkr) Utfall Budget Prel. utfall Budget Löpande verksamhet Periodens/årets resultat Investeringsbidrag Avskrivningar, nedskrivningar Utrangeringar Reavinster/-förluster sålda anläggningstillgångar Upplösning bidrag till infrastruktur Avsättningar Kassaflöde från löpande verksamhet före förändring av rörelsekapital Förändring rörelsekapital Ökning(-)/minskning(+) förråd Ökning(-)/minskning(+) kortfristiga fordringar Ökning(+)/minskning(-) kortfristiga skulder Övriga rörelsekapitalpåverkande poster Kassaflöde från löpande verksamhet Investeringsverksamhet Investeringar i immateriella och materiella anläggningstillgångar Försäljning av immateriella och materiella anläggningstillgångar Investering i finansiella anläggningstillgångar Kassaflöde från investeringsverksamhet Finanseringsverksamhet Ökning(-)/minskning(+) långfristiga fordringar Ökning(+)/minskning(-) långfristiga skulder Justering för årets aktiverade investeringsbidrag Kassaflöde från finansieringsverksamhet KASSAFLÖDE

91 Detaljbudget 2017, (16) Regionbidrag och statsbidrag per nämnd Tekniska justeringar Regionbidrag 2017 (RS ) Beslut bgt 2016, IS/IT Beslut bgt 2016, Regionservice Friskvårdsbidrag Överföring av tjänst Justerat regionbidrag 2017 Riktat statsbidrag (augusti 2016) Regionfullmäktige 81,312 81,312 Regionstyrelsen 2 252,940-0, ,340 0,700 varav Personalutskottet 332, ,415 Hälso- och sjukvårdsstyrelsen 9 613,567-5,096 4,804-0, , ,000 Folkhälsokommittén 44,952 44,952 Kommittén för rättighetsfrågor 41,973 41,973 Revisorskollegiet 24,340 24,340 Patientnämnd 21,006 21,006 Arkivnämnd 33,344 33,344 Fastighetsnämnd 257, ,110 Servicenämnd 23,333 0,600 23,933 Hälsan & stressmedicin 18,881 18,881 HSN Norra 5 092, ,653 HSN Södra 4 001, ,281 HSN Östra 4 969, ,727 HSN Västra 6 101, ,754 HSN Gbg 9 579, ,821 Delsumma , ,236 50,500 Regionutvecklingsnämnd 731, ,498 Kulturnämnd 1 114, , ,700 Miljönämnd 91,077 91,077 Kollektivtrafiknämnden 4 415, ,036 Koncernbanken -477, ,649 Moderförvaltningen 2 201,431 5,096-4,804 0, ,123 Summa regionbidrag ,280 0,000 0,000 0,000 0, , ,900

92

93

94

95

96 Beslutad av: Regionfullmäktige, Diarienummer: RS Giltighet: från till Rese- och mötespolicy för Västra Götalandsregionen Policyn gäller för: Västra Götalandsregionen Innehållsansvar: Koncernstab HR, Koncernkontoret Dokumentet ersätter: Resepolicy för Västra Götalandsregionen (RF , 19)

97 2 Inledning Västra Götalandsregionens tjänsteresor och möten ska ske på ett säkert, miljömedvetet och kostnadseffektivt sätt. Västra Götalandsregionen, hädanefter kallat VGR, är en av Sveriges största arbetsgivare med uppdraget att bidra till ett gott liv för människorna i Västra Götaland. Det innebär att vi har ett ansvar för att minska vår klimatpåverkan och att agera som ett föredöme. Vi har också ett ansvar för god ekonomisk hushållning av våra resurser. Liksom all verksamhet omfattar det våra resor och möten. Rese- och mötespolicyn omfattar VGR:s samtliga nämnder och styrelser samt majoritetsägda bolag. Policyn gäller tjänsteresor inom VGR:s verksamheter och omfattar även de resor som sker på uppdrag av VGR. Med tjänsteresa avses även resor som förtroendevalda gör i sitt uppdrag. Alla medarbetare och förtroendevalda har ett ansvar för att följa policyn i sitt arbete. Rese- och mötespolicyn omfattar inte medarbetarnas resor mellan hemmet och arbetsplatsen utom i de fall den sträckan utgör en del av en tjänsteresa. Resor till och från arbetet genererar dock stora utsläpp av växthusgaser och VGR:s verksamheter ska därför uppmuntra ett hållbart resande till och från arbetet. Policyn är beslutad av regionfullmäktige och kompletteras och förtydligas av riktlinjer beslutade av regionstyrelsen samt av VGR-gemensamma rutiner som kan kompletteras med lokala rutiner och anvisningar på förvaltnings- och bolagsnivå. Rutiner och anvisningar fastställs av regiondirektör, förvaltningschef/vd. Tjänsteresor och möten Vid möten med deltagare från olika tjänsteställen ska i första hand deltagande via teknik för distansmöte användas. I andra hand kan man överväga möten som innebär att deltagarna behöver resa. När det är nödvändigt att genomföra möten som innebär att deltagarna behöver resa ska plats och tid för mötet anpassas för att öka deltagarnas möjlighet att gå, cykla eller resa med kollektivtrafik. Vid resa ska det färdsätt väljas som är trafiksäkert, ger minst miljöpåverkan och är kostnadseffektivt. Vid beräkning av kostnadseffektiviteten ska hänsyn tas till samtliga kostnader förknippade med resan. Planering av möten: För att undvika tjänsteresor för mötesdeltagare, ska den som är mötesansvarig göra en bedömning av om mötet kan genomföras som någon form av distansmöte. Om distansmöte inte bedöms som lämpligt med hänsyn till mötets karaktär, kan möte hållas som innebär resor för deltagarna. Den som inte har möjlighet att resa till mötet ska om förutsättningar finns erbjudas möjlighet att delta via distansmötestjänst.

98 3 Planering av tjänsteresa: En bedömning ska alltid göras om en tjänsteresa är nödvändig för att kunna utföra arbetet/uppdraget eller om det finns alternativ till att resa. Tjänsteresor ska planeras och genomföras på ett sådant sätt att påverkan på miljön minimeras. Kostnadseffektivt: Möten, utbildningar och konferenser ska i så stor utsträckning som möjligt ske i VGR:s egna lokaler. Om externa leverantörer av lokaler, resor och logi måste användas ska de alltid bokas via VGR:s upphandlade leverantörer. En tjänsteresa ska ske på billigast sätt med hänsyn till trafiksäkerhet, miljöaspekt och beräknad kostnadseffektivitet. Hänsyn ska tas till den resandes individuella förutsättningar och behov. Varje förvaltningschef/vd har ansvar för att: Medarbetarna känner till innehållet i styrdokumenten för tjänsteresor och möten. Medarbetarna har kunskaper om säker och miljöanpassad trafik och vilka olika distansmötestjänster VGR erbjuder. Varje år ange mätbara mål för och följa upp medarbetarnas tjänsteresor och bokningar av externa lokaler.

99 Beslutad av: Regionstyrelsen, Diarienummer: RS Giltighet: från till Riktlinje för tjänsteresor och möten i Västra Götalandsregionens verksamheter Riktlinjen gäller för: Västra Götalandsregionen Innehållsansvar: Koncernstab HR, Koncernkontoret Dokumentet ersätter: Praktiska tillämpningar till resepolicyn för VGR (RS )

100 2 Innehåll Inledning... 3 Riktlinjer för resor och möten i Västra Götalandsregionen... 3 Syfte... 4 Ansvar... 4 Möten/konferenser... 4 Interna lokaler i första hand... 4 Vid resa... 5 Val av färdsätt... 5 Beställning av resa... 5 Säkerhet... 6 Försäkring vid resa... 6 Tjänstereseförsäkringskort... 6 Reseräkning och traktamenten... 6 Uppförandekod vid resor i tjänsten... 7

101 3 Inledning Västra Götalandsregionen, hädanefter kallat VGR, fastställer policyer och riktlinjer för frågor där det är värdefullt att ha ett gemensamt förhållningssätt och göra på ett likartat sätt. Följande styrande dokument för tjänsteresor och möten/konferenser ska finnas för verksamheten: Rese- och mötespolicy som beslutas av regionfullmäktige och som gäller för VGR och av VGRs majoritetsägda bolag. Riktlinjer för tjänsteresor och möten/konferenser som regionfullmäktige beslutat införa och som omfattar VGRs samtliga nämnder och styrelser. Riktlinjerna ska även gälla majoritetsägda bolag. Gemensamma rutiner och anvisningar för VGR ger stöd i det dagliga arbetet. Dessa kan även kompletteras med lokala rutiner och anvisningar som förvaltning och bolag arbetat fram. Rutiner och anvisningar fastställs av regiondirektör/förvaltningschef/vd. VGR bedriver ett ambitiöst arbete för att minska organisationens klimatpåverkan. År 2020 ska VGR vara oberoende av fossil energi och bränsle i egna transporter och byggnader. De flesta resor ger utsläpp av såväl växthusgaser som försurande och hälsoskadliga ämnen. För att minska klimatpåverkan från resor i tjänsten betalar förvaltningar och bolag en klimatväxlingsavgift på medarbetares och förtroendevaldas resor med privat bil och flyg. Avgifterna samlas på ett centralt konto och kommer att användas till åtgärder som ska minska VGRs klimatpåverkan. Resor till och från arbetet omfattas inte av VGRs rese- och mötespolicy. Förvaltningar och bolag ska dock uppmuntra sina anställda och förtroendevalda och underlätta för dem att gå, cykla och åka kollektivt till och från arbetet. Riktlinjer för resor och möten i Västra Götalandsregionen Riktlinjerna gäller planering och genomförande av alla resor och möten som görs i tjänsten och betalas av VGR. Riktlinjen omfattar samtliga medarbetare och förtroendevalda i VGR, och dess majoritetsägda bolag. Riktlinjen omfattar även de resor som sker på uppdrag av Västra Götalandsregionen. Vid planering och genomförande av resor och möten ska hänsyn tas till andra fattade beslut i VGR som t ex beslut om inomregional balans.

102 4 Syfte Riktlinjerna ska förtydliga policyn och ge vägledning och direktiv om vad som gäller vid tjänsteresor och möten i VGR. Riktlinjerna ska bidra till att en trygg och säker arbetsmiljö, minska miljöpåverkan, sänka kostnaderna och vårda Västra Götalandsregionens varumärke. Den ska också visa VGRs hänsynstagande till den enskildes familjeliv eller andra sociala faktorer som ett frekvent resande innebär en påfrestning för. Ansvar Varje förvaltningschef/vd har ansvar för att: alla medarbetare känner till innehållet i styrdokumenten för tjänsteresor och möten. alla medarbetare har kunskaper om vilka olika distansmötestjänster Västra Götalandsregionen erbjuder samt om säker och miljöanpassad trafik. besluta om och årligen, med mätbara mål, följa upp de anställdas tjänsteresor. Varje chef har ett ansvarar för att: styrdokument för resor och möten är kända och följs av medarbetarna. regelbundet följa upp resvanor hos de medarbetare som reser mycket i sin tjänst för att säkerställa att resandet sker i enlighet med dessa styrdokument. Anställda och förtroendevalda har ett ansvar för att: följa riktlinjer, rutiner och anvisningar för resor och möten. Möten/konferenser Vid möten med deltagare från olika tjänsteställen ska i första hand deltagande via teknik för distansmöte erbjudas. I andra hand kan man överväga möten som innebär att deltagarna behöver resa. VGR ska tillhandahålla teknik och utrustning för olika distansmötesformer. Mötet ska planeras så att så många av deltagare som möjligt kan resa kollektivt, gå eller cykla. Anställda och förtroendevalda som inte har möjlighet att medverka på möte ska om förutsättningar finns erbjudas möjlighet att delta via någon form distansmötestjänst. Interna lokaler i första hand När medarbetare och förtroendevalda i VGR arrangerar möten, seminarier, konferenser eller studiebesök ska dessa i första hand, och i största möjliga utsträckning, förläggas i VGRs egna lokaler. Vid behov av bokning av mötes- och konferenslokal med kringarrangemang ska bokningen göras via den VGR-gemensamma konferensbokningstjänsten. Undantag från att använda

103 5 konferensbokningstjänsten gäller lokaler som bokas via VGRs lokalbokningssystem (SAMBO). Bokning av externa lokaler kan bli aktuellt då VGR-interna alternativ saknas, inte finns i närområdet eller när den interna kapaciteten inte räcker till. Vid bokning av externa lokaler ska avtal med upphandlad leverantör alltid följas. Vid resa Vid resa ska färdsätt väljas som är trafiksäkert, ger minst miljöpåverkan och är kostnadseffektivt. Med kostnadseffektivitet menas att vid beräkning av totalkostnad ska hänsyn tas till alla delar: transport, logi, traktamente, färdtidsersättning, parkeringsavgifter arbetstid och restid. Tjänsteresan ska läggas i så nära anslutning som möjligt till arrangemangets start och sluttid. Val av färdsätt Vid korta resor ska anställda och förtroendevalda gå, cykla eller resa kollektivt. Vid längre resor ska tåg, båt eller buss väljas i första hand. Flygresor utnyttjas i första hand för längre utrikesresor där tåg och buss inte är utgör ett alternativ. Generellt gäller att huvudresan måste vara längre än 50 mil. Är slutdestinationen för resan Stockholm får flyg endast användas i undantagsfall och om särskilda skäl föreligger. Alla flygresor ska vara i förväg godkända av närmsta chef. Vid resa med bil ska samåkning ske i största möjliga mån. För resor med bil ska i första hand fordon som VGR tillhandahåller användas. Externt hyrd bil och taxi kan användas för kortare resor som komplement till en resa med t.ex. kollektivtrafiken. Externt hyrd bil och taxi bokas via upphandlad leverantör. Vid val av hyrbil/taxi ska fordon som drivs av fossilfria bränslen användas i första hand. Privat bil får användas endast när andra alternativ, enligt ovan, inte är rimliga i ett samlat perspektiv på säkerhet, miljö och kostnadseffektivitet. Det åligger resenären att kunna redovisa skälen i det enskilda fallet till varför privat bil valts. Beställning av resa Alla beställningar av biljetter, hotellrum, externt hyrda bilar och taxi ska göras genom VGRs upphandlade leverantörer inkl Västtrafik. Generellt gäller att resor ska planeras och bokas med så god framförhållning som möjligt, så att möjlighet till rabatter kan utnyttjas. Vid bokning av tåg och flygbiljetter ska ekonomiklass bokas. Undantag från detta måste godkännas i förväg av närmsta chef. Bonuspoäng som erhålls i samband med tjänsteresa får inte nyttjas för privat bruk utan ska tillfalla VGR. Detta gäller alla former av personliga förmåner som t.ex. bonuspoäng, fribiljetter, gratisnätter mm. Att använda dessa poäng i privat syfte kan få negativa

104 6 skattemässiga konsekvenser för såväl medarbetaren som VGR. Ekonomisk ersättning för t.ex. försening (s.k. restidsgaranti) tillfaller VGR och krediteras kostnadsställe som betalat resan. Ett antal länder kräver visum innan man släpps in i landet. Vid bokning informerar upphandlad leverantör om resmålets relevanta pass-, visum- och vaccinationsbestämmelser samt eventuella reserekommendationer utfärdade av utrikesdepartementet. Leverantören ska kunna ombesörja visumansökan och liknande tillstånd om så erfordras. Vaccinationer som rekommenderas för resan bekostas av VGR. Säkerhet Personer i ledande befattning och grupper bör av säkerhetsskäl inte resa tillsammans utan i möjligaste mån dela upp resandet på olika transportmedel och tider. Vid resor till oroliga områden (krigsområden, naturkatastrofer etc.) konsulteras säkerhetsfunktionen och eventuellt utrikesdepartementet. Vid en akut situation ansvarar chef tillsammans med koncernsäkerhetschefen, alternativt förvaltningens säkerhetschef för att VGRs säkerhetsplan gällande nödvändig information och nödvändiga åtgärder tas i bruk. VGR följer UDs rekommendationer om säkerhetsläget, se information Försäkring vid resa VGR och dess bolag ansvarar för att alla medarbetare, förtroendevalda och personer utsedda av arbetsgivaren ska vara försäkrade enligt en tjänstereseförsäkring under tjänsteresor som utförs på arbetsgivarens uppdrag. Dessutom ska t ex elever, praktikanter och tillfällig personal omfattas av denna försäkring. Försäkringen ska omfatta såväl inrikes som utrikes tjänsteresor. Vid resa längre än 6 månader ska alltid försäkringsansvarig kontaktas. Reseförsäkringen gäller inte vid resor där svenska utrikesdepartementen avråder att resa till. För närmare detaljer om försäkringsvillkor läs information för gällande försäkringsbrev. Tjänstereseförsäkringskort Vid tjänsteresa utomlands ska medarbetaren alltid medföra ett tjänstereseförsäkringskort, Travel incurance card. Reseräkning och traktamenten Reseräkning ska skrivas i samtliga fall när anställd eller förtroendevald gör en tjänsteresa där någon form av ersättning ska utgå eller kostförmån ska redovisas. På reseräkningen ska

105 7 tydligt framgå ändamål och skäl till resan. Färdväg och färdsätt ska beskrivas. Utlägg under tjänsteresan ska styrkas för att ersättning ska erhållas. Traktaments- och reseersättningar regleras i gällande kollektivavtal samt i eventuella lokala kollektivavtal. Uppförandekod vid resor i tjänsten Medarbetare och förtroendevalda som reser i tjänsten är under hela resan företrädare för VGR och är genom sitt agerande och uppträdande en del av VGRs kommunikation och varumärke. För VGRs anställda gäller samma krav utomlands som i Sverige. Den som reser i tjänsten ska undvika att hamna i etiskt och moraliskt tvivelaktiga situationer. Om det för en medarbetare eller förtroendevald råder minsta tvekan kring ett moraliskt eller etiskt dilemma, är detta en tydlig signal om att man ska avstå. Resenären bör ställa sig följande frågor: Varför erbjuds jag den här förmånen? Har förmånen ett högt värde? Finns det risk för att jag påverkas i mitt arbete? Finns det risk för att allmänhetens förtroende för VGR skadas Ett eventuellt deltagande detta till trots ska alltid prövas och godkännas av chef.

106

107

108

109

110

111

112 Beslutad av: Regionstyrelsen Diarienummer: RS Riktlinje för Flaggning vid Västra Götalandsregionens verksamheter Följande riktlinjer gäller för hissande av flaggor vid Västra Götalandsregionens verksamheter där förutsättningarna för flaggning finns. Riktlinjen gäller för: Samtliga verksamheter inom Västra Götalandsregionen Innehållsansvar: Koncernstab kommunikation och externa relationer

113 2 Innehåll Västra Götalandsregionens flagga... 3 Svenska flaggan... 3 Pride-flaggan... 3 Internationell flaggning... 3 Flaggning vid dödsfall... 4 Flaggning vid särskilda händelser... 5 Information vid flaggning... 5 Allmänna flaggdagar... 5 Tidtabell allmän flaggning... 6 När flaggan ska slängas... 6

114 3 Västra Götalandsregionens flagga Västra Götalandsregionens (VGR) flagga ska vara hissad dygnet runt då ej annat påbjudes. Om man vill använda VGR:s flagga tillsammans med svenska flaggan, ska den svenska flaggan alltid inneha hedersplatsen. VGR-flaggan är en företagsflagga och har inte samma status som nationsflaggor eller FN-, EU-, länslandskaps-, stifts- och kommunalflaggor och den följer alltså inte samma regler. Om VGR-flaggan placeras tillsammans med dessa flaggor ska den inte placeras bättre än dessa utan placeras ytterst. Svenska flaggan Svenska flaggan ska vara hissad vid allmänna flaggdagar och enligt tidtabell se nedan. Pride-flaggan Som ett led i kampen för människors lika värde är det lämpligt att hissa Prideflaggan (regnbågsflaggan) i samband med lokala Pride-evenemang. Observera att om Pride-flaggan kombineras med den svenska flaggan så ska den svenska flaggan alltid inta hederspositionen. Internationell flaggning Vid officiella utländska besök kan aktuell nationsflagga hissas, varvat med svenska flaggor. Svenska flaggan intar då alltid hedersplatsen. Om besöket är från ett EUland, kan man flagga även med EU-flaggan. Vid flaggning på flera flaggstänger används begreppen heraldiskt höger och heraldiskt vänster. Vid internationell flaggning intar svenska flaggan alltid hedersplatsen. Övriga nationsflaggor hissas i bokstavsordning från hedersplatsen och utåt enligt ländernas namn på svenska. Flaggorna hissas varannan till heraldiskt höger och varannan till heraldiskt vänster, det vill säga placeringen bestäms stående framför stängerna med ryggen mot byggnaden. Om antalet flaggstänger är udda hissas svenska flaggan på den mittersta stången. Är antalet flaggstänger jämna hissas svenska flaggan på flaggstången närmast till höger från mitten (betraktandes med ryggen mot byggnaden). Om det behövs, hissas svenska flaggor på de yttersta flaggstängerna för att de inte ska stå tomma. Vid flaggning med olika typer av flaggor ser rangordningen ut på följande sätt: Nationsflagga, FN-flagga, EU-flagga, landskapsflagga, länsflagga och kommunflagga.

115 4 Exempel för tre flaggstänger vid flaggning för en utländsk nation: Svenska flaggan på hedersplatsen och utländsk nation på stången nr 2 och 3. Flaggning för två utländska nationer: Svenska flaggan på hedersplatsen och utländska nationer på stången nr 2 och 3 i bokstavsordning. Om byggnaden är försedd med tre fasadflaggstänger hissas flaggor enligt bilden. Om t.ex. en Länsstyrelse vill flagga med svenska flaggan och EU-flaggan, hissas svenska flaggan på flaggstång nr 1, EU-flaggan på nr 2 och Länsstyrelsens flagga på nr 3. Se för fler exempel. Flaggning vid dödsfall Vid medarbetares eller förtroendevalds bortgång samt är det önskvärt att flaggan hissas på halv stång på begravningsdagen. Flaggning på halv stång kan även göras på dödsdagen om bortgången då är känd. Annan dag kan dock beslutas av administrativ chef, eller motsvarande, till exempel om minnesstund med externa gäster äger rum eller för det fall annan dag anses viktigare att uppmärksamma på grund av kulturella eller religiösa skäl. Det kan vara lämpligt att inhämta de anhörigas synpunkter på flaggning. Först hissas flaggan i topp och omedelbart därefter halas till 2/3 av stångens höjd. När jordfästningen ägt rum, hissas flaggan i topp, varefter den nedhalas antingen omedelbart eller enligt tidtabell för allmän flaggning, se ovan. Flaggning på halv stång äger företräde framför allmänna flaggdagar men är underordnat flaggning vid särskilda händelser.

116 5 Flaggning vid särskilda händelser Vid särskilda händelser då flaggning påbjudes från nationell nivå skall dessa rekommendationer följas. Information vid flaggning Vid flaggning med svenska flaggan, internationell flaggning och flaggning på halv stång ska information om anledningen anslås vid fastighetens/anläggningens huvudingång eller i nära anslutning till flaggstången där så är praktiskt möjligt. Allmänna flaggdagar 1 januari Nyårsdagen 28 januari Konungens namnsdag 12 mars Kronprinsessans namnsdag Rörlig Påskdagen 30 april Konungens födelsedag 1 maj 1 maj Rörlig Pingstdagen 6 juni Sveriges nationaldag och svenska flaggans dag Rörlig Midsommardagen 14 juli Kronprinsessans födelsedag 8 augusti Drottningens namnsdag Rörlig Dag för val till riksdagen (andra söndagen i september vart fjärde år) 24 oktober FN-dagen 6 november Gustaf Adolfsdagen 10 december Nobeldagen 23 december Drottningens födelsedag 25 december Juldagen Flaggning med svenska flaggan på andra dagar än ovan beslutas av Regiondirektören.

117 6 Tidtabell allmän flaggning Från 1 mars till och med 31 oktober gäller: Flaggan hissas klockan Flaggan halas ner vid solnedgången dock senast klockan Från 1 november till och med 28(29) februari: Flaggan hissas klockan Flaggan halas ned vid solnedgången dock senast klockan Om flaggan är belyst får den vara hissad efter solens nedgång. När flaggan ska slängas En flagga som är sliten, trasig eller urblekt bör inte flaggas med. Hur en uttjänt flagga ska förstöras finns inga tydliga regler för. Men grundregeln är att även en kasserad flagga bör behandlas med respekt och att en gammal flagga inte ska ligga och skräpa eller användas till annat. Ett sätt är att klippa ner flaggan till enbart blå och gula tygbitar då är det inte en flagga längre och tygbitarna kan slängas på lämpligt sätt. Gamla flaggor bör inte brännas av miljömässiga skäl eftersom de ofta är gjorda av polyester.

118

119

120 Västra Götalandsregionen Västra Götalandsregionen gör en kraftsamling för det goda livet och ett hållbart samhälle! Nu tar vi nästa steg för att nå FN:s 17 hållbarhetsmål. Från 1 januari i år har regionfullmäktige fattat beslut om två strategiska handlings-planer för våra verksamheter: miljöplan och handlingsplan för mänskliga rättigheter Miljöplanen ska vara hälsofrämjande och bidra till en hållbar utveckling genom mål om låg klimatpåverkan, låg förekomst av miljö- och hälsofarliga ämnen samt en hållbar resursanvändning. Den nya miljöplanen ersätter och förstärker det goda arbete vi sedan 2014 gjort kopplat till vårt miljöprogram. De sedan tidigare beslutade långsiktiga målen till 2020 har i nya miljöplanen fått konkreta mål och åtgärder inom de sju målområdena transporter, energi, produkter och avfall, livsmedel, kemikalier, läkemedel och medicinska gaser. Den nya handlingsplanen för mänskliga rättigheter För varje människa har också konkreta mål och åtgärder för strategiska insatser i arbetet för till exempel fysisk tillgänglighet, barnets rättigheter, delaktighet, icke-diskriminering och jämlikhet för både medarbetare och invånare. Enligt regionfullmäktiges budget ska verksamheterna stärka det rättighetsbaserade arbetssättet, främja kunskap och samverkan för interkulturell dialog så att invånarna kan delta på egna villkor och hälso- och sjukvården ska präglas av personcentrerad vård. Handlingsplanen för mänskliga rättigheter är ett viktigt steg för att samla åtgärder som bidrar till att Västra Götalandsregionen närmar sig sin målbild. Från 2017 ställer diskrimineringslagen tydligare krav på aktivt arbete mot diskriminering på arbetsplatsen och FN:s konvention om barnets rättigheter är på förslag att bli direkt gällande svensk lag. Målen som sätts upp i handlingsplanen ligger väl i linje med de stärkta krav på Västra Götalandsregionen som detta innebär. Med detta brev får ni kortversion av handlingsplanerna och här hittar ni de fullständiga versionerna: Miljöplan Plan för mänskliga rättigheter Kristina Jonäng (C) Ordförande miljönämnden Kristina Grapenholm (L) Ordförande kommittén för mänskliga rättigheter

121 Miljöplan En kort presentation av Miljöplanen för Västra Götalandsregionens verksamheter

122 En kort presentation av Miljöplanen för Västra Götalandsregionens verksamheter Västra Götalandsregionens sju miljömålsområden Miljöplanen omfattar alla Västra Götalandsregionens förvaltningar och bolag samt verksamheter som arbetar på uppdrag av Västra Götalandsregionen och beslutas av regionfullmäktige. Varje dag, året om, inom alla Västra Götalandsregionens verksamheter, pågår ett gemensamt arbete för att uppnå bättre hälsa och hållbar utveckling i vårt närområde och i vår omvärld. Med tydliga mål och konkreta åtgärder kan vi tillsammans skapa en bättre miljö och bättre hälsa för oss och för kommande generationer. Det är ett viktigt arbete, i det lilla och i det stora, som höjer vår attraktionskraft som arbetsgivare och visar att Västra Götalandsregionen är en ansvarsfull och trovärdig samhällsaktör. Övergripande för allt arbete inom Västra Götalandsregionen är Vision Västra Götaland Det Goda Livet, där hållbar utveckling med dess tre dimensioner, den ekonomiska, sociala och miljömässiga, står i centrum. Sambandet mellan hälsa, miljö och ekonomi är tydligt. Det präglar också samtliga sju målområden i Västra Götalandsregionens miljöplan I planen kan du ta del av de konkreta åtgärder som krävs för att målen ska uppnås och vilka nämnder och styrelser som har huvud- och stödjande ansvar för att åtgärderna genomförs. Mål och åtgärder i miljöplanen följs årligen upp på koncernövergripande nivå i samband med årsredovisningen. Målen utgår från de fyra utmaningar som Västra Götalandsregionen har att möta för att minska vår negativa miljöpåverkan: Låg klimatpåverkan Giftfri miljö Hållbar resursanvändning Biologisk mångfald Läs hela planen på vgregion.se/miljoplan eller intra.vgregion.se/miljoplan. Här kan du också ladda ner programmet som pdf. Transporter Långsiktiga mål Västra Götalandsregionens transporter är fossilfria och energieffektiva. Mål 2020 Västra Götalandsregionens person- och varutransporter ska vara oberoende av fossil energi genom att minska koldioxidutsläppen med 80 procent från år Västra Götalandsregionens person- och varutransporter ska bedrivas energieffektivt. Energi Långsiktiga mål Västra Götalandsregionens energianvändning är energieffektiv och fossilfri. 2030: Västra Götalandsregionen ska halvera sin energianvändning i egna lokaler till år 2030 jämfört med år Mål 2020 Den totala energianvändningen i egna fastigheter är högst 170 kwh/m² BRA. Västra Götalandsregionen ska vara oberoende av fossil energi och bränsle till 2020 genom att minska koldioxidutsläppen med 80 procent från år Västra Götalandsregionen ska verka för att energianvändningen ska bli avsevärt effektivare i hyrda lokaler. Produkter och avfall Långsiktiga mål Resursanvändningen inom Västra Götalandsregionen stödjer en hållbar utveckling. Det avfall som uppkommer inom Västra Götalandsregionen tas omhand på ett sådant sätt att det stödjer en hållbar utveckling. Mål 2020 Samtliga prioriterade produktområden ska stödja en hållbar utveckling: a. Byggvaror b. Förbrukningsprodukter c. Elektronik d. Inredning e. Livsmedel f. Textilier g. Avfall som Västra Götalandsregionen genererar Medicinska gaser Långsiktigt mål Västra Götalandsregionen ska minska miljöbelastningen från klimatpåverkande medicinska gaser. Mål 2020 Vårdens utsläpp av lustgas ska minska med 75 procent jämfört med år Läkemedel Långsiktigt mål Västra Götalandsregionen ska minska miljöbelastningen av läkemedel utan att påverka patientnyttan negativt. Mål 2020 Minska miljöbelastningen vid produktion och användning av läkemedel. Kemikalier Långsiktiga mål Västra Götalandsregionen ska leva upp till det nationella målet om en giftfri miljö. Mål 2020 Samtliga prioriterade produktområden bidrar till en giftfri miljö: a. Byggvaror b. Förbrukningsprodukter c. Elektronik d. Inredning e. Textilier f. Lek/pedagogiskt material g. Kemiska produkter och enskilda kemikalier Livsmedel Långsiktigt mål Västra Götalandsregionen har minskat miljöpåverkan från inköp av livsmedel. Mål 2020 Andelen ekologiska livsmedel ska vara 50 procent av den totala livsmedelsbudgeten. Minska klimatpåverkan av verksamhetens måltidsservering.

123 Foto: Mareen Fischinger / Folio Detta är en kortversion av Miljöplan som omfattar alla Västra Götalandsregionens förvaltningar och bolag och andra verksamheter som arbetar på uppdrag av VGR. Miljöplanen antogs regionfullmäktige i oktober 2016, 172. Med tydliga mål och konkreta åtgärder kan vi tillsammans skapa en bättre miljö och bättre hälsa för oss och för kommande generationer. I miljöplanen finns mål och åtgärder inom sju målområden som ska bidra till att uppfylla Västra Götalandsregionens miljöpolicy. Västra Götalandsregionens miljöpolicy Allt arbete inom Västra Götalandsregionens samtliga verksamheter ska vara hälsofrämjande och bidra till en hållbar utveckling, där hushållning med resurser och kretsloppsanpassning är vägledande. Vi åtar oss att följa lagar och andra förekommande krav. Genom ständiga förbättringar förebygger och minskar vi den negativa miljöpåverkan som beror på vår verksamhet. Vi ska vara föregångare i miljöarbetet, som ska bedrivas systematiskt och strukturerat. Du hittar miljöplanen på: vgregion.se/miljoplan eller intra.vgregion.se/miljoplan

124 För varje människa En kort presentation av handlingsplanen för det systematiska arbetet med mänskliga rättigheter i Västra Götalandsregionen

125 Jämlikhet Delaktighet Systematiskt arbete för rätten till frihet från våld Målet handlar om att förebygga och upptäcka våldsutsatthet och att erbjuda skydd, stöd och behandling. Västra Götalandsregionen är först i Sverige med att ta fram regionala medicinska riktlinjer för detta arbete. Vården ska även ställa frågor om våld på rutin. Stärkta rättigheter för barn och unga Målet handlar om att uppfylla barnets mänskliga rättigheter. För att stärka vårt barnrättsarbete ska alla förvaltningar ha minst ett ombud för barnets rättigheter och så många medarbetare som möjligt ska gå en webbutbildning om barnkonventionen. Medarbetare som möter föräldrar och barn ska få ökad kompetens om jämlikt och jämställt föräldraskap, genom arbete med metodmaterialet En förälder blir till. Förbättrad tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning Målet handlar om att personer med funktionsnedsättning ska få mer jämlik tillgång till den fysiska miljön, genom att åtgärda alla enkelt avhjälpta hinder i våra fastigheter och resecentrum. Medarbetare ska även få ökad kompetens om bemötande av personer med funktionsnedsättning genom en webbutbildning. Stärkt hbtq-kompetens Målet handlar om att öka medarbetarnas kompetens om levnadsvillkor och rättigheter för homosexuella, bisexuella, transpersoner och queera (hbtq-personer). Västra Götalandsregionen har en diplomeringsutbildning om hbtq-kompetent bemötande. Systematisk dialog med invånarna Målet handlar om att stärka invånarnas delaktighet och inflytande. Ett forum för ökad delaktighet är Demokratitorg, där politiker möter gymnasieelever. Ett annat forum är kommittén för mänskliga rättigheters samråd, där politiker möter föreningar som arbetar för stärkta rättigheter för bland annat hbtq-personer, barn, äldre, nationella minoriteter och personer med funktionsnedsättning. Vidgat deltagande i kulturlivet Målet handlar om att fler ska kunna ta del av och utöva kultur. När vi delar ut stöd till kulturinstitutioner och det fria kulturlivet ställer vi krav på att deras arbete ska främja mänskliga rättigheter. I handlingsplanen fokuserar vi särskilt på rätten till kultur för nationella minoriteter, människor på flykt samt barn och unga. Förståelse och egenmakt för patienter i vårdmötet Målet handlar om att stärka rätten till förståelse, inflytande och egenmakt för patienter och närstående. Handlingsplanen lyfter två av Västra Götalandsregionens modeller för att förbättra kommunikationen mellan patient och vårdpersonal: samtalsmodellen Förstå mig rätt, som handlar om att se till att patienten har förstått informationen och bildstödsmodellen KomHIT som underlättar patientens förberedelse och möte med vården. Ansvar Insyn Jämlika och icke-diskriminerande arbetsplatser Målet handlar om att Västra Götalandsregionen ska arbeta aktivt mot diskriminering och för att främja jämlikhet på våra arbetsplatser. Förvaltningar och bolag ska ta fram planer med aktiva åtgärder utifrån alla diskrimineringsgrunder, bidra till att öka mäns uttag av föräldraledighet och erbjuda praktik för människor på flykt som nyligen har anlänt till Västra Götaland. Stärkt människorättsperspektiv i ärendeberedning och beslutsunderlag Målet handlar om att ta hänsyn till mänskliga rättigheter när vi skriver beslutsunderlag till politiker samt risk- och händelseanalyser i vården. Exempelvis ska vi kunna göra prövningar av barnets bästa. För att alla ska kunna förstå underlagen ska vi använda ett vårdat, enkelt och begripligt språk, så kallat klarspråk. Nollvision för användning av tvångsåtgärder inom psykiatriska verksamheter Målet handlar om att patienter som behöver psykiatrisk vård ska vara mer delaktiga i vården. Vi ska minska användningen av tvångsmetoder, till exempel fastspänning. De patienter som ändå varit med om tvång ska tillsammans med vårdpersonal få prata om vad som har hänt och varför. Tydligare information om verksamheternas kompetens i människorättsfrågor Målet handlar om att skapa bättre förutsättningar för invånare att välja vilken verksamhet de vill besöka och kunna förbereda sitt besök. Idag innehåller Tillgänglighetsdatabasen (TD) information om besöksmål utifrån den fysiska tillgängligheten. Vi ska bredda TD så att invånare även kan hitta information om exempelvis verksamhetens kompetens i hbtq- eller barnrättsfrågor. Tillgänglig, begriplig och inkluderande information till invånarna Målet handlar om att information till invånare ska vara tillgänglig, lätt att förstå och finnas på flera språk. Vi ska även göra en normkritisk granskning av vgregion.se för att analysera vilka den riktar sig till och hur olika grupper framställs och representeras.