Protokoll. Styrelsens sammanträde nr 3/17. Tisdag 12 september klockan 08:30 till 13:00 på Svedängs gård, Strängnäs.

Transkript

1 Strängnäs Protokoll Styrelsens sammanträde nr 3/17 Tid och plats Tisdag 12 september klockan 08:30 till 13:00 på Svedängs gård, Strängnäs. Närvarande ledamöter Lena Larsson, förbundsordförande Eje Andersson Sten Segerslätt Magnus Södervall Ing-Britt Swedenborg Vivianne Lindstam Övriga deltagare Susanne Söderholm, förbundschef Marita Axelsson Tomas Stenström Niklas Wrane 44-45, via telefon Jenny Håkansson 47, via telefon Mats Widesjö, valberedningen Lars Greilert, sekreterare Anmält förhinder Anki Jonsson Roland Hellberg 36 Sammanträdets öppnande Lena Larsson hälsar alla välkomna och förklarar mötet för öppnat klockan 08: Dagordning att godkänna dagordningen. 38 Val av protokolljusterare att utse Vivianne Lindstam till protokolljusterare. Heliosgatan Stockholm. Sweden. 1

2 39 Föregående protokoll nr 2/17 att godkänna föregående protokoll nr 2/ Förbundschefens rapport Susanne Söderholm redogör för kansliets verksamhet för tiden från det senaste styrelsemötet. Susanne redogör för det aktuella personalläget på kansliet. De större aktiviteterna under perioden har varit en personaldag med distriktskonsulenterna, en träff med samarbetspartner, Rikslägret i Idre och medverkan vid O-Ringen i Arvika. Under perioden har det också varit ett antal olika typer av värdetävlingar såväl nationellt som internationellt. Den närmaste tiden kommer det att genomföras ett antal aktiviteter, dels SMtävlingar, men också aktiviteter där förbundet är representerat. Medlemsutvecklingen är fortfarande positiv men är inte riktigt lika tydlig som föregående år. Under hösten kommer ett antal projektansökningar att skickas in, dels till Riksidrottsförbundet och dels till Svenskt Friluftsliv. Dessutom har landslaget ett antal ansökningar kopplade till utvecklingsarbete inom landslaget kommer att innebära ett 100-årsjubileum av den första officiella orienteringstävlingen i Sverige. Stockholms Orienteringsförbund är involverade då tävlingen gick i trakterna av Saltsjöbaden. Informationsmaterial kring markfrågor har sammanställts i syfte att sprida information såväl internt som externt. Materialet kommer bland annat att användas vid ett antal distriktsträffar under hösten. Svenskt Friluftsliv har skickat en skrivelse till Länsstyrelsen i Skåne angående en tillsynsvägledning gällande orientering med bland annat förlängt vårdatumstopp. Den annonsering på webben som startade i början av året har i stort sett gett det förväntade resultatet. Susanne redogör också för det aktuella läget kring förbundets samarbetspartners. Marita Axelsson redogör för det ekonomiska utfallet till och med den 31 augusti 2017 samt en första försiktig prognos för hela att godkänna rapporten. 41 Avgiftsutredningen Sten Segerslätt och Marita Axelsson redogör för arbetet i gruppen för avgiftsutredningen och hur långt utredningsgruppen har kommit i sitt arbete. Utredningen är uppdrag från förbundsmötet Styrelsen diskuterar olika delar från avgiftsutredningen. att godkänna rapporten. Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se 2

3 42 Ordförandekonferensen Susanne Söderholm redogör för förutsättningarna för höstens ordförandekonferens den november på Vildmarkshotellet i Kolmården. Styrelsen diskuterar idéer kring program och innehåll på konferensen. att ge förbundschefen i uppdrag fortsätta planeringen av ordförandekonferensen. 43 Konsultationer IOF Lena Larsson redogör för IOF:s fortsatta arbete med Code of Ethics. IOF har efterfrågat synpunkter från medlemsländerna. Styrelsen diskuterar ett antal frågor bland annat synen på påföljder vid bestraffningar kopplat till olika regelbrott. att ge förbundschefen i uppdrag att återkoppla till IOF utifrån styrelsens diskussion. 44 Regelärenden Susanne Söderholm redogör för regelärendet i samband med Tiomila Där diskvalificerades IFK Umeå efter att en av löparna i laget sprungit med en löparbricka som slutat fungera under loppet. Laget blev inte godkänt men lämnade in en protest. Tävlingsjuryn avslog protesten, ett beslut som IFK Umeå nu överklagat till SOFT. Regelgruppen föreslår styrelsen att avslå IFK Umeås överklagan. att avslå IFK Umeås överklagan. 45 Dispenser Niklas Wrane redogör för en ansökan från IF Thor där man söker dispens för att Mirjam Bucher ska få tävla på SM lång distans. Gällande regelverk från förbundsmötet 2014 täcker inte alla fall i fråga om folkbokföring. I det aktuella fallet är Mirjam för ung för att kunna folkbokföras utan att hennes familj också folkbokförs i Sverige. Styrelsen diskuterar frågan utifrån de regler som gäller för deltagande på SM. Tomas Stenström redogör för en ansökan från Elsa Forsgren som, på grund av en sjukdom, har en synnedsättning på ena ögat och söker därför dispens för att kunna få möjlighet till större kartskala. Elsa har redan fått besked om att dispensen har beviljats under följande förutsättningar. Elsa delger själv respektive arrangör sina önskemål om specialanpassad karta och respektive arrangör avgör om tilldelning av anpassad kartan ska ske samt om och hur mycket Elsa ska debiteras för det arbete anpassningen medför. Det innebär alltså att arrangör därmed äger rätt att neka en specialanpassning av kartan. Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se 3

4 att avslå IF Thors dispensansökan. att godkänna rapporten angående Elsa Forsgren ansökan om dispens. 46 SM lång, medel och stafett 2021 Tomas Stenström redogör för förslaget till arrangör av SM lång, medel och stafett att utse Dalarnas OF med föreningarna Bjursås OK som arrangör av SM lång 2021 och IFK Mora OK som arrangör av SM medel och stafett Strategi elitutvecklingsmiljöer Jenny Håkansson och Tomas Stenström redogör för förslaget till komplettering av Strategi utvecklingsmiljöer Så att Skolverkets och Riksidrottsförbundets vägledning tydliggörs. Jenny Håkansson och Tomas Stenström redogör även för ett förslag att inrätta en tillstyrkansgrupp för nationell idrottsutbildning, NIU. Gruppens uppgift är att behandla de ansökningar om att anordna NIU-verksamhet som inkommer. I gruppen föreslås förbundschef, idrottschef, landslagschef, ansvarig tjänsteman samt en styrelserepresentant ingå. att godkänna förslaget till komplettering av Strategi utvecklingsmiljöer. att godkänna förslaget om tillstyrkansgrupp. att utse Magnus Södervall till styrelsens representant i tillstyrkansgruppen. 48 SM-veckan Tomas Stenström redogör för de erfarenheter vi hittills har gjort kring svensk orienterings medverkan på SM-veckan. Orientering har varit med vid några tillfällen på såväl SM-veckan vinter som sommar. Det förslag till strategi som kansliet tagit fram omfattar samtliga fyra grenar. För Skid-O föreslås att aktivt arbeta för att vara med på SM-veckan varje år. Genom kontinuerlig dialog med Riksidrottsförbundet och SOFT:s arbetsgrupp för Skid-O förbättra och förenkla deltagandet för att få ut så mycket som möjligt vad gäller ekonomi, media och nya kontakter. För Mtb-O föreslås att SOFT ska arbeta för delta i SM-veckan där det passar tidsmässigt och geografiskt. För orienteringslöpning föreslås inte arbeta aktivt för att vara med på SM-veckan, men där det är möjligt utifrån geografiska och tidsmässiga förutsättningar arbeta för att delta. För Pre-O föreslås att inte arbeta aktivt för att vara med på SM-veckan. Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se 4

5 att fastställa strategin i enlighet med kansliets förslag. 49 Delegationsordning Lena Larsson redogör för bakgrunden till frågan om en tydlig delegationsordning. Styrelsens diskuterar frågan och konstaterar att förbundets stadgar ska vara en tydlig vägledare kring delegationen och att det är viktigt att stadgarna harmoniserar med andra dokument som exempelvis tävlingsregler, tävlingsanvisningar och styrelsens arbetsordning. Inför kommande förbundsmöte bör stadgarna ses över och förslag om förändringar kan bli aktuella inför förbundsmötet att ge förbundschefen i uppdrag att fortsätta arbetet med att ta fram ett förslag till delegationsordning. att ge förbundschefen i uppdrag att till nästa styrelsemöte ta fram förslag till justeringar av förbundets stadgar. 50 Övriga frågor 50.1 Brev från kartritare En skrivelse har kommit från en grupp kartritare som efterfrågar en tidigare kartkontroll som genomförs redan vid starten av ett nytt kartprojekt. Styrelsen diskuterar frågan. att ge förbundschefen i uppdrag besvara brevet Dispens för kartskala Vivianne Lindstam har en förfrågan vad gäller resurser angående nyheten i senaste nyhetsbrevet för kartfrågor. Där presenteras en möjlighet att söka dispens för större kartskala för åldersklasser yngre än DH 60. Förutsättningarna för att få dispens är förklarade i nyhetsbrevet. Tomas Stenström ger en förklaring till hur kansliet har planerat hantera dispensansökningarna samt även motivet till att ge möjlighet till dispenser. I framtiden är ambitionen att respektive OF ska kunna hantera ansökningarna om dispens att godkänna rapporten. Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se 5

6 51 Kommande möten Fredag 10 november. Ordförandekonferens november. Båda mötena genomförs på Vildmarkshotellet i Kolmården. Måndag den 4 december. Mötet genomförs på s kansli i Stockholm Förbundsmöte 2018, mars, Bosön att fastställa mötesplanen. 52 Mötets avslutande Lena Larsson avslutar mötet klockan 12:40. Nästa styrelsemöte är fredag den 10 november på Vildmarkshotellet i Kolmården. Vid protokollet Justeras Lars Greilert Lena Larsson Vivianne Lindstam Heliosgatan Stockholm. Sweden. info@orientering.se 6