Arkivmyndighetens verksamhetsberättelse 2013 KS

Transkript

1 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg FALKENBERG myndighetens verksamhetsberättelse 203 KS Beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta KS. Verksamhetsberättelsen för arkivmyndigheten antecknas till protokollet Beslutsunderlag myndighetens verksamhetsberättelse för 203 Beslutsförslag daterat Sammanfattning av ärendet Kommunarkivarien har upprättat verksamhetsberättelsen för kommunens arkivmyndighet för 203. Kommunstyrelsen är kommunens arkivmyndighet. Kommunarkivet fungerar som en strategisk resurs i kommunens arbete med dokumentoch informationshantering. Kommunarkivarien utövar tillsyn och rådgivning gentemot de organ som kommunstyrelsen är arkivmyndighet för. ets arbetsuppgifter innefattar dessutom att bevaka frågor som rör dokumenthantering och elektronisk långtidsarkivering, handlägga arkivförfrågningar, motta till arkivet m m. Vid protokollet Jenny Antonsson Protokollet justerat och anslaget Utdragsbestyrkande Beslutet expedieras till: 3 80 Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommun@falkenberg.se

2 Tjänsteskrivelse Datum FALKENBERG Kommunledningskontoret Kommunarkivet Samuel Lindeborg myndigheten myndighetens verksamhetsberättelse 203 Kommunarkivets myndighetsuppgifter innefattar tillsyn och rådgivning gentemot de orean som kommunstyrelsen är arkivmyndighet för. Kommunarkivet handlägger IrfSlr S omzt förvarade ark,ven och r emot till arkiven, som löpande ordnas osxcknas dokuztta^r gerar S m ^ S ' ra,egisk resure ' k0mmunens arbete med informations-' och Förfrågningar och forskning Merparten av de vanliga förfrågningar som inkommer medför informationsåtersöknina i arkiven Fo fragnmgarna gäller Falkenberg historia i stort och smått, all, frän betyg och ÄSÄS S ' äk,f0rsknin8dc ' ika W-»» an gå tillbaka i sina Sl S l k i rån d6t gång " a året, ViSar På 26 re S istrerac^e allmänna förfrågningar av detta slag Detta är Lbnfeft e r S et? a r V i, a SOm onno SenaSte ^ så man kan konst «era att antalet förfrågningar ligger stabilt efter en stark ökning mätningarna finns inte den informationsåterföknines Under éttt P å kommunledningskontorets kanslienhet medräknad. Under aret har ett tjugotal personer som inte kommer från kommunens verksamheter besökt arkivet for forskning pa plats, varav ett tiotal bedrivit mer omfattande eflerfimdauqgsss^t hogskoleuppsatser eller lokalhistorisk forskning. samoand med ex. Det vanligaste sättet för allmänheten att kontakta kommunarkivet är via epost och ungefär hälften å manga anvande, stg av telefonen. Under åre,,egis e,ades de första förfrtoingz som «'dvtnw/ be Ma " ^ t "" 9 % " V Svaras samma dag eller inom ett dygn, 98/o besvaras inom en arbetsvecka. Diygt 90% av alla förfrågningar tar minhr P «en timme att bearbeta i aktiv handläggningstid. Av dessa handläggs två tredjedelar på femton minuter eller mindre. Mer om statistik och nyckeltal finns i bilaga P3 femt0n efter, a,t förbä,,ra ch ^de *><» atersokningar for att halla nere den tid som återsökningen tar i anspråk. Tillsyn, rådgivning och Under 203 har det fortlöpande arbetet med råd och stöd vad gäller myndigheternas SSSwr Socialförvaltningen har under året i samråd med kommunarkivet åtagit atgarder for att oka tillgängen pa lampliga närarkiv, bland annat på nya Talleläntan Man har även genom avtal fått till stånd en möjlighet till godkänd förvaring hos extern part ^om yttjas fran och med januari 204. Detta medför att de tillfälligt deponerade handlingar som förvarats i kommunarkivet nu hanteras helt inom ramen för socialnämndens arkivansvar Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommun@falkenberg.se

3 Under 203 påbörjades en proceskartläggning av verksamheten på FAMI, som med stöd från kommunarkivet skall slutföras våren 204 för att sedan förvaltas och förädlas av verksamheten. I arkivreglementet föreskrivs skyldigheten att ständigt gå igenom och uppdatera de skriftliga rutinerna, för att kunna hålla reda på aktuell information och hantera den på ett sätt som medför enkel återsökning på sikt. Kommunens regler syftar till att förvaltningar och bolag ska leva upp till de lagkrav som följer av tryckfrihetsförordning, offentlighets- och sekretesslag samt arkivlag. Inom delar av kommunens organisation finns fortfarande stor eftersläpning vad gäller dessa rutiner, särskilt de kommunala bolagen har bristande redovisning inom området. Man kan nu konstatera att bolagen har visat sig ganska ovilliga att ta tag i de brister som finns. Delar av problematiken på de små bolagen ligger i att man har en ytterst liten administration som kan arbeta aktivt med frågorna. I bilaga 2 syns årets, vilka uppgick till 29 volymer fördelade på 27 tillfällen. Kommunarkivet disponerar i nuläget ca 2500 hyllmeter arkivutiymme. Tillväxt och kvarvarande utrymme har under en lång rad år uppskattats, därför ska mätningar av kvarvarande utrymme genomföras under 204, för att få fram en exakt siffra och en prognos på hur länge befintliga lokaler kan tänkas räcka. Förutom kommunarkivarien har Uffe Rosenqvist, Marina Svanefors och Ann-Christin Jonasson tjänstgjort på kommunarkivet under året, med registerföring, ordnande och mottagning av arkiv, förfrågningar från allmänhet och förvaltningar samt inskanning och registrering av arkivets bilder. De tidskrävande förfrågningarna vad gäller äldre fosterhems- och familjehemsplaceringar ligger fortfarande på en något högre nivå än normalt, en effekt av regeringens vanvårdsutredning. Nuvarande bemanning innebär en förstärkning i hanteringen av arkivets löpande arbetsuppgifter, och möjliggör att kommunarkivarien bättre kan fokusera på verksamhetsutveckling, dokumenthantering, tillsyn och de olika separata projekt som bedrivs. E-arkiv och digital ärendehantering Hur man ska ta om hand återanvända och lagra kommunernas digitala informationsmängder är ett högaktuellt problemområde. I vår egen kommun finns redan idag digital information som behöver tas om hand på ett bra sätt, och mängden ökar ständigt, utan att en bra lösning på problemet finns. Att lösa frågan kring långsiktig digital informationsförsörjning utgör ett av de större IT-projekten hos Sveriges kommuner under de kommande åren. Kommunarkivet kan förväntas ta fram en kostnadsberäkning och budgetäskande någon gång under perioden Frågan har behandlats på kommunchefsnivå i Halland, en förstudie om hur region och kommuner kan samarbeta borde kunna komma till stånd under första halvåret 204. Parallellt genomför kommunarkivet löpande tester och utveckling av den hantering, migrering och konvertering som redan idag är nödvändig vad gäller vissa digitala arkiv. Under året genomförde kommunarkivet vissa tester vad gäller avställning ur ärendehanteringssystemet, med gott resultat. Det är först när ett e-arkiv finns på plats som utvecklingen mot en mer genomgripande digital ärendehantering kan ta fart Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommun@falkenberg.se www. falkenberg. se

4 Övriga arrangemang I november avlöpte 203 års upplaga av ens dag, där kommunarkivet är huvudarrangör och samordnare. Förutom deltagande utställare från bland annat hembygdsrörelsen, släktforskarföreningen i Halland, Olof von Dalinsällskapet och Bondessonsällskapet deltog Jan Ericson med en föreläsning om ångsågar och timmerhantering i Falkenberg, apropå sin nyutkomna bok "Ångsågarnas Falkenberg". Webb och sociala medier Förutom det löpande ansvaret för de delar av kommunens hemsida som rör offentlighet och allmänna handlingar, Falkenbergs historia, kanslienhet och arkiv har kommunarkivet fortsatt utvecklat närvaron i olika sociala medier. Detta på kommunens officiella Facebooksida, med viss marknadsföring på Twitter och på kommunarkivets egen blogg, kommunarkivet.wordpress.com. På bloggen publiceras fotografier, kartor och ritningar med en kort beskrivande text. På webben och med sociala medier är det tydligt att man med små resurser på ett lättillgängligt sätt kan nå ut till en bredare publik och nya målgrupper, antalet besökare ökar varje år, både på kommunarkivets sidor och på bloggen. samarbete med FAMI Rehab har en del register till äldre tidningsklipp och protokoll digitaliserats under året, något som fortsätter under 204. Kommunfullmäktiges protokollsregister, som fortsätter med Stadsfullmäktige före 97, ligger nu publicerat för perioden , vid sidan av Drätselkammarens register Register publiceras under Dokument- och ärendehanteringssystem Ett sökbart diarium finns tillgängligt för allmänheten på kommunens hemsida. Denna publicering omfattar samtliga myndigheter utom Miljö-och hälsoskydd, Bygglovsnämnd och Socialnämnd. Bland de kommunala bolagen finns Stadshus AB och Näringsliv AB med i webbdiariet. En lösning för att publicera diarieförda dokument, ex styrdokument och planer, direkt från systemet på webb och intranät, har förberetts. Syftet är att enkelt kunna sprida officiell information direkt från det som diarieförs, för att slippa kopior och dubbletter i hanteringen, med den svårighet det medför för verksamheterna att bevaka vilka dokument som är aktuella och publicerade i senaste version. Under året inkom även offert på kopplingar mellan ärendehanteringssystemet och kommunens GIS-system. För båda ovan nämnda lösningar saknas tydlig finansiering, vilket kan komma att utredas under kommande år. En digitalisering av nämndsadministrationen har under hösten testats på Kultur- och fritidsnämnden, förhoppningen är att man under 204 kan övergå till en effektivare och mindre analog nämndsadministration på några av de kommunala myndigheterna. Nulägesanalys och framtidsutsikter Kommunarkivet har fortfarande en eftersläpning i andelen förtecknade arkiv i förhållande till det som levererats. Den stabilt höga mängden förfrågningar, samt visst fokus på särskilda projekt får ses som förklaring till detta. Mycket arbete läggs också på att få bättre ordning på den stora mängd arkiv som före 2003 förvarades i ett flertal små depåer runt om i kommunen, och där brister i register och ordning har visat sig med tiden. Arbetet med myndighetens lagstadgade uppgifter vad gäller tillsyn och rådgivning är fortsatt en utmaning att utföra i den omfattning som lagstiftningen kräver. Kommunarkivets viktigaste funktion har varit att fungera som en central resurs i kommunens arbete med dokument- och informationshantering. Det är tydligt att ett mer tidsenligt arbetssätt behöver införas på de bolag och myndigheter som arkivmyndigheten arbetar tillsammans med vad gäller informationsredovisning 3 80 Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommun@falkenberg.se

5 och dokumenthantering. Den tydligaste synpunkten man från arkivmyndigheten kan ha är att man borde vara mer processorienterad i sin analys och sina arbetssätt. Tillräckligt systemstöd för processbaserad informationsredovisning finns på kommunarkivet, barn- och utbildningsförvaltningen samt VIVAB. Det stöd som finns ger en grafisk presentation av kartlagda processer med tillhörande information, som är enkel att exportera till webb eller intranät. Även fortsättningsvis kommer en del av kommunarkivets resurser användas till löpande och särskilda projekt som kan sägas ligga utanför arkivmyndighetens kärnverksamhet - att vårda, bevara och tillgängliggöra informationen i arkiven, samt utföra tillsyn enligt arkivlagen. Det som inte tillhör kärnuppdraget är bland annat administration och utveckling av dokument- och ärendehanteringssystem, kommunens bilddatabas och en del av organisationens webbplats. Dessutom tillkommer en del interna konsultuppdrag vad gäller informationsredovisning och dokumenthantering i kommunkoncernens förvaltningar och bolag. KOMMUNSTYRELSEFÖRVALTNINGEN / ARKIVMYNDIGHETEN Samuel Lindeborg Kommunarkivarie 3 80 Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommun@falkenberg.se www. falkenberg. se

6 IS myndighetens FALKENBERG Verksamhetsberättelse 203 KOMMUNSTYRELSEFÖRVALTNINGEN Bilaga Kommunarkivets statistik och nyckeltal Statistiken avser förfrågningar som leder till framtagning av information ur arkiven. Förfrågningar hos kommunarkivet År Perioden baseras på skillnaden i mätresultat 200 jämfört med Summan 200 är delvis uppskattad eftersom mätningar inte genomfördes under hela året. m Totalt Ärenden, varav 56% externa och 44% interna (202:56% och 44%, 20: 55% och 45%) Kontakttyper 00% "T - - ggpj gg, 0% -J r~ -r r r r * Intern Extern Intern Extern Total Total Total Sociala medier Brev Telefon E-post Besök /4

7 FALKENBERG KOMMUNSTYRELSEFÖRVALTNINGEN myndighetens Verksamhetsberättelse 203 Bilaga Total handläggningstid i Inom ett dygn l Inom två dygn Inom en vecka i Längre än en vecka Avser tid från det att en förfrågan inkommit till dess den är helt besvarad Aktiv handläggningstid 00% < 5 min < 30 min < h > 6 h Total Intern Extern Avser handläggningstid exklusive väntetid 2/4

8 FALKENBERG KOMMUNSTYRELSEFÖRVALTNINGEN Kategorier 200 totalt 20 totalt 202 totalt 202 externt 202 internt 203 externt 203 internt Allmän information 9% 3% 9% 6% % 8% 0% myndighetens Verksamhetsberättelse 203 Bilaga Framtagning 8% 87% 9% 84% 99% 92% 00% Förfrågningar utan resultat Total: 8%. Externt: 6%. Internt 9% Vilka är det som frågar? Soc l) MoH i KS - Övriga BKS-SBK KS - kanslienheten KS - arbetsgivarenheten KoF BUN Skola (elev) Myndighet Media Företag Föreningar Allmänhet 3/4

9 'pur FALKENBERG KOMMUNSTYRELSEFÖRVALTNINGEN myndighetens Verksamhetsberättelse 203 Bilaga * Kommunarkivet Kanslienheten Falkenbergs historia Allmänna handlingar och offentlighet * Eftersom statistik saknas för jan-maj 203 är summorna en uppskattning baserad på snittbesök per månad för resten av året. Kommunarkivets blogg Poster Sidvisningar Leveranser /4

10 myndighetens FALKENBERG Verksamhetsberättelse 203 KOMMUNSTYRELSEFÖRVALTNINGEN Bilaga 2 Leveranser Barn- och utbildningsförvaltningens kansli Barn- och utbildningsnämnden Falkenbergs Gymnasieskola/Särskolan Rodret Borgerlig Vigselförrättaren 003. Borgerlig vigselförättaren Bygglovsnämnden 005. Stadsbyggnadskontoret 3 3 Kommunstyrelsen 07. Arbetsgivarenheten 5 Ekonomienheten Kanslienheten 3 40 Landsbygdsutvecklaren /3

11 FALKENBERG KOMMUNSTYRELSEFÖRVALTN INGEN myndighetens Verksamhetsberättelse 203 Bilaga 2 Socialförvaltningen, adm avd Socialförvaltningen, administrativa avd Socialförvaltningen, IFO Socialnämnden Apelskolan Apelskolan Skogstorps skola Skogstorps skola Tångaskolan Tångaskolan Privatperson Fastighets AB Skreabaren /3

12 FALKENBERG KOMMUNSTYRELSEFÖRVALTNINGEN myndighetens Verksamhetsberättelse 203 Bilaga 2 Hjortsbergsskolan 098. Tullbroskolan Söderskolan 785. Söderskolan Region Halland Falkenbergs stad Stadsläkaren i Falkenberg 794. Totalt detta år /3